LAPORAN KEGIATAN FIELDTRIP

GAMBARAN MANAJEMEN UNIT REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

di RSUD BADUNG dan RSUP SANGLAH BALI TAHUN 2016

Oleh:

Nama NIM Golongan

Nur Hidayah G41130460 A

Novitasari G41130457
Maria Ulfa Iriana
Lailatul Istiqomah
Nuris Syarifatul Bahraini
Rulisiana Widodo
Dwi Prasetyaningtyas
Ridha Hidayah
Rizky Fortuna Putri

PROGRAM STUDI REKAM MEDIS

JURUSAN KESEHATAN
POLITEKNIK NEGERI JEMBER
2016
 Kata Pengantar

Assalamu’alaikum warahmatullaahi wabarakaatuh.

Alhamdulillaahirabbil’alamiin, Segala puji hanya layak untuk Allah Tuhan seru sekalian
alam atas segala berkat, rahmat, taufik, serta hidayah-Nya yang tiada terkira besarnya, sehingga
penulis dapat menyelesaikan pelaporan mata kuliah “Praktek Klinik Rekam Medik (PKRM)”
hasil dari praktek kunjungan lapang di RSUD. Dr. Soetomo pada tanggal 11 Juni 2014.
Dalam penyusunannya, penulis memperoleh banyak bantuan dari berbagai pihak, karena
itu penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada: Kedua orang tua kami ,
Ketua program studi rekam medik, dr. Dian Damayanti, Dosen Koordinator Mata Kuliah, Ibu
Faiqatul Hikmah , S.KM , Ibu Feby Erawantini S.KM ,. M.PH. sebagai dosen anggota pengampu
mata kuliah yang telah memberikan dukungan, kasih, dan kepercayaan yang begitu besar. Dari
sanalah semua kesuksesan ini berawal, semoga semua ini bisa memberikan sedikit kebahagiaan
dan menuntun pada langkah yang lebih baik lagi.
Penulis menyadari kekurangan dan kesalahan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan
kritik dan saran yang membangun agar laporan ini dapat lebih baik lagi. Akhir kata penulis
berharap agar laporan ini bermanfaat bagi semua pembaca.
Wassalamu’alaikum warahmatullaahi wabarakaatuh.

Jember, 18 Juni 2013

Penyusun
 DAFTAR ISI

Halaman
HALAMAN JUDUL .................................................................................. i
KATA PENGANTAR ............................................................................... ii
DAFTAR ISI .............................................................................................. iii

BAB I. PENDAHULUAN ........................................................................ 1

1.1. Latar Belakang......................................................................... 1
1.2. Rumusan Masalah.................................................................... 1
1.3. Tujuan dan Manfaat................................................................ 2
1.4. Metode Penulisan..................................................................... 2

BAB II. METODOLOGI............................................................................. 3

2.1 Waktu dan Tempat Pelaksanaan............................................... 3
2.2 Bentuk Kegiatan....................................................................... 3
2.3 Materi Kegiatan........................................................................ 3

BAB III. HASIL DAN PEMBAHASAN................................................... 4

3.1 Profil RSUD Dr Soetomo ,Surabaya........................................ 4
3.2 Sistem Rekam Medis Di Unit Kerja Rekam Medis (UKRM)... 5
3.3 Sistem Pengelolahan Rekam Medis......................................... 6
3.4 Prosedur Sistem Penerimaaan Pasien..................................... 9
3.5 Standar Akreditasi RSUD Dr Soetomo Surabaya................... 10
3.6 Implementasi SIMRS Pada Berbagai Instalasi........................ 10
3.7 Implementasi K3(Kesehatan Keselamatan Kerja)
Di RSUD Dr.Soetomo Terhadap Pasien Safety..................... 11
3.8. Hasil Diskusi ........................................................................ 12
BAB IV. PENUTUP……......................................................................... 14
3.1. Kesimpulan ........................................................................... 14
3.2. Saran ..................................................................................... 14

LAMPIRAN GAMBAR.......................................................................... 16
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Dalam rangka mendekatkan kerjasama antara pihak Institusi Politeknik Negeri Jember
dengan pihak instansi pelayanan kesehatan RSUD dr.Soetomo,Surabaya maka dari itu
diselenggarakan kegiatan kunjungan lapang (Field Trip) yang dikhususkan dalam hal ini adalah
melalui bidang Rekam Medis yang ada di Rumah Sakit dr.Soetomo,Surabaya. Pengenalan sistem
rekam medis secara langsung melalui kunjungan lapang ini untuk semakin memperkuat
pengetahuan mahasiswa mengenai rekam medis sehingga setiap permasalahan dalam dunia
rekam medis dapat di angkat dan diberikan solusi yang kongkrit.

