SOP HPS

ISMKI WILAYAH 4 2019-2020

SC - HPS
Sharing & Carring
Health Policy Studies
 SAMBUTAN SEKRETARIS WILAYAH IV
IKATAN SENAT MAHASISWA KEDOKTERAN INDONESIA

Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh

Salam Sejahtera
Page | 2
Om Swastiastu
Namo Buddhaya
Puji syukur kita panjatkan kepada Allah SWT, berkat rahmat dan hidayah-Nya kita
masih diberikan nikmat untuk menjalankan aktivitas sehari-hari sampai saat ini. Shalawat
serta salam senantiasa kita panjatkan kepada Rasulullah SAW sebagai suri tauladan bagi
kehidupan manusia.
Ikatan Senat Mahasiswa Kedokteran Indonesia (ISMKI) merupakan organisasi
mahasiswa kedokteran terbesar di Indonesia yang merepresentasikan mahasiswa kedokteran
dari Sabang sampai Marauke. Sampai saat ini ISMKI telah melaksanakan berbagai kegiatan
yang melibatkan seluruh mahasiswa kedokteran dalam bidang pendidikan, penelitian, dan
pengabdian kepada masyarakat yang dikenal sebagai Tri Darma Perguruan Tinggi. Pada
kepengurusan ISMKI Wilayah 4 tahun ini, salah satu bidang kami yaitu Kajian dan Strategi
dengan bangga mempersembahkan sebuah program yang menjadi wadah komunikasi serta
diskusi berbagai pandangan mengenai dunia kastrat.
Saya berharap dengan terlaksananya program ini di berbagai regio di ISMKI Wilayah
4, mampu menjadi pemersatu mahasiswa kedokteran yang terjun dan belajar mendalami
dunia kastrat. Semoga kita semua senantiasa mendapatkan manfaat dari setiap aktivitas yang
kita kerjakan, dan tentu bisa saling memberi semangat positif untuk berkarya.

Terimakasih,
Wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh

#ISMKIBerkarya
#ISMKINYATA
#HidupMahasiswa

Arya S. Rajanegara
Sekretaris Wilayah 4
Ikatan Senat Mahasiswa Kedokteran Indonesia
 SAMBUTAN SEKRETARIS BIDANG HPS
ISMKI WILAYAH IV

Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh

Salam Sejahtera
Page | 3
Om Swastiastu
Namo Buddhaya
Puji syukur kita panjatkan kepada Allah SWT, berkat rahmat dan hidayah-Nya kita
masih diberikan nikmat untuk menjalankan aktivitas sehari-hari sampai saat ini. Shalawat
serta salam senantiasa kita panjatkan kepada Rasulullah SAW sebagai suri tauladan bagi
kehidupan manusia.
Dengan adanya proker ini kami dari HPS ISMKI Wilayah 4 berharap agar seluruh
institusi dapat meningkatkan kinerjanya dan kualitasnya. Saya harapkan partisipasi dari
seluruh institusi di wilayah 4 agar ikut dalam kegiatan ini sehingga komunikasi kita dapat
terjalin dengan baik. Selain itu proker ini juga kita harapkan dapat menggali informasi lebih
tentang kastrat di regio masing-masing. Lalu untuk kastrat yg belum ada di intitusinya
bagaimna? Kita ada proker jamur kastrat disini kita bisa menggali informasi sekaligus bekal
bagi institusi yang ingin mendirikan kastrat.

Terimakasih,
Wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh

#ISMKIBerkarya
#ISMKINYATA
#HidupMahasiswa

Nosa Abdellah
Sekretaris Bidang Health Policy Studies
Ikatan Senat Mahasiswa Kedokteran Indonesia Wilayah 4
 DAFTAR ISI

