Bab ini dibagi menjadi dua bagian besar.

Bagian pertama dimulai dengan gambaran konseptual dari

proses penggajian yang menekankan tugas logis, entitas kunci, sumber dan penggunaan informasi,
dan aliran dokumen kunci melalui organisasi. Kemudian memeriksa fitur operasional, risiko, dan
kontrol khusus untuk sistem penggajian fisik, termasuk sistem teknologi dasar dan sistem
terintegrasi yang menggunakan teknologi canggih. Bagian ini diakhiri dengan tinjauan tentang
outsourcing penggajian, yang merupakan opsi yang dikejar banyak perusahaan.

Bagian kedua membahas sistem aset tetap. Aset tetap adalah properti, pabrik, dan peralatan yang
digunakan dalam operasi bisnis. Diskusi ini berfokus pada proses yang berkaitan dengan akuisisi,
pemeliharaan, dan pelepasan aset tetap. Akhirnya, kami mengilustrasikan konsep-konsep ini dengan
sistem yang menggunakan pemrosesan waktu nyata.

Sistem Penggajian Konseptual

Pemrosesan penggajian sebenarnya adalah sistem pembelian kasus khusus di mana organisasi
membeli tenaga kerja daripada bahan mentah atau barang jadi untuk dijual kembali. Sifat
pemrosesan penggajian, bagaimanapun, menciptakan kebutuhan untuk prosedur khusus karena
alasan berikut:

1. Sebuah perusahaan dapat merancang prosedur pembelian dan pengeluaran umum yang berlaku
untuk semua vendor dan item persediaan. Prosedur penggajian, bagaimanapun, sangat berbeda di
antara kelas karyawan. Misalnya, prosedur yang berbeda diperlukan untuk karyawan per jam,
karyawan tetap, karyawan tetap dan karyawan yang ditugaskan. Selain itu, pemrosesan penggajian
memerlukan prosedur akuntansi khusus untuk pemotongan dan pemotongan karyawan untuk pajak
yang tidak berlaku untuk akun perdagangan.

2. Kegiatan pengeluaran umum merupakan aliran yang relatif stabil dari transaksi pembelian dan
pengeluaran, Organisasi bisnis dengan demikian merancang sistem pembelian untuk menangani
tingkat aktivitas normal mereka. Aktivitas penggajian, di sisi lain, adalah peristiwa terpisah di mana
pengeluaran kepada karyawan terjadi setiap minggu, dua mingguan, atau bulanan. Tugas
menyiapkan cek penggajian dalam jumlah besar secara berkala selain cek akun perdagangan biasa
dapat membebani sistem pembelian dan pengeluaran kas umum.

3. Menulis cek kepada karyawan memerlukan kontrol khusus. Menggabungkan transaksi penggajian
dan perdagangan dapat mendorong penipuan penggajian.

Meskipun prosedur penggajian tertentu bervariasi di antara perusahaan. Gambar 6-1 menyajikan
diagram aliran data yang menggambarkan tugas umum sistem penggajian di perusahaan
manufaktur. Poin-poin penting dari proses ini dijelaskan dalam paragraf berikut.

Departemen Personalia

Departemen personalia menyiapkan dan menyerahkan formulir tindakan personalia ke fungsi

persiapan penggajian. Dokumen-dokumen ini mengidentifikasi karyawan yang berwenang untuk
menerima gaji dan digunakan untuk mencerminkan perubahan tarif gaji per jam, pemotongan gaji,
dan klasifikasi pekerjaan. Gambar 6-2 menunjukkan formulir tindakan personel yang digunakan
untuk menyarankan penggajian tentang kenaikan gaji karyawan,

Departemen produksi

Karyawan produksi menyiapkan dua jenis catatan waktu: tiket pekerjaan dan kartu waktu. Tiket
pekerjaan menangkap waktu yang dihabiskan pekerja individu untuk setiap pekerjaan produksi.
Akuntansi biaya menggunakan dokumen-dokumen ini untuk mengalokasikan biaya tenaga kerja
langsung ke akun barang dalam proses (work-in-process (WIP). Kartu waktu mencatat waktu
karyawan sedang bekerja. Ini dikirim ke fungsi persiapan penggajian untuk menghitung jumlah gaji
karyawan. Gambar 6-3 mengilustrasikan tiket pekerjaan, dan Gambar 6-4 mengilustrasikan kartu
waktu.

Setiap hari di awal shill, karyawan menempatkan kartu waktu mereka di jam khusus yang mencatat
waktu. Biasanya, mereka keluar untuk makan siang dan di akhir shift. Kartu waktu ini adalah catatan
resmi kehadiran harian. Pada akhir minggu, mereka hadir. Pada akhir minggu, supervisor meninjau,
menandatangani, dan mengirimkan kartu waktu ke departemen penggajian.

Perbarui Akun WIP

Setelah akuntansi biaya mengalokasikan biaya tenaga kerja ke akun WIP, biaya diringkas dalam
ringkasan distribusi tenaga kerja dan diteruskan ke fungsi buku besar.

Siapkan Penggajian

Departemen penggajian menerima data tarif dan pemotongan gaji dari departemen personalia dan
data pekerjaan dari departemen produksi. Seorang juru tulis di departemen penggajian kemudian
melakukan tugas-tugas berikut.

