LAPORAN ON THE JOB TRAINING

Front Office Department

di eL Hotel Kartika Wijaya

Batu

OLEH:
LAZUARDI RAMSYAH ALFARIZI

(194140314111011)

PRODI D4 MANAJEMEN PERHOTELAN

FAKULTAS VOKASI

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

MALANG

2022
 LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN ON THE JOB TRAINING (OJT)

EL HOTEL KARTIKA WIJAYA BATU

Disusun oleh:

Nama : Lazuardi Ramsyah Alfarizi

NIM : 194140314111011
Bidang Keahlian : Manajemen Perhotelan

Laporan ini telah diperiksa dan disahkan oleh:

Malang, 19 Desember 2022

Mengetahui,

Ketua Program Studi

Deasy Chrisnia Natalia. SE., MM.

NIK. 20140577121812001

Ketua Departemen Dosen Pembimbing I

Jamal Dwi Tunggal. Rugeri Fadhalihalim. SE., MM.

NIK. 2016078804301001

ii
 KATA PENGANTAR
Puja dan puji syukur kehadirat Allah SWT atas karunia dan segala rahmat,
taufik serta hidayahnya, sehingga penulis dapat melaksanakan kegiatan On the
Job Training (OJT), di el Hotel Kartika Wijaya Batu mulai tanggal 24 Januari
2022 hingga tanggal 23 November 2022, dan menyelesaikan laporan OJT
dengan baik, Laporan kegiatan On the Job Training (OJT) ini disusun untuk
memenuhi syarat kelulusan mata kuliah magang serta sebagai laporan bahwa
penulis telah melakukan On the Job Training (OJT) sesuai dengan ketentuan
yang telah ditetapkan.
Dalam kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan banyak terimakasih
kepada seluruh pihak yang telah terlibat, baik dalam pelaksanaan maupun
dalam proses penyusunan laporan On the Job Training (OJT). Ucapan
terimakasih penulis tujukan kepada :

1. Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan petunjuk, rahmat serta
hidayah-nya kepada penulis sehingga pelaksanaan OJT dan
penyusunan laporan dapat berjalan dengan lancar.

2. Orangtua dan seluruh keluarga yang selalu mendukung dan

mendoakan.

3. Seluruh teman-teman yang sudah mendukung penulis selama masa

OJT dan turut serta membantu proses penyusunan laporan OJT.

4. Bapak Prof. Dr. Unti Ludigdo, SE., M.Si., AK. selaku Dekan Fakultas
Vokasi Universitas Brawijaya.

5. Ibu Dr. Ulfa Andayani, S.Si., M.Si. selaku Wakil Dekan Bidang
Akademik Fakultas Vokasi Universitas Brawijaya.

6. Ibu Deasy Chrisnia Natalia, SE., MM. selaku Ketua Program Studi
Manajemen Perhotelan Universitas Brawijaya.

7. Bapak Rugeri Fadhalihalim, SE., MM. selaku dosen pembimbing OJT.

8. Bapak F.J Febranta J.S.P selaku General Manager el Hotel Kartika

Wijaya Batu

9. Bapak Achmad Fathoni selaku Cluster Human Resource Manager El

Hotel Kartika Wijaya Batu

10. Bapak Jamal Dwi Tunggal selaku Front Office Supervisor El Hotel
Kartika Wijaya Batu sekaligus pembimbing di tempat OJT

11. Segenap staff dan karyawan el Hotel Kartika Wijaya Batu

12. Seluruh teman-teman OJT seperjuangan

iii
 Dengan segala keterbatasan, penulis menyadari bahwa pelaksanaan
OJT dan penyusunan laporan ini jauh dari kata sempurna. Penulis
menyampaikan permohonan maaf sebesar-besarnya atas segala kekurangan
yang ada. Semoga pelaksanaan serta laporan On the Job Training ini dapat
berguna dan bermanfaat bagi pembaca sebagai bahan peningkatan sekaligus
acuan dalam pelaksanaan On the Job Training selanjutnya.