Cover 1
Sambutan Sekretaris Wilayah IV 2
Sambutan Skretaris Bidang HPS Wilayah IV 3 Page | 4
Daftar Isi 4
Overview SC – HPS 5
Standar Operational Procedure SC-HPS 6
I. Direct Meeting (DM) 6
a. Mekanisme Perjanjian dan Pembatalan 6
b. Mekanisme dan Tata Tertib Pertemuan 6
c. Mekanisme Perizinan, Ketidakhadiran, dan Sanksi 7
d. Mekanisme Evaluasi 8
e. Mekanisme Publikasi 9
f. Mekanisme Pelaporan 9
II. Network Meeting (NM) 10
a. Mekanisme Perjanjian dan Pembatalan 10
b. Mekanisme dan Tata Tertib Pertemuan 10
c. Mekanisme Perizinan, Ketidakhadiran, dan Sanksi 12
d. Mekanisme Evaluasi 13
e. Mekanisme Publikasi 13
f. Mekanisme Pelaporan 13
III. Repost Kajian 14
a. Kriteria Kajian Institusi 14
b. Ketentuan Hak Cipta 14
c. Alur Re-Publish 14
 OVERVIEW
SC – HPS WILAYAH IV

I. LATAR BELAKANG
Indonesia merupakan suatu wilayah yang cukup luas dengan tantangan dan budaya
yang berbeda di setiap daerahnya. Hal ini menghasilkan pola pikir yang beragam di Page | 5
dalam benak mahasiswanya. Maka, perlu adanya suatu wadah untuk menjalin
komunikasi antarmahasiswa untuk saling bertukar dan berbagi pandangan, terkhusus
dalam bidang kastrat. Sehingga kualitas kajian yang merupakan dasar dalam
mengambil tindakan dapat setara kualitasnya dan menjadi Social Control yang baik di
masyarakat.
II. DESKRIPSI KEGIATAN
Kegiatan dilakukan dengan melakukan sharing dengan kastrat institusi berupa Direct
Meeting (DM) per regio dan juga Network Meeting (NM) pada institusi yang
terkendala oleh jarak. Adapun agendanya adalah meneruskan materi Upgrading HPS
Wilayah kepada institusi, saling bertukar informasi, bahan kajian, program kerja, dan
hal-hal yang berkaitan dengan bidang Kastrat. Selain itu, SC-HPS juga memfasilitasi
untuk keperluan repost kajian milik institusi agar dapat ter-publish pada akun OA
Wilpat sehingga kebermanfaatannya dapat dirasakan secara lebih luas.
III. TUJUAN KEGIATAN
a. Menjadi wadah sharing dan diskusi untuk meningkatkan kualitas program
kerja institusi.
b. Membantu menyelesaikan masalah dan memberikan masukan kepada
institusi.
c. Membantu menyebarluaskan hasil kajian milik institusi.
d. Mempererat keakraban HPS Wilayah dengan institusi.
IV. METODE KEGIATAN
HPS Wilayah melakukan pertemuan dengan institusi se-regio atau dengan network
meeting untuk institusi yang terkendala jarak, serta menjalin komunikasi untuk me-
repost hasil kajian milik institusi.
V. WAKTU PELAKSANAAN KEGIATAN
Selama kepengurusan
VI. SASARAN KEGIATAN
HPS Wilayah dan Institusi, terkhusus institusi yang bidang Kastratnya baru diinisiasi.
VII. VALUE
Terciptanya komunikasi antarinstitusi untuk meningkatkan kualitas dan kinerja bidang
kastrat.
VIII. INDIKATOR KEBERHASILAN
a. Setiap PHW melaksanakan Direct Meeting dengan kastrat institusinya.
b. Terlaksananya Direct Meeting satu kali selama masa kepengurusan oleh 6
regio dihadiri oleh 60% institusi anggotanya.
c. Terlaksananya Network Meeting satu kali selama masa kepengurusan diikuti 4
institusi yang tidak terdapat PHW HPS di regionya.
IX. PENANGGUNG JAWAB
Adam Fauzi Akbar Universitas Brawijaya 085729975775 / adamfa99
La Ode Muhammad Albar Universitas Halu Oleo 081241955315 / laodemuhammadalbar
Mariano Salvator Pita Taka Universitas Nusa Cendana 081237851459 / mariano.salvator
 STANDARD OPERASIONAL PROCEDURE
SC - HPS