1. Menyiapkan daftar penggajian (Gambar 6-5) yang menunjukkan gaji kotor, potongan, gaji lembur,
dan gaji bersih.

2. Memasukkan informasi ini ke dalam catatan penggajian karyawan (Gambar 6-6).

3. Menyiapkan cek gaji karyawan (Gambar 6-7).

4. Mengirim gaji ke fungsi mendistribusikan gaji.

5. Mengarsipkan kartu waktu, formulir tindakan personel, dan salinan daftar penggajian (tidak
diperlihatkan).

Bagikan Gaji

Suatu bentuk penipuan penggajian melibatkan pengiriman kartu waktu untuk karyawan yang tidak
ada. Pelaku penipuan kemudian mengumpulkan gaji dan menguangkannya. Untuk mencegah hal ini,
banyak perusahaan menggunakan juru bayar untuk mendistribusikan gaji kepada karyawan. Individu
ini independen dari proses penggajian yang tidak terlibat dalam otorisasi penggajian atau tugas
persiapan. Jika karyawan yang sah tidak mengklaim gaji, juru bayar mengembalikan cek ke daftar
gaji. Alasan cek tidak diklaim kemudian dapat diselidiki.

Siapkan Hutang Usaha

Petugas utang usaha (AP) meninjau daftar penggajian untuk kebenaran dan menyiapkan salinan
voucher pengeluaran kas untuk jumlah penggajian. Petugas mencatat voucher di register voucher
dan menyerahkan paket voucher (voucher dan daftar gaji) ke pengeluaran kas. Salinan voucher
pengeluaran dikirim ke fungsi buku besar.

Siapkan Pengeluaran Tunai

Setelah menerima paket voucher, fungsi pengeluaran kas menyiapkan cek tunggal untuk seluruh
jumlah penggajian dan menyetorkannya ke akun imprest penggajian. Cek gaji karyawan ditarik pada
akun ini, yang hanya digunakan untuk penggajian. Dana harus ditransfer dari rekening kas umum ke
rekening imprest ini sebelum cek gaji dapat diuangkan. Petugas mengirimkan salinan cek bersama
dengan voucher pengeluaran dan daftar penggajian ke departemen AP, di mana mereka diajukan
(tidak ditampilkan). Akhirnya, voucher jurnal disiapkan dan dikirim ke fungsi buku besar.

PERBARUI BUKU UMUM

Fungsi buku besar menerima ringkasan distribusi tenaga kerja dari akuntansi biaya, voucher
pengeluaran dari AP, dan voucher jurnal dari pengeluaran kas. Dengan informasi ini, petugas buku
besar membuat entri akuntansi berikut:

Dari Ringkasan Distribusi Tenaga Kerja

DR CR

Barang Dalam Proses (tenaga kerja langsung) XXX.XX

Overhead Pabrik (tenaga kerja tidak langsung) XXX.XX

Hutang Upah XXX.XX

Dari Pencairan Voucher

DR CR

Hutang Upah XXX.XX

Uang tunai XXX.XX

Hutang Pemotongan Pajak Penghasilan Federal XXX.XX

Utang Pemotongan Pajak Penghasilan Negara XXX.XX

Hutang Pemotongan Pajak Penghasilan FICA XXX.XX

Hutang Premi Asuransi Grup XXX.XX

Hutang Pemotongan Dana Pensiun XXX.XX

Hutang Iuran Serikat XXX.XX

Debit dan kredit dari entri ini harus sama. Jika tidak, ada kesalahan dalam penghitungan baik biaya
distribusi tenaga kerja atau penggajian. Ketika kesetaraan telah diverifikasi, petugas mengarsipkan
voucher dan ringkasan distribusi tenaga kerja.

Sistem Penggajian Fisik

Pada bagian ini kita memeriksa sistem penggajian fisik. Ini dimulai dengan tinjauan fitur operasional
dan masalah kontrol yang berkaitan dengan sistem teknologi dasar. Kami kemudian meninjau fitur
dan kontrol sistem terintegrasi yang menggunakan teknologi canggih

SISTEM PENGGAJIAN TEKNOLOGI DASAR

Gambar 6-8 menyajikan diagram alur dari sistem teknologi dasar. Tugas utama berikut
direpresentasikan dalam diagram alur:

1. Tindakan personel dan informasi waktu dan kehadiran masing-masing dari departemen personalia
dan produksi, memulai proses penggajian
2. Departemen penggajian merekonsiliasi informasi ini, menghitung penggajian, dan mengirimkan
cek gaji ke kepala bagian pembayaran untuk dibagikan kepada karyawan.

3. Akuntansi biaya menerima informasi mengenai waktu yang dihabiskan untuk setiap pekerjaan dari
produksi, Ini digunakan untuk memposting ke akun di buku besar pembantu WIP

4. AP menerima informasi ringkasan penggajian (daftar penggajian) dari departemen penggajian dan
memberi wewenang kepada departemen pengeluaran kas untuk menyetor satu cek, dalam jumlah
total penggajian, di rekening bank tempat penggajian ditarik.

5. Departemen buku besar merekonsiliasi informasi ringkasan dari akuntansi biaya dan AP. Akun GL
diperbarui untuk mencerminkan transaksi ini

SISTEM PENGGAJIAN TEKNOLOGI LANJUTAN

Untuk organisasi berukuran sedang dan besar, pemrosesan penggajian sering terintegrasi dalam
sistem manajemen sumber daya manusia (SDM). Sistem HRM menangkap dan memproses berbagai
data terkait personel, termasuk tunjangan karyawan, perencanaan sumber daya tenaga kerja,
hubungan karyawan, keterampilan karyawan, pelatihan internal, tindakan personel (tarif gaji,
pemotongan, dan sebagainya), dan pemrosesan penggajian. Sistem HRM menyediakan akses real-
time ke file personel untuk tujuan pertanyaan langsung dan membuat perubahan status karyawan
saat terjadi. Gambar 6-9 mengilustrasikan sistem penggajian dan HRM yang terintegrasi. Fitur
operasi utama dari komponen sistem penggajian disajikan selanjutnya.