Kota Batu, 19 Desember 2022

Lazuardi Ramsyah A.

iv
 DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN.........................................................................................................................ii
KATA PENGANTAR................................................................................................................................iii
DAFTAR ISI................................................................................................................................................v
DAFTAR LAMPIRAN..............................................................................................................................vi
BAB I............................................................................................................................................................7
PENDAHULUAN........................................................................................................................................7
1.1 Latar Belakang......................................................................................................................................7
1.2 Tujuan On The Job Training (OJT)....................................................................................................7
1.3 Manfaat On The Job Training (OJT)..................................................................................................7
1.4 Ruang Lingkup Kerja Front Office Department................................................................................8
BAB II..........................................................................................................................................................9
PROFIL PERUSAHAAN............................................................................................................................9
2.1 Profil Perusahaan..................................................................................................................................9
2.2 Fasilitas Hotel......................................................................................................................................19
2.3 Visi dan Misi........................................................................................................................................24
2.3.1 Visi.....................................................................................................................................................24
2.3.2 Misi....................................................................................................................................................24
2.4 Sturktur Organisasi............................................................................................................................25
BAB III.......................................................................................................................................................26
PEMBAHASAN........................................................................................................................................26
3.1 Waktu Pelaksanaan.............................................................................................................................26
3.2 Struktur Organisasi Front Office Department.................................................................................26
3.3 Kegiatan On The Job Training (OJT) di Departemen Front Office...............................................27
3.4 Tantangan dan Hambatan..................................................................................................................27
3.4.1 Tantangan.........................................................................................................................................27
3.4.2 Hambatan..........................................................................................................................................27
BAB IV.......................................................................................................................................................28
PENUTUP..................................................................................................................................................28
4.1 Kesimpulan..........................................................................................................................................28
4.2 Saran....................................................................................................................................................28
LAMPIRAN...............................................................................................................................................29

v
 DAFTAR LAMPIRAN

1. Buku DKM

2. Sertifikat On The Job Training

3. Penilaian On The Job Training

vi
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

1.2 Tujuan On The Job Training (OJT)

Berikut tujuan dari program On the Job Training
1. Mendapatkan ilmu dan wawasan tentang industry perhotelan.
2. Mendapatkan gambaran nyata tentang dunia kerja di industry perhotelan.
3. Meningkatkan kemampuan untuk berkomunikasi dengan tamu/orang asing.
4. Mendapatkan ilmu mengenai cara menemukan solusi untuk segala bentuk keluhan dan
request tamu hotel.

1.3 Manfaat On The Job Training (OJT)

Berikut manfaat dari program On the Job Training
1. Mahasiswa akan lebih siap ketika memasuki dunia kerja
2. Mahasiswa akan lebih mudah beradaptasi dengan lingkup kerja
3. Mahasiswa akan paham tentang Jobdesk dari departemen yang dipilih selama program
On the Job Training.
4. Mahasiswa akan memiliki kemampuan pelayanan berdasarkan kualifikasi sesuai SOP
pada perusahaan.

7
 1.4 Ruang Lingkup Kerja Front Office Department
Front Office Department atau departemen kantor depan adalah departemen yang bertugas
untuk menerima dan menangani para tamu dengan memberikan pelayanan yang ramah dan baik.
Front Office Department merupakan departemen yang terdapat di industri perhotelan dengan
peran yang sangat penting, karena departemen Front Office merupakan “wajah” dari hotel.
Tugas Front Office Department:
1. Welcome greeting sesuai SOP yang telah ditentukan
2. Membuat room available
3. Membuat list report tamu Check out
4. Mengecek form Check out registrasi (balance/ada tambahan biaya)
5. Menerima pelunasan group (membuat estimasi biaya)
6. Meminta invoice kepada Accounting
7. Meminta Guest bill dan Bill per-room kepada Accounting
8. Menelepon tamu pada jam 12:00 (menyampaikan terkait SOP Check out jam 12:00
dan menawarkan untuk Extand)
9. Menghandle Check out semua tamu (balance kan pembayaran/Check out kan pada
sistem)
10. Mengecek reservasi tamu yang akan datang baik dari personal maupun group
11. Menghandle reservasi by WA, Telp Operator dan Walk in Guest
12. Membuat confirmation letter terkait bookingan tamu
13. Menghandle complain para tamu
14. Menghandle reservasi dari marketing baik personal maupun group, dll

Tanggung jawab Front Office Department:

1. Mengecek loog book
2. Mengecek WA dan email
3. Selalu koordinasi dengan dept HK dan F&B terkait layanan F&B dan room
4. Selalu koordinasi dengan marketing terkait bookingan kamar untuk group
5. Selalu koordinasi dengan Accounting terkait pembayaran tamu
6. Menghandle barang bawaan tamu
7. Menghandle tamu showing room, hall, area public hotel
8. Cek kamar vacant atau koordinasi terkait kamar yang sudah ready
9. Mengambil kunci tamu Check out yang tertinggal dikamar

