MAKALAH

PERAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM MANAJEMEN

PERKANTORAN MODERN

Diajukan untuk Memenuhi Salah satu Tugas

Mata Kuliah Manajemen Kesehatan Gigi dan Mulut
Dosen pengampu :

Dr. Hj. Nia Daniati, S.SIT.,M.Kes

Disusun oleh :

Rima Nurasiah

NIM : P20625220027

KEMENTRIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA

POLITEKNIK KESEHATAN TASIKMALAYA
PROGRAM STUDI D IV TERAPIS GIGI
2020/2021
 KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah Subhanahu Wa Ta’ala yang telah memberikan

penulis kemudahan dalam menyelesaikan makalah tepat waktu. Tanpa rahmat dan
pertolongan-Nya, penulis tidak akan mampu menyelesaikan makalah ini dengan
baik. Tidak lupa shalawat serta salam tercurahkan kepada Nabi agung Muhammad
Shalallahu Alaihi Wasallam yang syafa’atnya kita nantikan kelak.

Penulis mengucapkan syukur kepada Allah Subhanahu Wa Ta’ala atas

limpahan nikmat sehat-Nya, sehingga makalah “Peran Teknologi Informasi dalam
Manajemen Perkantoran Modern” dapat diselesaikan. Makalah ini disusun guna
memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Kesehatan Gigi dan Mulut. Penulisan
makalah ini bertujuan untuk menambah wawasan dan pengetahuan bagi
penulisnya.

Walaupun penulis telah mengusahakan kesempurnaan dalam penulisan

makalah ini, penulis sangat menyadari bahwa masih banyak kekurangan baik isi
maupun teknik penulisan. Untuk itu dengan senang hati penulis menerima kritik
dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan makalah ini.

Tasikmalaya, 9 Oktober 2020

Penulis

I
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ………………………………………………………. I

DAFTAR ISI ………………………………………………………….…….. II

ABSTRAK ………………………………………………...…………….….. III

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang ………………………………………………………….. 1

1.2 Rumusan Masalah ……………………………………………………….. 3

1.3 Tujuan Penulisan ……………………………………………………….... 3

BAB II ANALISA PEMBAHASAN

2.1 Manajemen Perkantoran Modern ………………………………...…….. 4

2.2 Pengertian Teknologi Informasi Perkantoran Modern...……………...… 7

2.3 Peran Teknologi Informasi Terhadap Manajemen ……………...……… 9

BAB III PENUTUP

3.1 Kesimpulan …………………………………………………………… 16

3.2 Saran ………………………………………………………………….. 16

DAFTAR PUSTAKA ……………….…………...…………………........ 17

II
 ABSTRAK

Teknologi informasi semakin memainkan peran yang signifikan dalam

manajemen perkantoran modern saat ini. Hal ini ditandai dengan semakin
mudahnya birokrasi tata persuratan, kearsipan, komunikasi, dan akses informasi
dari satu titik ke titik lainnya. Tentu saja, teknologi informasi tidak akan
sedemikian besar kontribusinya bagi perkembangan manajemen pemerintahan jika
peran manajer dan sumber daya manusianya tidak dioptimalkan. Begitu juga
dengan peran perangkat komputer, peran manajemen perkantoran dan teknologi
komunikasi. Ketiga perangkat ini dapat dikatakan sebagai jantung teknologi
informasi. Dengan menggerakkan perangkat-perangkat hardware dan software,
kantor-kantor pemerintah dapat online 24 jam untuk melayani masyarakat, agar
masyarakat leluasa mengakses informasi yang mereka butuhkan. Walaupun
dewasa ini belum seluruh kantor pemerintah mengaplikasikan manfaat dari
teknologi informasi, tetapi kecenderungan untuk memenuhi kebutuhan dibidang
ini sudah diupayakan setiap tahun. Pada saatnya nanti, kantor-kantor pemerintah
dapat melayani kebutuhan mayarakat dalam rangka menuju pengelolaan
kepemerintahan yang baik (good governance).

