RMK SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PERENCANAAN DAN ANALISIS SISTEM

OLEH: KELOMPOK 3
1. I G. A. P. NADYA AUNDRIA PARAMITA 1707532119
2. KADEK KARYA DWI JAYANTI 1707532136
3. NI LUH PUTU SUKMA PRADNYANI 1707532110
4. I PUTU KRISTIAN SURYA WIBAWA 1707532103
5. I KETUT DEDY SAPUTERA 1707532037

PROGRAM STUDI S1 AKUNTANSI REGULER DENPASAR

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS UDAYANA
2019/2020
A. GARIS BESAR PERENCANAAN DAN ANALISIS SISTEM
Perencanaan sistem meliputi proses identifikasi subsistem-subsistem yang
ada pada sistem informasi yang pengembangannya membutuhkan bantuan khusus.
Tujuan perencanaan sistem ialah untuk mengidentifikasi berbagai bidang
permasalahan yang perlu segera dipecahkan maupun yang nantinya akan
diselesaikan.
Analisis sistem dimulai setelah perencanaan sistem telah mengidentifikasi
subsistem yang dikembangkan. Tujuan utama analisis sistem adalah untuk
memahami sistem dan permasalahan yang ada, memberikan gambaran informasi
yang dibutuhkan, dan untuk menetapkan prioritas untuk kerja sistem berikutnya.
Hampir dari total biaya dalam siklus pengembangan ini dihabiskan pada tahap
desain dan implementasi. Ini juga berarti bahwa kesalahan-kesalahan besar yang
dilakukan dalam tahap analisis akan menimbulkan biaya yang lebih besar
nantinya di masa yang akan datang.
Oleh karena itu, sangat penting bagi seorang analis sistem untuk
memahami dengan baik situasi permasalahan yang dihadapi manajemen dan
informasi yang dibutuhkan.

B. PERENCANAAN SISTEM DAN ANALISIS KELAYAKAN

Pendekatan sistem yang secara total berbasis atas–bawah sangat penting
digunakan ketika mengembangkan sistem. Oleh karena itu perlu adanya perhatian
yang seksama ketika mengembangkan sebuah rencana dan strategi sistem secara
keseluruhan. Rencana tersebut harus memasukkan dukungan dan persetujuan total
dari manajemen puncak. Tanpa rencana keseluruhan sistem informasi yang akan
dikembangkan hanya akan seperti berupa motif abstrak dalam jahitan kain
perca. Rencana keseluruhan perlu mendapat kepastian untuk mencapai tujuan
berikut ini:
1. Sumber daya yang dimiliki akan ditujukan untuk subsistem yang paling
membutuhkan sumbe daya tersebut.
2. Proses duplikasi dan upaya yang sia-sia akan diminimalkan.
3. Pengembangan strategi dalam organisasi akan konsisten dengan
keseluruhan rencana strategis organisasi.
 Perencanaan sistem dan analisis kelayakan meliputi beberapa tahap yaitu
sebagai berikut:
1. Mendiskusikan dan merencanakannya bersama-sama dengan manajemen
puncak.
2. Menetapkan sebuah dewan penasehat (steering commitee) bagi
perencanaan sistem.
3. Menetapkan keseluruhan tujuan dan kendala yang dihadapi.
4. Mengenbangkan sebuah rencana sistem informasi strategis.
5. Mengidentifikasi dan menetapkan prioritas bagi wilaya-wilayah tertentu
dalam organisasi untuk menjadi fokus pengembangan sistem.
6. Membuat sebuah proposal sistem yang akan berperan sebagai landasan
analisis dan desain awal bagi subsistem tertentu yang akan dikembangkan.
7. Membentuk sebuah tim yang terdiri dari berbagai inividu yang akan
bekerja dalam proses analisis dan desain awal.
Hal paling utama dalam seluruh upaya pengembangan sistem adalah
mendapatkan dukungan dari manajemen puncak. Tugas pengembang sistem
adalah mengamati dengan cermat rencana strategis, faktor kunci sukses, dan
tujuan keseluruhan manajemen puncak.
Pengembang sistem harus mampu melakukan lebih banyak aktivitas dan
inisiatif dari pada sekadar bertanya kepada manajemen puncak tentang masalah
yang ada. Peran pengenbang sistem seperti layaknya seorang dokter yang
memerikasa pasiennya. Pasien hanya mampu mengungkapkan gejala-gejala yang
timbul dari permasalahan yang dihadapinya dan tugas dokterlah yang menentukan
masalah sebenarnya dan penyebab sesungguhnya.
Mengenbangkan rencana sistem strategis. Output utama yang dihasilkan
dewan penasihat atau individu yang bertanggung jawab atas pengembangan
sistem adalah sebuah rencana sistem strategis. Rencana ini haruslah berupa
dokumen tertulis yang menggabungkan tujuanjangka pendek dan tujuan jangka
panjang dari upaya pengembangan sistem sebuah perusahaan. Elemen kunci
dalam sebuah rencana sistem strategis ialah:
1. Keseluruhan pernyataan yang terkait dengan faktor sukses kunci dari
perusahaan dan tujuan-tujuan yang ingin dicapai.
 2. Deskripsi sistem dalam perusahaam yang membutuhkan upaya
pengembangan.
3. Pernyataan prioritas yang menunjukan bidang-bidang mana saja yang akan
mendapatkan prioritas paling tinggi.
4. Garis besar sumberdaya yang dibutuhkan termasuk didalamnya biaya,
orang,dan peralatan.
5. Rencana waktu pengembangan sistem tertentu.

