RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN (RPP)

Nama Sekolah : SMK NEGERI 1 JOMBANG

Mata Pelajaran : Pengantar Administrasi Perkantoran
Kelas / Smester : X / II
Jumlah Pertemuan : 2 JP X 45 menit

A. KOMPETENSI INTI
1. Menghayati dan meramalkan ajaran agama yang dianutnya
2. Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah
lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan proaktif) dan
menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa
dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam
menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia
3. Memahami dan menerapkan pengetahuan factual, konseptual, dan procedural dalam
pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan
kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab phenomena
dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah
4. Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait
dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan
mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung

B. KOMPETENSI DASAR DAN INDIKATOR

1.3 Meyakini bahwa bekerja adalah salah satu bentuk pengamalan perintah Tuhan yang
harus dilakukan dengan sungguh-sungguh
2.3 Menghargai kerja individu dan kelompok dalam pembelajaran sehari-hari sebagai
wujud implementasi sikap kerja
3.6 Menjelaskan komunikasi kantor
4.6 Melakukan komunikasi kantor

C. INDIKATOR
No. KOMPETENSI DASAR
1 1.3 Meyakini bahwa bekerja
adalah salah satu bentuk
pengamalan perintah Tuhan
yang harus dilakukan
dengan sungguh-sungguh
2 2.3 Menghargai kerja individu
dan kelompok dalam
pembelajaran sehari-hari
sebagai wujud implementasi
sikap kerja
INDIKATOR PENCAPAIAN
KOMPETENSI
1.3.1 Meyakini bahwa berkomunikasi
adalah perintah Tuhan untuk
berhubungan dengan orang lain
1.3.2 Melakukan komunikasi dalam bekerja
dengan baik
2.3.1 Membiasakan diri berkomunikasi
dengan baik sesuai dengan tekniknya
2.3.2 Menghargai saat orang lain
mengemukakan pendapatnya
2.3.3 Membiasakan diri menggunakan
bahasa Indonesia yang baik saat
berkomunikasi
2.3.4 Berbicara dengan jelas dan efektif
saat berkomunikasi
 3 3.6 Menjelaskan komunikasi
kantor
4 4.6 Melakukan cara membuat
surat dinas
3.6.1 Mengidentifikasi pengertian
komunikasi kantor
3.6.2 Mengidentifikasi proses komunikasi
3.6.3 Mendiskusikan fungsi komunikasi
dalam kehidupan sehari-hari
3.6.4 Memahami tujuan komunikasi
3.6.5 Memahami teknik-teknik komunikasi
4.6.1 Menerapkan etika berkomunikasi
dengan baik
4.6.2 Menjelaskan cara menerima tamu di
kantor
4.6.3 Melakukan komunikasi melalui telepon

D. TUJUAN PEMBELAJARAN
Tujuan Pembelajaran Aspek Sikap
Setelah mendengarkan penjelasan guru, mencari contoh real dari fungsi komunikasi,
presentasi dan mempraktekkan cara berkomunikasi melalui telepon, peserta didik dapat:
1. Membiasakan diri berkomunikasi dengan baik sesuai dengan tekniknya
2. Menghargai saat orang lain mengemukakan pendapatnya
3. Membiasakan diri menggunakan bahasa Indonesia yang baik saat berkomunikasi
4. Berbicara dengan jelas dan efektif saat berkomunikasi
Tujuan Pembelajaran Aspek Pengetahuan
Setelah mendengarkan penjelasan guru, mencari contoh real dari fungsi komunikasi,
presentasi dan mempraktekkan cara berkomunikasi melalui telepon, peserta didik dapat:
1. Mengidentifikasi pengertian komunikasi kantor
2. Mengidentifikasi proses komunikasi
3. Mendiskusikan fungsi komunikasi dalam kehidupan sehari-hari
4. Memahami tujuan komunikasi
5. Memahami teknik-teknik komunikasi
Tujuan Pembelajaran Aspek Keterampilan
Setelah mendengarkan penjelasan guru, mencari contoh real dari fungsi komunikasi,
presentasi dan mempraktekkan cara berkomunikasi melalui telepon, peserta didik dapat:
1. Menerapkan etika berkomunikasi dengan baik
2. Menjelaskan cara menerima tamu di kantor
3. Melakukan komunikasi melalui telepon
E. MATERI PEMBELAJARAN
1. Pengertian Komunikasi
2. Proses Komunikasi
3. Fungsi Komunikasi
4. Tujuan Komunikasi
5. Teknik Komunikasi
6. Etika Berkomunikasi
7. Etika Menerima Tamu di Kantor
8. Etika Bertelepon
F. METODE
1. Pendekatan Pembelajaran : Scientific Approach
2. Metode : Ceramah, Penugasan, Presentasi, Praktek
3. Model Pembelajaran : Group Investigation
G. MEDIA, ALAT, DAN SUMBER BELAJAR
Media
 Power point atau tayangan slide mengenai materi komunikasi.
 Buku cetak mengenai komunikasi kantor

Alat
LCD, Laptop, White Board, Spidol, Penghapus, Telepon

Sumber Belajar
 Widiyanti, Ika. 2014. Administrasi Perkantoran 1. Bidang Keahlian Bisnis dan
Manajemen. Jakarta: Yudhistira

