STUDI KASUS ANALISIS JABATAN DI DIREKTORAT BIDANG KERJASAMA

DAN PENGEMBANGAN BISNIS UNIVERSITAS PARAMADINA

Agung Haryotejo

Pendahuluan
Analisis jabatan merupakan alat manajemen yang penting dilakukan dari awal pendirian
organisasi. Penting dilakukan karena analisis jabatan mempunyai peran sebagai fasilitator
penentuan persyaratan kerja (job requirement), tanggung jawab yang berhubungan dengan
pekerjaan (job responsibilities) dan spesifikasi pekerjaan (job specification). Persyaratan kerja
adalah syarat untuk individu untuk mendapatkan sebuah jabatan. Contoh syarat kerja seperti
yang diungkapkan Simanjuntak (2011), dibagi menjadi empat bagian. Pertama syarat fisik,
meliputi umur, riwayat sakit, dan lain-lain. Kedua syarat kualitas, contohnya pendidikan,
pengalaman, dan lain-lain. Ketiga adalah syarat sikap mental, meliputi bakat, karakter yang
dibutuhkan, minat dan lain-lain. Keempat adalah syarat administratif meliputi data diri, bukti-
bukti dokumen. Persyaratan kerja harus dipenuhi persyaratannya guna mendapatkan individu
yang sesuai untuk tujuan organisasi.
Tanggung jawab pekerjaan yang difasilitasi oleh analisis jabatan maksudnya adalah
tanggung jawab dalam menjalankan suatu jabatan, bisa jadi tujuan dari jabatan tersebut,
Simanjuntak (2011), Setiap orang dalam jabatannya bertanggungjawab atas pelaksanaan tugas-
tugas dan pencapaian hasil sesuai dengan sasaran jabatan tersebut. Biasanya tanggung jawab
jabatan juga diikuti oleh wewenang jabatan, Simanjuntak (2011), supaya dapat menjalankan
fungsi dan tanggung jawabnya setiap orang harus memiliki kewenangan mengoperasikan alat
kerja.
Analisis jabatan dilakukan karena nantinya akan digunakan untuk memperlihatkan
keterhubungan antara prosedur di dalam ketenagakerjaan yang digunakan oleh perusahaan atau
organisasi. Prosedur yang didukung oleh hasil analisis jabatan antara lainnya tentang pelatihan,
seleksi tenaga kerja, evaluasi pekerjaan dan penilaian kinerja.
Pentingnya melaksanakan analisis jabatan juga karena ada pendapat dari beberapa
peneliti yang mengatakan bahwa, analisis jabatan merupakan topik penting di dalam hampir
seluruh aktivitas Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) (Schuler and Jackson, 1996;
Sherman et al., 1998; Dessler et al., 1999) dalam Siddique (2004). Sehingga, dengan analisis
jabatan, banyak informasi yang dapat diperoleh sehubungan dengan jabatan dan pemangku
jabatan. Informasi yang diperoleh antara lainnya akan menghasilkan dokumen mengenai
Deskripsi Jabatan, Spesifikasi Jabatan dan Standar Kinerja, yang digunakan organisasi di dalam
aktivitas MSDM-nya.
Universitas Paramadina (UPM), sebagai sebuah institusi yang menekankan pada jasa
memiliki Direktorat Kerjasama dan Pengembangan Bisnis yang berfungsi mengelola dana masuk
dan juga pencitraan internal maupun eksternal. Direktorat ini dibagi menjadi tiga gugus tugas
yaitu Direktorat (Dit) Public Relation and Marketing (PRM), Direktorat Kerjasama dan
Fellowship (KF), serta Direktorat Paramadina Graduate School (PGS). Masing-masing
mempunyai peran penting dalam berjalannya UPM, seperti Dit PRM yang mempunyai tugas
memasarkan produk-produk UPM, menarik minat masyarakat terhadap UPM, mengelola
pencitraan UPM, dan lain-lain. Dit ini dalam kerjanya di bagian External PR dibantu oleh Duta
Paramadina dan Mahasiswa yang dianggap mampu mengangkat citra UPM. Lalu Dit KF
mempunyai tugas mencari dana di luar admission fee, menjalin kerjasama dengan sponsor,
donor, juga mengelola beasiswa Paramadina Fellowship (PF). Sedangkan Dit PGS sepenuhnya
mengelola graduate degree atau Strata dua UPM. Penelitian ini difokuskan kepada dua Dit yaitu
Dit PRM dan Dit KF.
Dengan demikian pembahasan mengenai analisis jabatan di dalam dua direktorat ini tidak
terlepas dari analisis jabatan yang dimiliki oleh bidang Kerjasama dan Pengembangan Bisnis.
Penelitian ini bertujuan untuk mengangkat mengenai analisis jabatan di Direktorat Kerjasama
dan Pengembangan Bisnis UPM. Dalam penelitian yang berjudul “Pengaruh Analisis Jabatan
Terhadap Kinerja Pegawai (Studi Pada Sekretariat Daerah Pemerintah Kabupaten Malang),
Tanumihardjo, dkk, mengungkapkan bahwa Dukungan atau kontribusi uraian jabatan (X1) dan
spesifikasi jabatan (X2) terhadap kinerja pegawai pada Sekretariat Daerah Kabupaten Malang
adalah sebesar 58%. Uraian jabatan dan spesifikasi jabatan disini adalah hasil dari analisis
jabatan yang efektif, analisis jabatan memiliki peranan penting dan tidak boleh disepelekan oleh
organisasi. Dengan demikian sehubungan dengan penelitian ini judul penelitiannya adalah Studi
Kasus Analisis Jabatan di Direktorat Bidang Kerjasama dan Pengembangan Bisnis Universitas
Paramadina.