III
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Manajemen Perkantoran merupakan pengarahan secara menyeluruh

terhadap aktivitas atua kegiatan ketatausahaan dari suatu kantor untuk mencapai
tujuan dengan cara yang seefisien mungkin yang harus di adakan penataan supaya
pekerjaan tersebut berjalan dengan baik. Penataan atau pengelolaan terhadap
pekerjaan kantor disebut dengan manajemen perkantoran. Sedangkan Manajemen
perkantoran modern adalah sebuah rangkaian kegiatan perencanaan,
pengorganisasian, penggerakkan, pengawasan dan pengendalian pekerjaan
perkantoran yang dilaksanakan secara mutakhir sesuai tuntunan jaman.

Teknologi informasi erat kaitannya dengan Manajemen Perkantoran

Modern. Teknologi informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk
mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, dan
memanipulasi data dalam berbagai cara. Teknologi ini menggunakan seperangkat
komputer bersama dengan komputer lainnya sesuai dengan kebutuhan. Teknologi
ini juga berperan untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi
yang relevan, akurat dan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi,
bisnis, dan pemerintahan, sekaligus sebagai salah satu informasi yang strategis
dalam pengambilan keputusan.

Di kantor-kantor pemerintah, kita kenal istilah e-government yang mengacu

pada penggunaan teknologi informasi oleh pemerintah, dengan menggunakan
intranet, yang memiliki kemampuan menjembatani keperluan penduduk, kalangan
pebisnis, dan kegiatan kepemerintahan lainnya. Melalui e-government,
pemerintah dapat melakukan transaksi bisnis antara publik dengan pemerintah
melalui sistem otomasi dan jaringan internet (e-procurement) dan bentuk-bentuk
transaksi lainnya, yang secara umum lebih dikenal sebagai www (world wide

1
web). Pada intinya penggunaan teknologi informasi e-government dapat
meningkatkan hubungan antara pemerintah dengan pihak- pihak lain dalam
bentuk hubungan yang baru seperti G to C Government to Citizen], G to B [
Government to Business ], dan G to G [ Government to Government ].

Untuk mewujudkan manajemen perkantoran modern yang berbasis

teknologi informasi kantor yang modern, merupakan satu keniscayaan yang harus
dipenuhi oleh pemerintah. Pemerintah harus menyiapkan anggaran pembangunan
kantor yang berbasis teknologi informasi, atau berbasis e-government, untuk
mempermudah masyarakat mengakses seluruh program dan kegiatan
pemerintahan.

Dilihat dari sisi anggaran, sebenarnya penggunaan TI hanya memerlukan

biaya tinggi diawal, tetapi untuk biaya pemeliharaan jaringan biayanya lebih
rendah dan lebih efisien dibanding dengan manajemen konvensional yang lebih
banyak memerlukan kertas dan tenaga manusia. Dari sisi efisiensi, sebenarnya
penggunaan TI justru jauh lebih cepat, lebih efisien, lebih murah, lebih jujur dan
lebih memberikan kepastian bagi masyarakat, ketimbang penerapan teknologi
konvensional dengan kepercayaan yang rendah. Oleh karena itu, kita perlu
mengetahui jenis teknologi informasi apa saja yang dapat diaplikasikan oleh
manajemen untuk mendukung pekerjaan perkantoran modern serta seberapa jauh
manfaatnya bagi kantor modern dalam mewujudkan pelayanan yang lebih baik
terhadap masyarakat.

2
 1.2 Rumusan Masalah

1. Apa yang dimaksud dengan manajemen perkantoran modern ?

2. Apa yang dimaksud dengan teknologi informasi kantor modern ?
3. Bagaimana peran teknologi informasi terhadap manajemen perkantoran
modern ?

1.3 Tujuan Penulisan

1. Mengetahui apa yang dimaksud dengan manajemen perkantoran modern.

2. Mengetahui apa yang dimaksud dengan teknologi informasi kantor
modern.
3. Mengetahui peran teknologi informasi terhadap manajemen perkantoran
modern.

3
 BAB II

ANALISA PEMBAHASAN

2.1 Manajemen Perkantoran Modern

Manajemen perkantoran modern adalah sebuah rangkaian kegiatan

perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan, pengawasan dan pengendalian
pekerjaan perkantoran yang dilaksanakan secara mutakhir sesuai tuntunan jaman.

