Pembangunan Cross – Fungsional Organization

Pembangunan organisasi lintas fungsional :

1. Definisikan sisitem yang digunakan oleh organisasi untuk menghasilkan produk dan
jasa bagi customer, baik intern maupun ekstern.
2. Tetapkan tujuan sistem, apakah bersifat sementara atau jangka panjang.
3. Bentuk organisasi fungsional utama dan organisasi fungsional pendukung.
4. Bentuk tim lintas fungsional permanen untuk sistem yang bertujuan jangka panjang
dan tim ad hoc untuk sistem yang bertjuan jangka pendek.
5. Tunjuk case manager yang bertanggung jawab untuk memiliki sistem dan melakukan
improvement berkelanjutan terhadap sistem. Untuk tim lintas fungsional yang bersifat
sementara, tunjuk team leader untuk memimpin tim dalam mewujudkan tujuan tim.
6. Untuk tim lintas fungsional yang bersifat permanen, tugas case manager untuk
menarik anggota tim yang memiliki kompetensi sesuai dengan yang dibutuhkan untuk
mewujudkan tujuan tim. Anggota tim diambilkan dan berbagai fungsi yang ada dalam
organisasi atau dari pihak luar organisasi (melalui outsourcing)
7. Bangun struktur organisasi untuk menggambarkan organisasi lintas fungsional yang
bersifat permanen.

Berikut ini diuraikan lebih rinci setiap tahap pembangunan struktur organisasi lintas
fungsional.

Pendefinisisan Sistem

Paradigma lintas fungsional memandang organisasi sebagai rangkaian sistem yang

digunakan untuk melayani kebutuhan customer. Organisasi lintas fungsional diorientasikan
untuk mewujudkan tujuan sistem. Disamping itu, organisasi lintas fungsional juga
diorientasikan untuk melakukan improvement secara berkelanjutan terhadap sistem. Oleh
karena itu, dalam membangun organisasi lintas fungsional, langkah pertma yang ditempuh
oleh manajemen adalah mendefinisikan sistem. Berikut ini disajikan contoh logika yang
digunakan oleh manajemen perusahaan dalam mengidentifikasikan sistem utama yang
digunakan untuk mewujudkan visi perusahaan.

Contoh
 Agar mampu berfungsi sebagai wealth-creating institution, perusahaan melaksanakan tiga
kegiatan utama berikut ini :

1. Mendesain produk dan jasa yang sesuai dengan kebutuhan customers.

2. Memproduksi produk dan jasa tersebut secara cost effective.
3. Memasarkan produk dan jasa secara efektif kepada customers.

Oleh karena itu, menurut pertimbangan manajemen, terdapat tiga sistem yang
menentukan kelangsungan hidup organisasi : sistem inovasi, sistem produksi, dan sistem
penjualan. Sistem inovasi digunakan untuk melaksanakan kegiatan desain produk yang sesuai
dengan kebutuhan customers. Sistem produksi digunakan untuk memproduksi produk secara
cost effective. Sistem penjualan digunakan untuk memasarkan produk dan jasa secara efekttif
kepada customers. Ketiga sistem utama tersebut digunakan untuk menjamin kelangsungan
hidup perusahaan sebagai wealth creating institution.

Penetapan Tujuan Sistem

Tujuan sistem perlu dirumuskan secara jelas dan perlu dikomunikasikan kepada
semua anggota tim dan semua stakeholders tim lintas fungsional. Kejelasan tujuan sistem
akan mengarahkan dan memfokuskan usaha keseluruhan anggota tim dalam mewujudkan
tujuan tersebut. Kejelasan tujuan juga memberikan landasan untuk mengukur efetivitas
sistem, sehingga usaha improvement terhadap sistem dapat dipacu. Berikut ini disajikan
contoh penetapan tujuan sistem yang dilakukan oleh manejemen suatu perusahaan.

Contoh

Tujuan sistem inovasi adalah untuk memastikan bahwa perusahaan mampu secara
tepat mendeain produk dan jasa yang sesuai dengan kebutuhan customers. Sistem
produksi merupakan sistem yang menjamin kualitas hubungan dengan pemasok,
produksi tanpa cacat, dan pendeknya lead time untuk menghasilkan produk, serta
proses produksi yang cost effective. Tujuan sistem penjualan adalah untuk
membangun hubungan kemitraan dengan customers. Kualitas hubungan antara
perusahaan dengan customers ditentukan oleh kualitas sistem penjualan yang didesain
oleh perusahaan untuk melayani customers. Kualitas hubungan antara customers
merupakan pelipatganda value yang dihasilkan oleh perusahaan bagi customers.
Pembentukan Organisasi Fungsional Utama dan Organisasi Fungsional Pendukung

Fungsi dibangun sejalan dengan kompleksitas spesialisasi yang dibutuhkan untuk

menghasilkan produk dan jasa bagi customer. Fungsi-fungsi yang dibentuk dibagi menjadi
dua kelompok (1) fungsi utama, dan (2) fungsi pendukung.

