BUKU JAWABAN TUGAS MATA KULIAH

TUGAS 3

Nama Mahasiswa : RIZKY DWI SUGIRAHAYU

Nomor Induk Mahasiswa/ NIM : 031074743

Kode/Nama Mata Kuliah : EKMA 4159 / KOMUNIKASI BISNIS

Kode/Nama UPBJJ : UPBJJ-UT SERANG / 22

Masa Ujian : 2019/20.2 (2020.1)

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

UNIVERSITAS TERBUKA
 RAPAT BISNIS

DISUSUN OLEH:

NAMA : RIZKY DWI SUGIRAHAYU

NIM : 031074743

TUGAS : Komunikasi Bisnis (ke-3)

PROGRAM STUDI : S1 – Akuntansi

UPBJ UT : Serang

E-MAIL : riris248@gmail.com

2
PEMBAHASAN

1. Perencanaan dan logistik rapat

PENDAHULUAN

Assalamualaikum Wr.Wb

Terdapat banyak perusahaan besar yang melayani jasa pengiriman barang yang efesien dan
sangat bermanfaat. Untuk melayani customer-customer tersebut sebuah perusahaan harus
memiliki karyawan yang sangat kompeten, disiplin, rajin dan mampunyai kesigapan dalam
pelayanan jasa perusahaan ini, khususnya dibagian customer service karena merupakan garda
terdepan yang berhubungan langsung dengan cutomer.

Pada zaman sekarang antar perusahaan saling bersaing untuk mendapatkan cutomer dan saling
belomba mengingkatkan pelayanan terbaik. Apabila perusahaan tidak dapat mengalahkan
persaingan tersebut maka yang didapatkan perusahaan tersebut hanya isapan jempol belaka.

Kuatnya persaingan saat ini tidak lepas dari pelayanan yang prima dan royal terhadap cutomer
yang diterapkan pada perusahaan jasa expedisi serta para karyawan yang berkualitas,
Dibutuhkannya karyawan-karyawan yang berkualitas, perusahaan harus menciptakan sedemikian
rupa ide kreatif dan inovatif, agar perusahaan dapat memberikan kepuasan terhadap customer
dan dipercaya untuk terus menerus melayani pengiriman barang. Selain itu pula, dalam
menghadapi persaingan pada saat ini perusahaan harus menerapkan prosedur-prosedur yang
harus dilakukan dan ditaati dalam pekerjaan yang sangat berpengaruh bagi pencapaian tujuan
usaha.

3
 1. ISI RAPAT BISNIS

MAKSUD DAN TUJUAN RAPAT

A. MAKSUD

Dengan diadakannya pembahasan tentang hasil perkembangan pekerjaan selama satu bulan
dibagian pelayanan ini adalah untuk bahan evaluasi dalam perkembangan sebuah perusahaan
selama satu bulan terakhir dibagian pelayanan, sehingga dapat terlihat pencapaian-pencapaian
yang telah berhasil dicapai dan belum dicapai.

Untuk itu hasil yang telah dijadikan bahan informasi ini bisa menjadi bahan pertimbangan
dibagian pelayanan jasa expedisi untuk selanjutnya, agar dapat dilihat pencapaian mana yang
harus lebih ditingkatkan atau diubah dengan beberapa hal yang lebih efektif dan produktif lagi,
begitu pun dengan segi kinerja dari para pegawai, pengawasan dari kelancaran pekerjaan itu
sendiri, sehingga perencanaan yang telah dicapai dibidang pelayanan jasa expedisi ini dapat
dicapai sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan untuk kepentingan bersama.

B. TUJUAN

Rapat bisnis hasil perkembangan pekerjaan selama satu bulan dibagian pelayanan dan pemasaran
ini pada dasarnya disusun untuk memenuhi tugas Mengelola Pertemuan Rapat.

Disamping itu secara tidak langsung akan :

1. Menambah pengetahuan dan wawasan kami tentang pembuatan hasil perkembangan

pekerjaan selama satu bulan dibagian pelayanan dan pemasaran pada perusahaan, serta
2. Dapat lebih memahami kegiatan-kegiatan yang berlangsung dibagian pelayanan dan
pemasaran ini,
3. Menjadi bahan informasi bagi khalayak umum dalam mempelajari kegiatan-kegiatan
dibagian pelayanan jasa expedisi.

4
 4. Mengetahui fungsi penetapan kegiatan-kegiatan kerja dibidang pelayanan seorang
individu atau kelompok karyawan secara lebih rinci.
5. Mengetahui elemen-elemen organisasi dibidang pelayanan yang bersangkutan dengan
efisiensi yang dapat mendorong karyawan untuk mampu termotivasi untuk mencapai
hasil yang maksimum.