Menurut George Terry yang dikutip oleh Soetrisno dan Brisma, (2009 : hlm
8) adalah“ office management can be defined as the planning, controlling and
organizing of office work, and actuating those performing is so as to achieve the
predetermined objective. It deals wirh the kife cycle of bussiness information and
retention, if of permanent value, of destruction if absolute.” Untuk pengertian
manajemen sangat beragam. Dari beberapa definisi yang kita baca, kita dapat
menarik benang merah untuk memahami pengertian manajemen. Manajemen
dapat didefinisikan sebagai “proses pendayagunaan seluruh sumber daya kantor
yang tersedia secara produktif untuk mencapai tujuan organisasi”. Dengan definisi
ini kita tahu bahwa manajemen adalah proses kegiatan pendayagunaan sumber
daya kantor yang dilakukan oleh manajer kantor.

Istilah kantor berasal dari bahasa Belanda ”kantoor” yang dalam bahasa
Inggris disebut office, dapat diartikan sebagai kewajiban, tugas, atau fungsi
jabatan, markas atau ruang di mana seseorang dan stafnya menjalankan aktivitas
usaha pokoknya, jasa pelayanan, pekerjaan melakukan urusan tertentu, atau
tempat yang dipakai sebagai pusat tempat kerja tata usaha. (Soetrisno dan
Brisma, 2009 : hlm 3).

Di Indonesia, istilah kantor diartikan sebagai tempat atau ruangan untuk

melakukan kegiatan pengelolaan data/informasi. Pengelolaan data adalah proses
kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, dan penyimpanan,
pendistribusian/penyajian data/ informasi.
4
 Pengertian modern menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002),
dikaitkan dengan ”terbaru atau mutakhir, sikap dan cara berpikir serta bertindak
sesuai dengan tuntutan zaman.” (Soetrisno dan Brisma, 2009 : hlm 11). Jika
pengertian modern tersebut dihubungkan dengan kantor, maka pengertian kantor
modern adalah kantor yang dilengkapi dengan peralatan dan fasilitas yang serba
modern. Misalnya, rumah sakit modern yang artinya rumah sakit yang dilengkapi
dengan peralatan modern.

Dalam arti luas suatu kantor disebut modern, pada umumnya bila kantor
tersebut memenuhi beberapa karakteristik atau ciri-ciri modern, seperti
ketersediaan peralatan/fasilitas modern untuk melakukan kegiatan utama kantor
yaitu pengelolaan data/informasi dengan menggunakan teknologi informasi,
seperti sarana teknologi komunikasi dan informasi, sumber daya manusia yang
profesional dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, serta pengorganisasian
yang memenuhi kualifikasi standar.

Perkantoran modern adalah perkantoran yang menganut falsafah, sifat,

sikap, dan cara berpikir serta bertindak sebagaimana disebutkan dalam istilah
modern. Perkantoran modern mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :

1. Memiliki bangunan dan tata ruang yang baik.

2. Menggunakan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat.
3. Para pegawai berdisiplin dan profesional dalam melaksanakan tugas-
tugasnya serta memiliki cara berpikir dan bertindak sesuai dengan
tuntutan jaman.
4. Kantor modern juga mendayagunakan biaya yang akuntabel dan
transparan.
5. Menerapkan tata laksana yang demokratis, efektif, efisien,
produktif, berkeadilan, dan perlakuan manusiawi (Soetrisno dan
Brisma, 2009 : hlm 11-12).

Dalam perkembangan perkantoran modern di Indonesia, umumnya kantor-

kantor pemerintah daerah dan kantor kementerian saat ini baru sebagian yang

5
sedang merancang sistem informasi manajemen berbasis komputer. Kantor-kantor
lainnya, baru akan menuju atau mungkin sudah sampai pada tahap SIM berbasis
komputer, terutama kantor BUMN, BUMD dan Bank- Bank.

Tetapi, dari pengamatan penulis di lapangan, masih banyak kantor

pemerintah yang belum menggunakan sistem pengolahan data dengan teknologi
mutakhir, terutama di kota-kota kecil di kabupaten, kecamatan dan daerah-daerah
terpencil.

