LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI

PENERAPAN PELAYANAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN UNTUK UNIT

LAYANAN TERPADU
PADA POLITEKNIK NEGERI BENGKALIS

PESERTA PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL GOLONGAN III

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

Disusun Oleh:

Nama : Dessy Herlina,S.I.Kom

NIP : 198912072019032021
Jabatan : Pengelola Kepegawaian
Instansi : Politeknik Negeri Bengkalis

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

BEKERJASAMA DENGAN
PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA GEOMINERBA
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA ESDM
KEMENTERIAN ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL
2020
 LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI
PENERAPAN PELAYANAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN UNTUK
UNIT LAYANAN TERPADU PADA POLITEKNIK NEGERI BENGKALIS
PESERTA PELATIHAN DASAR
CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL GOLONGAN III
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
TAHUN 2020

Disusun Oleh:
Nama : Dessy Herlina, S.I.Kom
NIP : 198912072019032021
Jabatan : Pengelola Kepegawaian
Instansi : Politeknik Negeri Bengkalis

Laporan Pelaksanaan Aktualisasi ini

Telah diseminarkan pada tanggal 04 September 2020
Bertempat di Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia Geominerba, Bandung

Peserta Diklat

Dessy Herlina, S.I.Kom

NIP. 198912072019032021

DISETUJUI:
Penguji Coach Mentor

Fendra Nurpradana Putra, MT Ani Maliani, S.T., M.T Johny Custer, S.T., M.T
NIP 198901012015031003 NIP 197911162005022002 NIP 197404022012121004
 KATA PENGANTAR

Puji serta syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena berkat rahmat
dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan laporan Pelaksanaan Aktualisasi Latsar
CPNS Golongan III ini.
Penulis menyadari bahwa laporan ini masih memiliki banyak kekurangan serta
keterbatasan di dalamnya, sehingga dalam penyusunannya tentu tidak lepas dari bantuan
dan dukungan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih
yang sebesar-besarnya kepada,
1. Kedua Orang Tua dan Suami selalu menjadi motivasi utama saya
2. Pak Johny Custer selaku mentor
3. Ibu Ani Maliani selaku coach di tempat latsar
4. Pak Selamat selaku atasan langsung yang telah banyak memberikan masukan dan saran
5. Rekan-rekan Latsar CPNS Golongan III Angkatan V

Semoga seluruh kebaikan bapak dan ibu serta rekan-rekan sekalian mendapatkan
balasan dan pahala yang lebih baik dari Allah SWT. Semoga laporan ini membawa
manfaat bagi pengembangan pengaplikasian nilai-nilai dasar pegawai negeri sipil
khususnya bagi penulis umumnya bagi para calon pegawai negeri sipil.

Bengkalis, Oktober 2020

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ..................................................................................................................... i

DAFTAR ISI ...................................................................................................................................ii

DAFTAR TABEL .......................................................................................................................... iv

DAFTAR GAMBAR ....................................................................................................................... v

DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................................................. vii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang ..................................................................................................................... 1

B. Deskripsi Organisasi ............................................................................................................ 2

1. Kedudukan, Tugas Pokok dan Fungsi ............................................................................... 2

1.1 Kedudukan ............................................................................................................... 2

1.2 Tugas ....................................................................................................................... 3

1.3 Fungsi ...................................................................................................................... 3

C. Struktur Organisasi .............................................................................................................. 4

1. Visi dan Misi.................................................................................................................... 5

2. Sub Bagian Keuangan dan Kepegawaian .......................................................................... 5

2.1 Sub Bagian Kepegawaian ........................................................................................ 5

2.1.1 Pengelola Kepegawaian ............................................................................... 6

3. Identifikasi Isu (Masalah) ................................................................................................. 7

D. Perumusan dan Penetapan Isu (Masalah) ............................................................................ 8

ii
BAB II CAPAIAN AKTUALISASI

A. Jadwal Rancangan dan Realisasi Kegiatan ......................................................................... 12

B. Rencana Tindak lanjut Aktualisasi ..................................................................................... 14

C. Role Model ........................................................................................................................ 15

D. Realisasi Pelaksanaan Kegiatan .......................................................................................... 16

Realisasi Kegiatan 1 ........................................................................................................... 17

Realisasi Kegiatan 2 ........................................................................................................... 22

Realisasi Kegiatan 3 ........................................................................................................... 25

Realisasi Kegiatan 4 ........................................................................................................... 29

Realisasi Kegiatan 5 ........................................................................................................... 32

BAB III AKTUALISASI NILAI-NILAI PROFESI PNS

A. Keterkaitan Kegiatan dengan Substansi Mata Pelatihan (NIlai-Nilai Dasar PNS

dan Kedudukan serta Peran PNS dalam NKRI) .................................................................. 35

B. Kontribusi Terhadap Visi dan Misi serta Tujuan Organisasi ............................................... 38

C. Kontribusi Terhadap Penguatan Nilai-Nilai Organisasi ...................................................... 38

D. Identifikasi Dampak Pemecahan Isu ................................................................................... 39

E. Pengendalian oleh Coach dan Mentor (Form Pengendalian) ............................................... 39

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan ........................................................................................................................ 40

B. Saran.................................................................................................................................. 40

DAFTAR PUSTAKA

iii
 DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 Angka Penilaian Metode USG ......................................................................................... 8

Tabel 1.2 Analisis USG ................................................................................................................... 9

Tabel 1.3 Gap Analisis .................................................................................................................. 11

Tabel 2.1 Jadwal Rencana dan Realisasi Kegiatan Aktualisasi ....................................................... 12

Tabel 2.2 Rencana dan Realisasi Kegiatan Aktualisasi ................................................................... 13

Tabel 2.3 Rencana Tindak Lanjut Aktualisasi ................................................................................ 14

Tabel 2.4 Realisasi Kegiatan 1 ....................................................................................................... 17

Tabel 2.5 Realisasi Kegiatan 2 ....................................................................................................... 22

Tabel 2.6 Realisasi Kegiatan 3 ....................................................................................................... 25

Tabel 2.7 Realisasi Kegiatan 4 ....................................................................................................... 29

Tabel 2.8 Realisasi Kegiatan 5 ....................................................................................................... 32

iv
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Struktur Organisasi Politeknik Negeri Bengkalis ........................................................ 4

Gambar 1.2 Struktur Organisasi Sub Bagian Kepegawaian ............................................................ 7

Gambar 1.3 Identifikasi Akar Masalah Menggunakan Fishbone ................................................... 10

Gambar 2.1 Role Model............................................................................................................... 16

Gambar 2.2 Notulensi Kegiatan 1 ................................................................................................ 18

Gambar 2.3 Kuesioner Kepuasan Pelayanan Sub Bagian Kepegawaian Tahun 2019 .................... 20

Gambar 2.4 Hasil Kepuasan Pelayanan Sub Bagian Kepegawaian Tahun 2019 ............................ 20

Gambar 2.5 Responden Kuesioner Kepuasan Pelayanan Sub Bagian Kepegawaian

Tahun 2019 ............................................................................................................... 21

Gambar 2.6 Koordinasi dengan Mentor Sekaligus Pimpinan (Direktur) ....................................... 21

Gambar 2.7 Notulensi Kegiatan 2 ................................................................................................ 23

Gambar 2.8 Koordinasi dengan Kasubag Kepegawaian dan Tim Kepegawaian ............................ 24

Gambar 2.9 Acuan symbol flowchart pada SOP........................................................................... 25

Gambar 2.10 Proses Pembuatan dan Penyusunan Draft SOP Pelayanan Terpadu

Administrasi Kepegawaian...................................................................................... 28

