SOP

Panduan Penggunaan Aplikasi E3

SHOPEE – SYSTEM OPERATION

REV3.5
A. Point – point yang perlu diperhatikan di sistem

 Semua Waybill SHOPEE diawali dengan JS + 10 digit angka, contoh JS1111111111,

JS1234567890. Tidak diperbolehkan untuk membuka Waybill 888 untuk Pickup SHOPEE,
dikarenakan SHOPEE hanya mengakui pickup yang tergenerate di Website SHOPEE yang
sudah terintegrasi dengan API J&T, sehingga Waybill JS saja yang dipakai dan tersimpan
di data SHOPEE.

 Terdapat dua Waktu Cutoff Order yang ada di Website SHOPEE, yaitu pada pukul 13.00
dan 18.00 setiap harinya.
 Terdapat dua sesi pickup yang disetujui antara pihak J&T dan SHOPEE yaitu sesi siang
(13.00 – 18.00) dan sesi malam (18.00 – 23.00) batas waktu tersebut dijelaskan menjadi
peraturan waktu pickup untuk SHOPEE, setiap Droppoint wajib menjalankan pickup
sesuai waktu dibawah ini:
a) Jika Seller SHOPEE melakukan order dan order masuk ke sistem E3 sebelum Pk
13.00, maka Sprinter WAJIB melakukan pickup di antara Pk 13.00 – Pk 18.00
(sesi siang) atau Pk 18.00 – Pk 23.00 (sesi malam) di hari tersebut dengan
memperhatikan Waktu Pengambilan Paket (Mulai)
b) Jika Seller SHOPEE melakukan order dan order masuk ke sistem E3 sebelum Pk
18.00, maka Sprinter WAJIB melakukan pickup antara Pk 18.00 - 23.00 (sesi
malam) atau Pk. 13.00 - 18.00 (sesi siang esok harinya) dengan memperhatikan
Waktu Pengambilan Paket (Mulai)
c) Jika Seller SHOPEE melakukan order dan order masuk ke sistem E3 setelah Pk
18.00, Sprinter WAJIB melakukan pickup Pk. 13.00 - 18.00 (sesi siang esok
harinya) atau Pk. 18.00 - 23.00 (sesi malam esok harinya) dengan
memperhatikan Waktu Pengambilan Paket (Mulai)
 Seluruh Droppoint DIWAJIBKAN dapat mengikuti waktu pickup yang telah di tentukan di
sistem dan sudah tercantum pada Menu Jadwal Order Customer , kolom Waktu
Pengambilan Paket (Mulai) dikarenakan pihak seller SHOPEE sudah menentukan waktu
pickup sesuai dengan jadwal yang sudah di tentukan di atas. Jika Waktu Pengambilan
Paket (Mulai) menunjukan Pk 13.00, maka pickup akan termasuk sesi siang. Jika Waktu
Pengambilan Paket (Mulai) menunjukan Pk 18.00, maka pickup akan termasuk sesi
malam.

