Kesalahan Pelayanan
Di susun untuk memenuhi tugas
Mata Kuliah Manajemen Pelayanan dan Etika
Dosen Pengampu :
Ibu Hj. Suharmiati, Dra., MM.
Disusun Oleh :
SUCA SENBIE 210110002
SHILVI SUTIONO 210110044
SITI TSALITSA KANIA 210110049
M. AZIZ TSAQIB MULYOKO 210110059
3 KP 21 PA – Program Studi Perbankan Keuangan
FAKULTAS VOKASI
INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA KESATUAN
Jl. Ranggagading No.1 Bogor 16123 Telp (0251) 8381112-8358787
http://www.ibik.ac.id – e-mail : info@ibik.ac.id
KATA PENGANTAR
Puji syukur Kami ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena atas berkat dan
rahmat-Nya telah memberikan kesempatan untuk menyelesaikan makalah ini. Dalam
perencanaan dapat menyelesaikan makalah yang berjudul “Risiko Kesalahan dalam
Pelayanann” tepat waktu.
Makalah “Risiko Kesalahan dalam Pelayanann” disusun guna memenuhi tugas Ibu Hj.
Suharmiati, Dra., MM. pada mata kuliah Manajemen Pelayanan dan Etika di Institut Bisnis
dan Informatika Kesatuan Bogor. Selain itu, Kami juga berharap agar makalah ini dapat
menambah wawasan bagi pembaca.
Kami mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada Ibu Hj. Suharmiati, Dra.,
MM. Karena tugas yang telah diberikan ini dapat menambah pengetahuan dan wawasan
terkait bidang yang Kami tekuni. Kami juga mengucapkan terima kasih pada semua pihak
yang telah membantu proses penyusunan makalah ini.
Kami menyadari makalah ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu, kritik dan
saran yang membangun akan Kami terima demi kesempurnaan makalah ini.
Penyusun
i
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR........................................................................................................................
DAFTAR ISI.....................................................................................................................................
BAB I PENDAHULUAN.................................................................................................................
1.1.Latar Belakang........................................................................................................................
1.3 Tujuan.....................................................................................................................................
BAB II PEMBAHASAN...................................................................................................................
3.1. Kesimpulan.........................................................................................................................
Daftar Pustaka.................................................................................................................................
ii
BAB I
PENDAHULUAN
Setiap tindakan atau kegiatan dapat ditawarkan oleh satu pihak kepada pihak lain,
yang pada dasarnya tidak berwujud dan tidak mengakibatkan kepemilikan apapun.1
Pernyataan tersebut merupakan pemahaman umum dari jasa. Seperti yang kita ketahui,
bahwa jasa adalah salah satu aktivitas ekonomi yang sangat berhubungan dengan
pelayanan. Jasa terbaik yang akan di pilih oleh pelanggan merupakan jasa yang dapat
mengetahui keinginan dan kebutuhan pelanggan, serta dapat memberikan pelayanan yang
dapat memenuhi keinginan dan kebutuhan pelanggan tersebut.
Pelayanan suatu perusahaan kepada setiap pelanggannya tentu sudah melalui berbagai
analisis pasar. Jadi, setiap perusahaan sudah mengetahui apa yang dibutuhkan oleh setiap
pelanggannnya agar pelanggan tersebut mendapatkan kepuasan. Namun, sangat
memungkinkan adanya kesalahan dari setiap pelayanan yang diberikan oleh suatu
perusahaan kepada pelanggan. Kesalahan tersebut dapat berisiko untuk perusahaan seperti
kehilangan kepercayaan pelanggan dan juga mendapat penilaiain yang buruk dari
pelanggan.
1
Kotler, 2005:486
1
1.2....................................................................................................................... Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan Pelayanan dan Risiko?