Gambar 2.11 Review Draft SOP dengan Kasubag Kepegawaian .................................................. 29

Gambar 2.12 Review Draft SOP dengan Wadir II ......................................................................... 29

Gambar 2.13 Review Draft SOP dengan Direktur ......................................................................... 30

Gambar 2.14 Review Draft SOP dengan Tim P4MP ..................................................................... 30

Gambar 2.15 Draft SOP yang telah dievaluasi .............................................................................. 30

Gambar 2.16 Notulensi Brainstorming dengan Tim P4MP ............................................................ 31

Gambar 2.17 Finalisasi Draft SOP Pelayanan Terpadu Administrasi Kepegawaian ....................... 33

v
Gambar 2.18 Visualisasi Alur Pelayanan Administrasi Kepegawaian Unit Layanan

Terpadu ................................................................................................................... 33

vi
 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Formulir Pengendalian Aktualisasi Oleh Mentor ......................................................... 42

Lampiran 2 Formulir Pengendalian Aktualisasi Oleh Coach .......................................................... 52
Lampiran 3 Kegiatan 1 .................................................................................................................. 62
Lampiran 4 Kegiatan 2 .................................................................................................................. 66
Lampiran 5 Kegiatan 3 .................................................................................................................. 68
Lampiran 6 Kegiatan 4 .................................................................................................................. 71
Lampiran 7 Kegiatan 5 .................................................................................................................. 74

vii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Dasar sistem administrasi kepegawaian di negara Indonesia mengacu pada
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang perubahan atas Undang-Undang
Nomor 8 Tahun 1974tentang Pokok-Pokok Kepegawaian. Dalam undang-undang
tersebut dinyatakan bahwa dalamrangka usaha mencapai tujuan nasional untuk
mewujudkan masyarakat madani yang taat hukum,berperadaban modern, demokratis,
adil, dan bermoral tinggi, diperlukan pegawai negeri yangmerupakan unsur aparatur
negara yang bertugas sebagai abdi masyarakat yangmenyelenggarakan pelayanan
secara adil dan merata, menjaga persatuan dan kesatuan bangsadengan penuh
kesetiaan kepada Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945.
Untuk dapat menghasilkan sosok Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang profesional
dan berkarakter unggul, maka perlu dilakukan pelatihan dasar (latsar) bagi calon
Pegawai Negeri Sipil (PNS) golongan III sesuai dengan Peraturan Kepala LAN
No.25/2017. Pelatihan dasar (latsar) tersebut dilaksanakan melalui proses pendidikan
dan pelatihan terintegrasi untuk membangun integritas moral, kejujuran, semangat
dan motivasi nasionalisme dan kebangsaan, karakter kepribadian yang unggul dan
bertanggung jawab, dan memperkuat profesionalisme serta kompetensi bidang (Pasal
63 UU ASN). Kegiatan pelatihan dasar (latsar) tersebut dilakukan dengan inovatif
agar calon Pegawai Negeri Sipil (PNS) mampu menginternalisasi dan
mengaktualisasikan nilai-nilai dasar PNS dan peranan PNS, serta membuatnya
menjadi kebiasaan (habituasi).
Kebiasaan tersebut diharapkan akan membentuk PNS yang profesional dan
berkarakter yang dapat melaksanakan fungsinya dengan baik sehingga bermanfaat
bagi bangsa dan Negara. Fungsi Pegawai Negeri Sipil (PNS) adalah sebagai
pelaksana kebijakan publik, pelayan publik, dan perekat dan pemersatu bangsa. (Pasal
10 UU ASN).

1
 Politeknik Negeri Bengkalis merupakan salah satu satuan kerja di lingkungan
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan yang sebahagian atau seluruh tugas dan
fungsinya melaksanakan kegiatan Pelayanan Publik. Mulai tugas pokok utama
pelaksanaan tridharma perguruan tinggi sampai pada penyelenggaraan pelayanan
administratif yang disediakan kepada seluruh pengguna dan masyarakat
Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) ditempatkan di Politeknik negeri Bengkalis
yakni Sub Bagian Keuangan dan Kepegawaian, khususnya di Kepegawaian dengan
jabatan Pengelola Kepegawaian. Untuk dapat menjalankan tugasnya dengan baik,
Salah tugas dari bagian kepegawaian tersebut adalah memberikan layanan permintaan
data kepegawaian sesuai dengan ketentuan. Memberikan pelayanan administrasi yang
baik sangatlah penting. Tujuan adalah untuk memberikan layanan administrasi
kepegawaian kepada dosen, pegawai dan masyarakat dapat lebih cepat, tepat dan
akurat. Namun hingga saat ini masih masih terlihat kendala didalam pelayanan
administrasi kepegawaian.
Oleh karena itu, untuk dapat mengoptimalkan kinerja di bagian Kepegawaian
melalui Laporan Rancangan Aktualisasi ini, penulis akan menjelaskan isu
permasalahan dan inovasi yang akan dirancang untuk diaktualisasikan dalam usaha
pemecahan masalah tersebut.

B. Deskripsi Organisasi

Politeknik Negeri Bengkalis merupakan perguruan tinggi yang diselenggar oleh

Kementerian Pendidikan Nasional Republik Indonesia yang berada dan bertanggung
jawab kepada Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia.

1. Kedudukan, Tugas Pokok dan Fungsi

1.1 Kedudukan
Politeknik Negeri Bengkalis merupakan perguruan tinggi yang
diselenggar oleh Kementerian Pendidikan Nasional Republik Indonesia
yang berada dan bertanggung jawab kepada Menteri Pendidikan Nasional
Republik Indonesia.
Politeknik Negeri Bengkalis terdiri atas:

2
 a. Direktur sebagai organ yang menjalankan fungsi pengelolaan
Politeknik Negeri Bengkalis;
b. Senat sebagai organ yang menjalankan fungsi pertimbangan
dan pengawasan akademik;
c. Satuan Pengawasan sebagai organ yang menjalankan fungsi
pengawasan non-akademik; dan
d. Dewan Pertimbangan sebagai organ yang menjalankan fungsi
pertimbangan non-akademik dan membantu pengembangan
Polbeng.

1.2 Tugas Pokok

Tugas pokok dan fungsi Politeknik Negeri Bengkalis berdasarkan
Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 28
Tahun 2011 tentang Pendirian, Organisasi, dan Tata Kerja Politeknik
Negeri Bengkalis yaitu Politeknik Negeri Bengkalis mempunyai tugas
menyelenggar pendidikan vokasi dalam sejumlah bidang pengetahuan
khusus yaitu,“Meningkatnya relevansi, kuantitas dan kualitas sumber daya
manusia berpendidikan tinggi, serta kemampuan iptek dan inovasi untuk
keunggulan daya saing bangsa”.

1.3 Fungsi
Dalam melaksanakan tugasnya tersebut, Politeknik Negeri
Bengkalis menyelenggarakan fungsi:
a. pelaksanaan dan pengembangan pendidikan vokasi;
b. pelaksanaan penelitian;
c. pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat;
d. pelaksanaan pembinaan civitas akademika; dan
e. pelaksanaan kegiatan pelayanan administrasi.

