TUGAS INDIVIDU

Program Kegiatan : Pelatiahn Kepemimpinan Pengawas (PKP)

Angkatan : 2 Tahun 2021
Mata Pelatihan : Merancang Aksi Perubahan
Widyaiswara : Suhanda, S.Pd, M.AP
Nama Peserta : Kurnia, SE, M.Si
Nomor Daftar Hadir : 22
Instansi Peserta : Kecamatan Jayanti Kabupaten Tangerang

Merancang Aksi Perubahan | 1

LATAR BELAKANG PERMASALAHAN

A. IdentifikasiPermasalahan

Locus lokasipadainstansi Sub.

BagianUmumdanKepegawaianKecamatanJayantiKabupaten Tangerang.
IsuStrategisantara lain sebagaiberikut :
1. Saranadanprasaranapenunjang yang kurangmemadai;
2. SDM PengelolaKearsipan yang kurangterampil;
3. Metode Tata KelolaKearsipan yang belum optimal.

Merancang Aksi Perubahan | 2

Paragraf 3
Sub. Bagian Umum dan Kepegawaian
(1) Sub. Bagian Umum dan Kepegawaian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1)
huruf b angka I dipimpin oleh Kepala Sub. Bagian Umum dan Kepegawaian yang
berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris Kecamatan;
(1) Sub. Bagian Umum dan Kepegawaian sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
mempunyai tugas melakukan kegiatan pelayanan administrasi umum, kepegawaian,
perlengkapan, kerumah tanggan, kehumasan dilingkungan kecamatan;
(2) Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (3) Kepala Sub. Bagian
Umum dan Kepegawaian mempunyai rincian tugas :
a. merencanakan kegiatan umum dan kepegawaian program kerja operasional
pelayanan administrasi umum kepegawaian, perlengkapan, kerumah tanggan dan
informasi kehumasan di kecamatan;
b. membimbing pelaksanaan kegiatan umum yang meliputi : surat menyurat,
penggandaan, pengiriman, pengarsipan, tata naskah dinas, inventaris aset dan
persediaan pengadaan barang dan jasa, pendistribusian, stock opname, fasilitasi
pengelola informasi dan dokumen (PID), perjalanan dinas dan pemeliharaan
barang-barang inventaris;
c. membimbing pelaksanaan kegiatankepegawaian meliputi : layanan administrasi
kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala (KGB), daftar urut kepangkatan (DUK),
data pegawai, kartu pegawai (karpeg), Karis/Karsu, tunjangan anak/keluarga dan
jabatan, ansuransi kesehatan, tabungan pensiun, tabungan perumahan, pensiun,
usulan formasi pegawa, usulan izin belajar, usulan diklat pegawai, usulan
pemberian penghargaan dan tanda kehormatan, penilaian angka kredit jabatan
fungsional, teguran disiplin pegawai, usulan cuti; usulan perpindahan/cuti
pegawai, pengelolaan standar kompetensi pegawai (SKP)
d. membimbing pelaksanaan kegiatan umum dan kepegawaian yang meliputi :
pembinaan dan pengembangan pegawai kecamatan, pembinaan dan supervisi