Sumber daya manusia

Petugas sumber daya manusia memasukkan data ke dalam file catatan karyawan secara real time
dari terminal. Ini termasuk penambahan karyawan baru, penghapusan karyawan yang
diberhentikan, klien, perubahan pemotongan, dan perubahan status pekerjaan seperti jabatan dan
tingkat gaji.

Akuntansi biaya

Departemen akuntansi biaya memasukkan data biaya pekerjaan secara real time untuk membuat file
penggunaan tenaga kerja.

Ketepatan Waktu Karyawan

Bisnis modern semakin ditandai dengan telecommuting karyawan yang bekerja dari berbagai lokasi,
baik domestik maupun internasional. Menangkap dan memelihara data waktu dan kehadiran yang
akurat dalam lingkungan yang dinamis ini merupakan tantangan yang diatasi melalui teknologi
perangkat keras dan perangkat lunak yang canggih. Gambar 6-9 menggambarkan bagaimana
karyawan secara langsung memasukkan data ketepatan waktu secara real time untuk menghasilkan
file waktu dan kehadiran. Beberapa teknologi yang dikembangkan untuk tugas ini diuraikan di bawah
ini.

Jam waktu biometrik memverifikasi identitas karyawan dengan menggunakan teknologi pemindaian
sidik jari atau urat nadi tangan. Untuk melindungi privasi karyawan, perangkat ini menggunakan
algoritma matematika untuk verifikasi daripada menyimpan sidik jari yang sebenarnya dalam
database.

Kartu ID gesek magnetik berfungsi seperti kartu kredit. Setiap karyawan diberikan kartu identitas
yang memiliki strip magnetik yang berisi informasi karyawan. Karyawan menggesek kartu melalui
jam waktu untuk mencatat waktu mulai dan berakhir pada pekerjaan. Untuk verifikasi tambahan,
karyawan mungkin diminta memasukkan kata sandi atau PIN

Kartu kedekatan mirip dengan kartu gesek tetapi tidak mengharuskan pengguna untuk menggeser
kartu melalui pembaca. Sebaliknya, karyawan menempatkan kartu di depan pembaca untuk
mencatat waktu kehadiran. Kelebihannya adalah kartu ini dapat dibaca melalui dompet, dompet,
dan pemegang kartu.

Perangkat jarak jauh seluler memungkinkan karyawan untuk menggunakan perangkat genggam
(PDA atau ponsel) atau browser web dari komputer laptop. Opsi ini populer di kalangan bisnis
dengan karyawan di bidang yang melakukan perjalanan antar klien dan dengan perusahaan yang
bergerak dalam bisnis global dengan karyawan asing

Pengolahan data

Pada akhir masa kerja, tugas-tugas berikut dilakukan dalam proses batch:

1. Biaya tenaga kerja didistribusikan ke berbagai akun WIP, overhead, dan beban.

2. File ringkasan distribusi tenaga kerja online dibuat. Salinan file dapat diakses dari terminal di
departemen akuntansi biaya dan buku besar umum.

3. Penggajian dihitung, dan daftar penggajian online dibuat dari file waktu dan kehadiran dan file
catatan karyawan. File daftar penggajian dapat diakses dari AP dan departemen pengeluaran kas 4.
File catatan karyawan diperbarui.

5. Cek gaji disiapkan, ditandatangani, dan dibagikan kepada karyawan.

6. Dana yang cukup untuk menutupi seluruh jumlah penggajian ditransfer ke rekening imprest
penggajian, dan transfer tersebut dicatat dalam daftar cek.

7. Voucher jurnal digital dimasukkan ke dalam file voucher jurnal. Sistem secara otomatis
memperbarui buku besar dari voucher jurnal dan file ringkasan distribusi tenaga kerja.

RISIKO SISTEM PENGGAJIAN DAN KONTROL INTERNAL

Seperti disebutkan dalam bab sebelumnya, tujuan pengendalian internal adalah untuk mengurangi
risiko dari kesalahan dan penipuan. Berikut ini adalah risiko utama yang terkait dengan transaksi
sistem penggajian:

• Pencatatan transaksi penggajian di rekening tidak akurat.

• Penyalahgunaan uang tunai melalui penipuan penggajian.

• Akses tidak sah ke catatan penggajian dan data rahasia karyawan

Ingat dari pembahasan sebelumnya bahwa aktivitas pengendalian internal terdiri dari: (1)
pengendalian fisik, dan (2) pengendalian TI. Tujuan pengendalian fisik adalah untuk mengendalikan
tindakan enam kelas kegiatan pengendalian internal: otorisasi transaksi, pemisahan tugas,
pengawasan, catatan akuntansi, kontrol akses, dan verifikasi independen. Kontrol ini terdiri dari
kontrol umum dan kontrol aplikasi. Kontrol umum tidak spesifik untuk siklus atau subsistem tertentu
dan dengan demikian tidak berlaku untuk risiko sistem penggajian secara langsung Kontrol aplikasi
komputer terdiri dari: kontrol input, kontrol pemrosesan, dan kontrol output. Pembahasan berikut
mengkaji dan membandingkan bagaimana teknik pengendalian fisik dan TI diterapkan baik dalam
teknologi dasar maupun sistem teknologi canggih untuk mengurangi risiko yang diidentifikasi di atas.
Tabel 6-1 di akhir bagian memberikan ringkasan materi ini.

Risiko Pencatatan Transaksi Tidak Akurat

Pencatatan yang tidak akurat dapat terjadi dalam berbagai bentuk. Berikut ini menguraikan
beberapa kemungkinan kesalahan sistem penggajian.

• Data waktu dan kehadiran salah dihitung.