2. Bagaimana pelayanan yang seharusnya diberikan kepada pelanggan?
3. Apa saja kesalahan yang sering dilakukan saat melayani pelanggan?
4. Apa risiko yang akan didapatkan perusahaan dari kesalahan pelayanan?
5. Bagaimana manajemen risiko yang perlu dilakukan dalam kesalahan pelayanan?
2
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Pelayanan
Berdasarkan pengertian secara umum dan pengertian dari para ahli, dapat kita
simpulkan bahwa pelayanan adalah suatu kegiatan melayani yang sifatnya tidak
terlihat dan hanya dapat dirasakan. Adapun pelayanan ini ditujukan kepada orang lain
dalam hal ini pelanggan untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan pelanggan
tersebut agar mendapat kepuasan tersendiri dari suatu perusahaan ataupun organisasi.
2
Berdasarkan Keputusan Menteri Negara Aparatur Negara No. 63 Tahun 2003
3
B. Pengertian Risiko
Secara umum, pengertian risiko adalah suatu keadaan yang tidak pasti dan
terdapat unsur bahaya, akibat atau konsekuensi yang bisa terjadi akibat proses yang
sedang berlangsung maupun kejadian yang akan datang. Adapun pengertian risiko
menurut para ahli, antara lain
2. Prof Dr. Ir. Soemarno, M.S : Menurut Soemarno pengertian risiko adalah suatu
kondisi yang timbul karena ketidakpastian dengan seluruh konsekuensi tidak
menguntungkan yang mungkin terjadi.
3. Arthur Williams dan Richard, M.H : Menurut Arthur Williams dan Richard, M.
H, pengertian risiko adalah suatu variasi dari hasil-hasil yang dapat terjadi selama
periode tertentu.
5. Hanafi : Menurut hanafi pengertian risiko adalah bahaya, akibat atau konsekuensi
yang dapat terjadi akibat sebuah proses yang sedang berlangsung atau kejadian
yang akan datang.
Berdasarkan pengertian secara umum dan pengertian dari para ahli, dapat kita
simpulkan bahwa risiko adalah suatu kondisi tidak pasti yang timbul karena suatu
proses yang sedang berlangsung atau yang akan berlangsung. Risiko imi dapat
berpengaruh pada pencapaian suatu organisasi.
Pentingnya suatu pelayanan tidak terlepas dari efek yang ditimbulkan dari
kesan atau pelanggan berhubungan langsung dengan suatu perusahaan. Salah satu yang
dapat dinilai oleh pelanggan adalah etiket atau etika dalam memberikan pelayanan yang
ditujukan oleh pemberi pelayanan. Dalam pengertian sempit, etiket atau sering disebut
sebagai etika yang berarti tata cara berhubungan dengan manusia lainnya. Sedangkan
dalam arti luas, etika sering disebut tindakan yang mengatur perilaku atau tingkah laku
manusia dalam bermasyarakat. Tingkah laku ini perlu diatur agar tidak melanggar
4
norma-norma atau kebiasaan yang berlaku di masyarakat. Hal ini disebabkan karena
norma-norma atau kebiasaan masyarakat berbeda. Beberapa hal yang diatur dalam
beretika secara umum, antara lain:
1. Penampilan.
Pada saat berhubungan dengan Pelanggan seringkali sikap dan perilaku kita
diperhatikan oleh Pelanggan, terutama sikap yang menolong dan peduli terhadap
kebutuhan Pelanggan.
3. Cara berpakaian.
Cara kita berpakaian harus serasi antara baju dan celana termasuk menghindari
menggunakan warna yang terkesan berlebihan.
4. Cara berbicara.
Berbicara dengan Pelanggan harus jelas, singkat, dan tidak bertele-tele. Janganlah
berbicara mengenai hal-hal yang bukan pada pokok bermasalahan dan hindari
pembicaraan yang mengejek Pelanggan.
5. Gerak-gerik.
Pada saat melayani Pelanggan, kita harus memperhatikan atau menjaga gerak-gerik
anggota badan karena hal ini akan selalu diperhatikan oleh Pelanggan pada saat kita
memberikan pelayanan. Oleh karena itu kita harus menghindari gerak-gerik yang
dapat membuat curiga Pelanggan kita, misalnya tatapan mata yang sinis.