Dengan menyelenggarakan kegiatan Field Trip ini diharapkan dapat semakin menambah
wawasan mahasiswa rekam medis Politeknik Negeri Jember mengenai dunia rekam medis
beserta implementasinya dalam dunia kerja nyata , sehingga lulusan rekam medis kelak bukan
hanya ahli dalam teori mengenai rekam medis namun juga ahli dalam menerapkan ilmu dan teori
yang telah didapat dengan bisa mengimplementasikan secara langsung manejerial sistem rekam
medis yang telah di lihat langsung dalam kunjungan lapang ini.

1.2. RUMUSAN MASALAH

Dalam Kunjungan Lapang ini . Ada beberapa hal yang perlu dipahami dan dimengerti.
Beberapa hal tersebut yakni
1. Bagaimanakah Profil tentang RSUD dr.Soetomo Surabaya ?
2. Bagaimanakah Sistem Rekam Medis di Unit Kerja Rekam Medis (UKRM) RSUD dr
Soetomo , Surabaya ?
3. Bagaimanakah Sistem Pengelolahan Rekam Medis di RSUD dr Soetomo , Surabaya ?
4. Bagaimanakah Prosedur Sistem Penerimaaan Pasien di RSUD dr Soetomo Surabaya ?
5.Bagaimanakah Standar Akreditasi RSUD dr Soetomo Surabaya ?
6. Bagaimanakah Implementasi SIMRS di RSUd dr Soetomo Surabaya ? pada instalasi
apa sajakah implementasinya ?
 7. Bagaimanakah implementasi K3(Kesehatan Keselamatan Kerja) di RSUD dr.Soetomo
terhadap Pasien Safety ?

1.3. TUJUAN DAN MANFAAT

Adapun beberapa tujuan dan manfaat yang diperoleh dalam kunjungan lapang ini antara
lain;
1. Mengetahui dan Memahami sistem rekam medis di Rumah Sakit Soetomo Surabaya
dan aplikasinya yang sesuai dengan teori rekam medis pada umumnya.
2. Mengetahui dan memahami sistem pengelolahan rekam medis ketika di
implementasikan secara langsug dalam dunia kerja di RSUD dr Soetomo Surabaya.
3. Mengetahui sistem penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit dr Soetomo
Surabaya.
4. Memahami dan mengerti proses pengakreditasian rumah sakit yang di upayakan
rumah sakit dan aplikasi dari indikator indikator akreditasi yang telah di terapkan rumah
sakit dengan kaitannya dengan penyelenggaraan rekam medis.
5. Memahami dan mengerti implementasi kecanggihan teknologi informasi apa saja
yang diterapkan RSUD dr Soetomo Surabaya
6. Mampu mengevaluasi dan memberikan saran untuk perkembengan rekam medis
ke depan .

1.4. METODE PENULISAN

Metode yang digunakan dalam penulisan ini yaitu metode Penelitian Lapang, dimana
data-data yang diperoleh didapatkan melalui hasil pengamatan langsung di lapangan.
 BAB II
METODOLOGI

2.1 WAKTU DAN TEMPAT PELAKSANAAN

2.1.1 Waktu Pelaksanaan

Waktu Pelaksanaan kegiatan Kunjungan Lapang (Field Trip) pada tanggal 11 Juni
2014.

2.1.2 Tempat Pelaksanaan

Tempat Pelaksanaan Field Trip dilaksanakan di RSUD dr Soetomo , Surabaya.

2.2 BENTUK KEGIATAN

Bentuk kegiatan Kunjungan Lapang (Field Trip), yaitu :

1. Kegiatan yang dilaksanakan berdasarkan ketentuan–ketentuan yang telah
ditetapkan oleh pihak atau instansi yang dikunjungi.
2. Mengamati proses kinerja petugas sesuai dengan bidang sub sie rekam medis
yang dikunjungi.

