TUGAS

ANALISIS PROSES BISNIS PERCETAKAN NAYAURA

(Disusun untuk memenuhi tugas pada mata kuliah Analisis Proses Bisnis yang diampu oleh
Ibu Sri Nilawaty Lahay, S.Kom, M.kom)

Oleh :

Septi Anggraini Anisa Putri

Kelas: C
NIM: 531420064

PRODI SISTEM INFORMASI

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS NEGERI GORONTALO
2020
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI..................................................................................................................................ii
BAB I "KONSEP PROSES BISNIS"..........................................................................................3
1.1 Latar Belakang...............................................................................................................3
1.2 Identifikasi Proses Bisnis...............................................................................................4
1.3 Klasifikasi Proses Bisnis................................................................................................4
BAB II "DOKUMENTASI PROSES BISNIS"..........................................................................7
BAB III "PENGUKURAN KINERJA"......................................................................................8
3.1 Pengertian Pengukuran Kinerja...................................................................................8
3.2 Tujuan Pengukuran Kinerja.........................................................................................8
3.3 Manfaat Pengukuran Kinerja.......................................................................................9
3.4 Pengukuran Kinerja pada Percetakan Nayaura.......................................................10
BAB IV "SELF ASSESSMENT"...............................................................................................11
BAB V "EVALUASI KINERJA"..............................................................................................13

ii
 BAB I
KONSEP PROSES BISNIS

1.1 Latar Belakang

Menurut Gunasekaran dan Kobu (2002) proses bisnis didefinisikan sebagai sebuah
kumpulan relasi pekerjaan yang bersama-sama menghasilkan nilai untuk pelanggan .
Definisi lain proses bisnis adalah suatu kumpulan pekerjaan yang saling terkait untuk
menyelesaikan suatu masalah tertentu, dapat dipecah menjadi beberapa subproses
yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai
tujuan dari superprosesnya.
Percetakan (printing) adalah sebuah proses industri untuk memproduksi secara
massal tulisan dan gambar, terutama dengan tinta di atas kertas menggunakan
sebuah mesin cetak . Setiap harinya, milyaran bahan cetak diproduksi. Mulai dari
surat kabar, buletin, majalah, dan lain-lain. Ini karena hasil percetakan dapat dengan
cepat mengomunikasikan pemikiran dan informasi ke jutaan orang.
Pada Percetakan Nayaura terdapat berbagai aktivitas proses bisnis yang dilakukan.
Menurut Davenport dan Short (1990, hal 2) proses bisnis adalah sebuah kumpulan
tugas terhubung secara logis yang dilakukan untuk mencapai sebuah hasil bisnis yang
pasti.
Sedangkan menurut Harmon (2007) dan Harrington & Lomax (2000) seperti yang
dikutip oleh Susanne Leist, et al (2011, hal 57-58) mendefinisikan proses bisnis
sebagai sebuah proses yang dapat dilihat sebagai sebuah rangkaian kesatuan aktivitas
yang menambah nilai untuk input dan merubahnya ke output.
Agar Percetakan Nayaura mampu mengidentifikasi dan mengenali area
kemungkinan perubahan untuk meningkatkan kinerja proses bisnisnya maka
dibutuhkan suatu analisis proses bisnis. Analisis proses bisnis menurut Vergidis, et al
(2007, hal 5) adalah sebuah istilah yang mempunyai arti yang cukup luas untuk
sebuah susunan dari taktik berbeda seperti simulasi dan diagnosa, verifikasi dan
analisis kinerja dari proses bisnis.
Analisis proses bisnis ini bertujuan untuk menganalisis proses bisnis dari
Percetakan Nayaura, mengetahui permasalahan serta kendala apa saja yang muncul

3
 pada proses bisnis Percetakan Nayaura, serta mengetahui ukuran kinerja Percetakan
Nayaura.

1.2 Identifikasi Proses Bisnis

a. Proses Bisnis Utama
1. Pembelian bahan baku
2. Proses produksi
a) prepress/pracetak konsep desain, meliputi:
1) typesetting
2) art work preparation
3) image assembly
4) platemaking
b) cetak/ printing press
c) pasca cetak
1) finishing
2) packaging
3. Pengiriman barang
4. Pemasaran/ marketing
5. customer service
a) after-sales service
b) product take back
b. Proses Bisnis Penunjang
Manajemen Keuangan/ Financial Management
c. Proses Bisnis Pengembangan
1. Pengembangan produk
2. Pengembangan teknologi produksi
3. Pengembangan SDM (Sumber Daya Manusia) atau karyawan

