Key Performance Indicator: Cara Menetapkan

Cara Menetapkan
KEY PERFORMANCE
INDICATOR
20.20.20
13 Februari 2020
by Leni Rosmalina
OUR JOURNEY
Simulation
Sharing
Exercise
Q&A
Action Plan
Key Performance Indicator 20.20.20

Let’s Begin

“Bagaimana kinerja kita tahun ini?”
“Mengapa kinerja kita turun dibandingkan tahun lalu?”
“Apa upaya yang bisa dilakukan untuk meningkatkan kinerja kita?”
KINERJA
KINERJA
“Tingkat pencapaian hasil kerja seseorang atau
sekelompok orang dalam organisasi dalam suatu periode
waktu tertentu, sesuai dengan lingkup wewenang dan
tanggung jawab masing-masing dalam upaya mencapai
tujuan organisasi, dan dilakukan secara legal, tidak
melanggar hukum, dan sesuai dengan moral dan etika”.

Kinerja Organisasi
Kinerja Kinerja Kinerja

Divisi 1 Divisi 2 Divisi 3
Kinerja Kinerja Kinerja Kinerja Kinerja Kinerja

Individu Individu Individu Individu Individu Individu

LATAR BELAKANG
Semakin besarnya tantangan yang dihadapi perusahaan
untuk mencapai visi dan tujuan yang dicita-citakan.
Semakin meningkatnya tuntutan kualitas produk &

kepuasan pelanggan
Semakin meningkatnya tuntutan pemegang saham

terhadap efisiensi dan/atau profitabilitas organisasi
Adanya kecenderungan ketidakselarasan hasil

kinerja bisnis dengan hasil penilaian kinerja
individu

VIDEO WATCHING :
Stephen Covey

DISKUSI
1. Adakah kesamaan/kemiripan dengan situasi kerja

yang anda alami?
2. Apa learning point dari video yang sudah anda saksikan?

“Ketidakmampuan mengidentifikasi TARGET
dan STRATEGI kemudian menerjemahkannya
menjadi ACTION adalah masalah utama di
banyak organisasi”
Stephen Covey
10

Riset LandMark
“Hanya 15% organisasi yg jelas

prioritas targetnya”
• Terlalu banyak goals

• Goals terlalu sering berubah
• Tidak punya goals

Riset LandMark
“Hanya 19% karyawan yang

semangat dalam mencapai
targetnya”
• Tidak terbangun ownership terhadap target
- No Involvement, No Commitment -
• Tidak tahu bagaimana cara mencapai targetnya

Riset LandMark
“Hanya 49% waktu yang

digunakan untuk mengejar
targetnya”
• Genting tapi tidak Penting
• Disibukkan dengan hal-hal yang mendesak

Riset LandMark
“51% karyawan tidak tahu apa

yang harus mereka lakukan
untuk mencapai targetnya”
• Kurang paham dengan role/perannya
• Tidak ada komunikasi, monitoring & coaching

KESIMPULAN VIDEO
• MISALIGNMENT • MOTIVATION • CLARITY
1. Tim dan Leader 1. Kurangnya 1. Goal kurang

tidak berada sense of dimengerti oleh
pada konteks belonging akan tim.
yang sama. goal yang ingin 2. Tim kurang
2. Pekerjaan yang dicapai. memahami
dilakukan oleh 2. Adanya peran/tugasnya.
tim tidak sesuai perasaan bahwa 3. Ketidakjelasan goal
dengan goal peran yang yang diinginkan.
yang ditetapkan. dijalankan tidak
3. Teamwork tidak bermanfaat
berfungsi dalam mencapai
tujuan utama.

PERFORMANCE
Performance/Kinerja adalah hasil yang dicapai seseorang atau sekelompok orang dalam organisasi
dalam suatu periode waktu tertentu, sesuai dengan lingkup & tanggung jawab masing-masing
dalam upaya mencapai tujuan organisasi
PERFORMANCE
Hasil interaksi dari :
Can Do Factors Will Do Factors Opportunity
Knowledge Desire Working

Motivation environment Performance
Skill
Experience Interests Equipment
Aptitude Personality Policy &
Characteristics Procedure
Aptitude is a person’s capacity to
learn or acquire skills
Kemampuan x Kemauan
Ability x Willingness
Competence x Commitment

PERFORMANCE MANAGEMENT
Proses yang dilakukan untuk mengelola Kinerja agar mencapai hasil yang diharapkan
Vision,
Mision,
Goals
STRATEGY sifatnya masih sangat General, Normatif, Multi –tafsir sehingga

BUSINESS agak sulit untuk diimplementasikan
PERFORMANCE PRINSIP
Mengubah VISI menjadi AKSI
MANAGEMENT
If you can’t measure it,
Membangun pemahaman bersama tentang apa yang ingin
you can’t manage it
dicapai oleh perusahaan, apa ukuran keberhasilan
pencapaian tersebut dan bagaimana cara mencapainya
Spesifik, Definitif, Jelas ukuran keberhasilannya

Tidak multi tafsir
Lebih mudah diimplementasikan

VISI, MISI, SASARAN PERTUMBUHAN
STRATEGIS PERUSAHAAN
Performance Performance Performance

Planning Monitoring & Review &
Coaching Appraisal
Perencanaan kinerja Secara regular memonitor Penilaian & Evaluasi

(menentukan target kerja) & mereview kinerja Kinerja
Masukan Aksi perbaikan
Goal Setting Monitoring Tools Prinsip dalam PA
Key Performance Indicator Komponen PA