C. ANALISIS SISTEM
Analisis sistem yang merupakan penguraian dari sistem informasi yang
utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk
mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-
kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang
diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem (system
planning) dan sebelum tahap desaian sistem (sistem design). Tahap analisis
merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap
ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya. Sehingga dapat
dijelaskan, tahapan analisis sistem terdiri dari:

Tahap 1: Survei Terhadap Sistem Saat Ini

Tujuan survei
Ada empat tujuan survei sistem:
1. Memperoleh pemahaman mendasar mengenai aspek operasional dari
sistem.
2. Menetapkan sebuah hubungan kerja dengan pengguna sistem.
3. Mengumpulkan data-data penting yang berguna untuk pengembangan
desain sistem.
4. Mengidentifikasi permasalahan-permasalahan khusus yang membutuhkan
lebih banyak perhatian dalam upaya desain subskuen.
 Pertimbangan perilaku
Elemen manusia merupakan faktor kunci untuk melakukan survei sistem.
Fakta menunjukan bahwapengembangan sistem meliputi perubahan sistem yang
ada saat ini beserta permasalahan yang ada di dalamnya, dan kebanyakan orang
tidak menyukai perubahan. Dalam banyak situasi seorang individu dapat saja
memiliki pekerjaan dan rutinitas yang tidak berubah selama beberapa tahun.
Menjadi tanggung jawab analisis sitem bukan pihak manajemen untuk
mampu menjembatani kesenjangan komunikasi. Oleh karena itu tugas utama
seorang analisis sistem adalah mengarahkan sebuah survei sistem yang mampu
membangun hubungan kerja yang baik antara tim proyek dan pihak manajmemen.
Beberapa pendekatan tertentu yang dapat digunakan untuk menjembatani
kesenjangan komunikasi ini adalah:
1. Mengetahui sebanyak mungkin orang-orang yang terlibat dalam sistem,
secepat mungkin.
2. Mengomunikasikan manfaat yang diperoleh dari sistem kepada orang-
orang yang terlibat didalamnya.
3. Memberikan jaminan sebesar mungkin pada seluruh individu bahwa
mereka tidak akan kehilangan pekerjaan mereka atau tidak ada perubahan
besar dalam tanggung jawab pekerjaan mereka.
4. Memberikan jaminan bahwa Anda benar-benar peduli dengan upaya
membuat kehidupan yang lebih baik bagi setiap orang yang terlibat dalam
sistem tersebut.
Sumber-sumber untuk mendapatkan beragam fakta
Beragam teknik dapat digunakan guna mendapatkan data tentang
subsistem informasi yang akan diteliti. Teknik tersebut berupa wawancara,
kuisioner, observasi, dan kajian beragam jenis dokumen seperti catatan rapat,
catatan rekening perusahaan, struktur organisasi, laporan keuangan, prosedur
manual, kebijakan perusahaan, deskripsi pekerjaan, dan sebagainya.

Menganalisis hasil survei

Penilaian terhadap efektivitas kemampuan sistem untuk mencapai
keseluruhan tujuan yang telah direncanakan haruslah berfokus pada sumbatan
(botlleneck). Sumbatan mencerminkan kelemahan dalam sistem yang bila
dilakukan perubahan kecil akan mampu memberikan peningkatan besar.

Tahap 2: Mengidentifikasi Kebutuhan Informasi

Tahap kedua dalam analisis sistem adalah proses mengidentifikasi
informasi yang dibutuhkan bagi pengambilan keputusam manajerial. Analisis,
ketika mengidentifikasi innformasi yang dibutuhkan, akan memelajari keputusan-
keputusan tertentu yang diambil manajer dalam hal input informasi yang
dibutuhkan dan digunakan. Proses ini disebut analisis kebutuhan informasi dan
hal ini merupakan dasar dilakukannya analisis terhadap pengambilan keputusan.
 Beberapa teknik sistematis dapat digunakan untuk memahami
pengambilan keputusan dan informasi yang dibutuhkan. Pendekatan tersebut
adalah:
1. Mengidentifikasi tanggung jawab utama seorang manajer.
2. Mengidentifikasi perangkat apa saja yang digunakan untuk menilai
seorang manajer.
3. Mengidentifikasi beberapa permasalahan utama yang dihadapi manajer.
4. Mengidentifikasi perangkat apa saja yang dapat digunakan manajer untuk
mengevaluasi output personal.

Tahap 3: Mengidentifikasi Kebutuhan Sistem

Tahap ketiga dalam proyek analisis sistem meliputi proses menentukan
kebutuhan sistem. Kebutuhan-kebutuhan tersebut dapat ditentukan dalam dua hal
yaitu, input dan output. Kebutuhan input bagi sebuah subsistem tertentu
menentukan kebutuhan kusus apa saja yang harus dipenuhi agar subsistem
tersebut mampu mencapai tujuannya. Sebagai contoh, kebutuhan informasi akan
sistem kendali produksi akan memasukkan peramalan penjualan dalam jangka
pendek, laporan ketersediaan bahan baku, spesifikasi kendali mutu dan standar
biaya, dan informasi yang dibuthkan untuk menentukan prioritas kerja bagi
pekerjaan tiap individu. Hal berikut ini dapat dipertimbangkan sebagai kebutuhan
output:
1. Laporan kemajuan harian.
2. Laporan keuangan harian.
3. Laporan unit yang rusak.
4. Laporan permasalahan bahan baku.

