SURAT – MENYURAT

KELOMPOK IV

Disusun oleh :

1. Cantika Dwi Pratiwi NIM. 1931410004

2. Dhimas Senno Andisyahputra NIM. 1931410160
3. Niken Larasati NIM. 1931410030
4. Safaria Dwi F. NIM. 1931410029
5. Zildan Alfasabila NIM. 1931410142

PROGRAM STUDI D-III TEKNIK KIMIA

JURUSAN TEKNIK KIMIA
POLITEKNIK NEGERI MALANG
2021
 BAB IV

SURAT MENYURAT

4.1 PENGERTIAN SURAT 

Surat adalah alat komunikasi untuk kenyampaikan perasaan isi hati atau pikiran
dari seseorang kepada orang lain melalui tulisan
4.2 FUNGSI SURAT 
1. Surat sebagai alat komunikasi 
Surat dijadikan sebagai alat penyampai informasi dari penulisnya kepada 
pembaca/penerimanya. 
2. Surat sebagai wakil penulis.
Dalam hal ini penulis tidak perlu langsung bertatap muka dengan orang yang 
dituju untuk menyampaikan informasi melainkan diwakili oleh surat. 
3. Surat sebagai alat untuk menghemat waktu, tenaga, dan biaya. 
Berkomunikasi dengan surat berarti tidak bertatap muka, jadi berkomunikasi 
dengan surat dapat dilakukan dari jarak jauh. Oleh sebab itu surat dapat 
menghemat waktu, tenaga, dan biaya. 
4. Surat sebagai bukti tertulis 
Surat dapat dijadikan bukti tertulis untuk berbagai keperluan. Sehingga jika  terjadi
sesuatu (misalnya kekeliruan) kelak kemudian hari, surat dapat  dijadikan acuan. 

4.3 TUJUAN PENULISAN SURAT 

Surat merupakan tolak ukur keberhasilan dan kemajuan suatu instansi atau
organisasi. Setiap kegiatan yang dilakukan olek setiap orang atau organisasi pasti
mempunyai tujuan, demikian juga dengan penulisan surat mempunyai tujuan-tujuan
tertentu sebagai berikut: 

1. Ingin menyampaikan informasi kepada pihak lain 

2. Ingin mendapat balasan/tanggapan dari penerima/pihak yang dikirim tentang
informasi yang disampaikan tersebut. 
3. Memperlancar arus informasi sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak
salah  tangkap. 
4.4 Menurut Wujudnya Surat dibedakan atas : 

1. Kartu Pos 
Kartu pos adalah wujud surat terbuka yang terbuat dari karton berukuran
10×15 cm. Kartu pos dipergunakan untuk menyampaikan berita pendek yang
isinya dapat diketahui orang lain. 
2. Warkat Pos 
 Warkat pos adalah wujud surat yang tertutup yang terbuat dari sehelai  kertas
yang telah dicetak, dapat dilipat seperti amplop. Warkat pos  dipergunakan
untuk menyampaikan berita pendek yang isinya dapat  diketahui orang lain. 
3. Surat Bersampul 
Surat bersampul adalah wujud surat tertutup yang memakai sampul.  Surat
bersampul digunakan untuk : 
a. Menyampaikan berita yang isinya tidak dapat diketahui orang lain. 
b. Mengirimkan berita yang isinya lebih panjang daripada warkat pos,
dan lebih menghormati pihak yang kita kirimi surat. 
4. Memorandum dan Nota 
Memorandum adalah surat yang berisi catatan singkat tentang pokok pokok
persoalan. Memo dibuat oleh atasan untuk bawahan atau sebaliknya. Nota
adalah surat yang hanya dibuat oleh atasan untuk bawahannya.  Pada dasarnya
isi nota sama dengan isi surat dinas,hanya lebih ringkas  tetapi jelas. 
5. Telegram 
Telegram adalah surat yang susunannya ringkas dan jelas dengan bahasa  yang
jelas yang memuat berita-berita yang penting saja yang dituliskan, dan
penulisannya menggunakan huruf morse. 

4.5 JENIS - JENIS SURAT 

1. Surat Pribadi 
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi atau bisa
di bilang  surat yang tujuannya hanya untuk seseorang . Surat ini yang di tujukan
antara sesama teman  atau keluarga.  

Ciri-ciri :  
1. surat pribadi yaitu tidak menggunakan kop surat 
2. tidak ada nomor surat  
3. salam pembuka dan penutup bervariasi  
4. menggunakan bahasa bebas yang sesuai keinginan dari si penulis  
5. format tulisan surat bebas .  
6. Surat ini tidak termasuk surat resmi namun dalam surat pribadi tentunya harus 
memperhatikan etika dan sopan santun dalam penulisannya tidak boleh 
menggunakan bahasa yang semaunya . 