3
C. Struktur Organisasi

Gambar 1.1 Struktur Organisasi Politeknik Negeri Bengkalis

4
1. Visi dan Misi
Sebagai salah satu politeknik negeri di Indonesia, Politeknik Negeri
Bengkalis mempunyai visi sebagai berikut:
" Menjadi perguruan tinggi vokasi terkemuka berstandar nasional dan
internasional."
Dalam mewujudkan visi, Politeknik Negeri Bengkalis memiliki misi yaitu:
a. Menyelenggarakan pendidikan vokasi menuju perguruan tinggi terbaik di
Sumatera.
b. Menghasilkan lulusan yang kompeten, berkarakter, berdaya saing, berjiwa
kewirausahaan dan berwawasan lingkungan.
c. Melaksanakan penelitian dalam rangka pengembangan iptek dan
menyebarluaskan hasil-hasilnya.
d. Melaksanakan pengabdian kepada masyarakat melalui pemanfaatan iptek
guna mendukung peningkatan mutu kehidupan.
e. Membudayakan kewirausahaan dan kerjasama yang berkelanjutan dengan
institusi dalam dan luar negeri.
2. Sub Bagian Keuangan dan Kepegawaian
1. Sub Bagian Keuangan dan Kepegawaian merupakan unsur pembantu
pimpinan di bidang Keuangan dan Kepegawaian yang berada di bawah
dan bertanggungjawab langsung kepada Kepala Bagian Administrasi
Umum dan Keuangan (BAUK) dan pimpinan sehari-hari dilakukan oleh
Kepala BAUK sesuai dengan bidang tugasnya.
2. Sub Bagian Keuangan dan Kepegawaian dipimpin oleh seorang kepala
yang memiliki tugas memimpin pelaksanaan kegiatan pelaksanaan
kegiatan Keuangan dan Kepegawaian.

2.1 Sub Bagian Kepegawaian

Sub Bagian Kepegawaian di Politeknik Negeri Bengkalis saat ini
mempunyai SDM dengan 2 jabatan yang terdiri dari Pengelola Kepegawaian dan
Analis Sumber Daya Manusia.

5
2.1.1 Pengelola kepegawaian
Berdasarkan Keputusan Menteri Pendidikan Dan Kebudayaan Republik
Indonesia Nomor 455/M/2019 Tentang Uraian Jabatandi politeknik negeri, maka
uraian jabatan Pengelola Kepegawaian sebagai berikut :
1. Menyiapkan bahan pelaksaaan pengumpulan data mutasi/pangkat,
pemberhentian, dan urusan kepegawaian lainnya di lingkungan unit kerja
sesuai dengan sasaran/reponden.
2. Mengumpulkan data mutasi/pangkat, pemberhentian, dan
urusankepegawaian lainnya di lingkungan unit kerja dan dari
sumberlainnya.
3. Menginput data mutasi/pangkat, pemberhentian, dan urusankepegawaian
lainnya di lingkungan unit kerja sesuai denganformat pengolahan data.
4. Mengolah data mutasi/pangkat, pemberhentian, dan urusankepegawaian
lainnya di lingkungan unit kerja sesuai denganklasifikasinya.
5. Merekapitulasi data mutasi/pangkat, pemberhentian, dan
urusankepegawaian lainnya di lingkungan unit kerja sesuai dengan
jenisdata.
6. Memverifikasi dan mengonfirmasi data mutasi/pangkat,pemberhentian,
dan urusan kepegawaian lainnya di lingkunganunit kerja untuk keakuratan
data.
7. Menyajikan data mutasi/pangkat, pemberhentian, dan urusankepegawaian
lainnya di lingkungan unit kerja sesuai denganketentuan dan perintah
atasan.
8. Memutakhirkan data mutasi/pangkat, pemberhentian, danurusan
kepegawaian lainnya.
9. Memberikan layanan permintaan data mutasi/pangkat,pemberhentian, dan
urusan kepegawaian lainnya di lingkunganunit kerja sesuai dengan
ketentuan.
10. Menyimpan data mutasi/pangkat, pemberhentian, dan urusankepegawaian
lainnya di lingkungan unit kerja sesuai denganprosedur agar mudah
digunakan/ditemukan.

6
 11. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan
sebagaipertanggungjawaban.
12. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan.

Guswandi, S.T., M.T

Wakil Direktur II

Selamat,S.Sos
Kasubag Keuangan dan Kepegawaian

Ferditama Nugraha, S.Psi Dessy Herlina.S.I.Kom Safri, A.Md

Analis SDM Pengelola Kepegawaian Pengelola Kepegawaian

Gambar 1.2 Struktur Organisasi Sub Bagian Kepegawaian

3. Identifikasi Isu (Masalah)

Dalam menjalankan fungsinya tersebut terdapat permasalahan yang dapat menghambat
kelancaran kegiatan. Secara umum beberapa permasalahan pada penyelenggaraan pelayanan
administrasi Kepegawaian di Politeknik Negeri Bengkalis, khususnya sub Bagian Kepegawaian:
1. Belum efektifnya pelaksanaan tugas, sehingga muncul layanan yang kurang
optimal dan cenderung lama penyelesaiannya
2. Belum Optimalnya Pemanfaatan E-Absensi Untuk Mendukung Sistem Absensi
Pegawai Di Politeknik Negeri Bengkalis
3. Adanya Pelanggaran Kedisiplinan Pegawai Politeknik Negeri Bengkalis akibat
Pengaruh Pandemic Covid -19

7
D. Perumusan dan Penetapan Isu (Masalah)
Berdasarkan identifikasi isu atau permasalahan yang terjadi di unit kerja tersebut, terdapat
tiga isu yang akan dianalisis. Analisis isu dilakukan bertujuan untuk menentukan prioritas isu
yang perlu diangkat untuk diselesaikan melalui gagasan-gagasan yang akan dilakukan..
Penyelesaian isu tersebut tidak akan realistis jika harus dilakukan secara bersamaan dengan
waktu yang terbatas. Untuk itu, perlu dilakukan analisis dalam menentukan prioritas
isu/permalahan yang harus segera diselesaikan. Untuk menentukan prioritas isu/permasalahan
tersebut, digunakanlah analisis USG (Urgency, Seriousness dan Growth). Analisis USG adalah
salah satu cara menetapkan urutan prioritas dengan metode teknik scoring.
1) Urgency
Faktor ini menitikberatkan pada seberapa mendesaknya suatu isu atau masalah harus dibahas,
dianalisis, dan ditindaklanjuti. Semakin mendesak untuk diselesaikan, semakin tinggi urgency
masalah tersebut.
2) Seriousness
Faktor ini menitikberatkan pada seberapa serius suatu isu atau masalah harus dibahas dikaitkan
dengan akibat atau dampak yang ditimbulkan. Semakin serius dampak yang ditimbulkan masalah
tersebut, maka semakin tinggi prioritas masalah untuk diselesaikan.
3) Growth
Faktor ini menitikberatkan pada seberapa besar pertumbuhan isu dan kemungkinan
memburuknya isu atau masalah tersebut apabila tidak diselesaikan akan berdampak kepada
organisasi.
Analisis USG dilakukan dengan menentukan terlebih dahulu beberapa isu yang ada, kemudian
memberikan nilai dengan rentang 1 sampai 5. Isu dengan skor tertinggi dipilih dan dijadikan
prioritas yang akan ditetapkan untuk diselesaikan dengan kegiatan-kegiatan yang diusulkan.
Adapun keterangan pemberian skor dapat dilihat pada Tabel 1.1.
Tabel 1. 1 Angka Penilaian Metode USG

Nilai Keterangan
5 Sangat Penting
4 Penting
3 Netral
2 Tidak Penting
1 Sangat Tidak Penting

8
 Dari hasil identifikasi isu, selanjutnya penulis melakukan perumusan dan penetapan isu
(masalah) dengan metode USG (Urgency, Seriousness, Growth) seperti berikut:

