Secara umum, biaya yang dikeluarkan untuk memperoleh manfaat masa depan yang lebih
besar harus dikapitalisasi, sementara pengeluaran yang hanya ditujukan untuk
mempertahankan tingkat pelayanan tertentu harus dianggap sebagai beban. Agar biaya-biaya
ini dapat dikapitalisasi, harus ada tiga kondisi berikut:
Penambahan
Penambahan pada umumnya tidak menimbulkan masalah akuntansi yang besar. Setiap
penambahan yang terjadi pada aktiva tetap akan dikapitalisasi karena aktiva baru telah
diciptakan. Namun masalah yang sering timbul dalam hal penambahan adalah akuntansi
untuk setiap perubahan yang berhubungan dengan struktur yang ada akibat penambahan
tersebut.
Perbaikan adalah penggantian aktiva yang sekarang sedang digunakan dengan aktiva lain
yang lebih baik. Sedangkan penggantian adalah substitusi dari aktiva yang sama. seringnya
perbaikan dan penggantian timbul dari kebijakan umum untuk memodernisasi atau
merehabilitasi seperangkat peralatan. Masalahnya disini adalah membedakan jenis
pengeluaran ini apakah meningkatkan potensi jasa masa depan atau hanya mempertahankan
tingkat pelayanan yang ada.
Jika ditentukan bahwa pengeluaran ini meningkatkan potensi pelayanan masa depan dari
aktiva, pengeluaran tersebut harus dikapitalisasi. Maka akuntansi yang diberlakukan adalah
dengan salah satu dari tiga cara berikut tergantung pada situasinya.
Reparasi
Reparasi biasa adalah pengeluaran yang dilakukan untuk mempertahankan aktiva tetap
berada dalam kondisi siap operasi. biaya ini dapat dibebankan ke akun beban selama periode
terjadinya, atas dasar bahwa periode tersebut merupakan periode yang paling banyak
menerima manfaat.