 Sebelum pickup, Sprinter WAJIB menelepon dan melakukan konfirmasi ke customer

o Apakah customer merupakan seller SHOPEE atau bukan
o Apakah seller SHOPEE benar melakukan request pickup J&T via Website
SHOPEE
o Apakah seller SHOPEE sudah melakukan print Waybill SHOPEE atau belum
 Saat pickup, Sprinter WAJIB mengecek coverage area dari App Sprinter dan menulis TLC
(Three Letter Code) di Waybill yang telah dicetak oleh seller SHOPEE (pada bagian
bawah barcode Waybill tersebut) dengan menggunakan Spidol.
 Dilarang membuka Waybill reguler 888 untuk SHOPEE.
 Sprinter WAJIB melakukan Foto Waybill saat melakukan scan pickup dan meminta seller
SHOPEE untuk menandatangan form bukti serah terima paket yang dipickup sesuai
format yang telah disediakan.
 Setelah Sprinter mengecek informasi – informasi Waybill saat pickup ke seller SHOPEE,
sprinter wajib memilih GOT dan melakukan scan pickup jika pickup berhasil dilakukan
 Jika Sprinter menemukan perbedaan berat / selisih berat antara Berat yang di print
dengan Berat yang ditimbang saat melakukan pickup, sprinter melakukan scan pickup
dengan mengikuti berat aktual yang ditimbang.
 Jika seller SHOPEE tidak mencetak Waybill, Waybill elektrik WAJIB dicetak di Droppoint,
Droppoint wajib melakukan print menggunakan printer thermal (e-Waybill) atau printer
desktop (A4).
 Jika Gagal Pickup, Sprinter wajib mengubah status menjadi Gagal pickup dengan
memilih order SHOPEE di APP Sprinter dan memilih opsi Gagal Pickup, setelah itu
melakukan Scan Paket Bermasalah dengan alasan GAGAL PICKUP.
 Setiap Droppoint harus memiliki Printer Zebra atau Printer Desktop (kertas A4), jika
seller SHOPEE tidak mencetak/print sendiri Waybill SHOPEE, Droppoint harus melakukan
print Waybill menggunakan Menu Jadwal Order Customer.

Waybill JS SHOPEE dicetak (print) dari Menu Jadwal Order Customer > Pilih No Order
seperti contoh

Print Waybill menggunakan Printer Zebra (e-Waybill) atau Printer Desktop (kertas A4)
Contoh Waybill JS untuk SHOPEE

A. Print e-Waybill oleh Pihak Seller SHOPEE (Label SHOPEE)

JKT
Tulis TLC disini
B. Print e-Waybill oleh Pihak Droppoint J&T menggunakan Printer Zebra
C. Print e-Waybill Menggunakan Printer Desktop (A4)

 Waybill JS untuk SHOPEE memiliki jangka waktu aktif 7 hari, yang artinya jika lewat dari
7 hari Waybill tersebut akan hangus/void. Akan tetapi Pickup tetap harus dilakukan pada
saat Hari Order masuk. Jika terdapat Waktu Pengambilan Paket (mulai) yang diminta
untuk pickup lewat dari jam 6 sore, maka di-pickup pada hari selanjutnya, bukan pada
hari order saat masuk ke sistem E3. Tetapi tetap memungkinkan untuk dipickup, setelah
seller SHOPEE menelepon Call Center untuk melakukan Reschedule atau Sprinter
berhubungan secara langsung oleh Seller SHOPEE untuk dipickup di waktu yang
ditentukan bersama.
 Admin WAJIB mengecek Order di Menu Jadwal Order Customer > Sumber Order
“SHOPEE” > pastikan Filter Pencarian Tanggal selalu pada hari H-7 hingga hari H untuk
menghindari miss order.

 <PENTING> Admin Droppoint WAJIB selalu memperhatikan kolom “Waktu Pengambilan

Paket (mulai)” di Menu Jadwal Order Customer. Pastikan Admin hanya menjadwalkan
Sprinter jika ada order yang masuk pada hari itu dan diminta untuk pickup hari itu.

DILARANG menjadwalkan order yang masuk pada hari itu, tetapi diminta pickup pada
keesokan harinya.

Contoh, order masuk tanggal 10 Mei (hari ini), tetapi Waktu Pengambilan Paket adalah
tanggal 11 Mei (besok), maka pickup harus mengikuti waktu pengambilan paket yaitu
11 Mei.

Jika dicari dari hari H-7 (3 Mei) hingga hari H (10 Mei), order akan tetap masuk, tetapi yang
perlu diperhatikan adalah kolom Waktu Pengambilan Paket (mulai) yang menandakan
bahwa paket tersebut di-request untuk di pickup di keesokan harinya (11 Mei)

 Pastikan seluruh STATUS ORDER diakhiri dengan GOT jika paket BERHASIL DIPICKUP dan
PASTIKAN untuk di-GOT setelah paket benar –benar telah dipickup, DILARANG KERAS
untuk melakukan GOT (FAKE GOT) sebelum paket benar – benar serah terima customer
ke sprinter saat pickup.
 Jika seller/merchant SHOPEE datang ke Droppoint untuk melakukan Dropoff, order
SHOPEE yang masuk harus tetap diselesaikan hingga status order terakhir adalah GOT.