Performance
Coaching
Cascading & Aligning Bias dalam PA
Rencana Training & Development
Penyesuaian
PERFORMANCE Gaji/Bonus/Pengembangan Karir
MANAGEMENT PROCESS
TUJUAN PERFORMANCE MANAGEMENT
Menyelaraskan Mendapatkan Salah satu media

kegiatan karyawan informasi untuk untuk mengenali dan
dengan tujuan membantu mengembangkan
organisasi pengambilan kompetensi karyawan
keputusan agar efektif pada
administrasi pekerjaan mereka
kepegawaian seperti
promosi, retensi,
terminasi, PHK dan
remunerasi

MANFAAT
PERFORMANCE MANAGEMENT
Menggerakkan seluruh tim untuk mencapai target
ORGANISASI organisasi dengan cara menurunkan target organisasi
ke dalam target individu (tercermin dalam KPI).
Memudahkan atasan dalam melakukan monitoring

dan kontrol pekerjaan bawahan
MANAGER
Membuat setiap orang fokus pada target yang menjadi

INDIVIDU prioritas mereka (setiap orang mempunyai fokus KPI
dg jumlah 5-8)
20.20.20
Key Performance Indicator
BELAJAR DARI KISAH
FLORENCE CHADWICK
Ia diapit oleh dua perahu kecil.
Perahu yang satunya bertugas Ibunya dan pelatihnya
untuk mengawasi Chadwick mendesak Chadwick
sehingga terhindar dari serangan untuk tidak berhenti.
hiu dan mengantisipasi jika Chadwick meneruskan
Chadwick tiba-tiba kram, terluka berenang satu jam lagi,
atau kelelahan. dan ia minta diangkat
ke perahu karena ia
merasa tidak pernah
Setelah 15 jam berenang, tiba-tiba
sampai ke tujuan.
kabut gelap menghalangi jarak
pandangnya. Ia sama sekali tidak
dapat melihat apa-apa, bahkan dua
4 Juli 1952 : Florence perahu yang mengapitnya saat
Chadwick menetapkan tujuan berenang. Ibunya dan pelatihnya
besar, yaitu untuk menjadi memberikan dorongan dan
wanita pertama yang mengatakan bahwa pantai tujuannya
berenang dari Pulau Catalina tidak jauh lagi.
ke pantai California yang
berjarak 26 mil (41,6 km)
Tapi Florences hanya bisa melihat
kabut, ia berkata bahwa ia tidak
akan berhasil.
BELAJAR DARI KISAH
FLORENCE CHADWICK
Tujuan yang jelas tergambar
Jadi, bukan kelelahan
dalam pikirannya. Dia tahu
atau bahkan air dingin
bahwa di suatu tempat di
membeku yang
balik kabut pasti ada tanah
mengalahkan dia. Tapi
yang kering, pantai
kabutlah yang
tujuannya. Dan kali ini
mengalahkannya.
Chadwick berhasil! Ya,
Chadwick gagal melihat
Florence Chadwick menjadi
tujuannya karena
wanita pertama yang
terhalang kabut tebal.
berenang dari pulau
Catalina!
Pada saat duduk di perahu, ia
Dua bulan kemudian,
baru mengetahui bahwa ia
Chadwick mencoba lagi,
telah berhenti berenang hanya
kali ini dengan cara yang
setengah mil (800 m) untuk
berbeda. Meskipun kabut
sampai ke tujuan. Dalam
yang sama padatnya
keadaan menggigil, dia
seperti saat dia pertama
dengan menyesal mengatakan
kali berenang masih ada,
kepada wartawan, "Ya, saya
tapi kali ini Chadwick
tidak akan memaafkan diriku
berenang dengan
sendiri, seandainya saja saya
keyakinan yang utuh. Ia
bisa melihat pantai tujuan,
membuat gambaran
saya mungkin telah berhasil
mental dalam pikirannya.
mencapai tujuan.”
LEARNING POINT
1. The Power of Vision

Menjadi perenang wanita pertama yang melintas dari Pulau Catalina ke Pantai California
2. Goals yang jelas & Cara mencapainya

Sampai ke pantai California, dengan berenang secepat mungkin, stamina terjaga &
sampai tujuan dengan selamat
Latihan fisik, Latihan mental, Simulasi, Visualisasi, Mendengarkan arahan pelatihnya & ibunya
3. Fokus pada tujuan, bukan hambatan

Fokus pada tujuan akhir, bukan kabut yang menghalangi pandangan
4. Keyakinan yang kuat

Memiliki keyakinan penuh akan dapat mencapai visi dan goalsnya (Law of attraction)
Key Performance Indicator

20.20.20
GOAL SETTING
Locke & Latham : “Goal Setting Theory”
Keterkaitan antara Target dengan Kinerja
TARGET
SPESIFIK & MENANTANG TIDAK JELAS & MUDAH
KINERJAnya lebih BAIK KINERJA rendah
Memunculkan MOTIVASI & KOMITMEN “If you don’t know where

sehingga mau berjuang you’re going, you’re probably
not gonna get there”
Syarat & Ketentuan:
diKOMUNIKASI-kan & diberikan UMPAN BALIK yang pas Forrest Gump

Form Performance Appraisal
Form Sasaran Kerja Individu (SKI)

FORM SASARAN KERJA INDIVIDU (SKI)
PERFORMANCE PLAN PERFORMANCE APPRAISAL
Awal tahun Akhir tahun
No Perspektif Key Key Unit Bobot Target Realisasi Nilai

Balanced Performance Performance of Measurement
Scorecard Objective Indicator
1 2 3 4 5 6
PERFORMANCE MONITORING
Sepanjang tahun

Perspektif Balance Scorecard
1
Balance Scorecard (BSC) adalah pendekatan terhadap strategi manajemen yang dikembangkan oleh Drs. Robert
Kaplan (Harvard Business School) and David Norton pada awal tahun 1990. Merupakan alat manajemen kinerja
(performance management tool) yang dapat membantu suatu organisasi untuk mentranslasikan visi
dan strategi ke dalam aksi.
BSC berasal dari dua kata yaitu balanced (berimbang) dan scorecard (kartu skor)
Balanced (berimbang) berarti adanya keseimbangan antara performance keuangan dan non-keuangan,
performance jangka pendek dan performance jangka panjang, antara performance yang bersifat internal
dan performance yang bersifat eksternal.
Finance Non - Finance
Short-term Long-term
External Internal
Scorecard (kartu skor) yaitu kartu yang digunakan untuk mencatat skor performance Kartu skor juga dapat
digunakan untuk merencanakan skor yang hendak diwujudkan di masa depan.