H. LANGKAH-LANGKAH PEMBELAJARAN
PERTEMUAN PERTAMA
No. Langkah-Langka Pembelajaran Keterangan
A. Pendahuluan 10’
1. Pendidik membuka pelajaran dengan mengucapkan Sikap religius
salam.
2. Salah seorang peserta didik memimpin berdo’a sesuai Sikap religius
dengan agama dan kepercayaan masing-masing.
3. Pendidik menanyakan siapa yang tidak masuk pada hari Sikap sosial
itu beserta penyebabnya kemudian memeriksa presensi
peserta didik.
4. Pendidik mengkondisikan kelas sampai keadaan kelas
kondusif dan siap mengikuti kegiatan belajar mengajar.
5. Pendidik menyampaikan kompetensi dasar dan tujuan
pembelajaran yang akan dicapai hari ini, yaitu
pengertian
B. Kegiatan Inti 75’
1. Pendidik menjelaskan kepada peserta didik mengenai Pemberian motivasi
pentingnya komunikasi dan cara berkomunikasi agar
peserta didik memahami bahwa komunikasi berperan
penting dalam kehidupan sehari-hari.
2. Pendidik menjelaskan tentang pengertian, proses,fungsi Mengamati
komunikasi sebagai dasar dari materi.
3. Pendidik membagi kelas dalam 6 kelompok yang terdiri
dari 5 orang peserta didik.
4. Pendidik memanggil ketua kelompok dan setiap Mencoba
kelompok mendapatkan tugas satu materi atau tugas
yang berbeda dari kelompok lain.
Untuk kelompok I mencari materi dan mendiskusikan
tentang fungsi komunikasi.
Untuk kelompok II mencari materi dan mendiskusikan
tentang tujuan dari komunikasi.
Untuk kelompok III mencari materi dan mendiskusikan
tentang teknik komunikasi.
 Untuk kelompok IV mencari materi dan mendiskusikan
tentang etika komunikasi.
Untuk kelompok V mencari materi dan mendiskusikan
tentang etika menerima tamu di kantor.
Untuk kelompok VI mencari materi dan mendiskusikan
tentang etika dalam bertelepon.
5. Pendidik menjelaskan tugas yang harus dikerjakan oleh Mengamati
setiap kelompok.
Pendidik mempersilahkan peserta didik mencari materi
yang telah ditentukan selain yang ada di buku di
perpustakaan 20 menit
6. Masing-masing kelompok mempresentasikan materi Menanya
yang telah di dapat dari perpustakaan.
Kelompok lain dapat menanggapi atau mengajukan
pertanyaan pada kelompok yang presentasi.
7. Pendidik memberikan penjelasan singkat mengenai Mengkomunikasikan
materi yang dipresentasikan dari masing-masing
kelompok dan menyimpulkannya.
8. Pendidik memberikan apresiasi terhadap setiap jawaban Mengomunikasikan
atau tanggapan peserta didik agar termotivasi dan tidak
takut salah untuk berbicara didepan kelas.
9. Peserta didik diminta untuk pergi ke lab perkantoran
untuk melakukan praktek telepon.
9. Pendidik menyiapkan media berupa telepon untuk
mempraktekkan cara dan etika dalam bertelepon. Media
yang disiapkan sebanyak 2 buah telepon untuk
mempercepat jalannya praktek.
10. Setelah siap, pendidik meminta peserta didik dan teman Mencoba
sebangkunya sebanyak 4 orang untuk maju ke depan
ruangan mempraktekkan cara bertelepon yang baik.
11. Peserta didik menyiapkan script percakapan untuk Menalar
mempermudah saat praktek
11. Peserta didik mengikuti perintah pendidik dengan Mengamati
membuat script dan maju ke depan ruangan untuk
mempraktekkanya.
12. Pendidik meminta 1 atau 2 peserta didik untuk Mencoba
mengomentari peserta didik yang praktek.
13. Kegiatan praktek dan mengomentari terus berlanjut Mengamati
hingga seluruh peserta didik telah praktek.
11. Pendidik memberikan apresiasi dan tanggapan Mengkomunikasikan
mengenai praktek peserta didik
C. Kegiatan Penutup 5’
1. Membereskan media yang telah digunakan untuk
praktek dengan mengembalikan pada tempatnya.
2. Guru mengakhiri kegiatan pembelajaran dengan berdo’a Sikap religius
yang dipimpin seorang peserta didik dan mengucapkan
salam.
 3. Peserta didik kembali ke kelas

I. PENILAIAN
1. Observasi (disiplin, tanggung jawab, santun) untuk menilai non akademik
(pedoman penilaian terlampir).
2. Kegiatan presentasi dan praktek bertelepon (pedoman penilaian terlampir).

Jombang, 29 April 2016

Mengetahui,
Kepala UPTD SMK Negeri 1 Jombang Guru Mata Pelajaran

____________________________ Endah Kurniawati, S.Pd.

Pembina Tk. I
NIP.
LAMPIRAN 1
1. Penilaian Sikap

Instrumen dan Rubrik Penilaian Sikap

Aspek Perilaku yang Dinilai Jumlah

No Nama Peserta Disiplin Tanggungjawab Santun Skor
. Didik 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Rata-Rata
1
2
3
4
5
6
N

Bubuhkan tanda  pada kolom-kolom sesuai hasil pengamatan.

Keterangan:
4 = jika 4 indikator terlihat
3 = jika 3 indikator terlihat
2 = jika 2 indikator terlihat
1 = jika 1 indikator terlihat

Indikator Penilaian Sikap:

Disiplin
a. Tertib mengikuti instruksi
b. Mengerjakan tugas tepat waktu
c. Tidak melakukan kegiatan yang tidak diminta
d. Tidak membuat kondisi kelas menjadi tidak kondusif

Tanggung Jawab
a Pelaksanaan tugas piket secara teratur
b Peran serta aktif dalam kegiatan diskusi kelompok
c Mengajukan usul pemecahan masalah
d Mengerjakan tugas sesuai yang ditugaskan

Santun
a. Berinteraksi dengan teman secara ramah
b. Berkomunikasi dengan bahasa yang tidak menyinggung perasaan
c. Menggunakan bahasa tubuh yang bersahabat
d. Berperilaku sopan

Nilai akhir sikap diperoleh dari modus (skor yang sering muncul) dari keempat
aspek sikap di atas.
Kategori nilai sikap:
Sangat baik : apabila memperoleh nilai akhir 4
Baik : apabila memperoleh nilai akhir 3
Cukup : apabila memperoleh nilai akhir 2
Kurang : apabila memperoleh nilai akhir 1

3. Penilaian Keterampilan
Menyusun Script Percakapan
1. Buatlah script percakapan antara sekretaris dengan penelepon yang pada intinya
penelepon tersebut ingin berbicara atau membuat janji dengan pimpinan namun
pimpinan sedang tidak ada di tempat.

