Tujuan audit eksternal adallah untuk mengembangkan sejumlah kesempatan yang dapat
dimanfaatkan oleh perusahaan dan ancaman yang sabaiknya dihindari. Audit eksternal
berfokus pada upaya identifikasi dan evaluasi tren dan kejadian yang berada di luar kendali
satu perusahaan. Audit eksternal mengungkap peluang-peluang dan ancaman-ancaman
besar yang dihadapi suatu organisasi sehingga manajer dapat merumuskan strategi guna
mengambil keuntungan dari berbagai peluang tersebut dan menghindar atau
meminimalkan dampak dari ancaman yang muncul.
A.Kekuatan Eksternal
- Membuat Asumsi
Perencanaan menjadi mustahil tanpa asumsi. Menebak secara membabi-buta tidak
pernah boleh dilakukan dalam perumusan strategi, tetapi asumsi masuk akal yang
didasarkan pada informasi yang tersedia harus selalu dibuat. Dengan mengidentifikasi
kejadian-kejadian di masa depan yang dapat memiliki dampak besar terhadap
perusahaan dan dengan membuat asumsi-asumsi yang masuk akal mengenai berbagai
faktor ini, para penyusun strategi bis menjalankan proses manajemen strategis. Asumsi
hanya diperlukan untuk tren dan kejadian di masa depan yang kemungkinan besar
memiliki pengaruh signifikan terhadap bisnis perusahaan.
G.Analisis Industri:Matriks Evaluasi Faktor Eksternal
Matriks evaluasi faktor eksternal memungkinkan para penyusun strategi untuk
meringkas dan mengevaluasi informasi ekonomi, sosial, budaya, demografis, lingkungan,
politik, pemeritnahan, hukum, teknologi, dan kompetitif. Matriks evaluasi faktor eksternal
dapat dikembangkan dalam lima langkah:
1. Buat daftar faktor-faktor eksternal utama sebagaimana yang disebutkan dalam proses
audit eksternal.
2. Berikan pada setiap faktor tersebut bobot yang berkisar dari 0,0 (tidak penting)
sampai 1,0 (sangat penting). Bobot mengindikasikan signifkansi relatif dari suatu
faktor terhadap keberhasilan perusahaan.
3. Berilah peringkat 1 sampai 4 pada setiap faktor eksternal utama untuk menunjukkan
seberapa efektif strategi perusahaan saat ini dalam merespons faktor tersebut.
4. Kalikan bobot setiap faktor dengan peringkatnya untuk menentukan skor bobot.
5. Jumlahkan skor rata-rata untuk setiap variabel guna menentukan skor bobot total
untuk organisasi.
H.Matriks Profil Pesaing
Matriks profil kompetitif mengidentifikasi pesaing-pesaing utama suatu perusahaan serta
kekuatan dan kelemahan khusus mereka dalam hubungannya dengan posisi strategis
perusahaan sampel. Faktor keberhasilan penting dalam matriks profil kompetitif mencakup
isu-isu internal maupun eksternal; karenanya, peringkatnya mengacu pada kekuatan dan
kelemahan, dimana 4 = sangat kuat, 3 = kuat, 2 = lemah, 1 = sangat lemah. Terdapat
beberapa perbedaan utama antara evaluasi faktor eksternal dan matriks profil kompetitif.
Pertama, faktor-faktor keberhasilan penting dalam matriks profil kompetitif lebih luas,
karenatidak mencakup data spesifik atau faktual dan mungkin bahkan berfokus pada isu-isu
internal. Faktor-faktor keberhasilan penting dalam matriks profil kompetitif juga tidak
dikelompokkan menjadi peluang dan ancaman sebagaimana dalam evaluasi faktor
eksternal. Dalam matriks profil kompetitif, peringkat dan skor bobot total perusahaan-
perusahaan pesaing dapat dibandingkan dengan perusahaan sampel. Analisis perbandingan
ini memberikan informasi strategis internal yang penting.
Pengorganisasian (organizing)
merupakan bagian dari implementasi strategi dari perusahaan yang mencakup
semua aktivitas manajerial yang menghasilkan struktur pekerjaan dan hubungan
otoritas.Tujuan pengorganisasian iyalah untuk mencpai usaha yang terkoordinir
dengan mengidentifikasikan hubungan pekerjaan dengan otoritas.Fungsi
pengorganisasian dapat dilihat dari tiga aktivitas yang beruntun:pemecahan tugas
menjadi pekerjaan,mengkombinasikan pekerjaan untuk membantu
depertemen,mendelegasikan kewenangan.
Pemotivasian (motivating)
merupakan bagian dari implementasi strategi dari perusahaan yang melibatkan
usaha yang diarahkan dalam membentuk perilaku manusia yang antara lain
berkaitan dengan kepemimpinan, komunikasi, kelompok kerja, dan sebagainya.dan
dapat didefinisikan sebagai proses mempengaruhi orang untuk menyelesaikan
tujuan khusus.