Balanced scorecard terdiri dari 4 perspektif :
FINANCIAL
PERSPECTIVE
FINANCIAL
PERSPECTIVE
CUSTOMER BUSINESS
BALANCED PROCESS
BUSINESS
CUSTOMER
PROCESS
PERSPECTIVE SCORECARD
PERSPECTIVE
LEARNING &
LEARNING &
GROWTH
Mengapa Empat Perspektif ?
Karena Perspektif Finansial saja tidak cukup mencerminkan kinerja perusahaan. Perspektif Finansial
yang baik tidak menjamin bahwa perusahaan tersebut akan bisa exist dalam jangka panjang
Mengapa Perspektif Non-finansial penting ?
Karena Perspektif Non finansial (Customer, Business process, Learning & growth) di anggap sebagai
bagian yang bila ikut diperhatikan, pada akhirnya dapat mendongkrak kinerja keuangan. Untuk dapat
exist, perusahaan harus mempunyai strategi yang dituangkan dalam action, sehingga penilaian kinerja
juga harus lebih dari sekedar penilaian finansial, tetapi juga meliputi penilaian non-finansial.

Financial Perspective How do we look to shareholders Financial Performance
Revenue Growth Long-Tem Shareholder value Productivity
Mencerminkan laba & kekayaan yang dimiliki perusahaan, ketersediaan dana, kemampuan membayar hutang, serta apakah realisasi investasi sudah
sesuai dengan yang diharapkan (Contoh KPI: Revenue, EBITDA, ROI, Cashflow, Profit, Return on Capital, Expenses, Net Interest Margin, etc)
Customer Perspective How do customer see us Customer Satisfaction
Product/Service Attribute Relationship Image
Price Quality Time Function Partnership Brand
Perspektif ini berorientasi pada pelanggan sebagai pemakai produk atau jasa yang dihasilkan perusahaan (Contoh KPI: Customer satisfaction index,
Customer percentage of market, Customer retention rate, Quality of service, etc
Business Efficiency &
Business Process Perspective What must we excel at, What should we best at Effectivity
Manage Regulatory &

Manage Operations Manage Customers Manage Innovations
Social Process
Perspektif ini melihat rangkaian aktivitas dalam perusahaan yang dilakukan untuk menghasilkan produk atau jasa dalam rangka memenuhi harapan pelanggan
(Contoh KPI: Lead time, Service Level Agreement, Number of product defect, Number of new initiative implemented, Business process efficiency, etc
Knowledge & Innovation

Learning & Growth Perspective How can we improve & create value
(new products/services)
Human Capital Information Capital Organizational Capital
Perspektif ini menggambarkan kemampuan perusahaan untuk melakukan perbaikan & perubahan dengan memanfaatkan sumber daya internal organisasi,
demi kesinambungan organisasi jangga panjang Contoh KPI: Employee turnover, Learning hours, Employee growth, etc

Perspektif KPO KPI Target
Financial Increase Revenue • Revenue • …. Rupiah
• Revenue growth • …. %
Enhance Long Term Shareholder value • Profitability/EBITDA • …. Rupiah
• Profitability growth • ….. %
Manage Cost Efficiency • Overhead cost ratio • ….. %
Customer Increase Customer Acquisition • Percentage increase in new customer • ….. %
Nurture Customer satisfaction • Time to handle customer complaints • Max ..... hours
• Customer Satisfaction Index • …. (Score 1 -5)
• Percentage decrease in customer • ….. %
complaints
Retain Customer • Percentage of loyal customer • ….. %
• Customer Loyalty Program Effectiveness • …..(Score 1 – 5)
Expand Market Share • Market share per product • ….. %
Business Achieve Operational Excellence • Simplify business process • …. (number/time/sourcing)

Process • Increase quality of product/service • ….. %
• Number of product defects • … per …
Drive demand via customer • Service Level Agreement • Max … hours
relationship • Number of customer gatherings • … per year
Manage Growth via Innovation • Number of new products launch • … in this year
• Number of new initiatives implemented for • …..
continuous improvement
Learning & Develop competency of employee • Learning hours per employee • …. hours
Growth Enhance employee productivity • Productivity Index (Revenue compare to • …. Rupiah
Payroll cost)
Develop employee engagement • Percentage Turn over • …. %
• Employee Engagement Index • …. (Score 1 -5)
Develop employee satisfaction • Employee Satisfaction Index • …. (Score 1 -5)
2
KEY PERFORMANCE OBJECTIVE
Ilustrasi KPO
Contoh Tukang Jahit
INPUT PROSES OUTPUT