I. DIRECT MEETING (DM)

a. MEKANISME PERJANJIAN DAN PEMBATALAN Page | 6
i. Mekanisme Perjanjian
1. Penyampaian jadwal pertemuan dapat dilakukan melalui SMS,
media sosial, ataupun surat, dan setidaknya memuat konten,
sebagai berikut:
a. Hari pelaksanaan
b. Jam pertemuan
c. Tempat pertemuan
d. Penyelenggara
e. Ruang lingkup peserta/sasaran pertemuan
f. Agenda pertemuan
g. Alur perizinan
h. Narahubung
2. Jadwal petemuan dapat disampaikan mulai H-3 hari pertemuan
dan maximal diinformasikan pada H-1 hari kegiatan.
ii. Mekanisme Pembatalan
1. Pembatalan dapat disampaikan kepada seluruh peserta
pertemuan maksimal H-3 jam sebelum pertemuan dimulai atau
segera setelah mendapat keputusan pembatalan.
2. Pembatalan harus disetai dengan alasan yang rasional (dapat
diterima).
3. Pihak yang terkait diharuskan untuk segera mencari waktu lain
untuk menggantikan pertemuan.
4. Pembatalan dapat disepakati oleh seluruh peserta pertemuan.
b. MEKANISME DAN TATA TERTIB PERTEMUAN
i. Agenda pertemuan harus jelas dan disosialisasikan maksimal 1 hari
sebelumnya, kecuali agenda-agenda yang penting dan mendadak
untuk segera ditanggapi.
ii. Agar dapat berjalan efektif, maka masing-masing peserta menyiapkan
ususlan, ide, gagasan, ataupun solusi sesuai dengan agenda pertemuan
yang akan dibahas.
iii. Ketidaksanggupan untuk hadir dalam pertemuan bukan menjadi alasan
untuk tidak berkontribusi. Kontribusi dapat diberikan dengan cara
meitipka informasi pada anggota lain yang hadir dalam pertemuan
dengan ikhlas dan lapang dada.
iv. Peserta pertemuan yang tidak hadir wajib menanyakan informasi
kepada notulen pertemuan/peserta lain yang hadir mengenai
pertemuan yang telah berlangsung, minimal mengenai:
1. Agenda-agenda yang telah dibahas beserta hasil pertemuan
dan tugas (bila ada),
2. Sanksi yang diterima,
3. Waktu dan tempat pertemuan berikutnya,
 4. Agenda-agenda yang dibahas pada pertemuan berikutnya.
v. Pertemuan wajib dilaksanakan tepat waktu. Pertemuan dapat dimulasi
apabila terdapat minimal 80% perwakilan institusi atau sesuai dengan
kesepakatan forum walaupun masi terdapat peserta yang belum hadir.
vi. Keterlambatan dimulainya pertemuan maksimal 30 menit dari jadwal
semula, jika tidak memenuhi peserta pertemuan yang hadir, Page | 7
pertemuan boleh ditunda atau sesuai dengan kesepakatan forum.
vii. Setiap pertemuan wajib melakukan pencatatan notulensi pertemuan,
minimal meliputi:
1. Judul pertemuan
2. Tempat, hari, dan tanggal
3. Jam dan durasi waktu pertemuan
4. Moderator
5. Pembahasan agenda
6. Kesimpulan
7. Evaluasi
viii. Penyelenggara diharapkan telah menyiapkan kit pertemuan, seperti:
lembar presensi, lembar notulensi, lembar evaluasi, dll.
ix. Peserta diwajibkan mengisi presensi yang telah disediakan.
x. Bila ada gangguan eksternal, misalnya ada panggilan telefon untuk
pemimpin forum harus meminta izin dan menyerahkan mandat. Hal ini
juga berlaku utuk seluruh peserta.
xi. Apabila diperlukan, dapat disediakan sarana tertentu, seperti: papan
tulis, spidol, penghapus papan tulis, dan keperluan lainnya yang dapat
menunjang jalannya pertemuan.
xii. Pertemuan harus memiliki output/hasil yang jelas, baik itu secara
konseptual dan/atau operasioanal (untuk hasil yang berupa
operasional maka penanggung jawabnya harus jelas).
xiii. Hasil notulensi disebarkan kepada peserta pertemuan.
xiv. Alur pertemuan:
1. Pembukaan pertemuan dengan Basmallah atau doa
2. Penentuan kontrak waktu oleh Pemimpin forum
3. Pembacaan agenda oleh Pemimpin forum
4. Acara inti (pelaksanaan agenda)
5. Diskusi, kesimpulan, dan penyampaian informasi tambahan
6. Evaluasi
7. Inspiring story/nasihat/motivasi (kondisional)
8. Doa penutup
9. Penguatan jargon (kondisional)
10. Foto bersama
xv. Pertemuan harus dihentikan sementara saat adzan berkumandang dan
ditunda untuk melaksanakan ibadah terlebih dahulu
c. MEKANISME PERIZINAN, KETIDAKHADIRAN, DAN SANKSI
i. Mekanisme Perizinan Tidak Hadir
1. Izin disampaikan kepada penyelenggara/pengundang segera
setelah mendapat undangan atau maksimal H-1 hari rapat.
2. Izin disertai dengan alasan yang rasional (dapat diterima).
 3. Jika diperlukan, peserta pertemuan yang berhalangan hadir
dapat menunjuk atau menugaskan perwakilan untuk
menghadiri pertemuan.
4. Peserta pertemuan yang tidak dapat menghadiri pertemuan
diharuskan segera mencari informasi mengenai hasil
pertemuan. Page | 8
