MAKALAH

PERAN PENGAWASAN (CONTROLLING) DALAM

MENGAPLIKASIKAN KINERJA DUNIA PERKANTORAN

Makalah Ini Disusun Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Manajement Office
Administration (MOA)

Dosen Pengampu :

Irwanto, M.Si, M.Si

Disusun oleh :

Ulva Nur Isma

( 202210027 )

JURUSAN MANAJEMEN PERUSAHAAN DAN MANAJEMEN KEUANGAN

LEMBAGA PENDIDIKAN DAN PENGEMBANGAN PROFESI

KAMPUS POLITEKNIK LP3I LANGSA

2022
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan
hidayahnya-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan tugas makalah yang berjudul
“Peran Pengawasan (Controlling) Dalam Mengaplikasikan Kinerja Dunia
Perkantoran”. Kami mengucapkan terima kasih kepada Bapak Irwanto, M.Si, M.Si
selaku Dosen Pembimbing Bidang Manajemen Office Administration (MOA) yang
telah memberikan tugas ini sehingga dapat menambah pengetahuan dan wawasan
sesuai dengan bidang studi yang kami tekuni.

Adapun tujuan dari penulisan dari makalah ini adalah untuk memenuhi tugas
Bapak Irwanto, M.Si, M.Si pada bidang Studi Manajemen Office Administration
(MOA). Selain itu, makalah ini juga bertujuan untuk menambah wawasan tentang
Peran Pengawasan (Controlling) Dalam Mengaplikasikan Kinerja Dunia
Perkantoran bagi para pembaca dan juga penulis.

Kami juga mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah
membagi sebagian pengetahuannya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah
ini. Banyak kendala yang kami alami dalam menyusun makalah ini. Namun, itu
semua tidak menyurutkan niat kami untuk menyelesaikan makalah ini. Kami
menyadari, makalah yang saya tulis ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena
itu, kritik dan saran yang membangun akan kami nantikan demi kesempurnaan
makalah ini. Kami sangat berharap makalah ini dapat bermanfaat bagi kita semua.

Langsa, 1 April 2023

Penyusun

2
 DAFTAR ISI

COVER ............................................................................................................ i

KATA PENGANTAR...................................................................................... ii

DAFTAR ISI....................................................................................................iii

BAB I PENDAHULUAN................................................................................. 1

1.1  Latar belakang masalah............................................................................ 1

1.2  Permasalahan............................................................................................ 1
1.3  Maksud Dan Tujuan Penyusunan Makalah.............................................. 2
1.4  Metode Penyusunan Makalah................................................................... 2

BAB II PEMBAHASAN.................................................................................. 3

2.1  Pengertian Pengawasan............................................................................ 3
2.2  Tujuan dan Bidang-Bidang Pengawasan.................................................. 5
2.2.1        Produksi................................................................................... 6
2.2.2        Pemasaran................................................................................ 6
2.2.3        Keuangan................................................................................. 6
2.2.4        Personalia................................................................................ 6
2.2.5        Administrasi (Perkantoran)..................................................... 6
2.3  Elemen-elemen Esensial dalam Manajemen Pengawasan....................... 7
2.4  Fungsi Pengawasan................................................................................... 9
2.4.1        Pengawasan Pendahuluan (Feedforward Control).................. 9
2.4.2        Pengawasan Berjalan (Concurrent Control)............................ 9
2.4.3        Pengawasan Umpan Balik (Postaction Control)..................... 9
2.5  Prinsip-Prinsip Conroling.........................................................................10
2.5.1        Titik Kontrol Strategis (Strategic Point Control)....................11
2.5.2        Umpan Balik (Feedback).........................................................11
2.5.3        Kontrol yang Fleksibel (Flexible Control)..............................11
2.5.4        Kesesuaian Organisasi (Organizational Suitability)................11
2.5.5        Kontrol Diri (Self Control)......................................................11
2.5.6        Kontrol Langsung (Direct Control).........................................11

3
 2.5.7        Faktor Manusia (Human Factor).............................................12

2.6  Macam dan Jenis-jenis Pengawasan.........................................................12

2.6.1        Menurut Ruang Lingkupnya....................................................12
2.6.2        Menurut Obyek Pengawasan...................................................12
2.6.3        Menurut Pihak yang Mengawasi.............................................12
2.6.4        Menurut Waktu........................................................................13
2.7 Pengawasan merupakan Aspek Penting dalam Manajemen.....................13
2.8  Asas-asas Pengawasan..............................................................................14
2.9  Sifat dan Waktu Pengawasan...................................................................16
2.9.1        Preventif Control ....................................................................16
2.9.2        Repressive Control..................................................................17
2.9.3        Pengawasan yang dilakukan di tengah proses penyimpangan
Terjadi......................................................................................17
2.9.4        Pengawasan berkala.................................................................17
2.9.5        Pengawasan mendadak............................................................17
2.10 Karakteristik sistem pengawasan yang efektif........................................17
2.11  Cara-cara Pengawasan yang Baik............................................................18
2.12 Langkah-langkah dan Proses Pengawasan..............................................19

BAB III : PENUTUP........................................................................................20

3.1   Kesimpulan...............................................................................................20
3.2 Saran .......................................................................................................22

