BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Pada jaman yang modern ini hubungan antar organisasi atau perusahaan sangat
penting. Dalam upaya membina hubungan ini, maka surat memegang peranan yang
penting dibandingkan teknologi komunikasi yang lain terutama bagi sebuah Rumah Sakit.
Sebagai Rumah Sakit yang terus berkembang RSUD Anuntaloko Parigi memiliki begitu
banyak relasi dan rekanan guna memperlancar kegiatan RSUD Anuntaloko Parigi.
Sehingga surat merupakan alat komunikasi yang penting karena surat sebagai alat bukti
tertulis yang tidak mungkin tergantikan oleh media komunikasi manapun. Untuk itu
diperlukan Pedoman Umum Tata Naskah di RSUD Anuntaloko Parigi sebagai acuan
dalam melaksanakan tata naskah di lingkungan RSUD Anuntaloko Parigi.

B. MAKSUD DAN TUJUAN

1. Maksud
Pedoman Umum Tata Naskah di Lingkungan RSUD Anuntaloko Parigi dimaksudkan
sebagai acuan pengelolaan dan pembuatan naskah dinas di lingkungan RSUD
Anuntaloko Parigi
2. Tujuan
• Tujuan Umum :
Pedoman Umum Tata Naskah di Lingkungan RSUD Anuntaloko Parigi bertujuan
menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang berhasil guna dan berdaya guna
dalam penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi di RSUD Anuntaloko Parigi
• Tujuan khusus :
• Sebagai petunjuk setiap pejabat dan petugas dalam surat menyurat.
• Sebagai dokumen dan bukti tertulis yang otentik
• Menjelaskan batasan dan tata cara surat menyurat
• Surat ke lingkungan eksternal dapat terevaluasi dengan baik
• Tercipta keseragaman format surat

C. SASARAN

• Tercapainya kesamaan pengertian, bahasa, dan penafsiran dalampenyelenggaraan

tata naskah di RSUD Anuntaloko Parigi;
• Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dengan unsur lainnya dalam
lingkup administrasi umum;
• Tercapainya kemudahan dalam pengendalian komunikasi tulis;

1
 • Tercapainya penyelenggaraan tata naskah di RSUD Anuntaloko Parigi yang efisien
dan efektif;

E. ASAS

• Asas Daya Guna dan Hasil Guna

Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara berdaya guna dan berhasil
guna dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi
informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang lugas, baik, dan benar.
• Asas Pembakuan

Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan.

• Asas Pertanggungjawaban

Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format,
prosedur, kearsipan, kewenangan, dan keabsahan.
• Asas Keterkaitan

Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas terkait dengan kegiatan administrasi

umum dan unsur administrasi umum lainnya.
• Asas Kecepatan dan Ketepatan

Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi satuan kerja atau satuan organisasi,
tata naskah dinas harus dapat diselesaikan tepat waktu dan tepat sasaran, antara lain
dilihat dari kejelasan redaksional, kemudahan prosedural, kecepatan penyampaian,
dan distribusi.
• Asas Keamanan

Tata naskah dinas harus aman secara fisik dan substansi (isi) mulai dari penyusunan,
klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan, dan distribusi.
Demi terwujudnya tata naskah dinas yang berdaya guna dan berhasil guna, pengaman
naskah dan aspek legalitasnya perlu dilihat sebagai penentu yang paling penting

F. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup Pedoman Umum Tata Naskah Dinas meliputi berbagai kegiatan yang
mencakup pengaturan tentang jenis, bentuk, dan penyusunan naskah dinas, serta
kelengkapan naskah dinas yang meliputi penggunaan logo, cap dinas, dan amplop serta
kewenangan pendatangan naskah dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan
benar, perubahan, pencabutan, pembatalan surat keputusan, dan ralat

2
Untuk mencapai kesamaan pengertian, bahasa, dan penafsiran dalam tata naskah dinas,
perlu ditetapkan format naskah yang menampung bentuk redaksional dan tata letak serta
faktor penunjang lainnya, termasuk penggunaan media dan sampul.

Tata Penulisan Surat/Dokumen sebagai berikut :

• Bentuk naskah dinas yang digunakan adalah bentuk setengah lurus (semi block
style).

• Bentuk tulisan ARIAL.

• Ukuran huruf untuk surat keterangan dan lain lain secara umum judul 12 dan
isinya 11 spasi 1,5.

• untuk SK. judul 12, tulisan 11 spasi 1 kertas HVS

• Untuk Pedoman , Panduan, SPO dan lainnya Judul 12 tebal, tulisan 11 spasi 1
untuk SPO. dan spasi 2 untuk pedoman/panduan.Judul Cover Depan pedoman 14
tebal, perbab Judul 12 Tebal kertas A4

• Untuk ukuran margin (Top 2,5, Bottom 2, left 2.5, Right 2 )

• model cover pedoman dan panduan di lampiran

• Penulisan alamat tujuan pada sampul dan/atau pada kepala surat/dokumen yang
ditujukan kepada nama jabatan tidak menggunakan kata Saudara atau Bapak,
kecuali untuk panggilan direksi RSUD Anuntaloko Parigi
• Penulisan alamat tujuan pada sampul dan/atau pada kepala surat/dokumen yang
ditujukan kepada nama seorang pejabat dapat menggunakan sapaan Bapak, Ibu,
atau Saudara.
• Sapaan Saudara atau Bapak digunakan sebagai sebutan/panggilan dalam batang
tubuh surat/dokumen, sesuai dengan derajat kepangkatan/jabatan para
pejabat/pegawai yang bersangkutan. Jika pihak yang dituju mempunyai pangkat
dan jabatan yang sama digunakan kata Saudara, dan jika mempunyai pangkat
dan jabatan yang lebih tinggi digunakan kata Bapak.

G. PENGERTIAN UMUM
1. Naskah Dinas adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan
yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan RSUD Anuntaloko
Parigi.
2. Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan informasi tertulis (naskah) yang
mencakup pengaturan jenis, format, pehyiapan, pengamanan, pengabsahan,
distribusi dan penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi
kedinasan.

3
3. Administrasi Umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata
naskah dinas (tata persuratan, distribusi, formulir, dan media), penamaan
lembaga, singkatan, kearsipan, dan tata ruang perkantoran.
4. Format adalah bentuk dan ukuran naskah yang menggambarkan susunan
redaksional, termasuk tata letak dan penggunaan lambang, logo, dan cap dinas.
5. Kode Klasifikasi Naskah adalah tanda pengenal isi naskah berdasarkan system
Tata Kearsipan Dinamis RSUD Anuntaloko Parigi
6. Komunikasi Intern adalah tata hubungan dalam penyampaian informasi
kedinasan yang dilakukan antar unitkerja dalam organisasi, secara vertikal dan
horisontal.
7. Komunikasi Ekstern adalah tata hubungan dalam penyampaian informasi
kedinasan yang dilakukan oleh instansi dengan pihak lain di luar lingkungan
instansi yang bersangkutan.
8. Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas adalah hak dan kekuasaan yang
ada pada seorang pejabat untuk menandatangani naskah sesuai dengan tugas
dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.
9. Lampiran adalah bahan keterangan yang disertakan pada surat asli sebagai
bukti, penguat tambahan terhadap apa yang dinyatakan di dalam surat.
10. Logo adalah gambar/huruf sebagai identitas RSUD Anuntaloko Parigi
11. Tembusan/tindasan/penggandaan surat adalah hasil penggandaan dari suatu
naskah dinas yang jumlahnya sesuai dengan jumlah pejabat atau satuan organisasi
yang dipandang perlu untuk mengetahui isi surat dan disebut dalam naskah asli itu
sebagai penerima tembusan.
12. Verbal konsep surat adalah rancangan surat yang ditulis dalam bentuk verbal
oleh staf atau pejabat yang terkait dengan substansi isi surat yang kemudian
diperiksa dan disetujui oleh pejabat yang akan menetapkan dan berwenang
menandatangani surat tersebut

4
 BAB II
TATA NASKAH DINAS

A. Jenis Naskah Dinas

RSUD Anuntaloko Parigi membedakan jenis naskah dinas menjadi dua, yaitu
sebagai berikut.
• Naskah dinas yang berbentuk peraturan;
• Naskah dinas bukan berbentuk peraturan.

