FORMASI BIDANG ADMINISTRASI PERKANTORAN

1. Rekod yang disimpan secara permanen merupakan arsip ...

A. aktif
B. vital
C. statis
D. dinamis

Jawaban : C. benar, merupakan arsip yang disimpan secara permanen

2. Tagihan, rekening bank, tanda pembayaran termasuk rekod ....

A. administratif
B. akuntansi
C. berkas kasus
D. proyek

Jawaban :
B.benar, merupakan rekod akuntansi

3. Memo untuk aktivitas jangka pendek, kartu kontrol proyek dan formulir yang dianggap
rutin termasuk rekod ...
A. vital
B. inaktif
C. nonkopi
D. kontemporer

Jawaban :
D.benar, merupakan rekod yang tidak memiliki nilai berkesinambungan atau nilai abadi
bagi badan korporasi

4. Format yang dapat digunakan untuk menyajikan materi surat edaran dalam bentuk
rincian prosedur adalah format ...

FORMASI BIDANG PERKANTORAN Page 1

WWW.CPNSONLINE.COM
 A. history life
B. indeks numerik
C. outline
D. play script

Jawaban :
D.benar, merupakan format untuk menyajikan materi surat edaran dalam bentuk
rincian prosedur

5. Surat edaran yang bersifat sementara antara lain ...

A. perintah
B. instruksi
C. peraturan
D. buletin

Jawaban ;
D.benar, merupakan surat edaran yang tidak memiliki nilai rujukan berkesinambungan

6. Formulir kepegawaian, penjualan dan pengeluaran merupakan formulir ....

A. internal
B. eksternal
C. indeks numerik
D. indeks subjek

Jawaban :
A.benar, merupakan formulir yang digunakan dalam sebuah instansi yang
penggunaannya terstruktur

7. Sistem pemberkasan yang mengatur rekod menurut kata demi kata, huruf demi huruf
atau unit demi unit merupakan sistem ...
A. abjad
B. alfanumerik
C. kronologi
D. serial

FORMASI BIDANG PERKANTORAN Page 2

WWW.CPNSONLINE.COM
 Jawaban :
A.benar, merupakan pemberkasan sistem abjad

8. Keuntungan penggunaan sistem penyimpanan kronologis antara lain ...

A. surat masuk akan terpisah dari surat keluar
B. cocok untuk klasifikasi menyeluruh
C. transfer rekod inaktif mudah dilakukan
D. cocok untuk keperluan badan korporasi

Jawaban :
B.benar, merupakan keuntungan sistem penyimpanan kronologi

9. Bagan klasifikasi yang digunakan di perpustakaan tidak dapat diterapkan untuk

manajemen rekod, karena ...
A. manajemen rekod menggunakan pendekatan fungsi atau organisatoris
B. perpustakaan menggunakan pendekatan fungsi organisasi
C. manajemen rekod menggunakan pendekatan subjek
D. menggawai skema berdasarkan aktivitas instansi

Jawaban :
A.benar, manajemen rekod menggunakan pendekatan fungsi atau organisatoris

10. Unit terkecil dalam pemberkasan rekod adalah ...

A. seri
B. berkas
C. subseri
D. dokumen

Jawaban :
D.benar, merupakan unit terkecil dalam pemberkasan rekod

11. Sistem penyandian untuk menentukan lokasi masing-masing dokumen atau berkas
berupa sebuah alamat merupakan suatu ...

FORMASI BIDANG PERKANTORAN Page 3

WWW.CPNSONLINE.COM
 A. faset
B. notasi
C. tesaurus
D. pengindeksan

Jawaban :
B.benar, notasi merupakan sistem penyandian untuk menentukan lokasi dokumen

12. Untuk menentukan bagian segmen pemberkasan sebuah rekod yang akan dijajarkan
menurut sistem tertentu diperlukan aktivitas ...
A. pemberkasan
B. pemilahan
C. pengindeksan
D. pengklasifikasian

Jawaban :
C.benar, pengindeksan merupakan proses menentukan dan menerapkan istilah atau
kode ke rekod sehingga dapat ditemu balik

13. Proses dokumentasi kegiatan instansi yang ditranmisikan secara elektronik melalui
sambungan komputer adalah ...
A. optical character recognition
B. file transfer protocol
C. electronic data interchange
D. document type definition