1.3 Klasifikasi Proses Bisnis

Percetakan Nayaura merupakan sebuah bisnis pelayanan jasa percetakan. Di dalamnya
terdapat berbagai proses produksi dan berbagai proses lainnya, hingga para pelanggan
bisa mendapatkan kepuasan dalam menggunakan jasa percetakan. Proses-proses bisnis
Percetakan Nayaura yang telah disebutkan sebelumnya bisa diklasifikasikan menjadi

4
 tiga kelompok, yaitu proses bisnis utama, proses bisnis penunjang, dan proses bisnis
pengembangan.
a. Proses Bisnis Utama
Proses bisnis utama (primary processes) pada Percetakan Nayaura meliputi proses-
proses inti yang menghasilkan nilai terbesar dalam usaha percetakan. Pada Percetakan
Nayaura, proses bisnis utamanya adalah sebagai berikut:
1. Pembelian bahan baku (Proses pra produksi)
Pembelian bahan baku merupakan salah satu proses pra produksi dalam usaha
percetakan. Karena bahan ini merupakan bahan yang dibutuhkan (input) dalam proses
produksi. Bahan bakunya (input) antara lain adalah kertas, tinta cetak, berbagai
macam rol, lem, plastik, benang, kawat, dan lain- lain.
2. Proses Produksi
Di dalam proses produksi terdapat tiga tahapan proses yaitu:
a) Prepress/Pracetak
Prepress atau pracetak adalah semua proses digital untuk menyiapkan desain cetak
(artwork, graphic design) dengan perangkat komputer, dimulai dari input data
sampai desain siap cetak atau final artwork.
b) Cetak
Proses cetak ini disebut dengan printing presses. Ini merupakan proses intinya.
Saat plat percetakan telah dibuat, plat akan diletakkan pada mesin yang dinamakan
presses yang digunakan untuk mencetak pada kertas atau material lainnya.
c) Pascacetak
1) Finishing
Terdapat proses finishing seperti dop laminating, glossy laminating, pelipatan
(folding), pond (potong dengan pisau yang dibentuk) dan potong sisir masuk di
proses ini. Termasuk juga nomorator, perforasi, klem, spiral, foil dan emboss/
deboss.
2) Packaging (Pengemasan)
Hasil produksi yang telah lulus inspeksi dan telah difinishing sesuai dengan
spesifikasi yang diminta kemudian dilakukan pengemasan sesuai standar.
3. Pengiriman barang (Delivery order)
Setelah proses packing kemudian diberikan identifikasi produk dan dicatat jumlahnya
untuk kemudian dipersiapkan dokumen pengiriman. Pengiriman barang dilakukan
berdasarkan jatuh tempo pengiriman yang diminta oleh customer.
5
 4. Pemasaran/Promosi (Marketing)
Promosi dilakukan dengan menawarkan jasa percetakan kepada masyarakat. Promosi
pada Percetakan Nayauradilakukan melalui cara tradisional yaitu melalui dari mulut
ke mulut. Selain itu juga melalui brosur dan iklan di media sosial
5. Pelayanan Pelanggan (Customer service)
a) After-sales service
Setelah proses transaksi bisnis dilakukan, customer masih dapat memperoleh
informasi tentang hal-hal yang berhubungan dengan garansi hasil cetakan, garansi
uang pembayaran, dan lain- lain.
b) Product take back
Apabila ada hasil cetakan yang rusak/ cacat maka dapat dikembalikan dan diganti
dengan yang baru.
b. Proses Bisnis Penunjang
Proses bisnis penunjang (support processes) pada Percetakan Nayaura meliputi proses-
proses yang tidak langsung menghasilkan nilai tetapi diperlukan untuk mendukung
proses utama di atas. Pada Percetakan Nayaura, proses bisnis penunjangnya adalah
sebagai berikut:
1. Manajemen Keuangan/ Financial Management
Manajemen keuangan pada Percetakan Nayaura yaitu dengan mengelola laporan
keuangan dan laporan penggajian karyawan menggunakan Microsoft Excel.
c. Proses Bisnis Pengembangan
Proses bisnis pengembangan (development processes) pada Percetakan Nayaura meliputi
proses-proses untuk meningkatkan kinerja rantai nilai dengan proses utama dan
pendukung yang telah disebutkan sebelumnya. Berikut beberapa proses bisnis
pengembangan pada Percetakan Nayaura:
1. Pengembangan Produk
Pengembangan produk pada Percetakan Nayaura yaitu dengan membuat aneka hasil
cetak offset dan grafis dengan berbagai macam bahan, desain, model yang kreatif dan
menarik.
2. Pengembangan Teknologi Produksi
Pengembangan teknologi produksi pada Percetakan Nayaura yaitu dengan
memperbarui alat cetak.
3. Pengembangan SDM/Karyawan
Pengembangan karyawan pada Percetakan Nayaura yaitu dengan menambah jumlah
6
 karyawan sehingga dapat memenuhi order pesanan dalam jumlah besar dengan tepat
waktu.