Tahap 4: Mengembangkan Laporan Analisis Sistem

Beberapa elemen kunci dalam laporan analisis sistem adalah:
1. Ringkasan lingkup dan tujuan proyek analisis.
2. Penegasan kembali hubungan antara proyek dengan rencana keseluruhan
sistem informasi strategis.
 3. Deskripsi keseluruhan permasalahan dalam subsistem tertentu yang sedang
dianalisis.
4. Ringkasan keputusan-keputusan yang dibuat dan informasi tertentu yang
dibiutuhkan untuk mendukung keputusan tersebut.
5. Spesifiksi kinerja sistem yang dibutuhkan.
6. Keseluruhan anggaran biaya dan rencana waktu pelaksanaan proyek.
7. Rekomendasi bagi peningkatan sistem yang ada saat ini atau bagi
perenanaan sistem baru.
8. Rekomendasi yang terkait dengan perubahan tujuan bagi subsistem yang
sedang dipelajari.

Teknik Pengorganisasian Fakta

Metodologi Warnier-Orr didasarkan pada proses analisis output sebuah
aplikasi dan proses Pemfaktoran aplikasi tersebut ke dalam struktur hierarkis
modul yang ada untuk mencapai pemrosesan yang diinginkan. Metodologi
Wamier-Orr menggunakan diagram segi empat pemrograman untuk menunjukkan
hierarki. Tingkatan tertinggi adalah pada sisi kiri dari gambar, dan tingkatan
terendah pada sisi kanan gambar. Diagram ini dibentuk hanya dengan
menggunakan tiga basis konstruksi: sekuen, seleksi, dan repetisi. Proses ini
meliputi sebuah sekuen yang berada dalam sebuah diagram segi empat
pemrograman dan dieksekusi dari atas hingga ke bawah.
Untuk menghitung total tertagih dalam sejumlah tagihan, berikut ini
sekuen yang digunakan: Pertama, menentukan diskon untuk tiap tagihan,
kemudian menentukan jumlah tertagih kotor setelah dikurangi diskon, dan
kemudian mengakumulasi total jumlah tertagih. Perlu dicatat bahwa tiga langkah
tersebut berada dalam satu diagram segiempat pemrograman. Seleksi diperlukan
ketika terdapat dua atau lebih alternatif. Alternatif yang berbeda satu sama lain ini
berada dalam sebuah diagram segi empat pemrograman dan terpisah dengan
menggunakan simbol G (tanda plus dalam lingkaran). Diskon akan diberikan jika
tanggal jatuh tempo lebih besar atau sama dengan tanggal saat ini. Bila terdapat
dua alternatif yang bersifat mutually exclusive, maka alternatif tersebut akan
berada dalam sebuah diagram segi pemrograman dan memiliki simbol yang
terpisah pula. Penghitungan diskon dalam kasus ini diindikasikan dengan diagram
segi empat pemrograman yang lebih rendah dalam hierarki. Jika tidak dibutuhkan
adanya pemrosesan, kata/istilah nol (null) atau skip digunakan untuk
mengindikasikannya dalam diagram. Repetisi ditunjukkan dengan subscript. Jika
sebuah proses hanya diulang sekali saja, maka subscript 1 yang akan digunakan.
Metodologi Warnier-Orr sangat mudah untuk dipahami dan digunakan.
Metodologi dapat digunakan untuk mendokumentasi semua jenis sistem, mulai
dari ringkasan tingkatan atas sampai logika program yang lebih detail. Pola dari
kiri-ke-kanan telah memaksa adanya pendekatan atas-bawah yang lebih
terstruktur untuk melakukan analisis.

Analisis Sistem Terstruktur

Sampai sejauh ini, pembahasan lebih fokus pada langkah-langkah dasar analisis
sistem dan teknikteknik yang digunakan untuk mengumpulkan dan menganalisis
fakta. Dalam bagian ini dan selanjutnya, pembahasan difokuskan pada analisis
sistem tertentu. Analisis sistem terstruktur adalah sebuah pendekatan untuk
menganalisis sistem yang dimulai dengan deskripsi umum sebuah sistem dan
kemudian diproses melalui seperangkat langkah yang tersusun secara logis, yang
di dalamnya tiap-tiap sistem dikembangkan secara lebih mendetail dan diakhiri
dengan kode pemrograman komputer (dan detail lainnya). Cara paling mudah
melihat analisis sistem terstruktur adalah seperti melihat sebuah sistem
dokumentasi. Sistem ini mencakup beberapa tingkat dokumentasi, di mana Setiap
tingkat adalah pengembangan dari tingkatan sebelumnya. Pada tingkatan pertama,
diagram alur data menggambarkan sistem itu sendiri. Kemudian diagram alur data
tersebut didukung oleh diagram alur data tambahan lainnya guna memberikan
lebih banyak detail di dalamnya. Proses dokumentasi lainnya menggambarkan
logika proses dan komponen data dari diagram-diagram tersebut.