Fungsi utama merupakan center of expertise yang menyediakan spesialis yang

memiliki deep kwoledge dan keahlian individual yang siap untuk dimanfaatkan oleh
organisasi sistem. Kegiatan center of expertise ini lebih bersifat non-routine dan non-
administrative, berkaitan dengan situasi unik yang memerlukan kontak antarorang, sarat
pengetahuan (deep knowledge) dan keahlian individual. Organisasi fungsi dibangun untuk
menyediakan shared competencies and resources yang akan dimanfaatkan oleh organisasi
sistem.

Fungsi pendukung merupakan service center yang menyediakan jasa standar bagi
organisasi sistem. Kegiatan service center ini lebih bersifat routine dan administrative.

Organisasi sistem dapat memiliki sendiri expertise dan service atau memanfaatkan
shared expertise dan shared service yang disediakan oleh organisasi fungsional. Matriks-
matriks yang dilukiskan pada gambar 11.1 memberikan panduan untuk memutuskan apakah
expertise dan service disediakan sebagai shared expertise dan shared serivce, atau disediakan
sendiri oleh organisasi sistem.

Gambar 11.1
Kriteria Pembentukan Service Center dan Center of Expertise
Contoh

Berdasarkan kompleksitas kegiatan untuk menghasilkan produk dan jasa, perisahaan

membentuk fungsi utama berikut ini; pemasaran, engineering, produksi, dan logistik.
Keempat fungsi utama tersebut merupakan center of expertise. Disamping itu, untuk
mendukung kegiatan fungsi utama dan organisasi sistem perusahaan membentuk fungsi
pendukung yang terdiri dari ; keuangan, akuntansi, sekretariat dan umum, sumber daya
manusia. Keempat fungsi pendukung tersebut merupakan serivce center, yang bertanggung
jawab untuk menyediakan jasa bagi fungsi utama dan organisasi sistem.

Pembentukan Tim Lintas Fungsional Permanen

Paradigma lintas fungsional memandang organisasi sebagai suatu kumpulan shared

competencies and resource yang disediakan untuk dimobilisasi guna memenuhi kebutuhan
customer. Menurut pandangan ini, para spesialis yang memiliki kompetensi tertentu, yang
berada di bawah penguasaan manajer fungsional, merupakan shared competencies yang
disediakan bagi manajer sistem untuk dimobilisasi guna pemberian layanan bagi customer.
Disamping itu, manajer fungsional juga menguasai sumber daya lain, seperti mesin dan
ekuipmen, gedung, sistem informasi, yang merupakan shared resources, yang disediakan
bagi manajer sistem untuk dimobilisasi guna pemberian layanan bagi customer. Oleh karena
sistem inovasi, sistem produksi, dan sistem penjualan dalam contoh diatas merupakan
institution dan oleh karena itu menetukan kelangsungan hidup dan perkembangan
perusahaan, maka manajemen puncak membentuk tim lintas fungsional permanen untuk
masing-masing sistem tersebut dan kemudian menunjuk case manager sebagai pemilik
masing-masing sistem tersebut.

Contoh;

Tim lintas fungsional ini beranggotakan orang-orang berkeahlian memadai, yang berasal dari
berbagai fungsi; pemasaran, engineering, produksi, dan logistik.

Penunjukan Case Manajer

 Jika tim lintas fungsional dibentuk secara permanen, manajemen puncak kemudian
menunjuk case manager untuk memimpin tim tersebut. Case manager ditunjuk sebagai
pemilik sistem tertentu: sistem inovasi, sistem produksi, atau sistem penjualan. Case
manager adalah manajer yang bertanggung jawab sebagai pemilik sistem, yang memimpin
tim lintas fungsional untuk mewujudkan tujuan sistem dan yang bertanggung jawab untuk
melakukan improvement secara berkelanjutan terhadap sistem tersebut. Case manager
bertanggung jawab untuk memobilisasi shared competencies and resource yang disediakan
oleh manajer fungsi utama. Oleh karena itu, case manager adalah pemimpin ujung tombak
organisasi dalam penyediaan value bagi customer, sedangkan manajer fungsi utama
merupakan penyedia sumber daya manusia dan sumber daya lain yang siao untuk
dimanfaatkan dan dimobilisasi oleh case manager dalam memenuhi kebutuhan customer.

