NOTULA / NOTULEN RAPAT

3/3/2014 7 Comments

Pengertian dan Fungsi Notulen Rapat

Notulen dapat diartikan sebagai rangkuman yang singkat, sistematis, padat dan menyeluruh dari suatu
kegiatan rapat atau sidang. Notulen sendiri memiliki fungsi yang tentunya sangat penting dalam
kegiatan rapat, karena disinilah semua kegiatan rapat akan dibuktikan secara tertulis, berikut beberapa
fungsi notulen :

Notulen dapat digunakan sebagai bukti tertulis bahwa rapat telah dilaksanakan.

Notulen dapat digunakan sebagai tolak ukur sukses atau tidaknya pelaksanaan rapat. Dan juga
digunakan untuk acuan pelaksanaan kegiatan yang dihasilkan dari hasil keputusan rapat.

Yang Membuat Notulen

Orang yang mempunyai kewajiban untuk membuat sebuat notulen rapat adalah sekretaris namun yang
mencatatnya adalah notulis. Sebaiknya dalam pemilihan notulis harus memperhatikan kemampuan
notulis, karena notulis harus dapar menangkap dengan terperinci apa saja yang perlu ditulis pada
kegiatan rapat yang dilaksanakan.

“Pembuatan Notulen Rapat yang Baik dan Benar”

Notulen adalah sebutan tentang perjalanan suatu kegiatan baik rapat, seminar, diskusi, atau sidang yang
dimulai dari awal sampai akhir acara yang ditulis oleh seorang Notulis, yang akan dilaporkan oleh Ketua
kegiatan, dan akan dipertanggung jawabkan suatu saat pada seluruh anggota atau peserta acara.
Notulen adalah naskah dinas yang membuat catatan jalannya acara (kegiatan) mulai dari pembukaan,
pembahasan masalah, sampai dengan pengambilan keputusan, serta penutupan.

Notulen sekurang-kurangnya berisi:

Tujuan kegiatan
Pikiran-pikiran yang akan dibahas dalam kegiatan

Saran dan keputusan dalam kegiatan

Waktu pelaksanaan

Pihak-pihak yang hadir dalam kegiatan.

Susunan kepala notulen dilakukan agar para notulis dapat dengan mudah mengerti bagaimana cara
penulisan notulen dengan baik dan benar. Selain itu, juga agatr notulen dapat tersusun dengan rapi dan
sistematis.

a. Kepala Notulen

Kepala Notulen merupakan bagian-bagian yang pertamakali harus diingat dalam penulisan tanpa
tertinggal. Adapun kepala notulen terdiri atas :

Nama atau tema yang akan dibahas

Hari dan tanggal acara dilaksanakan

Waktu (Jam) pelaksanaan acara

Tempat pelaksanaan acara

Acara saat berlangsung

Unsur-unsur yang terlibat dalam rapat, yaitu Ketua dan Wakil Ketua, Sekretaris, Notulis, Peserta

b. Isi Notulen

Isi Notulen merupakan suatu bagian dari susunan notulen yang isinya berupa hal-hal yang dianggap
penting dalam kegiatan tersebut, tanpa ada yang tertinggal.Maksud dari pembuatan isi notulen adalah
agar dapat membedakan dari susunan matematis dalam notulen tersebut.

Adapun susunan sistimatika dalam penulisan notulen adalah :

Kata pembukaan
Pembahasan

Pembacaan Keputusan dari Hasil

Waktu (Jam) penutupan

c. Bagian Akhir Notulen

Bagian Akhir dari notulen merupakan penulisan atau penjelasan tentang hal-hal yang berada pada akhir
penulisan notulen. Namun, walaupun letaknya diakhir, pengertian dan kedudukannya sangat penting
dalam penulisan notulen.

Susunan sistematika dari bagian akhir notulen adalah :

Nama Jabatan

Tanda tangan

Nama pejabat, pangkat, dan NIP

d. Penandatanganan

Penandatanganan merupakan kumpulan tanda tangan orang-orang yang dianggap penting terhadap
pertanggung jawaban acara yang dilaksanakan.