ii. Mekanisme Perizinan Terlambat Hadir
1. Izin disampaikan kepada penyelenggara/pengundang segera
setelah mendapat undangan atau maksimal H-1 hari rapat.
2. Izin disertai dengan alasan yang rasional (dapat diterima).
3. Peserta pertemuan yang terlambat, diharapkan segera
menghadiri pertemuan.
4. Pesera pertemuan yang terlambat harus segera mencari
informasi yang tertinggal setelah pertemuan selesai.
iii. Alur Perizinan
1. Bagi peserta pertemuan yang tidak hadir ataupun terlambat
menghadiri pertemuan wajib menyampaikan izin kepada
Kadep-PHW atau sesuai dengan kesepakatan yang ada dan
dengan menyertakan alas an yang dapat diterima, antara lain:
a. Sakit
b. Aktivitas akademik yang memliki sanksi yang jelas
c. Keluarga ada yang terkena musibah
d. Hal-hal lain yang telah melalui pertimbangan dan
persetujuan
2. Izin ketidakhadiran disampaikan segera setelah menerima
undangan pertemuan atau amksimal disampaikan pada H-1 hari
pelaksanaan pertemuan.
3. Izin keterlambatan disampaikan segera setelah menerima
udnangan rapat atau maksimal disampaikan pada H-1 jam
pelaksanaan pertemuan.
iv. Sanksi
1. Bagi peserta pertemuan yang hadir ataupun terlambat (lebih
dari 15 menit) tanpa alasan yang dapat
dipertanggungjawabkan/tidak jelas/tidak mengikuti alur
perizinan akan dikenai sanksi.
2. Adapun sanksi yang dapat diberikan adalah sebagi berikut:
a. Membawakan konsumsi untuk peserta pertemuan
sesuai dengan kesepakatan,
b. Meyampaikan ilmu kepada anggota pertemuan (kata
mutiara/motivasi, cerita berhikmah, dll),
c. atau bentuk lain sesuai kesepakatan forum.
d. MEKANISME EVALUASI
i. Evaluasi Forum
1. Pemimpin forum memimpin jalannya agenda evaluasi.
2. Pemimpin forum memberikan kesempatan kepada peserta
yang memberikan evaluasi dan menyampaikan ucapan terima
kasih.
 3. Pemimpin forum membacakan ulang hasil evaluasi dan
membuat kesimpulan.
4. Notulen menuliskan evaluasi dalam lembar notulensi.
ii. Lembar Evaluasi
1. Penyelenggara menyiapkan lembar evaluasi sebelum
pertemuan dimulai dan dibagikan ketika sebelum/saat Page | 9
pertemuan berlangsung.
2. Sebelum pertemuan berakhir, pemimpin forum mengingatkan
peserta pertemuan untuk mengisi lembar evaluasi.
3. Penyelenggara mengumpulkan lembar evaluasi beberapa saat
sebelum pertemuan berakhir.
4. Penyelenggara membaca lembar evaluasi dan menuliskannya
pada lembar notulensi.
iii. Evaluasi Daring
1. Penanggung Jawab (PJ) SC-HPS HPS menyiapkan formulir
evaluasi daring.
2. PJ SC-HPS menginformasikan kepada PHW dan/atau
penyelenggara mengenai penggunaan formulir evaluasi daring.
3. Penyelenggara membagikan tautan formulir evaluasi daring di
grup peserta pertemuan beberapa saat setelah pertemuan
berakhir.
4. Penyelenggara mengingatkan peserta pertemuan utnuk
mengisi formulir evaluasi online.
5. PJ SC-HPS merekapitulasi hasil evaluasi formulir daring dan
disertakan pada laporan evaluasi program kerja.
e. MEKANISME PUBLIKASI
i. Penyelenggara menginformasikan kepada PJ SC-HPS bahwa akan
diselenggarakannya kegiatan SC-HPS pada regio tertentu pada H-5 hari
pertemuan atau maksimal H-1 hari pertemuan.
ii. PJ SC-HPS menginformasikan kepada ICT agar menyiapkan template
event report.
iii. Penyelenggara wajib melakukan sesi foto bersama diakhir pertemuan.
iv. Penyelenggara mengirimkan foto event report, data kehadiran institusi
peserta, serta keterangan pelengkap acara kepada PJ SC-HPS.
v. PJ SC-HPS mengirimkan foto event report kepada tim ICT.
vi. Tim ICT melakukan publikasi di OA ISMKI wilayah empat yang meliputi
Instagram dan Line.
f. MEKANISME PELAPORAN
i. Penyelengara menyiapkan lembar notulensi dan lembar presensi.
ii. Penyelenggara mengisi formulir daring yang telah disapkan oleh PJ SC-
HPS
iii. Penyelenggara mengirimkan softfile lembar notulensi, dan lembar
presensi dalam bentuk .rar. dengan format subjek: SC-HPS_Regio
(regio)_Laporan Kegiatan_Tanggal Pelaksanaan Kegiatan. Contoh:
SC-HPS_Regio Malang_Laporan Kegiatan_16 Maret 2019
dikirimkan ke email HPS (kastrat.ismkiwil4@gmail.com)
 iv. Penyelenggara melakukan konfirmasi dengan format: SC-HPS_Regio
(regio)_Laporan Kegiatan_Tanggal Pelaksanaan Kegiatan. Contoh :
SC-HPS_Regio Malang_Laporan Kegiatan_16 Maret 2019
dikirimkan kepada salah satu PJ SC-HPS
1. Adam Fauzi Akbar - 085729975775
adamfa99 Page | 10
2. La Ode Muhammad Albar - 081241955315
laodemuhammadalbar
3. Mariano Salvator Pita Taka - 081237851459
mariano.salvator