Karakteristik yang dituntut dari seorang case manager adalah :

a. Memiliki pengetahuan teknis memadai tentang sistem yang digunakan oleh timnya
untuk menghasilkan value bagi customer. Tidak berarti bahwa case manager harus
orang vang terpandai dalam tim, namun orang yang mampu mengikuti secara jelas
proses yang digunakan oleh tim untuk menghasilkan value bagi customer.
b. Memiliki pengalaman dan keterampilan dalam mengelola proses yang digunakan oleh
tim untuk menghasilkan value bagi customer. Keterampilan pengelolaan proses
mencakup kemampuan case manager dalam:
a) Membangkitkan partisipasi anggota tim dalam mencapai tujuan sistem.
b) Menyelesaikan konflik yang terjadi antaranggota tim.
c) Membangun konsesnsus antar anggota tim.
c. Memiliki kemampuan untuk bekerja dengan wewenang kecil, dengan wewenang yang
tidak jelas, atau tanpa wewenang sama sekali. Case manager yang efektif seringkali
harus bertindak sebagai seorang yang berdaya.
d. Memiliki ketersediaan dan keterampilan untuk: “ mengelola orang di luar tim” Case
manager yang efektif harus mengembangkan hubungan yang berlangsung dengan
stakeholders utama di bagian lain organisasi, seperti manajer fungsi utama, manajer
senior yang menjadi sponsor tim, dan orang lain dari fungsi pendukung.
e. Memiliki pengetahuan untuk membantu tim dalam merumuskan misi, tujuan, dan
sasaran. Arah yang jelas akan membantu tim lintas fungsional menyeimbangkan
tanggung jawab mereka terhadap tim dan tanggung jawab mereka terhadap fungsi
mereka.
 f. Memiliki pengetahuan dan ketegasan dalam dalam mendapatkan sumber daya yang
diperlukan oleh timnya. Case manager menarik berbagai sumber daya, baik yang
berwujud (tangible) maupun yang tidak berwujud (intangible), dari fungsi utama dan
fungsi pendukung, yang diperlukan untuk mencapai keberhasilan tim lintas fungsional
dalam mewujudkan tujuan sistem.
g. Memiliki kemampuan untuk melindugi timnya dari gangguan tidak semestinya dan
kotraproduktif.
h. Memiliki kesediaan untuk berubah dan beradaptasi dengan perubahan kondisi dan
perubahan kebutuhan tim. Case manager vang efektif adalah yang memiliki
fleksibilitas dalam menghadapi perubahan yang diperlukan.

Penunjukan Manajer Fungsional

Manajer fungsional utama bertanggung jawab atas kompetensi sumber daya manusia
yang masuk ke dalam tim lintas fungsional. Agar tim lintas fungsional utama berhasil,
manajer fungsional harus:

a. Memahami tujuan dan prioritas tim lintas fungsional.

b. Memberikan kesempatan dan bahkan mendorong anggota tim dalam menvelesaikan
tugasnya.
c. Memperjelas wewenang anggota tim sebagai wakil departemen fungsional dalam tim
dan memberikan kesempatan kepada anggota tim untuk melaksanakan wewenangnya
tersebut.
d. Secara teratur berkormunikasi dengan anggota tim mengenai pekerjaan anggota
tersebut dalam tim.
e. Secara periodik berkomunikasi dengan case manager sebagai pimpinan tim tersebut
dalam tim tentang kemajuan tim dan sifat pekerjaan anggota tim
f. Mendapatkan umpan balik dari case manager tentang kinerja anggota tim.

Manajer fungsi pendukung bertanggung jawab untuk menghasilkan secara cost effective
produk dan jasa yang diperlukan oleh sistem permanen (sistem penjualan sistem operasi, dan
sistem layanan purna jual).

Penunjukan Anggota Tim Lintas Fungsional

Case manager kemudian memilih anggota tim dari sumber daya manusia yang berada
di bawah manajer fungsional. Dalam tim Lintas fungsional yang bersifat permanen,
keanggotaan personel dalam tim dapat bersifat permanen atau bersifat sementara, Untuk
bidang kompetensi yang dibutuhkan secara terus menerus untuk mewujudkan tujuan tim
lintas fungsional, harus ditarik personel dari organisasi fungsional dan diretapkan sebagai
anggota tim yang bersifat permanen. Untuk bidang kompetensi yang hanya dibutuhkan
sementara waktu dalam mewujudkan tujuan tim, harus ditarik personel dari organisasi
fungsional, namun hanya untuk jangka pendek. Segera setelah tugas personel tersebut dalam
tim selesai dilaksanakan, personel tersebut ditarik kembali ke organisasi fungsional tempat
asalnya.

Tugas anggota tim lintas fungsional adalah :

a. Memberikan kontribusi keahlian spesialisasinya atau memberikan kontribusi produk,

jasa, atau informasi untuk mewujudkan tujuan sistem.
b. Memberikan kontribusi berupa akses ke mesin, ekuipmen, sistem informasi yang
berada dalam daerah tanggung jawabnya untuk mewujudkan tujuan sistem
c. Mendorong terwujudnya kerja sama tim untuk menghasilkan sinergi.
d. Memberikan kontrbusi dalam melakukan improvement secara berkelanjutan terhadap
sistem yang menjadi tanggung jawab timnya.
e. Melakukan information sharing dengan anggota lain tim untuk memungkinkan
terlaksananya proses pembelajaran.