2.3 MATERI KEGIATAN

Materi yang dipelajari selama kegiatan kunjungan lapang (Field Trip) adalah
sebagai berikut ,
 Mendengarkan penjelasan sekilas tentang Profil Rumah Sakit.
 Berkeliling Rumah Sakit dan Mengamati alur proses kinerja dalam Rekam Medis
 BAB III
HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1 RSUD BADUNG
a) PROFIL RSUD BADUNG
b) HASIL KEGIATAN (PELAKS UKRM)
c) KELEBIHAN DAN KEKURANGAN
d) KESIMPULAN DAN SARAN
e) FOTO KEGIATAN

3.2 RSUP SANGLAH

a) PROFIL RSUD SANGLAH

b) HASIL KEGIATAN (PELAKS UKRM)

SISTEM REKAM MEDIS DI UNIT KERJA REKAM MEDIS (UKRM) RSUP
SANGLAH , BALI.
3.2.1 Sistem Penamaan Pasien
Sistem penamaan pasien yang digunakan di RSUP Sanglah, Bali menggunakan sistem
secara umum seperti dalam BPPRM DIRJEN YANMED 2006 dengan ketentuan
penggunaan identitas sama seperti pada KTP PASIEN baik itu nama maupun identitas
lain. Untuk penamaan pada klaim asuransi juga disesuaikan dengan nama di KTP
PASIEN .
3.2.2 Sistem Pemberian Nomor Pasien
Sistem Penomoran yang diterapkan RSUP Sanglah, Bali menggunakan sistem Unit
Numbering Sistem (UNS), artinya 1 pasien 1 nomor rekam medis untuk selam lamanya ,
pihak rumah sakit tidak perlu khawatir mengenai sistem ini yang memiliki kekurangan
terhadap kemungkinan adanya duplikasi nomor dan adanya ketidaksinambungan riwayat
kesehatan pasien karena kendalaa kendala jika pasien tidak membawa kartu identitas
nomor rekam medis , karena pihak rumah sakit sudah menggunakan sistem elektronik
denagn menggunakan nama lengkap di KTP saja , sudah bisa mendeteksi nomor rekam
medis pasien . dan lagi semua kartu identitas dari rumah sakit (KIB) sudahmenerapkan
sistem”BARCODE” untuk identifikasi pelayanan, jadi kemingkinan duplikasi nomor
sedikit kemungkinannnya akan terjadi . penomoran pada rekam medis menggunakan 8
digit nomor dengan urutan sbb;
(gambar)

3.2.3 Sistem Penyimpanan dan Penjajaran Berkas

Sistem Penyimpanan yang diterapkan RSUP Sanglah, Bali adalah dengan sistem
desentralisasi karena alasan letak geografis rumah sakit yang setiap pelayanan seperti
rawat jalan , rawat inap, IPP dan gawat darurat berada dalam gedung yang berbeda beda
dan berjarak kurang lebuh 1KM per gedung , jadi tidak memungkinkan untuk
menerapkan sistem sentralisasi, demi kecepatan pelayanan dan kepusaan pasien . namun
untuk mencapai kesinambungan riwayat kesehatan pasien dari waktu kewaktu maka
sistem penyimpanan berkas rekam medis 1 pasien dari pelayanan rawat inap dan
rawatjalan dikontrol pada 1 sistem informasi sehingga memungkinkan berkas rekam
medis disimpan dalam 1 unit sentralisasi.
 Lalu untuk sistem Penjajaran berkas menggunakan sistem Terminal Digit Filling (TDF)
karena yang dilayani setiap harinya lebih dari 1000 pasien , dan membutuhkan tenaga
lebih cepat dan sistem yang lebih bisa memungkinkan kinerja tidak membuang waktu dan
tenaga serta biaya .