• Hutang Upah tidak tercatat atau dicatat pada periode yang salah.

• Pendapatan dan pembayaran tunai karyawan diposting secara tidak akurat ke catatan karyawan
atau diposting ke karyawan yang salah.

• Jumlah daftar penggajian, utang usaha, dan pengeluaran kas salah diposting ke akun buku besar
masing-masing.

Kontrol Fisik

CATATAN AKUNTANSI. Tujuan pengendalian catatan akuntansi adalah untuk memelihara jejak audit
yang memadai untuk menelusuri transaksi dari dokumen sumbernya ke laporan keuangan. Jejak
audit untuk penggajian mencakup dokumen-dokumen berikut:

1. Kartu waktu, tiket pekerjaan, dan voucher pencairan.

2. Informasi jurnal, yang berasal dari ringkasan distribusi tenaga kerja dan daftar penggajian

3. Akun buku besar pembantu, yang berisi catatan karyawan, WIP, dan berbagai akun pengeluaran.

4. Akun buku besar umum: kontrol penggajian, kas, dan akun kliring penggajian (imprest)

Perhatian auditor dalam pemrosesan penggajian adalah bahwa kewajiban gaji dicatat secara akurat
dan lengkap serta dicocokkan dengan periode yang sesuai.

VERIFIKASI INDEPENDEN. Berikut ini adalah contoh kontrol verifikasi independen dalam sistem
penggajian:

1. Waktu dan Kehadiran. Sebelum menyerahkan kartu waktu ke penggajian, supervisor harus
memverifikasi keakuratannya dan menandatanganinya.

2. Hutang. Petugas AP memverifikasi keakuratan daftar penggajian sebelum membuat voucher

pengeluaran yang mentransfer dana ke rekening imprest.

3. Buku Besar. Departemen buku besar memberikan verifikasi keseluruhan proses dengan
merekonsiliasi ringkasan distribusi tenaga kerja dan voucher pencairan gaji.

Kontrol TI

EDIT INPUT DATA, Ingatlah bahwa data transaksi dianggap "kotor" dan mengandung berbagai
kesalahan. Dalam hal pemrosesan penggajian, waktu dan kehadiran dan data tindakan karyawan
mungkin berisi digit yang dialihkan, nomor karyawan yang tidak valid, tingkat pembayaran yang tidak
valid, dan kesalahan administrasi lainnya. Jika tidak terdeteksi sebelum diproses, kesalahan ini akan
merusak file master sistem.

Kontrol input memverifikasi integritas data transaksi yang dimasukkan ke dalam aplikasi. Data
penggajian yang salah dapat merusak akun WIP, catatan karyawan, dan daftar penggajian. Kesalahan
entri data sangat bermasalah di lingkungan tenaga kerja seluler dan/atau terdistribusi di mana
karyawan secara langsung memasukkan data waktu dan kehadiran ke dalam sistem. Pengeditan
termasuk pemeriksaan data yang hilang, pengujian data numerik-abjad, pengujian nilai data yang
tidak valid, dan pemeriksaan digit pada nomor rekening karyawan akan mengurangi risiko kesalahan
entri data oleh pegawai dan karyawan yang berada di lokasi yang jauh.

Kontrol pemrosesan berikut berkaitan dengan logika aplikasi penggajian:

PESAN KESALAHAN. Setiap ketidakcocokan saat memposting kartu waktu atau data tindakan
personel ke catatan karyawan harus menghasilkan pesan kesalahan ke operator komputer.

CADANGAN FILE. Prosedur pencadangan perlu dilakukan untuk mengurangi risiko kehilangan data
karena kerusakan file dan/atau korupsi.

POSTING OTOMATIS KE AKUN. Fungsi pencatatan, yang dalam sistem teknologi dasar lebih
mengandalkan keterlibatan manusia, diotomatisasi dalam sistem teknologi canggih. Dalam
lingkungan manual, pemisahan tugas antara ketepatan waktu, personel, hutang, pengeluaran kas,
dan fungsi buku besar adalah kontrol fisik penting yang dirancang untuk mencegah atau mendeteksi
kesalahan manusia dan penipuan. Dalam sistem teknologi canggih, aplikasi komputer melakukan
tugas-tugas ini. Menghilangkan elemen manusia mengurangi potensi kesalahan dan secara signifikan
meningkatkan efisiensi operasi. Sekali lagi, kami mencatat bahwa manfaat ini bergantung pada
integritas aplikasi, yang merupakan produk dari proses pengembangan sistem yang terkontrol
dengan baik.

Risiko Penyalahgunaan Uang Tunai melalui Penipuan Penggajian

Penipuan penggajian datang dalam dua bentuk umum:

1. Yang pertama adalah karyawan yang tidak ada yang menerima gaji. Penipuan ini melibatkan
seseorang dalam organisasi (penyelia atau di atasnya) menciptakan karyawan hantu, mengirimkan
kartu waktu untuk karyawan tersebut, dan akhirnya menerima gaji. Karyawan phantom mungkin
merupakan fabrikasi lengkap atau sebagai alternatif, mungkin mantan karyawan yang telah
meninggalkan organisasi, tetapi tetap berada di file karyawan.

2. Jenis kedua dari penipuan penggajian melibatkan pembayaran lebih dari seorang karyawan. Hal ini
biasanya dicapai dengan menggelembungkan jam kerja pada kartu waktu dan khususnya masalah di
mana karyawan melaporkan diri dan/atau di mana kontrol pengawasan tidak memadai.

Kontrol berikut mengurangi risiko penipuan penggajian.