• Naskah Dinas Berbentuk Peraturan

Naskah Dinas yang berbentuk peraturan adalah semua informasi tertulis yang
dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan RSUD Anuntaloko Parigi
sesuai dengan ketentuan peraturan perusahaan dan peraturan perundang-undangan
yang berlaku.
• Keputusan
Keputusan adalah naskah dinas yang bersifat penetapan, dan memuat kebijakan
pokok unit atau kebijakan pelaksanaan yang merupakan penjabaran dari
peraturan perusahaan dan peraturan perundang-undangan, yaitu kebijakan dalam
rangka penyelenggaraan pelayananan kesehatan yang bermutu dan profesional,
misalnya :
• penetapan struktur organisasi dan tata kerja Unit Pelaksana;
• penetapan pedoman organisasi dan pedoman pelayanan;
• program kerja dan anggaran;
• pendelegasian kewenangan yang bersifat tetap.
• Pedoman
Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan umum yang dijabarkan ke
dalam petunjuk operasional/teknis dan dibuat dalam rangka menindaklanjuti
kebijakan yang lebih tinggi. Kewenangan penetapan penandatanganan pejabat
dilakukan oleh Direktur Rumah Sakit
• Panduan
Petunjuk adalah naskah dinas yang merupakan tuntunan/petunjuk
operasional/administrasi/teknis tentang tata cara pelaksanaan kegiatan.
Kewenangan dan penetapan penandatanganan petunjuk dilakukan oleh pejabat
yang berwenang, dalam hal tertentu kewenangan tersebut dapat dilimpahkan
kepada pejabat pimpinan unit pelaksana.

5
 • Surat Edaran Direktur
Surat Edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal
tertentu, bisa berupa perintah, petunjuk, atau penjelasan yang dianggap penting
dan mendesak.
• Standar Prosedur Operasional
Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah naskah dinas yang memuat
serangkaian petunjuk pimpinan RSUD Anuntaloko Parigi tentang cara serta urutan
suatu kegiatan operasional atau administratif tertentu yang harus diikuti oleh
individu pejabat atau unit organisasi tertentu.
• Perjanjian
Surat perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang
suatu objek yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk
melaksanakan suatu tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati
bersama.
Lingkup perjanjian, antara lain, meliputi hal-hal berikut.
• Perjanjian Pernyataan Kehendak Bersama (Letter of Intent) Dalam
melaksanakan kerja sama dimungkinkan adanya penyusunan pernyataan
kehendak (Letter Of Intent).Pernyataan kehendak tersebut dimaksudkan
sebagai langkah awal dalam upaya saling menjajaki peluang yang ada dalam
upaya pencapaian tujuan yang dikehendaki kedua belah pihak. Pernyataan
kehendak tersebut belum mempunyai keterikatan hukum apa pun dari
kedua belah pihak
• Perjanjian Kesepakatan (Memorandum of Understanding) Keterikatan
hukum baru terjadi setelah perjanjian kerja sama dalam MoU
(Memorandum of Understanding) ditandatangani oleh kedua belah pihak.

• Naskah Dinas Bukan Berbentuk Peraturan

• Surat Dinas
Surat Dinas adalah segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan
tugas dan kegiatan dinas, yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan,
pernyataan pendapat kepada instansi lain dan/atau kepada individu.
• Nota Dinas
Nota dinas/memorandum adalah bentuk naskah dinas intern yang dibuat oleh
seorang pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan
pemberitahuan,

6
 pernyataan atau permintaan kepada direktur. Nota dinas berupa catatan ringkas
yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang dan dapat langsung dijawab
dengan disposisi oleh pejabat yang dituju.

• Surat Tugas
Surat tugas adalah naskah dinas yang dibuat oleh atasan kepada bawahan dan
memuat perintah yang harus dilakukan.
• Laporan
Laporan adalah naskah dinas yang berisi informasi mengenai pertanggung
jawaban seorang pejabat atau pegawai kepada atasannya sehubungan dengan
pelaksanaan tugas yang diberikan/dipercayakan kepadanya. Laporan dibuat dan
ditandatangani oleh pejabat atau pegawai yang diserahi tugas.
• Surat Pengantar
Surat pengantar adalah naskah dinas yang berisikan penjelasan singkat atau
informasi mengenai suatu pengiriman yang digunakan untuk mengantar/
menyampaikan barang atau naskah.
• Lembar Disposisi
Lembar Disposisis adalah alat komunikasi tertulis yang ditujukan kepada bawahan
yang berisi informasi atau perintah.
• Surat Undangan
Surat undangan adalah surat dinas yang memuat undangan
kepadapejabat/pegawai pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara
kedinasan tertentu, misalnya rapat, upacara, kedinasan, pertemuan, dan
sebagainya.
• Surat Kuasa
Surat kuasa adalah surat pernyataan pelimpahan wewenang dari pimpinan
kepada pejabat/pegawai bawahannya atau orang lain guna bertindak dan atas
namanya melakukan suatu perbuatan hokum mengenai hak dan wewenang yang
tersebut di dalamnya.
• Internal Memo
Internal Memo adalah bentuk naskah intern yang dibuat oleh seorang
pejabat/pegawai dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan pemberitahuan,
pernyataan atau permintaan pejabat lain. Internal memo memuat hal yang bersifat
rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang dan
dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju.

7
• Surat Keterangan
Surat keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi mengenai hal
atau seseorang untuk kepentingan kedinasan.
• Berita Acara Serah Terima
Berita acara serah terima adalah uraian mengenai penyerahan pelaksanaan suatu
kegiatan yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi.

• Berita Acara Pemeriksaan

Berita acara pemeriksaan adalah proses pelaksanaan pemeriksaan terhadap
suatu kejadian/kasus yang harus ditandatangani oleh para pihak.
• Surat izin
Surat izin adalah surat yang berisi informasi tentang pemberian izin kepada
seseorang untuk melakukan sesuatu atau tidak melakukan sesuatu.
• Pemberitahuan
Pemberitahuan adalah surat yang isinya mengenai masalah khusus yang
ditujukan kepada alamat tertentu dengan maksud agar yang bersangkutan
memberikan perhatian khusus kepada masalah tersebut.
• Surat Peringatan
Surat peringatan adalah surat pemberitahuan yang sifatnya mengingatkan bahwa
telah terjadi kealpaan, kelalaian, kekeliruan atau sesuatu yang berlawanan dengan
peraturan perundang-undangan yang berlaku, dan dimaksudkan agar yang
bersangkutan segera memperbaiki dirinya.
• Notulen Rapat
Notulen rapat adalah laporan mengenai jalannya suatu rapat yang disusun secara
sistematis dan dipertanggungjawabkan oleh si pembuat dan/atau yang menghadiri
rapat tersebut sehingga mengikat sebagai dokumen resmi dari peristiwa yang
disebut di dalamnya.
• Daftar Hadir
Daftar Hadir adalah Naskah yang dipergunakan untuk mencatat dan mengetahui
kehadiran seseorang.
• Sertifikat Pelatihan
Sertifikat Pelatihan adalah surat tanda bukti seseorang telah mengikuti kegiatan.

