Lampiran : KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM

ASSALAM GEMOLONG
NOMOR : 018/ PER.DIR/ RSU ASS GML/ III/ 2017
TANGGAL: 05 MARET 2017

PEDOMAN PENGORGANISASIAN INSTALASI REKAM MEDIS

RUMAH SAKIT UMUM ASSALAM GEMOLONG

BAB I
PENDAHULUAN

Rumah Sakit merupakan institusi pelayanan kesehatan bagi masyarakat

dengan karakteristik tersendiri yang dipengerahui oleh perkembangan ilmu
pengetahuan kesehatan, kemajuan teknologi, dan kehidupan social ekonomi
masyarakat yang harus tetap mengampu meningkatkan pelayanaan yang lebih bermutu
dan terjangkau oleh masyarakat agar terwujudnya derajat kesehatan yang setinggi-
tinnginya. ( Pasal 1 UU RI No.44 Tahun 2009 )

Menurut Depkes RI, 2006 : 51 Rumah Sakit sebagai salah satu sarana
pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan kepada semua
masyarakat, rawat jalan, rawat inap, maupun gawat darurat. Pelayanan kesehatan yang
diberikan kepada masyarakat mulai dari pendafaran sampai dengan pengolahan data
hasil pelayanan kesehatan tersebut akan menghasilkan informasi yang dibutuhkan
rumah sakit guna menilai pelayanan dan pengambilan keputusan untuk meningkatkan
kualitas pelayanan rumah sakit tersebut.

Pengertian Rekam medis menurut Pasal 1 Permenkes 269/ MENKES/ PER/ III/
2008 yaitu berkas rekam medis yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas
pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan yang telah diberikan kepada pasien.
Sedangkan menurut Depkes RI ( 2006 : 9 ) Rekam Medis adalah keterangan baik ysng
tertulis maupun yang terekam tentang identitas, anamnesa, pemeriksaan fisik,
laboratorium, diagosa, serta segala tentang pelayanan dan tindakan medis yang
diberikan kepada pasien dan pengobatan baik tindakan medis yang di rawat inap, rawat
jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat.

Dengan adanya peraturan peraturan pemerintah No 10 Tahun 1996 tentang

wajib simpan rahasia kedokteran, maka kepada petugas kesehatan diwajibkan untuk
menyimpan rahasia kedokteran termasuk berkas rekam medis. Kemuadian pata tahun
1972 melalui SK.MENKES RI No. 034/ BIRHUP/ 1972 ada kejelasan bagi rumah sakit
mengenai kewajiban rumah sakit untuk menyelenggarakan rekam medis.

1
 Disebutkan maksud dan tujuan dari peraturan-peraturan dibuat agar institusi
pelayanan kesehatan termasuk rumah sakit, dapat menyelenggarakan rekam medis
dengan sebaik-baiknya. Demikian juga dengan diberlakukannya peraturan pemerintah
N0. 269/ Menkes/ PER/ III/ 2008 tentang rekam medis yang merupakan landasan
hokum bagi semua tenaga medis dan para medis dan SK Dir Yan Medik N0. 78/
Yan.Med.RS.Um.Dik/ YMUI/I/1991 tentang petunjuk pelaksanaan penyelenggaraan
rekam medis di rumah sakit.

Rekam Medis merupakan salah satu data yang sangat vital dalam
penyelenggaraan system informasi menagemen di rumah sakit dan sangat penting
dalam proses pelaksanaan fungsi-fungsi managemen. Agar pelayanan rekam medis
dapat dilaksanakan dengan baik maka harus dilengkapi dengan pedoman organisasi
maupun pedoaman pelayanan rekam medis tentang tata caa penyelenggaraan rekam
medis yang dilaksanakan dan dipatuhi oleh seluruh tenaga kesehatan baik medis, para
medis maupun non medis di Rumah Sakit Umum Assalam Gemolong.

2
 BAB II
GAMBARAN UMUM
RSU ASSALAM GEMOLONG

Pada tahun 2003 Koperasi Pelayanan Kesehatan (KOPINKES) Assalam

mendirikan bangunan Rumah Sakit di atas tanah 930 m 2 di desa Ngembat Padas
Gemolong Sragen Jawa Tengah, yang sekarang beralamat di Jl. Gatot Subroto KM. 1,5
Kulon Palang Gemolong Sragen Jawa Tengah. Kemudian diresmikan sebagai Rumah
Sakit Pelayanan Medik Dasar dengan kapasitas 23 tempat tidur pada tanggal 01
Agustus 2003. Rumah Sakit Pelayanan Medik Dasar Assalam” mendapatkan Izin
Pelayanan Tetap dari Departemen Kesehatan Republik Indonesia dengan SK Menteri
Kesehatan Republik Indonesia Nomor HK 07.06/ III/ 650/ 07, berlaku dari tangal 31
Agustus 2007 sampaI dengan tanggal 31 Agustus 2012.
Pada tanggal 12 September 2008 mendapat persetujuan prinsip perubahan
status RSIA menjadi RSU dari Bupati Sragen dengan SK Bupati nomor 503/ 2008/ 35/
2008 tentang Pemberian Persetujuan Prinsip tidak Berkeberatan atas Perubahan Status
Rumah Sakit Ibu Anak “Assalam” menjadi Rumah Sakit Umum “Assalam”.dan mendapat
Izin Pelayanan Sementara dari Bupati Sragen tanggal 07 Juni 2010 dengN SK Bupati
nomor 445/ 003/ 29/ VI/ 2010 untuk menjadi Rumah Sakit Umum Assalam dengan
kapasitas 60 tempat tidur.
Status Badan Hukum RSU Assalam berpindah dari KOPINKES ASSALAM
menjadi PT. Wahyu Isma Putra sesuai dengan Akta nomor 05, yang mendapat
pengesahan badan hukum pada tanggal 13 September 2011 sesuai dengan Keputusan
Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia nomor AHU-
44764.AH.01.01.Tahun 2011 tentang Pengesahan Badan Hukum Perseroan.
RSU Assalam ditetapkan sebagai Rumah Sakit Umum Kelas D dari Menteri
Kesehatan Republik Indonesia dengan SK nomor HK.03.05/ I/ 1597/ 11 dan PT. Wahyu
Isma Putra dan mendapat Surat Izin Tetap Penyelenggaraan Rumah Sakit dengan SK
Bupati nomor 440/ 1921/ 29/ 2011 untuk menyelenggarakan Rumah Sakit Umum
Assalam Gemolong selama 5 (lima) tahun terhitung dari tanggal 9 Agustus 2011 sampai
dengan tanggal 9 Agustus 2016.
RSU Assalam mendapat Sertifikat Akreditasi Rumah Sakit dari Komisi Akreditasi
dengan status Akreditasi Lulus Tingkat Dasar berlaku dari tanggal 22 Desember 2011
sampai dengan tanggal 22 Desember 2014. Pada tanggal 3 Mei 2016, RSU Assalam
mendapat izin tetap penyelenggaraan dengan SK Bupati Sragen nomor
440/1310/29/2016 yang berlaku sampai dengan tanggal 3 Mei 2021.