II. NETWROK MEETING (NM)

a. MEKANISME PERJANJIAN DAN PEMBATALAN
i. Mekanisme Perjanjian
1. Penyampaian jadwal pertemuan dapat dilakukan melalui SMS,
media sosial, ataupun surat, dan setidaknya memuat konten,
sebagai berikut:
a. Hari pelaksanaan
b. Jam pertemuan
c. Penyelenggara
d. Ruang lingkup peserta/sasaran pertemuan
e. Agenda pertemuan
f. Alur perizinan
g. Narahubung
2. Jadwal petemuan dapat disampaikan mulai H-3 hari pertemuan
dan maximal diinformasikan pada H-1 hari kegiatan.
ii. Mekanisme Pembatalan
1. Pembatalan dapat disampaikan kepada seluruh peserta
pertemuan maksimal H-3 jam sebelum pertemuan dimulai atau
segera setelah mendapat keputusan pembatalan.
2. Pembatalan harus disetai dengan alasan yang rasional (dapat
diterima).
3. Pihak yang terkait diharuskan untuk segera mencari waktu lain
untuk menggantikan pertemuan.
4. Pembatalan dapat disepakati oleh seluruh peserta pertemuan.
b. MEKANISME DAN TATA TERTIB PERTEMUAN
i. Agenda pertemuan harus jelas dan disosialisasikan maksimal 1 hari
sebelumnya, kecuali agenda-agenda yang penting dan mendadak
untuk segera ditanggapi.
ii. Agar dapat berjalan efektif, maka masing-masing peserta menyiapkan
ususlan, ide, gagasan, ataupun solusi sesuai dengan agenda pertemuan
yang akan dibahas.
iii. Ketidaksanggupan untuk hadir dalam pertemuan bukan menjadi alasan
untuk tidak berkontribusi. Kontribusi dapat diberikan dengan cara
meitipka informasi pada anggota lain yang hadir dalam pertemuan
dengan ikhlas dan lapang dada.
 iv. Peserta pertemuan yang tidak hadir wajib menanyakan informasi
kepada notulen pertemuan/peserta lain yang hadir mengenai
pertemuan yang telah berlangsung, minimal mengenai:
1. Agenda-agenda yang telah dibahas beserta hasil pertemuan
dan tugas (bila ada),
2. Sanksi yang diterima, Page | 11
3. Waktu dan tempat pertemuan berikutnya,
4. Agenda-agenda yang dibahas pada pertemuan berikutnya.
v. Pertemuan wajib dilaksanakan tepat waktu. Pertemuan dapat dimulasi
apabila terdapat minimal 80% perwakilan institusi atau sesuai dengan
kesepakatan forum walaupun masih terdapat peserta yang belum
hadir.
vi. Keterlambatan dimulainya pertemuan maksimal 30 menit dari jadwal
semula, jika tidak memenuhi peserta pertemuan yang hadir,
pertemuan boleh ditunda atau sesuai dengan kesepakatan forum.
vii. Setiap pertemuan wajib melakukan pencatatan notulensi pertemuan,
minimal meliputi:
1. Judul pertemuan
2. Tempat, hari, dan tanggal
3. Jam dan durasi waktu pertemuan
4. Moderator
5. Pembahasan agenda
6. Kesimpulan
7. Evaluasi
viii. Penyelenggara diharapkan telah menyiapkan kit pertemuan, seperti:
lembar presensi, lembar notulensi, lembar evaluasi, dll.
ix. Peserta diwajibkan mengisi presensi yang telah disediakan.
x. Bila ada gangguan eksternal, misalnya ada panggilan telefon untuk
pemimpin forum harus meminta izin dan menyerahkan mandat. Hal ini
juga berlaku utuk seluruh peserta.
xi. Apabila diperlukan, dapat disediakan sarana tertentu, seperti: papan
tulis, spidol, penghapus papan tulis, dan keperluan lainnya yang dapat
menunjang jalannya pertemuan.
xii. Pertemuan harus memiliki output/hasil yang jelas, baik itu secara