8
B. Bentuk
• Naskah Dinas Berbentuk Peraturan Perundang-undangan (Produk Hukum).
• Keputusan
Bentuk dan susunan naskah dinas keputusan adalah sebagai berikut.
• Kepala
• Kop naskah dinas keputusan terdiri atas Logo dan alamat RSUD Anuntaloko
Parigi dengan ukuran standar (tidak boleh dirubah).
• Judul Diberi judul KEPUTUSAN DIREKTUR RSUD Anuntaloko Parigi, ditulis
simetris di tengah margin dengan huruf kapital
• Nomor keputusan ditulis dengan huruf capital sesuai dengan nomor
keputusan di RSUD Anuntaloko Parigi
001/800/RSUD

Nama RS
No Keputusan ( Kode )
Nomor urut penerbitan surat

• Kata penghubung tentang ditulis dengan huruf kapital dilanjutkan tentang

hal yang diputuskan, ditulis dengan huruf kapital..
• Nama jabatan yang menetapkan (DIREKTUR RSUD Anuntaloko Parigi)
ditulis simetris di bawah kata tentang dengan huruf capital.
• Pembukaan
• Konsiderans
• Konsiderans Menimbang, memuat uraian singkat tentang pokok-pokok
pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan keputusan.
Huruf awal kata menimbang ditulis dengan huruf kapital diakhiri dengan
tanda baca titik dua ( : ) dan diletakkan di bagian kiri. Menggunakan
urutan huruf :
• Alasan dibuat keputusan, diakhiri dengan tanda baca titik koma ( ; )
• Bahwa sehubungan dengan hal tersebut di atas perlu ditetapkan
……… diakhiri dengan tanda baca titik ( . ).
• Konsiderans Mengingat, memuat dasar kewenangan dan peraturan
perundang-undangan yang memerintahkan pembuatan keputusan tersebut. Peraturan
perundang-undangan yang menjadi dasar hukum adalah peraturan yang tingkatannya
sederajat atau lebih tinggi. Huruf awal kata mengingat ditulis dengan huruf kapital diakhiri
dengan tanda baca titik dua ( :), diletakkan di bagian kiri tegak lurus dengan kata menimbang.
Urutan regulasi sebagai berikut : UUD 1945 – Ketetapan MPR - UU – Peraturan Pemerintah –
Keputusan Presiden – Peraturan Menteri – Keputusan
9
 Menteri - Instruksi Menteri – Peraturan Daerah Propinsi - Peraturan
Daerah Kabupaten/Kota – Keputusan Direktur RSUD Anuntaloko Parigi.
Disusun berdasarkan urutan tahun terbit tertua dan urutan nomor terkecil,
tidak boleh disingkat. Menggunakan urutan angka :
• Kalimat terakhir diakhiri dengan tanda baca titik koma ( ; )
• Nomor terakhir diakhiri dengan tanda baca titik ( . ) .

• Diktum :
• Diktum Memutuskan ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan huruf
kapital, diletakkan di tengah margin.baca titik dua serta diletakkan di
tengah margin.
• Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata memutuskan
disejajarkan ke bawah dengan kata menimbang dan mengingat, huruf
awal kata menetapkan ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan
tanda baca titik dua ( : ). Nama keputusan sesuai dengan judul, tanpa
nomor keputusan, seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri
dengan tanda baca titik (. ).Pedoman Umum Tata Naskah Dinas RSUD
Anuntaloko Parigi

• Batang Tubuh
• Batang tubuh memuat semua substansi keputusan yang dirumuskan dalam
diktum-diktum, misalnya :
KESATU : Memberlakukan materi yang diputuskan.
KEDUA : Materi keputusan dapat dibuat sebagai lampiran keputusan, dan
pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang
menetapkan keputusan
KETIGA : Materi keputusan sebagai acuan unit kerja terkait.
KEEMPAT: Anggaran yang timbul dari kegiatan sebagaimana dalam dictum
kesatu dibebankan pada anggaran operasional RSUD Anuntaloko
Parigi.
KELIMA : Memerintahkan kepada Sekretaris Eksekutif untuk
mensosialisasikan ke
Unit Kerja RSUD Anuntaloko Parigi
KEENAM : Mencabut keputusan lama, dicantumkan nomor keputusan dan
judul
keputusan ( jika ada ).
KETUJUH : Pemberlakuan SK dan perbaikan apabila ada kekeliruan

10
• Kaki
Kaki keputusan merupakan bagian akhir substansi keputusan yang
memuat penanda tangan penetapan keputusan yang terdiri atas tempat
dan tanggal penetapan, nama RSUD Anuntaloko Parigi, nama jabatan,
tanda tangan pejabat, dan nama lengkap pejabat yang menandatangani.

• Penandatanganan
Keputusan Direktur ditandatangani oleh Direktur RSUD Anuntaloko Parigi
dan keabsahan salinan dilakukan oleh Sekretaris / Bagian umum
• Lampiran Keputusan
Halaman pertama harus dicantumkan judul dan nomor keputusan di pojok
kiri atas, ditulis dengan huruf kapital, tanpa kop surat.
Judul Keputusan ditulis ditengah margin dengan huruf
capital Isi Keputusan
Halaman terakhir lampiran harus ditanda tangani oleh Direktur RSUD Anuntaloko
Parigi (sama dengan kaki keputusan)

PEMERINTAH KABUPATEN PARIGI

MOUT RUMAH SAKIT UMUM DAERAH
ANUNTAL
Jl. Sis Al Jufri Nomor 214 Telp. /Faxs.
(0450) 21032

KEPUTUSAN
DIREKTUR RSUD ANUNTALOKO PARIGI
NOMOR…………………
TENTANG
MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
DIREKTUR RSUD ANUNTALOKO PARIGI
Menimbang : a. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm;
b. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.
Mengingat : 1. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm;
2. Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm;
3. dst.
MEMUTUSKAN
Menetapkan :
KESATU : MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM.
KEDUA : mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm..

Ditetapkan di…………...
Pada tanggal ……………

11
 • Pedoman
Bentuk dan susunan Pedoman adalah sebagai berikut :
• Kepala
• Kop pedoman terdiri atas lampiran, nomor, dan tanggal penetapan yang ditulis
dengan huruf kapital dan dicantumkan di sebelah kanan atas.
• Tulisan pedoman dicantumkan di tengah atas, ditulis dengan huruf kapital.
• Kata tentang dicantumkan di bawah kata pedoman dan ditulis dengan huruf kapital.
• Rumusan judul (kepala) pedoman ditulis dengan huruf capital simetris di bawah
kata
tentang.
• Batang tubuh
• Pendahuluan ditulis dengan huruf kapital berisi latar belakang/dasar
pemikiran/maksud dan tujuan/ruanglingkup dan dasar pembuatan pedoman.
• Materi pedoman
• Penutup terdiri atas hal yang harus diperhatikan, penjabaran lebih lanjut, dan
alamat pembuat pedoman yang ditujukan kepada para pembaca/pengguna atau
mereka yang akan menyampaikan saran penyempurnaan.
• Kaki
Kaki pedoman memuat
• nama kota tempat ditetapkan dan ditandatangani;
• nama jabatan pejabat yang menandatangani ditulis dengan huruf awal kapital
dan diakhiri dengan tanda baca koma;
• tanda tangan;
• nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital.