BAB II
DOKUMENTASI PROSES BISNIS

Dokumentasi proses adalah proses pertama dalam aktivitas peningkatan kinerja. Di dalam
dokumentasi proses terdapat teknik pembuatan dokumentasi proses yaitu:

a) Relationship mapping : chart yang menggambarkan seluruh hubungan antar bagian bisnis
b) Flowchart : gambaran grafis aliran aktivitas dalam sebuah proses
c) Cross-functional flowchart : menggambarkan aktivitas, siapa yang melakukan aktivitas
tersebut dan di departemen fungsional apa mereka berada
d) Several-leveled flowchart : pembagian flowchart (baik untuk flowchart biasa maupun
cross- functional) menjadi beberapa level hirarki

Untuk mendokumentasikan proses, saya memilih menggunakan tool Cross-Functional

Flowchart. Cross Functional Flowchart adalah flowchart yang menggambarkan aktivitas,
siapa yang melakukan aktivitas tersebut dan di departemen fungsional apa mereka berada.
Berikut adalah hasil cross-functional flowchart Percetakan Nayaura.

7
 Cross Functional Flowchart Proses Produksi Percetakan Nayaura

Bagian Pracetak Bagian Pasca Cetak

Pelanggan Bagian Cetak
(Desain)

Start

Typesetting
Memesan layanan percetakan

Art work preparation

Memberi contoh sample produk

Image assembly
Menerima informasi sample produk/ spesifikasi yg diinginkan

Print out hasil desain

Mencatat berdasarkan customer, delivery date, product name

Printing press
Membuat platemaking Produk jadi

Memberi DP 75% Plate making

Finishing
Ya
Tidak
Repeat order?

Packaging

Memberi PO (Purchase Order) dan produk yg akan dipesan

Pengiriman barang atau DO (Delivery Order)

Pelunasan sisa 25%

End

Gambar 1. Cross Functional Flowchart Proses Produksi Percetakan Nayaura

BAB III
PENGUKURAN KINERJA

3.1 Pengertian Pengukuran Kinerja

Pengukuran kinerja adalah tindakan pengukuran yang dilakukan terhadap
berbagai aktivitas dalam rantai nilai yang ada pada perusahaan. Hasil pengukuran
tersebut kemudian digunakan sebagai umpan balik dalam bentuk tindakan yang efektif
dan efisien dan akan memberikan informasi tentang prestasi pelaksanaan suatu
rencana dan titik dimana perusahaan memerlukan penyesuaian-penyesuaian atas
aktivitas perencanaan dan pengendalian.
Menurut Hansen dan Mowen (2004), pengukuran kinerja terbagi menjadi dua
kelompok, yaitu tradisional dan kontemporer. Pengukuran kinerja tradisional
dilakukan dengan membandingkan kinerja aktual dengan kinerja yang dianggarkan
atau biaya standar sesuai dengan karakteristik pertanggungjawabannya. Pengukuran
kinerja kontemporer menggunakan aktivitas sebagai pondasinya. Ukuran kinerja

8
 dirancang untuk menilai seberapa baik aktivitas dilakukan dan dapat mengidentifikasi
apakah telah dilakukan perbaikan yang berkesinambungan.
Alasan perlunya dilakukan pengukuran kinerja adalah sebagai berikut.
a. Mengidentifikasi proses atau area yang perlu ditingkatkan
b. Memberikan gambaran perkembangan dari waktu ke waktu  trend kinerja
c. Membandingkan tingkat kinerja suatu perusahaan dengan perusahaan lain
d. Menilai apakah proyek peningkatan yang dimulai (atau telah selesai) memang benar-
benar atau akan membawa hasil
e. Mengevaluasi alat peningkatan yang harus digunakan di masa depan

