MAKALAH

ISU MSDM TENTANG “JOB ANALYSIS” DI UNIVERSITAS Y

OLEH

Nama : Zaputri Purkanti

NIM : I2K016037

MAGISTER ADMINISTRASI PENDIDIKAN

PROGRAM PASCASARJANA UNIVERSITAS MATARAM
2017
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Semakin lama suatu organisasi berdiri, hal-hal yang berkaitan dengan

job analysis semakin kurang diperhatikan. Hal ini disebabkan karena bagian

kepegawaian hanya mengikuti format atau tempalate dari tahun-tahun yang

lalu, tanpa melakukan pembaharuan terhadap job description mauapun job

spesipication. Padahal menurut Widodo (2015), manfaat dari analisis

pekerjaan akan memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan, standar

pekerjaan, konteks pekerjaan, pernyataan personalis, perilaku manusia, dan

alat-alat yang diperlukan. Sehingga perlu untuk dilakukan pembaharuan secara

terus menerus terhadap job analysis, agar suatu instansi memperoleh informasi

yang tepat dan akurat mengenai aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan,

konteks pekerjaan, pernyataan personalis, perilaku manusia, dan alat-alat yang

diperlukan untuk kepentingan instansinya.

Di Universitas Y yang telah berdiri kurang lebih sejak 50 tahun yang

lalu mengalami hal yang seperti dijabarkan di atas. Bahkan pimpinan tidak

mengetahui seluruh detail informasi mengenai deskripsi pekerjaan di instansi

kerja mereka. Agar dapat mengetahui secara tepat proses atau alur kerja.

Padahal ini sangat diperlukan, guna mengidentifikasi tugas, pengetahuan,

keahlian, dan kemampuan yang diperlukan untuk menjalankan kegiatan

berkaitan dengan instansinya dengan baik.

Pemimpin juga memiliki sedikit pengetahuan tentang job spesification

dengan tepat untuk pemilihan kandidat pegawai yang terbaik. Kadang kala

perekrutan kandidat dilakukan dengan tanpa adanya masukan dari unit terkait

yang bersangkutan. Sehingga perekrutan kandidat sering berdasarkan “like”

and “dislike”. Padahal tantangan globalisasi yang dihadapi dalam manajemen

SDM di abad 21 ini adalah telah terjadi perubahan-perubahan disegala bidang

yang bergerak dengan cepat, perkembangan teknologi informasi yang pesat,

semakin beragamnya tenaga kerja, dampak globalisasi, ekonomi, peraturan

dan perundang-undangan yang semakin banyak (Widodo, 2015). Sehingga,

agar suatu organisasi mampu untuk bertahan ditengah-tengah persaingan

global ini, maka salah satu hal yang perlu dilakukan suatu organisasi adalah

menempatkan orang pada jabatan yang tepat dan harus terus menerus

menyelidiki kemampuan apa saja yang diperlukan oleh SDM suatu organisasi,

agar dapat mendukung keberhasilan dan kemajuan organisasi tersebut melalui

job analysis.

Oleh karena itu, agar Universitas Y berhasil bersaing dalam persaingan

global ini, perlu adanya solusi untuk menyelesaikan isu job analisis yang ada

pada Universitas Y. Adapun pembahasan mengenai hal tersebut akan dibahas

pada bab II.

 BAB II

PEMBAHASAN

A. Analisis Isu

Isu mengenai job analysis yang terjadi di Universitan Y disebabkan karena:

1. Adanya keraguan dari kementrian terhadap keandalan informasi tentang

job description dan job spesipication yang dibuat oleh Universitas Y.

Kementrian sebagai induk dari Universitas Y membutuhkan informasi

terkait job description dan job spesipication secara cepat dan akurat.

2. Tidak melakukan update terhadap job analysis

3. Pemimpin tidak mau tahu mengenai job analysis

4. Tidak digunakannya hasil job analysis sebagai acuan utama dalam proses

rekrutmen dan seleksi.

B. Alternatif solusi

1. Mengadakan pembaharuan terhadap job analysis Universitas Y dengan

penggunaan teknik job analysis. Menurut Widodo (2015) ada 5 (lima)

teknik analisis pekerjaan, yaitu:

a. Teknik Observasi

Teknik ini dengan cara mengamati prilaku apa yang dikerjakan

oleh karyawan pada jabatan yang bersangkutan baik secara langsung

maupun tidak langsung oleh si analisis. Observasi langsung khususnya

barmanfaat bila jabatan-jabatan terutama terdiri dari kegiatan yang

 dapat diobservasi secara fisik. Contohnya adalah jabatan-jabatan

seperti pegawai pabrik, pekerja lini perakitan, dan pegawai akunting.

Observasi dan wawancara langsung sering digunakan bersama. Satu

pendekatan adalah mengobservasi karyawan saat bekerja selama satu

siklus (daur) kerja lengkap. (siklus adalah waktu yang dibutuhkan

untuk menyelesaikan tugas itu, bisa jadi satu menit untuk pekerjaan

lini perakitan atau satu jam, satu hari, atau lebih lama untuk pekerjaan-

pekerjaan yang rumit). Disini anda membuat catatan untuk semua

kegiatanjabatan yang anda observasi. Selanjutnya, sesudah

menumpukkan sebanyak mungkin informasi. Jika observasi tidak

langsung dapat diamati dari hasil kerja yang sudah dibuat atau

diselesaikan, hasil kerja tersebut dapat dilihat dari kualitas dan sistem

pekerjaan yang sudah dilakukan sesuai prosedur kerja.

b. Teknik Wawancara

Tiga jenis teknik wawancara digunakan untuk mengumpulkan

data analisis jabatan wawancara individual dengan masing-masing

karyawan, wawancara kelompok dengan kelompok karyawan yang

memiliki jabatan yang sama, dan wawancara penyelia dengan satu atau

lebih penyelia yang benar-benar berpengetahuan tentang jabatan

dengan pekerjaan yang dianalisis.