3
 Pada tanggal 21 sampai dengan 22 Desember 2017 telah dilaksanakan penilaian
Akreditasi Program Khusus 4 Pelayanan RSU Assalam Gemolong Oleh Tim KARS
Kementrian Kesehatan dan berhasil mendapat Sertifikat dari Komisi Akreditasi Rumah
Sakit dengan Nomor : KARS-SERT/654/I/2018 dengan hasil penilaian telah di tetapkan
dalam Keputusan Menteri Kesehatan. Status Akreditasi Lulus Tingkat PERDANA
berlaku dari tanggal 17 Januari 2018 sampai dengan tanggal 20 Desember 2020.

4
 BAB III
VISI, MISI, FALSAFAH, TUJUAN, MOTO

A. VISI

Menjadi Rumah Sakit pilihan di Sragen dan sekitarnya pada tahun 2020.

B. MISI

1. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang bermutu secara komprehensif

dan profesional
2. Memperhatikan fungsi sosial dan nilai kemanusiaan, memuaskan pelanggan
serta keselamatan pasien
3. Menyelenggarakan pengelolaan Rumah Sakit secara transparan, akuntabel,
responsibel dan independen
C. FALSAFAH

Falsafah Rumah Sakit Umum Assalam gemolong adalah Rumah Sakit

yang memberikan pelayanan kesehatan dengan mutu yang setinggi-tingginya
dan melaksanakan fungsi Pendidikan, Pelatihan dan Pengembangan Pelayanan
di Rumah Sakit dengan sebaik-baiknya yang diabdikan bagi peningkatan derajat
kesehatan masyarakat.

D. TUJUAN

Tujuan Rumah Sakit Umum Assalam didirikan adalah memberikan

pelayanan kesehatan perorangan, pelayanan rujukan strata kedua (spesialistik),
untuk pendidikan, pelatihan, serta penelitian dan pengembangan.

E. MOTO

Motto Rumah Sakit Assalam adalah keselamatan dan kepuasan pasien

adalah kebahagiaan kami

5
 BAB IV

BAGAN ORGANISASI RSU ASSALAM GEMOLONG

6
 BAB V
STRUKTUR ORGANISASI INSTALASI REKAM MEDIS

DIREKTUR

KEPALA BIDANG PENUNJANG MEDIK

KEPALA INSTALASI
REKAM MEDIS

KOORDINATOR KOORDINATOR KOORDINATOR

CODING, INDEXSING, PENDAFTARAN
ASSEMBLING & FILLING ANALISING & REPORTING

PELAKSANA ASSEMBLING PELAKSANA

& FILLING PENDAFTARAN

Direktur
RSU Assalam Gemolong

dr. Wiwiek Irawati, M.Kes

BAB VI
URAIAN JABATAN

A. Kepala Instalasi Rekam Medis

1. Nama Jabatan : Kepala Instalasi Rekam Medis
2. Persyaratan :
a. DIII Rekam Medis Pengalaman Kerja Minimal 3 Tahun
b. Memiliki Setifikat Pelatihan Tentang Rekam Medis
c. Memiliki kamampuan kepemimpinan
d. Sehat jasmani dan rohani

7
 e. Loyalitas baik
f. Berwibawa
3. Tugas Tokok :
Sebagai Perekam Medis yaitu melaksanakan kegiatan di Instalasi rekam medis
4. Tugas Tambahan :
Sebagai penanggung Jawab di Instalasi rekam medis
5. Uraian Tugas :
a. Sebagai petugas perekam medis :
1. Melaksanakan kegiatan pelayanan pasien dalam manajeman dasar rekam medis
dan informasi kesehatan
2. Melaksanakan evaluasi isi rekam medis
3. Melaksanakan sistem klasifikasi klinis dan kodefikasi penyakit yang berkaitan
dengan kesehatan dan tindakan medis sesuai terminologi medis yang benar
4. Melaksanakan dengan cara mengumpulkan data penyakit, kematian, tindakan dan
dokter yang dikelompokan pada indeks
5. Melaksanakan sistem pelaporan dalam bentuk informasi kesgiatan pelayanan
kesehatan
6. Merancang struktur isi dan standar data kesehatan untuk pengelolaan informasi
kesehatan
7. Melaksanakan evalusi kelengkapan isi diagnosis dan tindakan sebagai ketetapan
pengkodean
8. Melaksanakan pengumpulan, validasi dan verifikasi data sesuai ilmu statistik
rumah sakit
9. Melakukan pencatatan dan pelaporan data surveilans
10. Mengelola kelompok kerja dan manajamen unit kerja dan menjalankan organisasi
penyelenggara dan pemberi pelayanan kesehatan
11. Mensosialisasikan setiap progam pelayanan rekam medis dan informasi
kesehatan
12. Melaksanakan hubungan kerja sesuai dengan dengan kode etik profesi
13. Melakukan pengembangan diri terhadap kemajuan ilmu pengetahuan dan
tegnologi
b. Sebagai penanggung jawab Instalasi rekam medis:
1. Mengorganisir, memimpin, mengkoordinasi dan mengevaluasi kegiatan
pelayanan di Instasi rekam medis
2. Merencanakan program-program rekam medis
3. Mengelola sumber daya rekam medis