Contoh : surat pribadi adalah surat izin dari orang tua untuk sekolah , surat cinta
dari  pasangan , surat undangan ulang tahun , surat kepada sahabat , dan lain-lain
yang masih  belum bisa disebutkan di makalah ini . 

2. Surat Dinas 
 Surat dinas merupakan suatu surat resmi yang dibuat oleh sebuah instansi atau
lembaga  dengan tujuan untuk keperluan dinas. Atau definisi surat dinas yaitu surat
yang berisikan  permasalahan kedinasan dan biasanya surat ini dibuat oleh instansi
atau lembaga. 
Ciri dari surat dinas, yang diantaranya sebagai berikut: 
 Adanya kop surat dan nama instansi ataupun lembaga. 
 Adanya nomer surat dan lampiran. 
 Adanya salam pembuka maupun salam penutup. 
 Menggunakan bahasa resmi, karena surat dinas merupakan surat
resmi.
 Adanya stempel instansi atau lembaga pada surat 

3. Surat Resmi 
Surat resmi adalah surat yang biasa digunakan untuk kepentingan resmi, baik 
perseorangan , instansi , maupun organisasi . 
Contoh : dari surat resmi dalah surat undangan, surat edaran, dan surat
pemberitahuan.

Ciri-Ciri Dari Surat Resmi : 

1. Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi  
2. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal  
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim  
4. Penggunaan ragam bahasa resmi  
5. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi  
6. Ada aturan format baku  

4. Surat Niaga 
Surat niaga adalah surat yang biasa digunakan bagi badan yang
menyelenggarakan  kegiatan usaha niaga seperti usaha industri , bisnis , dan usaha
jasa . Biasanya surat niaga  dibuat oleh perusahaan untuk mencari keuntungan 

Contoh : yang termasuk ke dalam surat niaga , yaitu surat jual beli , kwitansi , dan 
perdagangan. 

5. Surat Sosial 
Pengertian surat sosial adalah surat yang dibuat oleh individu, perusahaan
maupun  kelompok untuk kepentingan mempererat hubungan kerjasama maupun
hubungan kekeluargaan. Secara umum surat sosial terbagi dalam dua ruang lingkup
yaitu dalam  lingkup hubungan masyarakat dan lingkup hubungan bisnis. 
 Contoh surat sosial diantaranya yaitu surat ucapan terimakasih, surat undangan,
surat  permintaan maaf, surat ucapan belasungkawa, surat undangan rapat, surat
permohonan  bantuan, surat undangan ulang tahun dan lain sebagainya. 

4.6 BAGIAN-BAGIAN SURAT

4.7 BENTUK SURAT 

1. Bentuk Lurus Penuh

Bentuk surat full block style (surat lurus penuh) bisa kita kenali dari
bentuknya yang menggunakan perataan kiri. Semua bagian surat diawali dari bagian
paling kiri, terkecuali dengan kop surat yang tetap berada di tengah (rata tengah).
Berbagai contoh surat full block style biasanya dipergunakan untuk surat resmi.
Berbicara mengenai struktur dan isi surat, sama sekali tidak ada yang berbeda
dari surat full block style dengan contoh surat semi block style (setengah lurus)
ataupun bentuk surat lainnya. Hanya terdapat perbedaan pada bentuk surat saja yang
semua bagian diawali dari bagian kiri, kecuali kepala surat.

Keterangan:
1.        Kepala Surat
2.        Nomor Surat
3.        Tanggal Surat
4.        Alamat Tujuan
5.        Hal / Perihal
6.        Salam Pembuka
7.        Isi Surat
8.        Salam Penutup
9.        Nama Organisasi yang mengeluarkan surat
10.    Nama Penandatangan
11.    Jabatan Penandatangan
12.    Lampiran
13.    Tembusan
14.    Inisial pengonsep surat dan pengetik

2. Bentuk Lurus 
 Bentuk lurus pada dasarnya hampir sama dengan bentuk lurus penuh.
Bedanya  terletak pada pengetikan tanggal surat, nama jabatan, tanda tangan, nama
terang dan  NIP, salam penutup, semuanya terletak di margin sebelah kiri. 
Keterangan : 
1) Kop Surat 
2) Perihal dan Nomor Surat 
3) Tempat, tanggal dan tahun Surat 
4) Salam Pembuka 
5) Isi Surat 
6) Inti atau Pokok Surat 
7) Salam Penutup 
8) Tandatangan dan nama terang. 