konseptual dan/atau operasioanal (untuk hasil yang berupa
operasional maka penanggung jawabnya harus jelas).
xiii. Hasil notulensi disebarkan kepada peserta pertemuan.
xiv. Alur pertemuan:
1. Pembukaan pertemuan dengan Basmallah atau doa
2. Penentuan kontrak waktu oleh Pemimpin forum
3. Pembacaan agenda oleh Pemimpin forum
4. Acara inti (pelaksanaan agenda)
5. Diskusi, kesimpulan, dan penyampaian informasi tambahan
6. Evaluasi
7. Inspiring story/nasihat/motivasi (kondisional)
8. Doa penutup
9. Penguatan jargon (kondisional)
 xv. Pertemuan harus dihentikan sementara saat adzan berkumandang dan
ditunda untuk melaksanakan ibadah terlebih dahulu
c. MEKANISME PERIZINAN, KETIDAKHADIRAN, DAN SANKSI
i. Mekanisme Perizinan Tidak Hadir
1. Izin disampaikan kepada penyelenggara/pengundang segera
setelah mendapat undangan atau maksimal H-1 hari rapat. Page | 12
2. Izin disertai dengan alasan yang rasional (dapat diterima).
3. Jika diperlukan, peserta pertemuan yang berhalangan hadir
dapat menunjuk atau menugaskan perwakilan untuk
menghadiri pertemuan.
4. Peserta pertemuan yang tidak dapat menghadiri pertemuan
diharuskan segera mencari informasi mengenai hasil
pertemuan.
ii. Mekanisme Perizinan Terlambat Hadir
1. Izin disampaikan kepada penyelenggara/pengundang segera
setelah mendapat undangan atau maksimal H-1 hari rapat.
2. Izin disertai dengan alasan yang rasional (dapat diterima).
3. Peserta pertemuan yang terlambat, diharapkan segera
menghadiri pertemuan.
4. Pesera pertemuan yang terlambat harus segera mencari
informasi yang tertinggal setelah pertemuan selesai.
iii. Alur Perizinan
1. Bagi peserta pertemuan yang tidak hadir ataupun terlambat
menghadiri pertemuan wajib menyampaikan izin kepada
Kadep-PHW atau sesuai dengan kesepakatan yang ada dan
dengan menyertakan alasan yang dapat diterima, antara lain:
a. Sakit
b. Aktivitas akademik yang memliki sanksi yang jelas
c. Keluarga ada yang terkena musibah
d. Hal-hal lain yang telah melalui pertimbangan dan
persetujuan
2. Izin ketidakhadiran disampaikan segera setelah menerima
undangan pertemuan atau amksimal disampaikan pada H-1 hari
pelaksanaan pertemuan.
3. Izin keterlambatan disampaikan segera setelah menerima
udnangan rapat atau maksimal disampaikan pada H-1 jam
pelaksanaan pertemuan.
iv. Sanksi
1. Bagi peserta pertemuan yang hadir ataupun terlambat (lebih
dari 15 menit) tanpa alas an yang dapat
dipertanggungjawabkan/tidak jelas/tidak mengikuti alur
perizinan akan dikenai sanksi.
2. Adapun sanksi yang dapat diberikan adalah sebagi berikut:
a. Meyampaikan ilmu kepada anggota pertemuan (kata
mutiara/motivasi, cerita berhikmah, dll),
b. atau bentuk lain sesuai kesepakatan forum.
d. MEKANISME EVALUASI
i. Evaluasi Forum
1. Pemimpin forum memimpin jalannya agenda evaluasi.
2. Pemimpin forum memberikan kesempatan kepada peserta
yang memberikan evaluasi dan menyampaikan ucapan terima
kasih. Page | 13
3. Pemimpin forum membacakan ulang hasil evaluasi dan
membuat kesimpulan.
4. Notulen menuliskan evaluasi dalam lembar notulensi.
ii. Evaluasi Daring
1. Penanggung Jawab (PJ) SC-HPS HPS menyiapkan formulir
