Media Pemesanan dan Formulir yang Ada di Reservasi

Media reservasi

Media reservasi merupakan bagian bagian atau alat alat yang biasa digunakan dalam perhotelan untuk
memasukan data pemesanan tamu, maupun sebagai media perantara pemesanan antara tamu dan
reservasi

1. Telepon

Pernakah kalian menggunakan telepon untuk berkomunikasi kepada orang lain?

Iya, betapa hebatnya teknologi ini bukan? Telepon bisa menghubungkan kita kepada orang atau pihak
lain secara real time.

Dalam ilmu perhotelan telepon sudah sangat penting dan berperan dalam hotel, dan sekarang yang saya
bahas ini adalah tentang telepon yang berfungsi dalam media reservasi hotel

Telepon digunakan sebagai media reservasi pada umumnya, selain mudah digunakan kita tidak akan
membuang waktu dan tenaga.

Tapi beberapa kekurangan yang didapat dalam menggunakan media telepon antara lain,

Terkadang penerima telepon susah menanggapi dialek asal penelpon

Kemungkinan jaringan bisa terganggu karena beberapa factor seperti: cuaca, dan keadaan geografis

Menurut skema reservasi melalui media telepon bisa dibayangkan seperti ini

Reservation ---> Reserevation Form ---> Computer ---> Reservation Guest

2. Computer

Computer sudah tidak asing lagi pada kehidupan kita, maupun dunia perhotelan.

Masa kini computer sudahlah sangat penting dalam media reservasi, ini memudahkan kita dalam
mengecek ketersediaannya kamar hotel, memasukan data atau pesanan tamu hanya dengan mengecek
system yang sudah ada dalam computer, tidak hanya itu, para pemesan kamar pun bisa mengeceknya
langsung dari computer melalui situs resmi hotel dalam web tentang jumlah kamar dan fasilitas yang
tersedia.
Bahkan di beberapa hotel besar, computer sudah memiliki energy listriknya tersendiri, ini untuk
mengantisipasi apabila terjadi pemadaman listrik sehingga computer tetap menyala dan data tidak akan
hilang.

Ini membuktikan bahwa computer sangatlah berperan pada hotel maupun pada media reservasi

3. Surat

Media reservasi melalui surat sudah tidak asing lagi, beberapa hotel terkadang menerima surat dari para
pemesan kamar.

Pemesanan melalui surat banyak dilakukan terutama pada pemesanan dalam jumlah besar atau grup.

Dan penggunaan surat lebih efisien karena informasi yang disampaikan lebih jelas dan mudah dipahami,
Serta adanya bukti yang nyata apabila timbul kesalahan mengenai pemesanan kamar.

Adapun kelemahan pemesanan kamar melalui surat yaitu dibutuhkan waktu agar surat sampai pada
pihak hotel. Maksudnya informasi pemesanan kamar diperlukan waktu agar tersampaikan pada pihak
hotel karena diperlukannya pihak ketiga dalam pengiriman surat seperti post.

Adapun skema reservasi menggukan media surat

RESERVATION GUEST

RESERVATION

POST

LETTER

4. Facsimile
Setelah sebelumnya saya membahas tentang Istilah-Istilah Dalam Bertelepon. Di dalam kesempatan kali
ini saya akan membahas tentang Cara Mengoperasikan Facsimile

Facsimile adalah suatu alat elektronik yang berfungsi sebagai fotocopy jarak jauh. Dikatakan demikian
sebab berita yang disampaikan sama seperti yang diterima. Banyak reservation (pemesanan kamar
hotel) menggunakan media ini.

Keuntungan menggunakan facsimile

1)Pengiriman/penerimaan lebih cepat

2)Berita lebih mudah dimengerti

3)Beritanya diterima secara utuh, sama persis dengan yang dikirim.

Cara mengirimkan berita melalui facsimile

1)Masukkan kertas/dokukmen ke dalam mesin facsimile

2)Tekan tombol “Hook/RSV“

3)Tekan nomor fac yang dituju

4)Setelah nomor masuk ada 2 kemungkinan jawaban, yaitu:

a.Apabila facsimile tersebut berfungsi sebagai nomor facsimile saja, maka jawabannya adalah bahwa
berita siap diterima, fac tersebut akan berbunyi tiiiiit… panjang.

b.Apabila facsimile juga berfungsi sebagai pesawat telepon, maka sebelum fac masuk harus dijawab
dulu, lalu si penjawab akan membuka line pengiriman dapat diterima.

5)Apabila line yang dituju sedang kosong dan bisa masuk, maka jawaban dari pengirim berbunyi
facsimile/tertulis “Handshaking”.

6)Bila berita sedang masuk dan “On Line“, maka dalam sinyal akan terpampang “Fac Transmitting“ lalu
kertas yang kita kirim akan berputar.