Aspek Penilaian Praktek Bertelepon

Format Penilaian:
No Jawaban Skor
1. - Cara menjawab/memberi salam dan memperkenalkan diri 25
2. - Suara (intonasi, kejelasan, keramahan) 25
3. - Bahasa (sopan, menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan 25
benar)
4. - Teliti 25
- Menanyakan kembali pesan yang ingin disampaikan (untuk
penerima telepon)
- Menyampaikan pesan dengan detail (untuk penelepon)
SKOR MAKSIMAL 100

Rincian Skor 20
Skor 0-10 : Kurang
Skor 11-15 : Cukup
Skor 16-20 : Baik
Skor 21-25 : Sangat Baik

Rubrik Penilaian:

No Nama Siswa Skor Nilai

1
2
3
4
5
N
LAMPIRAN MATERI

MATERI POKOK
KOMUNIKASI KANTOR

A. PENGERTIAN KOMUNIKASI
Kata komunikasi (communication) berasal dari bahasa Latin yaitu communis yang
berarti “sama”, communico, communication, atau communicare yang berarti “membuat
sama” (to make common). Sama yang dimaksud disini adalah sama makna. Kesamaan
bahasa yang digunakan belum tentu menimbulkan kesamaan makna karena jika ada dua
orang terlibat dalam komunikasi, misalnya dalam bentuk percakapan, maka komunikasi
akan terjadi atau berlangsung selama ada kesamaan makna mengenai apa yang
dibicarakan.
Secara paradigmatic, pengertian komunikasi adalah proses penyampaian suatu pesan
oleh seseorang kempada orang lain untuk memberi tahu atau mengubah sikap, pendapat,
atau perilaku baik langsung secara lisan maupun tak langsung melalui media.
Jadi, komunikasi dapat diartikan sebagai suatu proses penyampaian pesan yang
dapat berupa pesan informasi, ide, emosi, ketermapilan dan sebagainya melalui symbol
atau lambang yang dapat menimbulkan efek berupa tingkah laku yang dilakukan dengan
media-media tertentu.
Selain itu, komunikasi juga merupakan proses penyampaian informasi yang
mengandung macam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain. Bila
komunikasi dilakukan dalam hal kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu dalam
sebuah organisasi disebut komunikasi administrasi. Sedangkan komunikasi yang
dilakukan dalam bidang tata usaha dalam suatu kantor disebut komunikasi kantor.

Pengertian komunikasi yang disebutkan diatas tadi menggambarkan bahwa

komunikasi dapat berjalan jika suatu pikiran, suatu makna, atau sautu pesan dapat
dimengerti atau dipahami secara sama. Komunikasi merujuk pada “Kita berbagi
pikiran”, “Kita mendiskusikan makna, dan “Kita mengirimkan pesan”. Dengan kata
lain, komunikasi merupakan suatu upaya yang bertujuan untuk mencapai kebersamaan.

B. PROSES KOMUNIKASI
Proses komunikasi merupakan langkah-langkah pertukaran informasi atau pesan
dari komunikator (pembawa pesan/sumber) kepada komunikan (penerima pesan) denga
menggunkana media dalam usaha pencapaian pengertian. Jadi, proses komunikasi pada
dasarnya menunjukkan bagaimana sang komunikator menyampaikan pesan kepada
komunikannya, sehingga tercipta suatu persamaan makna antara komunikan dengan
komunikatornya tersebut. Proses komunikasi ini bertujuan untuk menciptakan
komunikasi yang efektif (sesuai dengan tujuan komunikasi pada umumnya).
Secara ringkas, proses berlangsungnya komunikasi bisa dijabarkan seperti berikut.
1. Komunikator (sender) yang mempunyai maksud tertentu berkomunikasi dengan
orang lain dengan cara mengirimkan suatu pesan kepada orang yang dimaksud.
Pesan yang disampaikan dapat berupa informasi dalam bentuk bahasa ataupun lewat
symbol-simbol atau lambang yang bisa dimengerti oleh kedua belah pihak.
2. Pesan (message) itu langsung disampaikan oleh komunikator atau dibawa melalui
suatu media atau saluran baik secara langsung maupun tak langsung. Contohnya,
berbicara langsung melalui telepon atau menyampaikan pesan tersebut secara tidak
 langsung melalui surat, e-mail atau media lainnya. Media (channel) adalah alat yang
menjadi penyampai pesan dari komunikator ke komunikan.
3. Komunikan (receiver) menerima pesan yang disampaikan dan menerjemahkan isi
pesan yang diterimanya ke dalam bahasa yang dimengerti oleh komunikan itu
sendiri.
4. Komunikan (receiver) memberikan umpan balik (feedback) atau tanggapan atas
pesan yang dikirimkan kepadanya, apakah dia memahami atau mengerti pesan yang
dimaksud oleh si pengirim. Bila pesan tersebut dapat dipahami oleh komunikan
maka dapat dikatakan proses komunikasi tersebut berhasil karena sesuai dengan
harapan si komunikator.

Komunikator Pesan Media Komunikan

Pesan disampaikan secara langsung

Umpan Balik

Bagan tersebut menunjukkan bahwa proses komunikasi dilakukan oleh komunikator

dan komunikan, di mana komunikator menyampaikan pesan tersebut secara langsung
tanpa atau melalui media tertentu kepada komunikan, kemudian komunikan
memberikan tanggapan (umpan balik), sehingga tercipta saling pengertian di antara
keduanya.
Dalam proses komunikasi, setiap pelaku komunikasi akan melakukan empat
tindakan yaitu membentuk, menyampaikan, menerima dan mengolah pesan. Keempat
tindakan tersebut terjadi secara berurutan. Membentuk pesan artinya menciptakan suatu
ide atau gagasan. Ini terjadi dalam pikiran seseorang melalui proses kerja system syaraf.
Pesan yang telah terbentukini kemudian disampaikan kepada orang lain baik secara
langsung ataupun tidak langsung. Pesan yang diterimanya ini kemudian akan diolah
melalui system syaraf dan diinterprestasikan.

