Modul 11 Soal 3

Kelompok 8
● William 125180334
● Sherine 125180339
● Ficky 125160325
● Jason Quinn 125180341
● Belinda 125180566
 LAPORAN PEMERIKSAAN MANAJEMEN

Jakarta, 31 Agustus 2020

Kepada Yth
PT Veluna Shoes
Jakarta
Up. Bpk Chandra Wijaya (Direktur Utama)

Dengan hormat

Sesuai dengan program kerja internal audit, kami telah melakukan pemeriksaan atas
rekrutmen pegawai. Tujuan pemeriksaan ini adalah untuk meyakini apakah kegiatan
rekrutmen telah berjalan sesuai dengan prosedur. Periode pemeriksaan atas rekrutmen ini
adalah Januari sampai Juni 2020 , dan audit dilaksanakan pada tanggal 1 Agustus 2020
sampai 31 Agustus 2020, yang dilakukan oleh Sdr. Jason Quinn dan William.
Ruang lingkup pemeriksaan dibatasi pada proses
rekrutmen pegawai, yang meliputi perencanaan
kebutuhan SDM, seleksi (berupa tes awal) dan
penempatan SDM.
Ringkasan temuan dapat disajikan sebagai berikut :
1. Kualifikasi dari karyawan yang direkrut tidak
sesuai dengan jabatannya.
2. Umumnya calon tenaga kerja diperoleh dari
teman staf yang sudah bekerja di perusahaan,
dan staf ini yang relatif lama masa kerjanya.
3. Setelah calon direkrut, langsung ditempatkan
pada pekerjaan yang sebenarnya, tanpa melalui
interview dari pemohon dan briefing mengenai
perusahaan, proses bisnis dan tugas utamanya
(job description), cukup dengan membacakan
peraturan.
4. Jumlah karyawan yang direkrut tidak sesuai
dengan kebutuhan per setiap bagian.
Rincian Temuan
1. Kualifikasi dari karyawan yang direkrut tidak sesuai dengan jabatannya.
Hal ini dikarenakan pada saat proses rekrutmen staff HRD lebih banyak
menggunakan calon yang sudah dites awal tetapi tidak lulus. Dampak dari
kualifikasi karyawan yang tidak sesuai dengan jabatan adalah:
a. Kinerja dan performance dari karyawan tersebut dinilai kurang
memuaskan atau kurang maksimal yang akan menghambat
perusahaan untuk mencapai tujuannya.
b. Memerlukan banyak biaya, waktu, dan tenaga untuk memberikan
pelatihan kepada karyawan yang tidak memiliki kualifikasi yang
dibutuhkan perusahaan.

Dalam hal ini, kami merekomendasikan hal-hal berikut:

a. Sebaiknya, staff HRD merekrut karyawan yang memiliki
keterampilan dan kualifikasi yang sesuai dengan jabatan yang ada
di dalam perusahaan.
b. Manajer HRD melakukan pengecekkan atau pengawasan apakah
kualifikasi karyawan yang direkrut sesuai dengan jabatan yang
dibutuhkan perusahaan.
c. Sebaiknya, staff HRD melakukan perekrutan pada calon karyawan
yang sudah lulus tes awal.
2. Umumnya calon tenaga kerja diperoleh dari teman staff yang sudah bekerja di
perusahaan, dan staf ini yang relatif lama masa kerjanya. Hal ini terjadi karena staff
rekrut mengalami kesulitan dalam mendapatkan calon tenaga kerja dari luar
perusahaan. Dampak dari hal ini yaitu:
a. Kemungkinan terjadinya fraud karena adanya hubungan khusus antar karyawan
di perusahaan.
b. Adanya prosedur rekrutmen yang bisa dilewatkan oleh calon tenaga kerja karena
memiliki hubungan khusus dengan teman staff perusahaan.
c. Kualifikasi dari karyawan yang direkrut oleh staff HRD tidak sesuai dengan
jabatan yang dibutuhkan perusahaan karena adanya hubungan istimewa antara
calon karyawan dengan staff perusahaan.

Dalam hal ini, kami merekomendasikan hal-hal berikut:

