BUDAYA ORGANISASI

“ STANDAR SISTEM KUALITAS DAN BUDAYA KUALITAS “

Dosen Pengampu : NELLY ARMAYANTI, SP., M.SP

DISUSUN OLEH :
KELOMPOK 3
RIKA AIDA HANUM ( 7181144012 )
DEWI SITUMORANG ( 7182144001)
MARIA SITORUS ( 7183144025 )
AGUS ADI SAMA LASE ( 7183144022 )

KELAS B

PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI MEDAN
TAHUN 2021
 KATA PENGANTAR

Segala ucapan syukur dan terima kasih kepada Tuhan Yang Maha Esa, untuk segala
rahmat dan kasih-Nya, tim penulis telah menyelesaikan makalah yang membahas “ Standar
Sistem Kualitas Dan Budaya Kualitas” dari mata kuliah BUDAYA ORGANISASI, dengan
dosen pengampu Ibu Nelly Armayanti, SP., M.SP yang terhormat, tak lupa penulis juga
mengucapkan terima kasih kepada beliau.
Ada baiknya pembaca juga ikut berpartisipasi dalam karya tim penulis, dengan
memberikan saran dan kritik yang membangun. Supaya tim penulis juga dapat melakukan
perbaikan kedepannya, agar karya lainnya bisa menjadi bahan bacaan dan sumber informasi
yang terpercaya, serta kredibilitas dan kualitas tim penulis yang semakin baik. Terima kasih
dan selamat membaca.

Medan, 22 Februari 2021

Tim Penulis
 BAB I

PENDAHULUAN

A.  LATAR BELAKANG

Sebuah organisasi mempunyai budaya masing-masing. Ini menjadi salah satu pembeda
antara satu organisasi dengan organisasi lainnya. Budaya sebuah organisasi ada yang sesuai
dengan anggota atau karyawan baru, ada juga yang tidak sesuai sehingga seorang anggota
baru atau karyawan yang tidak sesuai dengan budaya organisasi tersebut harus dapat
menyesuaikan kalau dia ingin bertahan di organisasi tersebut.

Dalam suatu organisasi di usahakan tetap mempertahankan kualitas daripada produk yang
dihasilkannya. Untuk itu dalam suatu organisasi harus dapat mempertahankan budaya
kualitas yang telah berkembang untuk meningkatkan produksi. Perusahaan-perusahaan
Indonesia sebenarnya telah lama menyadari pentingnya kualitas produk. Hal itu terbukti
dengan penerapan manajemen mutu atau Total Quality Manajemen yang sudah semakin
meluas. Menurut Adebanjo dan Kehoe (1999) ada persetujuan umum bahwa walaupun
budaya adalah unik untuk masing-masing organisasi,

Seiring perubahan lingkungan bisnis yang semakin ketat, kreativitas dan inovasi telah
menjadi kegiatan yang utama dan rutin bagi perusahaan, seperti halnya kegiatan pemasaran,
keuangan, SDM, dan lainnya. Inovasi memegang peranan penting dalam rangka
menyelaraskan kepentingan organisasi (visi, misi ,dan strategi) dengan lingkungan eksternal
(pelanggan, masyarakat, dan lain-lain). Itulah sebabnya inovasi terus menerus menjadi kunci
bagi keberhasilan dalam jangka panjang.

B.  RUMUSAN MASALAH

Adapun rumusan masalah dalam penyusunan makalah ini, sebagai berikut:

1. Apa pengertian dari budaya kualitas?

2. Apa saja mekanisme dalam melakukan perubahan budaya?
3. Bagaimana dalam menerapkan program TQM dalam suatu organisasi?
C.  TUJUAN

Adapun tujuan dalam penyusunan makalah ini, diharapkan agar pembaca dapat mengetahui:

1. Definisi budaya kualitas

2. Mekanisme dalam melakukan perubahan budaya
3. Penerapan program TQM dalam organisasi

BAB II

PEMBAHASAN

A.  BUDAYA KUALITAS

       Praktik manajemen yang  didasarkan pada teori Deming (1986), Crosby (1979), dan
Ishikawa (1985) mendapatkan tempat yang tinggi di perusahaan-perusahaan di seluruh dunia.
Bagaimana setelah sekitar dua puluh tahun dipraktikkan, efektivitas praktik tersebut mulai
dipertanyakan.

       Pendapat yang menyatakan bahwa Total Quality Management banyak mengalami

kegagalan dalam meningkatkan daya saing perusahaan dan peningkatan kualitas antara lain
adalah A.T Kearney. Pendapat sebaliknya, menyatakan bahwa Total Quality Management
efektif dalam meningkatkan kualitas produk.