Kontrol Fisik

OTORISASI TRANSAKSI. Formulir tindakan personel membantu penggajian menjaga catatan

karyawan tetap terkini. Dokumen ini menjelaskan penambahan, penghapusan, dan perubahan lain
pada file karyawan dan bertindak sebagai kontrol otorisasi penting untuk memastikan bahwa hanya
kartu waktu karyawan saat ini dan yang valid yang diproses.

PEMISAHAN TUGAS. Pemisahan tugas berikut mengurangi risiko berbagai bentuk penipuan
penggajian:

1. Fungsi ketepatan waktu dan fungsi personalia harus dipisahkan. Fungsi personalia menyediakan
fungsi penggajian dengan informasi tingkat pembayaran untuk karyawan per jam yang berwenang.
Biasanya, sebuah organisasi akan menawarkan kisaran tingkat pembayaran yang valid berdasarkan
pengalaman, klasifikasi pekerjaan, senioritas, dan prestasi. Jika departemen ketepatan waktu
produksi memberikan informasi ini, seorang karyawan mungkin dapat mengajukan tarif yang lebih
tinggi dan melakukan penipuan.

2. Untuk tujuan efisiensi operasional, fungsi penggajian melakukan tugas-tugas tertentu yang
bertentangan dengan tujuan pengendalian internal dasar. Secara khusus, fungsi penggajian memiliki
penyimpanan aset (cek gaji karyawan) dan tanggung jawab pencatatan (catatan penggajian
karyawan). Hal ini tampaknya menciptakan peluang bagi seseorang untuk mengatur kewajiban
pembayaran upah palsu kepada dirinya sendiri (atau konspirator), menyetujui pembayaran, dan
menulis cek.

Untuk mencegah kontrol ini dikembalikan ke sistem dengan menugaskan AP tanggung jawab untuk
meninjau pekerjaan yang dilakukan oleh penggajian (daftar penggajian) dan menyetujui
pembayaran. Berdasarkan persetujuan ini, fungsi pengeluaran kas kemudian menulis satu cek untuk
menutupi seluruh penggajian. Cek gaji individu karyawan bukanlah instrumen yang dapat
dinegosiasikan sampai cek gaji disetorkan ke rekening imprest di bank.

3. Penggunaan juru bayar independen untuk mendistribusikan cek (bukan supervisor karyawan)
membantu memverifikasi keberadaan karyawan. Karena penyelia menyerahkan kartu waktu, dia
mungkin berada dalam posisi untuk menciptakan karyawan yang tidak ada jika dia juga diberi
tanggung jawab untuk mendistribusikan cek gaji.

PENGAWASAN. Terkadang, karyawan masuk untuk pekerja lain yang terlambat atau tidak hadir.
Supervisor harus mengamati proses ketepatan waktu dan mencocokkan kartu waktu dengan
kehadiran yang sebenarnya.

KONTROL AKSES. Aset yang terkait dengan sistem penggajian adalah tenaga kerja dan uang tunai.
Keduanya dapat disalahgunakan melalui akses yang tidak tepat ke catatan akuntansi. Seperti yang
telah kita bahas, individu yang tidak jujur dapat salah menggambarkan jumlah jam kerja pada kartu
waktu dan dengan demikian menggelapkan uang tunai. Demikian pula, mempertahankan kontrol
atas akses ke semua jurnal, buku besar, data karyawan, dan dokumen sumber dalam sistem
penggajian adalah penting, seperti halnya di semua sistem pemrosesan transaksi.

Kontrol TI

Dalam lingkungan tenaga kerja yang bergerak dan/atau terdistribusi di mana karyawan melaporkan
sendiri dan secara langsung memasukkan data waktu dan kehadiran ke dalam sistem, organisasi
berisiko dari penipuan penggajian. Kontrol input untuk mengurangi risiko ini meliputi:

1. Batasi pengujian untuk mendeteksi jam kerja berlebihan yang dilaporkan per periode.

2. Pemindai biometrik, kartu gesek, dan PIN mengurangi risiko penipuan penggajian dengan
memastikan bahwa individu yang masuk ke dalam sistem adalah karyawan yang valid.

3. Tes otomatis untuk memvalidasi kartu waktu karyawan terhadap file karyawan yang valid dan
terbaru.

4. Opsi setoran gaji langsung untuk karyawan.

Risiko Akses Tidak Sah ke Catatan Penggajian dan Data Rahasia Karyawan

Informasi penggajian berisiko terhadap akses tidak sah dari orang luar serta karyawan organisasi.
Motif untuk mengakses informasi akuntansi meliputi:

• Tindakan jahat seperti merusak atau menghapus data penggajian.

• Pencurian informasi rahasia karyawan seperti Nomor Jaminan Sosial, tarif gaji, dan data pribadi
lainnya.

• Upaya untuk melakukan penipuan penggajian.

Kontrol TI

SANDI. Kontrol kata sandi harus diterapkan pada komputer departemen untuk mengurangi risiko
akses tidak sah ke file penggajian. Logika sistem harus meminta dan meminta, pengguna untuk
mengubah kata sandi secara berkala. Hanya kata sandi kuat yang terdiri dari delapan atau lebih
karakter alfabet dan numerik yang boleh diterima.

KEAMANAN MULTILEVEL. Bab-bab sebelumnya membahas keamanan bertingkat sebagai sarana

untuk mencapai pemisahan tugas dalam lingkungan pemrosesan data terintegrasi di mana banyak
pengguna secara bersamaan mengakses aplikasi pusat umum. Melalui teknik ini, SDM, hutang,
pengeluaran kas, akuntansi biaya, dan personel buku besar dibatasi aksesnya berdasarkan hak
istimewa yang diberikan kepada mereka.