Untuk sebuah kantor, sebetulnya, manajemen informasi berbasis komputer

memberi berbagai keuntungan, seperti keuntungan dalam kecepatan, kecermatan,
keandalan, dan kemutakhiran komunikasi dan pengolahan data. Tetapi
pemerintah, DPR, dan pemerintah daerah, sering terlampau menjelimet dalam
menghitung pembiayaan untuk program teknologi informasi. Termasuk juga
menghitung-hitung biaya investasi untuk memberikan pendidikan khusus bagi
SDM yang akan mengoperasikan sistem teknologi informasi yang canggih itu.
Akibatnya, modernisasi teknologi informasi untuk perkantoran pemerintah banyak
yang jalan di tempat dan belum dapat dijalankan secara simultan.

Para pembuat keputusan selalu memperhitungkan biaya yang dibutuhkan.

Biaya investasi untuk meningkatkan sistem teknologi informasi suatu kantor
modern dianggap cukup besar dan sering dijadikan isu yang sangat serius. Inilah
pertimbangan-pertimbangan yang banyak merugikan rencana modernisasi
perkantoran. Oleh sebab itu, modernisasi perkantoran lebih sering dilakukan
secara bertahap oleh kantor-kantor pemerintah, dengan cara menerapkan prinsip
perbaikan dan pengadaan multi years dan berkelanjutan.

Umumnya kantor modern juga telah memperhitungkan kemungkinan

gangguan terhadap system yang digunakan. Kerusakan salah satu komponen
atau kesalahan yang terjadi pada salah satu subsistem akan menganggu sistem
secara keseluruhan. Kesalahan memilih file induk (master file) dalam melakukan
entri data, akan menyulitkan penemuannya kembali pada saat diperlukan. Apabila

6
data tersebut diperlukan sebagai bahan pengambilan keputusan, maka keputusan
akan terganggu, atau keputusan tidak sempurna. Dengan demikian, sistem
penelusuran informasi merupakan salah satu subsistem dalam suatu kantor
modern.

Para pimpinan kantor pada umumnya telah memahami bahwa semakin

modern suatu kantor, maka sifat dan cakupan kegiatannya pun semakin rumit.
Semakin modern suatu kantor maka semakin banyak informasi yang dapat
diakses. Pada gilirannya, semakin luas jaringan yang dapat dibangun dan semakin
tinggi peluang kerja sama dan koordinasi yang dapat dilakukan dengan organisasi
lain, dengan pemerintahan luar negeri, dengan NGO, dengan parpol dan dengan
warga masyarakat. Tetapi, pada saat yang sama semakin besar pula tantangan
yang harus dapat diantisipasi. Kantor modern yang seperti ini hanya ada beberapa
gelintir, yaitu kantor yang dapat membangun keunggulan bersaing antara
organisasi dengan organisasi lainnya, kantor yang mampu mengadopsi perubahan
dan mengatasi tantangan global yang dihadapinya, serta makin diakui
keberadaannya.

Inilah kantor BUMN, BUMD, kantor perusahaan swasta dan Bank-bank

pemerintah/swasta, yang menganggap investasi di bidang teknologi informasi
modern adalah sebuah keunggulan bersaing dalam produk dan jasa, sehingga
membangun kantor modern yang computerized merupakan program prioritas.

2.2 Pengertian Teknologi Informasi Perkantoran Modern

Perkembangan teknologi komunikasi dan informasi dewasa ini luar biasa

pesat. Berkat kemajuan teknologi komunikasi dan informasi, hubungan
antarnegara, antarorganisasi, dan antarindividu, terasa seperti tidak berjarak
(borderless). Sekarang, semua orang dapat berkomunikasi dimana saja berada di
seluruh penjuru dunia dalam waktu yang relatif singkat dan biaya makin murah.
Jika dahulu, telepon rumah dipandang sebagai salah satu simbol status, kini
kepemilikannya makin meluas dan bahkan cenderung makin berkurang fungsinya

7
setelah meluasnya pemilikan dan penggunaan telepon genggam (handphone).
Pada saat yang sama peranan komputer juga semakin penting. Boleh dikatakan
tidak ada kantor tanpa fasilitas computer.