KPO
Merupakan tujuan utama yang hendak dicapai dari job description/project khusus yang
sedang ditangani.
Contoh perbedaan Job Desc & KPO :
1. Job Desc : Membuat laporan bulanan.
KPO : Memastikan laporan bulanan terselesaikan tepat waktu & benar.
2. Job Desc : Menjual produk property (apartemen).
KPO : Mencapai target perjualan property (apartemen)/
Unit apartemen terjual sesuai target
3. Job Desc : Melakukan analisa sample air.
KPO : Hasil analisa sample air terdokumentasikan (dalam bentuk laporan)/
Memastikan proses analisa sample air dilakukan sesuai SOP
• Menggunakan kata aktif transitif/intransitif

Contoh: Meningkatkan, Memperluas, Merevisi, Menambah, Mencapai (transitif) ;
Terjual, Tercapai, Terealisasi, Terselesaikan, Berkembang, Berubah, Bertambah (intransitif)
• Menyebutkan hal/object yang akan diraih

Contoh: penjualan, jaringan kerja sama dengan nasabah, produk baru
Contoh lain KPO: - Meningkatnya jumlah nasabah yang melakukan repeat order
- Terealisasinya aplikasi baru untuk proses pembayaran tagihan
Contoh KPO dalam Perspektif Keuangan
• Meningkatkan laba bersih

• Meningkatkan jumlah pendapatan
• Meningkatkan pertumbuhan pendapatan
• Meningkatkan produktivitas biaya (efisisien biaya)

Contoh KPO dalam Perspektif Customer
• Meningkatkan profitabilitas per pelanggan

• Meningkatkan market share
• Mengembangkan brand image
• Meningkatkan kepuasan pelanggan
• Meningkatkan jumlah pelanggan loyal

Contoh KPO dalam Perspektif Business Process
• Meningkatkan mutu dan keandalan produk

• Menurunkan jumlah produk yang gagal
• Meningkatkan kecepatan pelayanan
• Mengembangkan inovasi proses
• Mengembangkan kapasitas produksi

Contoh KPO dalam Perspektif Learning & Growth
• Meningkatkan kompetensi karyawan
• Menciptakan pola kepemimpinan yang efektif
• Meningkatkan produktivitas karyawan
• Meningkatkan penggunaan teknologi terkini
• Membangun system database yang terintegrasi

Kesalahan yang sering terjadi dalam
penyusunan KPO
1. Menyalin dari Job Description
Misalnya :
▪ Melakukan patroli di kawasan PT. ABC (Bukan KPO).
Seharusnya output seperti apa yang diharapkan dari melakukan
patroli keamanan.
Revisi: Memastikan keamanan di kawasan PT. ABC
2. Hanya menuliskan 1-2 kata/Jenis pekerjaan.

Misalnya :
▪ Safety (Bukan KPO).
Seharusnya output seperti apa yang diharapkan dari safety?
Revisi : Meningkatkan keselamatan kerja
3. Menuliskan kompetensi
Misalnya :
▪ Kerja sama (Bukan KPO). Karena kerja sama adalah Kompetensi.
Seharusnya Sasaran kerja menghitung performance/output,
bukan kompetensi.
Quiz Key Performance Objective
1. Membuat ….. 1. Meningkatkan …..
2. Menyusun ….. 2. Mengoptimalkan …..
3. Melaksanakan ….. 3. Menurunkan …..
4. Mengkoordinir ….. 4. Mencapai …..
5. Membantu ….. 5. Mengembangkan …..
6. Memfasilitasi ….. 6. Menyempurnakan …..
7. Memonitor ….. 7. Mengefektifkan …..
8. Mengelola ….. 8. Mengendalikan …..
Jobdesc KPO
Aktivitas/Tugas Tujuan yang hendak dicapai dari
aktivitas/tugas yang dilakukan

Quiz Key Performance Objective
1. Pilihlah diantara Key Performance Objective dibawah

ini yang benar !
a. Adanya peningkatan
b. Membuat sistem filing dokumen departemen
berdasarkan abjad
c. Memastikan pemenuhan ATK (Alat tulis Kantor) dan
perlengkapan kerja karyawan sesuai SOP
d. Safety
e. Melakukan rekap bukti potong dari customer, bukti
potong vendor & daftar nominatif

3
KEY PERFORMANCE INDICATOR
Suatu ukuran/acuan yang menunjukkan

efektivitas perusahaan/tim/individu dalam
mencapai tujuan yang ditetapkan

ILUSTRASI KPI
• Apakah anda merasa sehat hari ini ?
• Darimana anda mengetahui bahwa anda sehat atau tidak?
• Kira-kira apa yang menjadi kriteria tubuh yang sehat ?
Tekanan Denyut nadi Suhu Tubuh

Darah • 60 – 100 per • 36 – 37 ⁰C
• 90/60 menit
• 120/70

Yellow
Is the color of gold, butter and ripe lemons. In the spectrum of visible light, yellow.
=
Key
Indicator ? Performance
Indicator
≠
Red
Is the color of blood, and
because of this it has
Jawaban: historically been associated
with sacrifice, danger and
Indicator ≠ Key Performance Indicator courage.
Ukuran pencapaian suatu pekerjaan

Ukuran
yang memberikan kontribusi
pencapaian suatu terhadap tujuan perusahaan dalam
pekerjaan kurun waktu tertentu

PENGUKURAN
KINERJA
Pengukuran kinerja dilakukan dengan mengumpulkan, menganalisis, dan

melaporkan berbagai informasi yang berhubungan dengan tingkat kinerja
dari individu, divisi atau perusahaan.
Agar pengukuran kinerja dapat dilaksanakan dengan

tepat, organisasi perlu menetapkan indikator kinerja
yang relevan dengan visi-misi-rencana strategis
perusahaan.
Indikator kinerja dapat didefinisikan sebagai ukuran kuantitatif

dan/atau kualitatif yang menggambarkan tingkat pencapaian
sasaran yang telah ditetapkan