Setelah diinterprestasikan, pesan tersebut menimbulkantanggapan atau reaksi dari

orang tersebut. Apabila ini terjadi, maka orang tersebut akan kembali membentuk dan
menyampaikanpean baru. Tindakan ini akan terus-menerus dan terjadi secara berulang-
ulang

C. FUNGSI KOMUNIKASI
Komunikasi merupakan suatu hal yang sangat penting dan merupakan aspek yang
paling kompleks dalam kehidupan manusia. Kehidupan sehari-hari manusia sangat
dipengaruhi oleh kegiatan komunikasi. Pesan-pesan atau informasi bisa kita terima dari
orang lain bahkan dari orang yang tidak kita kenal dan tidak terhalang oleh keterbatasan
ruang dan waktu. Oleh karena itu, komunikasi memiliki fungsi yang sangat vital untuk
keberlangsungan dan perkembangan kehidupan manusia sehingga sudah sepatutnya
komunikasi mendapat perhatian yang sungguh-sungguh.
 Fungsi komunikasi dalam kehidupan manusia pada umumnya dapat dilihat dalam
kehidupan pribadi seseorang, hubungan dengan orang lain, di tempat kerja, dan di
lingkingan masyarakat.

a. Kehidupan Pribadi
Di dalam kehidupan pribadi, melalui komunikasi kita dapat :
1. Mengungkapkan perasaan dan gagasan kita. Komunikasi dapat menjadi alat untuk
melepaskan beban mental dan psikologis sehingga kita mendapatkan keseimbangan
hidup kembali
2. Menjelaskan perasaan, isi pikiran, dan perilaku kita sendiri, dan
3. Semakin mengenal diri. Dengan komunikasi kita mengenal isi hati, pikiran dan
perilaku kita serta mendapata umpan balik dari rekan kita tentang emosi dan pikiran,
kehendak, cita-cita dan perilaku kita.

b. Hubungan dengan Orang Lain

Di dalam berhubungan dengan orang lain, melalui komunikasi kita dapat :
1. Mengenal orang lain melalui komunikasi, orang lain mengungkapkan identitas
dirinya kepada kita
2. Menjalin perkenalan, pertemanan dan persahabatan dengan orang lain
3. Membahas masalah, bertukar pikiran dan membuat rencana kegiatan bersama orang
lain
4. Meminta bantuan dan pertolongan kepada orang lain, dan
5. Saling membantu mengubah sikap dan perilaku hidup bersama orang lain

c. Di Tempat Kerja
Di tempat kerja, komunikasi berfungsi untuk :
1. Menjalin hubungan baik dengan rekan kerja
2. Membangun kerjasama dan strategi dengan rekan kerja
3. Berkoordiansi dan mengarahkan pekerjaan sesuai dengan tujuan yang diharapkan
perusahaan
4. Mengatasi perbedaan pendapat, ketegangan dan konflik

d. Di Lingkungan Masyarakat
Dalam kehidupan bermasyarakat, melalui komunikasi kita dapat :
1. Mempersatukan orang-orang yang memiliki berbagai perbedaan latar belakang
2. Mengatasi permasalahan yang muncul di masyarakat
3. Memajukan dan mensejahterahkan masyarakat
4. Menciptakan perdamaian.

D. TUJUAN KOMUNIKASI
Pada dasarnya setiap komunikasi itu bertujuan untuk menyampaikan pesan atau
informasi hingga pesan tersebut dapat diterima oleh penerima setepat mungkin, apapun
bentuk dan cara penyampaiannya. Menurut Onong Uchjana Efendi dalam bukunya
Dimensi-dimensi Komunikasi, tujuan dari komunikasi itu antara lain sebagai berikut.
1. Perubahan Sikap (Attitude Change)
Komunikasi bertujuan untuk mengubah sikap seseorang atau masyarakat. Misalnya,
kesgiatan memberikan informasi mengenai hidup sehat, tujuannya adalah supaya
masyarakat mengikuti pola hidup sehat dan sikap masyarakat lebih positif terhadap pola
hidup sehat
Jadi, seornag komunikan setelah menerima suatu pesan diharapkan dapat mengubah
sikapnya menjadi lebih baik atau positif. Demikian pula dalam berbagai kegiatan
komunikasi yang sering kita lakukan, disadari atau tanpa disadari, kita berusaha
mempengaruhi sikap ornag lain dan berusaha agar orang lain itu bersikap positif sesuai
keinginan kita

2. Perubahan Pendapat (Opinion Change)

Komunikasi bertujuan untuk mengubah pendapat orang. Agar tujuan komunikasi ini
tercapai maka komunikasi harus berusaha menciptakan pemahaman. Pemahaman ialah
kemampuan memahami pesan secara cermat sebagaimana yang dimaksudkan oleh
komunikator. Setelah memahami apa yang dimaksudkan komunikator maka akan
tercipta perubahan pendapat di kalangan komunikan.
Contoh, pemberian informasi mengenai suatu kebijakan pemerintah. Biasanya,
kebijakan pemerintah akan selalu mendapat tantangan dari masyarakat, meski ada juga
yang mendukung. Agar kebijakan tersebut dapat diterima, maka penyampaian informasi
tentang kebijakan tersebut harus lengkap supaya pendapat masyarakat dapat terbentuk
untuk mendukung kebijkan tersebut.

3. Perubahan Perilaku (Behavior Change)

Selain bertujuan untuk mengubah sikap dan pendapat orang lain, komunikasi dapat
juga bertujuan untuk mengubah perilaku maupun tindakan seseorang yang semula
berperilaku negative berubah menjadi positif. Misalnya, kampanye kesehatan mengenai
bahaya merokok ynag dapat menyebabkan gangguan kesehatan. Setelah mengikuti
kampanye tersebut seorang perokok berusaha mengurangi/berhenti merokok dan
mengikuti pola hidup sehat. Selain itu, perilaku orang tersebut juga akna lebih positif
terhadap polahidup sehat sehingga dengan sukarela mau mengikuti perilaku hidup sehat.