B. Koordinator Coding, Indexsing, Analising, Reporting

1. Nama Jabatan : Koordinator Coding, Indexsing, Analising, reporting
2. Persyaratan :
a. DIII Rekam Medis Pengalaman Kerja Minimal 1 – 2 Tahun
b. Memiliki Setifikat Pelatihan Tentang Rekam Medis
c. Sehat jasmani dan rohani
d. Mampu berkomunikasi efektif
e. Mampu mengambil keputusan
f. Sanggup belajar dan mengembagkan diri

8
 g. Dedikasi tinggi
h. Jujur, bijaksana, sabar, tegas loyal
i.Berwawasan luas
3. Tugas Pokok :
Sebagai Perekam Medis yaitu melaksanakan kegiatan di Instalasi rekam medis
4. Uraian Tugas :
1. Melaksanakan sistem klasifikasi klinis dan kodefikasi penyakit yang berkaitan
dengan kesehatan dan tindakan medis sesuai terminologi medis yang benar
2. Melaksanakan dengan cara mengumpulkan data penyakit, kematian, tindakan dan
dokter yang dikelompokan pada indeks
3. Melaksanakan sistem pelaporan dalam bentuk informasi kesgiatan pelayanan
kesehatan
4. Melaksanakan evalusi kelengkapan isi diagnosis dan tindakan sebagai ketetapan
pengkodean
5. Melaksanakan pengumpulan, validasi dan verifikasi data sesuai ilmu statistik
rumah sakit
6. Melakukan pencatatan dan pelaporan data surveilans
7. Mensosialisasikan setiap progam pelayanan rekam medis dan informasi
kesehatan
8. Melaksanakan hubungan kerja sesuai dengan dengan kode etik profesi
9. Melakukan pengembangan diri terhadap kemajuan ilmu pengetahuan dan
tegnologi

C. Koordinator Assembling & Filling

1. Nama Jabatan : Koordinator Assembling dan Filling
2. Persyaratan :
a. DIII Rekam Medis Pengalaman Kerja Minimal 1 – 2 Tahun
a. Memiliki Setifikat Pelatihan Tentang Rekam Medis
b. Sehat jasmani dan rohani
c. Mampu berkomunikasi efektif
d. Mampu mengambil keputusan
e. Sanggup belajar dan mengembagkan diri
f. Dedikasi tinggi
g. Jujur, bijaksana, sabar, tegas loyal
h. Berwawasan luas
Tanggung Jawab :
a. Menyusun sensus harian rawat inap
a. Menyusun sensus harian rawat jalan
b. Membuat laporan statistic rumah sakit
c. Bertanggung jawab kepada Ka. Instalasi Rekam Medis.
Wewenang :
Meminta data sensus harian kepada perwat atau bidan
Uraian Tugas
a. Mengelola data rekam medis yang diperlukan untuk pelaporan
a. Menyusun laporan bulanan dan tahunan dari data rekam medis
b. Mengevaluasi kegiatan pengolahan data

9
1. Koordinator Pendaftaran
Nama Jabatan : Koordinator Pendaftaran
Pengertian : adalah seorang tenaga pendaftaran yang diberi wewenang dan
tanggung jawab untuk mengkoordinir urusan pendaftaran.
Persyaratan :
a. DIII Rekam Medis Pengalaman Kerja Minimal 1 – 2 Tahun
a. Sehat jasmani dan rohani
b. Mampu berkomunikasi efektif
c. Mampu mengambil keputusan
d. Sanggup belajar dan mengembagkan diri
e. Dedikasi tinggi
f. Jujur, bijaksana, sabar, tegas loyal
g. Berwawasan luas
Tanggung Jawab :
Bertanggung jawab kepada Ka. Instalasi Rekam Medis.
Wewenang :
10
Mengisi data identitas pasien dan data sosial
Uraian Tugas :
a. Mendaftar pasien dan menyimpan dokumen reka medis yang membutuhkan
pelayanan baik rawat jalan maupun rawat inap.
b. mencatat dokumen rekam medis pulang ke dalam buku register rawat inap
c. Mencatat setiap pasien berkunjung kedalam buku ekspedisi dan buku register rawat
jalan
d. Menempatkan KIUP secara alfabetik kedalam komputer
e. Memisahkan dokumen rekam medis rawat inap antara yang sudah
kontrol dan yang belum control.

BAB VII
TATA HUBUNGAN KERJA

Skema hubungan kerja

Instalasi Rawat Jalan Instalasi Rawat Inap Keuangan Managemen

Intern

Pasien Instalasi Rekam medis Dokter

Ekstern

Asuransi Rekanan Dep.kes/ Kab Lain - lain

Hubungan tata kerja di Instalasi Rekam Medis bersifat garis komunikasi, koordinasi dan
koordinasi informasi dalam pelaksanaan kegiatan. Dilakukan melalui pertemuan atau
surat dinas.

Hubungan Intern

Instalasi Rekam Medis menyediakan data-data sebagai bahan kominikasi, koordinasi

dan informasi yang dibutuhkan Instalasi Rawat Jalan, Instalasi Rawat Inap,
Keuangan, managemen dalam mengambil keputusan

11
 Antara pasien dan dokter rekam medis berfungsi sebagai mediator dalam
menyediakan rekam medis.

Hubungan Ektern
Instalasi Rekam Medis merupakan penyedia informasi kepada pihak ketiga yaitu
asuransi
Instalasi Rekam Medis juga berkewajiban memberikan laporan kepada Dinas
Kesehatan Kabupaten dan Departemen Kesehatan