6. Cara bertanya.
5
Dalam situasi tertentu pelayanan pelanggan yang paling utama adalah
mengetahui apa yang sedang dibutuhkan dan diinginkan oleh pelanggan. Setelah
pelanggan merasa kebutuhan dan keinginannnya terpenuhi, mereka akan merasa
diperlakukan dengan baik oleh pemberi layanan. Akan tetapi pelanggan yang merasa
dilayani dengan baik tidak hanya akan merasa bahwa dia telah diperlakukan dengan
baik, namun dampak baiknya pelanggan juga akan membeli produk atau layanan dari
bisnis yang kita perjualbelikan.
Beretika secara umum adalah salah satu yang perlu diperhatikan oleh pemberi
layanan karena hal tersebut merupakan dasar dari suatu pelayanan. Selain itu, suatu
perusahaan perlu memperhatikan bahwa seluruh bagian pelayanan mengetahui cara-
cara memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan, adapun cara pelayanan terbaik
yang perlu diperhatikan dan dipahami antara lain :
Jadi ketika seseorang memasuki kantor, kita harus segera menyapa dan
memperhatikan kebutuhanya. Namun apabila sibuk mengangkat telepon atau yang
lainnya, maka dari itu kita bisa meminta pelanggan untuk menunggu terlebih dahulu
dengan sopan.
Melakukan kontak mata, tersenyum dan katakan sesuatu seperti, “Halo, bagaimana
saya dapat membantu kamu hari ini?” berhenti disana. Biarkan pelanggan
merespons atau menjawab.
6
5. Tutup interaksi layanan pelanggan dengan tepat
menyelesaikan dan membantu pelanggan dengan secara aktif. Jika mereka siap
melakukan pembelian pada saat ini, mengantar atau mengarahkan pelanggan untuk
bantuan order dan menginformasikan tagihanya dan bagaimana cara
pembayarannya. Jika pelanggan belum siap untuk membeli pada saat ini, langkah
selanjutnya yang disarankan adalah membuat undangan lebih lanjut seperti
pengiriman proposal penawaran layanan seperti surat penawaran.
Pelayanan yang diberikan kepada pelanggan oleh suatu perusahaan bisa saja
tidak sesuai dengan keinginan pelanggan, yang dimana hal itu dapat disebut dengan
kesalahan pelayanan dan tentunya akan beresiko pada suatu perusahaan. Bukan tanpa
sebab kesalahan tersebut terjadi, bisa saja karena apa yang disampaikan oleh pelanggan
kurang dipahami oleh perusahaan atau terjadinya kesalahan komunikasi dan keteledoran
dari pihak perusahaan. Adapun beberapa penyebab dari kesalahan pelayanan yang
sering terjadi, yaitu :
Salah satu nya kesalahan yang umum ditemui pada seorang customer service adalah
kurangnya pengetahuan dan kompetensi dari pekerjaan yang dilakukan. Meskipun
setiap pekerjaan dapat dikerjakan sambil dipelajari, ada baiknya jika seorang
customer service mendapatkan training yang baik terlebih dahulu sebelum
melaksanakan tugasnya. Seorang customer service pun harus bersikap proaktif
terhadap perusahaan apabila merasa kurang mendapatkan training yang memadai,
sehingga dalam menjalani pekerjaan bisa dapat menjadi lebih maksimal lagi
kedepannya.
7
otomatis customer service tersebut telah gagal dalam menjalankan tugasnya. Maka
dari itu pastikan setiap pertanyaan atau keluhan yang diajukan oleh pelanggan,
disikapi dan ditanggapi secara maksimal hingga tuntas. Dengan begitu, konsumen
akan merasa senang dan puas dengan tanggapan yang mereka dapatkan.
Seperti salah satu perusahaan perbankan yang di nobatkan memiliki pelayanan yang
baik, mereka mewajibkan frontliner untuk selalu ramah kepada pelanggan, tidak
hanya Frontliner, bahkan Security menerapkan hal yang sama. Sebaliknya jika
pelanggan berhadapan dengan agent yang tidak ramah akan memberikan kesan yang
buruk terhadap perusahaan. Contoh lain misalnya, tidak memberikan solusi terbaik
atau alternatif untuk pemasalahan konsumen, tidak mendengarkan keluhan dan
kritik konsumen dengan baik, tidak cekatan. Hal ini tentunya akan memberikan citra
buruk suatu perusahaan.