DAFTAR PUSTAKA.......................................................................................23

4
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1  Latar Belakang
Pengawas atau controller dapat diibaratkan dengan navigator kapal.
Navigator kapal yang sudah terlatih itu membantu kapten kapal. Tanpa seorang
navigator, kapal dapat terkandas pada batu karang atau kehilangan haluan, tetapi
hak untuk memberi komando tetap berada di tangan kapten kapal. Navigator
hanya memberi petunjuk dan memberitahukan kapten, bagaimana posisi kapal
yang sedang dikemudikan itu. Jadi organisasi atau badan usaha juga bisa
diibaratkan sebagai kapal, sehingga peran pengawas (controller) sangat penting
dalam maju mundurnya suatu organisasi atau badan usaha.
Pengawasan (Controlling) sendiri memiliki arti penemuan, penerapan cara
dan alat untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang
telah ditetapkan dan mencapai tujuan yang diharapkan. Dengan adanya
manajemen pengawasan (controlling) dimaksudkan untuk mengawasi kegiatan-
kegiatan organisasi agar pelaksanaan kegiatan tersebut sejalan dengan tujuan yang
ditetapkan.
Secara singkat, dapat dikatakan bahwa fungsi ini berusaha untuk
menjamin kegiatan organisasi bergerak ke arah tujuannya. Dengan adanya fungsi
pengawasan, dapat diketahui apakah pelaksanaan kegiatan berjalan sebagaimana
mestinya atau terjadi kesalahan atau penyimpangan. Jika telah diketahui, tindakan
lebih lanjut dapat dilaksanakan. Kemudian, dapat diusahakan untuk
meningkatkannya dan jika terjadi kesalahan dapat dilakukan perbaikan.

1.2  Rumusan Masalah
Kami sebagai penulis, memiliki beberapa point-point permasalahan mengenai
“Manajemen Pengawasan (Controlling)” ini, yaitu sebagai berikut :
1. Apa yang dimaksud dengan pengawasan ?
2. Apa saja tujuan dan bidang-bidang pengawasan ?
3. Bagaimana elemen-elemen esensial yang ada di dalam tiap sistem kontrol
sendiri ?
4. Ada berapa fungsi, tipe, dan proses pengawasan dalam manajemen ?

1
 5. Bagaimana menerapkan prinsip-prinsip kontrol yang berguna untuk
mengembangkan sistem kontrol ?
6. Ada berapa macam dan jenis-jenis pengawasan jika ditinjau dari setiap segi?
7. Apakah pengawasan itu merupakan aspek penting dalam manajemen ?
8. Apa saja asas-asas yang menyangkut tentang pengawasan ?
9. Bagaimana sifat dan waktu dalam pengawasan ?
10. Bagaimana karakteristik sistem pengawasan yang lebih efektif ?
11. Bagaimana cara-cara melakukan pengawasan yang baik ?
12. Bagaimana langkah-langkah dan proses pengawasan ?

3.1 Tujuan
Adapun maksud dan tujuan kami sebagai penulis dalam membuat makalah ini
1. Agar dapat memahami tentang pengertian dari pengawasan.
2. Agar mengetahui tujuan dan bidang-bidang pengawasan.
3. Agar mengetahui elemen-elemen esensial yang ada dalam tiap sistem kontrol.
4. Agar mengetahui fungsi, tipe dan proses dalam pengawasan.
5. Agar mengetahui prinsip-prinsip dalam pengawasan.
6. Agar bisa mengetahui macam dan jenis-jenis pengawasan.
7. Agar mengetahui bahwa pengawasan itu adalah aspek yang sangat penting.
8. Agar mengetahui asas-asas yang terkait dengan pengawasan.
9. Agar mengetahui sifat dan waktu dalam pengawasan
10. Agar mengetahui karakteristik sistem pengawasan yang efektif.
11. Agar mengetahui cara-cara melakukan pengawasan yang baik.
12. Agar mengetahui cara-cara dan langkah-langkah dan proses pengawasan.

4.1 Metode Penyusunan Makalah

Dalam pembuatan makalah ini, yang berkaitan tentang Manajemen
Pengawasan (Controlling), kami menggunakan metode dengan melihat sumber-
sumber seperti media cetak dan media elektronik, dan sumber-sumber lain yang
relevan.

2
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1  Pengertian Pengawasan (Controlling)

Controlling merupakan salah satu fungsi manajemen yang harus

dilaksanakan oleh seorang controller (pengawas). Pengawasan dilakukan untuk
menemukan dan mengoreksi adanya penyimpangan-penyimpangan dari hasil yang
telah dicapai dibandingkan dengan rencana kerja yang telah ditetapkan, pada
setiap tahap-tahap kegiatan perlu dilakukan pengawasan. Sebab apabila terjadi
penyimpangan akan lebih cepat melakukan koreksi atau perbaikan.

Seorang controller ( pengawas ) harus menyelaraskan tingkat jaminan

sumber daya dengan kebutuhan rencana-rencana yang pasti dengan proses
mencatat atau dengan pengendalian perkembangan ke arah tujuan pokok dan
sasaran serta metode pencapaiannya yang memungkinkan seorang pengawas
melihat lebih awal adanya penyimpangan. Oleh karena itu, pengawasan berkaitan
erat dengan perencanaan.

Pengawasan ( Controlling ) dapat diartikan secara negatif, positif, dan

dalam arti luas. Dalam arti negatif pengawasan dapat diartikan sebagai tindakan
mencari-cari kesalahan kemudian memberikan sanksi, dan melakukan larangan-
larangan. Dalam arti positif pengawasan adalah tindakan-tindakan agar organisasi
atau perusahaan berjalan terarah, tidak terjadi kesalahan-kesalahan, penyimpangan
atau kebocoran di segala bidang. Sedangkan dalam arti luas, pengawasan adalah
aktivitas controller untuk melakukan pengamatan, penelitian dan penilaian dari
pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi atau perusahaan yang sedang atau telah
berjalan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Adapun pengertian pengawasan (Controlling) menurut beberapa pakar

ekonomi, antara lain sebagai berikut :

a. Earl P Strong: Pengawasan adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam

suatu perusahaan, agar sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana.