BAB VIII
POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI

I. PENDAHULUAN
Dalam menyusun pola ketenagaan rekam medis Rumah Sakit Umum Asslam
Gemolong dilatar belakagi oleh visi rumah sakit yaitu : Menjadi Rumah Sakit Pilihan di
Sragen Raya dan sekitarnya pada tahun 2020. Rekam medis merupakan pusat
informasi medis rumah sakit, masalah ini akan dapat dicapai apabila dilakukan oleh
sumber daya manusia dimana jumlah dan kualifikasinya memadai, sehingga dapat
memberikan pelayanan yang optimal sesuai dengan standart yang telah ditentukan.
Untuk mencapai hal itu maka perlu dibuat suatu pola ketenagaan yang dapat dibuat
sebagai acuan dalam melaksanakan tugas-tugas yang ada direkam medis. Atas dasar
tersebut perlu perencanaan sumber daya manusia untuk proses mengatisipasi dan
menyipakan perputaran orang dalam, didalam dan luar organisasi.
Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan
dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan kontribusi, adapun pola
ketenagaan dan kualifikasi sumberdaya manusia di Instalasi Rekam Medis Rumah Salit
Umum Assalam Gemolong sebagai berikut :

II. Tujuan
a. Mendayagunakan sumber daya manusia seefisien mungkin sehingga
pada waktu yang tepat dapat disediakan sejumlah orang yang sesuai dengan
kebutuhan dan persyaratan jabatan.
b. Untuk memberikan pelayanan rekam medis yang bermutu.

12
II. KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI SDM REKAM MEDIS SAAT INI ADALAH
KUALIFIKASI

No. NAMA PEKERJAAN Pendidikan

Pendidikan Formal Non Formal Jumlah

-
1 Ka. Instalasi Rekam Medis - - DIII Rekam Medis - 1 orang

-
2 Assembling, Coding,- - DIII Rekam Medis - 1 orang
Indexsing, filling

3 Analising dan Reporting - DIII Rekam Medis - 1 orang

4 Koordinator Pendaftaran - DIII Rekam Medis - 1 orang

5 Beck Up KIUP kedalam - SLTA - 1 orang

komputer
6 Perakitan Formulir - SLTA - 1 orang

7 Pencatatan Register Rawat - SLTA - 1 Orang

Jalan dan Rawat Inap
8 Filling Rawat Jalan - SLTA - 1 Orang
9 Pembuatan atau penyedian - SLTA - 1 Orang
kartu pasien

Jumlah Keseluruhan 9 orang

III. BEBAN KERJA, KEBUTUHAN TENAGA KERJA DAN PRODUKTIVITASNYA DI

PENDAFTARAN
Keadaan rekam medis di Rumah Sakit Umum Assalam Gemolong sudah bisa
dilihat dengan beberapa aspek, antara lain :
Pembagian waktu kerja didalam loket pendaftaran di RSU Assalam Gemolong
dibagi menjadi tiga shift, yaitu shift pagi, shift siang, shift malam. Pembagian waktu
kerja tersebut bertujuan untuk meringankan beban kerja. Pembagian waktu kerja
yaitu:
Shift pagi dari pukul 07.00 sampai dengan 14.00 WIB
Shift Siang dari pukul 14.00 samapai dengan 20.00 WIB
Shift malam dari pukul 20.00 sampai dengan 07.00 WIB
Jumlah tenaga kerja sebanyak 6 orang dibagi menjadi shift pagi 2 orang, siang 2
orang, malam 1 orang, libur 1 orang.
a. Beban kerja
Tabel 6.1 Jumlah pasien rawat jalan di RSU Assalam Gemolong
Tahun X Y (∑ pasien) X2 Xy
2016 1 37.679 1 37.672

13
 2015 0 31.479 0 0
2014 -1 22.419 1 22.419

N=3 ∑y = 91.577 ∑x2 = 2 ∑xy = 15.253

ɑ = ∑y ᵇ = ∑xy
n ∑x2
= 91.577 = 15.253
3 2
= 30.525 = 7.625

Beban kerja tahun 2016

y = 30.525 + ( 7.625 x 2 )
= 30.525 + 15.250
= 45.775 pasien
b. Kebutuhan tenaga kerja
Angka ideal untuk perhitungan :
1) 1 tahun : 52 minggu
2) Cuti/ tahun : 2 minggu
3) Sakit/ tahun : 1 minggu
4) Hari libur/ tahun : 2 minggu
5) Hari kerja/ tahun : 47 minggu
6) Jam kerja/ minggu : 42 jam
7) Jam kerja 1 ahun : 1974 jam

Tabel 6.2 Level 5 % Degree of accuracy

R/X Data dari sampel R/X Data dari sampel R/X Data dari sampel
5 10 5 10
0.10 3 2 0.42 52 30 0.74 162 93
0.12 4 2 0.44 57 33 0.76 171 98
0.14 6 3 0.46 63 36 0.78 180 103
0.16 8 4 0.48 68 39 0.80 190 108
0.18 10 6 0.50 74 42 0.82 199 112
0.20 12 7 0.52 80 46 0.84 209 119
0.22 14 8 0.54 86 49 0.86 218 125
0.24 17 10 0.56 93 53 0.88 229 131
0.26 20 11 0.58 100 57 0.90 239 138
0.28 23 13 0.60 107 61 0.92 250 143
0.30 27 15 0.62 114 65 0.94 261 149
0.32 30 17 0.64 121 69 0.96 273 156
0.34 34 20 0.66 129 74 0.98 284 162
0.36 38 22 0.68 137 78 1.00 296 169
0.38 43 24 0.70 145 83
0.40 47 27 0.72 153 88

14
Data di RSU Assalam Gemolong :
1) Satu tahun : 52 minggu
2) Cuti pertahun : 2 minggu
3) Sakit pertahun : 1 minggu
4) Hari libur pertahun : 2 minggu
5) Hari kerja pertahun : 47 minggu
6) Jam kerja perminggu : 42 jam
7) Jam kerja setahun : 1974 jam

Perhitungan Standar waktu pada pasien baru dan lama

Ketentuan pengamatan yang ingin di ukur waktunya :
1) 10 kali pengamatan untuk kegiatan yang berlangsung dalam siklus waktu sekitar 2
menit atau kurang
2) 5 kali pengamatan untuk kegiatan yang berlansgsung dalam siklus waktu yang
lebih besar dari 2 menit.
a) Pasien baru
Table 6.3. Data Pengamatan Pasien Baru I

Data Waktu (detik) Range (R) X R/x

1 146 R=H–L H+L R = 15
2 138 X = 2
= 153 – 138 X = 145,5
3 153
4 143 = 15 = 153 + 138 = 0,10
5 148 2
= 291
= 145,5

H (data terbesar) dan L (data terkecil )

Dari hasil R yaitu 0,10 maka jumlah pengambilan pengamatan yang harus
x
dilakukan sebanyak 3 pengamatan setelah dicocokan dengan level 5 % Degree of
Accuracy.