2. AGENDA RAPAT

Pembahasan peningkatan layanan baru pengiriman barang (expedisi udara)

3. MATERI,WAKTU, RUANG DAN KONSUMSI

Materi : Penyampaian Peningkatan Pelayanan

Hari, Tanggal : Senin, 4 Mei 2020

Waktu : 08 : 00 WIB s/d selesai

Tempat : Ruangan rapat lantai 2 kantor utama PT. Tiki Jalur Nugraha Ekakurir

Konsumsi : Snack, Cofe break dan makan siang sebanyak 30 bungkus

4. PESERTA
 Pemimpin rapat Kepala/Manager Bidang expedisi PT. Tiki Jalur Nugraha Ekakurir
 Seluruh seksi dibidang expedisi
 Staf-staf pembantu dibidang expedisi
 Para anggota karyawan dibidang expedisi

2. Mengkaji ulang dan perencanaan rapat

1. Perencanaan strategis :
Pelayanan yang akan di luncurkan yakni pelayanan yang baru bagi perusahaan dan
diharapkan dapat bertahan sampai setidaknya 5 tahun dipasaran.
5
2. Perencanaan Operasional :
Dalam pengadaan pelayanan baru, akan dilakukan delapan proses pengembangan produk
sebagaimana yang disebutkan Kotler dalam buku Marketing Management
(2009) yang mencakup : pemunculan gagasan (idea generation), penyaringan gagasan
(idea screening), pengembangan dan pengujian konsep (concept development and
testing), pengembangan strategi pemasaran (marketing strategy development ), analisis
bisnis (business analysis), pengembangan produk atau jasa ( product development ),
pengujian pasar (market testing), dan komersiliasi (commercialization).
3. Perencanaan Fungsional
Rapat pembahasan pelayanan baru akan dipimpin oleh Direktur Perusahaan. Materi
rapatakan disampaikan oleh Bagian Penelitian dan Pengembangan Produk/jasa.
Sedangkan undangan dan notula hasil rapat dibuat dan disampaikan oleh Asisten
Sekretaris Direktur
4. Peninjauan ulang : Peninjauan ulang akan dilaksanakan dua hari sebelum pelaksanan
rapat untuk memeriksa kesiapan pelaksanaan rapat.

3. Penetapan Model Rapat

Rapat yang akan diadakan berbentuk Rapat Penyampaian Konsep yakni Kepala dan
Pegawai Bagian Penelitian dan Pengembangan menyampaikan konsep secara tertulis dan
dipresentasikan kepada peserta rapat. Setelah itu, akan dilakukan sharing secara
bergiliran dan terarah yang pada akhirnya akan ditentukan keputusan secara mufakat
melalui musyawarah. Tindak lanjut dari hasil rapat akan disampaikan pada rapat
presentasi konsep produk/jasa pada tiga minggu kedepan.

4. Pengumpulan Fakta Dan Informasi

Perlunya pengadaan layanan baru oleh perusahaan sangat diperlukan untuk merespon
permintaan pasar dan menjadi layanan leader terbaik dipasaran. Sebagaimana survey
yang pernah dilakukan oleh bagian pemasaran, masyarakat saat ini cenderung memilih
pelayanan jasa yang door to door (rumah ke rumah) antar paket. Selain itu, perusahaan
sudah lama melakukan investasi pada expedisi expedisi lain, sehingga saat ini merupakan

6
 waktu yang tepat melakukan pelayanan baru bagi perusahaan untuk disajiakan ke
pasaran.

5. Pemecahan Masalah Dan Pengambilan Keputusan

Menjadi perhatian dalam pengembangan pelayanan jasa expedisi baru yakni :
1. Bagaimana merebut pangsa pasar dari pesaing yang telah mengadakan pelayanan
dengan cara yang serupa.
2. Pelayanan akomodasi door to door biasanya menghasilkan pelayanan jasa yang
harganya mahal, sedangkan sasaran dari pelayanan ini adalah customer
berpendapatan bahwa ini untuk pelayanan agen besar atau perusahaan besar yang
siap mengirim barang dalam jumlah banyak.