       Perusahaan-perusahaan Indonesia sebenarnya telah lama menyadari pentingnya kualitas

produk. Hal itu terbukti dengan penerapan manajemen mutu atau Total Quality Manajemen
yang sudah semakin meluas. Menurut Adebanjo dan Kehoe (1999) ada persetujuan umum
bahwa walaupun budaya adalah unik untuk masing-masing organisasi, elemen-elemen
tertentu dalam kualitas total dapat mendefinisikan budaya kualitas. Elemen-elemen tersebut
adalah sebagai berikut:

1. Fokus Konsumen. Pemahaman terhadap kebutuhan saat ini dan masa mendatang dan
arus memenuhi persyaratan konsumen dan berusaha keras untuk memberikannya
melebihi harapan konsumen.
 2. Meneliti dan memahami kebutuhan dan harapan konsumen.
3. Meyakinkan bahwa sasaran organisasi terkait erat dengan kebutuhan dan harapan
konsumen.
4. Mengomunikasikan kebutuhan dan harapan konsumen kepada semua anggota
organisasi.
5. Mengukur kepuasan konsumen dan bertindak atas dasar hasil.
6. Mengelola secara sistematik hubungan dengan konsumen.
7. Mendorong konsumen menunjukkan keluhannya dan menempatkannya sebagai
prioritas utama.
8. Mempunyai data dan informasi tentang konsumen.
9. Memberikan jaminan produk Purna jual.

B. PEMAHAMAN BUDAYA KUALITAS

Budaya mengandung berbagai aspek pokok, seperti berikut:

a. Budaya merupakan konstruksi sosial unsur-unsur budaya, seperti nilai-nilai,

keyakinan dan pemahaman, yang dianut oleh semua anggota kelompok.
b. Budaya memberikan tuntutan bagi para anggotanya dalam memahami suatu kejadian.
c. Budaya berisi kebiasaan.
d. Dalam suatu budaya mengarahkan perilaku.
e. Budaya masing-masing organisasi bersifat unik.

Budaya kualitas adalah sistem nilai organisasi yang menghasilkan suatu lingkungan yang
kondusif bagi pembentukan dan perbaikan kualitas secara terus-menerus (Goetsch dan Davis,
1994). Karakteristik umum organisasi yang memiliki kualitas adalah sebagai berikut:

a. Perilaku sesuai dengan slogan.

b. Masukan dari pelanggan secara aktif diminta dan digunakan untuk meningkatkan
kualitas secara terus-menerus.
c. Para karyawan dilibatkan dan diberdayakan.
d. Pekerjaan dilakukan dalam suatu tim.
e. Manajer tingkat eksekutif diikutsertakan dan dilibatkan tanggung jawab kualitas tidak
didelegasikan.
f. Sumber daya yang memadai disediakan di mana pun dan kapan pun dibutuhkan untuk
menjamin perbaikan kualitas secara terus-menerus.
 g. Pendidikan dan pelatihan diadakan agar para karyawan pada semua tingkat memiliki
pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan untuk meningkatkan kualitas secara
terus-menerus.
h. Sistem penghargaan dan promosi didasarkan pada kontribusi terhadap perbaikan
kualitas secara terus-menerus.
i. Rekan kerja dipandang sebagai pelanggan internal.
j. Pemasok diperlukan sebagai mitra kerja.

C. MEKANISME PERUBAHAN BUDAYA

No Fokus Dari Budaya Manajemen Budaya

. Tradisional Kualitas
1. Rencana Anggaran Jangka Isu-isu strategi masa
Pendek depan
2. Organisasi Hierarki berdasarkan Partisipasi dan
rantai komando pemberdayaan
karyawan
3. Pengendalian Laporan varian Ukuran dan informasi
kualitas untuk self-
control
4. Komunikasi Top-Down Top-down, dan
bottom-up
5. Keputusan Manajemen krisis Perubahan yang
terencana
6. Manajemen Parochial, kompetitif Cross-function,
Fungsional integratif
7. Manajemen Fizing atau one-shot Preventif dan
Kualitas manufacturing berkelanjutan semua
fungsi dan kualitas

Ada beberapa hal yang perlu dipahami dalam melakukan perubahan budaya, yaitu sebagai
berikut:

a. Pahamilah sejarah terciptanya budaya yang sudah ada.

 b. Jangan memusuhi sistem yang sudah ada, tetapi perbaikilah.
c. Bersiaplah untuk mendengarkan dan mengamati.
d. Lihatkanlah setiap orang yang dipengaruhi oleh perubahan.

D. PENERAPAN TQM

Dengan menerapkan TQM, perusahaan diharapkan akan dapat meningkatkan kepuasan

konsumen melalui perbaikan kualitas produk atau jasa dan meningkatkan kepuasan
karyawan.