4. Perubahan Sosial (Social Change) dan Partisipasi Sosial

Dalam suatu kegiatan komunikasi, pemberian pesan atau informasi pada masyarakat
juga bertujuan agar masyarakat mau mendukung dan ikut serta dalam tujuan yang
diinginkan oleh informasi tersebut. Misalnya, pemebrian informasi tentang pemilu pada
masyarakat, tujuan akhir yang diharapkan antara lain agar masyarakat ikut serta dalam
memberikan pilihan suara dalam pemilu tersebut, dan tidak bersifat golput (tidak
memilih). Demikian pula dalam pemberian informasi tentang hidup sehat, tujuan akhir
yang diharapkan adalah agar anggota masyarakat ikut serta dalam berperilaku sehat dan
sebagainya. Jadi, kegiatan komunikasi tersebut bertujuan untuk menciptakan terjadinya
perubahan social dan partisipasi social dalam masyarakat.

E. TEKNIK KOMUNIKASI
Teknik komunikasi diperlukan untuk mencapai tujuan yang diinginkan oleh sumber
informasi atau penyampai komunikasi (komunikator) saat menyampaikan suatu pesan
kepada komunikan (penerima pesan). Teknik komunikasi merupakan hal-hal yang dapat
mendukung keberhasilan kegiatan komunikasi sehingga tujuan yang diinginkan tersebut
dapat tercapai. Tanpa teknik komunikasi, proses komunikasi akan berjalan tidak efektif.
Teknik komunikasi yang diperlukan saat menyampaikan suatu pesan antara lain sebagai
berikut.
1. Keterampilan Berbicara
Berbicara secara aktif dan efektif baik secara individu, di depan umum, dalam
kelompok, dan lain-lain, akan menghasilkan pikiran yang positif untuk memecahkan
berbagai masalah. Berbicara aktif adalah berbicara secara menarik, jelas dan dapat
dimengerti dan mencapai tujuan yang diinginkan. Sedangkan berbicara efektif adalah
berbicara seperlunya serta menggunakn bahasa Indonesia nyang baik dan benar.

2. Gaya Bahasa dalam Berbicara

Selain berbicara secara aktif dan efektif, hal lain yang harus diperhatikan adalah
gaya bahasa dalam berbicara. Gaya bahasa dalam berbicara merupakan cara
menampilkan diri di muka umum dan pengaturan nada suara maupun penekanan pada
hal-hal yang penting seperti memperlambat irama maupun memperkeras volume suara.
Yang termasuk gaya bahasa dalam berbicara adalah sebagai berikut.
a. Gerak-gerik. Gerak-gerik digambarkan melalui air muka, gerakan tangan, kepala,
dan lain-lain. Gerakan yang baik dalam berbicara adalah gerak yang wajar dan
tidak dibuat-buat.
b. Pakaian. Pakaian turut menentukan keberhasilan komunikasi karena
mencerminkan kepribadian seseorang dan merupakan hal yang pertama kali
diperhatikan sebelum pembicara memulai pembicaraan. Pakaian yang baik adalah
yang wajar, rapi, sopan serta sesuai dengan situasi dan kondisi saat pembicaraan
dilakukan.
c. Sikap jiwa. Ketegasan dan tidak ragu-ragu merupakan sikap jiwa yang diperlika
ketika berbicara. Hilangkan kegugupan saat berbicara di depan umum dengan cara
sering berlatih disertai meminta penilaian dari orang lain seperti teman atau guru.
d. Suara. Suara ketika berbicara harus jelas agar mudah dipahami dan tidak monoton
sehingga tidak membosankan.
e. Pandangan mata. Pandangan mata yang baik adalah menatap pendengar secara
bergantian dan jangan hanya menatap pada satu bagian atau satu orang.
f. Sikap badan. Sikap badan yang dibutuhkan saat berbicara adalah tegak, tidak kaku
dan dapat terlihat oleh seluruh pendengar sehingga menambah kewibawaan
pembicara.

3. Keterampilan Mendengar
Mendengar atau memperhatikan denga teliti dan cermat menggunkan indera
pendengaran merupakan salah satu keterampilan berbahasa. Mendengar secara aktif dan
efektif adalah dengan memadukan antara indera pendengaran dengan pikiran, sehingga
dapat menangkap dan menginterprestasikan pesan yang disampaikan. Berikut ini
beberapa jenis mendengar dengan aktif dan efektif :
a. Mendengar evaluatif adalah kegiatan mendengar sambil melakukan evaluasi
terhadap kata-kata ynag diucapkan pembicara. Kemudian hasil evaluasi tersebut
disampaikan kembali kepada pembicara dalam berbagai bentuk seperti
penolakan, persetujuan dan lain-lain.
b. Mendengar proyektif adalah memproyeksikan diri pendengar kea lam pikiran
pembicara merupakan cara mendengar secara proyektif. Pendengar berusaha
memahami pandangan pembicara dan memahami setiap arti kata sampai
pembicaraan selesai.
 Cara yang dapat dilakukan untuk menjadi pendengar yang aktif dan efektif antara
lain sebagai berikut.
a. Mendengar dengan penuh konsentrasi
b. Menangkap pesan-pesan yang penting atau inti pembicaraan
c. Mencatat hal-hal yang penting.