Diagram Alur Logika versus Flowchart

Dalam deskripsi awal analisis 'sistem terstruktur disebutkan bahwa analisis ini
menggabungkan diagram alur data logika sebagai lawan dari flowchart analisis.
Dalam praktiknya, kedua tipe diagram tersebut digunakan bersama-sama ketika
menganalisis sistem. Hal ini karena setiap pendekatan memiliki keunggulan
sendiri-sendiri. Perbedaan utama kedua pendekatan ini adalah flowchart analitik
memberikan deskripsi fisik sebuah sistem, sementara diagram alur data logika
memberikan deskripsi logis sebuah sistem. Khususnya, flowchart analitik
menjelaskan dengan gamblang sarana input/output yang digunakan seperti
terminal data atau printer. Flowchart analitik juga menjelaskan dengan rinci
sarana penyimpanan, seperti disket atau pita magnetik. Diagram alur data logika
menggabungkan Semua elemen tersebut, namun membiarkan deskripsi fisiknya
tetap terbuka. Diagram alur data logika akan sangat berguna ketika mendesain
sistem baru karena diagram tersebut tidak mengharuskan implementasi fisik
tertentu. Lagi pula, diagram ini sering digunakan untuk menganalisis sebuah
sistem yang sudah ada tanpa harus mengganggu perlengkapan input/output dan
penyimpanannya. Sebagai contoh, seorang analis mungkin dapat
mempertimbangkan apakah sebuah sistem hutang dagang yang sudah ada saat ini
harus dibuat ”online" atau ”batch ". Diagram alur data logika akan tetap sama
pada kedua sistem tersebut (online dan batch), namun flowchart dokumen akan
sangat berbeda untuk dua situasi tersebut. Diagram alur data logika akan
membantu seorang analis untuk secara konseptual memisahkan masalah alur data
dan implementasi fisik. Dokumen dan flowchart analitik adalah alat analisis yang
sangat berharga. Kedua alat tersebut sangat penting untuk mendokumentasikan
implementasi fisik sebuah sistem. Di lain sisi, jenis dokumentasi seperti diagram
hierarki dan input-proses-output (HIPO), matriks file, dan lain-lainnya, juga harus
digunakan. Singkatnya, dokumentasi yang sama digunakan baik untuk desain dan
analisis. Diagram alur data logika sangat berguna untuk mendesain sistem baru
atau menganalisis sistem yang sudah ada karena diagram ini akan memisahkan
masalah alur logika dan implementasi fisiknya. Di lain sisi, flowchart dokumen
juga penting untuk mendokumentasikan implementasi fisiknya.

Desain Sistem versus Analisis Sistem

Analisis sistem terstruktur dan desain sistem terstruktur keduanya adalah proses
yang sama. Tegasnya, desain merujuk pada penciptaan sebuah model baru atau
modifikasi sistem, sementara analisis melibatkan evaluasi penting sebuah
permasalahan tertentu atau sistem yang sudah ada. Namun demikian, untuk
memudahkan, analisis sistem dan desain sistem sering kali dibedakan. Sebagai
contoh, dalam upaya memahami dan mendokumentasikan sebuah permasalahan
tertentu, seorang analis akan mengembangkan diagram alur data logika, flowchart
dokumen, dan proses logika tertentu. Seluruh dokumentasi tersebut juga akan
berperan sebagai basis bagi sebuah sistem yang baru.
Kesimpulannya, analisis sistem terstruktur harus dipelajari secara simultan dengan
desain sistem terstruktur. Proses dokumentasi dan langkah-langkah pengerjaan
dua permasalahan tersebut melibatkan seluruh komponen.
D. DESAIN SISTEM
Sebuah desain sistem sangat mirip dengan layout arsitek sebuah rumah.
Dalam tahap perencanaan, sang arsitek akan menentukan fungsi-fungsi dasar yang
harus dimiliki oleh rumah tersebut dan merumuskan rencana umum yang
berhubungan dengan layout keseluruhan. Dalam tahap desain sang arsitek akan
menyiapkan sebuah cetak biru dari rumah tersebut yang akan oleh ahli listrik,
tukang ledeng, dan tukang kayu. Sama halnya dengan perancang sistem ia perlu
menyiapkan sebuah cetak biru yang dapat diimplementasikan oleh akuntan,
programer komputer dan pihak manajemen.
Kesalahan kecil yang dibuat dalam tahap ini akan berakibat besar terhadap
sejumlah uang dan pengeluaran di tahap berikutnya. Hal yang sama juga sering
terjadi ketika mendesain sistem informasi akuntansi. Sebagai contoh, sebuah
perusahaan berniat mengimplementasikan sebuah rencana desain sistem yang
membutuhkan pembelian komputer tertentu dan paket perangkat lunak akuntansi
tertentu. Setelah menggunakan sistem selama setahun atau dua tahun,
perusahaan kemudian menemukan bahwa paket itu tidak lagi sesuai dengan
informasi yang dibutuhkan oleh pihakmanajemen. Dan ternyata mustahil
memodifikasi perangkat lunak tersebutkarena seluruh sistem harus diganti setelah
hanya digunakan dalam waktu pendek.
Perangkap lainya yang sering ditemukan adalah penolakan pengguan
terhadap sistem itu sendiri. Dikarenakan minimnya keterlibatan pengguan dalam
rencana desain, implementasi sistem dapat tidak populer dan pada akhirnya
ditolak oleh para individu yang menjadi target di mana sistem tersebut didesain.