Pembentukan Bagan Organisasi

Sebagaimana disebutkan di atas, jika masa kerja tim bersifat permanen, tim akan
tergambar dalam struktur organisasi perusahaan. Struktur organisasi lintas fungsional yang
dibangun berdasarkan contoh yang diuraikan di atas dilukiskan pada Gambar 11.2
 Gambar 11.2 Struktur Organisasi Lintas Fungsional

STAKEHOLDERS UTAMA TIM LINTAS FUNGSIONAL

Siapa yang menjadi stakeholders utama tim lintas fungsional yang dibentuk dalam
perusahaan? Satkeholders adalah orang-orang yang memiliki kepentingan terhadap entintas
tertentu. Pengetahuan tentang stakeholders akan membantu case manager dalam
mengidentifikasi tren perubahan tentang kebutuhan stakeholders. Informasi tentang tren
perubahan ini pada gilirannya akan menjadi dasar untuk melaksanakan improvement
berkelanjutan terhadap sistem.

Ada empat stakeholders utama tim lintas fungsional, yaitu manajer fungsional utama,
customers, manajemen senior, dan manajr fungsional pendukung.

Manajer Fungsional Utama

 Case manager harus berhubungan dengan manajer fungsional utama untuk
mendapatkan shared competencies and resources dari mereka.

Customer

Customers adalah penyebab mengapa suatu tim lintas fungsional dibentuk. Customers
dapat berasal dari luar organisasi atau dari dalam organisasi. Kebutuhan customers-lah yang
menentukan atribut keluaran yang dihasilkan oleh tim lintas fungsional. Oleh karena itu, tim
lintas fungsional harus senantiasa memantau perubahan kebutuhan customers untuk
memastikan bahwa sistem yang berada di bawah kepemilikan mereka mampu memenuhi
kebutuhan customers. Tim lintas fungsional dapat menunjuk seorang yang bertindak sebagai
penghubung antara tim dengan customers. Case manager atau anggota tim dapat ditugasi
sebagai penghubung antara tim dengan customers. Dengan menunjuk seseorang sebagai
penghubung antara tim dengan customers, konfigurasi ini akan menjadikan kerja sama antara
tim dengan customers menjadi efektif dan efisien, karena:

1. Hubungan tersebut membuat customers dengan mudah memperoleh umpan balik,

2. Memungkinkan tim menunjuk, melatih, dan mengembangkan orang yang terampil
dalam berhubungan dengan customers,
3. Menghindari terjadinya kebingungan bagi customers jika setiap anggota tim
berbibcara dengan customers.

Beberapa organisasi mengurangi masalah komunikasi dengan customers melalui

pengikutsertaan customers dalam tim lintas fungsional. Sebagai anggota tim lintas fungsional,
customers menghadiri semua rapat yang diselenggarakan oleh tim dan memberikan masukan
kepada tim.

Manajemen Senior

Salah satu stakeholder intern yang penting adalah manajemen senior, terutama
manajemen senior yang menjadi sponsor tim lintas fungsional. Bagi tim lintas fungsional,
manajemen senior perlu diberi informasi tentang kemajuan, keberhasilan, kebutuhan sumber
daya, masalah potensial, dan perubahan jadwal tim.

Umumnya, manajemen senior tidak suka dengan sesuatu yang mendadak, seperti
keluhan dari customers, penundaan jadwal penyelesaian projek, dan masalah – masalah tidak
terduga yang disampaikan secara mendadak. Informasi yang disampaikan adalah case
manager secara dini kepada manajemen senior akan memiliki kesempatan besar dalam
mendapatkan perhatian dan dukungan dari manajemen senior. Dalam beberapa organisasi,
seringkali manajemen senior menjadi anggota tim lintas fungsional. Kondisi ini berdampak
positif bagi tim lintas fungsional dalam mewujudkan tujuannya, karena kemudahan yang
dapat diperoleh dalam mendapatkan sumber daya yang diperlukan untuk mewujudkan tujuan
tim.

Manajer Fungsional Pendukung

Dalam melaksanakan kegiatannya, tim lintas fungsional memerlukan bantuan dari

organisasi fungsional pendukung. Tim lintas fungsional perlu membangun hubungan positif
dengan organisasi ini, karena keberhasilan tim dalam mewujudkan tujuan tim sangat
ditentukan oleh kualitas jasa yang diperoleh dari organisasi fungsional pendukung ini. Dalam
Gambar 11.2, organisasi fungsional pendukung mencakup: keuangan , akuntansi, sekretariat
dan umum, serta sumber daya manusia.

Bagaimana Membangun Komitmen Anggota Tim Lintas Fungsional?