Dalam pemecahan masalah diatas, keputusan rapat akan diambil secara musyawarah

Adapun perumusan Akomodasi Dalam Pelayanan Jasa Baru tersebut melibatkan beberapa hal :

- ANGGARAN BIAYA

SUMBER DANA

Diperoleh dari Pendapatan bersih uang kas selama satu bulan dibidang expedisi

- PERKIRAAN PEMASUKAN

Perkiraan Pemasukan Dana

7000 Hasil penjualan SMU (Surat Muata Udara) x Rp. 1.000.000.- = Rp. 7.000.000.000.-

Pendapatan Uang Kas Rp = 3.000.000.-

Jumlah = Rp. 7.003.000.000.-

7
 - PERKIRAN PENGELUARAN

Pembuatan Proposal = Rp. 150.000.-

Konsumsi = Rp. 5.000.000.-

ATK (Alat Tulis Kantor) = Rp. 300.000.-

Gaji karyawan = Rp. 200.000.000.-

Pemeliharaan kendaraan = Rp. 8.000.000.-

Jumlah = Rp. 213.450.000.-

PENGORANISASIAN (Susunan Kepengurusan) rapat 3 minggu kedepan

Pemimpin rapat :

Ketua/Manager dibidang Expedisi PT. Tiki Jalur Nugraha Ekakurir : Ibu Riris S.E

Seksi Dana Usaha : Erika

Seksi Konsumsi : Hilmah

Seksi Keamanan : Haris

Seksi Acara : Ajeng

Seksi Dokumentasi : Dayat

8
JENIS-JENIS KEGIATAN DIBIDANG PELAYANAN DAN PEMASARAN

Ada beberapa jenis-jenis kegiatan dibidang customer service dan pemasaran ini yang mencakup
seperti perencanaan, pengkoordinasian, pengarahan, dan pengawasan, atas pelaksanaan
pelayanan dan pemasaran semua yang berkaitan dengan kegiatan tersebut tentunya harus
mendapat kesepakatan bersama dalam berkomitmen untuk mempertanggung jawabkan pekerjaan
yang telah diberikan kepada orang tersebut, jadi dari semua pekerjaan yang telah ditetapkan
harus berpegang teguh pada rasa tanggung jawab yang tinggi .

Berikut uraian jenis-jenis kegiatan dibidang customer service dan pemasaran :

1. Saling bekerja sama dengan kepala bagian dalam penyusunan rencana dan jadwal atau
agenda kegiatan pengiriman barang.
2. Mengkoordinir dan mengawasi serta memberikan pengarahan kerja kepada setiap
karyawan,seksi,atau staf-staf dibawahnya untuk menjamin terlaksananya kesinambungan
dalam proses pengiriman barang.
3. Memonitor pelaksanaan pekerjaan dibidang pengiriman barang, agar dapat dicapai
kecepatan dan kemudahan pengiriman barang sesuai jadwal yang ditetapkan.
4. Bertanggung jawab atas pengendalian pengiriman barang sehingga sampai tujuan atau
destinasi yang dituju.
5. Pengawasan dalam menjaga fasilitas akomodasi agar berfungsi dengan sebagaimana
mestinya.
6. Selalu berusaha untuk meningkatkan keterampilan setiap penanggung jawab dan
karyawan dibawah tanggung jawabnya dengan memanfaatkan armada atau transfortasi
yang disediakan oleh perusahaan.
7. Membantu pemeliharaan dalam semua instalasi mekanik dan alat-alat penting lainnya
yang ada diperusahaan.
8. Membuat laporan harian dan berkala mengenai kegiatan dibagian pengiriman sesuai
dengan system pelaporan yang berlaku
9. Berusaha mencari cara penekanan biaya akomodasi dan metode perbaikan kerja yang
lebih baik dan efisien.

9
 10. Menjaga Disiplin kerja dan menilai prestasi kerja bawahannya secara berkala.
11. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh manager dengan tanggung jawab
penuh.

5. PENUTUP

Cukup sekian rapat bisnis yang akan kami laksanakan, semoga segala rencana yang telah disusun
ini bisa terealisasikan dan berjalan sesuai rencana. Selain dengan, kedisiplinan, kreatifitas dan
pemikiran inovatif pada pelayanan pengiriman barang. Sebuah perusahaan perlu adanya desain
pekerjaan yang baik, barulah perusahaan tersebut bisa bersaing dengan perusahaan lain.
Pengaruh tanggung jawab bidang pelayanan pun harus di tingkatkan.

Pada bagian Pemasaran di PT. Tiki Jalur Nugraha Ekakurir tersebut harus tetap berjalan
karena itu adalah sebuah tanggung jawab dari perusahaan atau organisasi untuk menghasilkan
pelayanan yang terbaik dan pekerjaan dapat diselesaikan tepat pada waktunnya dan dikerjakan
sebaik mungkin agar customer merasa puas akan kinerja perusahaan, sehingga perusahaan masih
dapat senantiasa dipercaya oleh para customer.

Referensi :

Modul UT Komunikasi Bisnis Edisi 1

https://www.academia.edu/37785173/PERENCANAAN_RAPAT_BISNIS

10