E. LANGKAH-LANGKAH DESAIN SISTEM

Desain sistem dapat didefinisikan sebagai perumusan cetak biru untuk
sebuah sistem yang lengkap. Desain sistem dimulai dari hal-hal yang umum ke
hal-hal yang khusus. Hal ini merupakan karakteristik dasar pendekatan atas-
bawah. Fungsi umum dan tujuan yang akan dicapai oleh suatu sistem tertentu
haruslah diidentifikasi terlebih dahulu.
Berdasarkan tujuan-tujuan tersebut, barulah dimungkinkan Untuk
menyiapkan spesifikasi yang lebih detail, seperti struktur database, layout record,
dan formulir laporan khusus lainnya. Oleh karena itu, desain sistem dapat dilihat
sebagai desain detail maupun desain awal.
Dalam banyak kasus, upaya desain ini dimulai selama tahap perencanaan
sistem dan analisis dalam siklus pengembangan. Upaya desain harus dilihat
sebagai sebuah proses yang berkelanjutan dalam mengembangkan detail yang
dimulai pada tahap analisis dan perencanaan dan berakhir ketika mengawali tahap
implementasi dalam siklus pengembangan. Selanjutnya, seluruh siklus
pengembangan, termasuk di dalamnya tahap desain, adalah sebuah proses yang
tanpa akhir. Selama masa implementasi, permasalahan yang dihadapi biasanya
berhubungan dengan spesifikasi desain. Ketika hal ini terjadi, adalah penting
untuk menengok kembali proses desain dan membuat perubahan yang diperlukan.
Hal lain yang harus diperhatikan adalah lingkungan bisnis senantiasa berubah dan
seiring dengan itu kebutuhan akan sistem yang baru pun muncul, sehingga desain
sistem harus direstrukturisasi sesuai kebutuhan.

Gambar 10.10 merumuskan langkah-langkah pokok dalam desain sistem.

Hal pertama yang dilakukan adalah melakukan evaluasi terhadap berbagai
alternatif desain; kedua, persiapan spesifikasi desain; dan ketiga, persiapan
spesifikasi desain sistem.

Mengevaluasi Berbagai Alternatif Desain

Dalam setiap kasus yang ditemui, proyek desain sistem berkembang dari
munculnya sebuah kebutuhan tertentu, seperti yang telah ditentukan oleh tahap
perencanaan dan analisis sistem dalam siklus pengembangan. Desain sistem harus
menyediakan solusi untuk sebuah masalah khusus. Permasalahan dalam desain
sistem adalah seperti layaknya permasalahan dalam hidup ini; yaitu tidak adanya
solusi tunggal yang secara sempurna memecahkan masalah. Perancang sistem
biasa dihadapkan pada sejumlah solusi, yang tampak sangat menarik untuk diuji.
Oleh karena itu, salah satu aspek penting dalam desain sistem adalah
enumerasi dan pertimbangan yang matang terhadap beragam alternatif desain.
Enumerasl Alternatif Desain
Dalam banyak tingkatan, ahli desain menghadapi banyak alternatif
manakala sedang mengembangkan sebuah sistem baru yang lengkap atau
memodifikasi sistem yang ada. Jika perusahaan sebelumnya tidak memiliki
sebuah sistem, pilihannya menjadi mudah. Sebagai contoh, jika sebuah
perusahaan tidak memiliki sistem akuntansi sama sekali, maka perusahaan tidak
mempertimbangkan beragam modifikasi pada sistem yang telah ada sebelumnya;
ahli desain tinggal membangun sebuah sistem baru dari dasar.
Ada dua pendekatan yang dapat digunakan untuk mendesain sebuah sistem
baru yang lengkap. Pendekatan yang pertama adalah mendesain sistem secara
lengkap mulai dari awal. Pendekatan lainnya adalah memaksa ahli desain untuk
memilih dan merekomendasi sistem yang belum dibuat (premade system).
Sebagai contoh, sebuah perusahaan mungkin menemukan bahwa akan lebih
ekonomis bila membeli satu dari banyak paket program komputer akuntansi yang
tersedia. Namun demikian, beberapa paket tersebut tidak sesuai dengan aplikasi
tertentu.
Sementara di lain sisi, beberapa paket perangkat lunak memberikan pada
penggunanya sebuah keleluasaan alternatif dalam item data, format laporan, dan
lain sebagainya. Sejumlah hal penting berkenaan dengan pekerjaan desain kerap
kali perlu dilakukan karena paket pradesain tidak memecahkan masalah desain
secara menyeluruh. Hal ini penting karena terdapat kecenderungan pada para
manajer untuk merasa bahwa komputer dan perangkat lunak komputer yang ada
akan mampu menyelesaikan masalah kebutuhan informasi mereka.
Beberapa paket komputer sering mampu memenuhi kebutuhan tertentu
dalam sebuah situasi tertentu hanya dengan sedikit pekerjaan desain. Hal ini
terutama karena paket komputer tersebut telah dikerjakan dan ditulis untuk sebuah
industri tertentu. Sebagai contoh, sejumlah turnkey system telah tersedia bagi para
pengacara, dokter, kontraktor, dan lain-lain. Namun demikian, seiring
bertambahnya kompleksitas dalam perusahaan dan jumlah produk mereka, maka
makin sulit pula menemukan sistem pradesain yang benar-benar mampu
memenuhi kebutuhan manajemen tersebut.
 Situasi kedua yang sering dihadapi dalam desain sistem adalah sistem
yang telah ada sebelumnya tidak berfungsi dengan semestinya. Dalam kasus ini
desain sistem tersebut harus diubah. Pada umumnya lebih sulit untuk
memodifikasi sebuah sistem yang telah ada ketimbang mengimplementasikan
sebuah Sistem baru. Hal ini terutama karena individu cenderung menolak
perubahan. .
Ada beberapa pendekatan fundamental yang dapat diambil untuk
memodifikasi sebuah sistem yang telah ada. Pertama, memodifikasi data yang
telah terkumpul dan laporan yang telah dihasilkan. Ini merupakan pendekatan
yang paling sederhana karena hanya melibatkan sedikit atau bahkan tidak perlu
merumuskan kembali tanggung jawab pekerjaan yang ada saat ini. Pendekatan
kedua adalah merumuskan kembali sistem yang telah ada saat ini dengan
mengorganisasi kembali tanggung jawab pekerjaan. Pendekatan ini bersifat lebih
drastis dari pendekatan yang pertama dan sering ditolak oleh karyawan. Karyawan
biasanya akan merasa nyaman pada suatu pekerjaan setelah berjalan beberapa
bulan. Kemungkinan terjadinya perubahan tanggung jawab pekerjaan dapat
rnenimbuIkan ketidakpastian dalam kehidupan karyawan. Ketidakpastian ini
sendiri dapat menimbulkan ketidaknyamanan bagi seseorang dan dapat
menimbulkan penolakan terhadap perubahan.
Oleh karena itu, perancang sistem harus berhati-hatl kala
merekomendasikan perubahan organisasional, dan hanya dilakukan dalam situasi
di mana perubahan tersebut benar-benar dibutuhkan. Walaupun perubahan
organisasional telah direkomendasikan dengan hati-hati dan cermat, namun
seringkali perlu untuk menetapkan kembali tugas/pekerjaan karyawan atau
melakukan perubahan besar dalam tanggung Jawab pekerjaan mereka. Beberapa
perubahan tersebut biasanya terjadi ketika pertimbangan yang cermat akan biaya
dan manfaat serta kontrol internal telah dilakukan.
Dalam situasi seperti ini, setiap upaya harus mampu meminimalisasi
ketidakpastian dan ketidaknyamanan karyawan. Akhirnya, sejumlah alternatif
desain dapat diaplikasikan baik pada sebuah sistem baru atau modifikasi sebuah
sistem yang telah ada. Satu alternatif umum yang dapat digunakan adalah
mempertimbangkan apakah melakukan atau tidak melakukan upaya komputerisasi
sebuah sistem tertentu. Alternatif lainnya yang dapat digunakan adalah apakah
melakukan sentralisasi atau desentralisasi sistem.