Untuk membangun komitmen anggota tim lintas fungsional, berbagai cara berikut ini
dapat ditempuh:

1. Perlu dirumuskan misi tim lintas fungsional berbasis misi perusahaan.

2. Misi tersebut dirumuskan melalui proses diskusi yang melibatkan seluruh anggota
tim.
3. Misi tersebut kemudian dijabarkan ke dalam serangkaian tujuan kinerja yang jelas,
terukur, dan spesifik. Keterlibatan anggota tim dalam penjabaran misi tersebut harus
tinggi sehingga setiap anggota tim menerima tujuan kinerja sebagai tujuan individu.
4. Perlu ditetapkan peran setiap anggota tim dalam mewujudkan tujuan kinerja tim,
sehingga setiap anggota tim merasa bertanggung jawab atas perwujudan tujuan
kinerja tim.
5. Perlu dirumuskan rencana kerja untuk mewujudkan tujuan kinerja tim. Setiap anggota
tim dibuat bertanggung jawab atas terwujudnya tujuan kinerja tim, bukan hanya
bagiannya. Anggota tim perlu menyadari pentingnya kerja sama dalam mewujudkan
tujuan kinerja tim.
Keunggulan Tim Lintas Fungsional

Tim lintas fungsional memiliki keunggulan berikut ini:

1. Berkemampuan untuk menyelesaikan pekerjaan secara cepat.

2. Berkemampuan untuk menyelesaikan masalah yang kompleks.
3. Berfokus ke customer.
4. Berkemampuan meningkatkan kreativitas.
5. Berkemampuan menjadikan organisasi belajar.
6. Berlaku sebagai titik tunggal untuk kontak bagi customers.

Kecepatan

Dalam lingkungan bisnis yang kompetisinya berbasis waktu (time-based competition),

kecepatan menjadi andalan perusahaan untuk menempatkan perusahaan pada posisi
kompetitif. Kecepatan merupakan faktor keunggulan dalam sistem pengembangan produk
dan jasa serta dalam sistem layanan customers.

Dalam pengembangan produk, tim lintas fungsional dalam sistem inovasi mampu
menguangi secara signifikan waktu yang diperlukan untuk pengembangan produk. Tim lintas
fungsional mengganti proses pengembangan produk dari cara pengembangan berurutan
menjadi cara pengembangan paralel. Kecepatan pengembangan produk dapat dihasilkan
melalui tim lintas fungsional, karena:

1. Tim lintas fungsional memiliki tujuan yang jelas, menghadirkan inovasi produk
secara cepat ke tangan customers.
2. Tim lintas fungsional melibatkan seluruh fungsi yang diperlukan.
3. Tim lintas fungsional melibatkan semua anggota tim kunci sejak awal proses
pengembangan produk.
4. Tim lintas fungsional mampu menanamkan disiplin yang diperlukan untuk memenuhi
skedul waktu yang telah ditentukan.

Kompleksitas

Masalah bisnis yang kompleks tidak akan dapat diselesaikan dengan baik oleh tim
fungsional, karena pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki oleh tim fungsional tidak
akan memadai untuk memecahkan masalah yang kompleks tersebut. Tim lintas fungsional
memiliki berbagai pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk memecahkan
masalah bisnis yang kompleks. Kemampuan tim lintas fungsional dalam memecahkan
masalah bisnis yang kompleks ditentukan oleh:1

1. Adanya leader yang memiliki visi yang kreatif.

2. Tidak adanya hambatan yang tidak perlu, termasuk tidak dihambatnya tim dari
kemungkinan gagal.
3. Tersedianya beragam pendapat dari berbagai disiplin.
4. Keterbukaan anggota tim terhadap ide baru.

Berfokus ke Customer

Setiap tim dibentuk untuk memuaskan kebutuhan customer, baik intern maupun
ekstern. Agar tim lintas fungsional mampu memuaskan kebutuhan customer, butir – butir
penting berikut ini perlu diperhatikan:2

1. Pemahaman dengan jelas siapa yang menjadi customer tim.

2. Melibatkan customer, baik secara langsung melalui keanggotaan customer ke dalam
tim atau secara tidak langsung melalui komunikasi secara terus – menerus.
3. Pelatihan bagi anggota tim dalam teknik process improvement dan dinamika tim.
4. Pemberdayaan anggota tim dalam pengambilan keputusan untuk memuaskan
kebutuhan customer.
5. Pemberian penghargaan kepada personel yang mendukung dan mendorong kerja sama

Kreativitas

Salah satu keyakinan dasar yang melandasi dibentuknya organisasi lintas fungsional
adalah “kerja sama lintas fungsional menghasilkan sinergi”. Keanggotaan tim yang berasal
dari berbagai fungsi dengan berbagai kompetensi memungkinkan tim menjadi basis aktivitas
kreatif untuk menghasilkan ide – ide baru cemerlang dan inovatif. Jumlah orang yang sedikit
dengan berbagai disiplin merupakan kondisi yang cocok untuk mengembangkan kreativitas.
Untuk menjadikan tim lintas fungsional sebagai tempat untuk mengembangkan kreativitas,
faktor berikut ini perlu dipenuhi:

1
parker
2
 1. Kultur yang mendukung pemecahan masalah secara informal.
2. Keberanian untuk mengambil risiko didorong dan diberi penghargaan.
3. Inovasi produk dan jasa dipandang oleh personel sebagai faktor penentu masa depan
perusahaan.

