BAB IX

SISTEM DAN PROSES OPERASIONAL

A. Pengertian Sistem dan Proses Operasional Rumah Sakit

Menurut Permenkes nomor 2052/Menkes/Per/X/2011 tentang izin praktik dan

pelaksanaan praktik kedokteran, standar prosedur operasional adalah suatu

perangkat/langkah-langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan suatu proses kerja

rutin tertentu yang memberikan langkah yang benar dan terbaik berdasarkan konsensus

bersama untuk melaksanakan berbagai kegiatan dan fungsi pelayanan yang dibuat oleh

fasilitas pelayanan kesehatan berdasarkan standar profesi. Standar prosedur

Operasional (SPO) wajib diterapkan oleh rumah sakit kepada masyarakat. SPO

diperlukan oleh tenag medis dan tenaga rumah sakit untuk mencapai asuhan yang

berkualitas. Pelayanan medis di RSUD Wates memiliki SOP yang berdasarkan

Undang-Undang Kesehatan, Undang-Undang Praktik Kedokteran, pengelolaan,

kelembagaan, struktur organisasi dan tata kerja Rumah Sakit Daerah. SOP yang

diterapkan di RSUD Wates terbagi menajdi dua kelompok, yaitu :

Medis Non Medis

1. Kebijakan pelayanan 1. Kesehatan lingkungan
medis
2. ICU/ICCU 2. Instalsi radiologi
3. IGD 3. Instalasi gizi
4. THT 4. Instalasi farmasi
5. Neonatus 5. Kamar jenazah
6. Penyakit anak 6. CSSD
7. Kamar operasi 7. Unit Laundry
8. Penyakit dalam 8. Rekam medis
9. Penyakit syaraf
B. Pencatatan dan Pelaporan Rumah Sakit

1. Sistem Pencatatan di RSUD

Pendaftaran

Pasien lama Pasien Baru

Tracer Pembuatan Rekam Medis

RM diantar ke poliklinik

Pencatatan diagnosis dan tindakan yang dilakukan

(ICD X)

Input data pada Sistem Informasi Rumah Sakit

RM kembali ke instalasi rekam medis

Petugas mengecek kelengkapan data

Register dan coding diagnosis ICD X

Indeks 10 besar penyakit

2. Sistem Pelaporan di RSUD

a. Laporan internal

Laporan internal rumah sakit adalah laporan rawat jalan maupun rawat inap

yang dibuat oleh pihak rumah sakit itu sendiri untuk disosialisasikan kepada

unit/pelayanan yang ada di rumah sakit. Laporan ini berisi tentang :

1) Kegiatan pelayanan rawat jalan dan IGD

a) Jumlah kunjungan rawat jalan

b) Jumlah kunjungan rawat darurat

 c) Kegiatan pelayanan rawat inap

d) Jumlah hari perawatan

e) Jumlah pasien keluar hidup dan mati

f) Jumlah persalinan/kelahiran

g) Jumlah tindakan pembedahan/operasi

2) Kegiatan pelayanan penunjang

a) Jumlah pemeriksaan radiodiagnostik

b) Jumlah pemeriksaan laboratorium

c) Jumlah tindakan fisioterapi

3) Kegiatan farmasi

b. Laporan eksternal

Laporan eksternal RSUD Wates merupakan laporan yang diserahkan ke Dinas

Kesehatan Kabupaten Kulon Progo untuk menindak lanjuti penanganan

terhadap penyakit yang ada. Laporan ini dilakukan setiap satu bulan, triwulan,

semester, dan setiap tahun. Laporan akan diteruskan berjenjang dari Dinas

Kesehatan Kabupaten Kulon Progo ke Dinas Kesehatan Provinsi DIY, dan ke

Pusat. Sesuai dengan PERMENKES RI Nomor 1171/MENKES/PER/VI/2017

laporan eksternal terdiri dari :

1) RL 1 : Laporan tentang data kegiatan rumah sakit selama 1 tahun,

meliputi rawat inap, rawat jalan, pelayanan IGD, kegiatan radiologi,

pelayanan kesehatan gigi, pengujian kesehatan, rehabilitasi medik, latihan

kerja, pelayanan kesehatan jiwa, pemeriksaan laboratoeium klilnik, kegiatan

rujukan, dan kegiatan keluarga berencana. Laporan ini dibuat setiap

triwulan berdasarkan catatn harian yang dikumpulkan setiap bulan.