Tinjauan Pustaka
Pengertian Analisis Jabatan
Analisis jabatan adalah studi sistematis mengenai tugas, kewajiban, dan tanggung jawab
dari suatu pekerjaan, serta pengetahuan, kemampuan, dan keahlian yang dibutuhkan untuk
mengerjakan suatu pekerjaan tersebut. Analisis jabatan adalah titik awal untuk hampir semua
fungsi personalia dan analisis ini sangat penting untuk mengembangkan cara penilaian untuk
mengembangkan cara penilaian personalia (Wheaton & Whetzel. 1997) dalam Yani (2013).
Analisis jabatan adalah bagian dari desain pekerjaan yang berarti awal dari personalia.
Tiga tahapan penting dalam analisis jabatan: mengumpulkan informasi, menganalisa dan
mengelola informasi jabatan, dan menyusun informasi jabatan dalam suatu format yang baku.
Pertanyaan dalam analisis jabatan dapat dirumuskan sebagai berikut:
1. What: menanyakan tentang apa yang dikerjakan pada jabatan tersebut atau
tugas-tugas apa sajakah yang terdapat pada jabatan tersebut.
2. How: terkait dengan informasi tentang bagaimana mengerjakan pekerjaan
dengan atau tugas-tugas dalam jabatan tersebut atau terkait dengan cara/
prosedur pelaksanaan tugas.
3. Why: menyangkut penggalian informasi tentang mengapa tugas-tugas tersebut
dikerjakan.
4. Skill: involves kecakapan/ kepandaian/ ketrampilan apakah yang diperlukan
untuk melakukan pekerjaan/ tugas-tugas tersebut.
Salah satu metode pengambilan data tentang analisis jabatan adalah melalui wawancara.
Wawancara adalah teknik komunikasi langsung yang digunakan untuk mengambil informasi
analisis jabatan. Analisator akan bertanya kepada pemangku jabatan secara individu,
berkelompok, maupun dengan disertai supervisor yang dianggap mengerti tentang pekerjaan
pemangku jabatan (Ivancevich and Konopaske, 2013).
Metode Analisis Jabatan
 Menurut (Brannick et al., 2007) dalam Royer (2009) terdapat tiga metode analisis jabatan
yaitu analisis dari sisi pekerjaan (work-oriented) dan dari sisi pekerja (worker-oriented) dan
metode campuran dari keduanya (Hybrid). Analisis dari sisi pekerjaan merupakan analisis
jabatan yang fokus terhadap apa yang dikerjakan oleh pekerja (Brannick et al., 2007) dalam
Royer (2009). Termasuk di dalamnya studi waktu dan gerak, Functional Job Analysis (FJA), task
inventories, dan Critical Incident Techniques (CIT) (Royer, 2009).
Dalam penelitian ini analisis jabatan memakai metode FJA. Functional Job Analysis
(FJA):
a. Teknik analisis terstruktur yang menguji rangkaian tugas dalam suatu
pekerjaan dan proses pemenuhannya.
b. Metode yang hemat biaya dan menggunakan deskripsi kerja berdasarkan
standar nasional, juga sangat membantu dalam menganalisis posisi banyak
sekaligus.
c. Dapat digunakan kemudian dalam memberikan pengarahan pada pekerja
bagaimana agar sukses dalam pekerjaannya.
Salah satu contoh FJA yang terbaik adalah Dictionary of Occupational Titles (DOT),
dikembangkan untuk memudahkan public employment system. Dibuat ketika “Great
Depression” pada tahun 1930-an. Kemudian pada tahun 2001 digantikan oleh Occupational
Information Network (O*NET), sebuah alat analisis pekerjaan secara online (Peterson et al.,
2001) dalam (Royer, 2009).

