MAKALAH

TAHAPAN PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN KUALITAS

Disusun untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Manajemen Kualitas

Dosen Pengampu:
Abdul Muhsyi, S.Kom., MMSI. NIP 199102282019031022

Disusun Oleh Kelompok 5 Kelas A:

DILLA ROSITA (201810301003)
MELIA WARDA FITRIA (201810301039)
TIKA LOISTA BR GINTING (210810201116)

JURUSAN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS JEMBER
2023
 KATA PENGANTAR

Segala puji Penulis haturkan kepada Allah Swt. karena melalui rahmat dan
karuniaNya, makalah Materi Mata Kuliah Manajemen Kualitas mengenai Tahapan Penerapan
Sistem Manajemen kualitas dapat terselesaikan. Maksud dan tujuan dari penyusunan makalah
ini yaitu sebagai upaya memenuhi tugas mata kuliah dengan sebaik-baiknya agar dapat
memberikan wawasan kepada civitas akademika secara khusus maupun pembaca secara
umum. Melalui kesempatan ini pula, tidak lupa Penulis menghaturkan terima kasih kepada:
1. Bapak Abdul Muhsyi, S.Kom., MMSI. selaku Dosen Pengampu Mata Kuliah Manajemen
Kualitas Kelas A yang telah membimbing dan mengarahkan kegiatan perkuliahan;
2. Orang Tua Penulis yang senantiasa mendoakan, memberikan motivasi luar biasa,
semangat, dan dukungan pada saat proses penyusunan dan pengerjaan makalah;
3. Anggota Kelompok 5 Mata Kuliah Manajemen Kualitas Kelas A atas kerja sama,
kolaborasi, sinergi, dan kontribusinya pada proses penyusunan makalah; serta
4. Seluruh Rekan-Rekan Kelas A di Mata Kuliah Manajemen Kualitas atas perhatian dan
atensinya kepada Kelompok 5 selaku penyusun materi.
Penulis menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kata sempurna. Untuk itu
Penulis mengharapkan masukan, kritik, dan saran yang dapat membangun ke arah yang lebih
baik demi menuju kesempurnaan makalah ini. Akhir kata, Penulis berharap bahwa makalah
ini dapat bermanfaat bagi siapa pun yang membaca.

Jember, Mei 2023

Tim Penulis

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ...............................................................................................................ii

DAFTAR ISI............................................................................................................................ iii
BAB I ......................................................................................................................................... 1
PENDAHULUAN ..................................................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang ................................................................................................................. 1
1.2 Rumusan Masalah ............................................................................................................ 1
1.3 Tujuan .............................................................................................................................. 2
BAB II........................................................................................................................................ 3
PEMBAHASAN ........................................................................................................................ 3
2.1 Sistem Manajemen Kualitas (Quality Management System/QMS) ................................ 3
2.2 Tahapan di Perusahaan yang Menerapkan Praktik Sistem Manajemen Kualitas (Quality
Management System/QMS) ................................................................................................... 5
2.3 Penerapan Program Sistem Manajemen Kualitas Tiap Tahun ........................................ 7
2.4 Sifat Alat Manajemen Mutu yang Diterapkan ................................................................. 9
BAB III .................................................................................................................................... 10
PENUTUP................................................................................................................................ 10
3.1 Kesimpulan .................................................................................................................... 10
3.2 Saran .............................................................................................................................. 10
DAFTAR PUSTAKA .............................................................................................................. 11