3
b. Harold Koontz: Pengawasan adalah pengukuran dan perbaikan terhadap
pelaksanaan kerja bawahan, agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk
mencapai tujuan-tujuan perusahan dapat terselenggara.
c. C. G. R. Terry: Pengawasan dapat dirumuskan sebagai proses penentuan apa
yang harus dicapai yaitu, standar apa yang sedang dijalankan yaitu
pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan bila perlu melakukan perbaikan-
perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana yaitu selaras dengan
standar.
d. Schermerhorn, menyatakan bahwa pengawasan adalah merupakan proses
dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat 
mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang
telah ditetapkan tersebut.
e. Stoner, Freeman dan Gilbert, menyatakan bahwa pengawasan adalah
proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai
dengan apa yang telah direncanakan.
f. Secara lebih lengkap, mockler, dalam Stoner, Freeman, dan
Gilbert mengemukakan fungsi pengawasan dalam manajemen adalah upaya
sistematis dalam menetapkan standar kinerja dan berbagai tujuan yang
direncanakan, mendesain sistem informasi umpan balik, membandingkan
antara kinerja yang dicapai dengan yang telah ditetapkan sebelumnya,
menentukan,apakah terdapat penyimpangan dan tingkat signifikan dari setiap
penyimpangan tersebut, dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk
memastikan bahwa seluruh sumber daya perusahaan dipergunakan secara
efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan.
g. Mockler secara lengkap menguraikan bahwa pada intinya pengawasan tidak
hanya berfungsi untuk menilai apakah sesuatu itu berjalan ataukah tidak, akan
tetapi termasuk tindakan koreksi yang mungkin diperlukan maupun
penentuan sekaligus penyesuaian standar yang terkait dengan pencapaian
tujuan dari waktu ke waktu.

4
2.2  Tujuan Dan Bidang-Bidang Pengawasan

Griffin menjelaskan bahwa terdapat empat tujuan dari pengawasan :

1) Adaptasi Lingkungan, maksudnya adalah agar perusahaan dapat terus

beradaptasi dengan perubahan yang terjadi di lingkungan perusahaan, baik
lingkungan yang bersifat internal maupun lingkungan eksternal.dengan
demikian fungsi pengawasan tidak saja dilakukan untuk memastikan agar
kegiatan perusahaan berjalan sebagaimana rencana yang telah ditetapkan,
akan tetapi juga agar kegiatan yang dijalankan sesuai dengan perubahan
lingkungan, karena sangat memungkinkan perusahaan juga merubah rencana
perusahaan disebabkan terjadi berbagai perubahan di lingkungan yang
dihadapi perusahaan.
2) Meminimalkan Kegagalan, maksudnya adalah ketika perusahaan
melakukan kegiatan produksi, misalnya perusahaan berharap agar kegagalan
seminimal mungkin.oleh karena itu perusahaan perlu menjalankan fungsi
pengawasan agar kegagalan-kegagalan tersebut dapat diminimumkan.
3) Meminimumkan Biaya, maksudnya adalah ketika perusahaan mengalami
kegagalan maka akan ada pemborosan yang tidak memberikan keuntungan
bagi perusahaan.maka untuk meminimumkan biaya sangat diperlukan adalah
pengawasan.
4) Antisipasi Kompleksitas Organisasi, maksudnya adalah agar perusahaan
dapat mengantisipasi berbagai kegiatan organisasi yang kompleks
kompleksitas tersebut mulai dari pengelolaan terhadap produk, tenaga kerja
hingga berbagai prosedur yang terkait dengan manajemen organisasi.

Sesuai dengan pengertian pengawasan dalam arti luas, maka pengawasan

bertujuan :

1. Menemukan dan menghilangkan kemacetan yang mungkin timbul.

2. Melakukan pencegahan dan perbaikan kesalahan yang ada.
3. Mencegah penyimpangan
4. Mengadakan koreksi apakah hasil sesuai rencana,
5. Memperoleh efisiensi dan efektifitas.
6. Mendidik pegawai dan mempertebal rasa tanggung jawab.

5
            Dalam kenyataannya pengawasan tidak hanya dilakukan bagi para pekerja
di perusahaan, namun mencakup hampir semua bidang dalam perusahaan. Secara
singkat pengawasan dapat dilakukan pada bidang :

2.2.1   Produksi
Di bidang ini pengawasan dimulai saat menerima pesanan dari
pembeli, kemudian melakukan pembelian bahan sampai dengan produk
selesai dibuat. Hal ini meliputi pula pengawasan persediaan barang dan
pengawasan kualitas serta kuantitas produk.

2.2.2   Pemasaran
Tugas bagian ini dimulai saat produk akan dikirim ke pasar atau
konsumen. Oleh karena itu biasanya pengawasan berawal dari sini, tetapi
adakalanya bagi perusahaan yang cukup besar sebelumnya sudah dimulai
dengan riset dan mengumpulkan informasi dari pasar.

2.2.3   Keuangan
Bidang ini harus ditangani dengan cepat, tepat, dan akurat.
Pengolahan dan pengawasan yang kurang teliti akan berakibat
terjerumusnya perusahaan di dalam masalah keuangan yang bertujuan agar
perusahaan dapat menekan biaya-biaya yang digunakan.

2.2.4   Personalia
Bidang ini merupakan faktor penting yang akan ikut menentukan
tercapainya tujuan suatu organisasi sehingga perlu mendapatkan perhatian
yang serius. Tugas dari bidang ini adalah mengatur, membina,
menggerakkan, mengarahkan, serta mengembangkan pegawai agar mampu
menyelesaikan tugas-tugasnya secara efektif dan efisien guna menunjang
tercapainya tujuan perusahaan atau organisasi.

2.2.5   Administrasi (Perkantoran)
merupakan penerapan fungsi manajemen di bidang perkantoran,
yaitu perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan
kantor agar tujuan perusahaan dapat tercapai dan karyawan merasa puas.

6
2.3  Elemen-Elemen Esensial Dalam Manajemen Pengawasan

Esensi kontrol terletak pada pengawasan langkah-langkah yang ada

dikaitkan dengan hasil yang diinginkan yang ditentukan di dalam proses
perencanaan. Elemen-elemen esensial dalam tiap sistem kontrol adalah :
1. Tujuan yang ditentukan sebelumnya, demikian juga rencana, kebijaksanaan,
standar, norma, aturan keputusan, kriteria, atau tolak ukur.
2. Alat pengukur untuk kegiatan yang sedang berjalan (bila mungkin secara
kuantitatif).
3. Alat untuk pembanding kegiatan yang sedang berjalan dengan kriteria.
4. Beberapa sarana koreksi atas kegiatan yang sudah berjalan seperti untuk
mencapai hasil yang diinginkan.