evaluasi daring.
2. PJ SC-HPS menginformasikan kepada PHW dan/atau
penyelenggara mengenai penggunaan formulir evaluasi daring.
3. Penyelenggara membagikan tautan formulir evaluasi daring di
grup peserta pertemuan beberapa saat setelah pertemuan
berakhir.
4. Penyelenggara mengingatkan peserta pertemuan utnuk
mengisi formulir evaluasi online.
5. PJ SC-HPS merekapitulasi hasil evaluasi formulir daring dan
disertakan pada laporan evaluasi program kerja.
e. MEKANISME PUBLIKASI
i. Penyelenggara menginformasikan kepada PJ SC-HPS bahwa akan
diselenggarakannya kegiatan SC-HPS pada regio tertentu pada H-5 hari
pertemuan atau maksimal H-1 hari pertemuan.
ii. PJ SC-HPS menginformasikan kepada ICT agar menyiapkan template
event report.
iii. Penyelenggara data kehadiran institusi peserta serta keterangan
pelengkap acara kepada PJ SC-HPS.
iv. PJ SC-HPS mengirimkan informasi event report kepada tim ICT.
v. Tim ICT melakukan publikasi di OA ISMKI wilayah empat yang meliputi
Instagram dan Line.
f. MEKANISME PELAPORAN
i. Penyelengara menyiapkan lembar notulensi dan lembar presensi.
ii. Penyelenggara mengisi formulir daring yang telah disapkan oleh PJ SC-
HPS
iii. Penyelenggara mengirimkan softfile lembar notulensi, lembar berita
acara, dan lembar presensi dalam bentuk .rar. dengan format subjek:
SC-HPS_Regio (regio)_Laporan Kegiatan_Tanggal Pelaksanaan
Kegiatan. Contoh:
SC-HPS_Regio Malang_Laporan Kegiatan_16 Maret 2019
dikirimkan ke email HPS (kastrat.ismkiwil4@gmail.com)
iv. Penyelengga melakukan konfirmasi dengan format: SC-HPS_Regio
(regio)_Laporan Kegiatan_Tanggal Pelaksanaan Kegiatan. Contoh :
SC-HPS_Regio Malang_Laporan Kegiatan_16 Maret 2019
dikirimkan kepada salah satu PJ SC-HPS
1. Adam Fauzi Akbar - 085729975775
 adamfa99
2. La Ode Muhammad Albar - 081241955315
laodemuhammadalbar
3. Mariano Salvator Pita Taka - 081237851459
mariano.salvator
Page | 14
III. REPOST KAJIAN
a. KRITERIA KAJIAN INSTITUSI
i. Institusi memiliki hak untuk mempublikasikan hasil kajiannya di akun
media sosial ISMKI Wilayah 4 dengan menghubungi PJ Regio masing-
masing.
ii. Materi Publikasi bersifat edukatif dan/atau promotif.
iii. Materi publikasi bukan berupa pernyataan sikap.
iv. Materi Publikasi tidak mengandung unsur SARA atau provokatif.
v. Materi Publikasi dapat berupa foto atau video dan sesuai dengan rasio
yang telah ditetapkan.
vi. Materi publikasi akan melalui proses screening berjenjang untuk
menilai konten yang dimuat.
b. KETENTUAN HAK CIPTA
Institusi selaku sumber postingan memiliki hak untuk
i. Dicantumkan Nama pengkaji pada cover postingan dengan format
“KAJIAN [INSTITUSI]”, contoh : KAJIAN BEM FKUB
ii. Dicantumkan nama instansi pada judul caption dengan format “KAJIAN
[INSTITUSI] : [Judul Kajian], contoh:
[KAJIAN BEM FKUB : BPJS dilanjutkan atau dibubarkan]
iii. Dicantumkan logo intitusi, organisasi, dan lambang pendukung lainnya
iv. Menyematkan hastag-hastag tertentu pada akhir caption dengan tetap
memperhatikan etika yang ada
v. Ditag pada postingan yang telah diunggah pada OA ISMKI Wilayah 4
c. ALUR RE-PUBLISH
Alur Koordinasi