INDIKATOR KINERJA
Berdasarkan keterkaitan dengan strategi organisasi
Indikator Kinerja Strategis Indikator Kinerja Non Strategis

Indikator kinerja yang terkait dengan Indikator kinerja yang tidak bersifat
strategi organisasi strategis, digunakan untuk mengukur
kegiatan rutin organisasi
Berdasarkan aspek yang diukur
Result Indicator/Lagging Indicator Performance Indicator/Leading Indicator

Indikator kinerja yang mengukur kinerja Indikator kinerja yang mengukur kinerja proses.
hasil. Menunjukkan hasil akhir dari Merupakan indikator yang mengukur jalannya
sekumpulan tindakan atau proses (ex: suatu proses atau tindakan yang mendukung
informasi finansial, profitabilitas organisasi, organisasi mencapai kesuksesan (ex: ketepatan
pangsa pasar, jumlah kontrak baru, waktu pengiriman barang, persentase keluhan
kepuasan pelanggan, dsb) pelanggan yang diselesaikan, jumlah sales calls
yang dilaksanakan dalam periode tertentu.

Key Perfomance Indicator (KPI) adalah indikator kunci yang menjadi
petunjuk dari keberhasilan KPO. KPI = Alat ukur
Karena digunakan untuk menilai hasil kerja, KPI harus dapat terukur,
relevan dengan visi, misi, rencana strategis perusahaan & dapat
dengan mudah diperoleh datanya (untuk diolah & dianalisa).
Agar pengukuran dapat dilakukan
dengan TEPAT
Key Performance Masing-masing KPO minimal memiliki satu

Objective (KPO)
KPI (boleh memiliki lebih dari 1 KPI).
KPI yang mengukur Contoh:

Measure KPIs pencapaian hasil akhir yang 1. Customer satisfaction Index
Results RESULT
ingin dituju oleh KPO 2. Number of complain
3. Sales Revenue
KPI yang mengukur

Contoh:
Measure pencapaian proses atau 1. Jumlah kunjungan ke
KPIs
Activity customer/klien
PROCESS aktivitas yang dilakukan
untuk mencapai hasil akhir 2. Jumlah event yang terselenggara
yang diharapkan 3. Follow up call setelah pengiriman
product/service
4. Jumlah jam pelatihan untuk
Jumlah total KPI sebaiknya antara 5 – 10. meningkatkan kompetensi
karyawan
CONTOH KPO & KPI
KPO :
Improve
customer satisfaction
on service
KPI :
• Customer Satisfaction Index
Measure
Results
• Number of complaints
KPI :
Measure Number of follow-up call after

Activity product/service delivery

CONTOH KPO & KPI
KPO :
Increase Sales Revenue
KPI :
Measure • Sales Revenue
Results
KPI :
Measure • Jumlah Kunjungan ke Klien Prospektif

Activity • Jumlah sales call yang dilakukan

CONTOH KPO & KPI
KPO :
Develop Competent
Employee
KPI :
• Rata-rata Skor Kompetensi
Measure
Karyawan
Results
KPI :
• Jumlah Pelatihan
Measure Per Karyawan Per Tahun
Activity • % Karyawan yang Merealisasikan
Individual Development Plan

Quiz
1. Persyaratan apa saja yang harus dipenuhi agar KPI efektif dan
efisien ?
2. Apa kepanjangan dari SMART ?
3. Berapa jumlah KPI yang efektif ?
4. Buatlah KPI salah satu tim anda!

PERMASALAHAN DALAM PENYUSUNAN KPI
MISALIGNMENT MOTIVASI CLARITY
• Tidak ada • Kurangnya • Suatu indikator disebut

kesinambungan pengetahuan KPI Apabila dapat
antara KPI karyawan akan memberikan kontribusi
Individu, apa yang dalam pencapaian goal
Departemen, diharapkan oleh perusahaan.
Divisi, dan perusahaan.
Perusahaan
• Pekerjaan rutin bukan
• KPI bukan • Tidak ada merupakan KPI.
merupakan fokus komitmen dari
yang diinginkan karyawan
oleh Perusahaan terhadap
pencapaian KPI.

SMART KPI
Kombinasi antara dimensi What – How Much – by When dengan SMART tools
menghasilkan sebuah matriks goal setting sebagai berikut :
Target tidak menimbulkan banyak interpretasi karena sangat jelas,

WHAT • SPECIFIC detil & dipaparkan dengan bahasa yang lugas
Terdapat angka/jumlah riil yang ingin dicapai sehingga dapat terukur

• MEASURABLE secara obyektif progress/kemajuannya serta tingkat keberhasilannya
HOW
MUCH • ACHIEVABLE Target harus realistis & dapat dicapai, tidak terlalu mudah/terlalu
sulit, tetapi cukup memotivasi, bermakna & realistis (do-able)
• RELEVANT Target harus sesuai dengan tanggung jawab utama suatu pekerjaan
dan selaras dengan tujuan dan misi perusahaan
WHEN • TIME BOUND Harus ditetapkan titik awal & akhirnya, dengan adanya tenggat waktu
akan menimbulkan urgensi dan motivasi untuk mencapainya

SMART KPI
Specific Measurable Attainable Relevant Time-bound
Apakah Apakah KPI Apakah KPI

terdapat selaras tersebut telah
Apakah KPI Apakah KPI
angka/jumlah dengan tujuan ditetapkan titik
terlalu luas? realistis??
riil yang ingin dan misi awal dan
dicapai? organisasi?? akhirnya??
Apakah orgs
Apakah dapat
Apakah cukup secara
Apakah diterapkan
memotivasi & keseluruhan
Apakah dapat keberhasilan sebagai
bermakna? memiliki
menimbulkan & bagian dr
Atau terlalu komitmen
banyak kegagalannya tanggung
mudah waktu yg sama
interpretasi? dapat jawab utama
bahkan sia- utk
terukur? suatu
sia? pemeriksaan
pekerjaan?
kemajuan?