Bentuk dan susunan Pedoman adalah sebagai berikut :

• Cover
• Judul ditulis dengan huruf capital simetris ditengah margin
• Dibawah judul diberikan gambar gedung lama dan Baru

• Dibawah gambar gedung secara simetris ditengah dicantumkan logo

RSUD Anuntaloko Parigi, Alamat, Tahun pembuatan
• SK Pemberlakuan Buku Pedoman (format mengacu Keputusan)
• Kata Pengantar
• Sambutan Direktur
• Tim Penyusun
• Daftar Isi

12
 • Isi Pedoman terdiri
dari : BAB I
PENDAHULUAN
• Latar Belakang
• Tujuan Pedoman
• Ruang Lingkup Pelayanan
• Batasan Operasional
• Landasan Hukum
BAB II STANDAR KETENAGAAN
• KUALIFIKASI SDM
• Nama Jabatan
• Unit Kerja
• Ikhtisar Jabatan
• Uraian Tugas
• Tanggung Jawab
• Wewenang
• Syarat Jabatan
• KEBUTUHAN & DISTRIBUSI KETENAGAAN
• PENGATURAN
JAGA BAB III STANDAR
FASILITAS
• DENAH RUANGAN
• STANDAR FASILITAS
BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN
Tata Laksana Pelayanan berisi:
• Rincian pasien dari pasien masukke RS (melalui UGD/poli), pendaftaran, dst..
• Jenis Pelayanan, termasuk jika berlaku/tidak berlaku 24 jam
• Informed Consent

• Pemeriksaan by
appointment BAB V LOGISTIK
Logistik terdiri dari BHP, ATK, Linen
Dijelaskan masing-masing mengenai alur, perencanaan, permintaan,
penyimpanan BAB VI KESELAMAT PASIEN
BAB VII KESELAMATAN KERJA
• PENGERTIAN
• TUJUAN

13
 • KLASIFIKASI
Dibagi
menurut :
• Jenis Kecelakaan
• Agen Penyebab
• Jenis Cidera
• Lokasi bagian tubuh yang terluka
• Pencegahan kecelakaan kerja
• Design ruangan
• Pengoperasian dan Pengendalian
• Pencegahan Kesalaahan Manusia
• Pemeliharaan dan Monitoring
• Pengawasan
BAB VIII PENGENDALIAN
MUTU BAB IX PENUTUP

• SPO
Penjelasan :
Penulisan SPO yang harus tetap didalam tabel/kotak adalah : nama rumah sakit dan
logo, judul SPO, nomor dokumen, tanggal terbit dan tandatangan Direktur, sedangkan
untuk pengertian, tujuan, kebijakan, prosedur/ langkah- langkah, dan unit terkait boleh
tidak diberi kotak/ tabel.
a. Petujuk Pengisian SPO
a. Logo yang dipakai adalah logo Pemerintah kabupaten/kota, nama organisasi adalah
nama rumah sakit, atau logo dan nama dari Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama
b. Kotak Heading : masing-masing kotak (Rumah sakit, judul SPO, No. dokumen,
No.revisi, Halaman, SPO, tanggal berlaku, ditetapkan Direktur ) diisi sebagai berikut :
 Heading dan kotaknya dicetak pada setiap halaman. Pada halaman pertama
kotak heading harus lengkap, untuk halaman-halaman berikutnya kotak heading
dapat hanya memuat: kotak nama RS, judul SPO, No.dokumen, No.Revisi dan
halaman.
 Kotak Rumah Sakit diberi nama rumah sakit dan Logo RS.
 Judul SPO : diberi Judul /nama SPO sesuai proses kerjanya
 No. Dokumen: diisi sesuai dengan ketentuan penomeran yang berlaku di rumah
sakit yang bersangkutan, dibuat sistematis agar ada keseragaman.
 No. Revisi : diisi dengan status revisi, kemudian mengikuti penomoran yang telah
diatur sekretariat
 Halaman : diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total halaman untuk
SPO tersebut. misalnya : halaman pertama : 1/5, halaman kedua: 2/5, halaman
terakhir : 5/5.
 Tanggal terbit : diberi tanggal sesuai tanggal terbitnya atau tanggal
diberlakukannya SPO tersebut
 Ditetapkan Direktur : diberi tandatangan Direktur rumah sakit dan nama jelasnya.
14
 c. Isi SPO
Isi dari SPO minimal adalah sebagai berikut:
1. Pengertian : yang paling awal diisi judul SPO adalah, dan berisi penjelasan dan
atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan
salah pengertian/menimbulkan multi persepsi.
2. Tujuan : berisi tujuan pelaksanaan SPO secara spesifik. Kata kunci : “ Sebagai
acuan penerapan langkah-langkah untuk ……”
3. Kebijakan : berisi kebijakan Direktur Rumah Sakit yang menjadi dasar
dibuatnya SPO tersebut. Dicantumkan kebijakan yang mendasari SPO tersebut,
contoh untuk SPO Proses Kredensial Staf medis, pada kebijakan dituliskan:
Keputusan Direktur Rumah Sakit tentang Kredensialing.
4. Langkah- langkah prosedur : bagian ini merupakan bagian utama yang
menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja
tertentu.
5. Unit terkait : berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses
kerja tersebut.

……………………….
NO. DOKUMEN : NO. REVISI : HALAMAN :
1/2

TANGGAL BERLAKU : DITETAPKAN OLEH :

RSUD DIREKTUR RSUD Anuntaloko
ANUNTALOKO
PARIGI
STANDAR PROSEDUR
OPERASIONAL ………………………..
(SPO) NIP.
PENGERTIAN
TUJUAN
KEBIJAKAN
PROSEDURE

UNIT TERKAIT Semua Staf Medis RSUD Anuntaloko

• Surat Edaran
15
 Bentuk dan susunan naskah dinas surat edaran adalah sebagai berikut.
• Kepala
• Kop naskah dinas surat edaran terdiri atas atas Logo dan alamat RSUD
Anuntaloko Parigi dengan ukuran standar (tidak boleh dirubah).
• Nomor surat edaran ditulis disebelah
kiri; 001/xxx/RSUD

Nama RS
Nomor surat edaran ( Kode )

Nomor urut penerbitan surat

• Lampiran ditulis disebelah kiri, diisikan jumlah lembar atau bendel. Apabila tidak
terdapat lampiran tidak perlu ditulis lampiran
• Tulisan surat edaran dicantumkan di perihal
• Batang Tubuh
Batang tubuh surat edaran memuat
• alasan tentang perlunya dibuat surat edaran;
• peraturan yang menjadi dasar pembuatan surat edaran;
• pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak

• Kaki
Kaki sebelah kiri bawah memuat
• Tempat dan tanggal penetapan;
• Nama RSUD Anuntaloko Parigi ditulis dengan huruf capital;
• Tanda tangan pejabat yang menetapkan;
• Nama lengkap yang menandatangani ditulis dengan huruf awal kapital;
• Nama jabatan yang menandatangani, ditulis dengan huruf awal kapital dan
diakhiri dengan tanda baca koma;
• cap dinas.
• Tembusan Kepada Yth.