            Elemen pertama dari suatu sistem melibatkan jawaban atas pertanyaan:
kira-kira hasilnya akan bagaimana? Elemen ini menuntut perhatian akan masa
yang akan datang atas apa yang diinginkan dan apa yang diharapkan. Usaha untuk
meramalkan kejadian yang akan datang merupakan dasar untuk menafsirkan
kejadian yang aktual sedang berjalan. Ramalan yang lemah sekalipun, merupakan
kerangka kerja untuk lebih baik memahami pengalaman. Kriteria yang ditentukan
sebelumnya dapat diterapkan dengan bebas. Tujuannya bisa dinilai oleh orang
lain, baik atau tidak baik.

            Suatu sistem kontrol yang berfaedah tidak dinilai dari baiknya tujuan. dia
hanya menyajikan sarana yang mengarahkan aktivitas ke suatu tujuan aktual.
Kriteria yang ditentukan sebelumnya harus dinyatakan secara eksplisit. Maka dari
itu, pernyataan kuantitatif lebih diutamakan. Dalam manajemen produksi, unit-
unit fisik, seperti angkutan per-ton, jarak, unit-unit per jam, kerja mesin, atau
berat limbah per-unit keluaran atau output, dapat memberikan tolok ukur yang
sederhana dan langsung untuk operasi. Dalam manajemen financial, nilai uang
atau dollar berlaku sebagai pernyataan khusus untuk norma-norma. Seringkali
para manajer financial menggunakan keberhasilan yang lalu sebagai tolok ukur
kasar untuk mengontrol operasi yang berjalan, contohnya, laporan 12 bulan yang
lalu. Asumsinya adalah bahwa prestasi yang lalu tidak terlalu jelek dan bahwa
apabila dapat disamakan atau dilewati, maka perusahaan tidak akan mundur. Para

7
manajer pemasaran sebaliknya seringkali menggunakan data- data industry
sebagai tolok ukur yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk membandingkan
hasil-hasil penjualannya sendiri. Mereka juga mengembangkan yang didasarkan
pada potensi pasar untuk digunakan sebagai tujuan yang ditentukan sebelumnya.

            Elemen kedua dalam sistem kontrol ialah pengukuran prestasi aktual.
Langkah ini pada umumnya menuntut perhatian khusus dan pengeluaran, karena
pencatatan dan laporan-laporan haruslah disusun untuk menyampaikan informasi
dalam bentuk yang cocok untuk sistem kontrol. Pengukuran-pengukuran prestasi
aktual harus dalam unit sama dengan yang ditentukan kriteria sebelumnya.
Pelaporan prestasi aktual yang benar menaikkan nilai sistem kontrol. Perbaikan-
perbaikan dalam pemprosesan data yang baru ini meningkatkan kecepatan
pelaporan data-data tersebut.

            Elemen ketiga sistem kontrol melibatkan studi pertautan. Teknik tersebut
seperti ratio, kecenderungan, ekuasi matematis, dan peta-peta membantu
mengartikan pengukuran-pengukuran prestasi aktual dengan menunjukan
hubungan antara pengalaman aktual atas kriteria yang ditetapkan terdahulu.
Gunanya perbandingan prestasi yang lalu dengan prestasi yang sudah
direncanakan ialah tidak hanya untuk mengetahui apabila ada kesalahan tetapi
juga untuk memungkinkan manajer meramalkan problem di masa datang. Suatu
sistem kontrol yang baik akan memberikan informasi secepatnya sehingga
hambatan-hambatan dapat dicegah.

            Elemen keempat suatu sistem kontrol ialah tahap membuat koreksi.
Elemen keempat ini melibatkan suatu keputusan untuk tidak melakukan kegiatan
apapun apabila prestasi “tidak terkontrol”.

            Dua tipe dasar kekeliruan yang menghinggapi manajer dalam mengambil
tindakan korektif ialah :

1. Mengambil tindakan justru ketika tidak diperlukan.

2. Salah mengambil langkah justru ketika langkah korektif diperlukan.

            Suatu sistem kontrol yang baik harus memberikan beberapa dasar yang
membantu manajer mengestimasikan resiko-resikonya sehubungan dengan tipe-

8
 tipe kekeliruan di atas. Sudah barang tentu, tes akhir suatu sistem kontrol ialah
tindakan korektifnya jatuh pada waktu yang tepat.

2.4  Fungsi Pengawasan

Fungsi pengawasan dimaksudkan untuk mengawasi kegiatan-kegiatan

organisasi agar pelaksanaan kegiatan tersebut sejalan dengan tujuan yang
ditetapkan. Begitu pula dengan seluruh unsur yang ada didalamnya agar saling
mendukung dan bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan, Secara singkat, dapat dikatakan bahwa fungsi ini berusaha untuk
menjamin kegiatan organisasi bergerak ke arah tujuannya.

            Fungsi pengawasan meliputi beberapa tindakan, antara lain :

1. Menetapkan standar prestasi.
2. Mengukur prestasi yang sedang berjalan dan membandingkannya dengan
standar yang telah ditetapkan.
3. Mengambil tindakan untuk memperbaiki prestasi yang tidak sesuai dengan
standar.

Pengawasan merupakan suatu proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan

organisasi dan manajemen tercapai. Pengawasan manajemen adalah usaha
sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan,
membandingkan kegiatan nyata dengan tujuan perencanaan, membandingkan
kegiatan nyata dengan standar yang ditetapkan sebelumnya, menentukan dan
mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang
diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan
untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara
paling efektif dan efisiensi dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.

Ada tiga tipe pengawasan, berdasarkan proses kegiatan  yaitu :

2.4.1    Pengawasan Pendahuluan (Feedforward Control’s)

Dirancang untuk mengantisipasi adanya penyimpangan dari

standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap
kegiatan tertentu diselesaikan.