Tabel 6.4 Data Pengamatan Pasien Baru II

Pengamatan Waktu ( Detik )
1 155
2 149
3 152
Jumlah waktu pelayanan 456

15
 Waktu pelayanan
Standar waktu normal = Jumlah Data
= 456
3
= 152 Detik

Jadi standart waktu pelayanan untuk pasien baru adalah 152 detik, dengan
memperhatikan standar waktu normal maka standart waktu yang ideal harus
ditambah PFD ( Personal Fotique Delight ) 15 % dari standar waktu normal.

PFD = 15% x standar waktu normal

= 15% x 152
= 22,8 detik
Jadi standar waktu = Standar waktu normal + PFD
= 152 detik + 22,8 detik
= 174,8 detik
= 2,91menit
b) Pasien lama
Table 6.5 Data Pengamatan Pasien Lama I
Data Waktu (detik) Range ( R ) X R/x
1 106 R=H–L H+L R = 22
2 98 = 119 – 97 X= 2 X 108
3 110 = 22
4 115 = 119 + 97 = 0,20
5 108 2
6 99 = 216
7 119 2
8 118 = 108
9 103
10 97

H (data terbesar) dan L (data terkecil)

Dari hasil R yaitu 0,20 detik maka jumlah pengambilan data pengamatan yang
X
harus dilakukan sebanyak 7 pengamatan, setelah dicocokkan dengan table
Level 5% Degree of Accuracy
Table 4.6 Data Pengamatan Pasien Lama II
Pengamatan Waktu (Detik)
1 110
2 106
3 95
4 103
5 112
6 115
7 100

16
 Jumlah waktu pengamatan 741

Waktu pengamatan
Standar waktu pelayanan = jumlah data

= 741
7

= 105,86 detik

Jadi standar waktu pelayanan untuk pasien lama adalah 105,86 detik, dengan
memperhatikan standar waktu normal maka standar waktu normal maka standar
waktu yang ideal harus ditambah PFD ( Personal Fatique Delight ) 15% dan
standar waktu normal.
PFD = 15% x standar waktu normal
= 15% x 105,86 detik
= 15,88 detik
Standar waktu = standar waktu normal + PDF
= 105,86 + 15,88 detik
= 121,74
= 2,03 menit
Dari perhitungan beban kerja untuk bagian TPP baik pasien baru maupun lama
didapatkan hasil rata-rata sebagai berikut :
Standar waktu baru + standar waktu lama
Standar waktu = 2
= 2,91 menit + 2,03 menit
2
= 4,94
2
= 2,47 menit

Target perjam = 1 jam

Standar waktu
= 60 menit
2,47 menit
= 24,3 dokumen
= 25 dokumen

Jumlah jam kerja pertahun = hari kerja pertahun x jam kerja per minggu
= 47 minggu x 42 minggu
= 1974 jam

FTE ( Kebutuhan tenaga kerja ) = Jumlah beban kerja pertahun ( tahun 2016)
Target perjam x jumlah jam kerja pertahun
= 49.350

17
 25 x 1974
= 0,92
= 1 Orang

Produktivitas = jumlah beban kerja pertahun x standar waktu / 60

Jam kerja seminggu x minggu kerjasetahun x FTE
= 49.350x2,47/60 x 100%
42x47x1
= 2.031.575 x 100%
1.974
= 1,0291 x 100%
= 102,92 %
Jadi dari perhitungan diatas dapat diambil kesimpulan jumlah tenaga
dipendaftaran yang masih perlu ditambah sebanyak 1 0rang.

IV. BEBAN KERJA, KEBUTUHAN TENAGA KERJA DI BAGIAN PENGOLAHAN

DATA ( RUANG REKAM MEDIS )
Pembagian waktu kerja didalampengolahan data di RSU Assalam Gemolong
dibagi menjadi shift pagi, yaitu pukul 08.00 sampai dengan 15.00 WIB

I. PENGUMPULAN, PENGOLAHAN DAN PENYAJIAN INFORMASI / STATISTIK RS

PERHITUNGAN KETENAGAAN BAGIAN REKAM MEDIS

RUMAH SAKIT UMUM ASSALAM GEMOLONG
BERDASARKAN PENGAMATAN / EVALUASI BEBAN KERJA ( WORKLOAD )
PERIODE TAHUN 2017 - 2022

Waktu Volume Total Tenaga Tenaga Kekura

yang pekerjaan waktu ngan
diperlukan yang yang yang ada tenaga
untuk dibutuhkan diperluk
No Uraian Tugas an
melayani melayani
pasien / pasien/hari
hari

Menit Pasien Menit Orang Orang Orang

1. Pengumpulan data
1. :
 Menulis 5 15 75
berkas rekam
medis yang
sudah pulang
kedalam buku
rawat inap
 Memasuka
n rekapan rawat
inap ke dalam

18
 komputer
 Membuat
indeks operasi
 Membuat
indeks penyakit 2 15 30
 Memasuka
n indeks penyakit
kedalam
komputer sesuai 2 15 30
dengan kode
ICD- X
 Membuat
sensus harian 303 Penyelesaian 303
rawat jalan
 Membuat Seluruh
sensus harian kegiatan
rawat inap.
2. Data Bulanan
 Me
ngelompokan
data indeks
penyakit bulanan
untuk
menentukan 10
besar penyaki
 Me 30 Penyelesaian 30
nghitung BOR
LOS TOI bulanan Seluruh
 Me kegiatan
meriksa
kebenaran
laporan dari
bulanan dari
berbagai
Instalasi.

3. Data Tahunan 10 Penyelesaian

 Me
meriksa ulang Seluruh
seluruh data kegiatan
setiap bulan 10
 Me
ngisi data pada
format laporan

4. Penyajian
2. informasi dan
distribusi :

 Ke
perluan Intern :
Meminta laporan
dari bidan,
30 Penyelesai 30
apotek,
an
administrasi,fisio
terapi, Seluruh
laboratorium,Ra kegiatan
diologi & IGD.