MANFAAT KPI
Benefit of KPI for the Benefit of KPI for the line Benefit of KPI for the
employee: manager: Organization:
- Clarification of expectations - Efficiency - Productivity
- Improve self assessment - Reduced conflict - Accountability
- Improve performance - Visible Accountability - Improved Focus
- Job satisfation - Improved performance - Business Sustainability
Kinerja organisasi dan pegawai dapat dievaluasi

secara lebih obyektif dan terukur, sehingga dapat
mengurangi unsur subyektivitas
Setiap anggota organisasi menjadi lebih memahami mengenai

hasil kerja kunci (key results) yang diharapkan darinya.
Organisasi yang lebih responsif : performance based culture

akan terbangun

KPI FAMILY

TURUNAN KPI
KPI Sign
Unit of
Measurement
Bobot
Target

KPI SIGN
• Higher Better/Polaritas positif (semakin tinggi pencapaian,

semakin baik). Contoh: volume penjualan, jml produksi/bln
• Lower Better/Polaritas negatif (semakin rendah pencapaian,

semakin baik). Contoh: Defect rate, Jml complain, durasi
downtime

4
UNIT OF MEASUREMENT (UOM)
▪ Merupakan satuan pengukuran KPI.
▪ Tergantung KPI-nya, contoh:
KPI UOM
Pendapatan, Laba bersih, EBITDA Rupiah
Penjualan Rupiah, Unit, Ton
ROI, Inventory accuracy, Turn-over Persen

karyawan, Current ratio
Kepuasan pelanggan Persen, Indeks, Skala Likert (angka skala yang digunakan
dapat disesuaikan)
Keluhan pelanggan Angka, Persen
Cycle time, Down time Menit, Jam, Hari, Bulan
Kecelakaan kerja Angka, Persen
*) UOM dalam table ini hanya contoh, dapat berbeda atau disesuaikan dengan KPI masing-masing
Divisi/Dept/Individu

UNIT OF MEASUREMENT (UOM)
▪ Tergantung KPI-nya, UOM bisa berupa:
KPI UOM
Rupiah, Dollar, Angka, Unit, Buah, Lembar,
Jumlah Potong, dll
Waktu Jam, Hari, Bulan, Tanggal, dll
Volume/Berat Liter, Kg, Ton, dll
Luas Meter persegi, Hektar, dll
Frekuensi Kali, Persen, dll
Akurasi Angka, Persen, dll
Kecepatan Km/jam, Menit, Jam, dll
Tingkat Persen, Skala Likert, Angka, dll

5
BOBOT
• Merupakan besarnya bobot dari suatu KPI
• Total bobot harus berjumlah 100%
• Komposisi Bobot :
1. Tingkat kepentingan/Prioritas KPI (semakin tinggi
prioritasnya, sebaiknya semakin besar bobotnya)
2. Tingkat kesulitan untuk mencapai target (semakin sulit
pencapaiannya, sebaiknya bobot makin tinggi)
3. Tingkat kredibilitas data pencapaian KPI (Semakin
kredibel/tidak mudah dimanipulasi, sebaiknya bobot
makin tinggi)
4. Sumber daya yang dialokasikan

6
TARGET
• Merupakan hasil yang diharapkan untuk tercapai.
• Target sebaiknya ditentukan berdasarkan kesepakatan atasan dan

karyawan, agar terjadi IKATAN/KOMITMEN yang kuat dalam
mengeksekusi target.
• Dasar penetapan target :
1. Baseline data (data pencapaian tahun sebelumnya)

2. Data benchmark industry sejenis (data kinerja perusahaan lain
dalam industry yang sama)
3. Target dari stakeholders
4. Target dari Top Management

Cascading & Aligning
▪ Cascading adalah proses penyusunan
Visi target/sasaran di setiap jenjang organisasi dengan
menggunakan target jenjang di atasnya sebagai
Misi basis.
▪ Proses cascading terbagi menjadi dua, yaitu:
Strategi a. Direct Method: menjadikan sasaran
Cascading
strategis jenjang organisasi di atasnya

sebagai sasaran departemen/individu.
b. Indirect Method: mengembangkan
Corporate sasaran strategis jenjang organisasi di
atasnya sesuai dengan proses kerja
Scorecard departemen/individu.
▪ Aligning adalah proses

Divisional/ penyelarasan target/sasaran
agar sasaran di setiap jenjang
Department organisasi sejalan dengan
sasaran dan tujuan korporat
Scorecard
Individu
Scorecard

Cascading
Cascading & Aligning Aligning
Corporate KPI
Unit/Divisi A Unit/Divisi B Unit/Divisi C KPI
KPI
Dept Dept Dept Dept Dept Dept
Person Person Person Person Person Person Person PersonPerson Person Person Person KPI

Proses Menurunkan (Cascading)
Identifikasi KPO pada level

korporat yang seluruh atau
sebagian pencapaiannya
menjadi tanggungjawab
Divisi/Departemen Anda
Jadikan KPO tersebut sebagai Kembangkan KPO dan KPI

sasaran Divisi/Departemen yang membantu perwujudan
Anda sasaran pada level korporat
tersebut, dengan mengacu
pada proses kunci dalam
Divisi/Departemen Anda
Direct Method Indirect Method

Langkah-langkah dalam Mengembangkan Scorecard
untuk Kinerja Individual
1. Review KPO dan 2. Review Tugas 3. Review Tugas