Menggambarkan Berbagai Alternatif

Setelah daftar alternatif utama dibuat, tiap alternatif dapat
didokumentasikan dan digambarkan. Sebagai contoh, sebuah jaringan komputer
untuk pengumpulan data dan distribusi laporan dapat dilakukan entah sentralisasi
atau desentralisasi. Dalam alternatif desain sentralisasi, tiap divisi memasok data
akuntansi ke pusat sistem komputer. Pusat sistem komputer kemudia memproses
dan mendistribusikan laporan kepada setiap divisi. Dalam sebuah desain sistem
desentralisasi, setiap divisi memiliki komputer dan mengumpulkan datanya
sendiri. Laporan yang telah selesai dikirim ke kantor pusat perusahaan. Deskripsi
tiap alternatif harus menjelaskan keunggulan dan kelemahannya. Informasi biaya
yang terkait dengannya pun harus dimasukkan dalam perhitungan sehingga
perbandingan biaya-manfaatnya dapat. dibuat berdasarkan alternatif desain
tersebut. Sebagai contoh, sistem sentralisasi menelan ongkos $1,000,000 dan
sistem desentralisasi membutuhkan biaya $1,250,000. Sekilas tampak bahwa
sistem sentralisasi lebih murah. Namun sistem desentralisasi di sisi lain
memberikan sejumlah fungsi tambahan. Lebih lanjut, kapasitas total setiap
komputer individu dalam sistem desentralisasi lebih besar dari sistem sentralisasi.
Hal ini menjadi penting manakala ada kemungkinan bahwa kapasitas sistem
sentralisasi dapat dicapai dalam waktu dekat.

Mengevaluasi Alternatif
Setelah tiap alternatif telah dikumpulkan dan didokumentasi, langkah
berikutnya adalah membandingkan tiap alternatif tersebut. Kriteria penting untuk
memilih sebuah alternatif untuk diimplementasikan adalah membandingkan biaya
dan manfaatnya. Selain itu, alternatif yang terpilih seharusnya memuaskan semua
sasaran sistem.
Faktor penting lainnya yang perlu dipertimbangkan adalah kelayakan.
Sebuah proposal desain harus layak secara teknis dan operasional. Alternatif
tersebut harus memungkinkan bagi sebuah perusahaan untuk
mengimplementasikan spesifikasi desain tertentu. Sebagai contoh, jika sebuah
perusahaan memiliki sebuah komputer mainframe yang canggih, maka perusahaan
tersebut harus disiapkan untuk mengelolanya. Hal ini akan membutuhkan
peningkatan skala tanggung jawab pekerjaan individu-individu yang ada saat ini.
Ketika pendekatan tersebut dilakukan, perusahaan harus memastikan bahwa
individu yang menjadi sasaran akan mampu mengelola sistem baru tersebut.
Adalah mudah untuk menganggap enteng persyaratan untuk memelihara,
mengelola dan mengoperasikan sistem informasi yang canggih.
Alternatif desain yang terbaik biasanya dipilih oleh manajemen puncak.
Sehingga desain yang dipresentasikan pada manajemen puncak biasanya tidak
terlalu detail. Sekali manajemen memilih sebuah desain, maka tim desain akan
menyiapkan Spesifikasi detail desain.