iii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Sistem manajemen kualitas adalah suatu sistem yang terstruktur untuk mengelola dan
meningkatkan kualitas suatu produk atau layanan melalui pendekatan yang sistematis yang
dimana mencakup proses-proses seperti perencanaan, pengendalian, penjaminan mutu, dan
perbaikan berkelanjutan. Sistem Manajemen Kualitas (Quality Management System/QMS)
sangat penting diterapkan oleh suatu perusahaan yang ingin menghasilkan produk atau
layanan berkualitas tinggi dan dapat diandalkan.
Menurut Gaspersz (2001), Sistem manajemen kualitas (QMS) merupakan sekumpulan
prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang
bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang dan atau jasa) terhadap
kebutuhan atau persyaratan tertentu. Kebutuhan atau persyaratan itu ditentukan atau
dispesifikasikan oleh pelanggan dan organisasi. Sistem Manajemen Kualitas (Quality
Management System/QMS) dapat diterapkan dalam sektor apa saja yang melibatkan produksi
barang atau pelayanan, diantaranya manufaktur, layanan kessehatan, perbankan dan
keuangan, pendidikan, teknologi informasi, dan pariwisata.
Sistem manajemen kualitas (QMS) dapat membantu organisasi untuk meningkatkan
kualitas produk atau layanan, memperbaiki efisiensi dan efektivitas operasional,
meningkatkan kepuasan pelanggan, mengurangi risiko, dan meningkatkan daya saing di
pasar. Oleh karena itu, QMS sangat penting bagi suatu perusahaan yang ingin menghasilkan
produk atau layanan berkualitas tinggi dan dapat diandalkan.

1.2 Rumusan Masalah

Rumusan masalah mengenai tahapan penerapan sistem manajemen kualitas adalah
sebagai berikut:
1. Apa yang dimaksud Sistem Manajemen Kualitas (Quality Management
System/QMS)?
2. Bagaimana tahapan di perusahaan yang menerapkan praktik Sistem Manajemen
Kualitas (Quality Management System/QMS)?
3. Bagaimana penerapan program sistem manajemen kualitas tiap tahun?
4. Bagaimana sifat alat manajemen mutu yang diterapkan?

1
1.3 Tujuan
Tujuan mengenai tahapan penerapan sistem manajemen kualitas adalah sebagai berikut:
1. Mengetahui Sistem Manajemen Kualitas (Quality Management System/QMS)
2. Mengetahui tahapan di perusahaan yang menerapkan praktik Sistem Manajemen
Kualitas (Quality Management System/QMS)
3. Mengetahui penerapan program sistem manajemen kualitas tiap tahun
4. Mengetahui sifat alat manajemen mutu yang diterapkan.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Sistem Manajemen Kualitas (Quality Management System/QMS)

Sistem manajemen kualitas adalah suatu sistem yang terstruktur untuk mengelola dan
meningkatkan kualitas suatu produk atau layanan melalui pendekatan yang sistematis yang
dimana mencakup proses-proses seperti perencanaan, pengendalian, penjaminan mutu, dan
perbaikan berkelanjutan. Menurut Gaspersz (2001), Sistem manajemen kualitas
(QMS) merupakan sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk
manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang
dan atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu. Kebutuhan atau persyaratan itu
ditentukan atau dispesifikasikan oleh pelanggan dan organisasi. Maka dari itu Sistem
Manajemen Kualitas (Quality Management System/QMS) sangat penting diterapkan oleh
suatu perusahaan yang ingin menghasilkan produk atau layanan berkualitas tinggi dan dapat
diandalkan. Dengan menerapkan QMS, organisasi dapat memastikan bahwa setiap aktivitas
terkait dengan produksi atau pelayanan dilakukan secara efektif dan efisien, sehingga dapat
meningkatkan kepuasan pelanggan.
Secara keseluruhan, QMS dapat membantu organisasi untuk meningkatkan kualitas produk
atau layanan, memperbaiki efisiensi dan efektivitas operasional, meningkatkan kepuasan
pelanggan, mengurangi risiko, dan meningkatkan daya saing di pasar. Oleh karena itu, QMS
sangat penting bagi suatu perusahaan yang ingin menghasilkan produk atau layanan
berkualitas tinggi dan dapat diandalkan.
Sistem Manajemen Kualitas (Quality Management System/QMS) dapat diterapkan dalam
sektor apa saja yang melibatkan produksi barang atau pelayanan, termasuk di antaranya:
1. Manufaktur: QMS dapat diterapkan dalam industri manufaktur untuk meningkatkan
kualitas produk dan memastikan konsistensi produksi. Contohnya, dalam industri otomotif,
QMS diterapkan untuk memastikan bahwa setiap tahap produksi mobil memenuhi standar
kualitas yang ditetapkan.
2. Layanan kesehatan: QMS dapat diterapkan dalam sektor layanan kesehatan, seperti rumah
sakit dan klinik, untuk memastikan pelayanan medis yang berkualitas dan aman bagi pasien.
3. Perbankan dan keuangan: QMS dapat diterapkan dalam sektor perbankan dan keuangan
untuk memastikan keamanan dan keandalan sistem perbankan serta kepatuhan terhadap
peraturan perbankan.