KPI dalam Strategy Inti/Uraian Pekerjaan Khusus di Masa
Map Individual Mendatang
Divisi/Departemen
4. Analisa dan sinergikan hasil

dari tahap 1, 2, dan 3 dan lalu
rancang KPO/
Sasaran Kinerja (SK)
5. Tentukan KPI,
bobot, serta satuan 6. Tetapkan target
dari setiap KPI untuk Setiap KPI

5 & 6. Tentukan KPI
• Review KPI yang tepat
• Tentukan satuan pengukurannya
• Tentukan bobotnya
• Tentukan targetnya

Cascading Identical
Target Pendapatan Organisasi

Rp. 500 juta
KPI Divisi Sales
Target Pendapatan
Rp. 500 juta
Target Pendapatan Target Pendapatan Target Pendapatan

Cabang A Cabang B Cabang C
Rp. 250 juta Rp. 150 juta Rp. 100 juta

Cascading Contributory
Laba Bersih 50 juta
KPI Divisi Sales KPI Divisi Produksi KPI Divisi Distribusi KPI Divisi Marketing
Target Pendapatan Biaya Produksi Biaya Distribusi Biaya Marketing

Rp 500 juta Rp 250 juta Rp 150 juta Rp 50 juta

Cascading Shared
Learning Days Organisasi 3 Hari
KPI Divisi Sales KPI Divisi Produksi KPI Divisi Marketing KPI Divisi Keuangan
Learning Days 3 Hari Learning Days 3 Hari Learning Days 3 Hari Learning Days 3 Hari

Mengapa Cascading penting ?
Tidak dilakukan Cascading: Tidak dilakukan Cascading: Dilakukan Cascading:

Arah tidak jelas Terlalu banyak arah Arah satu dan jelas
Keterangan : Karyawan Direksi

Dalam menentukan indikator kinerja yang akan dijadikan Key Performance
Indicator (KPI), berikut beberapa persyaratan yang harus dipenuhi :
1. Spesifik dan jelas sehingga mudah dipahami dan mengurangi kesalahan

penafsiran
2. Dapat diukur secara objektif, baik yang bersifat kuantitatif maupun kualitatif
3. Relevan dengan sasaran yang ingin dicapai
4. Dapat dicapai, penting, dan berguna untuk menunjukkan keberhasilan
masukan, keluaran, hasil, manfaat, dampak, serta efektivitas proses
5. Fleksibel dan sensitif terhadap perubahan akibat penyesuaian pelaksanaan
dan hasil yang dicapai
6. Data atau informasi yang menunjukkan pencapaian indikator kinerja dapat
dikumpulkan, diolah dan dianalisis secara wajar

CCP
KEY SUCCESS for Excellent Performance:
1. Clear & Challenging Goals

2. Commit to achieve Goals
3. Provide feedback on goal performance

Dear participant Workshop
THANK YOU for coming

Please keep in mind to set the GOALS with :
C
Challenging
Believe that we can achieve our GOALS !

LAMPIRAN
(CONTOH-CONTOH)

Posisi : Performance Management Manager
Fungsi: Mengelola kinerja karyawan agar kinerja organisasi meningkat
Job KPO KPI Bobot Satuan Target

Description
Membuat tools Mengembangkan Tersedianya tools 40% Waktu Bulan
pengukuran tools yang dapat pengukuran kinerja Februari
kinerja digunakan untuk
mengukur kinerja
karyawan
Membuat system Mengembangkan Ketepatan waktu 25% Bulan 6

penilaian kinerja system penilaian penyelesaian system
kinerja berbasis PA online
online agar paperless
& tersedia database
yang baik
Melakukan Meningkatkan Jumlah kegiatan 15% Jumlah/Kuantitas
sosialisasi tools & pemahaman yang dilaksanakan - Workshop 15
system penilaian karyawan mengenai - FGD 3
kinerja penggunaan tools & - Teaser 3
system penilaian
kinerja
Mengumpulkan Memastikan setiap Persentase 20% Persen 95

Sasasaran Kerja karyawan memiliki banyaknya SKI yang
Individu (SKI) dan menyerahkan SKI terkumpul
setiap karyawan
RENCANA KINERJA TAHUNAN
PT. XXXXXXXX
TAHUN 2020
No Aspek Performance Indicator Bobot Satuan Target
Base Stretch
1 Finansial Pendapatan 15% Juta IDR 5.000 6.000
Laba bersih 15% Juta IDR 500 600
Pangsa pasar domestik 10% Persentase 50 65
Biaya produksi 15% Juta IDR 4.500 4.000
2 Fokus Kepuasan pelanggan 15% Skala Likert 3,75 4

pelanggan
3 Efektivitas Volume penjualan 15% kL 1000 1200
Produk & Proses
Cycle Time 10% hari 3 2
4 Learning & Learning Days rata-rata 5% Man-days 4 5

Growth
Jakarta, 1 Januari 2020
Dibuat oleh, Mengetahui,
Direktur Komisaris Utama
YYYY WWWW
Contoh KPI Directory 1
Key Performance Indicator:

Laba Bersih
Definisi Laba bersih yang diperoleh perusahaan pada tahun buku periode berjalan
Formula perhitungan Laba bersih = Pendapatan usaha + Pendapatan lain (bunga bank, selisih kurs,
kinerja administrasi bank) – Biaya Operasi – Biaya Administrasi & Umum - Pajak
Satuan digunakan Juta Rupiah
Rasional penentuan Base = Realisasi tahun lalu + 5%

target Stetch = Base + 15%
Polaritas/Sign Positif (semakin tinggi semakin baik)
Sasaran Sebagai tolok ukur keuntungan atau pertimbuhan perusahaan
Frekuensi Triwulan
pemantauan &
pelaporan kinerja
Sumber data kinerja Laporan keuangan bulanan
Penanggung jawab KPI Direksi
Keterangan lainnya -
Source: Panduan Praktis Menyusun KPI, Arini T. Soemohadiwidjojo