Mengalihdayakan Fungsi Penggajian

Banyak organisasi mengalihdayakan fungsi penggajian mereka dengan mentransfer semua tugas
pemrosesan penggajian ke penyedia pihak ketiga. Penyedia layanan mengumpulkan data waktu dan
tindakan personel, menghitung gaji, memotong pajak, menyetor dana ke rekening karyawan, dan
menyediakan formulir W-2 pada akhir tahun. Di perusahaan yang terorganisir secara tradisional,
perusahaan klien mengirimkan data waktu karyawan ke penyedia layanan mingguan atau dua
mingguan melalui koneksi web. Sebagai alternatif, karyawan tenaga kerja terdistribusi dapat
mengirimkan data waktu dan kehadiran mereka langsung ke penyedia layanan melalui komputer
laptop atau perangkat genggam. Karyawan juga dapat mengakses akun mereka secara online dan
membuat perubahan pada pemotongan, rekening tabungan medis, dan rencana pensiun.

Untuk mencapai hal ini, penyedia layanan memerlukan akses ke informasi internal yang sensitif
seperti nomor jaminan sosial, formulir pekerjaan (W-4 dan 1-9), dan informasi rekening bank
karyawan. Penyedia layanan juga mengharuskan perusahaan klien untuk membuat rekening bank
dan mengizinkan perusahaan penggajian untuk mengaksesnya. Dana yang disetorkan ke rekening
bank mencakup total gaji, transfer dana ke otoritas pajak negara bagian dan federal, dan biaya
penyedia layanan.

Keuntungan dan Risiko Terkait dengan Outsourcing Penggajian

Keuntungan utama dari outsourcing penggajian adalah penghematan biaya. Dengan mentransfer
fungsi ini ke pihak ketiga, organisasi klien menghindari gaji dan biaya manfaat menjalankan
departemen penggajian internal. Juga, biaya pendidikan lanjutan untuk kios penggajian merupakan
beban keuangan. Departemen penggajian internal harus selalu mengikuti perkembangan masalah
hukum dan teknis yang selalu berubah. Pelatihan semacam itu mengganggu, mahal, dan dapat
dihindari dengan mengalihdayakan fungsi penggajian.

Risiko yang terkait dengan outsourcing tidak sepele. Salah satunya adalah bahwa organisasi luar
akan memiliki akses ke data karyawan yang sangat rahasia dan sumber daya keuangan perusahaan
klien. Risiko lain adalah bahwa penyedia layanan mungkin memiliki kontrol internal yang buruk
dan/atau bertindak tidak kompeten dengan cara yang memungkinkan kesalahan material atau
penipuan. Organisasi klien dapat memilih, tetapi tidak dapat mengalihdayakan tanggung jawabnya
untuk menerapkan pengendalian internal yang memadai.
Sistem Aktiva Tetap Konseptual

Aset tetap adalah properti, pabrik, dan peralatan yang digunakan dalam operasi bisnis. Ini adalah
item yang relatif permanen yang sering secara kolektif mewakili investasi keuangan terbesar oleh
organisasi. Contoh aset tetap termasuk tanah, bangunan, furnitur, mesin, dan kendaraan bermotor.
Sistem aset tetap perusahaan memproses transaksi yang berkaitan dengan akuisisi, pemeliharaan,
dan pelepasan aset tetapnya. Tujuan khusus dari sistem aset tetap adalah untuk:

1. Memproses perolehan aset tetap sesuai kebutuhan dan sesuai dengan persetujuan dan prosedur
formal manajemen.

2. Memelihara catatan akuntansi yang memadai dari akuisisi aset, biaya, deskripsi, dan lokasi fisik
dalam organisasi.

3. Memelihara catatan penyusutan yang akurat untuk aset yang dapat disusutkan sesuai dengan
metode yang dapat diterima.

4. Memberikan informasi kepada manajemen untuk membantu merencanakan investasi aset tetap
di masa depan.

5. Catat dengan benar penghentian dan pelepasan aset tetap.

Sistem aset tetap memiliki beberapa karakteristik yang sama dengan siklus pengeluaran yang
disajikan dalam Bab 5. tetapi dua perbedaan penting membedakan sistem ini. Pertama, siklus
pengeluaran memproses akuisisi rutin bahan baku dan persediaan barang jadi. Sistem aset tetap
memproses transaksi nonrutin untuk kelompok pengguna yang lebih luas dalam organisasi. Manajer
di hampir semua area fungsional organisasi melakukan investasi modal dalam aset tetap, tetapi
transaksi ini terjadi dengan keteraturan yang lebih sedikit daripada akuisisi inventaris. Karena
transaksi aset tetap bersifat unik, transaksi tersebut memerlukan persetujuan manajemen khusus
dan prosedur otorisasi yang eksplisit. Sebaliknya, organisasi sering mengotomatisasi prosedur
otorisasi untuk akuisisi rutin persediaan.

Perbedaan kedua antara sistem ini adalah bahwa organisasi biasanya memperlakukan akuisisi
persediaan sebagai beban periode berjalan, sementara mereka mengkapitalisasi aset tetap yang
menghasilkan manfaat untuk beberapa periode. Karena umur produktif suatu aset tetap melebihi
satu tahun, biaya perolehannya dibagi sepanjang umurnya dan disusutkan sesuai dengan konvensi
akuntansi dan persyaratan undang-undang. Oleh karena itu, sistem akuntansi aset tetap mencakup
alokasi biaya dan prosedur pencocokan yang bukan merupakan bagian dari sistem pengeluaran rutin

LOGIKA SISTEM ASET TETAP

Gambar 6-10 menyajikan logika umum dari sistem aset tetap. Proses ini melibatkan tiga kategori
tugas: akuisisi aset, pemeliharaan aset, dan pelepasan aset.