9
 2.4.2    Pengawasan Berjalan (Concurrent Control’s)

Pengawasan yang dilakukan bersama dengan pelaksanaan kegiatan

Merupakan proses di mana aspek tertentu dari suatu prosedur harus
disetujui dulu atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan -
kegiatan bisa dilanjutkan, untuk menjadi semacam peralatan "double
check" yang telah menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.

2.4.3    Pengawasan Umpan Balik (Postaction Control’s)

Pengawasan ini adalah untuk memastikan bahwa output yang

dihasilkan sesuai dengan standar dengan kata lain sebagai pengukur hasil
dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan.

            Ada beberapa tahap proses pengawasan antara lain :

1. Penetapan standar kegiatan
2. Penentuan pengukuran kegiatan
3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata
4. Membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan
penganalisaan penyimpangan-penyimpangan.
5. Mengambil tindakan pengoreksian bila dianggap perlu

2.5  Prinsip-Prinsip Kontrol

            Beberapa ide dasar tertentu sangat berguna dalam pengembangan sistem

kontrol. Prinsip-prinsip kontrol terdiri dari :

2.5.1    Titik Kontrol Strategis (Strategic Point Control)

Kontrol terbaik hanya bisa diperoleh apabila titik-titik kritis, titik

kunci, dan titik batas dapat diidentifikasi dan perhatian khusus diarahkan
pada penyesuaian titik-titik tersebut. Usaha mengontrol semua titik
cenderung akan menambah usaha sia-sia saja dan mengurangi perhatian
atas problem-problem penting. Kontrol yang baik tidak berarti kontrol
yang maksimum, karena kontrol itu mahal.

10
2.5.2   Umpan Balik (Feedback)

Umpan balik adalah proses penyesuaian kegiatan yang akan datang

atas dasar informasi prestasi. Manajemen banyak menggunakan prinsip
umpan balik di bidang-bidang yang pada permulaan nampaknya tidak
berhubungan.

2.5.3   Kontrol yang Fleksibel  (Flexible Control)

Setiap sistem kontrol harus peka terhadap perubahan kondisi.

Seringkali sistem kontrol menuntut penyesuaian diri dengan
perkembangan-perkembangan baru, termasuk kegagalan dari sistem
kontrol itu sendiri.

2.5.4   Kesesuaian Organisasi (Organizational Suitability)

Kontrol harus terpola untuk keperluan organisasi. Arus informasi

mengenai prestasi yang sedang berjalan harus sesuai dengan struktur
organisasi. Untuk dapatnya mengontrol keseluruhan kegiatan / operasi,
seorang atasan harus menemukan suatu pola yang akan memberikan
kontrol terhadap semua bagian.

2.5.5   Kontrol Diri (Self Control)

Unit-unit dapat direncanakan untuk mengontrol diri sendiri.

Apabila suatu department dapat mempunyai tujuan masing-masing serta
system kontrolnya, control yang mendetail dapat ditangani di dalam
departemen itu sendiri.

2.5.6   Kontrol Langsung (Direct Control)

Setiap sistem kontrol harus didesain untuk memelihara kontak

langsung antara pengontrol dan yang dikontrol. Meskipun telah tersedia
sejumlah sistem kontrol yang dilaksanakan oleh spesialis-spesialis,
supervisor pada tingkat pertama masih diperlukan karena mengenal
langsung prestasinya.

11
 2.5.7   Faktor Manusia (Human Factor)

Tiap sistem kontrol yang menyangkut orang berkaitan dengan cara-

cara psikologis bagaimana orang itu memandang suatu sistem. Suatu
sistem kontrol yang disusun dengan desain rapi kemungkinan akan gagal
karena manusianya tidak menguntungkan untuk sistem itu.

2.6  Macam Dan Jenis – Jenis Pengawasan

Ada beberapa macam pengawasan ditinjau dari beberapa segi antara lain:

2.6.1 Menurut Ruang Lingkupnya

1. Pengawasan Administrasi yaitu pengawasan yang meliputi seluruh
aktivitas organisasi atau perusahaan.
2. Pengawasan Manajerial yaitu pengawasan yang bersifat khusus yang
berlaku hanya untuk suatu bagian atau unit tertentu saja.

2.6.2 Menurut Obyek Pengawasan

1. Pengawasan keuangan
2. Pengawasan kepegawaian
3. Pengawasan pemasaran
4. Pengawasan produksi
5. Pengawasan kualitas
6. Pengawasan persediaan

2.6.3 Menurut Pihak yang Mengawasi

a. Internal control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh aparat
pengawasan yang ada dalam organisasi atau perusahaan itu sendiri.
b. External control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh aparat
pengawasan dari luar organisasi atau perusahaan.
c. Direct Control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan yang
bersangkutan ( pengawasan langsung ).
d. Indirect Control, yaitu pengawasan yang dilakukan bukan oleh atasan
langsung, misalnya pengawasan oleh kepala biro, atau kepala bagian
( pengawasan tidak langsung).

12
 e. Formal Control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh masyarakat (
social control),misalnya oleh berbagai media.

2.6.4 Menurut Waktu

a. Preventif Control, yaitu pengawasan yang bersifat pencegahan sebelum
terjadinya kesalahan atau penyimpangan.
b. Represif Control, yaitu pengawasan setelah terjadinya penyimpangan
atau kesalahan.

          Selain macam pengawasan di atas, ada beberapa jenis dari pengawasan,
diantaranya :

a) Pengawasan Kemudi (Steering Control) atau disebut pula pengawasan umpan

maju (feed forward control), pengawasan ini dirancang untuk mendeteksi
adanya penyimpangan dari tujuan yang telah ditetapkan dan memperbolehkan
mengambil tindakan koreksi sebelum kegiatan selesai dikerjakan.
b) Pengawasan Screening (Screening Control), bisa disebut pengawasan ya atau
tidak (yes or no control). Tipe pengawasan ini merupakan proses yang
terlebih dahulu menyetujui aspek tertentu dari sebuah prosedur, atau syarat
tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan dilanjutkan. Disini segi
keamanan merupakan faktor kunci dan bahkan dapat memberikan keamanan
ekstra kepada manajer.
c) Pengawasan Purnakarya (Post Action Control) atau disebut pengawasan
umpan balik (Feedback Control), jenis pengawasan ini mengukur hasil-hasil
dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan.