Kepuasan Pelanggan
Definisi Informasi mengenai tingkat kepuasan pelanggan dalam memperoleh atau
menggunakan produk
Formula perhitungan Berdasarkan hasil survey
kinerja
Satuan digunakan Skala Likert (1 – 5)
Rasional penentuan Base = 3,5

target Stretch = 3,75
Sasaran Untuk mengukur keberhasilan perusahaan dalam segi kualitas jasa

pelayanan
Frekuensi pemantauan Tahunan
& pelaporan kinerja
Sumber data kinerja Hasil Survei Kepuasan Pelanggan
Penanggung jawab KPI Tenant Relation


Kepuasan Pelanggan
Definisi Informasi mengenai tingkat kepuasan pelanggan dalam memperoleh atau
menggunakan produk
Formula perhitungan Berdasarkan hasil survey
kinerja
Satuan digunakan Skala Likert (1 – 5)
Rasional penentuan Base = 3,5

target Stretch = 3,75
Sasaran Untuk mengukur keberhasilan perusahaan dalam segi kualitas jasa

pelayanan
Frekuensi pemantauan Tahunan
& pelaporan kinerja
Sumber data kinerja Hasil Survei Kepuasan Pelanggan
Penanggung jawab KPI Tenant Relation


Number of Accident
Definisi Banyaknya jumlah kematian/jumlah kejadian yang merupakan:
- Jumlah korban meninggal dunia akibat kecelakaan kerja fatal
- Jumlah kejadian kerusakan infrastruktur dengan kerugian finansial > US$
1,000,000
Formula perhitungan Jumlah kejadian yang tergolong NoA dalam tahun berjalan
kinerja
Satuan digunakan Jumlah Kejadian
Rasional penentuan Base = 0 kejadian

target
Polaritas/Sign Negatif (semakin kecil semakin baik)
Sasaran Untuk mengukur keberhasilan perusahaan dalam pengelolaan keselamatan

kerja
Frekuensi pemantauan Bulanan
& pelaporan kinerja
Sumber data kinerja Laporan HSE
Penanggung jawab KPI Manajer Divisi


Learning Days
Definisi Rata-rata jumlah learning days seluruh karyawan
Formula perhitungan Learning Days = Total learning Days seluruh karyawan

kinerja Total Jumlah Karyawan
Yang diperhitungkan sebagai Learning Days: Program pembelajaran
(termasuk pelatihan, job assignment, seminar/workshop, dan e-learning)
dalam rangka meningkatkan kompetensi dengan durasi ≥ 4 jam dalam 1 hari)
Satuan digunakan Hari
Rasional penentuan Base = 3 Hari

target Stretch = 4 Hari
Sasaran Mendorong kesempatan melaksanakan program pembelajaran kepada

seluruh karyawan secara merata
Frekuensi pemantauan Triwulan
& pelaporan kinerja
Sumber data kinerja Laporan SDM
Penanggung jawab KPI Manajer SDM

Key Performance Indicator: Cara Menetapkan

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Key Performance Indicator: Cara Menetapkan

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Cara Menetapkan

Key Performance Indicator 20.20.20

Key Performance Indicator 20.20.20

“Mengapa kinerja kita turun dibandingkan tahun lalu?”

“Apa upaya yang bisa dilakukan untuk meningkatkan kinerja kita?”

Key Performance Indicator 20.20.20

Kinerja Kinerja Kinerja

Kinerja Kinerja Kinerja Kinerja Kinerja Kinerja

Key Performance Indicator 20.20.20

Semakin meningkatnya tuntutan kualitas produk &

Semakin meningkatnya tuntutan pemegang saham

Adanya kecenderungan ketidakselarasan hasil

Key Performance Indicator 20.20.20

Key Performance Indicator 20.20.20

1. Adakah kesamaan/kemiripan dengan situasi kerja

2. Apa learning point dari video yang sudah anda saksikan?

Key Performance Indicator 20.20.20

Key Performance Indicator 20.20.20

“Hanya 15% organisasi yg jelas

• Terlalu banyak goals

Key Performance Indicator 20.20.20

“Hanya 19% karyawan yang

Key Performance Indicator 20.20.20

“Hanya 49% waktu yang

Key Performance Indicator 20.20.20

“51% karyawan tidak tahu apa

Key Performance Indicator 20.20.20

• MISALIGNMENT • MOTIVATION • CLARITY

1. Tim dan Leader 1. Kurangnya 1. Goal kurang

Key Performance Indicator 20.20.20

Hasil interaksi dari :

Can Do Factors Will Do Factors Opportunity

Knowledge Desire Working

Key Performance Indicator 20.20.20

STRATEGY sifatnya masih sangat General, Normatif, Multi –tafsir sehingga

Spesifik, Definitif, Jelas ukuran keberhasilannya

Key Performance Indicator 20.20.20

Performance Performance Performance

Perencanaan kinerja Secara regular memonitor Penilaian & Evaluasi

Masukan Aksi perbaikan

Goal Setting Monitoring Tools Prinsip dalam PA

Key Performance Indicator Komponen PA

Rencana Training & Development

Menyelaraskan Mendapatkan Salah satu media

Key Performance Indicator 20.20.20

Memudahkan atasan dalam melakukan monitoring

Membuat setiap orang fokus pada target yang menjadi

1. The Power of Vision

2. Goals yang jelas & Cara mencapainya

3. Fokus pada tujuan, bukan hambatan

4. Keyakinan yang kuat