3.2 Tujuan Pengukuran Kinerja

Menurut Mahmudi (2005), tujuan pengukuran kinerja adalah sebagai berikut:
1) Mengetahui tingkat ketercapaian tujuan organisasi. Penilaian kinerja berfungsi
sebagai tonggak yang menunjukkan tingkat ketercapaian tujuan dan menunjukkan
apakah organisasi berjalan sesuai arah atau menyimpang dari tujuan yang ditetapkan.
2) Menyediakan sarana pembelajaran pegawai. Penilaian kinerja merupakan sarana
untuk pembelajaran pegawai tentang bagaimana seharusnya mereka bertindak dan
memberikan dasar dalam perubahan perilaku, sikap, ketrampilan atau pengetahuan
3) kerja yang harus dimiliki pegawai untuk mencapai hasil kerja terbaik.
4) Memperbaiki kinerja periode-periode berikutnya. Penerapan penilaian kinerja dalam
jangka panjang bertujuan untuk membentuk budaya berprestasi di dalam organisasi
dengan menciptakan keadaan dimana setiap orang dalam organisasi dituntut untuk
berprestasi.
5) Memberikan pertimbangan yang sistematik dalam pembuatan keputusan, pemberian
penghargaan dan hukuman. Organisasi yang berkinerja tinggi berusaha menciptakan
sistem penghargaan seperti kenaikan gaji/tunjangan, promosi atau hukuman seperti
penundaan promosi atau teguran, yang memiliki hubungan yang jelas dengan
pengetahuan, ketrampilan dan kontribusi terhadap kinerja organisasi.
6) Memotivasi pegawai. Dengan adanya penilaian kinerja yang dihubungkan dengan
manajemen kompensasi, maka pegawai yang berkinerja tinggi atau baik akan
memperoleh penghargaan.
7) Menciptakan akuntabilitas publik. Penilaian kinerja menunjukkan seberapa besar
kinerja manajerial dicapai yang menjadi dasar penilaian akuntabilitas. Kinerja tersebut
harus diukur dan dilaporkan dalam bentuk laporan kinerja sebagai bahan untuk

9
 mengevaluasi kinerja organisasi dan berguna bagi pihak internal maupun eksternal
organisasi.

3.3 Manfaat Pengukuran Kinerja

Menurut Yuwono dkk (2007), manfaat pengukuran kinerja adalah sebagai berikut.
1) Menelusuri kinerja terhadap harapan pelanggan sehingga akan membawa perusahaan
lebih dekat pada pelanggannya dan membuat seluruh orang dalam organisasi terlibat
dalam upaya memberi kepuasan kepada pelanggan.
2) Memotivasi pegawai untuk melakukan pelayanan sebagai bagian dari mata rantai
pelanggan dan pemasok internal.
3) Mengidentifikasi berbagai pemborosan sekaligus mendorong upaya-upaya
pengurangan terhadap pemborosan tersebut (reduction of waste).
4) Membuat suatu sasaran strategis yang biasanya masih kabur menjadi lebih konkret
sehingga mempercepat proses pembelajaran organisasi.
5) Membangun konsensus untuk melakukan sesuatu perubahan dengan memberi reward
atas perilaku yang diharapkan tersebut. Uraian manfaat pengukuran kinerja tersebut
sudah cukup baik, hanya saja kekurangannya belum mengungkapkan manfaat
pengukuran kinerja terkait dengan aspek non-market yaitu lingkungan dan sosial.

3.4 Pengukuran Kinerja pada Percetakan Nayaura

Ada beberapa sistem pengukuran yang bisa diterapkan dalam kinerja Percetakan Nayaura:

a) Correctness, yaitu kesesuaian hasil produksi percetakan dengan order atau pesanan
pelanggan
b) Completeness, yaitu kesempurnaan hasil produksi percetakan, apakah ada produk yang
rusak/ cacat
c) Effectiveness, yaitu ketepatan waktu
d) delivery order pesanan pelanggan.

Untuk menggunakan sistem-sistem tersebut, dapat diterapkan konsep process measurement

dan result measurement secara bersamaan. Process measurement adalah pengukuran kinerja
organisasi dengan melihat proses-proses yang telah dilakukan oleh perusahaan. Sedangkan
result measurement adalah pengukuran kinerja organisasi dengan melihat hasil-hasil yang
telah dicapai oleh perusahaan.

10
 BAB IV
SELF ASSESSMENT

Self assessment adalah metode untuk mengevaluasi tingkat kinerja perusahaan dan
prosesnya, dalam hal ini Percetakan Nayaura. Self assessment dilakukan oleh pihak internal
percetakan sendiri, bukan oleh pihak luar. Tujuan dari self assessment adalah untuk
memberikan gambaran umum dan utuh tentang kinerja Percetakan Nayaura. Pengukuran
dalam self assessment dilakukan dalam level strategis yang utuh dan menyeluruh dan lebih
jarang dilakukan daripada pengukuran kinerja. Dalam Percetakan Nayaura, klasifikasi proses-
proses bisnis berdasarkan tingkat kepentingannya akan diinterpretasikan dalam performance
matrix.