Alat Pengambilan Informasi

Dalam penelitian ini menggunakan cara wawancara. Wawancara adalah teknik yang
digunakan paling banyak untuk mengumpulkan informasi analisis jabatan. Teknik ini
menggunakan cara berkomunikasi tatap muka secara langsung. Pemangku jabatan inkomben
dapat menanyakan tentang analisis pekerjaan, dan wawancara ini berfungsi sebagai kesempatan
oleh analisator untuk menjelaskan bagaimana informasi dan pengetahuan yang didapat oleh
analisator akan digunakan (Ivancevich and Konopaske, 2013).
Biasanya dalam wawancara telah ditetapkan pertanyaan terstruktur yang akan digunakan
dalam wawancara, agar jawaban dari tiap pemangku jabatan dapat dikomparasi. Walau
wawancara dapat menghasilkan informasi analisis pekerjaan yang berguna, kesadaran atas
batasan potensi mereka sangat dibutuhkan (Ivancevich and Konopaske, 2013). Batasan potensi
ini nantinya akan digunakan untuk menelaah masalah dalam tim atau direktorat.

Metode Penelitian
Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer yang diperoleh melalui
wawancara pemangku jabatan (inkomben) yang dilakukan dari pemangku jabatan terbawah
(operasional) hingga posisi tertinggi dalam direktorat (strategis). Wawancara menggunakan cara
semi terstruktur dengan 19 pertanyaan tetap. Pertanyaan tetap mengacu pada rumus pertanyaan
analisis jabatan yaitu: what, why, how, dan skill. Analisis yang digunakan pada penelitian ini
yaitu analisis deskriptif kualitatif.

Pembahasan
Dalam penelitian ini pembahasan difokuskan kepada dua direktorat di bawah Direktorat
Bidang Kerjasama dan Pengembangan Bisnis, yakni direktorat HUMAS dan Pemasaran dan
Direktorat Pengembangan Bisnis dan Kerjasama. Kedua direktorat tersebut memiliki fungsi yang
penting di UPM, yakni sebagai resource collector atau bagian yang berhubungan dengan
pencarian sumber daya yang digunakan untuk operasional universitas. Direktorat Bidang
Kerjasama dan Pengembangan Bisnis tidak berlebihan bila dikatakan sebagai direktorat yang
sangat krusial keberadaaanya di UPM. Direktorat ini, satu-satunya direktorat yang dibentuk
untuk mengatur dan merencanakan pemasukan dari admission fee UPM juga dari pihak-pihak
lain yang dapat diajak bekerjasama dengan UPM. Masing-masing direktorat membawahi gugus
tugas seperti Direktur kerjasama, Direktur HUMAS, yang bertanggung jawab secara taktis dalam
menjalankan direktorat agar sejalan dengan tujuan organisasi.
Dari kedua direktorat yang diteliti dapat disimpulkan bahwa kedua direktorat mengalami
fenomena yang hampir sama yaitu ketidakidealan struktur sehingga menyebabkan pelaporan
formal yang tidak jelas dan beban kerja yang tidak sesuai. Hal ini dapat menyebabkan workload
yang tinggi sehingga meningkatkan tension kerja juga tingkat stress karyawan yang berujung
pada turn over yang tinggi. Ketidakidealan struktur juga dapat menyebabkan penilaian kinerja
yang tidak efektif, sehingga reward dan punishment tidak sesuai yang berujung pada
ketidakpastian jenjang karir.
Secara garis besar kedua direktorat mempunyai dua gugus tugas yang berbeda namun
sebenarnya tersirat kesamaan kerja di dalamnya. Keadaan ini menyebabkan tidak efisiennya
organisasi. Kedua direktorat mempunyai kesamaan gugus tugas yaitu sama-sama mempunyai
tanggung jawab membangun citra di luar organisasi dengan stakeholder eksternal.