 Jika paket tidak jadi/batal pickup, segera Gagal Pickup oleh Sprinter lewat APP Sprinter.

 Seluruh Metode Pembayaran SHOPEE adalah PP_PM

 Sprinter TIDAK MENAGIH ongkos kirim, asuransi dan packing kayu saat melakukan
pickup ke seller/merchant SHOPEE, sehingga dipastikan seller/merchant SHOPEE tidak
ada yang mendapatkan diskon ongkos kirim. Semua transaksi SHOPEE tidak memungut
biaya apapun ke Seller SHOPEE (Cashless Transaction)

 Tidak ada DFOD (CC_CASH) atau COD untuk SHOPEE, sehingga dipastikan sprinter untuk
TIDAK MENAGIH ONGKOS KIRIM saat melakukan delivery.

 Jika Seller menghendaki asuransi tambahan atau biaya tambahan seperti packing kayu,
bubble wrap atau biaya tambahan lainnya. Seller TIDAK PERLU MEMBAYAR biaya
tambahan tersebut saat pickup.

 Admin TIDAK PERLU MELAKUKAN INPUT Waybill SHOPEE karena seluruh data sudah
terintegrasi dengan API Website SHOPEE, admin hanya perlu mengecek apakah scan
pickup dan seluruh data di dokumentasi Waybill sudah benar / lengkap.

 Jika Seller menghendaki asuransi atau biaya tambahan lainnya, Admin Droppoint TETAP
MELAKUKAN INPUT biaya tersebut di Dokumentasi Sistem E3.

 Jika saat pickup, Sprinter mengecek barang yang dipickup termasuk kategori Dangerous
Goods (DG), Sprinter berhak untuk menolak barang yang dipickup sesuai SOP Sprinter
J&T.

 Jika Droppoint menerima pickup/dropoff yang berasal dari seller/merchant SHOPEE,

tetapi order SHOPEE tidak terdapat pada Menu Jadwal Order Customer, sehingga
menyebabkan Waybill JS SHOPEE tidak dapat diprint, maka pickup akan diakui seperti
PICKUP REGULAR dengan diperbolehkan menggunakan Waybill 888 dengan
 pembayaran cash (PP_CASH) langsung oleh seller/merchant. Saat menginput Waybill
888 untuk SHOPEE, DILARANG KERAS menggunakan Klien Pengirim dengan nama
SHOPEE jika kondisi adalah PP CASH dan 888.

 Perlu diperhatikan Admin dilarang untuk berasumsi jika Order SHOPEE tidak ada/tidak
ditemukan, bisa saja filter pencarian yang dilakukan tidak sesuai dengan yang
seharusnya sehingga Order SHOPEE tidak ditemukan.

 Sprinter WAJIB melakukan Foto Paket yang dipegang oleh CUSTOMER PENERIMA
(customer penerima memegang paket) saat berhasil delivery paket SHOPEE dan unggah
ke sistem saat melakukan Scan Tanda Terima.

 Jika customer penerima tidak bersedia untuk difoto, Sprinter WAJIB meminta customer
penerima untuk menandatangani form bukti delivery paket, foto bukti delivery paket
SHOPEE tersebut dan unggah ke sistem saat melakukan Scan Tanda Terima.
B. Flow Pickup SHOPEE pada Sistem J&T

1. Order dari SHOPEE akan masuk ke Droppoint via API, Admin mengecek di Menu Call
Center > Jadwal Order Customer

2. Admin WAJIB mengecek Sumber Order > “SHOPEE” di Menu Jadwal Order Customer.
Pengecekan Order harus dalam range/jangkauan H-7 hingga Hari H (hari ini)

3. Admin memilih order dan PRINT WAYBILL sesuai ORDER yang muncul di Menu JADWAL
ORDER CUSTOMER. No AWB SHOPEE berawalan dengan JSxxxxxxxxxx, contoh:
JS0000000001-JS9999999999
4. Admin menjadwalkan/Assign Sprinter untuk melakukan Pickup ke Seller/Merchant
SHOPEE
Sprinter melakukan Pickup ke Seller/Merchant SHOPEE tanpa membawa Waybill JS,
setelah menelepon seller dan bertanya ke seller apakah sudah mencetak Waybill dari
SHOPEE atau belum (baca flowchart pickup SHOPEE).