2.7  Pengawasan Merupakan Aspek Penting Dalam Manajemen

Dalam hal ini, terdapat beberapa alasan akan pentingnya pengawasan di

dalam setiap organisasi :

a.    Adanya perubahan di lingkungan organisasi

Menyebabkan fungsi pengawasan harus dilaksanakan agar dampak dari

perubahan-perubahan tersebut segera dapat dideteksi sehingga manajemen
akan mampu menghadapi tantangan dan peluang yang disebabkan oleh

13
 perubahan itu. Misalnya timbulnya perubahan teknologi, adanya pesaing-
pesaing baru yang muncul.

b.    Organisasi menjadi semakin kompleks

Pada umumnya organisasi saat ini cenderung bercorak desentralisasi,

maka kegiatan perusahaan menjadi terpisah-pisah secara geografis, lebih luas
dan kompleks. Demikian juga jika banyak dipakai penyalur dalam penjualan
produk, maka untuk menjaga kualitas dan profitabilitas, perlu sistem
pengawasan yang lebih teliti.

c.    Timbulnya kesalahan-kesalahan dalam bekerja

Untuk mendeteksi adanya kesalahan yang mungkin diperbuat oleh pelaku

organisasi, maka digunakan fungsi pengawasan, semakin jarang pekerja
melakukan kesalahan, semakin sederhana manajemen melakukan fungsi
pengawasan.

d.    Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang

Mengimplementasikan sistem pengawasan merupakan cara yang tepat

untuk memeriksa pelaksanaan tugas-tugas pekerja yang telah didelegasikan.
Namun demikian, manajer harus dapat menjaga keseimbangan antara
pengawasan dengan kebebasan pribadi dari pekerja supaya tidak mematikan
kreativitas.

2.8  Asas – Asas Pengawasan

Harold Kontz dan Cyril O'Donnel menetapkan asas pengawasan sebagai

berikut:

1. Asas tercapainya tujuan (Principle of assurance of objective). Pengawasan

harus ditujukan ke arah tercapainya tujuan, yaitu dengan mengadakan
perbaikan (koreksi) untuk menghindarkan penyimpangan-penyimpangan /
deviasi dari perencanaan.

14
2. Asas efisiensi dan pengawasan (Principle of efficiency and control).
Pengawasan itu efisien bila dapat menghindarkan deviasi dari perencanaan,
sehingga tidak menimbulkan hal-hal lain di luar dugaan.
3. Asas tanggung jawab pengawasan (Principle of control responsibility).
Pengawasan hanya dapat dilaksanakan apabila manajer bertanggung jawab
penuh terhadap pelaksanaan rencana.
4. Asas pengawasan terhadap masa depan (Principle of future control).
Pengawasan yang efektif harus ditujukan ke arah pencegahan penyimpangan
perencanaan yang akan terjadi baik pada waktu sekarang maupun masa yang
akan datang.
5. Asas pengawasan langsung (Principle of direct control). Teknik kontrol yang
paling efektif adalah mengusahakan adanya manajer yang berkualitas baik.
Pengawasan itu dilakukan manajer atas dasar bahwa manusia itu sering
berbuat salah. Cara yang paling tepat demi pelaksanaan yang sesuai dengan
perencanaan ialah mengusahakan agar petugas memiliki kualitas yang baik.
6. Asas refleksi perencanaan (Principle of reflection of plans). Pengawasan
harus disusun dengan baik, sehingga dapat mencerminkan karakter dan
susunan perencanaan.
7. Asas penyesuaian dengan organisasi (Principle of organizational suitability).
Pengawasan harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi. Manajer dan
bawahannya merupakan sarana untuk melaksanakan rencana. Dengan
demikian pengawasan yang efektif harus disesuaikan dengan besarnya
wewenang manajer, sehingga mencerminkan struktur organisasi.
8. Asas pengawasan individual (Principle of individuality of control).
Pengawasan dan teknik pengawasan harus sesuai dengan kebutuhan manajer,
teknik kontrol harus ditujukan terhadap kebutuhan-kebutuhan akan informasi
setiap manajer, ruang lingkup informasi yang dibutuhkan itu berbeda satu
sama lain, tergantung tingkat dan tugas manajer.
9. Asas standar (Principle of standard). Kontrol yang efektif dan efisien
memerlukan standar yang tepat, yang berguna sebagai tolok ukur pelaksanaan
dan tujuan yang akan dicapai.

15
 10. Asas pengawasan terhadap strategis (Principle of strategic point control).
Pengawasan yang efektif dan efisien memerlukan adanya perhatian yang
ditujukan terhadap faktor- faktor yang strategis dalam perusahaan.
11. Asas kekecualian (The exception principle). Efisiensi dalam kontrol
membutuhkan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor kekecualian.
Kekecualian ini dapat  terjadi dalam keadaan tertentu ketika situasi berubah
atau tidak sama.
12. Asas pengendalian fleksibel (Principle of flexibility of control). Pengawasan
harus luwes untuk menghindarkan kegagalan pelaksanaan rencana.
13. Asas Peninjauan Kembali (Principle of review). Sistem kontrol harus ditinjau
berkali-kali, agar sistem yang digunakan berguna untuk mencapai tujuan.
14. Asas tindakan (Principle of action). Pengawasan dapat dilakukan apabila ada
ukuran-ukuran untuk mengoreksi penyimpangan-penyimpangan rencana,
organisasi, staffing dan directing.