Penutup
Setelah penggalian data dilakukan, didapatkan bahwa sebagian karyawan tidak mengerti
secara mendetail tugasnya, sehingga tidak terbatas apa saja yang dikerjakan. Ini akan
menyebabkan workload yang tinggi. Struktur organisasi yang tidak ideal menyebabkan salah
satu manajer tidak mempunyai bawahan untuk meringankan workload. Tentunya ini akan
menyebarkan workload manajer tersebut kepada bawahan manajer lain, sehingga membuat
workload tinggi kepada karyawan lain. Ketidakidealan dalam hal penggajian, tunjangan, dan
juga kepastian jenjang karir juga menyebabkan stress yang tinggi untuk karyawan. Ini akan
menyebabkan kealpaan dalam menjalankan tugas, dan loyalitas yang rendah terhadap organisasi.
Tingkat turn over yang tinggi tersebut akan menambah waktu untuk merekrut karyawan baru,
juga dana pelatihan karyawan baru. Semua permasalahan manajeman yang dimulai dari analisis
jabatan yang tidak mendalam akan menyebabkan tingginya biaya operasional, juga reputasi
perusahaan yang buruk bagi calon karyawan nantinya.
 Daftar Pustaka

Pustaka

Yani, M. (2012). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Mitra Wacana Media.

Hasibuan, Malayu S.P. (2005). Manajemen Sumber Daya Manusia Edisi Revisi, Cet 7. Jakarta:
Bumi Aksara.

Herdiansyah, Haris. (2010). Metodologi Penelitian Kualitatif: Untuk Ilmu – ilmu Sosial. Jakarta:
Salemba Humanika.

Siagian, Sondang P. (2011). Manajemen Sumber Daya Manusia, Cet 19. Jakarta: Bumi Aksara.

Simanjuntak, Payaman J. (2011). Manajemen & Evaluasi Kinerja, Ed 3. Jakarta: Lembaga

Penerbitan Fakultas Ekonomi UI.

Sugiyono. (2011). Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan Research and Development.
Bandung: Alfabeta.

Sirait, Justine T. (2006). Memahami Aspek-aspek Pengelolaan Sumber Daya Manusia Dalam
Organisasi. Jakarta: Raja Grafindo Persada.

Robbins, Stephen P. and Timothy A. Judge. (2012). Organizational Behaviour, Fifteenth

Edition. New Jersey: Prentice Hall.

Mathis, Robert L. and John H. Jackson. (2000). Manajemen Sumber Daya Manusia: Human
Resource Management, Buku 1. Jakarta: Salemba Empat

Ivancevich, John M. and Robert Konopaske. (2013). Human Resource Management, Twelfth
Edition. Singapore: McGraw-Hill

Mangkunegara, A.A Anwar Prabu. (2007). Evaluasi Kinerja SDM, Cet 3. Bandung: Refika
Aditama

Ardianto, Elvinaro. (2011). The Handbook of Public Relations. Bandung: Siombiosa Rekatama
Media.

Stewart, Charles J. and William B. Cash, Jr. (2006). Interviewing: Principles and Practices.
Singapore: McGraw-Hill.

Nova, Firsan. (2011). Crisis Public Relations: Strategi PR Menghadapi Krisis, Mengelola Isu,
Membangun Citra, dan Reputasi Perusahaan. Jakarta: PT Rajagrafindo Persada.

Ruslan, Rosadi. (2007). Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi: Konsepsi dan
Aplikasi. Jakarta: PT Rajagrafindo Persada.
Jurnal

Singh, Parbudyal. (2013). “Job Analysis for a Changing Workplace”. Canada: York University.

Siddique, C.M. (2004). “Job Analysis: A Strategic Human Resource Management Practice”.

Bodnarchuk, Marianna. (2012). “The Role of Job Descriptions and Competencies in an

International Organization Case: Foster Wheeler Energia Oy”. Savonia University

Barbouletos, Stephen M. (2011). “Discrepancy Between Role Expectations and Job Descriptions
: The Impact on Stress and Job Satisfaction”. University of Washington

Royer, Kendra Palmer. (2009). "Job Descriptions and Job Analyses in Practice: How Research
and Application Differ". Chicago: DePaul University

Tanumihardjo, Shinta, dkk. (2013). “Pengaruh Analisis Jabatan Terhadap Kinerja Pegawai (Studi
Pada Sekretariat Daerah Pemerintah Kabupaten Malang)”. Malang: Universitas Brawijaya

The American Legion. “Public Relation Handbook”. Indianapolis

Rohmert W. (1985). “A New Job Analysis Method: Ergonomics”

Banks, Michael H. and Rhonda L. Miller. (1984). “Reliability and Convergent Validity of The
Job Component Inventory”. Journal Occupational and Organizational Psychology

Internet

http://id.wikipedia.org/wiki/Organisasi diakses pada Senin, 16 September 2013, Pk : 17.05 WIB

http://en.wikipedia.org/wiki/General_Education_Development diakses pada Minggu, 27 Oktober

2013, Pk: 13.3 WIB