• Perjanjian
Bentuk dan susunan naskah perjanjian adalah sebagai berikut
• Kepala naskah perjanjian
• Tulisan “Surat Perjanjian” yang ditempatkan ditengah lembar naskah dinas;
• Nomor dan tahun;
• Tulisan “Tentang”;
• Judul Surat Perjanjian.

16
 • Isi naskah perjanjian
• Hari, Tanggal, Bulan dan Tahun serta tempat pembuatan;
• Nama, Jabatan, NIK, Instansi dan alamat pihak-pihak yang terlibat dalam perjanjian;
• Permasalahan-permasalahan yang diperjanjikan, dirumuskan dalam bentuk uraian
atau dibagi dalam pasal-pasal dan dikemukakan yang menyangkut hak dan kewajiban dari

masing-masing pihak serta tidak bertentangan dengan peraturan perundang-

undangan yang berlaku;
• Sanksi – sanksi Hukum;
• Penyelesaian-penyelesaian.
• Bagian akhir naskah
perjanjian
• Tulisan “Pihak ke..........”;
• Nama jabatan pihak-pihak yang membuat perjanjian;
• Tanda tangan pihak-pihak yang membuat perjanjian;
• Materai;
• Nama jelas pihak-pihak penandatangan;
• Jabatan;
• Stempel Instansi;
• Saksi-saksi (nama jelas dan tandatangan).

17
 Format Naskah Perjanjian

PEMERINTAH KABUPATEN PARIGI

MOUTONG RUMAH SAKIT UMUM DAERAH
ANUNTALOKO
Jl. Sis Al Jufri Nomor 214 Telp. /Faxs. (0450) 21032 – 22251.

SURAT PERJANJIAN
NOMOR ………./…......../
TENTANG
MMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
MM

Pada hari mmmmmmmm, Tanggal mmmmmmmm, Bulan

mmmmmmmm dan Tahun MMMM, bertempat di Mmmmmmmm, kami yang
bertanda tangan dibawah ini :
• Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mm mmmmmmmmmmmmmmm PIHAK PERTAMA
• Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mm mmmmmmmmmmmmmmm PIHAK KEDUA

Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mm

Mmmmmmmmmmmmmmmmmm

Pasal
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm

17
Mmmmmmmmmmmmmmmm

PIHAK KEDUA PIHAK PERTAMA

Materai 6000

NAMA JELAS NAMA JELAS

• Naskah Dinas yang Bukan Peraturan

18
 a. Surat Dinas
Bentuk dan susunan surat dinas adalah sebagai berikut.
• Kepala Surat (Kop Surat)
Berfungsi sebagai identitas diri bagi RSUD Anuntaloko Parigi
• Logo RSUD Anuntaloko Parigi
• Nama RSUD Anuntaloko Parigi
• Alamat dan kode pos
• Nomor telp, Fax, E-Mail dan Website
• Nomor Surat
Penomoran surat ditentukan oleh sekretaris RSUD Anuntaloko Parigi secara
urut dan tercatat dalam agenda surat keluar RSUD Anuntaloko Parigi.
Tujuan penulisan nomor surat adalah:
• Memudahkan dalam pengarsipan
• Memudahkan dalam mencarinya kembali
• Mengetahui banyaknya surat yang keluar
• Bahan rujukan dalam surat menyurat tahap berikutnya.

Nomor Surat berisikan :

• Nomor urut surat

• Rumah Sakit
• Nomor kode

surat Nomor :

xxx/xxx/xxx

RS
Nomor surat dinas
(Kode ) Nomor urut Surat

• Lampiran
Lampiran berguna sebagai penunjuk bagi penerima surat tentang adanya
keterangan - keterangan tambahan selain surat itu sendiri.Dalam penulisan
jumlah lembar lampiran angka ditulis dalam bentuk huruf.
Ex: Lampiran : Sepuluh Lembar (apabila lampirannya berupa
lembaran) Lampiran : Satu Bendel (apabila lampirannya di
bendel/jilid)

19
 • Perihal
Perihal surat merupakan perkara atau soal yang dibicarakan surat.
• Perihal surat harus ditulis dengan singkat, jelas dan menarik
• Huruf pertama pada setiap katanya harus ditulis dalam huruf kapital
• Pada akhir perihal tidak diberi tanda
titik Contoh : Permohonan Ijin Rumah Bersalin
• Alamat Surat
Berfungsi sebagai penunjuk dalam menyampaikan surat kepada orang
yang berhak menerimanya.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penulisan alamat
• Penulisan alamat didahului kata kepada
• Kelompok kata yang terhormat disingkat Yth.
• Huruf awal pada singkatan Yth ditulis dengan huruf kapital
• Sapaan Ibu, Bapak, Saudara dapat digunakan apabila surat tersebut
ditujukan pada nama perseorangan, apabila memiliki gelar maka sapaan
tersebut tidak perlu dicantumkan. Sehingga perlu dipilih salah satu dalam
pencantumannya karena keduanya berfungsi sebagai penghormatan.
• Akhir alamat surat tidak perlu menggunakan tanda titik.
• Kode pos perlu dicantumkan pada alamat luar (amplop)

Contoh :
• Surat ditujukan kepada RS
• Kepada Yth.
Direktur RSUD Anuntaloko
Parigi Jl.Sis Aljufri no 214
Parigi
• Kepada Yth.
Direktur RSUD Anuntaloko Parigi

Dr.Nurlaela Harate, MPH

Jl. Sis Aljufri no
214 Parigi

• Surat ditujukan kepada perseorangan

• Kepada Yth.

20
 Bapak Lukman
Hakim Jl.Sis Aljufri
no 214 Parig

• Surat ditujukan pada pejabat pemerintah

• Kepada Yth.
Direktur Jenderal Bina Pelayanan Medik
Departemen Kesehatan Republik
Indonesia Jl. P. Sudirman No. 9
Parigi

• Surat dikehendaki untuk diketahui unit lain pada instansi tersebut maka
dalam alamat tersebut perlu dicantumkan kode u.p. (untuk perhatian)
• Kepada Yth.
Direktur RSUD Anuntaloko Parigi
u.p. Bagian
Laboratorium Jl. Sis
Aljufri no 214 Parigi
• Surat ditujukan pada seseorang yang menggunakan alamat lembaga
atau instansi
• Kepada Yth.
Bapak Hermansyah
d/a RSUD Anuntaloko
Parigi Jl. Sis Aljufri no 214
Parigi

• Salam Pembuka
• Huruf awal pada salam pembuka ditulis dengan huruf kapital
• Huruf awal kata “hormat” ditulis dengan huruf kecil
• Penulisan salam pembuka diakhiri dengan tanda
koma Contoh : Dengan hormat,

• Isi Surat
Secara umum isi surat terdiri dari alinea pembukan, alinea isi dan alinea
penutup

21
 • Alinea pembuka berfungsi sebagai pengantar pada isi surat agar
penerima mengetahui alasan surat tersebut.
Contoh : Sehubungan dengan surat Saudara tanggal..... No.....
Menyambung pembicaraan kita melalui telp tanggal....
Menyusuli surat kami tanggal.....
• Alinea isi surat merupakan masalah pokok yang hendak dikemukakan
sehingga harus diutarakan dengan jelas dan tidak bertele-tele sesuai
yang ditulis dalam perihal.
• Alinea penutup berfungsi sebagai ucapan terima kasih,
penegasan, pengharapan dan pengarahan.
Contoh :
Atas perhatian dan kerjasama Bapak, kami ucapkan
terima kasih.
Demikian yang dapat kami sampaikan, besar harapan
kami dapat dikabulkannya permohonan ini.
Kami menunggu kabar baik dari Bapak.
Demikian kami sampaikan agar segera dilaksanakan.