SISTEM PENGELOLAHAN REKAM MEDIS DI RSUP SANGLAH, BALI

3.2.4 Penerimaan Rekam Medis
Bagian penerimaan berkas rekam medis di RSUD dr Soetomo bertugas menerima berkas
dari IRNA dan menyortirnya serta mengecek kelengkapan berkas .
Adapun Uraian Tugas pada bagian ini :
1. Menerima dan Mengecek setoran DRM dengan Bukti Penyetoran
(bukti Penyetoran ini dirangkap 2 kali , yaitu untuk arsip ruangan dan arsip
rekam medik)
2. Menghitung Keterlambatan Penyetoran DRM dari Pasien KRS dengan tanggal
Penyetoran
 (selisih hari antara pasien KRS dengan pasien MRS , dengan melibatkan hari
sabtu dan minggu terhitung 2x24jam setelah berkas di setor)
3. Mencetak Print Out pasien KRS dari setiap IRNA
(mencetak print out dalam periode 15 hari sekali untuk rekapitulasi pelaporan
bulanan)
4. Mengecek dan Melingkari Bukti Penyetoran dengan hasil print out
5. Membuat Lpaoran Bulanan
6. Membuat tagihan DRM yang belum disetor ke setiap IRNA.
Setelah selesai pada bagian ini , maka berkas rekam medis akan dibendel dan diserahkan
kepada bagian assembing dan evaluasi untuk proses analisis kuantitatif dan kualitatif.

3.2.5 Assembling dan Evaluasi Berkas Rekam Medis

3.2.6 Sistem Evaluasi Isi Rekam Medis (Open and Close Review RM)

Pada bagian assembling berkas rekam medis di RSUD dr Soetomo, berkas

diurutkan sesuai nomor berkas yang ada di pojok kanan atas dan dirapikan (digunting
kertas kertas sisa yang keluar yang melebihi batas cover berkas)

Pada bagian evaluasi akan dianalisa secara

-Kuantitatif : ketentuan kelengkapan 10% dari KRS pada masing masing SMF
-Kualitatif : isi berkas dilihat kejelasan dan kelengkapannya seperti TTD dokter yang
menangani dan berkas penunjang lain pada pemeriksaan pasien yang disesuaikan dengan
ketentuan ALFRED (Administrative,Legal,Finance,Riset, Education dan Documentation)

Jika tidak sesuai dengan hasil evaluasi yang benar , maka berkas akan dikembalikan ke
masing masing SMF dengan tenggang wajtu pengembalian 7x24jam harus sudah kembali
dengan pembenaran berkas sesuai permintaan bag.assembling dan evaluasi.

3.2.7 Koding berkas Rekam Medis

Pengkodingan yang diterapkan di RSUD dr Soetomo dilakukan pada 2 hal yaitu
pengkodean untuk SJP yaitu berkas untuk Klaim Asuransi yang selanjutnya akan
diserahkan pada IKSP yaitu unit klaim untuk proses pembiayaan pelayanan kesehatan.
Lalu untuk pengkodingan ke 2 adalah berkas IKPK yaitu untuk berkas rekam medis non
claim .
Pengkodingan menggunakan ICD 10 dan ICD 9CM dengan komputerisasi.
Pengkodingan sistem INA-CBG’s masih mengacu ke ICD 2008 dan ICOPIM.

3.2.8 Indexing dan Pelaporan

Pelaporan dan Indexing yang diterapkan di RSUD dr.Soetomo adalah laporan internal
dan laporan eksternal sesuai dengan petunjuk dari dirjen yanmed 2006.
Pelaporan : melayani permintaan data baik internal (permintaan rumah sakit, dibedakan
antara rawat jalan dari poli-poli setiap bulan (meminta 10 besar penyakit, jumlah pasien
dibedakan menurut cara pembayaran) dan rawat inap (10 besar penyakit, tindakan,
efisiensi pelayanan). Sedangkan eksternal (dinkes , depkes, laporannya ada yang
triwulan, laporan parlemen (RL1 – RL5) kalau sudah 2-3 bulan diminta akumulasinya
dalam pelaporan.

3.2.9 Filling
Sistem Penyimpanan atau Filling yang diterapkan RSUD dr Soetomo adalah dengan
desentralisasi dengan menggunakan rool o’pack yang telah dikomputerisasi dengan
finger print , jadi hanya petugas filling yang bertugas yang bisa membuka roll o’pack
nya.

3.2.10 Sistem Pengambilan dan Pengembalian DRM

Reitraifall DRM dengan TRACER dan komputerisasi untuk proses pengendalian DRM
yang masuk dan keluar

3.2.11 Sistem Retensi DRM

 RSUD dr Soetomo tidak pernah melakukan retensi sebelumnya , karena seluruh berkas
yang tidak memiliki nilia guna setelah 5 tahun masa penyimpanan akan di kirimkan
Badan Arsip Surabaya untuk selanjutnya akan disimpan disana dan dimusnahkan sesuai
kesepakatan lebih lanjut.