TQM merupakan sistem terstruktur dengan serangkaian alat, teknik, filosofi yang didesain
untuk menciptakan budaya perusahaan yang memiliki fokus terhadap konsumen, melibatkan
partisipasi aktif pekerja, dan perbaikan kualitas terus menerus dengan tujuan agar sesuai
dengan harapan konsumen.

Meskipun TQM menjanjikan keberhasilan bagi organisasi yang gagal menerapkan TQM,
Kegagalan organisasi dalam menerapkan TQM, bukan disebabkan oleh filosofi TQM-nya
yang salah tetapi disebabkan kesalahan pada metode dan strategi penerapannya (Dobbin,
1995).

Mendasarkan pada fenomena bahwa terdapat perusahaan yang mengalami kegagalan dalam
penerapan TQM, tulisan ini dimaksudkan untuk mencoba menelaah kendala-kendala
perusahaan dalam penerapan TQM.

1.    Kajian Total Quality Management

Menurut Lewis dan Smith (1994) terdapat empat pilar dasar penerapan TQM, yaitu:

a. Kepuasan Konsumen
b. Perbaikan terus-menerus
c. Hormat/respek terhadap setiap orang
d. Manajemen berdasarkan fakta

2.    Elemen-elemen Pendukung TQM

        Untuk mendukung penerapan TQM, terdapat sepuluh elemen-elemen pendukung yang

harus diperhatikan perusahaan (Goetch dan Dawis, 1994), yaitu:

a. Fokus pada pelanggan

 b. Obsesi terhadap kualitas
c. Pendekatan ilmiah
d. Komitmen jangka panjang
e. Kerja sama tim
f. Perbaikan sistem secara berkesinambungan
g. Pendidikan dan latihan
h. Kebebasan yang terkendali
i. Kesatuan tujuan
j. Adanya keterlibatan dan pemberdayaan pekerja

Creech (1996) ,menyatakan bahwa agar penerapan TQM berhasil, empat kriteria berikut
harus dipenuhi perusahaan, yaitu:

1. Harus didasarkan atas kesadaran terhadap pentingnya kualitas.

2. Harus memiliki sifat kemanusiaan yang kuat yang tercermin pada cara pekerja
diperlukan, diikutsertakan, dan diberi inspirasi.
3. Harus didasarkan pada pendekatan desentralisasi dengan memberikan pemberdayaan
dan ketertiban para pekerja pada semua level.
4. Harus dilaksanakan secara menyeluruh yang melibatkan seluruh elemen perusahaan.

Perbedaan TQM dengan Metode Manajemen Lain

Perkembangan dan Difusi dan Metode Manajemen Lainnya

No Sumber TQM Manajemen Lainnya

.
1. Asal Inovasi Teori statistik, analisis Sosial, ekonomi mikro,
sampling, dan varian psikologi, dan sosiologi
2. Sumber Insinyur industri dan Sekolah bisnis terkemuka
Inovasi fisikawan yang bekerja di dan perusahaan konsultan
sektor industri dan manajemen
lembaga pemerintah
3. Asal Negara Dikembangkan di USA, Berasal dari USA
Kelahiran kemudian ditransfer ke kemudian ditransfer secara
Jepang dan menyebar ke internasional
Amerika Utara dan Eropa
 4. Proses Populasi: perusahaan- Hierarki: dari perusahaan
Penyebaran perusahaan kecil dan besar terkemuka ke
manajer madya berperan perusahaan-perusahaan
menonjol kecil dari manajemen
puncak ke manajemen di
bawahnya

Perbandingan Model TQM dengan Model Lain

No Dimensi Model Model Model Budaya Model TQM

. Mekanistik Organik
1. Tujuan Efisiensi Kelangsunga Pengembanga Perbaikan
n hidup n manusia kualitas
2. Definisi Sesuai Kepuasan Kepuasan Kepuasan
Kualitas standar konsumen berkelanjutan konsumen
3. Peran Sistem Sistem Boundary Batas yang
Lingkunga tertutup terbuka tergantung kabur antara
n hubungan orang dan
yang dibuat lingkungan
4. Peran Koordinato Koordinator Koordinator Pencipta
Manajer r dan dan pengawas dan mediator sistem
pengawas kualitas
5. Peran Pasif Reaktif Aktif Diberdayaka
Karyawan n
6. Struktur Rantai Aliran Proses Mutual Proses
adjusment horizontal
melibatkan
pemasok dan
konsumen

Penelitian yang dilakukan Saraph, et al. (1993) memperoleh hasil bahwa terdapat 8 faktor
kritis yang mendukung praktik manajemen kualitas, yaitu:
 1. Peran kepemimpinan dan kebijakan kualitas,
2. Peran departemen kualitas,
3. Pelatihan,
4. Desain produk/jasa,
5. Manajemen kualitas pemasok,
6. Manajemen proses,
7. Data dan laporan yang berkualitas, dan
8. Hubungan pekerjaan.