Belajar

Salah satu keyakinan dasar yang melandasi dibentuknya organisasi lintas fungsional
adalah “pendekatan lintas fungsional membentuk “learning organization”. Tim lintas
fungsional merupakan tempat yang baik bagi anggota tim untuk berbagi pengetahuan dan
pengalaman dengan anggota tim dari disiplin lain. Jika tim lintas fungsional bersifat
permanen, tim dapat mengumpulkan informasi mengenai kinerja tim, dan dengan
mempelajari berbagai kegagalan yang ditemukan dalam perjalanan tim, seluruh anggota tim
dapat belajar dari kegagalan tersebut. Tanggung jawab untuk melakukan improvement
berkelanjutan atas sistem yang digunakan untuk menghasilkan value bagi customer, juga
memberikan kesempatan bagi anggota tim untuk belajar tentang ide, pengetahuan, dan
teknologi baru. Kondisi demikian memaksa anggota tim untuk senantiasa belajar agar mereka
mampu menyesuaikan kompetensi mereka dengan perubahan yang direncanakan.

Titik Kontak Tunggal

Dalam organisasi fungsional, customer akan menemui kesulitan dalam berhubungan

dengan organisasi, karena setiap fungsi hanya menguasai sebagian dari keseluruhan aktivitas
pembuatan produk dan jasa yang dihasilkan oleh organisaisi. Seorang customer yang
menanyakan tingkat penyelesaian ordernya kepada perusahaan akan mengontak fungsi
penjualan. Namun, oleh karena fungsi penjualan hanya menguasai informasi tentang
pengolahan order dari customer, ia tidak dapat memberikan jawaban berkaitan dengan desain,
produksi, dan informasi tentang cost. Dengan tim lintas fungsional, case manager atau team
leader merupakan titik kontak tunggal yang menghubungkan perusahaan dengan customers.
Dengan penyediaan titik tunggal untuk kontak dengan customers, organisasi akan mampu
secara responsif memenuhi perubahan kebutuhan customers.
Kelemahan Organisasi Lintas Fungsional

Kelemahan organisasi lintas fungsional adalah tetap adanya kompleksitas organisasi

hirarkhis. Dalam gambar 11.1 terlihat ada dua jenjang manajer: direktur dan manajer. Isu
tentang kekuasaan, wewenang, alokasi sumber daya, tujuan/sasaran, dan hubungan pelaporan
dapat menyulitkan usaha untuk melakukan improvement terhadap sistem. Organisasi lintas
fungsional dapat membingungkan manajer tradisional, terutama jika mereka diberi tanggung
jawab untuk melakukan improvement terhadap sistem yang kompleks yang tumbuh di bawah
organisasi hirarkhis.

Lokasi Kerja Tim Lintas Fungsional

Teamwork sesungguhnya terjadi di luar ruang rapat, meskipun untuk melaksanakan

teamwork diperlukan rapat untuk memperoleh gambaran tujuan yang hendak dicapai oleh
tim, strategi untuk mewujudkan tujuan tim, rencana implementasi strategi, dan evaluasi
kinerja sistem dalam mewujudkan tujuan tim. Untuk membangun tim lintas fungsional yang
efektif, diperlukan pembangunan kemitraan dan hubungan pribadi (interpersonal
relationship) antar anggota tim. Hal ini hanya akan terwujud jika anggota tim lintas
fungsional permanen ditempatkan di lokasi yang berdekatan, sehingga pembangunan
kemitraan dan hubungan pribadi dapat terwujud melalui pertemuan di luar hubungan formal,
seperti pertemuan spontan di ruang kerja teman satu tim, di acara coffee break, di kafetaria.

Bagi tim lintas fungsional ad hoc, anggota tim tetap bekerja di ruang kerja yang
terletak di fungsi asalnya. Kesamaan visi dan misi tim serta kemitraan dan hubungan pribadi
dibangun melalui rapat – rapat yang diselenggarakan oleh tim.

Bagi anggota tim lintas fungsional, yang bersifat ad hoc, ruang kerjanya tetap berada
dalam fungsi asalnya.