3
4. Pendidikan: QMS dapat diterapkan dalam sektor pendidikan untuk meningkatkan kualitas
layanan pendidikan, termasuk di antaranya layanan administrasi, pelayanan akademik, dan
fasilitas.
5. Teknologi informasi: QMS dapat diterapkan dalam sektor teknologi informasi untuk
memastikan kualitas perangkat lunak dan sistem yang dihasilkan serta keamanan data yang
disimpan.
6. Pariwisata: QMS dapat diterapkan dalam sektor pariwisata untuk memastikan kualitas
pelayanan, termasuk di antaranya penginapan, restoran, dan objek wisata.
Berikut adalah tahapan-tahapan implementasi Sistem Manajemen Kualitas (Quality
Management System/QMS) dalam sebuah organisasi:
1. Memutuskan untuk mengadopsi suatu standar sistem manajemen mutu yang akan
diterapkan. Penetapan Kebijakan Mutu Tahap awal dalam implementasi QMS adalah
penetapan kebijakan mutu yang jelas dan terukur. Kebijakan mutu ini harus mencakup visi,
misi, dan tujuan organisasi terkait kualitas produk atau layanan yang dihasilkan.
2. Perencanaan QMS
Setelah penetapan kebijakan mutu, langkah berikutnya adalah melakukan perencanaan QMS.
Perencanaan ini mencakup penentuan tujuan, sasaran, dan target yang spesifik dan terukur.
Pada tahap ini, perlu juga dilakukan identifikasi risiko dan peluang, dan penentuan tindakan
mitigasi.
3. Penetapan Tanggung Jawab dan Struktur Organisasi
Tanggung jawab dan struktur organisasi harus ditetapkan dengan jelas. Sehingga, setiap
orang di dalam organisasi memahami perannya dan tanggung jawabnya dalam melaksanakan
QMS.
4. Pelaksanaan QMS
Setelah penetapan kebijakan, perencanaan, dan struktur organisasi, langkah berikutnya adalah
melakukan pelaksanaan QMS. Pelaksanaan ini meliputi proses-proses seperti pengendalian
dokumen, pengendalian rekaman, pengendalian proses, dan pelaksanaan audit internal.
5. Evaluasi Kinerja QMS
Setelah pelaksanaan QMS, langkah berikutnya adalah melakukan evaluasi kinerja QMS.
Evaluasi ini mencakup pengukuran kinerja terhadap target yang telah ditetapkan, analisis
data, dan penentuan tindakan perbaikan dan pencegahan.
6. Perbaikan Berkelanjutan
Setelah evaluasi kinerja, tindakan perbaikan dan pencegahan harus dilakukan. Hal ini
dilakukan dengan mengidentifikasi penyebab masalah, membuat tindakan perbaikan yang
4
tepat, dan memastikan bahwa tindakan perbaikan tersebut diimplementasikan dengan efektif.
Selain itu, dilakukan juga tindakan pencegahan untuk mencegah terulangnya masalah yang
sama di masa depan.
7. Audit Eksternal dan Sertifikasi
Tahap terakhir dalam implementasi QMS adalah melakukan audit eksternal oleh pihak ketiga
dan mendapatkan sertifikasi dari lembaga sertifikasi yang terakreditasi. Audit eksternal
dilakukan untuk mengevaluasi apakah QMS telah sesuai dengan standar yang berlaku dan
sertifikasi diperoleh apabila QMS telah memenuhi persyaratan yang ditetapkan.

