SISTEM PENOMORAN DAN PENJAJARAN REKAM MEDIS

10 JULI 2015 | HAERANIDIAN

 Sistem Penomoran
Sistem penomoran rekam medis sangat berperan penting
dalam memudahkan pencarian berkas atau dokumen rekam
medis apabila pasien kemudian datang kembali berobat di
sarana-sarana pelayanan kesehatan serta untuk
kesinambungan informasi, dengan menggunakan sistem
penomoran maka informasi-informasi dapat secara berurut dan
meminimalkan informasi yang hilang. Pemberian nomor
kepada pasien saat pasien berkunjung pertama kali dan
digunakan seteruskan di tempat pelayanan kesehatan.

Menurut Shofari (1998) ada tiga sistem pemberian nomor

pasien (Administrasion Numbering System) yaitu:

1. Pemberian Nomor Cara Seri (Serial Numbering System)

Merupakan suatu sistem penomoran dimana setiap pasien
yang berkunjung di puskesmas atau sarana pelayanan
kesehatan akan mendapatkan nomor baru.

Keuntungan dengan menggunakan sistem ini :

 Petugas rekam medis lebih mudah dalam memberikan

nomor kepada pasien.
 Petugas rekam medis lebih cepat dalam memberi
pelayanan kepada pasien.
Kerugian dengan menggunakan sistem ini :

 Membutuhkan waktu lama dalam pencarian Dokumen

Rekam Medis lama, karena satu pasien dapat memperoleh
lebih dari satu nomor.
 Informasi pelayanan klinik menjadi tidak
berkesinambungan.
1. Pemberian Nomor Secara Unit (Unit Numbering System)
Suatu sistem penomoran dimana sistem ini memberikan satu
nomor kepada pasien rawat jalan, rawat inap dan gawat
darurat. Setiap pasien yang berkunjung mendapatkan satu
nomor pada saat pertama kali pasien datang ke Puskesmas
dan digunakan selamanya pada kunjungan berikutnya.

Sistem Penomoran Unit dibagi menjadi dua, yaitu :

 Social Security Numbering

Social Security Numbering yaitu penomoran yang
berhubungan dengan lingkungannya dan hanya di Amerika
Serikat dan efektif pada veteran administration hospital.
Keuntungannya adalah dapat dibedakan dengan pasien
lainnya.

 Family Numbering
REPORT THIS AD

Family Numbering yaitu penomoran yang berhubungan

dengan keluarga (satu nomor untuk satu keluarga). Biasanya
dilaksanakan di puskesmas. Terdiri dari sepasang digit
tambahan yang ditempatkan pada setiap keluarga.
Keuntungan dari sistem ini adalah semua informasi pada satu
keluarga terkumpul.

Keuntungan dengan menggunakan sistem Family

Numbering yaitu :

1. Informasi klinis dapat berkesinambungan karena semua

data dan informasi mengenai pasien dan pelayanan berada
dalam satu folder.
2. Setiap pasien hanya mempunyai satu kartu berobat yang
digunakan oleh seluruh keluarga pada sarana pelayanan
Puskesmas.
Kerugian dengan menggunakan sistem ini yaitu pelayanan
pasien kunjungan ulang memerlukan waktu yang cukup lama.

1. Pemberian Nomor Cara Seri Unit ( Serial Unit Numbering

Sistem)
Pemberian nomor dengan cara ini menggabungkan sistem seri
dan unit. Dimana setiap pasien datang berkunjung ke
Puskesmas diberikan nomor baru tetapi dokumen Rekam
Medis terdahulu digabungkan dan disimpan jadi satu di bawah
nomor yang baru.

Kekurangan dengan menggunakan sistem ini :

 Petugas menjadi lebih sibuk setelah selesai pelayanan

dan informasi yang diberikan kepada pasien tidak
berkesinambungan.
Kelebihan menggunakan sistem ini :

 Pelayanan menjadi lebih cepat karena tidak memilih

antara pasien baru atau pasien lama, semua pasien yang
datang dianggap pasien baru.
 Tidak perlu mencari Dokumen Rekam Medis.

 Sistem Penjajaran
Dokumen rekam medis yang disimpan didalam rak
penyimpanan tidak ditumpuk melainkan disusun, berdiri
sejajar satu dengan yang lain. Menurut Shofari (1998) ada
tiga sistem penomoran dalam rekam medis yaitu:

1. Sistem Nomor Langsung (Straight Numerical Filing)

Sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan
menjajarkan folder dokumen rekam medis berdasarkan
urutan nomor rekam medis dari awal.

01

11

98
Angka ke-1 Angka ke-2 Angka ke-3

Contoh :

Seksi 01 Seksi 02 Seksi 03

01-11-98 02-08-75 03-89-55

 01-11-99 02-08-76 03-89-56

Kelebihan Sistem Nomor Langsung yaitu:

 Mudah melatih petugas-petugas yang harus

melaksanakan pekerjaan penyimpanan.
 Mudah dalam pencarian dokumen rekam medis
dalam jumlah banyak dengan nomor berurutan.
Kekurangan Sistem Nomor Langsung yaitu:

 Petugas harus memperhatikan seluruh angka

nomor sehingga mudah terjadi kekeliruan menyimpan.
 Terjadinya konsentrasi pada rak penyimpanan
untuk nomor besar yaitu rekam medis dengan nomor
terbaru.
 Pengawasan kerapian penyimpanan sangat sulit
dilakukan, karena petugas tidak terbagi menurut nomor.
1. Sistem Angka Tengah (Middle Digit Filing)
Sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan
menjajarkan folder dokumen rekam medis berdasarkan
urutan nomor rekam medis pada dua angka kelompok
tengah.

25

17

78
Angka ke-2 Angka ke-1 Angka ke-3

Contoh :

Seksi 17 Seksi 70 Seksi 99

25-17-78 80-70-99 11-99-85

25-17-79 81-70-00 11-99-86

 Kelebihan Sistem Angka Tengah yaitu:

 Mudah mengambil 100 dokumen rekam medis yang

nomornya berurutan.
 Penggantian sistem nomor langsung ke angka
tengah lebih mudah dari pada ke sistem angka akhir.
 Petugas mudah di serahi tanggung jawab sejumlah
rak.
Kelemahan Sistem Angka Tengah yaitu:

 Latihan dan bimbingan petugas lebih lama.

 Sistem ini tidak dapat digunakan apabila nomor
sudah melebihi 6 digit.
 Terjadi rak-rak lowong pada beberapa seksi apabila
dilakukan pencabutan dokumen non aktif.
2. Sistem Angka Akhir (Terminal Digit Filing)
Sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan
menjajarkan folder dokumen rekam medis berdasarkan
urutan nomor rekam medis pada dua angka kelompok akhir.

23

01

42
Angka ke-3 Angka ke-2 Angka ke-1

Contoh :

Seksi 42 Seksi 89 Seksi 99

23-01-42 98-60-89 98-24-99

24-01-42 99-60-89 99-24-99

Kelebihan Sistem Angka Akhir yaitu:

 Tersebar secara merata

 Petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk
sejumlah section tertentu.
 Rekam medis non aktif dapat diambil dari rak
penyimpanan.
 Jumlah rekam medis untuk setiap section terkontrol
dan bisa dihindarkan timbulnya rak-rak kosong.
 Membantu memudahkan perencanaan peralatan
penyimpanan (jumlah rak).
 Kekeliruan menyimpan (misfile) dapat di cegah.
Kekurangan dari sistem ini yaitu latihan dan bimbingan bagi
petugas penyimpanan dalam hal system angka akhir
mungkin lebih lama