Akuisisi Aset

Akuisisi aset biasanya dimulai dengan manajer departemen (pengguna) mengenali kebutuhan untuk
mendapatkan aset baru atau mengganti yang sudah ada. Prosedur otorisasi dan persetujuan atas
transaksi akan tergantung pada nilai aset. Manajer departemen biasanya memiliki wewenang untuk
menyetujui pembelian di bawah batas materialitas tertentu. Pengeluaran modal di atas batas akan
memerlukan persetujuan dari tingkat manajemen yang lebih tinggi. Ini mungkin melibatkan analisis
biaya-manfaat formal dan permintaan penawaran resmi dari pemasok
Setelah permintaan disetujui dan pemasok dipilih, tugas akuisisi aset tetap serupa dengan prosedur
siklus pengeluaran yang dijelaskan dalam Bab 5, dengan dua perbedaan yang patut diperhatikan.
Pertama, departemen penerima menyerahkan aset ke dalam penjagaan pengguna/manajer daripada
ke toko pusat atau gudang. Kedua, departemen aset tetap, bukan pengendalian persediaan yang
melakukan fungsi pencatatan.

Pemeliharaan Aset

Pemeliharaan aset melibatkan penyesuaian saldo akun anak perusahaan aset tetap sebagai aset
(tidak termasuk tanah) terdepresiasi dari waktu ke waktu atau dengan penggunaan. Metode
penyusutan yang umum digunakan adalah garis lurus, jumlah angka tahun, saldo menurun ganda,
dan unit produksi. Metode penyusutan dan periode yang digunakan harus mencerminkan, sedekat
mungkin, penurunan utilitas aktual aset bagi perusahaan. Konvensi akuntansi dan aturan Internal
Revenue Service terkadang menentukan metode penyusutan yang akan digunakan. Misalnya, bisnis
harus mendepresiasi gedung perkantoran baru dengan menggunakan metode garis lurus dan
menggunakan jangka waktu minimal 40 tahun. Penyusutan aset tetap yang digunakan untuk
memproduksi produk dibebankan ke overhead pabrik dan kemudian dialokasikan ke WIP. Beban
penyusutan dari aset yang tidak digunakan dalam manufaktur diperlakukan sebagai beban pada
periode berjalan.

Perhitungan depresiasi adalah transaksi yang sistem aset tetap harus dirancang untuk
mengantisipasi secara internal ketika tidak ada peristiwa eksternal (dokumen sumber) yang memicu
tindakan. Catatan penting yang digunakan untuk memulai tugas ini adalah jadwal penyusutan.
Jadwal penyusutan terpisah, seperti yang diilustrasikan pada Gambar 6-11, akan disiapkan oleh
sistem untuk setiap aset tetap dalam buku besar pembantu aset tetap.

Jadwal penyusutan menunjukkan kapan dan berapa banyak penyusutan untuk dicatat. Ini juga
menunjukkan kapan harus berhenti mengambil penyusutan pada aset yang disusutkan sepenuhnya.
Informasi dalam laporan manajemen ini juga berguna untuk merencanakan penghentian dan
penggantian aset.

Pemeliharaan aset juga melibatkan penyesuaian akun aset untuk mencerminkan biaya perbaikan
fisik yang meningkatkan nilai aset atau memperpanjang umur manfaatnya. Peningkatan tersebut,
yang merupakan investasi modal itu sendiri diproses sebagai akuisisi aset baru.

Terakhir, sistem aset tetap harus mendorong akuntabilitas dengan melacak lokasi fisik setiap aset.
Tidak seperti persediaan, yang biasanya dikonsolidasikan di area yang aman, aset tetap
didistribusikan ke seluruh organisasi dan rentan terhadap risiko pencurian dan penyalahgunaan.
Ketika satu departemen mentransfer penyimpanan aset ke departemen lain, informasi tentang
transfer harus dicatat dalam buku besar pembantu aset tetap. Setiap catatan anak perusahaan harus
menunjukkan lokasi aset saat ini. Kemampuan untuk menemukan dan memverifikasi keberadaan
fisik aset tetap merupakan komponen penting dari jejak audit.

Pelepasan Aset

Ketika suatu aset telah mencapai akhir masa manfaatnya atau ketika manajemen memutuskan
untuk melepaskannya. aset tersebut harus dikeluarkan dari buku besar pembantu aset tetap. Bagian
kiri bawah Gambar 6-10 mengilustrasikan proses pelepasan aset. Ini dimulai ketika manajer yang
bertanggung jawab mengeluarkan permintaan untuk membuang aset. Seperti transaksi lainnya,
pelepasan aset memerlukan persetujuan yang tepat. Opsi pelepasan yang terbuka bagi perusahaan
adalah menjual, membuang, menyumbangkan, atau menghentikan aset pada tempatnya. Laporan
pelepasan yang menjelaskan disposisi akhir aset dikirim ke departemen akuntansi aset tetap untuk
mengesahkan penghapusannya dari buku besar.

SISTEM ASET TETAP FISIK

Karena banyak tugas dalam sistem aset tetap memiliki konsep yang mirip dengan sistem pembelian
yang dibahas dalam Bab 5, kami akan fokus pada fitur dan kontrol operasional yang khusus untuk
pemrosesan aset tetap. Gambar 6-12 mengilustrasikan sistem aset tetap dengan pemrosesan waktu
nyata. Bagian atas diagram alir menyajikan prosedur akuisisi aset tetap, bagian tengah menyajikan
prosedur pemeliharaan aset tetap, dan bagian bawah menyajikan prosedur pelepasan aset. Untuk
menyederhanakan diagram alir dan fokus pada fitur-fitur utama sistem, kami telah membahas
langkah-langkah pemrosesan untuk AP dan pengeluaran kas.