2.2 Tahapan di Perusahaan yang Menerapkan Praktik Sistem Manajemen Kualitas

(Quality Management System/QMS)
Perusahaan yang menerapkan quality management ini terdapat 5 tahapan yaitu sebagai
berikut.
1. Pemeriksaan bahan baku/vendor yang masuk
Dalam tahap ini meliputi dalam komponen manajemen kualitas dimana yaitu quality
planning. Dalam pemeriksaan bahan baku/vendor yang masuk disesuaikan dengan
ketentuan kualitas standar dalam perusahaan tersebut. Bahan baku/ vendor tersebut
diperiksa untuk memenuhi kriteria atau standar perusahaan tersebut. Sehingga bahan
baku/venodr yang masuk seusai kriteria yang telah ditentukan sehingga dihasilkan
produk yang konsisten dan seragam.
2. Pemeriksaan selama proses
Dalam proses pemeriksaan selama proses ini meliputi komponen menejemen kualitas
dimana yaitu quality control. Proses ini terjadi proses pemeriksaan fisik dan pengujian
terhadap proses pembuatan produk untuk memastikan ketercapaian kualitas produk
yang telah ditetapkan. Tahap ini dilakukan pemeriksaan dimana standar prosedur
yang telah ditentukan sudah terpenuhi. Dalam tahap pemeriksaan selama proses
diperhatikan setiap aspek yang berjalan seperti peralatan yang digunakan dan proses
pembuatannya.
3. Pemeriksaan produk jadi
Dalam proses ini juga termasuk kedalam komponen menejemen kualitas yaitu quality
control. Tahap ini produk yang sudah jadi diperiksa apakah sudah sesuai dengan
kriteria dan memenuhi persyaratan untuk dilakukan pengemasan dan siap untuk
diedarkan. Produk jadi ini diperiksa apakah ukuran produk, warna dan tekstur sudah
sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan.

5
 4. Pengemasan
Pengemasan dalam tahap ini produk jadi yang telah lulus kriteria atau memenuhi
persyaratan untuk dikemas dan diedarkan kemudian dikemas dengan pengemasan
yang telah ditentukan sebelumnya. Pengemasan ini sangat penting dalam perusahaan
dimana kemasan ini dapat membranding perusahaan ini sendiri sehingga dibutuhkan
pengemasan yang menarik agar konsumen dapat tertarik terhadap produk yang telah
dibuat.
5. Layanan purna jual
Pada tahap akhir ini atau layanan purna jual perusahaan menampung kritik dan saran
dari pelanggan sehingga dapat dijadikan bahan evaluasi untuk produk kedepannya.
Selama 4 tahapan diatas juga diindentifikasi kesalahan yang dapat terjadi dan yang
menyebabkan tidak terpenuhinya kriteria yang telah ditentukan. Tahap ini
menerapkan komponen manajmene kualitas yaitu quality improvement dimana terjadi
proses perbaikan agar kualitas produk selalu konsisten dan dilakukan pengembangan
produk.
Tahapan-tahapan diatas dapat diterapkan dalam bisnis atau perusahaan hingga umkm.
Contooh penerapannya dapat dilihat sebagai berikut. Contoh penerapan dalam bisnis restoran
yaitu
- Verifikasi kualitas dari setiap bahan yang digunakan untuk membuat item menu,
mulai dari jumlah pembelian bahan, komposisi bahan, nilai gizi, tanggal kadaluarsa,
dll.
- Rajin memantau suhu penyimpanan untuk mempertahankan kesegaran bahan
makanan serta mencegah pemborosan.
- Selalu ikuti resep dan pedoman memasak yang telah ditentukan untuk menciptakan
rasa dan tekstur yang pas serta konsisten.
- Cari pemasok ideal untuk masing-masing bahan lalu tunjuk staf khusus untuk
mengevaluasi kualitas bahan yang masuk ke penyimpanan.
- Gunakan bahan dan teknik packaging yang tepat agar kualitas makanan tetap terjaga
saat didistribusikan.
- Selalu jaga kebersihan dan sanitasi restoran Anda.
- Pengecekan rutin atas bahan-bahan yang digunakan akan menjamin kesegaran dan
kualitas dari bahan tersebut sehingga hidangan yang disajikan pun dapat memenuhi
standar terbaik.