Sistem Penilaian Kinerja Personel dalam Organisasi Lintas Fungsional

Sistem penilaian kinerja personel dalam organisasi lintas fungsional sangat berbeda
dengan yang digunakan dalam organisasi fungsional. Perubahannya mencakup:

1. Perubahan kriteria kinerja

 2. Pertimbangan tentang partisipasi karyawan dalam tim
3. Evaluasi informal

Perubahan Kriteria Kinerja

Untuk menanamkan perilaku tim kerja ke dalam diri personel, kriteria kinerja perlu
diubah. Unsur kinerja perlu mencakup:

1. Berbagi informasi dengan anggota lain tim

2. Merundingkan perbedaan yang terjadi secara efektif
3. Mendorong dan mengakui kontribusi anggota tim lain
4. Mendorong kerja sama dan kerja tim di antara orang dalam kelompoknya dan dengan
kelompok lain dalam perusahaan.

Dengan kriteria kinerja seperti itu, pesan jelas telah disampaikan kepada seluruh personel
organisasi bahwa kinerja sebagai anggota tim dan pemimpin tim dipertimbangkan dalam
menilai kinerja personel. Tentu saja kinerja individual tetap penting dipertimbangkan dalam
penilaian kinerja personel, namun dalam organisasi lintas fungsional, kinerja individual
tersebut dipetimbangkan dalam konteks seberapa baik kinerja individual tersebut dalam tim.
Seorang personel dapat merupakan individu yang sangat berbakat, namun jika individu
tersebut menunjukkan ketidakmampuan dalam bekerja sama dengan orang lain dalam tim,
personel tersebut akan memperoleh nilai rendah dalam ukuran kinerjanya. Dalam organisasi
lintas fungsional, kemampuan personel bekerja dalam tim, kemampuan untuk menyelesaikan
pekerjaan melalui orang lain, dan kemampuan untuk membangun tim, merupakan kriteria
yang digunakan untuk menentukan peringkat kinerja personel dalam organisasi.

Pertimbangan atas Partisipasi Karyawan dalam Tim

Kinerja personel dalam tim tidak lagi dapat dikukur berdasarkan evaluasi yang
dilakukan sendiri oleh manajer fungsional. Manajer ini perlu mengumpulkan informasi
kinerja personel dari case manager atau team leader, customers, dan rekan anggota lain
dalam tim, karena sebagian besar kinerja personel dilaksanakan sebagai anggota tim lintas
fungsional, dan oleh karena itu hanya pihak – pihak itulah yang berkompeten dalam
memberikan evaluasi kinerja personel. Case manager atau team leader dapat memberikan
data andal bagi manajer fungsional tentang kontribusi personel dalam bekerja sebagai
anggota tim lintas fungsional. Customer, sebagai penerima manfaat dari kineja personel,
dalam posisi yang baik untuk memberikan evaluasi tentang kinerja personel. Rekan anggota
lain dalam tim mampu memberikan evaluasi terhadap kemampuan personel dalam menjalin
kerja sama berkualitas dalam mewujudkan tujuan tim.

Evaluasi Informal

Umumnya, jika proses pemberdayaan karyawan masih dalam tahap setengah jalan
(sehingga anggota tim lintas fungsional belum seratus persen berdaya), evaluasi terhadap
kinerja anggota tim masih dilakukan oleh manajer fungsional dengan mengumpulkan
masukan dari orang – orang yang memiliki informasi berkaitan dengan kinerja anggota tim
(seperti dari case manager atau team leader, atau dari stakeholders utama yang lain).
Pengumpulan data kinerja oleh manajer fungsional ini umumnya dilakukan melalui proses
informal. Dalam beberapa perusahaan, pengumpulan informasi kinerja anggota tim ini
dilakukan melalui pengisian formulir evaluasi oleh case manager atau team leader, seolah –
olah anggota tim yang dinilai kinerjanya merupakan karyawan bawahannya. Informasi dalam
formulir tersebut kemudian digunakan oleh manajer fungsional untuk memberikan evaluasi
menyeluruh terhadap kinerja anggota tim. Dalam beberapa perusahaan, umpan balik kinerja
karyawan dalam keikutsertaannya di tim lintas fungsional merupakan bagian dari proses
evaluasi formal. Case manager atau team leader dan anggota timnya dievaluasi kinerja
mereka secara tahunan dan hasil evaluasi ini dihubungkan dengan bonus yang disediakan
oleh perusahaan.