8
 BAB II
PROFIL PERUSAHAAN

2.1 Profil Perusahaan

El Hotel Kartika Wijaya Batu merupakan salah satu hotel bintang 4 yang terletak di
Kota Batu. Hotel ini dikenal sebagai hotel paling bersejarah di Kota Batu sehingga
dijuluki sebagai Kartika Wijaya Heritage Batu. Cikal bakal bangunan el Hotel Kartika
Wijaya Batu ini sudah ada sejak jaman Kolonial Belanda. Awalnya bangunan ini dibangun
pada tahun 1891 untuk dijadikan sebagai tempat peristirahatan bagi pemiliknya yakni
Martyrose Ter Martin Sarkies. Martyrose sendiri merupakan seorang pengusaha
perhotelan yang ternama di jamannya serta memiliki beberapa hotel terkenaln yaitu, Hotel
Raffles di Singapura, Hotel Strand di Birma, Hotel Oranje atau yang sekranag dikenal
sebagai Hotel Majapahit di Surabaya, dan Hotel Niagara di Lawang. Bangunan ini
beberapa kali dialih fungsikan sesuai dengan kondisi negara pada saat itu. Sebelum
dijadikan sebagai hotel seperti pada saat ini, bangunan ini pernah dijual kepada keluarga
Tjoa Tjawn Gie pemilik perusahaan autobus P.O.BOM (Batoe Omsgieving Matskopij)
pada tahun 1931. Sampai pada tanggal 18 November 1986 PT.Kharisma Kartika Indah
mengubah bangunan ini menjadi hotel berbintang dan telah diresmikan oleh Gubernur
Jawa Timur pada saat itu yakni Bapak Wahono.
Sejak beroperasi sebagai hotel, bangunan inti el Hotel Kartika Wijaya Batu ini tidak
pernah dirubah sama sekali. Sehingga nuansa kuno masih sangat kental di hotel ini yang
mana menjadi daya tarik tersendiri bagi tamu hotel. Pada bagian lobby hotel terdapat peta
Jawa yang terbuat dari kaca berbentuk seperti mozaik yang sudah ada semenjak bangunan
ini dibangun, menambah kesan istimewa el Hotel Kartika Wijaya Batu juga menawarkan
fasilitas-fasilitas hotel yang tidak kalah dari hotel lainnya. Seperti kolam renang,
coffeeshop, restaurant, hall, lapangan tenis dan basket, lapangan volley pantai,
playground, dan sebagainya.
El Hotel Kartika Wijaya Batu memiliki 115 kamar dengan memiliki 2 gedung yang
terdiri dari beberapa tipe kamar, diantaranya tipe Moderate room, Superior room, Deluxe
room, Executive room, Cottage, Executive Cottage, Junior suite, Suite dan Presidential
suite. Setiap tipe kamar memiliki kelebihan masing-masing dan memiliki rate harga yang
bervariatif. Saat ini el Hotel Kartika Wijaya Batu juga telah bekerja sama dengan online
travel agent sehingga proses pemesanan kamar dapat dilakukan melalui gadget serta dapat
mempermudah calon tamu hotel yang akan menginap di el Hotel Kartika Wijaya Batu.

9
 Berikut detail tipe kamar yang dimiliki di El Hotel Kartika Wijaya Batu, diantaranya:

1. Moderate/Standart Room

Moderate Twin bed Moderate King bed

Aminities Room Aminities Bathroom

 Luas kamar 21m 2

 43 Kamar
 Terletak di bagian kanan dan kiri lobby
 Memiliki balkon menghadap depan (jalan) / belakang (taman)
 Uk. king bed 160 x 200
 Uk. twin bed 90 x 200
 Fasilitas kamar:
Pendingin ruangan (Air Conditioner), Telepon, Televisi, Slipper, Towel,
Luggage rack, Wardrobe, Setrika dan Hairdryer (sesuai permintaan).

10
2. Superior Room

Superior King bed Superior Twin bed

Aminities Room Aminities Bathroom

 Luas kamar 23m2
 18 Kamar
 Terletak di bagian belakang hotel
 Area parkir kendaraan di depan kamar
 Uk. king bed 180 x 200
 Uk. twin bed 100 x 200
 Fasilitas kamar:
Pendingin ruangan (Air Conditioner), Telepon, Televisi, Slipper, Towel,
Luggage rack, Wardrobe, Hairdryer, Setrika (sesuai permintaan).