Berikut adalah penjelasan tentang penandatanganan :

Notulen yang ditanda tangani oleh pejabat dilingkungan sekretariat daerah dibuat dalam kertas ukuran
folio dengan menggunakan kop naskah dinas sekretariat.

Notulen yang ditanda tangani oleh pejabat dilingkungan satuan organisasi dibuat dalam kertas ukuran
folio, dengan menggunakan kop naskah dinas satuan organisasi yang bersangkutan.

Notulen ditanda tangani oleh Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris, dan Notula.

Catatan hasil diskusi dituliskan dalam bentuk notulen. Notulen merupakan catatan singkat mengenai
jalannya diskusi, hal-hal yang diputuskan dalam diskusi tersebut, serta pembicaraan penting lainnya.
Hasil catatan tersebur dapat dijadikan rujukan pelaksanaan kegiatan yang telah disepakati. Oleh karena
itu, selama berjalannya diskusi, notulis harus mampu mencatat hal-hal penting dan hasil-hasil yang
dicapai.

Format contoh Notulen

KOP SURAT

=============================================================

NOTULEN

Nama rapat : .......................................................................................................................................

Hari, tanggal : .......................................................................................................................................

Jam : .......................................................................................................................................

Tempat : ........................................................................................................................................

Acara : 1. ....................................................................................................................................

2. ....................................................................................................................................

3. ....................................................................................................................................
 4. ....................................................................................................................................

5. ....................................................................................................................................

6. Penutup.

Pemimpin rapat : ........................................................................................................................................

Notulis : .......................................................................................................................................

Peserta rapat : 1. ....................................................................................................................................

2. ....................................................................................................................................

3. ....................................................................................................................................

4. ....................................................................................................................................

5. ....................................................................................................................................
 6. ................................... dst.

Hasil rapat : 1. ....................................................................................................................................

2. ....................................................................................................................................

3. ....................................................................................................................................

4. ....................................................................................................................................

5. ....................................................................................................................................

6. ................................... dst.

...........................

Notulis

( Nama Jabatan )
 ( Nama Jelas )

Pangkat / Gol

NIP. ...........................

Berikut disajikan contoh :

Notulen hasil diskusi atau seminar.

Tanggal :

Waktu : 19.00 s.d 23.00 WIB

Tempat : Ruang Rapat SMA Negeri 1 Tarakan

Tema : "Remaja dan Pergaulan Bebas"

Tujuan : Mencermati perkembangan pergaulan remaja yang cenderung mengarah

pada pergaulan bebas serta menentukan langkahlangkah pembinaan.

Pembicara : M. Ramzy, Nanda, Rachmat Dwi Alfian

Ketua/ Moderator : Disella

Notulis : Tri Ayu

Jumlah Peserta : 60 Orang

Susunan acara :

Pembukaan

Penyajian materi

Tanya jawab

Penutup

Pokok permasalahan yang dibicarakan:

Perkembangan remaja dalam konteks masa kini

Tinjauan sisi positif dan negatif pergaulan remaja saat ini

Meminimalisasikan pergaulan negatif remaja untuk menghindari pergaulan bebas yang bertentangan
dengan agama dan nilai-nilai moral masyarakat

Menumbuhkan motivasi remaja mengembangkan potensi dirinya

Kesimpulan:

Semakin maraknya pengaruh budaya Barat berakibat pada kehidupan pergaulan remaja saat ini. Oleh
karena itu, kita harus mampu menyaring pengaruh-pengaruh negatif budaya tersebut agar tidak
terjerumus pada kesesatan yang akan merugikan diri kita di dunia dan akhirat.

Diskusi merupakan pembahasan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih untuk memecahkan suatu
permasalahan atau untuk mencapai kesepakatan. Dalam diskusi, ide diperdebatkan sehingga tampak
kekurangan dan kelebihan dari ide tersebut. Permasalahan yang diangkat dalam diskusi akan dikaji
sedemikian rupa sehingga dapat ditarik kesimpulan yang dapat dipahami oleh seluruh peserta diskusi.