Perusahaan akan sulit memberikan pelayanan yang maksimal jika jumlah traffic
tidak sebanding dengan jumlah agent. Ini membuat pelanggan menunggu antrian
karena agent full menangani pelanggan lain, tentunya juga ini akan berdampak pada
memberikan respon yang lambat kepada pelanggan.
Kerjasama antar agent satu dengan lainnya sangat diperlukan, hal ini untuk
menghindari kesalahan dalam memberikan informasi ataupun menjawab pertanyaan
dari pelanggan
8
Minimnya kerjasama tim dan kurangnya pengetahuan atau kompentensi karyawan
dalam perusahaan juga akan berdampak pada manajemen perusahaan dalam
memenuhi kebutuhan pelanggan. Karena manajemen internal perusahaan
merupakan dasar yang perlu di perhatikan untuk bisa memenuhi apa yang
dibutuhkan pelanggan.
Tahap akhir dari manajemen risiko dalam kesalahan pelayanan adalah dengan
mengevaluasi alternatif yang sudah dipilih dan diterapkan. Pada tahap ini, perusahaan
akan membuat laporan berupa data yang bersifat fundamental dan terknikal dengan
tidak mengesampingkan informasi yang berupa lisan. Tujuan melakukan evaluasi dari
alternatif yang dipilih tersebut adalah agar pelayanan tersebut dapat terus dilakasankan
sesuai dengan yang direncanakan.
10
BAB III
PENUTUP
3.1. Kesimpulan
Pelayanan adalah suatu kegiatan melayani yang sifatnya tidak terlihat dan hanya
dapat dirasakan. Adapun pelayanan ini ditujukan kepada orang lain dalam hal ini
pelanggan untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan pelanggan tersebut agar mendapat
kepuasan tersendiri dari suatu perusahaan ataupun organisasi. Sedangkan risiko sendiri
berarti suatu kondisi tidak pasti yang timbul karena suatu proses yang sedang
berlangsung atau yang akan berlangsung. Risiko ini dapat berpengaruh pada pencapaian
suatu organisasi. Suatu pelayanan memiliki kemungkinan terjadinya kesalahan yang
berisiko terhadap perusahaan, sehingga perusahan memerlukan cara untuk
menyelesaikan atau menghindari risiko tersebut.
Memperhatikan etika dan cara pelayanan yang tepat, tetap saja akan
memungkinkan terjadinya kesalahan dalam pelayanan dan risiko yang akan di hadapi.
Adapun kesalahan yang sering terjadi dalam pelayanan antara lain kurangnya
pemahaman atau kompetensi, tidak melayani secara optimal, tidak memberikan
costumer experience yang baik, kurangnya agent operasional dan minimnya Kerjasama
antar tim. Hal-hal tersebut memunculkan risiko terhadap perusahaan seperti hilangnya
kepercayaan pelanggan, penilaiaan buruk pelanggan terhadap perusahaan, dan juga tidak
teraturnya manajemen perusahaan dalam memenuhi kebutuhan dan keinginan
pelanggan.
11
baru bermunculan dalam pelayanan.
DAFTAR PUSTAKA
Redaksi OCBC NISP. 2021. “Pengertian Manajemen Risiko, Tujuan, Manfaat, &
Jenisnya”. Diakses melalui Pengertian Manajemen Risiko, Tujuan, Manfaat,
& Jenisnya (ocbcnisp.com) pada 16 September 2022.
Subagio, Aris. 2013. "Etika Dalam Memberikan Pelayanan? Wajib.” Diakses melalui
12
https://www.kompasiana.com/justariss/552c4b3f6ea834524c8b4577/etika-
dalam-memberikan-pelayanan-wajib pada 15 September 2022.
13