Perkantoran modern kini semakin mendekati situasi dan menuju satu era, di
mana penggunaan kertas makin berkurang. Suatu saat nanti, kemungkinan besar
korespondensi kantor tidak lagi menggunakan kertas (paperless). Pertukaran
informasi dalam berbagai bentuknya akan banyak dilakukan melalui posel (pos
elektrik) menggunakan internet, BBM, e-mail, website, sehingga informasi yang
dikirim dan diterima lebih cepat, dengan biaya yang semakin terjangkau. Internet
semakin mendapat tempat di perkantoran di mana setiap orang menggunakan
komputer jinjing (laptop) yang makin kecil ukurannya yang dapat mengakses
internet dengan cara nirkabel (wireless).

Pengertian teknologi Informasi

Kantor adalah tempat dan proses penanganan informasi. Dari pengertian ini
dapat dipahami bahwa pekerjaan kantor adalah semua kegiatan yang bertalian
dengan penanganan informasi yang berkaitan dengan bidang tugas dari
kantor/instansi yang bersangkutan. Pengertian teknologi Informasi yang mudah
dipahami adalah: “perolehan, pemprosesan, penyimpanan dan penyebaran
informasi baik yang berbentuk angka, huruf, gambar, maupun suara dengan suatu
alat electronics berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing) dan
komunikasi jarak jauh (telecomunications)”. (Soetrisno dan Brisma, 2009 hlm
144).

Penanganan informasi di masa lalu dan sekarang lebih mengandalkan pada

kertas dari pada benda lainnya. Dengan demikian, makin banyak informasi, makin
banyak kertas yang kita butuhkan. Sehingga kantor menjadi gudang kertas (file).

Dengan adanya teknologi informasi seperti yang dioperasikan sekarang,

maka seluruh informasi akan dialihkan ke“impulses” elektrik yang berukuran
mini dengan kemampuan simpan lebih besar dibandingkan kertas; misalnya
8
disimpan dalam disket/floppy, flashdisk, CD dan sebagainya, yang mampu
memuat sejumlah informasi dari satu buku berukuran sedang.

Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer, mikro

elektronik, dan telekomunikasi.

1) Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk membuat

kalkulasi dengan kapasitas yang besar dan sangat cepat.

2) Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan

produksi dari peralatan elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri
atas komponen-komponen yang rumit.

3) Telekomunikasi adalah transmisi informasi melalui kabel atau

gelombang radio.

2.3 Peran Teknologi Informasi Terhadap Manajemen

Pekerjaan kantor (office work) dapat dibedakan menjadi pekerjaan tulis-

menulis dan bukan tulis-menulis. Pekerjaan yang tulis-menulis adalah
penanganan/pengurusan surat, baik surat masuk maupun surat keluar, termasuk
penghitungan dan pembuatan laporan. Sedangkan yang bukan tulis-menulis
adalah penggandaan, pelayanan telepon, penerimaan tamu, pengiriman surat dan
kegiatan lainnya. Dengan adanya kemajuan teknologi, ternyata teknologi
informasi mempunyai pengaruh yang besar terhadap pekerjaan kantor. Pekerjaan
kantor menjadi lebih mudah, akurat dan cepat. Di bawah ini dapat dilihat
bagaimana aplikasi teknologi informasi dapat memback-up beberapa pekerjaan
kantor :

1) Pekerjaan Penanganan Surat dan Pembuatan Laporan

Dengan diciptakannya mikro komputer yang sekaligus dapat berfungsi

sebagai word processor, maka dengan menggunakan komputer semacam ini
penyelesaian surat-surat dan laporan sangat dipermudah, cepat, dan cermat.

9
Ada tiga jenis dasar word processor :

a) Word-processor yang berperan sendiri dalam hal ini sifat

penggunaan word processor independen, dan hanya digunakan
untuk pengolahan teks, terdiri atas keyboard , processor, memory,
layar,dan printer.
b) Beberapa word processor digunakan secara bergabung sebagai suatu
sistem, terdiri atas beberapa keyboard dan layarnya yang
dihubungkan dengan komputer sentral yang berfungsi sebagai pusat
pengolahan, penyimpanan dan pencetakan.
c) Beberapa micro computer dengan tujuan umum di mana digunakan
program pengolahan kata (a word-processing program).