Tabel 1.2 Analisis USG

No Isu U S G Total
1. Belum efektifnya pelaksanaan tugas, sehingga muncul 5 4 4 13
layanan yang kurang optimal dan cenderung lama
penyelesaiannya
2. Belum optimalnya Pemanfaatan E-Absensi Untuk 4 4 3 11
Mendukung Sistem Absensi Pegawai Di Politeknik
Negeri Bengkalis
3. Adanya pelanggaran kedisiplinan Pegawai Politeknik 4 5 2 12
Negeri Bengkalis akibat Pengaruh Pandemic Covid -19

Perhitungannya menggunakan skala likert : 1 = sangat kecil/rendah pengaruhnya dan 5 =

sangat besar/tinggi pengaruhnya. Setelah dilakukan analisa dengan menggunakan USG, maka
isu utama yang diperoleh adalah “Belum efektifnya pelaksanaan tugas, sehingga muncul
layanan yang kurang optimal dan cenderung lama penyelesaiannya”, maka isu tersebut
akan diangkat menjadi topik aktualisasi.
Untuk menemukan solusi terbaik penulis terlebih dahulu melakukan identifikasi akar
permasalahan menggunakan metode fishbone analysis. Penyebab isu Belum efektifnya
pelaksanaan tugas, sehingga muncul layanan yang kurang optimal dan cenderung lama
penyelesaiannya disebabkan empat permasalahan utama yaitu man, material, machine dan
method seperti gambar 1. 3 dibawah ini:

9
 Machine Man

Belum optimalnya pelayanan kepada

dosen dan tenaga kependidikan

Masih kurangnya regulasi internal dan

Standard Operating
eksternal organisasi
Prosedur (SOP) sebagai
pedoman layanan Belum efektifnya pelaksanaan tugas
sehingga muncul layanan yang kurang
Belum efektifnya
optimal dan cenderung lama
pelaksanaan tugas,
penyelesaiannya sehingga muncul
layanan yang kurang
optimal

Data pegawai yang belum

terintegritasi
Belum adanya Standard Operating
Prosedur (SOP) sebagai pedoman
layanan
Data masih manual

Methode Material

Gambar 1.3 Identifikasi akar masalah menggunakan fishbone

Dari akar permasalahan yang muncul penulis menetapkan gagasan terbaik untuk pemecahan isu
diatas adalah dengan menyusun Standar Operational Prosedur (SOP) gunamembangun layanan terpadu
administrasi kepegawaian yang mengikat dengan aturan dan prosedur yang jelas sehingga layanan
kepada dosen dan tenaga kependidikan dapat lebih cepat, tepat dan akurat.
Setelah melakukan ditemukan akar masalah, selanjutnya penulis melakukan gap analysis untuk
menemukan area yang dapat dioptimalkan. Penyebab isu Layanan Administrasi Kepegawaian belum
optimal disebabkan empat permasalahan utama yaitu man, material, machine dan method. Kondisi yang
saat ini dan kondisi yang diharapkan dijelaskan pada tabel 1.2.

10
 Tabel 1.3 Gap Analysis
Kondisi saat ini Gap Kondisi yang diharapkan

Belum adanya Standard Membuat Standard Adanya Standard Operasional

Operasional Prosedur (SOP) Operasional Prosedur (SOP) Prosedur (SOP), yang
sebagai pedoman layanan sebagai pedoman layanan bertujuan untuk menciptakan
komitmen mengenai
peningkatan kualitas kinerja

Masih kurangnya regulasi Membuat peraturan yang Adanya peraturan yang

internal organisasi mengikat dan dapat mengikat mengenai
disosialisasikan pelayanan administrasi
pegawai dan adanya
sosialisasi hingga dapat
diketahui seluruh pegawai
Belum efektifnya Pegawai Kepegawaian Adanya unit terpadu
pelaksanaan tugas sehingga menjadi admin untuk update pelayanan administasi
muncul layanan yang kurang data pegawai kepagawaian
optimal dan cenderung lama
penyelesaiannya
Data masih manual sehingga Membuat system yang Data dapat mudah didapat,
sulit dalam pencarian data terintegrasi yang dapat sehingga pelayanan dapat
pegawai mengoptimalkan pelayanan dilakukan dengan cepat dan
administrasi kepegawaian akurat

Dari gap analysis diatas dapat dilihatdiperlukan Standard Operating Prosedur (SOP), yang
bertujuan untuk menciptakan komitmen mengenai peningkatan kualitas kinerja di Politeknik Negeri
BengkalisUntuk dapat mengoptimalkan pelayanan administrasi kepegawaian penulis memiliki solusi
dalam membangun unit pelayanan administrasi terpadu dengan penyusunan SOP.

11
 BAB II
CAPAIAN AKTUALISASI

A. Jadwal Rancangan dan Realisai Kegiatan

Pasa masa off-campus Pelatihan Dasar CPNS Golongan III Angkatan VII periode 15 Agustus
sampai dengan 22 September 2019, penulis telah melakukan perancangan terhadap kegiatan yang akan
dilakukan pada masa habituasi. Rancangan kegiatan aktualisasi tersebut juga telah disusun jadwal
pelaksanaan setiap tahapan kegiatannya.
Jadwal rencana dan realisasi kegiatan ditampilkan dalam satuan waktu minggu dan dapat dilihat pada
tabel di bawah ini.

Tabel 2.1 Jadwal Rencana dan Realisasi Kegiatan Aktualisasi

Minggu ke-
NO Kegiatan
I II III IV
1 Tahap Persiapan : Melakukan sinkronisasi ide isu √
yang diangkat pada Mentor, Pimpinan dan rekan
kerja satu unit
2 Identifikasi komponen penyusunan draft SOP √ √
Layanan Terpadu Administrasi Kepegawaian.
3 Penyusunan draft SOP Layanan Terpadu √ √
Administrasi Kepegawaian.
4 Evaluasi Draft SOP Layanan Terpadu Administrasi √ √
Kepegawaian.
5 Finalisasi Draft SOP √

Keterangan:
Rencana kegiatan aktualisasi
√ Realisasi kegiatan aktualisasi

Dalam pelaksanaannya, semua kegiatan dapat dilaksanakan dengan output yang diinginkan
tercapai dengan baik. Selain itu, dibutuhkan beberapa penyesuaian pada kegiatan-kegiatan aktualisasi
yang dilakukan dengan mempertimbangkan efektifitas kegiatan, sebagai bentuk upaya yang dilakukan
dalam mengantisipasi kondisi real yang terjadi selama masa pelaksanaan aktualisasi. Perubahan kegiatan
aktualisasi dapat dilihat pada tabel 2.2 di bawah ini.