2.9    Sifat Dan Waktu Pengawasan.

            Sifat dan waktu pengawasan/ control dibedakan atas :

2.9.1   Preventif Control
Pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan dikerjakan dengan
maksud supaya tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan. Hal ini bisa
dilakukan dengan menggunakan beberapa cara, yaitu :
a. Membuat peraturan-peraturan yang berhubungan dengan tata cara
suatu kegiatan atau dibuat tata tertib.
b. Membuat pedoman – pedoman kerja.
c. Menetapkan sanksi – sanksi terhadap pembuat kesalahan.
d. Menentukan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab.
e. Mengorganisasikan segala macam kegiatan.
f. Menentukan sistem koordinasi pelaporan dan pemeriksaan.

16
 2.9.2    Repressive Control
Pengawasan yang dilakukan setelah terjadi penyimpangan dalam
pelaksanaan kegiatan, agar tidak terjadi pengulangan kesalahan, sehingga
sasaran dapat tercapai. Hal ini bisa dilakukan dengan cara-cara sebagai
berikut :

a. Membandingkan antara hasil-hasil kegiatan dengan rencana yang

telah ditentukan.
b. Mencari penyebab-penyebab terjadinya penyimpangan dan mencari
solusinya.
c. Memberikan penilaian terhadap hasil kegiatan, termasuk kegiatan para
penanggung jawabnya.
d. Melaksanakan sanksi yang telah ditentukan terhadap pembuat
kesalahan.
e. Menilai kembali prosedur-prosedur yang telah ditentukan.
f. Mengecek kebenaran laporan yang dibuat para petugas pelaksana.

2.9.3     Pengawasan yang dilakukan di tengah proses penyimpangan terjadi.

Pengawasan ini dilakukan di tengah proses penyimpangan yang
terjadi untuk menghindarkan kegagalan pelaksanaan rencana.

2.9.4     Pengawasan berkala
Pengawasan berkala yaitu pengawasan yang dilakukan secara
berkala sebulan sekali atau satu kuartal sekali atau satu tahun sekali.

2.9.5     Pengawasan mendadak
Pengawasan mendadak ialah pengawasan yang dilakukan secara
mendadak tanpa ada pemberitahuan terlebih dahulu.     
     

2.10  Karakteristik Sistem Pengawasan Yang Efektif

1) Akurat ; setiap data harus akurat, jika tidak mengakibatkan organisasi tidak
tepat dalam mengambil keputusan untuk mengoreksi suatu penyimpangan.
2) Tepat waktu ; informasi segera dikumpulkan, diarahkan dan dievaluasi jika
hendak diambil tindakan yang tepat pada waktunya untuk perbaikan.

17
 3) Objektif dan Komprehensif ; informasi dalam sistem pengawasan harus
dapat dipahami dan dianggap obyektif oleh individu yang menggunakannya.
4) Dipusatkan pada titik pengawasan strategis ; sistem pengawasan sebaiknya
dipusatkan pada daerah yang paling banyak kemungkinan akan terjadi
penyimpangan dari standar.
5) Ekonomis ; biaya untuk implementasi sistem sebaiknya lebih kecil daripada
keuntungan yang diperoleh dari sistem itu.
6) Fleksibel ; sistem harus fleksibel agar organisasi lebih mudah bertindak
untuk mengatasi perubahan yang kurang menguntungkan atau
memanfaatkan kesempatan-kesempatan baru.
7) Dapat diterima oleh seluruh anggota organisasi ; idealnya jika sistem
tersebut dapat menghasilkan prestasi yang tinggi diantara para anggota
organisasi dengan membangkitkan perasaan bahwa mereka memiliki
otonomi, tanggung jawab dan kesempatan untuk mencapai tujuan.
8) Dapat diorganisasikan dengan arus pekerjaan organisasi. Hal ini
disebabkan oleh:
a. Setiap langkah dalam proses pekerjaan dapat mempengaruhi
keberhasilan atau kegagalan seluruh operasi.
b. Informasi pengawasan harus sampai kepada orang yang
memerlukannya.

2.11  Cara – Cara Pengawasan Yang Baik

1. Pengawasan harus mendukung sifat atau kebutuhan dari kegiatan. Untuk

masing-masing kegiatan cara pengawasannya pun berbeda – beda, antara
organisasi kecil dan besar juga berbeda.
2. Pengawasan harus segera melaporkan setiap ada penyimpangan, jika ada
penyimpangan yang terlambat diatasi maka hal itu akan menjadi parah dan
memperumit tindakan korektif yang akan dilakukan.
3. Pengawasan harus berorientasi jauh ke depan. Manajemen perlu membuat
perkiraan situasi yang mungkin akan terjadi pada organisasi di masa depan.
4. Pengawasan harus akurat dan objektif. Agar pengawasan menjadi objektif,
maka mutlak diperlukan suatu ukuran sebagi pedoman pelaksanaannya.

18
 5. Pengawasan harus fleksibel. Dalam melakukan pengawasan, perlu dicari
alternatif-alternatif rencana untuk situasi yang memungkinkan.
6. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi. Jika satu bagian membuat
kekeliruan, maka hal itu harus diatasi bersama- sama dengan kegiatan lain
yang merupakan satu kesatuan organisasi.

2.12  Langkah-langkah dan Proses Pengawasan

1) Menetapkan standard and metode untuk mengukur prestasi. Misalkan

beberapa target yang harus dicapai/ beberapa jumlah produksi yang harus
dicapai.
2) Mengukur prestasi kerja, hal ini merupakan proses yang berkesinambungan
dan berulang-ulang yang frekuensinya tergantung pada jenis aktivitasnya,
sebaiknya dilakukan dengan segera agar waktunya tidak terlalu panjang.
3) Menentukan apakah prestasi kerja memenuhi standar
4) Merupakan kelanjutan dari kedua langkah terdahulu yaitu membandingkan
antara langkah pertama dan langkah kedua.
5) Mengambil tindakan korektif, apabila tidak ada penyimpangan pada langkah
pertama dan kedua maka manajemen tidak perlu melakukan tindakan apa-
apa. Tapi jika sebaliknya, maka manajemen perlu melakukan tindakan
korektif. Tindakan ini dapat berupa perubahan aktivitas organisasi atau pada
standar kerja yang telah ditetapkan semula.