Perdebatan/pengkajian masalah dalam diskusi biasanya diwarnai dengan pro dan kontra, setuju dan
tidak setuju, serta sanggahan dan penolakan pendapat. Hal-hal tersebut wajar dalam sebuah diskusi
asalkan disampaikan dengan penuh tanggung jawab disertai bukti/alasan yang kuat. Selain itu,
seseorang yang menyampaikan pendapatnya dalam diskusi harus menyampaikannya secara santun,
misalnya :

Maaf, saya kurang setuju dengan pendapat Saudara. Menurut saya, pendidikan tidak hanya menjadi
tanggung jawab salah satu pihak.
Maaf, Saudara Amin, usul Anda sebenarnya menarik, tetapi perlu diingat bahwa kita tidak mempunyai
dana yang cukup.

Maaf, saya tetap tidak setuju dengan pendapat Saudara, tetapi bukan berarti bahwa saya tidak akan
bertanggung jawab terhadap kesepakatan yang diputuskan dalam forum ini.

Contoh Notulen Rapat OSIS

Rapat Persiapan Menyambut HUT RI ke-68

SMP Negeri <<Nama Sekolah>>

Hari, Tanggal : Selasa,28 Mei 2013

Tempat : Aula SMP Negeri …..

Waktu : 10.00 s/d 12.00 WIB

Materi Rapat : Persiapan Menyambut HUT RI Ke-68

Rapat persiapan menyambut HUT RI Ke-68 ini dihadiri oleh :

Pimpinan Rapat : AISYA ALIYA MADINA (Ketua Osis)

Notulis : AHMAD WAFA

Peserta : 30 Orang

Terdiri atas : Kepala Sekolah, Anggota OSIS dan Ketua Kelas 7, 8, 9

Tidak Hadir : Tidak ada

Pelaksanaan Rapat :

Kegiatan Pembukaan

Acara Pembukaan Kegiatan Rapat dibuka oleh Ketua OSIS.

Sambutan Kepala Sekolah

Dalam sambutan Kepala Sekolah menyarankan agar Panitia Pelaksana Kegiatan terdiri dari perwakilan
dari setiap kelas, pelaksanaan lomba-lomba sebaiknya terdiri dari lomba bidang keolahragaan,
kebersihan kelas, dan lomba yang berhubungan dengan akademik, hadiah dari pemenang lomba akan
dibagikan setelah pelaksanaan HUT RI Ke-68

Acara Inti:

Pembentukan Panitia Pelaksana

Mempehatikan dari arahan yang diberikan oleh Kepala Sekolah, dan Usulan dari peserta rapat maka
panitia pelaksana kegiatan adalah sebagai berikut :
Ketua : HENDRA

Sekretaris : YUSNI

Bendahara : TRIYANI

Seksi Lomba : HERYANTO

dibantu oleh beberapa anggota sebanyak 10 orang yakni :

1. M. Luthfillah

2. Sutarto

3. Rahman Hadi

4. Susiani

5. Tanti Rohani

6. Rahimah Rahmah

7. Ernawati
 8. Annisa

9. Tari Wulandari

10. Rahimawati

Pelaksanaan Kegiatan :

Persiapan lomba diadakan mulai tanggal 6-10 Agustus 2013

Rapat kepanitianaan tanggal 10 Agustus 2013

Pelaksanaan Kegiatan Lomba Tanggal 11 s/d 16 Agustus 2013

Pemberian hadiah kepada pemenang lomba tanggal 17 Agustus 2008

Hal-hal lainnya:

Perwakilan dari kelas 7 mengusulkan agar diadakannnya lomba melukis dan usulan tersebut disetujui
oleh seluruh peserta rapat.

Penutup

Kegiatan rapat ditutup oleh Ketua OSIS selaku pimpinan rapat pada pukul 12.00 WIB.

Notulis,
AHMAD WAFA