Keuntungan menggunakan word-processor :

a) Meningkatkan produktivitas dalam pengolahan dokumen, laporan atau

surat, dan sebagainya
b) Menambah kepuasan kerja
c) Meningkatkan kualitas dan konsistensi hasil akhir (output)
d) Menghemat tenaga
e) Mempermudah mengedit atau mengolah kalimat
f) Mempermudah memperoleh kembali data yangtersimpan
g) Kemampuan untuk mengintegrasikan wordprocessor dengan komputer-
komputer lainnya.

Kerugian dalam penggunaan word-processor.

a) Memerlukan perubahan baik tata ruang fisik maupun prosedur kerja yang
ada
b) Memerlukan pelatihan yang memadai
c) Menimbulkan gangguan pada mata karena terlalu banyak di muka layar
d) Mengurangi kesempatan kerja seperti pekerjaan kesekretariatan.

10
 2) Pekerjaan Komunikasi Perkantoran

Komunikasi dapat diartikan sebagai proses penyampaian pesan dari

seseorang kepada orang lain melalui saluran. Komunikasi merupakan sarana yang
menghubungkan orang-orang dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama.
Di dalam organisasi terdapat komunikasi horisontal/lateral, vertikal, dan diagonal.
Dengan pesatnya kemajuan teknologi modern, alat- alat komukasi beraneka-
ragam, sarana komunikasi semakin canggih yang kita kenal dengan
telekomunikasi (telecommunication) berasal dari kata tele artinya pemindahan
jarak jauh dan communication yang berarti hubungan. Dalam pengertian yang
sederhana, telekomunikasi adalah cara penyampaian informasi jarak jauh melalui
kabel/kawat listrik atau melalui gelombang radio. Telepon dan telegram
merupakan telekomunikasi yang cukup tua.

Dengan hadirnya teknologi informasi, maka telekomunikasi makin

dipermudah dan dipercepat. Informasi tidak saja dapat dikirimkan dalam bentuk
kata-kata dan sandi-sandi seperti halnya kita lakukan melalui telepon dan
telegram, tetapi dapat dikirim dalam bentuk tulisan, angka, maupun gambar.
Berkat kemajuan teknologi informasi tersebut, sekarang jenis komunikasi yang
termasuk ke dalam telekomunikasi makin bertambah jumlahnya. Selain telepon
dan telegram, yang dapat kita sebut disini yaitu teleprinter, teleks ( teleprinter
exchange ), faksimile, telefoto, atau telecopier. Perkembangan paling mutakhir
dari telekomunikasi yaitu teleconference yakni melaksanakan konferensi dengan
sistem jarak jauh. Adapun penjelasannya adalah sebgai berikut :

1) Teleprinter, yaitu suatu alat atau pesawat dalam sistem telekomunikasi

yang pelayanannya dengan cara mengetik informasi. Pesan dikirim melalui
kabel telegraph atau gelombang radio. Pesan tersebut direproduksi oleh
mesin yang sejenis yang ada di pihak penerima sehingga pesan itu dapat
dibaca.
2) Teleks, ( teleprinter exchange ) yaitu pesawat teleprinter yang medianya
dihubungkan melalui perusahaan komunikasi misalnya Telkom, baik
11
 saluran domestik maupun saluran internasional. Teleprinter yang
digabungkan dengan jaringan teleks dapat dibiarkan hidup tanpa ditunggui
sepanjang siang dan malam. Pesan yang masuk akan dicetak secara
otomatis. Pelayanan demikian sangat penting untuk komunikasi
internasional di antara zone waktu yang berbeda.
3) Faksimile, yaitu pesawat yang dapat digunakan untuk mengirim informasi
tertulis maupun bergambar. Pesan dikirim melalui saluran telepon atau
gelombang radio
4) Telefoto, yaitu foto yang diambil melalui gelombang pemancar jarak jauh.
5) Telecopier, yaitu alat untuk mengirimkan atau menerima rekaman kopi
dalam jarak jauh baik melalui saluran telepon (suara), radio atau melalui
sistem elektromagnetik lainnya.
6) Videoteks, yaitu pesawat yang dapat melayani informasi teks pada layar
TV (yangsudah dimodifikasi).