Jawaban :
C.benar, merupakan proses dokumentasi kegiatan instansi yang ditransmisikan secara
elektronik

14. Jika sebagian besar rekod berisi informasi berharga dan sensitif, maka pendekatan yang
digunakan dalam perencanaan program manajemen keamanan rekod adalah
pendekatan ...
A. assessment risiko

FORMASI BIDANG PERKANTORAN Page 4

WWW.CPNSONLINE.COM
 B. error alarm
C. nonremovable
D. removable

Jawaban :
A.benar, merupakan pendekatan dalam manajemen pengamanan rekod, bila sebagian
besar rekod berisi informasi berharga dan sensitif

15. Metode penyelamatan rekod dengan cara materi kertas dibekukan kemudian
dikeringkan dalam ruang panas adalah ...
A. freezing
B. vacuum drying
C. vacuum freeze drying
D. deasidifikasi

Jawaban :
C.benar, merupakan proses penyelamatan materi, materi kertas dibekukan kemudian
dikeringkan dalam ruang panas

16. Rekaman gaji, kuitansi yang disimpan di brankas merupakan rekod ...
A. vital
B. penting
C. bermanfaat
D. tidak penting

Jawaban :
B.benar, merupakan rekod yang diperlukan untuk kelangsungan hidup instansi

17. Jika alat penyimpan rekod yang akan dibeli cocok dengan alat yang telah ada
sebelumnya, maka prinsip pembelian peralatan yang digunakan adalah ...
A. efisiensi
B. ekonomi
C. kesetaraan
D. kualitas

FORMASI BIDANG PERKANTORAN Page 5

WWW.CPNSONLINE.COM
 Jawaban :
C.benar, merupakan prinsip pembelian peralatan penyimpanan rekod sesuai dengan
alat yang telah ada sebelumnya

18. Sistem penjajaran rak yang menggunakan boks yang khusus dirancang tergantung pada
rel adalah ...
A. open shelf files
B. unit box lateral file
C. micro record file
D. vertical filing cabinet

Jawaban :
B.benar, merupakan sistem penjajaran rak yang menggunakan boks yang khusus
dirancang tergantung pada rel

19. Metode pelestarian rekod dengan cara menutup panas-panas baru ditutup dalam
bungkus kedap suara adalah ...
A. pengapsulan
B. laminasi
C. reparasi
D. deasidifikasi

Jawaban:
B.benar, merupakan metode pelestarian materi kearsipan dengan cara menutup panas-
panas

20. Jika tanggung jawab inventaris rekod inaktif beserta kontrol temu balik dipegang oleh
penyewa, maka jasa dan fasilitas yang diberikan pusat rekod inaktif komersial
merupakan jasa ....
A. swalayan
B. berstruktur
C. ing griya
D. layanan paripurna

FORMASI BIDANG PERKANTORAN Page 6

WWW.CPNSONLINE.COM
 Jawaban:
B.benar, penyewa bertanggung jawab atas inventaris rekod inaktif beserta kontrol temu
baliknya

21. Nilai yang dimiliki rekod terhadap instansi pencipta rekod dalam melakukan kegiatannya
merupakan nilai....
A. administratif
B. fiskal
C. hukum
D. historis

Jawaban :
A.benar, merupakan nilai yang dimiliki rekod terhadap instansi pencipta rekod tersebut

22. Metode pemusnahan dokumen rahasia yang ekonomis, bersih, nyaman dan tidak
terulangkan adalah....
A.pencacahan
B.pembakaran
C.pembuburan
D.pemusnahan kimiawi

Jawaban :
C.benar, merupakan metode pemusnahan dokumen dengan cara dicampur air
kemudian dicacah lalu dialirkan melalui saringan

23. Jika rekod yang dilestarikan semula dijajarkan berdasarkan klasifikasi subjek kemudian
pada lembaga penerima arsip dijajarkan berdasarkan klasifikasi subjek, maka prinsip
pelestarian arsip yang digunakan adalah ...
A. akuisisi
B. provenans
C. in house archives
D. original order

FORMASI BIDANG PERKANTORAN Page 7

WWW.CPNSONLINE.COM
 Jawaban :
D.benar, merupakan prinsip original order

24. Proses penambahan koleksi arsip dengan cara menerima materi kearsipan melalui
sumbangan, transfer, pembelian atau pinjaman merupakan aktivitas ...
A. akuisisi
B. finding aids
C. preservasi
D. konservasi