a. Melakukan penyebaran lowongan pekerjaan melalui surat kabar (koran), sosial
media (instagram), dan alat media lainnya agar perusahaan mendapatkan
banyak calon tenaga kerja dari luar perusahaan.
b. Sebaiknya, staff HRD mempertimbangkan kemampuan dan skill yang dimiliki
calon karyawan yang direkomendasikan oleh teman staffnya dengan calon
karyawan lainnya sehingga staff HRD tidak akan sembarangan merekrut
karyawan.
c. Sebaiknya, staff HRD melakukan rekrutmen calon karyawan secara independen
dan obyektif, tanpa memperhatikan hubungan yang ada antar calon karyawan
dengan staff
3. Setelah calon direkrut, langsung ditempatkan pada pekerjaan yang sebenarnya, tanpa
melalui interview dari pemohon dan briefing mengenai perusahaan, proses bisnis dan tugas
utamanya (job description), cukup dengan membacakan peraturan. Dampak dari hal ini
adalah:
a. Pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan baru tidak sesuai dengan tugas utamanya
karena tidak adanya briefing mengenai job description yang dilakukan oleh perusahaan.
b. Terdapat kemungkinan bahwa karyawan baru akan mengalami kesulitan saat
beradaptasi dengan lingkungan dan budaya perusahaan karena tidak ada briefing atau
pengenalan mengenai perusahaan dan proses bisnis yang terjadi di perusahaan.
c. Perusahaan tidak dapat mengetahui kepribadian, keterampilan, dan kemampuan yang
dimiliki oleh calon tenaga kerja, serta calon tenaga kerja tidak mendapatkan informasi
penting mengenai perusahaan, proses bisnis, serta informasi terkait gaji yang akan
diterima dikarenakan proses interview yang langsung dilewatkan setelah calon tenaga
kerja tersebut direkrut.

Dalam hal ini, kami merekomendasikan hal-hal berikut :

a. Sebaiknya, staff HRD melakukan tahap interview kepada calon tenaga kerja supaya
perusahaan dan staff HRD dapat mengenal calon tenaga kerja lebih dalam, mengenai
keterampilan, kepribadian, dan kemampuan calon karyawan tersebut. Dan juga untuk
menambah pengetahuan calon karyawan dalam hal informasi khusus mengenai
perusahaan dan dapat menegosiasi gaji yang akan diberikan oleh perusahaan.
b. Sebaiknya, karyawan yang direkrut diberikan briefing mengenai perusahaan, serta
pelatihan dan penjelasan terkait tugas utama (job description) dan proses bisnis
perusahaan agar karyawan tersebut dapat mengetahui dan melaksanakan pekerjaanya
dengan baik sesuai dengan tugas utamanya dan dapat beradaptasi dengan lingkungan
kerja perusahaannya.
4. Jumlah karyawan yang diterima tidak sesuai dengan kebutuhan per setiap bagian. Hal ini
dapat disebabkan oleh staff rekrut yang kesulitan dalam mendapatkan calon tenaga kerja dari
luar perusahaan atau para staff HRD tidak memperhatikan jumlah karyawan yang dibutuhkan
oleh perusahaan saat melakukan perekrutan. Dampak dari hal ini yaitu :
a. Tugas yang harus dikerjakan oleh karyawan menjadi lebih banyak daripada yang
seharusnya dikarenakan jumlah tenaga kerja yang diterima masih belum mencukupi
kebutuhan yang ada. (bagian penjualan, admin operasional, umum)
b. Adanya tugas yang terbengkalai atau di-ignore oleh karyawan dikarenakan jumlah tenaga
kerja yang diterima melebihi kebutuhan yang ada. (bagian pembelian dan gudang)
c. Beban gaji yang harus dikeluarkan oleh perusahaan menjadi melembung dikarenakan
jumlah karyawan yang diterima melebihi jumlah yang dibutuhkan perusahaan.

Dalam hal ini, kami merekomendasikan hal-hal berikut:

a. Sebaiknya, staff HRD merekrut karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan supaya
adanya pemisahan tugas sesuai kebutuhan setiap bagian, pekerjaan tidak terbengkalai,
dan kinerja serta performance setiap karyawan sesuai dengan standar perusahaan.
b. Sebelum melakukan penerimaan karyawan, sebaiknya staff HRD meninjau ulang jumlah
kebutuhan karyawan di bagian pembelian, penjualan, gudang, admin operasional, dan
umum.
c. Manajer HRD melakukan pengecekkan atau pengawasan apakah jumlah karyawan yang
diterima sesuai dengan kebutuhan per setiap bagian.
Komentar Manajemen

1. Atas temuan auditor untuk menyesuaikan kualifikasi dari karyawan dengan

jabatannya, kami setuju untuk mengikuti rekomendasi dari auditor dengan
merekrut staff yang sesuai dengan keterampilan dan kualifikasi yang
diperlukan.
2. Atas temuan auditor mengenai rekrutmen calon staff, kami setuju untuk
tidak sembarang dalam merekrut staff yang direkomendasi oleh teman staff
yang sudah bekerja dalam perusahaan, dan merekrut staff sesuai dengan
kebutuhan perusahaan.
3. Atas temuan auditor mengenai kurangnya proses setelah calon staff
direkrut, kami setuju untuk melakukan interview, briefing dan pemberian job
description kepada calon staff setelah direkrut..
4. Atas kurangnya jumlah karyawan yang dibutuhkan, kami setuju untuk
merekrut lebih karyawan sehingga sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Demikian laporan pemeriksaan manajemen atas rekrutmen yang telah
kami lakukan. Kami mengucapkan banyak terima kasih atas kerja sama
dan bantuan team bagian HRD yang telah memberikan informasi yang
benar.

Hormat kami,

Sherine, SE., MSi., CIA

cc: Bpk. Ficky (Manager HRD)

LAMPIRAN
Thank you!

Do you have any question?