4. Keterampilan Menulis
Menulis, khususnya dalam komunikasi bisnis harus dilakukan denga hati-hati,
penuh perhitungan dan sesuai dengan tata bahasa yang berlaku. Sebelum informasi
disampaikan, data-data harus dikelola secara teliti dan pesan-pesan diorganisasikan
dengan baik. Contoh tulisan dalam komunikasi bisnis antara lain surat, proposal, dan
laporan. Untuk dapat menulis pesan atau informasi secara efektif harus memperhatikan
hal-hal berikut.
a. Subjek dan tujuan harus jelas
b. Informasi dan pesan yang disampaikan harus berhubungan dan sesuai dengan
kebutuhan penerima maupun tujuan yang akan dicapai
c. Gagasan harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis
d. Tidak melewatkan informasi yang penting
e. Bahasa yang digunakan jelas dan mudah dipahami; singkat; dan tepat atau sesuai
denga kaidah penulisan bahasa Indonesia

5. Keterampilan Membaca
Selain keterampilan berbicara, dalam teknik komunikasi diperlukan juga
keterampilan membaca. Keterampilan ini diperlukan agar dalam penyampaian informasi
ke orang lain dapat lebih jelas dan akurat. Dalam kegiatan membaca terjadi proses
pengolahan informasi yang terdiri atas informasi visual dan informasi nonvisual.
Informasi visual merupakan informasi yang dapat diperoleh melalui indera penglihatan,
sedangkan informasi nonvisual merupakan informasi ynag sudah ada dalam benak si
pembaca. Oleh karena itu pembaca memiliki pengalaman yang berbeda-beda dan
mempergunakan pengalaman itu untuk menafsirkan informasi visual yang ada dalam
teks, makna teks akan berubah-ubah sesuai dengan pengalaman penafsirannya.

F. ETIKA KOMUNIKASI
Istilah etika berasal dari kata ethikus (latin) dan dalam bahasa Yunani disebut
etichos yang berarti kebiasaan norma-norma, nilai-nilai, kaidah-kaidah dan ukuran-
ukuran baik dan buruk tingkah laku manusia. Jadi, etika komunikasi adalah norma, nilai
atau ukuran tingkah laku dalam kegiatan komunikasi di suatu masyarakat. Etika dan
komunikasi merupakan dua hal yang tidak dapat dipisahkan. Dimanapun dan dengan
siapapun orang berkomunikasi, pertimbangan etis harus selalui diperhatikan agar lawan
bicara dapat menerima dengan baik. Etika dalam suatu pembicaraan harus digunakan
untuk menghargai dan menghormati lawan bicara.
Demikian pula dalam kegiatan komunikasi perkantoran diperlukan etika juga. Etika
komunikasi perkantoran merupakan istilah yang mempunyai pengertian tersendiri yakni
norma, nilai ukur tingkah laku yang baik dalam kegiatan komunikasi di suatu
perkantoran. Pada dasarnya komunikasi perkantoran dapat berlangsung secara lisan
maupun tertulis. Secara lisan dapat terjadi secara langsung (tatap muka) maupun dengan
menggunakan media telepon. Sedangkan secara tertulis misalnya menggunakan surat.
Baik komunikasi langsung maupun tidak langsung, etika perlu diperhatikan.
Komunikasi perkantoran merupakan proses komunikasi antara pemimpin dengan
anggota, antar anggota maupun antar unsur pimpinan. Untuk menjaga agar proses
komunikasi tersebut berjalan baik dan tidak menimbulkan dampak negative, maka
diperlukan etika berkominikasi. Cara paling mudah menerapkan etika komunikasi di
perkantoran adalah semua anggota dan pimpinan perkantoran perlu memperhatikan
beberapa hal sebagai berikut.
1. Tata karma dan pergaulan yang baik
2. Norma kesusilaan dan budi pekerti
3. Norma sopan santun dalam segala tindakan
Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat penting dalam kegiatan
kantor. Seorang manager harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua
pegawai kantor, baik secara horizontal maupun vertical atau secara diagonal.
Pengurusan informasi yakni menyampaikan dan penerimaaan berita akan berjalan
dengan baik bila dalam kantor itu terdapat komunikasi yang efektif.
Berikut ini merupakan beberapa contoh etika dalam berkomunikasi antar manusia
dalam kehidupan sehari-hari :
1. Jujur
2. Bersikap dewasa
3. Lapang dada dalam berkomunikasi
4. Menggunakan sebutan orang yang baik
5. Menggunakan pesan bahasa ynag efektif dan efisien
6. Tidak mudah emosional
7. Berinisiatif membuka dialog
8. Bahasa yang baik, ramah dan sopan
9. Menggunkan pakaian yang pantas sesuai keadaan
10. Bertingkah laku yang baik.

G. ETIKA MENERIMA TAMU di KANTOR

Ketika menerima tamu di kantor terdpat etika atau aturan tersendiri yang perlu
diperhatikan. Dalam menerima tamu ada etika-etika yang harus diketahui, untuk
menciptakan suasana yang menyenangkan di lingkungan kerja tersebut agar tamu
merasa nyaman dan mempunyai kesan aik ketika melakukan kerjasama. Demikian pula
ketika kita bertamu, tentunya kita menginginkan perlakuan yang baik dari tuan rumah.
Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan agar tamu terkesan dengan sambutan
yang diberikan yaitu:

1. Sambut dengan Tulus

Ketika tamu datang, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu:
a. Sambutlah tamu dengan ramah, sopan dan bersemangat secara tulus, buang semua
kepura-puraan karena umumnya tamu akan mengetahui jika hanya berpura-pura
tulus
b. Jika berada di ruang tertutup, beranjaklah membukakan pintu untuk tamu. Lakukan
sesegera mungkin sebagai tanda penghormatan kita terhadap tamu yang datang.
c. Sebenarnya tidak salah jika menerima tamu samnil duduk, tetapi akan lebih sopan
jika menerima tamu sambil berdiri kemudian memberikan salam dan berjabat
tangan.
2. Cara Duduk
a. Jika di kantor tersedia ruangan khusus untuk menerima tamu, segera
persilahkanuntuk ke ruang tamu dan mempersilahkannya duduk
b. Jika kita menerima di kursi atau sofa panjang, tempatkan tamu di sebelah kanan,
barulah kita kemudian kita menanyakan identitas dan maksud tujuan tamu tesebut.