Jawaban :
A.benar, merupakan aktivitas akuisisi

25. Jika rekod dari sebuah sumber dipertahankan susunannya seperti ketika masih aktif,
maka prinsip yang digunakan dalam proses penataan arsip adalah....
A. aras kontrol
B. original order
C. provenans
D. deskripsi kolektif

Jawaban :
B.benar, merupakan prinsip original order

26. Cara mengimplementasikan provenans dan susunan asli dalam manajemen dan
pengolahan rekod adalah ....
A. aras kontrol
B. finding aid
C. original order
D. deskripsi

Jawaban :
A.benar, merupakan pengertian aras kontrol

FORMASI BIDANG PERKANTORAN Page 8

WWW.CPNSONLINE.COM
27. Aktivitas yang dilakukan oleh depo arsip untuk memperoleh kontrol fisik, administratif,
legal dan intelektual atas materi arsip yang baru diperoleh adalah ...
A. penataan
B. deskripsi
C. penerimaan
D. jasa rujukan

Jawaban :
C.benar, merupakan aktivitas penataan

28. Aktivitas mendasar pada tahap penerimaan adalah...

A. transfer pengawasan dari badan korporasi kepada depo arsip
B. identifikasi arsip berdasarkan prinsip kearsipan yang berlaku
C. standarisasi informsi yang berkaitan dengan koleksi arsip
D. penyediaan informasi yang mungkin diperlukan bagi arsip

Jawaban :
A.benar, merupakan aktivitas mendasar dari penerimaan arsip

29. Rekod yang dijadikan satu semasa periode aktifnya karena persamaan fungsi antara
lain...
A. kumpulan foto
B. kumpulan buku kas
C. kumpulan makalah tentang subjek yang sama
D. berkas yang disusun menurut abjad judul berkas

Jawaban :
B.benar, merupakan seri rekod karena persamaan fungsi

30. Rekod yang dijadikan satu semasa periode aktifnya guna membentuk urutan diskrit
merupakan...
A. seri
B. koleksi
C. files

FORMASI BIDANG PERKANTORAN Page 9

WWW.CPNSONLINE.COM
 D. dokumen

Jawaban :
A.benar, seri adalah rekod yang dijadikan satu semasa aktifnya guna membentuk urutan
diskrit

31. Unit dokumen yang tertata dalam satu kelompok dengan maksud untuk digunakan atau
disimpan adalah ...
A. fond
B. permanent record
C. bundel
D. dossier

Jawaban :
D.benar, dossier adalah unit dokumen yang tertata dalam satu kelompok dengan
maksud untuk digunakan atau disimpan

32. Jika sebuah depo arsip membuat fotokopi atau mikrofilm dan hasilnya disimpan pada CD
ROM sehingga pemakai dapat membacanya di luar depo arsip, maka penyerahan arsip
tersebut merupakan ...
A. jasa fisik
B. jasa informasi
C. jasa dokumen
D. publikasi arsip

Jawaban :
C.benar, jasa dokumen adalah jasa peminjaman arsip kepada depo lain

33. Kategori finding aids yang menyajikan ringkasan kontekstual mengenai pencipta rekod
yang disimpan di depo arsip serta ringkasan tentang seri yang dibuat adalah ...
A. panduan umum koleksi
B. inventaris seri dan item
C. finding aids struktural
D. finding aids suplemen

FORMASI BIDANG PERKANTORAN Page 10

WWW.CPNSONLINE.COM
 Jawaban :
C.benar, panduan ini menyajikan ringkasan kontekstual mengenai semua pencipta
rekod yang disimpan di arsip dan ringkasan seri arsip

34. Jenjang pendidikan arsiparis yang telah menyelesaikan pendidikan magister adalah
arsiparis...
A. praprofesional
B. profesional
C. spesialis
D. utama

Jawaban :
C.benar, arsiparis ini telah menyelesaikan pendidikan magister dan/atau doktor

35. Karakteristik etika antara lain ...

A. mengatur perilaku manusia secara normatif
B. memandang manusia dari segi lahiriah
C. memberitahukan standar perilaku tertentu
D. merujuk ke kelompok rujukan tertentu dalam kaitan dengan norma

Jawaban :
A.benar, merupakan salah satu karakteristik etika

FORMASI BIDANG PERKANTORAN Page 11

WWW.CPNSONLINE.COM