3.    Kendala-kendala Penerapan TQM

Hasil penelitian menunjukkan bahwa terdapat 17 faktor yang menjadi kendala potensial
penerapan TQM, dab terangkum ke dalam 4 kelompok, yaitu:

1.    Kendala pekerja dan budaya, meliputi kesulitan dalam mengubah budaya kualitas dari
pekerja dan manajemen, rasa takut, dan resistensi terhadap perubahan, kurangnya komitmen
dan keterlibatan para pekerja dalam perbaikan kualitas, dan para pekerja kurang memiliki
rasa percaya diri dalam program perbaikan kualitas.

2.    Kendala infrastruktur, meliputi kurangnya pemahaman dan pengetahuan para pekerja dan
manajemen terhadap sistem manajemen kualitas, kurang adanya sistem umpan balik
pelanggan/konsumen, pelatihan dan pendidikan kualitas yang kurang memadai, dan
kurangnya keahlian menyangkut manajemen kualitas.

3.    Kendala manajerial, meliputi kurangnya komitmen top manajer, tidak ada visi dan misi
yang tepat, tingginya tingkat pergantian eksekutif kunci, dan kurangnya sikap kepemimpinan.

4.    Kendala organisasional, meliputi jaringan komunikasi internal dan eksternal yang kurang
efektif. Kurangnya kerjasama antar bagian, dan penetapan sasaran organisasi yang tidak
tepat.

Suwarjuwono (1996) disebutkan beberapa studi telah dilakukan untuk mengetahui

penyebab  kegagalan penerapan TQM, antara lain dilakukan oleh Shaw, et al. (1995) telah
melakukan studi tentang kegagalan penerapan TQM pada Strong Memorial Hospital di
Rochester. Mereka menyimpulkan terdapat 8 hal sebagai penyebab kegagalan tersebut:

1. Pembentukan tim yang keliru. Tim yang dibentuk tidak memiliki komitmen terhadap
tujuan TQM.
 2. Tujuan pembentukan tim yang kurang jelas.
3. Seringnya terjadi penggantian anggota Tim, padahal penggantinya tidak pernah
mengikuti pelatihan TQM.
4. Kurangnya pemahaman tentang TQM.
5. Komunikasi antara anggota tim yang tidak lancar.
6. Identifikasi masalah tidak dilakukan berdasarkan prinsip-prinsip TQM.
7. Prinsip-prinsip TQM tidak dilaksanakan secara menyeluruh pada semua lapisan
manajemen.
8. Pimpinan puncak menghendaki pemecahan masalah yang cepat, tanpa proses yang
bertele-tele.

BAB III

PENUTUP

A.  KESIMPULAN

       TQM merupakan suatu pendekatan dalam menjalankan usaha yang mencoba untuk
memaksimumkan daya saing organisasi melalui perbaikan terus menerus atau produk, tenaga
kerja, proses dan lingkungan. Untuk mencapai usaha tersebut digunakan sepuluh unsur utama
TQM yaitu fokus pada pelanggan, obsesi pada kualitas, pendekatan ilmiah, komitmen jangka
panjang, kerjasama tim, perbaikan berkesinambungan, pendidikan dan latihan, kebebasan
yang terkendali, kesatuan tujuan, dan keterlibatan serta pemberdayaan karyawan.

       Budaya kualitas terdiri atas filosofi, keyakinan, sikap, norma, nilai, tradisi, prosedur, dan
harapan yang meningkatkan kualitas. Untuk mewujudkan budaya kualitas dilakukan dengan
delapan langkah yaitu identifikasi perubahan, menuliskan perubahan yang direncanakan,
mengembangkan rencana, memahami proses transisi emosional dan intelektual, menerapkan
strategi kemitraan, dan memberi dukungan dalam melakukan perubahan.

B.  SARAN

          Kualitas dalam budaya organisasi perlu di pertahankan jikalau budaya itu sesuai
dengan prinsip-prinsip perusahaan, tetapi jika kualitas dalam budaya organisasi tersebut tidak
sesuai maka perlu adanya perubahan budaya, sebelumnya harus di diskusikan terlebih dahulu
oleh yang berwenang. Dalam meningkatkan budaya kualitas salah satunya dengan
TQM ( Total Quality Management agar dapat meningkatkan kepuasan konsumen melalui
perbaikan kualitas produk atau jasa dan meningkatkan kepuasan karyawan.