12
 Tabel 2.2 Rencana dan Realisasi Kegiatan Aktualisasi

No. Rencana Realisasi

1 Kegiatan Tahapan Kegiatan Kegiatan Tahapan Kegiatan
Tahap Persiapan : Koordinasi dengan
melakukan sinkronisasi Mentor, Kasubag
1 ide isu yang diangkat Keuangan dan Tidak ada perubahan Tidak ada perubahan
pada Mentor, Pimpinan Kepegawaian dan
dan rekan kerja satu Rekan Kerja
unit
Identifikasi komponen Brainstorming dengan
penyusunan Draft SOP Kasubag Kepegawaian
Layanan Terpadu dan rekan kerja satu Tidak ada perubahan Tidak ada perubahan
2 Administrasi unit terkait Draft SOP
Kepegawaian. Layanan Terpadu
Administrasi
Kepegawaian.
Penyusunan draft SOP Mencari peraturan dan Tidak ada perubahan
3 Layanan Terpadu acuan dalam penyunan Tidak ada perubahan
Administrasi Draft SOP
Kepegawaian.
1. Menentukan jadwal 1. Melakukan review draft SOP
sosialisasi dengan Evaluasi Draft SOP Layanan Terpadu Administrasi
Sosialisasi SOP Kassubag Keuangan Layanan Terpadu Kepegawaian kepada Kasubag
Layanan Terpadu dan Kepegawaian Administrasi Kepegawaian, Wadir II dan
Administrasi 2. Melaksanakan Kepegawaian. Direktur yang juga selaku
4 Kepegawaian sosialisasi SOP mentor
Layanan Terpadu 2. Brainstorming dengan tim
Administrasi Pusat Pengembangan
Kepegawaian Pembelajaran dan Penjaminan
Mutu Pendidikan (P4MP)
Politeknik Negeri Bengkalis

1. Menyiapkan
Uji coba dan administrasi dan
pelaksanaan SOP materi (SOP) Finalisasi Draft SOP Finalisasi penyusunan draft SOP
Layanan Terpadu 2. Pelaksanaan uji coba Layanan Terpadu Administrasi
5 Administrasi 3. Melakukan Evaluasi Kepegawaian.
Kepegawaian Pelaksanaan SOP
Layanan Terpadu
Administrasi
Kepegawaian

Terdapat perubahan terhadap kegiatan dan tahapan kegiatan pada poin ke 4 dan 5, hal ini dilakukan
dengan pertimbangan sebagai berikut:

13
1. Dalam pengesahan SOP membutuhkan waktu yang cukup lama dan proses yang panjang untuk
dibahas dari berbagai pihak. Untuk itu penulis memutuskan hanya sampai Evaluasi dan Finalisasi
Draft SOP Layanan terpadu Administrasi Kepegawaian ;
2. Saat ini diterapkannya system kerja Work From Home (WFH) di Politeknik Negeri Bengkalis
sehingga menjadi kendala penulis dilapangan untuk mengumpulkan banyak pihak dalam
penyusunan SOP Layanan terpadu Administrasi Kepegawaian;
3. Saat ini rancangan hanya sampai Finalisasi Draft SOP dan untuk kedepan tentunya akan
dilanjutkan kepada pengesahan SOP Layanan terpadu Administrasi Kepegawaian yang dapat
disosialisasikan dan diuji coba.

B. Rencana Tindak Lanjut Aktualisasi

Untuk melanjutkan ide Aktualisasi yang berjudul “Penerapan Pelayanan Administrasi
Kepegawaian Unit Layanan Terpadu pada Politeknik Negeri Bengkalis” maka penulis akan
melanjutkan pada tahapan selanjutnya. Kegiatan ini akan dilanjutkan pada tahapan jangka
menengah lalu berlanjut pada tahap jangka panjang sehingga tujuan penulis dapat terwujud yaitu
Terwujudnya Pelayanan terpadu Administrasi yang Terintegrasi di Politeknik Negeri Bengkalis.
Kegiatan Jangka Menengah dan Jangka Panjang dapat dilihat pada tabel 2.3 :
Tabel 2.3 Rencana Tindak Lanjut Aktualisasi
No. Tahapan Output Tahapan Waktu
Jangka Menengah
1. Sosialisasi SOP Layanan Terpadu Terlaksananya Minggu III
Administrasi Kepegawaian Sosialisasi Layanan November 2020
Terpadu Administrasi
Kepegawaian di
Politeknik Negeri
Bengkalis
a. Penyiapan Administrasi
dan Narasumber
b. Membuat Banner SOP
c. Pelaksaan Sosialiasi
d. Laporan Hasil Sosialisasi

14
 2. Uji coba dan Pelaksanaan SOP Layanan Terlaksananya Uji Minggu IV
Terpadu Coba Layanan November 2020
Terpadu Administrasi
Kepegawaian di
Politeknik Negeri
Bengkalis
a. Menyiapkan Administrasi
dan Materi (SOP)
b. Pelaksanaan Uji Coba
c. Penyiapan Administrasi,
perlengkapan :
Laptop/Komputer dan
Printer
Jangka Panjang
1. Membangun Pelayanan Terpadu Terwujudnya Minggu I
Administrasi yang Terintegrasi di Pelayanan terpadu Desember 2020
Politeknik Negeri Bengkalis Administrasi yang
Terintegrasi di
Politeknik Negeri
Bengkalis

C. Role Model
Role model adalah “person who serves as an example. Whose behavior is emulated by others”
atau seseorang yang memberikan teladan dan berperilaku yang bisa di contoh oleh orang lain. Role
model yang telah meraih kesuksesan dapat menginspirasi orang lain untuk mengejar kualitas diri yang
sama bagusnya. Oleh karena itu penting untuk memiliki role model. Role model yang dipilih penulis
mempunyai sikap atau nilai-nilai sebagai berikut:
1. Integritas
Role model ini tidak melihat apa yang akan dia dapat ketika menjalankan suatu pekerjaan. Namun
lebih berfokus pada pemberian bantuan atau pelayanan yang bisa beliau berikan.

15
2. Professional
Nilai professional terlihat dari cara beliau bekerja dengan penuh tanggung jawab dan komitmen
yang tinggi.
3. Etika public
Role model ini membangun budaya etika kerja yang baik sehingga orang-orang yang berhubungan
dengannya segan dan menghormatinya.

Gambar 2.1 Role Model

Role model bagi penulis seorang Kepala Sub Bagian Keuangan dan Kepegawaian di Politeknik
Negeri Bengkalis, yaitu Selamat, S.Sos. Beliau merupakan sosok pemimpin yang bijaksana, selalu
menunjukkan sikap yang positif dengan selalu datang tepat waktu. Ia berkepribadian bersahaja, tenang
dan santai namun tetap serius sehingga dapat menjadi sosok rekan kerja sekaligus atasan. Beliau
merupakan atasan yang dapat mencarikan solusi dalam setiap permasalahan yang dihadapi oleh stafnya.
Sosok yang penuh semangat dan pekerja keras merupakan hal yang sangat ingin saya contoh.
Beliau selalu memberikan motivasi dan sharing ilmu dan pengalaman, selalu support untuk
penulis mengupgrade pendidikan ke tingkat lebih lanjut mengingat pentingnya untuk meningkatkan
pengetahuan dan kompetensi yang dimiliki. Selain itu ia konsisten terhadap tindakan dan keputusan
yang telah dibuatnya. Sifat dan perilaku yang dimiliki ini dapat menjadi contoh dan telan khususnya
bagi penulis.

D. Realisasi Pelaksanaan Kegiatan

Realisasi pelaksanaan kegiatan yang penulis lakukan selama masa aktualisasi dijelaskan pada
Tabel Realisasi Kegiatan sebagai berikut:

16
 Tabel 2.4 Realisasi Kegiatan 1
Kegiatan Persiapan
Melakukan sinkronisasi ide isu yang diangkat pada Mentor,
Tahapan Kegiatan
Pimpinan dan rekan kerja satu unit
Waktu 08 - 11 September 2020
1. Foto kegiatan
2. Notulensi
Output
3. Hasil Kuesioner Kepuasan Pelayanan Sub Bagian Kepegawaian
Tahun 2019
Tingkat Pencapaian Tercapai
Uraian Kegiatan:

Melakukan sinkronisasi ide isu yang diangkat pada Mentor sekaligus Pimpinan (Direktur) dan rekan
kerja satu unit persiapan rencana kegiatan aktualisasi yang akan dilakukan yaitu proses pembuatan
SOP Layanan Terpadu Administrasi Kepegawaian.yang dimulai dengan tahapan membahas
permasalahan sering dihadapi dan bagaimana solusinya terkait pelayanan di Sub Bagian Kepegawaian
yang mana kuesioner tahun 2019 sebagain acuan. Hal ini juga merupakan salah satu hal diangkatnya isu
“Belum efektifnya pelaksanaan tugas, sehingga muncul layanan yang kurang optimal dan
cenderung lama penyelesaiannya”. Diharapkan dengan adanya SOP Layanan Terpadu Administrasi
Kepegawaian dapat mengubah penilaian terhadap pelayanan khususnya di Sub Bagian Kepegawaian
untuk kedepannya setelah diterapkannya SOP Layanan Terpadu Administrasi Kepegawaian.