Merancang Aksi Perubahan | 3

 pengelolaan dan pemberdayaan aset daerah yang dikelola kelurahan, urusan
rumah tangga dan informasi kehumasan di kecamatan;
e. membimbing pelaksanaan kegiatan umum yang meliputi : surat menyurat,
penggandaan, pengiriman, pengarsipan, tata naskah dinas, inventaris aset dan
persediaan pengadaan barang dan jasa, pendistribusian, stock opname, fasilitasi
pengelola informasi dan dokumen (PID), perjalanan dinas dan pemeliharaan
barang-barang inventaris;
f. membimbing pelaksanaan kegiatankepegawaian meliputi : layanan administrasi
kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala (KGB), daftar urut kepangkatan (DUK),
data pegawai, kartu pegawai (karpeg), Karis/Karsu, tunjangan anak/keluarga dan
jabatan, ansuransi kesehatan, tabungan pensiun, tabungan perumahan, pensiun,
usulan formasi pegawa, usulan izin belajar, usulan diklat pegawai, usulan
pemberian penghargaan dan tanda kehormatan, penilaian angka kredit jabatan
fungsional, teguran disiplin pegawai, usulan cuti; usulan perpindahan/cuti
pegawai, pengelolaan standar kompetensi pegawai (SKP);
g. mengevaluasi pelaksanaan kegiatan umum dan kepegawaian dan
mengiinventarisasi permasalahan dilingkup tugasnya;
h. membuat laporan pelaksanaan kegiatan umum dan kepegawain yang meliputi :
laporan penyusunan rencana kebutuhan barang, administrasi aset daerah dilingkup
kecamatan, penilaian prestasi kerja pegawai kecamatan sesuai ketentuan peraturan
perundang-undangan yang berlaku;
i. melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan terkait dengan
tugas dan fungsinya.

Merancang Aksi Perubahan | 4

ANALISIS USG (URGENSI, SERIOUS, GROWTH)
Nilai
No IsuStrategis/Masalah Total Ket
U S G
1. Sarana dan Prasarana Penunjang 5 5 5 15
yang kurang memadai
2. SDM Pengelola Kearsipan yang 5 4 5 14
kurang terampil
3. Metode Tata Kelola Kearsipan 3 4 5 12
yang belum optimal

Keterangan :
Angka 1 : sangat tidak mendesak / gawat dan dampak
Angka 2 : tidak mendesak/gawat dan dampak
Angka 3 : cukup mendesak/gawat dan dampak
Angka 4 : mendesak / gawat dan dampak
Angka 5 : sangat mendesak / gawat dan dampak

Merancang Aksi Perubahan | 5

ANALISIS APKL
Nilai
No IsuStrategis/Masalah Total Ket
A P K L
Sarana dan Prasarana
1. Penunjang yang kurang 4 4 4 4 16 I
memadai
SDM Pengelola Kearsipan
2. 3 4 3 4 14 II
yang kurang terampil
Metode Tata Kelola
3. Kearsipan yang belum 4 3 4 4 15 III
optimal

Keterangan :
Aktual : Isu yang sedang terjadi atau dalam proses kejadian, sedanghangat
Dibicarakan dikalangan masyarakat, atau isu yang diperkirakanakan
Terjadi dalam waktu dekat
Problematik : Isu yang menyimpangdariharapanstandar, ketentuan yang
Menimbulkan kegelisaan yang perlu segera dicari penyebab dan
pemecahannya
Kekhayalakan : Isu yang secara langsung menyangkut hajat hidup orang banyak,
Masyarakat pelanggan pada umumnya, dan bukan hanya untuk
Kepentingan seseorang atau sekelompok kecil orang tertentu saja
Kelayakan : Isu yang masukakal (logis), pantas, realistis, dandapatdibahas
Sesuai dengan tugas, hak, wewenang, dantanggung jawab

Merancang Aksi Perubahan | 6

KESIMPULAN
1. Pada analisis USG diperoleh hasil sebagai berikut :
• Isus trategis prioritas 1 kebutuhan akan sarana dan prasarana penunjang
kearsipan khususnya gudang atau depo tempat penyimpanan arsip guna
ngmenunjang kegiatan penataan arsip;
• Bukan berarti SDM pengelola kearsipan dan manajemen tata kelola kearsipan
tidak kalah penting, namun skala prioritas tertuju pada kebutuhan sarana dan
prasarana kearsipan itu sendiri dalam hal ini gudang atau depo tempat
penyimpanan arsip.