Jika Seller sudah mencetak Waybill SHOPEE, Sprinter wajib melakukan beberapa hal saat
pickup :

o Sprinter mengecek Menu Coverage Area di APP SPRINTER untuk mengecek TLC
sesuai alamat yang tertera di Waybill yang dicetak oleh seller SHOPEE

o Sprinter WAJIB menuliskan TLC di bawah Barcode Waybill SHOPEE

Jika Seller belum mencetak Waybill SHOPEE, seller harus menuliskan Nomor Waybill JS di
paket yang ingin dipickup. Sprinter datang ke customer untuk melakukan pickup paket saja
dan kembali ke Droppoint. Sprinter wajib mengecek apakah Waybill yang ditulis customer
sesuai atau tidak dengan yang dicetak oleh admin di Droppoint dengan menggunakan
Printer Zebra.
Jika Pickup BERHASIL, pastikan Sprinter memilih GOT / accept order yang terdapat di APP
SPRINTER seperti SOP Pickup Call Center lainnya. Jika Berhasil, maka order harus di GOT

Berhasil Pickup/ GOT

5. Jika Pickup GAGAL dilakukan, Sprinter dapat langsung mengagalkan Order langsung dari
APP Sprinter > Opsi Gagal Pickup. Dengan menggagalkan pickup, status order akan
berubah dari DISPATCH kembali ke PUSAT_DISPATCH. Sprinter memilih order SHOPEE
yang gagal dipickup dan melakukan scan bermasalah
6. Sprinter menempelkan Waybill yang sudah dicetak dan melakukan Scan Pickup. Sprinter
membawa paket yang sudah lengkap dengan Waybill kembali ke Droppoint untuk dicek
ulang oleh Admin Droppoint. Admin tidak perlu menginput Waybill yang telah di-scan
pickup.
 7. Pencarian Order menggunakan nomor Waybill

Pencarian Nomor Order dapat menggunakan Nomor Waybill pada Menu Call Center, penjelasan
sebagai berikut

A. Menu Jadwal Order Customer

Cara pencarian dapat dilakukan sesuai langkah – langkah dibawah ini:

1. Centang No. Waybill

2. Pilih opsi No. Waybill

3. Isi Nomor Waybill

4. Klik Cari

5. Hasil pencarian akan ditampilkan berdasarkan No. Waybill

 B. Menu Pencarian Order

Cara pencarian dapat dilakukan sesuai langkah – langkah dibawah ini:

1. Centang No. Waybill

2. Pilih opsi No. Waybill

3. Isi Nomor Waybill

4. Klik Cari

5. Hasil pencarian akan ditampilkan berdasarkan No. Waybill

 8. Batal Order

Batal Order digunakan untuk membatalkan Order SHOPEE oleh Droppoint. Sehingga berdampak
AWB JS******** yang di batal order tidak bisa digunakan untuk transaksi lagi.

Cara pencarian dapat dilakukan sesuai langkah – langkah dibawah ini:

1. Pilih Waybill JS********

2. Klik Batal Order

3. Klik Jenis Batal Order

4. Pilih Jenis Batal Order

5. Ketik Alasan Batal Order

6. Klik Simpan -> dan Status Order akan berubah menjadi CANCEL_ORDER
Dengan menandatangani dokumen Standar Operational Procedure (SOP) atas sistem ini,
Setiap agent memahami dan mengerti seluruh isi dan konten dokumen ini.

Regional General Manager General Manager

Tanda Tangan Tanda Tangan