3. Janji Temu
a. Jika kita sudah mengetahui identitas tamu dan sudah memiliki janji temu, sehingga
tak perlu lagi menanyakan identitas tamu
b. Sebaiknya, langsung menunjukkan bahwa kita sudah menunggu kehadirannya dan
langsung mempersilahkannya masuk ke ruangan yang dituju
c. Bila posisi sebagai sekretaris atau asisten pimpinan, sebaiknya hubungi pimpinan
terlebih dahulu sebelum mempersilahkan tamu masuk untuk mengetahui apakah
pimpinan sudah siap untuk menerima tamu
d. Jika tamu diharuskan menunggu sebentar an kita memiliki beberapa pekerjaan yang
harus dikerjakan, beritahukan dengan ungkapan yang baik dan sopan.

4. Perlakuan Baik
a. Pelakukan tamu dengan baik, bahkan jika tamu salah alamat sekalipun atau datang
hanya untuk mengajukan keberatan terhadap perusahaan
b. Jika tamu diharuskan menunggu, bila kondisi memungkinkan, berikan tamu
suguhan baik berupa majalah, secangkir kopi atau makanan ringan.
5. Mengantar Tamu
a. Selalu mengucapkan terima kasih kepada tamu yang datang karena sudah
berkunjung ke kantor. Jika menungkinkan antarkan tamu hingga ke pintu keluar.

H. ETIKA BERTELEPON
Sebenarnya berkomunikasi melalui telepon itu lebih sulit daripada berhadapan
langsung. Hal ini karena teknik menelepon yang baik sangat berpengaruh dalam
menciptakan citra positif perusahaan. Hal ini yang harus diperhatikan oleh semua orang
terutama bagi operator, receptionist, sekretaris, customer service officer, maupun
administrstive professional yang merupakan “pintu gerbang” penerimaan panggilan
telepon.
Bahkan hanya mendengar suara, apa yang dikatakan dan cara menyatakannya, orang
dapat menyimpulkan pribadi seorang penerima telepon. Bersikap wajar, ramah dan tulus
saat bertelepon mungkin akan lebih bermakna daripada berkomunikasi langsung atau
tatap muka.
1. Cara Bertelepon yang Baik
Ada beberapa etika cara bertelepon yang baik dan harus diperhatikan serta
dilaksanakan adalah sebagai berikut.
a. Angkat dan jawab telepon pada dering yang kedua atau ketiga. Jangan membiarkan
telepon berdering terlalu lama.
b. Berikan salam dengan senyum
c. Perkenalkan diri dan nama perusahaan.
d. Hindari menjawab dengan mengatakan “hallo”
e. Bersikap bijaksana dalam menanggapi penelepon. Siapapun yang menelepon adalah
penting dan patut dilayani dengan sebaik-baiknya.
f. Jangan terlalu lama berbicara dengan penelepon dengan menghindari pembicaraan
yang tidak perlu.
g. Jangan menggunakna telepon di tempat kerja untuk kepentingan pribadi. Jika ada
kepentingan pribadi yang mendesak, gunakan telepon dan bicara seperlunya.
h. Dengarkan dengan baik setiap isi pembicaraan, sehingga tidak terlalu sering
meminta penelepon untuk mengulangi pembicaraan.
i. Jangan menggunakan kata-kata yang menyinggung perasaan. Bicaralah dengan
sikap yang menyenangkan meskipun mendapat perlakuan yang kurang baik.
j. Tanggapi maksud pembicara dengan cepat untuk memberi kesan bahwa
memperhatikan seperti layaknya sedang berhadapan langsung.
k. Bicara dengan tempo yang tepat, tidak terlalu cepat atau lambat. Perhatikan volume
suara, jangan terlalu keras atau berbisik.
l. Jangan bicara sambil makan atau berdecak.
m. Jangan menganggap setiap telepon adalah gangguan.
n. Catat hal-hal penting dalam setiap pembicaraaan.
o. Meminta maaf dengan segera bila membuat kesalahan saat bertelepon.
p. Akhiri pembicaraan dengan mengucapkan terima kasih dan salam.
q. Letakkan gagang telepon dengan perlahan.

Sedangkan hal-hal yang harus dihindari saat bertelepon adalah sebagai berikut
a. Menggunakan bahasa yang tidak resmi (informal)
b. Berbicara dengan orang lain ada di sekitar.
c. Terlalu banyak basa-basi.
d. Berbicara dengan nada membentak atau kasar.
e. Membiarkan penelepon menunggu lama tanpa penjelasan.
f. Penelepon disambungkan ke alamat yang salah berkali-kali.
g. Berbicara dengan kesan malas atau tidak bersemangat.

2. Etika Menerima Panggilan Telepon

Beberapa hal yang berkenaan dengan teknik menerima panggilan yang perlu
diperhatikan antara lain:
a. Angkat gagang telepon dengan tangan kiri, sedangkan tangan kanan siap dengan alat
tulis. Begitu pun sebaliknya jika terbiasa menulis dengan tangan kiri, maka tangan
kanan yang menganngkat gagang telepon.
b. Selalu menyiapkan buku catatan dan alat tulis dengan meletakkannya tidak jauh dari
pesawat telepon.
c. Setelah memberi/menjawab dalam serta menyebutkan nama dan identitas
perusahaan, langkah selanjutnya adalah menanyakan identitas penelepon.
d. Hubungkan segera dengan nomor yang dituju dan katakn dengan ramah jika harus
menunggu karena harus mentransfer telepon ke pimpinan atau nomor ynag dituju.
e. Jika pimpinan sedang tidak berada di tempat, kita dapat mengatakan bahwa
pimpinan sedang tidak berada di tempat atau alasan lain dan mengingatkannya
unutk meninggalkan pesan.
f. Catat semua pesan yang disampaiakan ke dalam lembar pesan telepon dan meminta
penelepon memberikan identitas secara lengkap terutama nama dan nomor telepon.
g. Sampaikan dengan segera pesan tersebut kepasa pihak yang berhak menerima.
h. Mengulang atau menanyakna kembali semua hal penting ynag telah dicatat untuk
memperjelas dan menghindari kesalahan.
i. Setelah pembicaraan selesai dan mengucapkan salam serta terima kasih, letakkan
gagang telepon selama dua atau tiga detik penelepon meletakkan gagang telepon.
j. Untuk menghindari kesalahan atau memudahkan dalam mengeja nama maupun
kata-kata yang kurang jelas dapat menggunakan kode abjad.
k. Dalam menerima telepon, perlu diperhatikan pula penggunaan kata atau kalimat
yang benar.