2) RL 2A : Laporan data morbiditas mengenai pasien rawat inap per kasus,

yang dilaporkan setiap bulan.

3) RL 2B : Laporan data morbiditas mengenai pasien rawat jalan,

dilaporkan setiap bulan.

4) RL 3 : Laporan data dasar rumah sakit meliputi data identitas rumah

sakit, surat ijin penyelenggaraan, direktur rumah sakit, fasilitas rumah sakit,

yang dilaporkan setiap tahunnya.

5) RL 4 : Laporan mengenai data ketenagakerjaan yang berisi informasi

rekapitulasi jumlah tenaga kerja rumah sakit berdasarkan kualifikasi

pendidikan dan status kepegawaian, yang dilaporkan setiap tahun. RL

Laporan mengenai data ketenagakerjaan yang berisi data individual

ketenagaan rumah sakit berupa data pribadi, pekerjaan, pendidikan,

pengalaman kerja, jabatan, dan status kepegawaian.

6) RL 5 : Laporan mengenai penambahan atau pengurangan peralatan di

RSUD Wates berisi rekapitulasi data jumlah peralatan medik yang ada di

rumah sakit menurut sumber pengadaan dan kondisinya, yang dilaporkan

setiap tahun. RL 5a merupakan data individual peralatan medik di rumah

sakit, berisi nama atau jenis alat, tipe atau model, dan kapsitas alat.

7) RL 6 : laporan mengenai infeksi nosokomial yang terjadi.

 C. Proses Pelayanan Pasien

Pasien datang

Screening

Pasien Baru Pasien Lama

Ambil nomor antrian Pendaftaran Pendaftaran Mesin

Online Anjungan

Mengisi formulir data

pasien
Pasien Penjaminan
Pasien Umum
BPJS/Jamkes

Pasien Umum Pasien Penjaminan

BPJS/Jamkes Ambil nomor
antrian

Loket Pendaftaran Loket Penjaminan Loket Penjaminan

Pemeriksaan Penunjang
Laborat/Radiologi/Lainnya

Poliklinik

Farmasi Admisi Rujuk

Pasien PPRI Pasien

Pasien Umum Pasien Umum
Penjaminan Penjaminan

Kassa Rawat Inap ACC BPJS

Pulang Fasilitas kesehatan

yang ditunjuk
 Pasien datang

Screening

Pasien Baru Pasien Lama

Ambil nomor antrian Pendaftaran Pendaftaran Mesin

Online Anjungan

Mengisi formulir data

pasien
Pasien Penjaminan Pasien Umum
BPJS/Jamkes

Pasien Penjaminan
Pasien Umum
BPJS/Jamkes Ambil nomor
antrian

Loket Pendaftaran Loket Penjaminan Loket Penjaminan

Pemeriksaan Penunjang
Laborat/Radiologi/Lainnya

Poliklinik

Farmasi Admisi Rujuk

Pasien Umum
PPRI Pasien Penjaminan Pasien Umum
Pasien Penjaminan

Kassa Rawat Inap ACC BPJS

Pulang Fasilitas
kesehatan yang
ditunjuk
 Pasien datang dilakukan screening terlebih dahulu termasuk pasien lama atau pasien

baru. Pasien baru mengambil nomor antrian kemudian mengisi formulir pasien baru.