3) Pengiriman Surat

Setelah berkembangnya teknologi informasi yang diterapkan pada

telekomunikasi, pengiriman surat, terutama pengiriman surat jarak jauh,
dilakukan dengan pesawat elektronik, karena itu dikenal nama Pos Elektronik
(Electronic Mail ). Karakteristik utama dari electronic mail adalah transmisi
informasi dari satu tempat ke tempat lain atau dari seseorang kepada orang lain
dengan menggunakan metode elektronik penangkapan, pentransmisian, dan
penyampaian informasi. Karena informasi disampaikan secara visual, maka teks
aslinya tidak perlu dikirimkan. Yang termasuk ke dalam pos elektronik adalah
teleks, faksimile, dan komunikasi antar computer.

4) Tata Laksana Arsip/Filing

Komputer mikro sangat membantu dalam hal pelaksanaan pekerjaan

mengarsip/filing warkat- warkat. Arsip yang semula berupa tumpukan kertas dan

12
disimpan di gedung arsip, sekarang arsip dapat disimpan di dalam disket-disket,

CD, flashdisk. Dengan demikian penyimpanan arsip sekarang beralih kepada

penyimpanan dan pemeliharaan yang memerlukan tempat jauh lebih sedikit dari

pada gudang arsip dalam bentuk kertas. Di kantor yang sudah maju,

penyimpanan arsip telah dilaksanakan dengan menggunakan komputer tersendiri

yang menggunakan “Jaringan Area Lokal” (Local Area Network-LAN).

Komputer terdiri dari komputer pusat yang mempunyai harddisk dengan daya

tampung yang sangat besar. Komputer ini dihubungkan dengan komputer-

komputer lain di masing-masing unit organisasi. Cara kerjanya yaitu apabila unit

organisasi memerlukan data/informasi, melalui komputer yang dimilikinya ia

minta ke komputer pusat. Oleh komputer pusat data dikirim ke memory

komputer unit, yang selanjutnya data tersebut digunakan oleh unit organisasi

yang bersangkutan (di-print, diperbanyak atau hanya cukup dibaca saja).

Jaringan komputer semacam ini biasa disebut jaringan bintang, karena

mempunyai satu pusat dan mempunyai cabang yang menyebar di beberapa unit.

Otomatisasi Kantor (office automation)

Otomatisasi Kantor (Office Automation) atau OA adalah penggunaan alat

elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama
berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar
perusahaan untuk meningkatkan produktivitas. Asal mula otomatisasi kantor di
awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word processing untuk
menjelaskan kegaitan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964,
ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter
(MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam
dalam pita magnetik secara otomatis.
13
 Para pengguna office automation :
1) Manajer, orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber
daya perusahaan, terutama SDM.
2) Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan
mereka dengan sekertaris dan pegawai administrasi.
3) Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan
berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon
dan mengatur jadwal pertemuan.
4) Pegawai administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekertaris,
seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen,
menyimpan dokumen, dll.

Tujuan otomatisasi kantor

Tujuan otomatisasi kantor sebagai berikut :

1) Pemanfaatan yang seefisien mungkin atas uang, tenaga kerja,
material, waktu danmesin atau alat-alat kerja.
2) Pemeliharaan kecepatan dan ketepatan prosedur kerja.
3) Meningkatkan produksi.

Aplikasi Otomatisasi Kantor dapat berbentuk :

1) Pengolahan Kata (word Processing).

2) Surat Elektronik (electronik mail).
3) Voice Mail
4) Kalender Elektronik (electronik calendaring)
5) Konferensi Audio
6) Konferensi Video
7) Konferensi Komputer
8) Transmisi Faximile (facsimile transmission)
9) Videotex
10) Desktop Publishing

14
 Aplikasi dalam Teknologi Perkantoran

Software aplikasi terdiri dari interaksi yang dapat dikenal dalam sistem
komputer untuk melakukan pemrosesan informasi antara lain :

1) Spread Sheet, untuk ,mengerjakan pekerjaan kantor yang berkitan dengan

penggunaan baris dan kolom misalnyadigunakan software lotus, excel dll.