17
Gambar 2.2 Notulensi kegiatan 1

18
19
Gambar 2.3 Kuesioner Kepuasan Pelayanan Sub Bagian Kepegawaian Tahun2019

Gambar 2.4 Hasil kepuasan pelayanan Sub Bagian Kepegawaian Tahun 2019

20
Gambar 2.5 Responden kuesioner kepuasan pelayanan Sub Bagian Kepegawaian Tahun 2019

Gambar 2.6 Koordinasi dengan mentor sekaligus Pimpinan (Direktur)

21
 Tabel 2.5 Realisasi Kegiatan 2
Identifikasi komponen penyusunan SOP Layanan Terpadu
Kegiatan
Administrasi Kepegawaian
Brainstorming dengan Kasubag Kepegawaian dan rekan kerja
Tahapan Kegiatan satu unit terkait SOP Layanan Terpadu Administrasi
Kepegawaian.
Waktu 14 – 18 September 2020
1. Foto kegiatan
Output 2. Sketsa Bagan Pelayanan Administrasi Kepegawaian
3. Notulensi
Tingkat Pencapaian Tercapai
Uraian Kegiatan:

Brainstorming dengan Kasubag Kepegawaian dan rekan kerja satu unit terkait SOP Layanan
Terpadu Administrasi Kepegawaian berkaitan komponen penyusunan SOP Layanan Terpadu
Administrasi Kepegawaian. Mendiskusikan apa saja hal yang perlu diperhatikan dalam
pembuatan SOP, tahapan alur, waktu yang dibutuhkan dan siapa saja yang terlibat.
Membuat bagaimana alur pelayanan yang akan diterapkan di Sub Bagian Kepegawaian, yaitu
dengan adanya unit layanan administrasi terpusat dengan 1 komputer yang berisikan data
terintegritas. Hal ini didukung juga dengan adanya system http://siadik.polbeng.ac.id/
Semua itu dilakukan untuk mencapai tujuan penulis, yaitu “Membangun layanan terpadu
administrasi Kepegawaian yang mengikat dengan aturan dan prosedur yang jelas sehingga
layanan kepada pegawai dapat lebih cepat, tepat dan akurat” dan dalam rangka membangun
layanan terpadu administrasi kepegawaian tersebut diperlukan SOP yang bertujuan
menciptakan komitmen mengenai peningkatan kualitas kinerja di Politeknik Negeri Bengkalis.

22
Gambar 2.7 Notulensi kegiatan 2

23
 Gambar 2.8 Koordinasi dengan Kasubag Kepegawaian dan Tim Kepegawaian

Keterangan :
Tahapan dalam penyusunan Draft SOP
1. Tahap Persiapan : Memahami kebutuhan penyusunan atau pengembangan SOP dan
menentukan tindakan yang diperlukan oleh Unit Kerja.
Output : Keputusan akan tindakan yang dilakukan.
2.Tahap Pembentukan Organisasi Tim : Membuat pedoman pembagian tugas pekerjaan dan
kontrol pekerjaan (Berupa alur)
Output : pembagian tugas pekerjaan dan kontrol pekerjaan (alur)
3.Tahap Penyusunan : Membuat draft pedoman SOP
Output : draft pedoman SOP
4.Tahap Uji Coba
Output : untuk menyempurnakan draft pedoman SOP.
5.Tahap Penyempurnaaan
Output : final pedoman draft SOP yang dapat digunakan sebagai pedoman standar dalam
unit kerja

24
 Tabel 2.6 Realisasi Kegiatan 3
Penyusunan draft SOP Layanan Terpadu Administrasi
Kegiatan
Kepegawaian
1. Mencari peraturan dan acuan dalam penyunan SOP
Tahapan Kegiatan
2. Membuat flowchart aktivitas yang ada di draft SOP
Waktu 21-30 September 2020
1. Foto kegiatan
Output
2. Draft SOP
Tingkat Pencapaian Tercapai
Uraian Kegiatan:

Penyusunan draft SOP Layanan Terpadu Administrasi Kepegawaian dengan melihat contoh
SOP yang ada sebagai referensi lalu disusun sesuai dengan tahapan-tahapannya.

Gambar 2.9 Acuan symbol flowchart pada SOP

25
26
27
 Gambar 2.10 Proses pembuatan dan penyusunan draft SOP Layanan Terpadu Administrasi Kepegawaian

Keterangan :
Pada proses pembuatan dan penyusunan draft SOP penulis melakukan perbaikan pada :
- Acuan penyusunan SOP Politeknik Negeri Bengkalis diperbaiki dengan yang terbaru
- Bagian terkait harus sesuai dengan statute Politeknik Negeri Bengkalis
- Pada uraian prosedur 2 dalam menentukan berkas LENGKAP atau TIDAK LENGKAP
hanya membutuhkan keputusan Ya atau Tidak, sehingga symbol proses dihilangkan.

28
 Tabel 2.7 Realisasi Kegiatan 4
Evaluasi Draft SOP Layanan Terpadu Administrasi
Kegiatan
Kepegawaian
1. Melakukan review draft SOP Layanan Terpadu
Administrasi Kepegawaian kepada Kasubag
Kepegawaian, Wadir II dan Direktur yang juga selaku
Tahapan Kegiatan mentor
2. Brainstorming dengan tim Pusat Pengembangan
Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan
(P4MP) Politeknik Negeri Bengkalis
Waktu 21-30 September 2020
1. Foto kegiatan
Output 2. Draft SOP
3. Notulensi
Tingkat Pencapaian Tercapai
Uraian Kegiatan:
Melakukan review draft SOP Layanan Terpadu Administrasi Kepegawaian kepada Kasubag
Kepegawaian, Wadir II dan Direktur yang juga selaku mentor. Wadir II Melakukan
pemeriksaan akhir SOP yang telah diperbaiki setelah adanya revisi dari Kasubag Kepegawaian
dan Mentor dan arahan dari tim Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu
Pendidikan (P4MP) Politeknik Negeri Bengkalis.

Gambar 2.11 Review Draft SOP dengan Gambar 2.12 Review draft SOP dengan Wadir II
Kasubag Kepegawaian

29
Gambar 2.13 Review draft SOP dengan Gambar 2.14 Review draft SOP dengan Tim P4MP
Dikrektur (Mentor)

Gambar 2.15 Draft SOP yang telah dievaluasi

30
 Gambar 2.16 Notulensi Brainstorming dengan tim P4MP

Keterangan :
1. Perubahan yang dilakukan pada draft SOP telah sesuai dengan arahan kasubag
Kepegawaian, Wadir II dan Mentor
2. Draft SOP telah dicek oleh tim P4MP. Tambahan untuk cover depan yang sesuai dengan
format SOP yang ada di Politeknik Negeri Bengkalis. Penomoran SOP oleh tim P4MP.
3. Tim P4MP memberikan arahan tahapan apa saja yang akan dilakukan setelah draft SOP
telah difinalisasi.