Penanganan facsimile baik penerimaan maupun pengiriman dilakukan atau menjadi tanggung jawab
operator telepon. Banyak reservation (pemesanan kamar hotel) menggunakan media ini.
5. Telegram adalah fasilitas yang digunakan untuk menyampaikan informasi jarak jauh dengan cepat,
akurat dan terdokumentasi. Telegram berisi kombinasi kode yang ditransmisikan oleh alat yang disebut
telegraf, dengan menggunakan kabel-kabel yang menghubungkan satu lokasi dengan lokasi yang lain
melalui bawah laut

Jenis-jenis Telegram

Telegram dibagi menjadi dua jenis :

• Telegram biasa

• Telegram Indah

Telegram biasa berwarna biru muda, sedangkan telegram indah, merupakan telegram yang dikirimkan
khusus pada hari-hari tertentu contohnya hari raya maupun tahun baru.

6. Web

Situs web (bahasa Inggris: web site) atau sering disingkat dengan istilah situs adalah sejumlah halaman
web yang memiliki topik saling terkait, terkadang disertai pula dengan berkas-berkas gambar, video,
atau jenis-jenis berkas lainnya. Sebuah situs web biasanya ditempatkan setidaknya pada sebuah server
web yang dapat diakses melalui jaringan seperti internet, ataupunjaringan wilayah lokal (LAN) melalui
alamat internet yang dikenali sebagai URL. Gabungan atas semua situs yang dapat diakses publik di
internet disebut pula sebagai World Wide Web atau lebih dikenal dengan singkatan WWW. Meskipun
setidaknya halaman beranda situs internet umumnya dapat diakses publik secara bebas, pada
prakteknya tidak semua situs memberikan kebebasan bagi publik untuk mengaksesnya, beberapa situs
web mewajibkan pengunjung untuk melakukan pendaftaran sebagai anggota, atau bahkan meminta
pembayaran untuk dapat menjadi aggota untuk dapat mengakses isi yang terdapat dalam situs web
tersebut, misalnya situs-situs yang menampilkan pornografi, situs-situs berita, layanan surel (e-mail),
dan lain-lain. Pembatasan-pembatasan ini umumnya dilakukan karena alasan keamanan, menghormati
privasi, atau karena tujuan komersil tertentu.

7. E-mail

Surat elektronik atau pos elektronik (bahasa Inggris: email) adalah sarana kirim mengirim surat melalui
jalur jaringan komputer (misalnya Internet).
Lima langkah dalam proses pengiriman e-mail

Dengan surat biasa umumnya pengirim perlu membayar per pengiriman (dengan membeli perangko),
tetapi surat elektronik umumnya biaya yang dikeluarkan adalah biaya untuk membayar sambungan
Internet. Tapi ada perkecualian misalnya surat elektronik ke telepon genggam, kadang pembayarannya
ditagih per pengiriman.

8. Personal (langsung)

Reservasi yang dilakukan oleh orang yang bersangkutan yang secara langsung datang ke hotel.

Formulir Reservasi

formulir adalah lembaran kartu/kertas dengan ukuran tertentu yang didalamnya terdapat
data/informasi yang bersifat tetap dan juga bagian lain yang diisi dengan bagian yang tidak tetap. Ketika
permintaan reservasi diterima semua data tentang tamu di catat pada formulir reservasi. Bentuk dan
disain formulir reservasi bisa jadi tidak selalu sama antara hotel satu dengan hotel yang lainnya.

Sedangkan media reservasi kamar adalah alat pengantar atau penghubung reservasi antara pihak
pemesan dengan hotel. Macam-macam formulir yang biasa digunakan adalah:

1. Reservation Form

Reservation form adalah format yang mencatat seluruh informasi tentang permintaan tamu yang
berkaitan dengan pemesanan kamar dan fasilitas lainnya. Apabila sebuah permintaan reservasi telah
diterima maka seluruh informasi detail tentang calon tamu dicatat pada formulir pemesanan kamar.
Reservation Form di tiap-tiap hotel mungkin memiliki bentuk dan desain yang berbeda-beda, namun
meski demikian formulir tersebut memiliki isi yang sama, yaitu tentang data calon tamu dan perihal
reservasi yang telah dilakukannya.

2. Reservation Diary

Reservation Diary, merupakan salah satu formulir di reservation section yang digunakan untuk mencatat
reservasi/pemesanan kamar yang dilakukan dalam satu hari yang merupakan catatan harian reservasi
atau agenda reservasi. Pada umumnya Reservation Diary digunakan pada hotel-hotel kecil. Catatan
harian tentang reservasi penting untuk disediakan guna memudahkan pihak hotel memperoleh data
tentang calon-calon tamu yang telah melakukan pemesanan kamar sebelumnya, namun kemudian
melakukan perubahan atau pembatalan.
3. Reservation Slip

Reservation Slip:kertas kecil yang berisi data pemesanan kamar yang akan ditempatkan didalam
reservation rack, penempatan reservation slip ini disusun berdasarkan tanggal kedatangan tamu dan
jenis tamunya,untuk membedakan jenis tamu maka digunakan warna yang berbeda ,antara lain warna
merah muda untuk tamu VIP ,biru untuk tamu rombongan,kuning untuk tamu yang berasal dari biro
perjalanan,putih dan hijau untuk tamu individu dan perusahaan namu hal ini tidak menjadi acuan pokok
setiap hotel.