2) Word processing, untuk melakukan pekerjaan kantor yang berkaitan dengan

mengetik untuk membuat surat, laporan digunakan sofware word perfect,
word for window dan sebagainya.

3) Desktop Publishing, Digunakan untuk pekerjaan kantor yang berkaitan

dengan desain dan grafik misalnya software power point, corel draw dan
sebagainya.

4) Communication, untuk melakukan pekerjaan kantor yang berkaitan dengan

komunikasi antar komputer tentunya komputer yang sudah saling
berhubungan misalnya sofware winpop, email dan sebagainya.

15
 BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Teknologi imformasi dewasa ini sangat dibutuhkan untuk memanage sebuah

kantor modern, apalagi kantor-kantor pemerintah yang berfungsi untuk melayani
rakyat dengan cepat, murah dan berkualitas. Ada tiga komponen utama teknologi
informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan telekomunikasi. Penggunaan
teknologi informasi dalam kantor modern meliputi penanganan surat dinas,
pembuatan laporan, komunikasi perkantoran, pengiriman surat dinas dan tata
laksana arsip/filing. Oleh karena itu mau tidak mau teknologi informasi pasti
berpengaruh terhadap manajemen perkantoran, setidaknya pengaruh tersebut bisa
terlihat secara umum dari aspek sosial, ekonomi, dan lainnya, serta membawa
dampak yang positif maupun negatif terhadap karyawan kantor sendiri.

3.2 Saran

Agar pimpinan/manajer kantor pemerintah lebih mengefektifkan

penggunaan teknologi informasi di setiap kantor yang ia pimpin, dengan cara
online 24 jam, untuk memudahkan masyarakat mengakses data dan informasi
kebijakan pemerintahan di bidang sosial, ekonomi, politik, hukum, pendidikan,
agama, bisnis dan sektor-sektor lainnya. Agar kantor-kantor pemerintah
berupaya menganggarkan program teknologi informasi untuk setiap kantor
sesuai dengan kemampuan keuangan yang tersedia, sebagai salah satu bentuk
peningkatan pelayanan pemerintah terhadap masyarakat dibidang penyajian data
dan informasi pembangunan yang transparan.

16
 DAFTAR PUSTAKA

Selvyani, 2013, ‘Makalah Manajemen Perkantoran’, Universitas Gunadarma.

Samsul, 2012, Manajemen Perkantoran, Kasrudinsamsul, This Word Press,

https://kasrudinsamsul.wordpress.com/

Anderson, R., G. Organization and Methods, (1973). London: MacDonald and

Evans.

Arifin, E., Zaenal. (1996). Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas,
Jakarta: Akademika Pressindo.

Chrislip, David, D, and Carl E., Larson. (1994). Collaboration Leadership,

San Fransisco, California: Jossey-Bass Inc.

Davis, Gordon, B. 1985. Management Information Systems: Conceptual

Foundation, Structure and Development (2nd Edition), McGRaw Hill-
Book, Co.

Komaruddin. (1981). Manajemen Kantor, Teori dan Praktek, Bandung:

Sinar Baru. Leffingwell, William H., and Edwin M. Robinson, (1985),
Textbook of Office Management, New

York: McGraw-Hill Book Company Inc.

Littlefield, C. et.all. (1985). Office and Administrative Management, New

Delhi: Prentice Hall of India.

Mills.Geoffry,et.all.1990. Modern Office Management. London : Pitman Publicity

Limited.

Davis, Gordon,B .1985. Management Information System : Conceptual

Foundation, Structure and Development . New York : Mc. Graw Hill-
Book Co.
17
Mills.Geoffry,et.all.1990. Modern Office Management. London : Pitman Publicity
Limited.

Raymond McLeod,Jr. Sistem Informasi Manajamen. PT Prenhaslindo,

Jakarta. 2001. Searching Google

Soetrisno dan Brisma Renaldi. 2009. Manajemen Perkantoran Modern.

Modul Diklat Prajabatan Golongan III. Jakarta : Ledmbaga
Administrasi Negara-RI.

The Liang Gie. 1995. Administrasi Perkantoran Modern.

Yogyakarta : Penerbit Liberty http://www.duniacyber.com,

18