• Tanggal Surat
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penulisan tanggal surat
• Dicantumkan nama tempat
• Nama bulan ditulis dengan huruf secara lengkap
• Angka tahun tidak boleh disingkat
• Pada akhir baris tidak dibubuhi tanda
titik Contoh : Parigi, 1 Januari 2019
• Penanggung Jawab Surat
Penulisan penanggung jawab surat terdiri dari:
• Nama Perusahaan dalam hal ini Rumah Sakit
• Tanda tangan
• Nama penanda tangan
• Jabatan Penanda tangan Contoh :
RSUD Anuntaloko
Parigi ttd

Dr. A. SUDARMI PAKKI, MAP

Direktur
Apabila direktur dinas luar dan digantikan oleh pejabat lain (Yang menjalankan
tugas).

22
 An. Direktur RSUD Anuntaloko
Parigi Wadir Umum dan Keuangan
ttd
Drs.Nurseri, Apt, Msi

• Tembusan Surat
Tembusan dibuat jika isi surat perlu diketahui pihak lain selain penerima surat.
Dengan demikian pihak yang dituju akan mengetahui juga pihak lain yang
juga dikirimi surat. Tembusan diletakkan pada margin sebelah kiri lurus
vertikal dengan nomor, lampiran dan perihal. Tembusan disusun berdasarkan
urutan hirarki.
Contoh :
Tembusan Kepada Yth :
• Direktur RSUD Anuntaloko Parigi
• Sub.Bag.Keuangan
• Arsip
Format Surat Dinas
PEMERINTAH KABUPATEN PARIGI
MOUTONG RUMAH SAKIT UMUM DAERAH
ANUNTALOKO
Jl. Sis Al Jufri Nomor 214 Telp. /Faxs. (0450) 21032 – 22251.

Nomor :
xx/xxx/xxx
Lampiran : xxxxx
Perihal xxxxxxxx
Kepada Yth.
Direktur RS.
Xxx Jl.
xxxxxxxx
xxxx

Dengan hormat,

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Parigi, xx, xxxxxx, xx

RSUD Anuntaloko
Parigi ttd

dr,Sudarmi Pakki,MAP

• Nota Dinas
• Kepala Surat (Kop Surat)

23
 Menggunakan Kop Surat RSUD Anuntaloko Parigi
• Nomor Surat
Nomor Surat berisikan :
• Nomor urut unit yang membuat
• Nomor Nota Dinas
• RS
Nomor : xxx//xxx/x/xxx
• Dari
Merupakan unit yang membuat nota dinas
• Untuk
Ditujukan kepada penerima nota dinas
• Perihal
Nama RS
Nomor nota dinas ( Kode ) Nomor urut

Perihal surat merupakan perkara atau soal yang dibicarakan surat.

• Lampiran
Dalam penulisan jumlah lembar lampiran angka ditulis dalam bentuk
huruf. Ex: Lampiran : Sepuluh Lembar (apabila lampirannya berupa
lembaran)
Lampiran : Satu Bendel (apabila lampirannya di bendel/jilid)
• Isi Surat
Secara umum isi surat terdiri dari alinea pembuka, alinea isi dan alinea penutup
• Alinea pembuka berfungsi sebagai pengantar pada isi surat agar penerima
mengetahui alasan surat tersebut.
• Alinea isi surat merupakan masalah pokok yang hendak dikemukakan
sehingga harus diutarakan dengan jelas dan tidak bertele-tele sesuai yang
ditulis dalam perihal.
• Alinea penutup berfungsi sebagai ucapan terima kasih, penegasan,
pengharapan dan pengarahan.
• Tanggal pembutan nota dinas
• Unit yang membuat nota dinas
• Atasan pembuat nota dinas
• Catatan persetujuan diisi oleh unit yang dituju atau direktur
• Tanggal persetujuan nota dinas
• Tanda tangan yang menyetujui
• Surat Pengantar
Bentuk dan susunan surat pengantar dibagi dua menyesuaikan tingkat kebutuhan:

24
 • Surat pengantar berbentuk surat
Bentuk dan susunan seperti surat biasa, yang membedakan pada perihal ditulis surat
pengantar.
• Surat Pengantarberbentuk kolom
Bentuk dan susunan surat pengantar adalah sebagai berikut :
• Kepala
• Kop surat pengantar terdiri atas logo RSUD Anuntaloko Parigi.
• Tempat dan tanggal pembuatan surat ditulis di sebelah kanan.
• Alamat tujuan ditulis disebelas Kiri
• Tulisan Surat Pengantar menggunakan huruf kapital diletakkan ditengah
margin.
• Nomor surat ditulis dibawah surat pegantar dan diletakkan ditengah margin
• Batang Tubuh
Batang tubuh surat pengantar berbentuk kolom, dan memuat
• nomor urut,
• jenis naskah yang dikirim,
• banyaknya naskah/barang, dan
• keterangan.

• Kaki (di sebelah kanan pengirim)

Bagian kaki terdiri atas
• Nama Rumah Sakit
• tanda tangan,
• nama dan Jabatan
• stempel jabatan/instansi.

Format Surat Pengantar berbentuk Kolom

No. Jenis yang dikirim Banyaknya Keterangan

• Surat Keterangan
Bentuk dan susunan surat keterangan adalah sebagai berikut.
25
• Kepala
• Kop surat keterangan terdiri logo RSUD Anuntaloko Parigi
• Tulisan surat keterangan seluruhnya menggunakan huruf capital dan diletakkan di
tengah margin.
• Nomor surat ditulis di bawah tulisan surat keterangan dan diletakkan di tengah
margin. Penomoran surat keterangan
Nomor : xxx /xxx/xxx

RS
Nomor surat
keterangan( Kode ) Nomor
urut Surat
• Batang Tubuh
Batang tubuh memuat nama dan jabatan pihak yang memberikan keterangan dan
pihak yang diterangkan serta maksud dan tujuan diterbitkan keterangan.

• Kaki
Bagian kaki terdiri atas
• tempat, tanggal, bulan, tahun;
• Nama Rumah Sakit
• tanda tangan;
• nama pejabat yang membuat surat keterangan, dan
• Jabatan
• stempel instansi.

26
 Format Surat keterangan
PEMERINTAH KABUPATEN PARIGI MOUTONG RUMAH
SAKIT UMUM DAERAH ANUNTALOKO
Jl. Sis Al Jufri Nomor 214 Telp. /Faxs. (0450) 21032 – 22251.