11
3. Deluxe Room

Deluxe Twin bed

Aminities Room Aminities Bathroom

 Luas kamar 18m2
 32 Kamar
 Terletak dilantai 1, 2, dan 3 di Gedung II
 Uk. twin bed 100 x 200
 Fasilitas kamar:
Pendingin ruangan (Air Conditioner), Telepon, Televisi, SDB (Safety Deposit
Box), Slipper, Towel, Luggage rack, Wardrobe, Hairdryer, Minibar, Setrika
(sesuai permintaan).

12
4. Executive Room

Executive Room King bed

Aminities Room Aminities Bathroom

 Luas kamar 23m 2

 4 Kamar
 Terletak di kanan dan kiri lobby
 Memiliki balkon menghadap depan (jalan) / belakang (taman)
 Uk. king bed 160 x 200
 Fasilitas kamar:
Pendingin ruangan (Air Conditioner), Telepon, Televisi, Slipper,
Towel, Luggage rack, Wardrobe, Hairdryer, Setrika (sesuai
permintaan).

13
5. Cottage (villa 1 kamar)

Cottage King bed

Aminities Room Aminities Bathroom

 Luas kamar 36m2
 7 Kamar
 Terletak ditengah-tengah antara Gedung I dan Gedung II
 Area parkir kendaraan di depan kamar
 Uk. king bed 160 x 200
 Fasilitas kamar:
Pendingin ruangan (Air Conditioner), Telepon, Televisi, Slipper, Towel,
Hairdryer, Minibar, Setrika (sesuai permintaan).

14
6. Executive Cottage (villa 2 kamar)

Executive Cottage King bed

Amenities Room Amenities Bathroom

 Luas kamar 40m2
 5 Kamar
 Terletak ditengah-tengah antara Gedung I dan Gedung II
 Area parkir kendaraan di depan kamar
 Uk. king bed 180 x 200
 Fasilitas kamar:
Pendingin ruangan (Air Conditioner), Telepon, Televisi, Slipper, Towel,
Hairdryer, Minibar, Setrika (sesuai permintaan).

15
7. Junior Suite

Junior Suite King bed

Amenities Room Amenities Bathroom

 Luas kamar 36m2
 2 Kamar
 Terletak di bagian kanan lobby
 Memiliki teras menghadap ke taman
 Uk. king bed 180 x 200
 Fasilitas kamar:
Pendingin ruangan (Air Conditioner), Telepon, Televisi, Slipper, Towel, Luggage
rack, Wardrobe, Hairdryer, Minibar, Setrika (sesuai permintaan).

16
8. Suite Room

Suite Room Twin bed (set up king)

Aminities Room Aminities Bathroom

 Luas kamar 38m2
 3 Kamar
 Terletak di lantai 3 Gedung II
 Uk. Twin bed 100 x 200
 Fasilitas kamar:
Pendingin ruangan (Air Conditioner), Telepon, 2 Televisi, Slipper, Towel,
Luggage rack, Wardrobe, Hairdryer, Minibar, Bathup, Setrika (sesuai
permintaan).

17
9. Presidential Suite

Presidential Suite Twin bed (set up king)

Amenities Room Living Room

Amenities Bathroom

18
  Luas kamar 45m2
 1 Kamar
 Terletak di lantai 3 Gedung II
 Uk. twin bed 120 x 200
 Fasilitas kamar:
Pendingin ruangan (Air Conditioner), Telepon, 2 Televisi, Slipper,
Towel, Luggage rack, Wardrobe, Hairdryer, Refrigerator, Microwave,
Setrika, 2 Bathroom (1 Bathup).

2.2 Fasilitas Hotel

1. Kolam Renang

eL Hotel Kartika Wijaya Batu memiliki kolam renang outdoor yang terletak
dekat dengan Coffeeshop dan memiliki view Gunung Panderman, kolam renang
tersebut memiliki kedalaman 1,2 Meter untuk dewasa serta kolam renang anak-anak
yang memiliki kedalaman 70 cm.

19
1. Restoran

eL Hotel Kartika Wijaya memiliki restoran yang mempunyai nama

“Majapahit Restaurant”, Restoran ini digunakan sebagai tempat breakfast untuk tamu
personal maupun rombongan. Majapahit Resto memiliki balkon menghadap ke kolam
ikan.

