Buku Kerja 1/3

Pengadaan Barang dan Jasa

BUKU KERJA
MENYUSUN SPESIFIKASI TEKNIS
UK 05

Perintah : Jawablah soal-soal di bawah ini

Waktu : 60 (enam puluh) menit
Soal : Essai (Uraian)

1. Spesifikasi yang baik harus sesuai dengan tujuan utama pengadaan, yaitu 5 Tepat dalam
Pengadaan. Sebutkan kelima Tepat tersebut?
 Tepat kualitas
 Tepat kuantitas
 Tepat waktu
 Tepat lokasi
 Tepat harga

2. Dengan melakukan spesifikasi teknis yang tidak jelas atau tidak benar dapat mengakibatkan
beberapa kerugian, sebutkan akibat akibat yang dapat terjadi ?
 Operasi bisa berhenti
 Barang yang dibeli mungkin rusak

3. Dalam menyusun spesifikasi barang/jasa, terdapat 3 (tiga) hal pokok atau Elemen dari Spesifikasi
yang harus diperhatikan, sebutkan ke 3 hal tersebut?
Ruang lingkup

4. Apabila barang/jasa yang diperlukan merupakan paten atau PPK berada dalam posisi tidak ada
pilihan lain, seperti spare part kendaraan roda empat, maka spesifikasi kualitas yang sebaiknya
dipergunakan adalah Merek, sebutkan kelebihan dan kekurang menggunakan merek?
Kelebihan
- Komunikasi dengan vendor menjadi jelas dan tidak multitafsir, karena merek sudah dikenal dan
biasanya sudah diketahui oleh semua vendor
- Barang mudah digunakan dan mudah tersedia di pasaran
- Mutu barang/jasa terjamin
Kelemahan
- Cenderung mahal
- Sulit menciptakan kompetisi diantara vendor
- Vendor pemilik merek mungkin merubah spesifikasi secara mendasar tetapi tetap dengan
merek yang sama

5. Apabila spesifikasi agak sulit dijelaskan dalam deskripsi kata-kata, maka spesifikasi kualitas yang

PROGRAM PENGEMBANGAN EKSEKUTIF

PPM Manajemen
 Buku Kerja 2/2
Pengadaan Barang dan Jasa

paling tepat digunakan adalah Sampel, sebutkan kelebihan dan kekurangan dari sample?
Kelebihan
- Memudahkan vendor untuk memahami kebutuhan dan keinginan pengguna dalam hal
spesifikasi sulit dijelaskan dengan kata kata
- Memudahkan PPK untuk memastikan ketersediaan barang/jasa atas kemampuan penyedia
barang/jasa memenuhi kebutuhan dan keingan pengguna barang/jasa
Kekurangan
- Penerimaan hasil harus mampu memastikan barang yang dikirim vendor sama dengan sample
yang diberikan
- Perbedaan kecil antara barang yang dikirimkan vendor dengan sample mungkin akan sulit
diketahui
- Diperlukan alat ukur atau alat uji yang tidak mudah

6. Apabila Pengelola Pengadaan memiliki kemampuan untuk membuat desain yang lebih baik dan
rinci dari pada penyedia barang/jasa, maka spesifikasi mutu yang tepat digunakan adalah
Spesifikasi Teknis, sebutkan masing masing kelebihan dan kekurangan dari Specifikasi Teknis?
Kelebihan
 Menjelaskan secara rinci dan jelas barang/jasa yang ditentukan
 Pengelola pengadaan dapat menggunakan spesifikasi teknis sebagai landasan untuk
melakukan verifikasi atas barang/jasa yang di pasok
Kekurangan
 Memerlukan tenaga ahli untuk menyusun spesifikasi teknis yang sempurna
 Kesalahan penyusunan spesifikasi teknis akan berdampak signifikan
 Makin rinci dan spesifik dari spesifikasi teknis yang disusun akan berakibat memerlukan
barang yang dihasilkan akan menjadi barang pesanan yang yang spesifik juga, dan
nantinya berdampak pada peningkatan biaya untuk produksi
 Semakin rinci dan spesifik akan semakin sedikit penyedia yang mampu
 Dalam kondisi ternetu, penyedia dapat memenugi spek tekis tetapi belum tentu
memenuhi hasil kerja yang diharapkan pengguna

7. Teknik Peramalan Kebutuhan Barang secara umum ada dua pendekatan, sebutkan dan jelaskan
masing masing dari kedua pendekatan tersebut?
 Kualitatif yaitu peramalan yang menggunakan pendapat dan analisis deskriptif. terdiri
pendekatan delphi dan judgement
 Kuantitatif yaitu peramalan yang berkaitan dengan hitungan matematis, terdiri dari time
series dan sebab akibat

8. Pendekatan peramalan kebutuhan yang melibatkan sekelompok pakar di bidang masing-masing

untuk melakukan prediksi/ramalan atas kebutuhan sesuatu barang, dimana para pakar ini bekerja
secara independen dan tanpa saling tahu antar mereka disebut dengan pendekatan?
Pendekatan Delphi dimana Hasil pendekatan ini sifatnya kualitatif, jadi tidak dapat digunakan
dalam praktek, hanya diperlukan untuk memberikan indikasi peningkatan atau penurunan
kebutuhan suatu barang dimasa yang akan datang.

9. Apabila kebutuhan akan barang/jasa yang sering berubah dan perubahannya sangat cepat
sehingga tidak ditemukan data historis atau data historis tidak mampu mendukung untuk
meramalkan kebutuhan dimasa yang akan datang. Misalnya kebutuhan akan teknologi komunikasi

PROGRAM PENGEMBANGAN EKSEKUTIF

PPM Manajemen
 Buku Kerja 3/2
Pengadaan Barang dan Jasa

yang bertumbuh sangat cepat, pendekatan peramalan kebutuhan yang paling tepat digunakan
adalah?
Pendekatan judgement dimana hasil pendekatan ini sifatnya kualitatif, dimana sumber informasi
yang berharga dalam manajemen resiko karena memiliki kriteria atau keahlian dalam bidang
tertentu yang diperoleh dari pengetahuan dibidangnya.

10. Diperoleh data melalui tabel kebutuhan barang sampai dengan tahun 2021 sebagai berikut?

Hitunglah Kebutuhan barang di tahun 2021 dengan

TAHUN KEBUTUHAN pendekatan Moving Average selama 5 tahun?
2011 142 Rata-rata kebutuhan selama 5 tahun sebesar 161 item
2012 150
2013 160
2014 171
2015 182

PROGRAM PENGEMBANGAN EKSEKUTIF

PPM Manajemen