SURAT
KETERANGAN
NOMOR

Yang bertanda tangan dibawah ini Direktur RSUD Anuntaloko Parigi

menerangkan bahwa :

Nama :
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm Jabatan
:
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm

Maksud
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mm

Demikian Surat Keterangan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Parigi, …………...
RSUD Anuntaloko parigi

Nama Jelas

• Surat Kuasa
27
Bentuk dan susunan surat kuasa adalah sebagai berikut.
• Kepala
• Kop surat kuasa terdiri atas logo RSUD Anuntaloko Parigi.
• Tulisan surat kuasa seluruhnya menggunakan huruf kapital dan diletakkan di
tengah margin.
• Batang Tubuh
Batang tubuh memuat nama, alamat, jabatan, nomor KTP pihak pemberi kuasa
dan penerima surat kuasa serta objek yang dikuasakan.
• Kaki
Bagian kaki terdiri atas
• tempat, tanggal, bulan, dan tahun pembuatan;
• tanda tangan dan nama jelas pihak pemberi kuasa dan penerima kuasa;
• materai.
Hal-hal berikut perlu diperhatikan.

• Penerima kuasa terletak di sebelah kanan dan pemberi kuasa terletak disebelah kiri.
• Materai ditempel di tempat pemberi kuasa

28
 PEMERINTAH KABUPATEN PARIGI MOUTONG RUMAH
SAKIT UMUM DAERAH ANUNTALOKO
Jl. Sis Al Jufri Nomor 214 Telp. /Faxs. (0450) 21032 – 22251.

Format Surat Kuasa

SURAT KUASA

Yang bertanda tangan dibawah

ini, Nama :
...........................
Alamat : ...........................
Jabatan : ...........................
No. KTP : ...........................
Selanjutnya disebut Pemberi
Kuasa, Dengan ini memberi kuasa
penuh kepada :

Nama : ............................
Alamat : ............................
Jabatan : ............................
No. KTP : ............................

Selanjutnya disebut Penerima Kuasa

KHUSUS
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm

• Surat Undangan
Bentuk dan susunan surat undangan adalah sebagai berikut.
• Kepala
• Kop surat undangan terdiri atas logo RSUD Anuntaloko Parigi.
• Nomor, lampiran, dan perihal ditulis di sebelah kiri undangan
d) Alamat tujuan diletakkan tegak lurus dengan kata Perihal.
• Batang Tubuh
• Batang tubuh surat undangan terdiri atas kalimat pembuka;
• isi undangan, terdiri atas hari / tanggal, pukul, tempat, dan acara, serta kalimat
Penutup.
• Kaki
Bagian kaki terdiri atas
• Tempat dan tanggal pembuatan undangan
• nama Rumah Sakit;
• tanda tangan;
• Jabatan
• stempel jabatan/instansi, dan
• tembusan jika perlu dan diletakkan di sebelah kiri bawah.
29
 PEMERINTAH KABUPATEN PARIGI MOUTONG RUMAH
SAKIT UMUM DAERAH ANUNTALOKO
Jl. Sis Al Jufri Nomor 214 Telp. /Faxs. (0450) 21032 – 22251.
Format Surat Undangan

Nomor :
mmmmmmmmmmmm
Lampiran :
mmmmmmmmmmmm Perihal
: mmmmmmmmmmmm

Kepada Yth.
Mmmmmmmmmmmm
mm

Dengan Hormat,

Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm

• Berita Acara
Bentuk dan susunan berita acara serah terima adalah sebagai berikut.
• Kepala
• Kop berita acara terdiri atas logo RSUD Anuntaloko Parigi.
• Tulisan berita acara ditulis seluruhnya dengan huruf kapital dan diletakkan di
tengah margin.
• Batang Tubuh
Batang tubuh memuat hal-hal berikut.
• Kalimat pertama diawali dengan frasa Pada hari ini diikuti dengan tanggal, bulan,
dan tahun;
• Identitas para pihak yang melaksanakan kegiatan;
• Kegiatan yang dilaksanakan;

• Kalimat penutup dengan frasa Demikian berita acara ini dibuat Untuk dapat
dipergunakan sebagaimana mestinya..
• Kaki
Bagian kaki memuat hal-hal berikut:
• Nama tempat;
• Tanggal, bulan, tahun;
• Tanda tangan para pihak;
• Nama jelas penanda tangan;
• Stempel jabatan / instansi;
Hal yang perlu diperhatikan adalah bahwa saksi ditulis pada bagian tengah bawah
dengan mencantumkan nama dan tanda tangan.
30
 PEMERINTAH KABUPATEN PARIGI MOUTONG RUMAH
SAKIT UMUM DAERAH ANUNTALOKO
Jl. Sis Al Jufri Nomor 214 Telp. /Faxs. (0450) 21032 – 22251.
Format Surat Berita Acara

BERITA ACARA
TENTANG
Pada hari ini tanggal mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm

Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.

Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.

Demikian Berita Acara ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

• Daftar Hadir
Daftar Hadir terdiri atas :
• Kepala Daftar Hadir terdiri atas :
• Tulisan “DAFTAR HA DIR“ ditulis dengan huruf dan ditempatkan ditengah-tengah
lembar naskah;
• Acara, tempat tanggal pelaksanaan rapat ditulis ditengah-tengah dibawah tulisan
Daftar Hadir.
• Isi Daftar Hadir terdiri atas :
• Kolom nomor urut;
• Kolom nama;
• Kolom jabatan;
• Kolom tanda tangan;

• Kaki memuat :
• Tulisan “Mengetahui,” ditulis dengan awalan huruf besar dan ditempatkan
ditengah- tengah setelah kolom daftar hadir
• Tanda tangan pemimpin rapat
• Nama terang pemimpin rapat dan jabatan

Format Daftar Hadir

31
 DAFTARHADIR TEMA RAPAT
PARIGI,---------

No. Nama Jabatan Tanda Tangan

Mengetahui,

• Notulen Rapat
Notulen Rapat dibagi dua :
• Notulen Morning Meeting
• Kepala Notulen terdiri atas :
• Tulisan “Notulen“ ditempatkan ditengah-tengah lembar naskah;
• Acara rapat ditempatkan dibawah notulen ditengah-tengah lembar naskah;
• Nama RS ditempatkan dibawah acara rapat
• Hari/Tanggal, Waktu,Tempat, Pemimpin Rapat, Peserta Hadir (jumlah peserta
hadir),
Peserta tidak Hadir (jumlah peserta tidak hadir),Notulis ditulis disebelah kiri setelah
judul
notulen
• Isi Notulen terdiri atas :
• Kolom nomor;
• Kolom kejadian/permasalahan;
• Kolom unit yang menyampaikan permasalahan;
• Kolom Solusi;

• Kaki
• Tempat, tanggal pembuatan notulen ditulis disisi kanan
• Tulisan Notulis diakhiri dengan tanda koma dan ditulis disisi kanan dibawah
tanggal
• Tulisan Pemimpin Rapat diakhiri dengan tanda koma dan ditulis disisi kiri sejajar
dengan Notulis
• Tanda tangan
• Nama notulis disisi kanan dan nama lengkap pimpinan rapat disisi kiri
• Setelah nama dibawahnya dituliskan jabatan

• Notulen secara umum

32
• Kepala Notulen terdiri atas :
• Tulisan “Notulen“ ditempatkan ditengah-tengah lembar naskah;
• Acara rapat ditempatkan dibawah notulen ditengah-tengah lembar naskah;
• Nama RS ditempatkan dibawah acara rapat
• Hari/Tanggal, Waktu,Tempat, Pemimpin Rapat, Peserta Hadir (jumlah peserta
hadir), Peserta Peserta tidak Hadir (jumlah peserta tidak hadir) Notulis ditulis
disebelah kiri setelah judul notulen
• Isi Notulen terdiri atas :
• Tulisan “ISI NOTULEN” ditulis dengan huruf capital dan ditempatkan ditengah naskah