Menyiapkan Spesifikasi Desain

Peraturan penting untuk mengembangkan spesifikasi desan adalah ahli
desain harus bekerja secara terbalik, yaitu dari output ke input. Perancang sistem,
manakala bekerja dengan tujuan sistem, harus mendesain seluruh laporan
manajemen dan dokumen output operasional sebagai langkah pertama dalam
proses. Sekali seluruh output telah dispesifikasikan, input data dan langkah-
langkah pemosesarmya ditentukan secara otomatis. Setelah keputusan diambil,
perancang sistem kemudian membangun kontrol yang sesuai dengan spesifikasi
tersebut.
Gambar 10.11 menunjukkan proses tersebut. Dalam setiap tahap desain,
pertimbangan spesifikasi harus dibuat. Desain laporan dan output lainnya harus
memperhatikan beberapa faktor seperti frekuensi pelaporan, media output, dan
format laporan akmal. Ketika mengembangkan sebuah database, desain harus
memerhatikan pengorganisian file, layout record, media penyimpanan, dan
volumen penggunaan yang harus dibuat. Pada tahap pemrosaan, penghitungan
harus dilakukan dengan cermat dan sekuens operasi yang sesuai harus pula
ditentukan. Akhirnya, format input yang tepat, media input, dan volume transaksi
harus pula dipertimbangkan ketika menentukan input.
Mempersiapkan dan Menyerahkan Spesifikasi Desain Sistem
Spesifikasi desain yang telah selesai harus dibuat dalam bentuk sebuah
proposal. Jika proyek berskala besar, Proposalnya harus dikaji terlebih dahulu
oleh manajemen puncak sebelum disetujui. Namun demikian, Pmposal-proposal
berskala kecil dan tidak mahal dapat disetujui oleh manajer divisi atau
departemen. Rincian proposal desain harus memasukkan semua yang dibutuhkan
untuk mengimplementasikan desain proyek. Secara umum proposal akan terdiri
dari jadwal waktu khusus penyelesaian proyek, anggaran, dan deskripsi tenaga
kerja yang dibutuhkan, juga flowchart dan diagaram yang menggambarkan
bagaimana sistem tersebut akan diimplementasikan. Salinan seluruh output sistem
yang diajukan akan dijadikan satu, termasuk di dalamnya spesifikasi database
yang akan diciptakan atau dimodifikasi. Spesifikasi database akan berisi jumlah
yang tepat akan item data tertentu, seperti file organisasi dan metode yang
digunakan untuk mengakes file. Pada akhirnya, detail yang terkait dengan
kebutuhan penyimpanan, ukuran file, dan frekuensi memperbarui file harus pula
disediakan.
Dengan memerhatikan pemrosesan data, detail yang membutuhkan
perangkat lunak dan perangkat keras harus pula tersedia. Perangkat keras pada
umumnya terdiri dari komputer itu sendiri, perlengkapan komunikasi, printer, dan
perlengkapan input/output. Pada sisi perangkat lunak, juga harus dimasukkan
spesifikasi yang berhubungan dengan operasi pemrosesan. Akhirnya, spesifikasi
dan waktu siklus pemrosesan harus juga tersedia.
Pada tahap akhir, dalam seluruh kasus, spesifikasi volume dan biaya
informasi harus pula tersedia. Sebagai contoh, jika sistem membutuhkan entri
manual untuk pesanan penjualan ke dalam komputer, maka detail yang terkait
dengan kebutuhan personel, biaya dan waktu untuk memasukkan data tersebut
harus diberikan. Informasi ini juga memasukkan kondisi puncak volume
(misalnya selama musim sibuk) dan rata-rata volume.
Penting juga memasukkan analisis yang terperinci mengenai pengendalian
dan pengukuran keamanan ke dalam proposal desain karena beberapa
pertimbangan desain dapat memunculkan kendala antara pengendalian internal
dan efisiensi. Sebagai contoh, sebuah desain mungkin akan menentukan bahwa
sebuah item data tertentu dapat dimasukkan ke dalam sistem sebanyak dua kali
sehingga komputer dapat melakukan pengecekan ulang demi kepentingan akurasi
dan konsistensi. Dalam kasus ini, proposal desain harus secara jelas menyatakan
bahwa hal ini dilakukan demi tujuan kontrol internal.

Cetak Biru Proses Bisnis

Saat ini menjadi populer untuk menggunakan seperangkat prapaket cetak
biru untuk seluruh proses bisnis perusahaan. Sebagai contoh, perusahaan-
perusahaan yang menggunakan SAP Enterprise Resource Planning System
memulai upaya desain mereka dengan menggunakan seperangkat lengkap cetak
biru yang disediakan SAP untuk seluruh proses bisnis perusahaan yang ada.
Tim desain kemudian tinggal fokus pada penyesuaian seperangkat awal
cetak biru ini dengan kebutuhannya sendiri, yakni dengan fokus pada proses-
proses yang penting dan unik bagi tujuan dan strategi perusahaan.