Self assessment harus dilaksanakan sesuai dengan rencanaInformasi yang terkumpul (hasil
pengukuran) harus disimpan untuk memungkinkan perbandingan sepanjang waktu dan
mencari trend dalam kinerja. Agar self assessment berguna maka hasil pengukuran harus
diinterpretasikan

11
Beberapa alat untuk memprioritaskan usaha peningkatan berdasarkan hasil self assessment
adalah:

1. Trend analysis
2. Spider chart
3. Performance matrix

Untuk self assessment pada percetakan nayaura saya memilih menggunakan performance
matrix

Performance Matrix
Performance Matrix adalah tool yang digunakan untuk menganalisis tidak hanya sebaik apa
proses bisnis dilakukan tetapi juga seberapa penting proses tersebut. Berikut ini adalah
performance matrix Percetakan Nayaura.

Gambar 2. Performance Matrix Proses Bisnis Percetakan Nayaura

Proses bisnis Pecetakan Nayaura terbagi atas 4 kuadran. Dalam kuadran I, belum terdapat
sebuah proses yang tidak penting dan tidak memiliki kinerja yang bagus. Kuadran II adalah
daerah yang perlu peningkatan kinerja karena diketahui bahwa proses yang berada di

12
dalamnya sangatlah penting, yaitu promosi. Kuadran III adalah daerah yang memiliki tingkat
kinerja yang bagus namun tidak terlalu penting bagi percetakan. belum didapati proses yang
tidak terlalu penting bagi percetakan. Kuadran IV adalah daerah yang memiliki kinerja yang
bagus serta memiliki kepentingan yang tinggi sehingga perlu dipertahankan, yaitu
purchasing/ pembelian bahan baku, produksi, dan customer service.

BAB V
EVALUASI KINERJA

Setelah self assessment selanjutnya dilakukan evaluasi kinerja (performance evaluation)

Percetakan Nayaura. Untuk melakukan evaluasi itu, akan digunakan tool check sheet untuk
memahami permasalahan (problem understanding), dan tool cause and effect chart untuk
menganalisis permasalahan tersebut.

Dalam memahami permasalahan yang dihadapi oleh Percetakan Nayaura, tool yang akan
digunakan yaitu check sheet. Check sheet adalah alat untuk mengumpulkan data tentang
area proses atau masalah. Di sini saya menggunakannya untuk mencatat penyebab promosi
yang kurang maksimal pada Percetakan Nayaura. Tiga hal penting yang belum terpenuhi
maksimal dalam promosi yang dimaksud yaitu.

I. kemudahan proses promosi

II. keefektifan proses promosi
III. keefisienan proses promosi

Check sheet ini memberikan informasi penting mengenai kemungkinan penyebab utama
kesalahan. Data hasil check sheet dapat digunakan sebagai dasar untuk menentukan dimana
perbaikan harus dilakukan. Berikut check sheet Percetakan Nayaura.

13
 Tabel 1. Check sheet penyebab promosi Percetakan Nayaura kurang maksimal

Dari hasil tersebut dapat disimpulkan bahwa penyebab utama kurang maksimalnya promosi
adalah karena masih dilakukan dengan cara sederhana yaitu melalui mulut ke mulut, brosur,
iklan koran dan kurangnya penggunaan internet sebagai media promosi. Oleh karena itu,
perlu adanya perbaikan pada promosi Percetakan Nayaura sehingga proses promosi dapat
ditingkatkan.

Selanjutnya untuk menganalisis permasalahan dari promosi Percetakan Nayaura, tool yang
digunakan yaitu cause and effect chart. Cause and effect chart adalah diagram yang
menggambarkan hubungan antara suatu masalah dengan kemungkinan penyebabnya. Saya
menggunakan Cause and Effect Chart tipe Fishbone Chart. Hal ini dikarenakan tool ini lebih
mudah dipakai dan sesuai dengan permasalahan ini. Pertama, dapat digolongkan beberapa
penyebab kurang maksimalnya promosi Percetakan Bhinneka Riyant dalam 3 kategori utama,
yaitu biaya, waktu dan tenaga.

1. Biaya : membutuhkan biaya banyak untuk mencetak brosur dan iklan koran
2. Waktu : membutuhkan selang waktu lama untuk menyebar brosur (sebulan sekali)
3. Tenaga : membutuhkan tenaga lebih untuk menyebar brosur

Dari 3 kategori itu, dapat digambarkan dalam cause and effect chart seperti di bawah ini.

14
Gambar 3. Cause and Effect Chart Percetakan Nayaura

15