2. Coffeeshop

Selain Majapahit Resto, eL Hotel Kartika Wijaya Batu juga memiliki

Coffeeshop untuk para tamu yang ingin memesan makanan atau minuman dan
bersantai melihat kolam renang serta indahnya Gunung Panderman.

3. Lapangan Tennis dan Basket

eL Hotel Kartika Wijaya Batu memiliki lapangan yang terletak di samping

Hall, lapangan tersebut biasa digunakan untuk tennis dan basket. Selain menyediakan
lapangan, el Hotel Kartika Wijaya juga menyediakan alat-alat olahraga seperti bola
basket, raket tennis, bola tennis, bola voli, dan bola sepak yang bisa dipinjam oleh para
tamu hotel.

20
4. Lapangan Voli Pantai

Selain Lapangan Tennis dan Basket, el Hotel Kartika Wijaya juga memiliki
lapangan voli pantai yang sering digunakan oleh PBVSI Kota Batu.

5. Playground

Outdoor playground Indoor playground

eL Hotel Kartika Wijaya menyediakan tempat bermain untuk anak-anak.

Tersedia 2 playground dengan konsep yang berbeda, playground pertama memiliki
konsep indoor yang berada dekat dengan lorong kamar dan playground kedua
memiliki konsep outdoor yang terletak di samping lapangan voli pantai dengan
menyediakan lebih banyak permainan.

6. Taman

eL Hotel Kartika Wijaya menyediakan taman yang sering digunakan untuk

tempat bermain anak-anak seperti bermain sepak bola, serta digunakan untuk acara
pernikahan dengan konsep outdoor.

21
7. Perpustakaan

Perpustakaan merupakan salah satu fasilitas yang banyak diminati oleh para
tamu hotel, karena mempunyai interior yang megusung konsep zaman dahulu. Selain
itu, perpustakaan eL Hotel Kartika Wijaya menyediakan berbagai buku dengan
berbagai macam Bahasa, seperti Bahasa Belanda, Bahasa Inggris, dan Bahasa
Indonesia.

8. Tempat Pertemuan atau Hall

eL Hotel Kartika Wijaya memiliki 5 tempat pertemuan, tempat pertemuan

utama bernama “Kartika Hall” yang dapat menampung 210 orang (Classroom), 100 –
200 orang (U Shape), 300 – 400 orang (Theater), atau 300 orang (Round Table).

22
 Tempat pertemuan kedua bernama “Singhasari” yang terletak tepat disamping
Kartika Hall dengan memiliki kapasitas 30 – 40 orang (Classroom), 30 orang (U
Shape), 60 (Theater), atau 40 orang (Round Table).

Tempat pertemuan ketiga bernama “Jajago” yang memiliki kapasitas 14

orang (U Shape), terletak tepat disamping “Kartika Hall” dan “Singhasari”.
Tempat pertemuan keempat bernama “Bima” yang memiliki kapasitas 18
orang (Classroom), 15 orang (U Shape), atau 20 orang (Theater). Serta tempat
pertemuan terakhir bernama “Arya” yang memiliki kapasitas 9 orang (Classroom), 9
orang (U Shape), atau 15 orang (Theater), terletak tepat dibawah gedung HKW 2
berdampingan dengan “Bima”.

23
2.3 Visi dan Misi

2.3.1 Visi
“Meningkatkan Occupancy pada sector pariwisata”

2.3.2 Misi
“Meningkatkan serta menunjang dan meberdayakan Sumberdaya Manusia untuk
kunjungan wisatawan khususnya di sector pariwisata”

24
2.4 Sturktur Organisasi

25
 BAB III
PEMBAHASAN

3.1 Waktu Pelaksanaan

3.2 Struktur Organisasi Front Office Department

26
3.3 Kegiatan On The Job Training (OJT) di Departemen Front Office

3.4 Tantangan dan Hambatan

3.4.1 Tantangan

3.4.2 Hambatan

27
 BAB IV
PENUTUP

4.1 Kesimpulan

4.2 Saran

a) Saran bagi eL Hotel Kartika Wijaya Batu

b) Saran bagi Vokasi Universitas Brawijaya

c) Saran bagi Mahasiswa

28
 LAMPIRAN

1. Buku DKM

29
2. Sertifikat On the Job Training

30
3. Penilaian On The Job Training

31