Bidang/Institusi PJ Regio

PJ SC - HPS
SEKBID WIL SEKBID NAS

PJ Desain

PJ Publikasi

PUBLIKASI
MEDSOS ISMKI WILAYAH 4
Keterangan
- Institusi mengajukan permintaan publikasi dan mengirim materi publikasi ke PJ
Regio
- PJ Regio menghubungi dan mengirim materi publikasi ke PJ SC – HPS untuk
dilanjutkan tahap selanjutnya
- PJ SC – HPS menghubungi dan mengirimkan kepada Sekbid Wil dan diteruskan ke Page | 15
Sekbid Nas untuk di-screening berkaitan dengan konten kajian
- PJ SC - HPS menghubungi dan mengirim materi publikasi yang telah diperiksa oleh
Sekbid Wil-Nas kepada PJ Publikasi
- Apabila materi publikasi sudah berbentuk info grafis, maka PJ Desain me-repost
kajian dengan cara menambahkan twibbon ISMKI Wilpat
- Apabila materi publikasi berupa non-info grafis, PJ Desain akan membuat desain
info grafis seusai konten kajian
- Desain yang telah jadi akan dikonfirmasi kepada institusi, termasuk caption-nya
- Jika disetujui, PJ Publikasi akan menghubungi dan mengirimkan kepada PJ Media
Sosial melakukan Publikasi
- PJ Media Sosial melakukan publikasi