6
2.3 Penerapan Program Sistem Manajemen Kualitas Tiap Tahun
Berdasarkan penerapan praktik kualitas tahun demi tahun, statistik menunjukkan
bahwa 38% perusahaan telah mengadopsi praktik kualitas selama tahun 2006–2010, diikuti
oleh 25% pada tahun 2011 dan seterusnya. Perusahaan yang mengadopsi program kualitas
selama 1996– 2000 dan 2001–2005 sangat sedikit seperti yang ditunjukkan gambar di bawah
ini:

Gambar 3. Penerapan Praktik Manajemen Kualitas Setiap Tahun

Berdasarkan gambar tersebut menunjukkan bahwa dengan meningkatnya kesadaran tentang
kualitas di kalangan UMKM, penerapan praktik kualitas telah meningkat hingga 73% secara
kumulatif.

7
 Gambar 4. Pengaruh Waktu Sejak Penerapan ISO dan Ukuran Perusahaan pada Praktik
Quality Management
Sejak adopsi sertifikat ISO secara statistik tidak signifikan dengan penerapan praktik
quality management (χ2= 4,91, 4df, P =0,32). Hal tersebut dapat dikatakan bahwa durasi
waktu setelah adopsi sertifikat ISO-9000 tidak berpengaruh pada penerapan praktik quality
management.

Gambar 5. Perusahaan dengan Sertifikasi ISO

Berdasarkan gambar tersebut, semua perusahaan masih menyadari manajemen mutu,
25% perusahaan tidak bersertifikat ISO. Secara keseluruhan, 75,4% (215) perusahaan
ditemukan bersertifikat ISO yang terdiri dari 11,2% mikro, 36,8% kecil dan 27,4%
perusahaan menengah. Dari perusahaan menengah, 88% perusahaan ditemukan bersertifikat
ISO, sementara 75% perusahaan kecil, dan hanya 58% unit mikro yang memiliki sertifikasi
ISO. Dalam hal ini diperoleh bahwa hubungan antara ukuran perusahaan dan sertifikasi ISO
(χ2 =16.21,2df,p<0.001). Berdasarkan hasil tersebut, dapat dikatakan bahwa dibandingkan
dengan unit mikro, perusahaan menengah dan kecil mempunyai hasil yang signifikan dalam
mengadopsi sertifikasi mutu.
Meningkatnya kesadaran tentang kualitas di kalangan UMKM, penerapan praktik
kualitas telah tumbuh hingga 73% secara kumulatif. Perusahaan yang bersertifikat ISO
sebanyak 75,4%, yang terdiri dari 11,2% mikro, 36,8% kecil dan 27,4% perusahaan
menengah. Sebanyak 4% UMKM telah menerapkan praktik manajemen mutu dengan tiga
tahap setelah penjualan yaitu pemeriksaan bahan baku yang masuk, pemeriksaan selama
proses, dan pemeriksaan produk jadi. Diperoleh bahwa maksimum (81%) organisasi
menggunakan lembar periksa, sementara 5S (sort, set in order, shine, standardize, and
sustain) sebagai alat manajemen kualitas yang paling dapat diterima (71%) di antara UMKM.