Selanjutnya pasien jaminan kesehatan menuju ke loket penjaminan, sedangkan pasien umum

menuju ke loket pendaftaran. Bagi pasien lama dapat mendaftar secara online dengan aplikasi

Rspro, apabila sudah mendaftar secara online setibanya di rumah sakit pasien hanya perlu

memverifikasi data di mesin yang sudah tersedia. Pendaftaran pasien secara langsung melalui

mesin anjungan pendaftaran pasien. Pasien lama dengan jaminan kesehatan tetap perlu

mengambil nomor antrian untuk melakukan verifikasi data di loket penjaminan, sedangkan

pada pasien umum bisa langsung mendapatkan pemeriksaan dan perawatan. Khusus pasien

IGD dapat melakukan pendaftran setelah dilakukan tindakan dan perawatan.

D. Rekam Medis

Instalasi rekam medis RSUD Wates terletak di lantai dua gedung depan rumah sakit,

tepat di atas bagian pendaftaran. Distribusi rekam medis dilakukan menggunakan timba dari

lantai 2 instalasi rekam medis ke bagian pendaftaran, kemudian rekam medis didistribusikan

ke poliklinik. Rekam medis didistribusikan berdasarkan nomor antrian pasien. Setelah

melakukan pendaftaran, pasien akan mendapat nomor antrian 3 rangkap yang berisi nama,

nomor rekam medis, dan poliklinik tujuan. Lembar pertama berwarna biru dibawa oleh pasien,

lembar kedua berwarna putih disertakan bersama dengan rekam medis, dam lembar ketiga

berwarna pink akan dimasukkan dalam tracer.

RSUD Wates menerapkan sistem sentralisasi untuk penyimpanan berkas rekam medik.

Sistem sentralisasi adalah penyimpanan rekam medis di satu tempat terpusat, dengan satu

pasien satu rekam medis dan tidak dipisahkan antara rekam medis rawat jalan dengan rawat

inap. Sistem penomoran rekam medis berdasarkan urutan pasien mendaftar dengan

menggunakan sistem terminal digit filling, yaitu suatu sistem dimana semua folder rekam

medis disejajarkan berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 digit angka terakhir. Rekam
medis akan ditempeli stiker berwarna sesuai dengan nomor 2 digit angka terakhir untuk

mengantisipasi missed file. Selain itu, bagi pasien dengan penyakit infeksius dan memiliki

alergi akan ditempel stiker berwarna abu-abu pada bagian luar rekam medis, dan pada bagian

dalam akan diberi kode warna tersendiri :

Kuning : Pasien HbsAg

Hitam : Pasien B20

Merah : Pasien Tuberkulosis

Berkas rekam medis hanya boleh dikeluarkan dan disimpan oleh petugas rekam medis

untuk menjaga kerahasiannya. Batas pengembalian berkas rekam medis pasien rawat jalan

maksimal 1x24 jam setelah dilakukan perawatan, kecuali besoknya baru akan dibacakan hasil

pemeriksaan, maka berkas rekam medis ditaruh di poliklinik. Batas pengembalian berkas

rekam medis pasien rawat inap maksimal 2x24 jam setelah pasien keluar dari bangsal atau

meninggal. Rekam medis yang kembali ke bagian rekam medis dilakukan proses indexing,

assembling, dan coding. Indexing dilakukan dengan pencatatan di buku laporan, assembling

yaitu penyusunan kembali rekam medis sesuai dengan pedoman SOP, dan coding adalah

pencatatan kode ICD-X ke dalam sistem informasi manajemen rumah sakit.