19
 BAB III

PENUTUP

3.1    Kesimpulan

Adapun kesimpulan yang telah dirangkum dari bagian awal sampai akhir :

1. Controlling merupakan salah satu fungsi manajemen yang harus

dilaksanakan oleh seorang controller ( pengawas).
2. Pengawasan memiliki tujuan untuk menemukan kemacetan, mencegah
penyimpangan, melakukan koreksi,memperoleh efisiensi dan efektifitas, dan
mempertebal rasa tanggung jawab dan dapat dilakukan pada bidang
produksi, pemasaran, keuangan, personalia, dan administrasi.
3. Elemen-elemen esensial dalam sistem kontrol adalah sebagai alat ukur,
pembanding, dan sarana koreksi kegiatan yang sedang berjalan untuk
mencapai hasil yang diinginkan.
4. Fungsi pengawasan dimaksudkan untuk mengawasi kegiatan-kegiatan
organisasi agar pelaksanaan kegiatan tersebut sejalan dengan tujuan yang
ditetapkan.dan memiliki tiga tipe pengawasan berdasarkan proses kegiatan,
yaitu ada tipe pengawasan pendahuluan, pengawasan berjalan, dan
pengawasan umpan balik.
5. Prinsip-prinsip kontrol terdiri dari titik Kontrol Strategis (Strategic Point
Control), Umpan Balik (Feedback), Kontrol yang Fleksibel (Flexible
Control), Kesesuaian Organisasi (Organizational Suitability), Kontrol Diri
(SelfControl), Kontrol Langsung (Direct Control), Faktor Manusia (Human
Factor).
6. Menurut tinjauan dari beberapa segi, ada beberapa macam dan jenis
pengawasan, yaitu menurut ruang lingkupnya, obyek pengawasan, pihak
yang mengawasi, dan waktu.
7. Pengawasan merupakan aspek penting dalam manajemen karena jika adanya
perubahan di lingkungan organisasi, jika organisasi semakin kompleks, jika
timbulnya kesalahan-kesalahan dalam bekerja, manajemen akan mampu
menghadapi semua tantangan tersebut dan kebutuhan manajer untuk
mendelegasikan wewenangnya.

20
8. Harold Kontz dan Cryil O Donnell menetapkan asas pengawasan menjadi
beberapa asas, diantaranya Asas tercapainya tujuan (Principle of assurance
of objective), Asas efisiensi dan pengawasan (Principle of efficiency and
control), Asas tanggung jawab pengawasan (Principle of control
responsibility), Asas pengawasan terhadap masa depan (Principle of future
control), Asas pengawasan langsung (Principle of direct control), Asas
refleksi perencanaan (Principle of reflection of plans), Asas penyesuaian
dengan organisasi (Principle of organizational suitability), Asas
pengawasan individual (Principle of individuality of control), Asas standar
(Principle of standard),Asas pengawasan terhadap strategis (Principle of
strategic point control), Asas kekecualian (The exception principle), Asas
pengawasan fleksibel (Principle of flexibility of control), Asas peninjauan
kembali (Principle of review), Asas tindakan (Principle of action).
9. Sifat dan waktu pengawasan (control) dibedakan atas preventive control,
repressive control, pengawasan yang dilakukan tengah proses
penyimpangan terjadi, pengendalian berkala, dan pengendalian mendadak.
10. Karakteristik pengawasan yang efektif yaitu, akurat, tepat waktu, obyektif
dan komprehensif, dipusatkan pada titik pengawasan strategis, ekonomis,
fleksibel, dapat diterima oleh seluruh anggota organisasi, dapat
diorganisasikan dengan arus pekerjaan organisasi.
11. Cara-cara pengawasan yang baik itu, diantaranya pengawasan harus
mendukung sifat atau kebutuhan dari kegiatan, harus segera melaporkan
setiap ada penyimpangan, harus berorientasi jauh kedepan, harus akurat dan
objektif, harus fleksibel, harus serasi dengan pola organisasi.
12. Langkah-langkah dan proses pengawasan terdiri dari, menetapkan standard
and metode untuk mengukur prestasi, mengukur prestasi kerja, menentukan
apakah prestasi kerja memenuhi standar, mengambil tindakan korektif.

21
3.2 Saran
Pengawasan dirasa sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi. Karena jika
tidak ada pengawasan dalam suatu organisasi akan menimbulkan banyaknya
kesalahan-kesalahan yang terjadi baik yang berasal dari bawahan maupun
lingkungan.
Pengawasan menjadi sangat dibutuhkan karena dapat membangun suatu
komunikasi yang baik antara pemimpin organisasi dengan anggota organisasi.
Serta pengawasan dapat memicu terjadinya tindak pengoreksian yang tepat dalam
merumuskan suatu masalah.
Pengawasan lebih baik dilakukan secara langsung oleh pemimpin
organisasi. Disebabkan perlu adanya hak dan wewenang ketegasan seorang
pemimpin dalam suatu organisasi. Pengawasan disarankan dilakukan secara rutin
karena dapat merubah suatu lingkungan organisasi dari yang baik menjadi lebih
baik lagi.

22
 DAFTAR PUSTAKA

Saajidah, Arienaya Syifa’a dkk. (2016). Manajemen Controlling. Bandung:

Politeknik Negeri Bandung.

Fajriyah, Siti Adhatul. (2020). Pengertian, Tujuan, Fungsi, Dan Jenis-Jenis

Pengawasan. Semarang: Universitas 17 Agustus 1945 Semarang.

Setiawan, Muhamad Iqbal dkk. (2016). Management Controlling(Pengawasan).

Jawa Barat: Universitas Singaperbangsa Karawang.

Syahirah, Aisyah dkk. (2021). Controlling Dalam Manajemen. Jawa Barat:

STIEB Perdana Mandiri Purwakarta

23