3. Bentuk Setengah Lurus 

Surat yang berbentuk setengah lurus di susun dengan aturan, semua
bagian surat di ketik mulai dari margin kiri yang sama, batas-batas bagian surat di
ketik  dengan menambahkan jarak 5 (Lima) ketukan dan setiap paragraf baru di
mulai pada  margin yang sama diantara paragraf yang satu dan yang lainnya
berjarak satu spasi. Keterangan : 
1) Kop Surat 
2) Perihal dan Nomor Surat 
3) Tempat, tanggal dan tahun Surat 
4) Salam Pembuka 
5) Isi Surat 
6) Inti atau Pokok Surat 
7) Salam Penutup 
8) Tandatangan dan nama terang. 
4. Bentuk Lekuk dan Gerigi 
Bentuk Lekuk dan gerigi (Indented Style) yaitu setiap paragraf diketik
agak  menjorok ke dalam. Paragraf yang satu dan paragraf yang lainnya tidak perlu 
berjarak.
Keterangan : 
1) Kop Surat 
2) Perihal dan Nomor Surat
3) Tempat, tanggal dan tahun Surat 
4) Salam Pembuka 
5) Isi Surat 
6) Inti atau Pokok Surat 
7) Salam Penutup 
8) Tandatangan dan nama terang. 
 5. Bentuk Resmi Indonesia Lama 
Bentuk resmi Indonesia lama yaitu penulisan alamat surat diketik sebelah 
kanan di bawah tanggal surat. 
Keterangan : 
1) Kop Surat 
2) Perihal dan Nomor Surat 
3) Tempat, tanggal dan tahun Surat 
4) Salam Pembuka 
5) Isi Surat 
6) Inti atau Pokok Surat 
7) Salam Penutup 
8) Tandatangan dan nama terang. 

6. Bentuk Resmi Indonesia Baru 

Bentuk resmi Indonesia baru merupakan variasi bentuk setengah lurus dan 
bentuk resmi Indonesia, bedanya dengan bentuk setengah lurus terletak pada 
penulisan salam penutup yang berada pada margin kanan yang setara
dengan penulisan tembusan. 
Bagian-bagian surat : 
1) Kepala Surat/Kop Surat 
2) Nomor Surat 
3) Tanggal Surat 
4) Lampiran Surat 
5) Hal atau Perihal 
6) Alamat Dalam Surat (siapa yang dituju) 
7) Salam Pembuka 
8) Isi Surat :–AleniaPembuka -Alenia Isi-Alenia Penutup 
9) Salam Penutup 
10) Pengirim Surat 
11) Tembusan Surat 
12) Inisial 

4.8 BAHASA SURAT 

1) Penggunaan Bahasa Indonesia Dalam Surat 
Penggunaan kata – kata yang belum dikaji kebenarannya tidak dibenarkan. 
Contoh : kata seperti gimana, ngapain, kenapa, entar, kasih, bikin, dan yang 
semacam itu adalah termasuk kata yang tidak baik. Karena kata – kata yang 
dianggap baik adalah seperti bagaimana. mengapa, nanti, memberi, membuat.
  
2) Kata Yang Lazim 
Pilihlah kata – kata yang lazim atau memakai istilah dalam bahasa Indonesia.
 Contoh :masukan bukan input, suku cadang bukan spare part, dan peringkat bukan
ranking. 

3) Kata Yang Cermat 

Kata memohon, meminta, menugasi, memerintahkan, menganjurkan dan 
menyarankan merupakan kata – kata yang mempunyai arti yang sama. Penulis  surat
dinas hendaknya dapat memilih kata tersebut dengan tepat sesuai dengan  pesan
yang ingin disampaikan dalam surat. 

4) Ungkapan Idiomatik 
Unsur – unsur dalam ungkapan idiomatik sudah tetap dan senyawa. Unsur – unsur
itu tidak boleh ditambah, dikurangi, atau dipertukarkan. Yang termasuk  ungkapan
idiomatik 
Antara lain: sesuai dengan, bertemu dengan, terbuat dari, dan luput dari.

5) Ungkapan Yang Bersinonim 

Ungkapan – ungkapan yang bersinonim atau berarti sama sebaiknya tidak 
digunakan sekaligus.
Contoh: 
1. sejak dan dari 
2. adalah dan merupakan 
3. butuh dan perlu 

4.9 CONTOH SURAT

1. Surat Resmi
2. Surat Pribadi
3. Surat Niaga 
4. Surat Dinas 
5. Surat Sosial 
 Surat social yaitu surat yang berisi kepentingan social dan dibuat oleh lembaga-
lembaga  social. 
 DAFTAR PUSTAKA
https://id.wikibooks.org/wiki/Bahasa_Indonesia/Surat-menyurat#:~:text=Surat%2Dmenyurat
%20adalah%20kegiatan%20penanganan,pendistribusian%20dan%20pengiriman%20surat
%20keluar.
http://contohsuratyangbenar.blogspot.com/2016/04/teori-surat-menyurat-fungsi-surat-
dan.html
https://id.wikipedia.org/wiki/Surat
http://milakarmila28.blogspot.com/2015/10/pengertian-surat-surat-adalah-suatu.html
https://text-id.123dok.com/document/9ynx3j3lq-pengertian-surat-pengertian-surat-menyurat-
pengertian-prosedur-surat-menyurat.html
https://www.anugerahdino.com/2015/09/jenis-surat-menurut-wujudnya.html