Berkas rekam medis yang inaktif (berkas yang sudah tidak digunakan lagi, pasien tidak

mengunjungi rumah dalam jangka waktu 5 tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat,

pasien meninggal setelah jangka waktu 5 tahun) akan dimasukkan dalam lemari penyimpanan

rekam medik inaktif di ruang terpisah. Rekam medis yang telah 5 tahun di lemari penyimpanan

inaktif (10 tahun inaktif) maka selanjutnya akan dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang,

persetujuan tindakan medis, rekam medis yang berisi laporan operasi, kasus berat (asma,

kanker, kelainan jiwa, dan sebagainya), penderita dengan tindakan kriminal berat, dan pejabat,

resume medik. Rekam medis yang akan dimusnahkan harus didata secara manual maupun

dalam sistem komputer. Pemusnahan rekam medis dilakukan setelah ada surat keputusan dari
direktur rumah sakit dengan anggota dari tata usaha, bagian rekam medis, unit pelayanan dan

komite medis. Pemusnahan rekam medis menggunakan mesin pencacah kertas.

Berdasarkan PERMENKES nomor 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis

pasal 10 ayat (2), informasi tentang identitas, diagnosis, riwayat penyakit, riwayat

pemeriksaan, dan riwayat pengobatan dapat dibuka dalam hal :

1. Untuk kepentingan kesehatan pasien;

2. Memenuhi permintaan aparatur penegak hukum dalam rangka penegakan hukum

atas perintah pengadilan;

3. Permintaan dan/atau persetujuan psien sendiri;

4. Permintaan institusi/lembaga berdasarkan ketentuan perundang-undangan; dan

5. Untuk kepentingan penelitian, pendidikan, dan audit medis sepanjang tidak

menyebutkan identitas pasien.

Pasien/ pihak yang berkepentingan mengajukan surat izin permintaan pada pimpinan

sarana pelayanan kesehatan rumah sakit. Surat masuk ke bagian rekam medis, kemudian

meminta tanda tangan dokter yang bertanggung jawab/menagani visum. Rekam medis

diberikan dalam bentuk ringkasan rekam medis. Ringksan ini ditulis oleh dokter yang

bertanggung jawab sebagaimana dikehendaki pasien/pihak yang berkepentingan.

E. Sistem Rujukan Rumah Sakit

Sistem rujukan pelayanan kesehatan merupakan penyelenggaraan pelayanan kesehatan

yang mengatur pelimpahan tugas dan tanggung jawab pelayanan kesehatan secara timbal balik

baik vertikal maupun horizontal. Penerapan sistem rujukan medis di RSUD Wates diatur dalam

PERMENKES No. 001 tahun 2012 tentang Sistem Rujukan Pelayanan Kesehatan Perorangan,

Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta No. 59 Tahun 2012 tentang Pedoman

Pelaksanaan Sistem Rujukan Pelayanan Kesehatan, Undang Undang no. 40 Tahun 2004
tentang Sistem Jaminan Sosial Nasional (SJSN), dan Undang Undang no. 24 Tahun 2011

Tentang Badan Penyelenggara Jaminan Sosial.

1. Rujukan Internal

Merupakan rujukan yang terjadi antara unit pelayanan di dalam fasilitas kesehatan yang

sama, seperti rujukan antar poliklinik di RSUD Wates.

2. Rujukan Eksternal

Merupakan rujukan ke luar fasilitas kesehatan yang lebih memadai. Rujukan eksternal

terdiri atas rujukan rujukan horizontal dan rujukan vertikal.

a. Sistem rujukan horizontal

Rujukan antar fasilitas kesehatan dalam satu tingkatan. Misal RSUD Nyi Ageng

Serang tipe B merujuk pasien ke RSUD Wates tipe B atas dasar kurang lengkapnya

sarana dan prasarana atau tidak adanya dokter yang berkompetensi untuk merawat.

b. Sistem rujukan vertikal

Rujukan antar fasilitas kesehatan yang berbeda tingkatan, dari tingkat pelayanan

yang lebih rendah ke tingkat pelayanan yang lebih tinggi. Misal RSUD Wates

merujuk pasien ke RSUP Sardjito karena peralatan yang lebih lengkap dan dokter

yang merawat lebih berkompeten.

3. Rujukan parsial

Rujukan yang dilakukan di dalam internal rumah sakit untuk dilakukan perawatan

penunjang.