Wawancara kelompok digunakan bila sejumlah besar karyawan

menjalankan pekerjaan yang sama identik, dan itu dapat menjadi cara

yang cepat dan murah untuk belajar tentang pekerjaan. Wawancara

 apapun yang akan digunakan, peserta wawancara hendaknya

sepenuhnya memahami alasan untuk wawancara, karena ada sesuatu

kecenderungan untuk wawancara semacam itu disalah tafsirkan

sebagai penilaian efisiensi. Bila demikian, para peserta wawancara

mungkin tidak ingin menguraikan jabatan merekan atau pekerjaan

bawahan mereka secara cermat dengan pro dan kontra.

c. Rekaman atau Informasi

Komisi kepegawaian negri A.S (U.S Civil Service Comission)

sudah mengembangkan suatu teknik analisis yang bertujuan

memberikan suatu prosedur yang dengannya jabatan-jabatan yang

berbeda dapat dibedakan dan diklasifikasikan. Dengan metode ini

informasi dikumpulkan pada lembaran rekaman analisis jabatan.

Tayang pertama kali adalah kita mengidentifikasikan informasi seperti

gelar jabatan dan sebuah rangkuman yang singkat atas jabatan tersebut

didaftarkan pertama.

d. Questionaires

Teknik ini meminta karyawan yang bersangkutan pada jabatan itu

menjawab serangkaian pertanyaan yang relevan untuk mengetahui

jabatan itu. Kuesioner bersifat struktur untuk mencari informasi

terkadang juga tidak bersifat terstruktur tergantung kondisi situasi

ingin menganalisis jabatan tersebut. Kelebihan sebuah kuesioner

merupakan suatu cara yang cepat dan efisien untuk memperoleh

 sejumlah informasi dari sejumlah besar karyawan. Akan tetapi

kekurangannya adalah mengembangkan kuesioner dan mengujinya.

e. Catatan Harian

Teknik ini menggabungkan beberapa metode di atas, dengan

mengumpulkan catatan harian karyawan secara kronologis dan akurat

apa yang dikerjakan dan frekuensi yang dilakukan.

2. Melakukan dejobbing, yaitu memperluas tanggungjawab pekerjaan

perusahaan atau organisasi dan mendorong karyawan untuk tidak

membatasi diri mereka dengan diskripsi pekerjaan mereka.

3. Menjadikan job analysis sebagai acuan dalam rekrutmen dan seleksi

C. Solusi yang dipilih

Dari ketiga alternative solusi di atas, penulis cendrung untuk melakukan

pembaharuan terhadap job analysis Univesitas Y yang telah ada dan

menjadikan job analysis tersebut sebagai acuan dalam rekrutmen dan seleksi.

Pembaharuan terhadap job analysis bisa dilakukan dengan teknik wawancara.

Teknik dipilih karena memungkinkan pekerja untuk melaporkan aktifitas dan

prilakunya dalam bekerja secara langsung baik itu formal maupun informal.

Wawancara adalah cara yang relative sederhana dan cepat untuk

mengumpulkan informasi. Hasil dari wawancara tersebut akan dituangkan ke

dalam bentuk flowchat pada masing-masing pekerjaan. Sehingga keakuratan

data serta kebaharuan data mengenai job description dan job spesipication

pada jabatan-jabatan di Universitas Y dapat dipercaya hingga tingkat

kementerian.
 Solusi yang kedua adalah penggunaan job analysis sebagai acuan dalam

rekrutmen dan seleksi pegawai. job analysis terdiri dari job description dan

job spesipication. Isi dari uraian jabatan (job description) pada umumnya

memuat nama jabatan, lokasi, ringkasan tugas dan jabatan, perincian tugas

yang harus dilakukan, peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan, bahan-

bahan dan format yang dibutuhkan serta digunakan. Sedangkan spesifikasi

jabatan (job spesipication) memuat pernyataan tentang kualifikasi SDM yang

diperlukan atau dipersyaratkan bagi jabatan tersebut yang berisi tentang

persyaratan pendidikan dan pelatihan, pengalaman, kemampuan pengambilan

keputusan, kemampuan fisik, psikologi, tanggung jawab, pengendalian emosi,

penampilan, perasaan, penglihatan, penciuman, pendengaran, dan sebagainya

(Widodo, 2015). Jadi informasi yang detail mengenai suatu jabatan yang

diuraikan dalam job description dan job spesipication sangat berguna untuk

dijadikan acuan utama dalam proses rekrutmen dan seleksi, agar Universitas Y

dapat menempatkan orang yang tepat pada jabatan yang tepat (the right man

in the right place). Semakin tepat orang dalam suatu jabatan maka akan

semakin mudah orang tersebut dalam menyelesaikan tugas-tugasnya dengan

baik atau bahkan lebih baik dari yang telah direncanakan.

 BAB III

REKOMENDASI

Untuk menyelesaikan isu mengenai job analysis di Universitas Y, ada dua

solusi yang direkomendasikan yaitu pertama melakukan pembaharuan terhadap

job analysis Univesitas Y yang telah ada agar tersedia informasi mengenai job

description dan job specification yang akurat dan uptodate serta yang kedua

menjadikan job analysis tersebut sebagai acuan dalam rekrutmen dan seleksi agar

prinsip the right man in the right place terlaksana dengan baik.
 DAFTAR PUSTAKA

Widodo, Suparno, E. 2015. Manajemen Pengembangan Sumber Daya Manusia.

Yogyakarta: Pustaka Pelajar.