• Agenda rapat berisi materi yang akan dibahas dalam rapat tersebut
• Pembahasan berisi tentang tengtang hal-hal yang dikemukakan dalam rapat
• Kesimpulan berisi hasil dari keputusan rapat
• Rekomendasi merupakan tindak lanjut dari hasil rapat
• Kaki
• Tempat, tanggal pembuatan notulen ditulis disisi kanan
• Tulisan Notulis diakhiri dengan tanda koma dan ditulis disisi kanan dibawah tanggal
• Tulisan Pemimpin Rapat diakhiri dengan tanda koma dan ditulis disisi kiri
sejajar dengan Notulis
• Tanda tangan
• Nama notulis disisi kanan dan nama lengkap pimpinan rapat disisi kiri
• Setelah nama dibawahnya dituliskan jabatan.

Format Notulen

33
 NOTULEN
RAPAT
MMMMMMMM
RSUD Anuntaloko Parigi

Hari/Tanggal : Selasa, 15 Januari 2016

Waktu : 09.00 – 11.20 WIB
37
Tempat : Ruang Rapat Direktur
Pemimpin Rapat : dr.NURLAELA
HARATE,MPH Peserta Hadir : 7 orang
Peserta Tidak Hadir : 2 orang
Notulis : CHELI SAROJA

BAB III

PENGENDALIAN NASKAH
34
 RSUD ANUNTALOKO PARIGI

A. TANGGUNG JAWAB
- Direktur RSUD Anuntaloko Parigi bertanggung jawab atas pengesahan dokumen
Internal

• Kepala Bagian Umum . Hukum dan Humas bertanggung jawab atas kesesuaian dan
kebenaran isi dokumen dan/pengubahan dokumen
• Pengelola Dokumen bertanggung jawab atas Pemeriksaan dan penilaian dokumen,
format dan kebenaran isi dokumen
• Kepala unit bertanggung jawab atas materi usulan pembuatan dokumen
• Sekretaris bertanggung jawab atas pendistribusian, penyimpanan dan pemusnahan
dokumen.

B. PENGESAHAN DOKUMEN
Kebijakan, Pedoman maupun prosedur sebelum disahkan oleh Direktur

C. IDENTIFIKASI DOKUMEN
• Setiap dokumen yang diterbitkan memiliki no identifikasi yang berbeda-beda untuk
memudahkan dalam telusurnya.
• Identifikasi setiap dokumen selain dilihat dari judul dapat dilihat dari penomeran.
• Identifikasi untuk dokumen kebijakan yang telah direvisi dapat dilihat pada surat
keputusan direktur tercantum mencabut surat keputusan nomor, tentang .
• Identifikasi untuk dokumen SPO yang baru diterbitkan untuk revisi “A”, Bila terjadi
revisi SPO maka Revisi “A1/A2/A3”
• Dokumen yang berasal dari luar RSUD Anuntaloko parigi di identifikasi berdasarkan
urutan nomor surat masuk dan dokumen asli disipan berdasarkan subjek surat.

D.PENGGANDAAN DAN PENDISTRIBUSIAN

1. Semua dokumen baik Kebijakan, Panduan dan Pedoman dalam keputusan Direktur
berbunyi Memerintahkan kepada Sekretaris Eksekutif untuk mensosialisasikan ke
Unit Kerja RSUD Anuntaloko Parigi termasuk SPO maupun surat masuk baik internal
maupun eksternal Rumah Sakit.
2. Penggandaan dokumen dilakukan sebanyak jumlah unit terkait yang tertuang dalam
dokumen tersebut atau dokumen diberikan kepada kelompok kerja atau organisasi
lain yang berkepentingan dengan dokumen tersebut sesuai dengan persetujuan
Direktur.
3. Pendistribusin dokumen menggunakan buku ekspedisi yang terdiri dari :

35
 4. Kebijakan, pedoman dan panduan menggunakan ekspedisi “Pengelola Dokumen”
5. SPO mengunakan ekspedisi “SPO”
6. Perjanjian kerjasama (MOU) menggunakan ekspedisi “MOU”
7. Dokumen lainnya menggunakan ekspedisi “Sekretaris internal”
8. Semua dokumen asli dicatatan dan disimpan oleh Sekretaris.
9. Dokumen final dalam bentuk soft copy disimpan tersendiri untuk dipergunakan
apabila terjadi perubahan/ revisi atas dokumen yang telah disahkan.

E. PEMELIHARAAN DOKUMEN
• Bidang terkait mengidentifikasi secara berkala Kebijakan, Pedoman maupun
prosedur yang berada di unit kerjanya setiap2 tahun sekali.
• Apabila sebelum 2 tahun ada kebijakan maupun pedoman dan prosedur yang harus
dirubah, maka unit kerja mengetahui bidang terkait mangajukan usulan revisi
dokumen ke Direktur.
• Usulan revisi dokumen dilampiri dokumen lama yang akan di revisi sehingga di unit
kerja tidak ada dokumen yang masih berlaku Sehingga yang berada di unit kerja
adalah dokumen/prosedur terkini.
• Dokumen kebijakan, pedoman, prosedur yang sudah tidak digunakan yang berada
diseluruh unit terkait akan ditarik oleh sekretaris untuk dimusnahkan sesuai dengan
kategorinya.
• Dokumen Kebijakan, Pedoman maupun prosedur yang telah direvisi/ diperbarui asli
disimpan sekretaris, copy untuk unit terkait.

F. PEMUSNAHAN DOKUMEN
• Dokumen lama yang telah mengalami revisi di buat daftar dokumen yang sudah tidak
berlaku.
• Sekretaris membuat laporan tertulis ke Direktur terkait daftar dokumen yang sudah
tidak berlaku
• Direktur memerintahkan sekretaris untuk melakukan pemusnahan dokumen dan
membuat berita acara pemusnahan dokumen dengan melampirkan daftar dokumen
yang dimusnahkan .
• Lembar berita acara pemusnahan disimpan oleh sekretaris sebagai arsip.

G. MONITORING DAN EVALUASI

36
• Dokumen perjanjian di monitoring masa berlaku secara berkala untuk menjamin
kontinuitas pelayanan oleh Humas dan info

• Dokumen perjanjian kerjasama akan dievaluasi secara berkala satu tahun sekali oleh
manajer marketing / manajer terkait.
• Dokumen perijinan di monitoring masa berlaku secara berkala untuk menjamin
kontinuitas pelayanan oleh Sekretaris maupun unit terkait.
• Dokumen lain yang memiliki masa berlaku akan dimonitoring oleh Unit terkait, Sarana
Prasarana dan Sekretaris.

BAB IV

37
 PENUTUP

Buku Pedoman Tata Naskah di Lingkungan RSUD Anuntaloko Parigi ini disusun untuk
mempermudah dan sebagai panduan unit kerja dalam surat menyurat yang ada di RSUD
Anuntaloko Parigi. Semoga dengan dikeluarkannya buku ini surat menyurat di RSUD
Anuntaloko Parigi semakin tertib dan ada keseragaman.

38