31
 Tabel 2.8 Realisasi Kegiatan 5
Kegiatan Finalisasi
Finalisasi penyusunan draft SOP Layanan Terpadu Administrasi
Tahapan Kegiatan
Kepegawaian.
Waktu 21-30 September 2020
Output Dokumen SOP Layanan Terpadu Administrasi Kepegawaian.
Tingkat Pencapaian Tercapai
Uraian Kegiatan:
Finalisasi draft SOP yang telah direview dan telah disesuaikan dengan kebijakan Pusat
Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu Pendidikan (P4MP) Politeknik Negeri
Bengkalis.

32
 Gambar 2.17 Finalisasi Draft SOP Layanan Terpadu Administrasi Kepegawaian

Gambar 2.18 Visualisasi Alur Pelayanan Administrasi Kepegawaian Unit Layanan Terpadu

33
Keterangan :
Finalisasi Draft SOP Layanan Terpadu Administrasi Kepegawaian telah selesai, maka alur dapat dideskripsikan sebagai
berikut :
1. Pemohon mendaftar ke petugas
2. - Petugas menanyakan apa kebutuhannya. Jika hanya membutuhkan informasi, maka dapat langsung
mendapatkan informasi dari petugas.
- Pengecekan berkas Lengkap atau Tidak, Jika tidak berkas dikembalikan. Jika Lengkap maka akan
diserahkan ke Tim Kepegawaian selaku pengolah berkas
4. Tim kepegawaian mengolah berkas yang ada setelah itu menyerahkannya ke Kasubag Kepegawaian untuk
di verifikasi
5. Kasubag Kepegawaian melakukan verifikasi berkas. JIka berkas sudah lengkap dan draft sudah benar,
maka akan diserahkan ke wadir I, II atau III (sesuai bidangnya) untuk diparaf
6. Wadir I, II dan III sudah memberikan paraf, maka diserahkan ke Direktur untuk pengesahan.
7. Direktur telah mengesahkan dengan menandatangani berkas. Lalu berkas kembali ke Tim Kepegawaian
untuk pemberian nomor dan pengarsipan berkas.
8. Tim Kepegawaian telah memberi nomor dan mengarsipkan berkas, makan diserahkan ke petugas unit
untuk penyerahan berkas pada pemohon.
9. Petugas unit layanan menyerahkan berkas pada pemohon dan meminta pemohon mengisi kuesioner tingkat
kepuasan pelayanan Administrasi Kepegawaian.

34
 BAB III
AKTUALISASI NILAI-NILAI PROFESI PNS

A. Keterkaitan Kegiatan dengan Substansi Mata Pelatihan (Nilai-Nilai Dasar PNS dan
Kedudukan serta Peran PNS dalam NKRI)

Kegiatan-kegiatan pada aktualisasi yang akan dilakukan tentunya harus mencerminkan substansi
mata pelatihan yang telah dipelajari pada kegiatan on class yaitu nilai-nilai ANEKA PNS (akuntabel,
nasionalisme, etika publik, komitmen mutu, dan anti korupsi), manajemen ASN, dan whole of
government. Penjelasan mengenai keterkaitan kegiatan dengan substansi mata pelatihan yaitu sebagai
berikut :
1. Tahap Persiapan : melakukan sinkronisasi ide isu yang diangkat pada Mentor, Pimpinan dan
rekan kerja satu unit
Kegiatan ini memiliki kaitan dengan substansi mata pelajaran berikut:
a. Akuntabilitas
Mencari solusi terhadap permasalaham yang terjadi sesuai dengan tupoksi unit
kepegawaian dan yang berkaitan dengan kebutuhan unit, dosen dan tenaga kependidikan
selaku pengguna layanan .
b. Nasionalisme (koordinasi dan musyawarah)
Melakukan koordinasi dengan atasan terkait pelaksanaan aktualisasi demi tercapainya
tujuan bersama
c. Whole of Governement
Melakukan diskusi dengan rekan satu unit kerja demi tersusunnya pelayanan
kepegawaian
d. Etika Publik
Menjalin komunikasi yang baik, baik kepada atasan maupun rekan kerja, jika ada
perbaikan maka meminta pula saran dan arahan untuk perbaikan
e. Komitmen Mutu
Melaksanakan kegiatan dengan seefektif dan efisien mungkin, tanpa menurunkan kualitas
mutu yang akan dicapai
f. Anti Korupsi

35
 Memanfaatkan waktu sebaik mungkin, dengan tidak mengulur-ngulur waktu
2. Identifikasi komponen penyusunan draft SOP Layanan Terpadu Administrasi Kepegawaian
Kegiatan ini memiliki kaitan dengan substansi mata pelajaran berikut:
a. Nasionalisme (koordinasi dan musyawarah)
- Melakukan koordinasi dengan atasan terkait pelaksanaan aktualisasi demi
tercapainya tujuan bersama
- Melakukan diskusi dengan rekan satu unit kerja demi tersusunnya pelayanan
kepegawaian
b. Etika Publik
Menjalin komunikasi yang baik, baik kepada atasan maupun rekan kerja, jika ada
perbaikan maka meminta pula saran dan arahan untuk perbaikan
c. Whole of Govermet
Berdiskusi dengan Kasubag Kepegawaian dan rekan satu unit kerja demi tersusunnya
SOP

3. Penyusunan Draft SOP Layanan Terpadu Administrasi Kepegawaian

Kegiatan ini memiliki kaitan dengan substansi mata pelajaran berikut:
a. Akuntabilitas
- Menyusun SOP yang menjadi dasar acuan dalam pelaksanaan pelayanan
kepegawaian
- Seluruh prosedur yang telah distandarkan dan telah dibukukan dengan baik,
sehingga dapat dijadikan referensi bagi setiap mereka yang memerlukan
b. Nasionalisme menumbuhkan rasa disiplin dalam memberikan pelayanan yang
optimal, karena ada SOP yang mengikat
c. Etika Publik sebagai alur tugas, wewenang dan tanggung jawab pemberi pelayanan
sesuia standar yang berlaku
d. Komitmen Mutu sebagai bentuk peningkatan kinerja bahwa organisasi efisien dan
dikelola dengan baik
e. Anti Korupsi pelayanan yang diberikan akan meminimalisir bahkan menghilangkan
bentuk menyalahgunaan wewenang, karena pelayanan yang diberikan telah memilki
pedoman atau standar pelayanan yang telah disahkan.

36
4. Evaluasi Draft SOP Layanan Terpadu Administrasi Kepegawaian
Kegiatan ini memiliki kaitan dengan substansi mata pelajaran berikut:
a. Akuntabilitas
Dapat mempertanggungjawabkan draft SOP yang telah disusun
b. Etika Publik
Meminta masukan mengenai draft SOP yang telah dibuat dengan baik dan sopan
c. Komitmen Mutu
Menerima dan mencatat masukan pihak terkait guna perbaikan draft SOP
d. Whole of Government
Evaluasi menjadi bentuk kerjasama sehingga draft SOP dapat dipergunakan
5. Finalisasi draft SOP Layanan Terpadu Administrasi Kepegawaian
Kegiatan ini memiliki kaitan dengan substansi mata pelajaran berikut:
a. Akuntabilitas
Hasil dari pelaksanaan kegiatan finalisasi diharapkan mampu menjadi tolak ukur
penulis bahwa SOP yang telah dibuat terlaksanan dengan baik
b. Etika Publik
Perbaikan yang dihasilkan berdasarkan hasil evaluasi sesuai dengan masukan dan
arahan yang telah diberikan kepada penulis
c. Komitmen Mutu
Setelah dilakukannya evaluasi terkait pelaksanaan finalisasi, akan dilakukan perbaikan
jika masih ada kritik dan saran sehingga dari evaluasi akan meningkatkan kualitas
mutu pelayanan yang selanjutnya akan diberikan kepada pegawai
d. Manajemen ASN
Output yang dihasilkan tentunya akan menjadi upaya perbaikan dalam meningkatkan
mutu pelayanan di Sub Bagian Kepegawaian