4. Group Reservation Form

Group Reservation Form merupakan formulir reservasi yang dikhususkan untuk mencatat pemesanan
kamar oleh tamu rombongan yang pada umumnya menggunakan jasa agen biro perjalanan.

5. Group Cancelaltion Form

Formulir ini digunakan untuk mencatat keterangan pembatalan pemesanan kamar untuk tamu
rombongan

6. Room reservation cancellation/change form

Formulir untuk mencatat informasi pembatalan dan perubahan pemesanan kamar.

7. Reservation chart

Grafik reservasi memiliki semua tabel yang terdaftar dengan nomor, jumlah dan jenis kamar, yang
disediakan pada hari tertentu, waktu pemesanan, nama di mana reservasi diadakan, dan jumlah orang
dalam grup.

8. Dencity chart

Density Chart atau formulir jumlah pesanan digunakan untuk mencatat kamar-kamar yang dipesan
untuk waktu yang akan datang dan kamar yang sudah dihuni karena tamu sudah tinggal di hotel. Jadi
dengan diketahui jumlah kamar yang dipesan termasuk yang sudah ditempati maka dengan mudah
dapat dihitung jumlah kamar tersedia untuk dijual. Jadi petugas harus memeriksa Density Chart untuk
mengetahui ada atau tidaknya kamar yang tersedia pada periode waktu yang dikehendaki atau dipesan.
Pada Density Chart nomor kamar tidak nampak tetapi kamar-kamar dikelompokan bedasarkan jenisnya.

Dari jumlah kamar yang tersedia untuk dijual inilah FO Manager menetapkan status kamar untuk
periode waktu tertentu, yaitu:

1. Kamar yang tersedia untuk dijual (free sale)

2. Menjual kamar dgn persetujuan Manager (on request)

3. Tidak menerima pemesanan kamar (closed to sale)

Hotel-hotel menengah biasanya mempergunakan tabel peme-sanan kamar yang berbentuk

Density/Room Control Sheet. Kedua tabel, baik konvensional maupun density, pada dasarnya memiliki
tujuan yang sama, yaitu untuk menyimpan data tamu yang mengadakan pemesanan. Dari density chart
dapat diketahui jumlah pemesanan kamar yang telah diterima dan jumlah kamar yang masih dapat
dipesan. Pada density chart, saat reservasi kamar belum bisa ditentukan. Kamar baru ditentukan
minimum satu hari sebelum tanggal kedatangan tamu.

Cara pengisian Density chart:

· Pengisian dilakukan dengan pensil.

· Mempergunakan tanda strip atau garis pada kolom yang sudah ditentukan

· Pengisian dimulai dari tanggal tiba sampai satu hari sebelum berangkat.

· Pengisian dimulai dengan garis yang mengikuti tempat yang kosong dibawah tempat yang sudah
terisi.

· Pada density chart tidak perlu diisi tanda panah atau menulis seperti pada conventional chart.

· Bila terjadi pembatalan, tanda garis dapat dihapus mulai dari tanda yang terakhir.

9. Reservation Confirmation
Pada umumnya, kofirmasi suatu reservasi dilakukan dengan mengirim Reservation Confirmation.
Beberapa bentuk konfirmasi reservasi, diantaranya :

a. Berbentuk sebuah formulir cetakan.

Pre-printed Confirmation Form yang dikirimkan ke calon tamu biasanya termasuk informasi untuk
melengkapi Kartu Registrasi (Registration Form). Pada saat tamu check in, form ini dibawa oleh tamu
dan diserahkan kepada resepsionis sebagai dasar untuk melengkapi Kartu Registrasi.

b. Bentuk Surat Personal (Personalized Letter)

Personalized Letter adalah surat reservasi dengan kalimat yang sudah standar, didesain dengan kertas
khusus dan dicetak dengan word processor

KESIMPULAN

Tugas seorang petugas reservasi adalah mencatat dan memproses pemesanan yang dilakukan dengan
berbagai macam media.

Media pemesanan kamar adalah alat penghubung yang digunakan oleh pihak pemesan dengan pihak
hotel. Dengan media inilah pihak hotel dapat dengan mudah melakukan pelayanan terhadap tamu
dalam proses reservasi, begitu pula dengan pihak tamu yang akan memesan kamar dapat melakukan
reservasi dengan baik.