 Ke
perluan Extern 30 Penyelesai 30
Mengirim data anSeluruh
penyakit khusus kegiatan
ke Dinkes

Penyelesai

19
  Ke an
perluan Tahunan
Merekap Audit Seluruh
rekam medis kegiatan
300 300

PERHITUNGAN KETENAGAAN BAGIAN REKAM MEDIS

RUMAH SAKIT UMUM ASSALAM GEMOLONG
BERDASARKAN PENGAMATAN / EVALUASI BEBAN KERJA ( WORKLOAD )
PERIODE TAHUN 2017 - 2022

Waktu Volume Total waktu Tenaga Tenaga Kekuran

yang pekerjaan yang gan
diperlukan dibutuhkan yang yang ada tenaga
untuk melayani diperluk
No Uraian Tugas an
melayani pasien/hari
pasien /
hari

Menit Pasien Menit Orang Orang Orang

 Lap 60 Penyelesa 60
oran Bulanan ian

Seluruh
kegiatan

90 Penyelesa 90
 Lap
ian
oran Tahunan
Seluruh
kegiatan

Sub Total 745

Waktu Volume Total Tenaga Tenaga Kekuran

yang pekerjaan waktu gan
diperlukan yang yang yang ada tenaga
untuk dibutuhka diperluka
No Uraian Tugas n
melayani n
pasien / melayani
hari pasien/har

20
 i

Menit Pasien Menit Orang Orang Orang

3 Koding BPJS Rawat Penyelesa

Jalan ian
400 400
Koding BPJS Rawat Seluruh
Inap kegiatan

Sub Total 400

PERHITUNGAN KETENAGAAN BAGIAN REKAM MEDIS

RUMAH SAKIT UMUM ASSALAM
BERDASARKAN PENGAMATAN / EVALUASI BEBAN KERJA ( WORKLOAD )
PERIODE TAHUN 2017- 2022

II. PELAYANAN ADMINISTRASI DAN UMUM

Waktu Volum Total Tenaga Tenaga Kekura
yang e waktu ngan
diperluka pekerj yang yang yang ada tenaga
n untuk aan dibutuhk diperluka
No Uraian Tugas n
melayani an
pasien / melayani
hari pasien/h
ari

Menit Pasien Menit Orang Orang Orang

1. Pembuatan surat dan

kearsipan:

 Pembuatan
konsep surat dan
Pengetikan :

- Mengetik konsep surat

Yang diperlukan

- Mengoreksi kebenaran 6 3 18
Untuk persetujuan untuk

Dicetak

- Memberi nomor dan

Mencetak surat yang

Telah disetujui

 Pengiriman 16 2 32
surat :
- Menulis nomor surat,
Bagian yang dituju, dan

Perihal isi surat pada

Agenda surat keluar

2 1 2
- Mengirimsurat kebagian
Yang dituju 2 1 2

- Menerima surat masuk

- Menyimpan surat masuk

21
 pada file surat masuk

5.  Pembuatan Penyel
2. daftar tugas esaian
- Membuatkan jadwal 60 60
Tugas Seluru
h
kegiat
an

PERHITUNGAN KETENAGAAN BAGIAN REKAM MEDIS

RUMAH SAKIT UMUM ASSALAM
BERDASARKAN PENGAMATAN / EVALUASI BEBAN KERJA ( WORKLOAD )
PERIODE TAHUN 2017 - 2022

Waktu Volum Total Tenag Tenag Kekurang

yang e waktu a a yang an
diperluka pekerj yang ada tenaga
n untuk aan dibutuhk yang
No Uraian Tugas diperlu
melayani an
pasien / melayan kan
hari i
pasien/h
ari

Menit Pasien Menit Orang Orang Orang

6.  Bimbingan
3. mahasiswa praktek kerja
lapangan
- Mengatur pembagian
Praktek sesuai
pencapaian oleh
mahasiswa

- Menghubungi kepala
Bagian yang terkait
dalam kebutuhan praktek 60 1 kali 60
lapanagan

- Membuat surat balasan

Ke Institusi yang terkait

- Melakukan pertemuan
Dengan mahasiswa

- Membimbing mahasiswa
Selama PKL

- Membimbing pembuatan
Laporan PKL

22
7.  Penelitian
4. - Menerima mahasiswa
4. Yang akan melakukan
penelitian untuk koordinnsi

- Membuatkan surat
Balasan penelitian ke 45 Tidak 45
Instansi yang terkait
rutin
- Menyiapkan data yang
Dibutuhkan, mendampingi
penelitian dalam
pengambialn data

8.  Menghadari Tidak
5. undangan Intern rutin
Dan Ekstern 90 90

9.

Sub Total : 255

V. PERHITUNGAN KEBUTUHAN TENAGA PENGOLAHAN DATA BAGIAN REKAM MEDIS

RUMAH SAKIT UMUM ASSALAM GEMOLONG TAHUN 2017 – 2022
 Pengumpulan, Pengelolaan, & Penyajian
Informasi Rumah Sakit : 805 menit

 Koding Bpjs Rawat Jalan dan Rawat Inap : 400 menit

 Pelayanan Administrasi dan Umum : 255 menit
1.460 (24 jam)

Jam kerja efektif setiap tenaga adalah 7 jam maka :

 Tenaga yang ada TAHUN 2017 berjumlah 3 orang

 Tenaga yang masih dibutuhkan saat ini : 3 orang
Jumlah kekurangan : - orang

23
 BAB IX
KEGIATAN ORIENTASI

Program Orientasi diperuntukan bagi calon karyawan baru yang akan bekerja di
Instalasi Rekam Medis atau karyawan lama yang akan dipindah tugaskan /dimutasikan
ke Instalasi Rekam Medis