Sistem Penghargaan dan Pengakuan Atas Kinerja Karyawan

Penghargaan dan pengakuan terhadap kinerja karyawan merupakan sarana untuk

mengarahkan perilaku karyawan ke perilaku yang dihargai dan diakui oleh organisasi. Oleh
karena sistem lintas fungsional mengubah secara radikal perilaku yang diharapkan dari
karyawan dalam mewujudkan tujuan tim, perlu dibangun sistem penghargaan dan pengakuan
terhadap kinerja karyawan, agar terbentuk perilaku karyawan yang sesuai dengan tuntutan
kerja tim.
 Oleh karena lebih banyak pekerjaan yang dilaksanakan melaui kerja tim, organisasi
harus menggeser penekanan penghargaan dan pengakuan terhadap kinerja karyawannya, dari
yang bersifat individual ke yang bersifat tim. Bukan lagi kinerja individual yang dihargai dan
diakui, namun kerja timlah yang mendapatkan penghargaan da pengakuan dari organisasi.
Organisasi harus meninggalkan sistem penghargaan dan pengakuan yang menekankan pada
“sistem bintang”, yang memberikan penghargaan kepada bintang yang muncul dari
sekelompok orang. Penghargaan harus ditujukan ke individu yang menjadi anggota tim
secara efektif.

Anggota tim yang efektif adalah orang yang memiliki kesediaan untuk berbagi
keahlian dan informasi dengan anggota lain tim, untuk membantu anggota lain tim dalam hal
diperlukan, untuk memberi kemudahan dalam rapat, dan orang yang berusaha keras untuk
menjadikan timnya melakukan pekerjaan yang lebih baik.

Kinerja apa yang harus dihasilkan oleh anggota tim lintas fungsional? Anggota tim
lintas fungsional diharapkan memberikan kontribusi dalam mewujudkan kinerja organisasi.
Pada hakikatnya, organisasi lintas fungsional diharapkan untuk menghasilkan kinerja berikut
ini:

1. Membangun customer yang puas

2. Memiliki karyawan yang produktif dan berkomitmen
3. Menghasilkan financial returns memadai
Oleh karena itu, setiap anggota tim lintas fungsional harus menghasilkan kinerja –
kinerja tersebut agar organisasi dapat bertahan hidup dan terus bertumbuh. Untuk
mengarahkan usaha seluruh karyawan ke pencapaian kinerja organisasi tersebut,
organisasi perlu menyusun sistem penghargaan berbasis kinerja (performance-based
reward). Komponen yang dipakai sebagai ukuran kinerja pada dasarnya adalah:
customer yang puas, produktivitas dan komitmen karyawan, dan financial returns
yang dihasilkan oleh organisasi.
Kompensasi yang diberikan kepada anggota lintas fungsional didasarkan pada
kinerja (performance) dan keterampilan (skill). Kompensasi karyawan terdiri dari tiga
komponen:
1. Fixed base salary yang ditentukan berdasarkan kontribusi masa lalu, yang
disesuaikan setiap tahun dengan biaya hidup dan tarif gaji yang berlaku di pasar.
2. Skill pay yang didasarkan pada kompetnsi dalam bidang tertentu yang berhasil
diperlihatkan oleh karyawan yang dinilai oleh organisasi relevan dengan jenis
pekerjaan karyawan (sebagai contoh keterampilan bahasa, keterampilan teknis,
keterampilan bernegosiasi, kemampuan analitik, dsb.)
3. Performance pay yang didasarkan pada kombinasi kinerja perusahaan, kinerja
sistem (tim), dan kinerja individu.

Kinerja individu sebagai anggota tim lintas fungsional dinilai berdasarkan

evaluasi case manager terhadap kinerja anggota tim secara individual dalam kerja
tim. Kinerja anggota secara individual dalam kerja tim sangat ditentukan tipe tim
yang dibentuk: pooled team, sequentially interdependent team, atau reciprocal
team.

1. Pooled team. Oleh karena karyawan dalam tim ini bekerja secara individual,
sistem penghargaan perlu didasarkan pada kinerja individual dalam tim.
Karyawan yang dapat melampaui kinerja yang diharapkan, perlu mendapat
penghargaan dan karyawan yang bekerja dengan baik tidak akan dikenai
hukuman karena karyawan lain dalam pooled team tidak mampu memberikan
kontribusi secara penuh kepada tim.
2. Sequantially interdependent team. Oleh karena pekerjaan anggota dalam tim
ini tergantung pekerjaan sebelumnya oleh anggota lain dalam tim, sistem
penghargaan yang cocok untuk tim ini adalah kombinasi kinerja individu
dengan kinerja tim. Anggota tim memerlukan insentif sebagai akibat dari
efektivitas pekerjaannya secara individual dan sebagai hasil dari pengelolaan
terhadap hand off dan interface antaranggota tim untuk menghasilkan kinerja
tim.
3. Reciprocal team. Oleh karena sukses tim tidak lagi dapat ditelusuri kembali ke
kinerja anggota tim secara individual, dalam tim ini penghargaan berbasis
kinerja tim (team-based reward) diperlukan untuk memotivasi setiap anggota
tim untuk mencapai tujuan tim. Dalam sistem penghargaan ini, setiap anggota
tim menerima penghargaan yang sama (seperti bonus, pengakuan, atau
penghargaan lainnya).