37
 B. Kontribusi Terhadap Visi dan Misi serta Tujuan Organisasi
Pemecahan isu yang telah dilakukan memiliki kontribusi baik terhadap visi, misi maupun tujuan
organisasi. Adapun kontribusi tersebut dijelaskan sebagai berikut :
a. Kontribusi terhadap Visi Organisasi
Ikut berperan aktif dalam memberikan hasil-hasil yang nyata bagi kemajuan organisasi dan
mendukung organisasi menjadi perguruan tinggi vokasi terkemuka berstandar nasional dan
internasional.
b. Kontribusi terhadap Misi Organisasi
Ikut berperan aktif dalam Memberikan pelayanan public
c. Kontribusi terhadap Tujuan Organisasi
Ikut berperan aktif dalam memenuhi tujuan Politeknik Negeri Bengkalis

C. Kontribusi Terhadap Penguatan Nilai-nilai Organisasi

Selain berkontribusi terhadap visi, misi dan tujuan organisasi, pemecahan masalah pada
rancangan aktualisasi juga memiliki kontribusi terhadap penguatan nilai-nilai Politeknik Negeri
Bengkalis sebagai berikut :
a. Amanah
Memberikan Pelayanan Terbaik Dengan Sepenuh Hati. Institusi dituntut memberikan pelayanan
secara baik kepada orang lain yang membutuhkan bantuaannya.
b. Kompeten
Keterampilan yang diperlukan seorang Pegawai yang ditunjukkan dengan kemampuannya untuk
konsisten memberikan tingkat kinerja yang terbaik.
c. Berkarakter
Setiap pegawai diharapkan mempunya kejiwaan, akhlak dan budi pekerti yang baik dan dapat
menjadi contoh bagi orang lain.
d. Inovatif
Setiap pegawai diharpakan mampu berpikir yang menghasilkan solusi dan gagasan di luar bingkai
konservatif dalam setiap menyelesaikan setiap permasalahan yang dihadapi

38
 D. Identifikasi Dampak Pemecahan Isu
Pemecahan isu yang telah dilakukan memberikan dampak kepada bagian-bagian yang
berhubungan dengan isu tersebut, baik individu, unit kerja, maupun organisasi. Adapun identifikasi
terkait dampak pemecahan isu yang telah dilakukan yaitu sebagai berikut:
a. Individu
Proses pengambilan keputusan/kebijakan dalam menyikapi permasalahan semakin cepat, tepat dan
akurat.
b. Unit kerja
Meningkatan kualitas layanan public pada Sub Bagian Kepegawaian.
c. Organisasi
Peningkatan kinerja organisasi

E. Pengendalian oleh Coach dan Mentor (Form Pengendalian)

Dalam melakukan kegiatan aktualisasi, pengendalian terhadap kegiatan, tahapan, output, serta
ketercapaian dari kegiatan tersebut dilakukan oleh Coach dan Mentor. Pengendalian perlu dilakukan
secara bertahap sehingga dapat dilakukan pengecekan terhadap hasil pelaksanaan kegiatan serta dapat
mengatur strategi apabila ada kendala dalam pelaksanaan aktualisasi. Form untuk pengendalian kegiatan
aktualisasi oleh Coach dan Mentor dapat dilihat pada Lampiran 1 dan lampiran 2.

39
 BAB IV
PENUTUP

A. Kesimpulan
Dari rantaian kegiatan yang telah penulis lakukan penulis menyimpulkan bahwa kegiatan
aktualisasi latsar ini sangat lah bermanfaat. Tujuan secara umum yaitu, membekali calon pegawai negeri
sipil (CPNS) agar mampu mengaktualisasikan nilai-nilai dasar akuntabilitas, nasionalisme, etika publik,
komitmen mutu dan anti korupsi (ANEKA) serta mengamalkan peran manajemen pegawai negeri sipil
(PNS), menjalankan pelayanan publik dengan sepenuh hati dan mengamalkan paradigma administrasi
publik yang baru yaitu Whole of Government (WoG). Sedangkan secara khusus, kegiatan aktualisasi ini
adalah meningkatkan kualitas mutu pelayanan yang akan diberikan pada unit kepegawaian.

B. Saran
Untuk memberikan dampak positif yang lebih, berikut adalah saran yang penulis untuk dimasa
mendatang:
1. Melanjutkan Rencana dan tindak lanjut terhadap SOP Pelayanan Terpadu Administrasi
Kepegawaian.
2. Melanjutkan pengerjaan fitur yang belum dibuat terkait pengadministrasian
kepegawaian.
3. Melakukan pengawalan terhadap penerapan SOP Pelayanan terpadu administrasi
kepegawaian.

40
 DAFTAR PUSTAKA

1. UU Nomor 5 Tahun 2014 pasal 1 tentang Aparatur Sipil Negara

2. Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 12 Tahun 2018 tentang Pedoman
Penyelenggaraan Pelatihan Dasar CalonPegawai Negeri Sipil Golongan III
3. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2011 tentang
Pendirian, Organisasi,dan TataKerja Politeknik Negeri Bengkalis
4. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Republik
Indonesia Nomor 15 Tahun 2014 Tentang Pedoman Standar Pelayanan
5. Keputusan Menteri Pendidikan Dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 455/M/2019
Tentang Uraian Jabatan
6. https://bukubiruku.com/simbol-flowchart-dan-fungsinya/

41
 LAMPIRAN 1

FORMULIR PENGENDALIAN AKTUALISASI OLEH MENTOR

42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
 LAMPIRAN 2

FORMULIR PENGENDALIAN AKTUALISASI OLEH COACH

52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
 LAMPIRAN 3
KEGIATAN 1
PERSIAPAN
Notulensi Tahap Persiapan :

62
Form Kuesioner Kepuasan Pelayanan Sub Bagian Kepegawaian Tahun2019 :

63
Hasil kepuasan pelayanan Sub Bagian Kepegawaian Tahun 2019 :

64
Responden kuesioner kepuasan pelayanan Sub Bagian Kepegawaian Tahun 2019 :

Koordinasi dengan mentor sekaligus Pimpinan (Direktur) :

65
 LAMPIRAN 4
KEGIATAN 2
MENGIDENTIFIKASI KOMPONEN PENYUSUNAN SOP

Notulensi Komponen penyusunan SOP :

66
Brainstorming dengan Kasubag Kepegawaian dan rekan kerja satu unit terkait SOP Layanan
Terpadu Administrasi Kepegawaian :

67
 LAMPIRAN 5
KEGIATAN 3

Memahami makna symbol flowchart pada SOP :

Proses Pembuatan Draft SOP :

68
69
70
 LAMPIRAN 6
KEGIATAN 4
Melakukan review draft SOP dengan Kepala Sub Bagian Kepegawaian :

Melakukan review draft SOP dengan Wadir II bidang Umum dan Keuangan :

71
Melakukan review draft SOP dengan Direktur sekaligus selaku mentor :

Melakukan review draft SOP dengan Tim Pusat Pengembangan Pembelajaran dan Penjaminan Mutu
Pendidikan (P4MP) :

72
Draft SOP yang telah dievalusi :

73
 LAMPIRAN 7
KEGIATAN 5
FINALISASI DRAFT SOP

Draft SOP yang sudah difinalisasi :

74