1. Tujuan
a. Setelah mengikuti masa orientasi, petugas diharapkan mampu memahami
dan melaksanakan tugas sesuai dengan ketentuan dan prosedur kerja.
b. Untuk mendapatkan tenaga yang berkualitas, berdedikasi dan mempunyai
motivasi kerja yang baik serta mampu mengerjakan tugas-tugas yang
berhubungan dengan rekam medis.
2. Tempat dan waktu orientasi.
a. Tempat orientasi di Instalasi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan
sesuai dengan formasi yang tersedia.
Orientasi dibagi menjadi dua
Orientasi umum

24
 Orientasi khusus
Waktu orientasi ditentukan oleh Kepala Instalasi Perekam Medis dan Informasi
Kesehatan yaitu selama 2 minggu
Jadwal orientasi sesuai tabel dibawah ini :
Tabel 7.1
Tabel orientasi umum Sumber Daya Manusia Instalasi Rekam Medis
3. Jadwal dan materi Orientasi
WAKTU TEMPAT
Hari ke-1 1. Ruang Pengolahan
Rekam Medis (materi teori)
- Visi, misi, falsafah dan tujuan pelayanan rekam
medis.
- Struktur organisasi rekam medis dan uraian tugas.
- Kebijakan dan prosedur yang berlaku di rekam
medis, terutama yang terkait langsung dengan
tugasnya.
- Sarana dan prasarana yang terkait dengan tugasnya.
- Kegiatan atau pertemuan yang diselenggarakan oleh
rumah sakit maupun Instalasi Perekam Medis dan
Informasi Kesehatan.
- Observasi lapangan ke TPPRJ, TPPRI, Filling
Hari ke 2-4 2. TPPRJ
- Menerima pasien rawat inap baru dan lama, meliputi:
wawancara, meneliti berkas kelengkapan
pendaftaran yang diperlukan, mengecek apakah
pasien pernah melakukan kunjungan ke RSU
Assalam sebelumnya.
- Memberikan nomor rekam medis bagi pasien baru
- Membuatkan dokumen rekam medis bagi pasien

25
 WAKTU TEMPAT
baru termasuk membuatkan Kartu Identitas Berobat
(KIB).
- Memasukkan data pasien ke komputer.
- Mencari dokumen rekam medis bagi pasien lama
Hari ke 5-7 3. TPPRI
- Menerima pasien rawat inap baru dan lama, meliputi:
wawancara, meneliti berkas kelengkapan
pendaftaran yang diperlukan, mengecek apakah
pasien pernah melakukan kunjungan ke RS Assalam
sebelumnya.
- Memberikan nomor rekam medis bagi pasien baru
- Membuatkan dokumen rekam medis bagi pasien
baru termasuk membuatkan Kartu Identitas Berobat
(KIB).
- Mencarikan ruang rawat inap yang kosong sesuai
dengan permintaan dari pasien ( Kelas VIP, VVIP,
Kelas 1, 2, 3)
- Memasukkan data pasien ke komputer.
- Meminta dokumen rekam medis lama ke bagian
filling bagi pasien lama
Hari ke 8-10 4. Ruang Pengolahan Rekam Medis (materi praktek)
- Sensus harian pasien rawat inap dan rawat jalan
- Assembling
- Koding rawat inap dan rawat jalan
- Indeks rawat inap dan rawat jalan
- Pelaporan rekam medis
- Pengurusan SKM
Hari ke 11-12 5. Ruang Filling
- Kegiatan penyimpanan rekam medis
- Kegiatan pengambilan rekam medis
- Kegiatan peminjaman rekam medis
- Pengetahuan tentang retensi

4. Evaluasi dan tindak lanjut.

Selama masa orientasi berlangsung calon petugas akan mendapat bimbingan
dari rekan kerjanya. Disamping itu dia juga akan dipantau sampai sejauh mana
penguasaan materi serta kemampuan kerja. Penilaian dilakukan melalui
observasi, wawancara serta penugasan baik tertulis maupun praktek di masing-
masing bagian.

Nilai yang digunakan untuk penilaian orientasi adalah dari skor 1 sampai 100,
dengan criteria sebagai berikut:

- Skor rata-rata < 50 : Jelek

- Skor rata-rata 50 - 59 : Kurang
- Skor rata-rata 60 - 69 : Cukup

26
- Skor rata-rata 70 – 84 : Baik
- Skor rata-rata > 85 : Sangat Baik
Sebagai tindak lanjut dari masa orientasi adalah sangat tergantung dari hasil
penilaian, di bagian mana pegawai baru tersebut akan ditempatkan.

27
 BAB X
PERTEMUAN/ RAPAT

A. PENGERTIAN
Rapat merupakan suatu pertemuan yang terdiri dari beberapa orang yang
memiliki kepentingan dan tujuan yang sama untuk membicarakan atau memecahkan
suatu masalah tertentu.

B. TUJUAN
1. Tujuan Umum
Dapat membantu terselenggaranya program kerja Instalasi Rekam Medis RSU
Assalam Tujuan Khusus

a. Dapat menggali segala permasalahan yang terkait dengan program kerja

Instalasi Rekam Medis di Instalasi pelayanan
b. Dapat mencari jalan keluar atau pemecahan permasalahan yang terkait
dengan program peningkatan mutu pelayanan rumah sakit.

C. KEGIATAN RAPAT
Rapat yang dilakukan berkala terdiri dari :
1. Rapat Rutin
Format Rapat Rutin yang diselenggarakan :
Waktu : setiap bulan sekali minggu ke empat
Jam : menyesuaikan
Tempat : menyesuaikan
Peserta : Kepala Instalasi Perekam Medis, Koordinator, Pelaksana yang
Tidak bertugas.
Materi : Evaluasi kinerja mutu, Masalah dan pemecahannya, Evaluasi
dan koordinasi.
2. Rapat Insidentil
Rapat Insidentil diselenggarakan sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu
hal yang perlu dibahas segera.