F. PERTIMBANGAN DESAIN SISTEM

Desain sistem umumnya memiliki permasalahan pada elemen sistem,
sehingga menghasilkan pertimbangan-pertimbangan dalam desain sistem. Berikut
ini adalah tabel yang menghubungkan antara elemen sistem dengan pertimbangan
desain sistem:
Elemen Sistem Pertimbangan Desain
Output (laporan atau dokumen) Efektivitas biaya
Relevansi
Kejelasan
Timeliness
Database Efektivitas biaya
Integrasi
Standarisasi
Fleksibilitas
Keamanan
Akurasi
Efisiensi
 Organisasi
Pemprosesan Data Efektivitas biaya
Keseragaman
Integrasi
Akurasi
Input Data Efektivitas biaya
Akurasi
Keseragaman
Integrasi
Pengendalian dan Ukuran Keamanan Efektivitas biaya
Komprehensif
Kesesuaian

G. TEKNIK-TEKNIK DESAIN
Mendesain sebuah sistem merupakan suatu aktivitas yang kreatif. Hal
tersebut tidaklah sama dengan anggapan bahwa dua tim desain aka menghasilkan
solusi yang sama untuk suatu permasalahan. Oleh karena itu desain sistem dapat
dipandang sebagai sesuatu yang punya nilai seni walaupun banyak teknik telah
dikembangkan.
1. Desain formulir.
Proses mendesain formulir disebut desain formulir. Bagian ini harus
mendapat perhatian penuh oleh tim desain sistem karena merupakan
perantara antara pengguna dan sistem itu sendiri. Oleh karena itu desain
formulir harus berfokus pada proses produksi dokumen-dokumen yang
menyediakan perantara yang efektif antara manajer dab sistem informasi.
2. Desain database.
Sejumlah teknik yang berguna dapat dimanfaatkan untuk mendesain
database: diagram struktur data, layout record, lembar analisis file, dan
matriks yang terkait dengan file. Diagram struktur data menunjukan
hubungan antara beragam jenis record. Diagram layout record akan
menunjukan beragam tempat (field) data dalam sebuah record. Lembar
 analisis file menyediakan bagi perancang sistem sejumlah poin penting
yang berkaitan dengan isi dari sebuah file tertentu. Informasi tersebut akan
berisi layout record, tujuan file, perkiraan jumlah record, dan lain
sebagainya.
3. Paket desain sistem.
Sejumlah metodelogi prapaket desain tersedia untuk membantu siklus
pengembangan sistem. Tujuan dari paket-paket ini adalah untuk membantu
perancang sistem melakukan pendekatan secara sistematis terhadap suatu
permasalahan. Paket-paket ini membantu perancang untuk menyusun
struktur permasalahan desain dan menghasilkannya dalam waktu singkat.
4. Memilih perangkat lunak dan perangkat keras.
Membeli perangkat lunak mempunyai beberapa keunggulan:
1) Paket perangkat lunak tersebut lebih murah. Biaya pengembangan
lebih bayak akan ditanggung oleh pembeli daripada si pembuat.
2) Paket-paket peragkat lunak telah siap digunakan. Jika beberapa
organisasi telah menggunakan paket tersebut selama beberapa bulan,
maka dapat diasumsikan aman dan segala gangguan yang muncul
akibat kesalahan telah dihilangkan.
3) Perusahaan dapat mencoba produk tersebut sebelum menginvestasikan
sejumlah uang. Dengan menggunakan perangkat lunak in-house
dimungkinkan untuk menempatkan lama waktu pengembangan ke
dalam program, hanya untuk menemukan apakah program tersebut
tidak mampu memberikan hasil yang diinginkan bila sistem tersebut
dijalankan.
Kelemahan utama canned software package adalah jarangnya perangkat
lunak tersebut persis sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Paket
perangkat lunak tersebut biasanya perlu dimodifikasi ( biasanya menelan biaya
yang cukup besar) atau sebaliknya perusahaan memodifikasi prosedur yang
dimilikinya sesuai dengan paket tersebut.
Dedicated software package ditujukan pada pelanggan tertentu seperti toko
eceran atau kantor akuntan publik. Untuk menemukan sebuah dedicated software
package perlu menanyakannya pada orang-orang yang bekerja di perusahaan lain
dalam industri yang sama. Suatu catatan penting yang harus diperhatikan ketika
membeli paket perangkat lunak ataupun perangkat keras adalah: suatu kesalahan
untuk menganggap bahwa harga akan turun dengan cepat atau sebuah versi baru
akan segera tersedia. Dalam banyak kasus turunya harga adalah sesuatu yang
tidak dapat dibandingkan dengan ketidaknyamanan akibat tidak memiliki
komputer pada saat tersebut. Dan metode yang canggih dari versi yang lebih baru
tidaklah selalu perlu karena kesesuaianlah yang menjadi tolok ukurnya. Akan
lebih baik bila membeli sebuah sistem sekarang ketika benar-benar dibutuhkan
daripada mencoba menebak pasar komputer yang demikian tidak terdeteksi, yang
tidak seorang pun mampu meramalkannya dengan tepat.
 DAFTAR PUSTAKA
Bodnar, Hopwood. 2004. Accounting Information Systems Ninth Edition. Prentice
Hall: New Jersey.
Suarjaya. 2011. Perencanaan Sistem dan Analisis.
http://dedysuarjaya.blogspot.com, diakses pada tanggal 28 April 2015.
Apriliantini. 2012. Bab 12 erencanaan dan Analisis Sistem.
https://destyapriliantini.wordpress.com, diakses pada tanggal 28 April
2015.
Meirani. 2014. Perencanaan dan Analisis Sistem. http://djmail9345.blogspot.com,
diakses pada tanggal 29 April 2015.
Bayu. 2009. Makalah Analisis Sistem Informasi Akuntansi. http://cafe-
ekonomi.blogspot.com, diakses pada tanggal 29 April 2015.