3. Etika Mentransfer Telepon

a. Jika mentransfer, pastikan orang yang akan dituju dapat membantu penelepon.
b. Jangan mentransfer tanpa memberitahunya terlebih dahulu.
c. Lebih baik tawarkan dulu, apakah bersedia ditransfer dan kepada siapa akan
ditransfer.

4. Etika Meminta Menunggu (Hold)

Alasan meminta menunggu dari penelepon disebabkan hal-hal sebagai berikut.
a. Perlu waktu berbicara dengan rekan lain tentang masalah yang sedang dibicarakan.
b. Perlu memrikasa informasi yang diperlukan oleh penelepon.
c. Beritahu pada penelepon jika memintanya menunggu.
d. Apabila agak lama harus menunggu, kembalilah paling tidak tiap satu menit untuk
memberitahu penelepon apa yang terjadi.
e. Kalau terlalu lama sebaiknya katakana padanya bahwa akan ditelepon kembali.

5. Etika Melakukan Panggilan Telepon (Outgoing Calls)

Dalam melakukan panggilan telepon beberapa hal yang perlu diperhatikan antara
lain.

1) Sebelum Menelepon
a. Siapkan nomor telepon yang akan dihubungi dan jangan menekan tombol nomor
sebelum yakin dengan nomor yang akan dihubungi.
b. Sediakan buku catatan untuk mencatat hasil pembicaraan.

2) Saat Menelepon
a. Bila sudah tersambung sebutkan identitas perusahaan dan maksud menelepon.
b. Utarakan dengan jelas dan singkat maksud dan tujuan menelepon.
c. Catat semua hal yang penting.
d. Jika yang dituju sedang tidak berda di tempat, tinggalkan pesan dengan singkat dan
jelas.

3) Mengakhiri Pembicaraan
a. Bila sudah yakin pembicaraan cukup, ucapkan terima kasih dan salam penutup.
b. Apapun isi atau hasil pembicaraan, letakkan gagang telepon dengan perlahan untuk
menghindari kesan marah atau kesal.

6. Etika Menanggapi Telepon yang Mencurigakan.

 Tidak selalu panggilan telepon yang masuk ke perusahaan berasal dari orang-orang
atau organisasi yang bertujuan baik. Terkadang ada beberapa penelepon yang tidak
bertanggung jawab, baik hanya sekedar iseng maupun bersungguh-sungguh. Banyak
factor yang menyebabkanhal tersebut terjadi, diantaranya mungkin karena pelanggan
tidak puas atau ada orang-orang yang mencari perhatian dengan berbagai alasan.

Langkah ynag sebaiknya dilakukan untuk menangani masalah tersebut antara lain.
a. Tetap tenang, tidak takut atau terpancing emosi
b. Terus berusaha menanyakan identitas penelepon dengan ramah dan jangan memaksa
jika identitas tidak diberikan.
c. Bila penelepon meminta untuk mengambil keputusan, katakan dengan sopan jika
Anda tidak memiliki wewenang untuk mengambil keputusan.
d. Jangan menanggapi kemarahan dengan kemarahan juga.
e. Catat setiap hal yang dirasa penting.
f. Bila ternyata diyakini ancaman tersebut serius, laporkan kepada pimpinan.
g. Bila ancaman hanya sekedar iseng, jangan dilayani dan segera tutup telepon.

7. Etika Menghubungi Nomor Telepon Darurat.

Nomor telepon darurat adalah satu atau beberapa nomor telepon yang dapat
dihubungi dalam keadaan darurat oleh masyarakat umum untuk mendapat bantuan dari
berbagai pihak seperti polisi, pemadam kebakaran, dan pertolongan medis atau
pengangkutan (evakuasi) ke rumah sakit.
Di banyak Negara hanya ada satu nomor telepon darurat sehingga mudah diingat.
Nomor darurat tunggal ini disebut nomor telepon darurat universal atau nomor telepon
jasa-jasa penanganan keadaan darurat. Dengan nomor telepon keadaan darurat tunggal
ini, masyarakat yang memerlukan bisa meminta bantuan dari jasa-jasa penanganan
keadan darurat setempat.
Nomor telepon darurat bida berbeda dari satu Negara dengan Negara lainnya. Ada
nomor telepon darurat yang sama di semua Negara lewat telepon satelit global.
Biasanya nomor telepon darurat terdiri dari 3 nomor yang bisa diingat dengan mudah
dan bisa dihubungi dengan cepat.
Di beberapa Negara terdapat nomor telepon darurat yang berbeda-beda untuk setiap
jasa penanganan keadaan darurat. Biasanya nomor telepon dadurat ini mirip satu dengan
yang lainnya dan hanya berbeda pada digit terakhir saja.
Panggilan nomor telepon darurat akan dijawab oleh seorang operator telepon atau
orang yang dilatih secara khusus untuk menangani panggilan telepon darurat
(dispatcher).
Jika ynag menerima dispatcher, setelah menentukan jenis keadaaan darurat, ia akan
mengirimkan petunjuk ke kesatuan polisi, pemadam kebakaran, atau ambulans di
lapangan untuk menuju lokasi penelepon. Beberapa dispatcher telah dialtih untuk
memberikan petunjuk atau nasihat yang tepat kepada penelepon untuk mengatasi atau
mengurangi ancaman dari keadaan darurat seperti pertolongan pertama pada kecelakaan
dan petunjuk cara memberikan napas buatan.
Jika yang menerima seorang operator telepon, maka setelah menentukan jenis
keadaan darurat, sang operator akan meneruskan panggilan ke pihak kepolisian,
pemadam kebakaran, atau ambulans. Kalau suatu keadan darurat membutuhkan lebih
dari satu pelayanan keadaan darurat, maka operator akan memilih salah satu yang paling
diperlukan.