2. Pada analisis APKL menunjukan hasil sebagai berikut :

• Sarana prasarana kearsipan (1) menjadi prioritas utama dalam hal depo
penyimpanan arsip. Manajemen tata kelola kearsipan (2) menjadi factor
pendukung pelaksanaan penataan kearsipan, sedangkan untuk SDM pengelola
kearsipan (3) guna meningkatkan perfoma atau kinerja bisa melalui pendidikan
dan pelatihan kearsipan.
Aktual : Isu yang sedang terjadi atau dalam proses kejadian, sedang hangat
Dibicarakan dikalangan masyarakat, atau isu yang diperkirakan akan
Terjadi dalam waktu dekat
Problematik : Isu yang menyimpang dari harapan standar, ketentuan yang
Menimbulkan kegelisaan yang perlu segera dicari penyebab dan
pemecahannya
Kekhayalakan : Isu yang secara langsung menyangkut hajat hidup orang banyak,
Masyarakat pelanggan pada umumnya, dan bukan hanya untuk
Kepentingan seseorang atau sekelompok kecil orang tertentu saja
Kelayakan : Isu yang masuk akal (logis), pantas, realistis, dan dapat dibahas
Sesuai dengan tugas, hak, wewenang, dan tanggung jawab.

Merancang Aksi Perubahan | 7

 LOCUS : SUB. BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN KECAMATAN JAYANTI KABUPATEN
TANGERANG

FISHBONE DIAGRAM

MATERIAL MAN

- Minimnya SDM yang

- Kurang tersedianya
berkopenten
Lemari Penyimpanan - Keterbatasan SDM
Arsip - Minat dan Tanggung
jawab yang rendah

Belum optimalnya
Pengelolaan
Kearsipan
- Ketidaksediaan sistim
penyimpanan arsip - Sosialisasi SOP belum
secara digital maksimal

MACHINE METHOD

Merancang Aksi Perubahan | 8

SUMBER DAYA MANUSIA
Penyebab Utama
No Kemungkinan Penyebab Tindak Lanjut
(Y/T)
Pengadaan Bimbingan Teknis (Bimtek) bagi
1. Minimnya SDM yang berkompeten Pengelola Kearsipan guna meningkatkan kompetensi Y
dan kapasitas
Keterbatasan SDM Tenaga Pengelola
2. Usulan penambahan petugas pengelola kearsipan T
Kearsipan
Minat dan tanggung jawab yang rendah Menanamkan kesadaran akan pentingnya fungsi
3. T
terhadap penanganan kearsipan pengelolaan arsip

Merancang Aksi Perubahan | 9

MATERIAL
Penyebab Utama
No Kemungkinan Penyebab Tindak Lanjut
(Y/T)
Kurang tersedianya lemari penyimpanan
1. Penambahan pengadaan lemari penyimpanan arsip Y
arsip

Merancang Aksi Perubahan | 10

MACHINE
Penyebab Utama
No Kemungkinan Penyebab Tindak Lanjut
(Y/T)
Ketidaksediaan sistim penyimpanan arsip
1. Pembuatan SIM pengelolaan arsip digital Y
secara digital

Merancang Aksi Perubahan | 11

METODE KERJA
Penyebab Utama
No Kemungkinan Penyebab Tindak Lanjut
(Y/T)
1. Sosialisasi SOP belum maksimal Memaksimalkan Sosialisasi SOP Y

Merancang Aksi Perubahan | 12

GAP ANTARA KONDISI SAAT DAN KONDISI YANG DIINGINKAN
No Kemungkinan Penyebab Tindak Lanjut
1. SOP belum tertata dengan rapih Tertata sesuai SOP
2. SDM yang kurang kompeten SDM kearsipan yang berkompeten
3. Masih kurangnya lemari penyimpanan arsip Tersedianya lemari penyimpanan arsip (roll o’pack)
Ketidaktersediaan sistim penyimpanan arsip
4. Tersedianya suatu SIM pengelolaan arsip digital
secara digital

Merancang Aksi Perubahan | 13

LANGKAH-LANGKAH INTERVENSI
Langkah-langkah intervensi yang harus dilakukan dengan memperhatikan factor-faktor penyebabnya :
1. Sosialisasi SOP pengelolaan kearsipan secara menyeluruh;
2. SDM mengikuti pelatihan penataan kearsipan;
3. Usulan pengadaan lemari penyimpanan arsip (rool o’pack);
4. Pembuatan SIM pengelolaan arsip digital.

Merancang Aksi Perubahan | 14