8
2.4 Sifat Alat Manajemen Mutu yang Diterapkan
Selanjutnya, sehubungan dengan sifat alat manajemen mutu yang diterapkan, hasilnya
disajikan pada Gambar.5.7. Seperti yang ditunjukkan pada Gambar.5.7, didapatkan bahwa
maksimal (81%) UMKM menggunakan check sheet, 71% UMKM telah menerapkan 5S,
47% UMKM menggunakan diagram kontrol, 43% UMKM menggunakan diagram sebab
akibat, 32% UMKM menggunakan customer relationship management, 15 % UMKM
menggunakan perencanaan sumber daya perusahaan, 8%UMKM mempraktikkan setiap enam
sigma dan diagram alur proses, 4%UMKM menggunakan.
Setiap histogram dan failure mode and effect analysis, 5% UMKM menggunakan
Kanban dan hanya 3% UMKM yang familiar dengan konsep Kaizen. Temuan menunjukkan
kelemahan UMKM dalam kurangnya implementasi alat dan teknik untuk peningkatan
kualitas, terutama mengenai alat canggih seperti Six Sigma, histogram, mode kegagalan dan
analisis efek, dll. Tabel5.1menyajikan rincian bijaksana perusahaan sehubungan dengan
penerapan alat QM. Perusahaan di sektor, yaitu farmasi, Listrik dan Elektronika dan Mekanik
menggunakan sebagian besar alat kualitas dibandingkan dengan sektor lain.

Gambar 6. Sifat alat QM yang digunakan oleh UMKM

9
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Kesimpulan yang diperoleh dalam materi kali ini yaitu Sistem Manajemen Kualitas
(Quality Management System/QMS) adalah suatu sistem yang terstruktur untuk mengelola
dan meningkatkan kualitas suatu produk atau layanan melalui pendekatan yang sistematis
yang dimana mencakup proses-proses seperti perencanaan, pengendalian, penjaminan mutu,
dan perbaikan berkelanjutan. Sistem manajemen kualitas sangat penting bagi suatu
perusahaan yang ingin menghasilkan produk atau layanan berkualitas tinggi dan dapat
diandalkan. Tahapan-tahapan implementasi Sistem Manajemen Kualitas (Quality
Management System/QMS) dalam sebuah organisasi diantaranya memutuskan untuk
mengadopsi suatu standar sistem manajemen mutu yang akan diterapkan, perencanaan QMS,
penetapan tanggung jawab dan struktur organisasi, pelaksanaan QMS, evaluasi kinerja QMS,
perbaikan berkelanjutan, serta audit eksternal dan sertifikasi. Penerapan manajemen kualitas
yang diterapkan oleh perusahaan di sektor UMKM ada lima tahapan, yaitu pemeriksaan
bahan baku yang masuk, pemeriksaan selama proses, pemeriksaan produk jadi, pengemasan
dan layanan purna jual. Sebanyak 4% UMKM telah menerapkan praktik manajemen mutu
dengan tiga tahap setelah penjualan yaitu pemeriksaan bahan baku yang masuk, pemeriksaan
selama proses, dan pemeriksaan produk jadi.

3.2 Saran
Saran yang dapat diperoleh dari materi kali ini yaitu implementasi mengenai alat dan
teknik untuk peningkatan kualitas dalam UMKM sebaiknya diterapkan pada seluruh proses,
terutama mengenai alat canggih seperti Six Sigma, histogram, mode kegagalan dan analisis
efek, dll. Hal tersebut dikarenakan setiap proses sangat berkesinambungan, sehingga produk
yang dihasilkan merupakan yang terbaik.

10
 DAFTAR PUSTAKA

Sharma,R.K. 2021. Quality Management Practices in MSME Sectors. Springer Nature

Singapore.
Fajrin, F. 2019. Analisis Penerapan Sistem Manajemen Mutu. Jurnal Administrasi Bisnis.
53(1): 31-38.

11