28
 BAB XI
PELAPORAN

A. Pengertian
Pelaporan rumah sakit merupakan suatu alat organisasi yang bertujuan untuk
dapat menghasilkan laporan secara cepat, tepat, dan akurat.
B. Jenis Laporan
Adapun jenis laporan ada 3 periode yaitu laporan harian, bulanan, dan tahunan :
1. Laporan Harian
a. Laporan jumlah kunjungan rawat jalan
b. Laporan jumlah kunjungan rawat inap
c. Laporan KLB
2. Laporan Bulanan
a. Laporan Survailens meliputi : Laporan GEA, Laporan ISPA, Laporan Pnemonia
dan Laporan EWARS
b. Laporan penyakit tidak menular
c. Lapoaran BOR, LOS, TOI, BTO, NDR, dan GDR
d. Laporan SIRS Onlain meliputi :
RL 5.1 Pengunjung rumah sakit
RL 5.2 Kunjungan rawat jalan
RL 5.3 Daftar 10 besar penyakit rawat inap
RL 5.4 Daftar 10 besar penyakit rawat jalan
3. Laporan Tahunan
a. Laporan data profil rumah sakit

b. Laporan SIRS Onlain meliputi :

RL 1 berisikan Data Dasar Rumah Sakit yang dilaporankan setiap waktu

apabila terdapat perubahan data dasar dari rumah sakit sehingga data ini
dapat dikatakan data yang bersifat terbarukan setiap saat (update)
RL 2 berisikan Data Ketenagaan
RL 3 berikan Data Kegiatan Pelayanan Rumah Sakit
RL 4 berisikan Data Morbiditas/ Mortlitas pasien
C. Sifat Laporan
Ada pun sifat laporan ada 2 yaitu laporan intern dan laoran ektern :
1. Laporan intern dapat bersifat vertikal dan horisontal, laporan yang bersifat vertikal
adalah laporan yang ditujukan kepada atasan langsung dengan tembusan
Instalasi terkait, antara lain :
1). Laporan kunjungan pasien rawat jalan dan rawat inap
2). Laporan morbiditas, mortalitas dan penyakit tidak menular
3). Laporan tentang efesiensi rawat inap, BOR, LOS,TOI, BTO, NDR,GDR

29
 4) Laporan berkas rekam medis yang tidak lengkap
2. Laporan yang bersifat horizontal adalah laporan ditujukan kepada Instalasi lain
yang berkaitan dirumah sakit antara lain :
1). Laporan ketidaklengkapan berkas rekam medis.
Laporan intern di rumah sakit umum assalam gemolong berupa laporan
rutin dan laporan isendentil.
1. Laporan rutin meliputi :
1) Laporan kunjungan pasien rawat jalan dan rawat inap
2) Laporan morbiditas, mortalitas dan penyakit tidak menular
3) Laporan tentang efisensi pelayanan rawat inap BOR, LOS, TOI, BTO, NDR,
GDR
4) Laporan rekam medis tidak lengkap
5) Laporan uraian tugas dan petunjuk tugas
6) Permintaan kebutuhan untuk pelaksanaan kegiatan
2. Laporan Isidentil
Adalah laporan yang mengenai Instalasi rekam medis pada khususnya dan rumah
sakit umum assalam gemolong yang harus segere dilaporkan karena berkaitan
dengan kinerja rumah sakit seperti :
1) Laporan asuransi
2) Laporan resume
3) Laporan KLB

DIREKTUR
RSU ASSALAM GEMOLONG

WIWIEK IRAWATI M,KES

30
 Daftar Isi

Halaman Judul …………………………………………………………………………................ i

Kata Pengantar ……………………………………………………………..…………………….... ii

Datar Isi …………………………………………………………………..................................... iii

SK Direktur tentang berlakunya Pedoman Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis... iv

BAB I. Pendahuluan………………………………………………………………………………... 1

BAB II. Gambaran Umum Rumah Sakit…..…………………………………………………….. 3

BAB III. Falsafah, Tujuan, Visi, Misi, Moto……………………………………………………... 5

BAB IV. Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis…………………………………………. 6

BAB V. Uraian Jabatan………………….…..…………………………………………………….. 7

1. Tugas Kepala Rekam Medis……………………………………………………………... 7

2. Tugas Koordinator Assembling, Coding, Indexing, Filling……………………...... 8

3. Tugas Koordinator Analising, Reporting…………………………………………...…. 8

4. Tugas Koordinator Pendaftaran…..……………………………………………………... 9

BAB VI. Tata Hubungan Kerja……………..……………………………………………………... 11

BAB VII. Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Rekam Medis …..……………………………….. 12

1. Pendahuluan………………………..……………………………………………………….. 12

2. Tujuan ………………………………………………………………………………………... 12

3. Ketenagaan dan Kualifikasi SDM Rekam Medis Saat ini..………………………….. 12

4. iiiBeban Kerja, Kebutuhan Tenaga Kerja dan Produktivitasnya di 13

Pendaftaran…..

5. Beban kerja, Kebutuhan Tenaga Kerja di Bagian Pengolahan Data…..…………. 18

BAB VIII. Kegiatan Orientasi…………….…..…………………………………………………….. 24

BAB IX. Pertemuan/ Rapat………………..…..…………………………………………………… 27

BAB X. Pelaporan……………………………..…………………………………………………….. 28

31
iii
 Kata Pengantar

Dengan mengucapkan puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, Pedoman
Pengorganisasian Rekam Medis Rumah Sakit Umum Assalam Gemolong telah selesai
dikerjakan. Pedoman ini memuat Keputusan Direktur tentang berlakunya Pedoman
Pengorganisasian Rekam Medis Rumah Sakit Umum Assalam Gemolong.

Pengharggan setinggi-tingginya diperuntukan bagi Tim Penyusun yang telah

meluangkan waktu, tenaga, pikiran dan semua sumber daya, agar dapat menyelesaikan
Pedoman ini tepat pada waktunya. Pedoman ini disusun dengan sistematis dan rinci
untuk pelaksanaan pelayanan Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Assalam
Gemolong, namun tidak menutup kemungkinan untuk dilakukan revisi sesuai dengan
perkembangan aturan perundang-undangan maupun perkembangan teknologi
penunjang di Rumah Sakit.

Semoga Pedoman Penggorganisasian Rekam Medis Rumah Sakit Umum

Assalam Gemolong dapat menjawab tantangan dan selalu menjadi pedoman dan
panduan bagi semua staf Rumah Sakit dalam menjalankan tugasnya.

Gemolong, 05 Maret 2017

Tim Penyusun

32