Membangun Basis Persediaan

Bagi barang dan jasa yang dibeli perusahaan, pemasok, juga dikenal sebagai vendor,
harus dipilih dan dikelolah dengan aktif. Pemilihan pemasok mempertimbangkan berbagai
faktor, seperti kecocockan strategis, kompetensi pemasok, pengiriman, dan performa kualitas.
Karena perusahaan dapat memiliki beberapa kompetensi dalam semua area dan dapat
memiliki kompetensi yang luar biasa dalam sedikit bidang saja, pemilihan dapat menjadi
proses yang menantang. Kebijakan pembelian juga perlu dibangun. Kebijakan tersebut harus
dapat menangani isu-isu seperti pe rsentanse bisnis yang dilakukan dengan salah-satu
pemasok atau dengan bisnis minoritas. Kita sekarang membahas pemilihaan pemasok sebagai
empat tahapan proses:

1. Evaluasi Pemasok

Tahap pertama dari pemilihan pemasok, evaluasi pemasok, mencankup pencarian

pemasok potensial dan menentukan kecenderungan mereka untuk menjadi pemasok yang
baik. Jika pemasok tidak dipilih, semua upaya rantai pasokan lainnya akan gagal. Ketika
perusahaan memutuskan menggunakan pemasok jangka panjang, isu-isu menegenai kekuatan
finansial, kualitas, manajemen, penelitian, kemampuan teknis, dan potensi hubungan dekat
dalam jangka panjang memainkan peranan yang semakin penting. Kriteria evaluasi yang
sangat penting bagi perusahaan mungkin mencankup kategori-kategori ini serta kemampuan
proses prosuksi, lokasi dan sistem informasi.

2. Pengembangan Pemasok

Tahap kedua dari pemilihan pemasok adalah pengembangan pemasok. Dengan

mengasumsikan bahwa perusahaan ingin bekerja sama dengan pemasok tertentu, bagaimana
perusahaan akan mengintegrasikan pemasok ini kedalam sistemnya? Pembeli memastikan
bahwa pemasok membeli apresiasi persyaratan kualitas, spesifikasi produk, jadwal dan
pengiriman serta kebijakan pembelian.

3. Negoisasi

Berikut adalah tiga tipe strategi negoisasi klasik: model berbasis biaya, model harga
berbasis pasar, dan penawaran kompetitif.

a. Model Harga Berbasis Biaya

 Model harga berbasis biaya menuntuk pemasok untuk memberi tahu pencatatannya
kepada pembeli. Harga kontrak kemudian didasarkan pada waktu dan bahan baku atau
pada biaya tetap dengan klausul eskalasi untuk mengakomodasi perubahan dalam
tenaga kerja dan biaya bahan baku vendor.
b. Model Harga Berbasis Pasar
Dalam model harga berbasis pasar, harga didasarkan pada harga yang dipublikasikan,
harga lelang, atau harga indeks. Banyak komoditas (produk pertanian, kertas, logam
dan sebagainya) ditetapkan harganya dengan cara ini. harga karton misalnya, tersedia
dalam publikasi mingguan Official Board Markets
c. Penawaran kompetitif
Ketika pemasok tidak ingin mendoskusikan biaya atau ketika pasar yang hampir
sempurna tidak ada, penawaran kompetitif sering kali menjadi pilihan yang tepat.
Penawaran kompetitif adalah kebijakan umum dalam banyak perusahaan untuk
sebagian besar pembeliannya.

4. Membuat Kontrak

Partner rantai pasokan sering kali membangun kontrak untuk menjabarkan

persyaratan tenaga kerja sama. Kontrak desain untuk berbagai risiko, berbagai manfaat dan
menciptakan struktur insentif untuk mendorong anggota rantai pasokan untuk menggunakan
kebijakan yang optimal bagi keseluruhan rantai, idenya adalah untuk membuat pai total (laba
rantai pasokan) yang lebih besar dan kemudian membagi-bagi pai yang lebih besar ini kepada
seluruh partisipan. Tujuannya adalah kolaborasi. Beberapa fitur umum pada kontrak termasuk
kuantitaas diskon (harga yang lebih rendah untuk pesanan yang lebih besar), membeli kembali
(biasa dilakukan dalam bisnis majalah dan buku dimana dilakukan pembelian kembali bagi
unit yang tidak terjual), dan berbagai pendapatan (dimana kedua partner berbagai resiko
ketidakpastian dengan berbagai pendapatan).

 Pemusatan Pembelian

Perusahaan-perusahaan dengan berbagai fasilitas (misalnya beberpa pabrik

manufaktur atau beberapa gerai ritel) harus menentukan item apa yang akan dibeli secara
terpusat dan apa yang boleh dibeli pabrik lokal untuk mereka sendiri. Pembelian
terdesentralisasi yang tidak termonitor bisa menimbulkan kekacauan. Misalnya pabrik yang
berbeda untuk merek AS Nestle biasanya membayar 29 harga yang berbeda untuk bahan
vanilanya kepada pemasok yang sama! Manfaat biaya yang penting, efisiensi, dan manfaat
“satu suara” sering diperoleh dari fungsi pembelian tersentralisasi. Manfaat yang bisa
diperoleh termasuk :

 Meningkatkan volume pembelian untuk harga yang lebih baik

 Membangun staf ahli yang terspesialisasi
 Membangun kerja sama pemasok yang lebih kuat
 Menjaga kendali profesional terhadap proses pembelian
 Menyediakan sumber daya yang lebih bagi pemiliha pemasok dan proses
negoisasi
 Mengurangi duplikasi tugas
 Meningkatkan standardisasi

 Pembelian Via Elektronik

Pembelian via elektronik (e-procurement) mempercepat pembelian, mengurangi biaya

dan mengintegrasikan rantai pasokan. Hal ini mengurangi tumpukan kertas kerja tradisional,
dan pada waktu yang bersamaan menyediakan basis data pemasok, pengiriman dan data
pemasok, peengiriman dan data kualitas yang sangat banyak bagi staf pembelian.

 Katalog dan Pertukaran Online, pembelian item satndar sering kali dilakukan melalui
katalog online. Katalog ini memberikan perbandingan biaya dan komentar gabungan
serta video klip, membuat proses menjadi efisien, baik baik pembeli maupun penjual.
Pertukaran ini adalah sejenis situs internet bagi industri tertentu yang mempertemukan
pembeli dan penjual.
 Lelang Online, manajer operasi mengetahui bahwa lelang online adalah area subur
untuk menjual bahan baku berlebih dan persediaan yang tidak terpakai atau berlebih.
Lelang online mengurangi hambatan untuk masuk, mendorong penjual untuk
bergabung dan terus-menerus meningkatkan jumlah pembeli potensial. Kunci bagi
perantara adalah mencari dan membangun basis penawar potensial yang besar,
meningkatkan prosedur pembelian klien, dan mengualifikasi pemasok baru.
Dalam lelang tradisional, penjual menawarkan produk atau jasa dan menciptaka
kompetisi antara penawar-menawarkan harga yang semakin tinggi. Sebaliknya,
pembeli sering menggunakan lelang terbaik (atau Dutch auction).