PROSEDUR SISTEM PENERIMAAAN PASIEN DI RSUP SANGLAH , BALI

3.2.12 Penerimaan Pasien Rawat Jalan
Pasien diterima baik itu melalui jalur BPJS, Umum , Askes , Jamsostek dan jaminan
kesehatan lain untuk dirawat menuli poliklinik tujuan .

3.2.13 Penerimaan Pasien Rawat Inap

-Pasien Datang sendiri
-Pasien dari rawat jalan
-Pasien dari gawat darurat
-Pasien rujukan dari rumah sakit lain
Pasien rawat inap wajib menyerahkan Surat Pernyataan Rujukan (Addmission Note) di
TPPRI untuk menghindari pasien terselubung .
3.2.14 Penerimaan Pasien Rawat Darurat
-Pasien datang sendiri
-Rujukan dari Rumah Sakit lain
-Pasien atau pihak keluarga menghubungi Rumah Sakit untuk menayakan tempat
tidur yang tersedia, lalu pihak IGD mencarikan tempat (bangsal) untuk pasien
Pasien gawat darurat dilayani dulu baru setelah itu mengurusi administrasi
c) KELEBIHAN DAN KEKURANGAN
d) KESIMPULAN DAN SARAN
KESIMPULAN
Dari kegiatan Kunjungan Lapang yang sudah kami laksanakan dapat dibuat kesimpulan
yaitu,
1. RSUD dr Soetomo, Surabaya merupakan rumah sakit terbesar di jawa timur dan
sebagai rumah sakit PPK 1 untuk wilayah timur. Rumah sakit ini memiliki
pelayanan kesehatan terlengkap di jawa timur.
2. RSUD dr Soetomo memiliki Unit Kerja Rekam Medis yang digabung dengan
Unit Pemasaran dan Sistem Rekam medis sudah dikelola dengan komputerisasi
baik itu pengkodingan , pelaporan , sensus harian dan bulanan, sistem identifikasi
pasien, sistem registrasi pasien,sistem penomoran dan indexing. Sedangkan untuk
sistem penataan dan assembling beserta evaluasi berkas dan penulisan KIUP
masih manualisasi.
3. RSUD dr Soetomo sudah terakreditasi versi 2012 dan menuju JCI. Dengan tipe
rumah sakit A , kepemilikan milik pemerintah dan merupakan rumah sakit
Pendidikan ,penelitian dan Pelayanan.
4. RSUD dr Soetomo sudah menggunakan SIMRS , masih dalam proses
komprehensivitasi untuk coverage pada semua instalasi.
SARAN
Saran yang dapat kami berikan dengan sudah dilaksanakannya Kegiatan Kunjungan
Lapang (Field Trip) ini , yaitu :
1. Seharusnya RSUD dr Soetomo mencoba untuk sekali dua kali mengadakan
penyimpanan dan upaya peretensian berkas secara mandiri , karena jika ditiipkan ke
Badan Arsip Daerah , . konfidensialitas berkas tidak memungkinkan untuk aman dari
segala sesuatu yang bisa mungkin mengancam . karena tidak menutup kemungkinan
hal buruk dapat terjadi.
2. Seharusnya disediakan fasilitas mobil rumah sakit antar gedung rumah sakit ,
mengingat jarak yang jauh antar gedung , sangat menyulitkan bagi pasien pasien
untuk mendapatkan pelayanan yang cepat , contohnya ketika pasien dari gawat
darurat harus segera intensif dirawat di rawat inap , sedangkan jarak gedung antar
ke2nya jauh , maka diperlukan bantuan intensif dari rumah sakit akan hal tersebut.
 3. Seharusnya penerapan K3 pada Petugas kesehatan di rumah sakit ataupun petugas
kebersihan rumah sakit dapat lebih diintensifkan kembali pemahaman mengenai
bahaya infeksi nosokomial jika akan menuju pengakreditasian JCI . juga lebih
mendayagunakan tim PKRS Rumah sakit untuk mempromosikan pengetahuan
kesehatan kepada keluarga pasien.
4. Saran untuk ergonomi UKRM RSUD dr Soetomo didesain uang , dan agak diperluas
untuk ruang filling,.. karena untuk mempermudah mobilitas kinerja pegawai .

e) FOTO KEGIATAN