Prosedur Akuisisi

Prosesnya dimulai ketika petugas akuntansi aset tetap menerima laporan penerimaan dan voucher
pengeluaran kas. Dokumen-dokumen ini memberikan bukti bahwa perusahaan telah secara fisik
menerima aset dan menunjukkan biayanya. Dari terminal komputer, petugas membuat catatan aset
dalam buku besar pembantu aset tetap. Gambar 6-13 menyajikan kemungkinan struktur record
untuk file ini.

Perhatikan bahwa selain informasi biaya historis, catatan berisi data yang menentukan masa
manfaat aset, nilai sisa (sisa), metode penyusutan yang akan digunakan, dan lokasi aset dalam
organisasi.

istem aset tetap secara otomatis memperbarui akun kontrol aset tetap di buku besar dan
menyiapkan voucher jurnal untuk departemen buku besar sebagai bukti entri. Sistem juga
menghasilkan laporan untuk manajemen akuntansi. Gambar 6-14 mengilustrasikan laporan status
aset tetap yang menunjukkan biaya, akumulasi penyusutan (jika ada), dan nilai sisa untuk setiap aset
tetap perusahaan.

Berdasarkan parameter penyusutan yang terdapat dalam catatan aset tetap, sistem menyiapkan
jadwal penyusutan untuk setiap aset saat perolehannya dicatat. Jadwal disimpan pada disk
komputer untuk memungkinkan perhitungan penyusutan di masa depan.

Pemeliharaan Aset

Sistem aset tetap menggunakan jadwal penyusutan untuk mencatat transaksi penyusutan akhir
periode secara otomatis. Tugas khusus meliputi (1) menghitung penyusutan periode berjalan, (2)
memperbarui akumulasi penyusutan dan nilai buku bidang dalam catatan anak perusahaan, (3)
memposting jumlah total penyusutan ke akun buku besar yang terpengaruh (beban penyusutan dan
akumulasi penyusutan ), dan (4) mencatat transaksi penyusutan dengan menambahkan catatan ke
file voucher jurnal. Akhirnya, laporan penyusutan aset tetap, ditunjukkan pada Gambar 6-15. dikirim
ke departemen aset tetap untuk ditinjau.

Manajer departemen melaporkan perubahan dalam penyimpanan atau status aset ke departemen
aset tetap. Dari terminal komputer, petugas mencatat perubahan tersebut dalam buku besar
pembantu aset tetap.

Prosedur Pembuangan

Laporan pelepasan secara resmi memberi wewenang kepada departemen aset tetap untuk
menghapus dari buku besar aset yang dibuang oleh departemen pengguna. Ketika petugas
menghapus catatan dari buku besar pembantu aset tetap, sistem secara otomatis (1) memposting
entri penyesuaian ke akun tetap dalam buku besar, (2) mencatat kerugian atau keuntungan yang
terkait dengan pelepasan, dan (3) menyiapkan voucher jurnal. Laporan status aset tetap yang berisi
rincian penghapusan dikirim ke departemen aset tetap untuk ditinjau.

RISIKO DAN KONTROL SISTEM ASET TETAP

Karena kesamaan dengan sistem pembelian/pengeluaran tunai yang disajikan dalam Bab 5, sistem
aset tetap memiliki banyak risiko dan masalah pengendalian yang sama, yang telah dibahas
sebelumnya. Distribusi fisik aset tetap di seluruh organisasi, bagaimanapun, membuat mereka lebih
rentan terhadap risiko pencurian dan penyalahgunaan daripada persediaan yang diamankan di
gudang. Masalah pengendalian berikut khusus untuk risiko ini.

Kontrol Otorisasi

Akuisisi aset tetap harus formal dan secara eksplisit disahkan. Setiap transaksi harus dimulai dengan
permintaan tertulis dari pengguna atau departemen. Dalam hal item bernilai tinggi, proses otorisasi
harus mencakup proses persetujuan independen yang mengevaluasi manfaat dari permintaan
tersebut.

Kontrol Pengawasan

Pengawasan manajemen merupakan elemen penting dalam pengamanan fisik aset tetap. Supervisor
harus memastikan bahwa aset tetap digunakan sesuai dengan kebijakan dan praktik bisnis
organisasi. Misalnya, mikrokomputer yang dibeli untuk karyawan perorangan harus diamankan di
lokasi yang tepat dan tidak boleh dipindahkan dari lokasi tanpa persetujuan eksplisit. Kendaraan
perusahaan harus diamankan di kolam motor organisasi pada akhir shift dan tidak boleh dibawa
pulang untuk penggunaan pribadi kecuali diizinkan oleh supervisor yang sesuai.

Kontrol Verifikasi Independen

Secara berkala, auditor internal harus meninjau akuisisi aset dan prosedur persetujuan untuk
menentukan kewajaran faktor yang digunakan dalam keputusan tersebut. Ini termasuk masa
manfaat aset, biaya keuangan awal, penghematan biaya yang diusulkan sebagai akibat dari
perolehan aset, tingkat diskonto yang digunakan, dan metode penganggaran modal yang digunakan
dalam analisis.

Auditor internal harus memverifikasi lokasi, kondisi, dan nilai wajar aset tetap organisasi terhadap
catatan aset tetap dalam buku besar pembantu. Selain itu, biaya penyusutan yang dihitung pada
aset tetap harus ditinjau dan diverifikasi keakuratannya. Penyusutan yang salah perhitungan dapat
mengakibatkan salah saji material dari biaya operasional, pendapatan yang dilaporkan, nilai aset,
dan dapat mengakibatkan pelepasan dini aset yang dapat digunakan.