Penempatan staf (staffing) yang disebut juga manajemen personalia (personnel
management) atau manajement sumber daya manusia (human resource
management).Aktivitas penempatan staf memainkan peran penting dalam upaya
penerapan strategi, dan karena alasan ini, manajer sumber daya manusia terlibat
secara lebih aktif dalam proses manajemen strategis. Merupakan hal yang penting
untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dalam area penempatan staf.
Pengendalian (controlling) merupakan aktivitas manajerial yang diarahkan untuk
memastikan bahwa hasil actual konsisiten dengan hasil yang telah direncanakan dan
aktivitasnya merupakan bagian dari evaluasi strategi perusahaan. Pengendalian
tersebut terdiri atas empat langkah dasar :
- Penempatan standar kinerja
- Penilaian kinerja individual dan organisasional
- Pembandingan kinerja aktual dengan standar kinerja yang direncanakan
- Pengambilan langkah-langkah korektif
G.Pemasaran
Pemasaran dapat digambarkan sebagai proses mendefinisikan, mengantisipasi,
menciptakan, serta memenuhi kebutuhan dan keinginan pelanggan atas barang dan jasa.
Fungsi dasar pemasaran yang dapat membantu penyusunan strategi mengindentifikasi dan
mengevaluasi kekuatan dan kelemahan dari pemasaran adalah analisis konsumen,
penjualan produk/jasa, perencanaan produk/jasa, penetapan harga, distribusi, riset
pemasaran dan analisis peluang.Terdapat tujuh fungsi pemasaran
1. Analisis Konsumen
Merupakan pengamatan dan evaluasai kebutuhan, hasrat dan keinginan konsumen.
Analisis konsumen melibatkan pengadaan survey konsumen, penganalisisan informasi
konsumen, pengevaluasian strategi pemosisian pasar, pengambangan profil
konsumen, dan penentuan strategi segmentasi pasar yang optimal.
2. Penjualan Produk/Jasa
Penjualan meliputi banyak aktivitas pemasaran, seperti iklan, promosi penjualan,
publisitas, penjualan perorangan, manajemen tenaga penjualan, hubungan konsumen,
dan hubungan diler.
4. Penetapan Harga
Lima pemangku kepentingan (stakeholder) mempengaruhi keputusan penetapan
harga (pricing): konsumen, pemerintah, pemasok, distributor, dan pesaing.
5. Distribusi
Distribusi mencakup penggudangan, saluran-saluran distribusi, cakupan distribusi,
lokasi tempat ritel, wolayah penjualan, tingkat dan lokasi persediaan, kurir
transportasi, penjualan grosir, dan ritel. Distribusi menjadi sangat penting ketika
sebuah perusahaan berusaha menerapkan strategi pengembangan pasar atau
integrasi ke depan.
6. Riset Pemasaran
Riset pemasaran adalah pengumpulan, pencatatan dan penganalisisan data yang
sistematis mengenai berbagai persoalan yang terkait dengan pemasaran barang dan
jasa. Aktivitas riset pemasaran mendukung semua fungsi bisnis yang pokok dari
sebuah organisasi.
7. Analisis Peluang
Analisis peluang melibatkan penilaian atas biaya, manfaat dan resiko yang terkait
dengan keputusan pemasaran. Tiga langkah yang diperlukan untuk membuat analisis
biaya-manfaat (cost-benefit analysis): (1) menghitung total biaya yang terkait dengan
suatu keputusan, (2) memperkirakan total manfaat dari keputusan tersebut dan (3)
membandingkan total biaya dengan manfaat. Apabila manfaat yang diharapkan
melampaui total biaya, maka peluang itu menjadi lebih menarik.
Kondisi keuangan sering dianggap sebagai satu ukuran terbaik untuk posisi kompetitif
dan daya tarik keseluruhan suatu perusahaan. Menurut James Van Horne bahwa fungsi
tersebut terdiri atas tiga keputusan yaitu:
a. Keputusan investasi (investment decision)
b. Keputusan pendanaan (financing decision).
c. Keputusan deviden (dividend decision).
Analisis ratio keuangan adalah metode yang paling banyak digunakan untuk organisasi
berorientasi laba maupun nirlaba menentukan kekuatan dan kelemahan organisasi dalam
area investasi, pendanaan, dan deviden sehingga rasio keuangan dapat memeberikan
tanda-tanda kekuatan dan kelemahan aktifitas fungsi manajemen, produksi, pemasaran,
penelitian dan pengembangan, dan sistim informasi.
I Fungsi Produksi/Operasi
Menurut Robert Schroeder menyatakan bahwa manajemen produksi terdiri dari lima
area keputusan atau fungsi yaitu proses, kapasitas, persediaan, tenaga kerja, dan
kualitas.9 Tugas utama manajer produksi adalah mengembangkan dan mengoperasikan
sebuah sistim yang akan menghasilkan jumlah produk/jasa yang dibutuhkan sesuai dengan
kualitas tertentu, harga yang sudah ditentukan, dan waktu yang sudah tetapkan.