MAKALAH

KETERAMPILAN KOMUNIKASI DALAM RAPAT

Guna memenuhi Tugas Kelompok Mata Kuliah Komunikasi Organisasi

Dosen Pengampu:

Welly Wihayati, S.Sos., M.Si

Disusun Oleh:

Kelompok 2

Nandito Dwi Anugrah 121100038

Jasmine Aulia Rahmah 121100068
Melani Rosmayanti Fazrin 121100058

TINGKAT/KELAS: 2/2B

PROGRAM STUDI ILMU KOMUNIKASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN BUDAYA
UNIVERSITAS SWADAYA GUNUNG JATI CIREBON
2023/2024
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami ucapkan kehadirat Allah SWT atas segala rahmat-Nya sehingga

makalah ini dapat tersusun sampai dengan selesai. Tidak lupa kami mengucapkan

terima kasih terhadap bantuan dari pihak yang telah berkontribusi dengan

memberikan sumbangan baik pikiran maupun materinya. Penulis sangat berharap

semoga makalah ini dapat menambah pengetahuan dan pengalaman bagi pembaca.

Bagi kami sebagai penyusun merasa bahwa masih banyak kekurangan dalam

penyusunan makalah ini karena keterbatasan pengetahuan dan pengalaman Kami.

Untuk itu kami sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari pembaca

demi kesempurnaan makalah ini.

Cirebon, 12 Januari 2023

Kelompok Penulis

ii
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI...........................................................................................................................iii
BAB I.........................................................................................................................................1
PENDAHULUAN.....................................................................................................................1
1.1 Latar Belakang..................................................................................................................1
BAB II.......................................................................................................................................3
PERMASALAHAN..................................................................................................................3
2.1 Rumusan Masalah............................................................................................................3
2.2 Tujuan Makalah................................................................................................................3
BAB III......................................................................................................................................4
PEMBAHASAN.......................................................................................................................4
2.1 Keterampilan Komunikasi dalam Rapat...........................................................................4
2.2 Teknik Komunikasi dalam Rapat...................................................................................11
2.3 Analisis Contoh Kasus Keterampilan Komunikasi pada Rapat.....................................12
BAB IV....................................................................................................................................14
PENUTUP...............................................................................................................................14
A. Kesimpulan...................................................................................................................14
B. Saran..............................................................................................................................14
DAFTAR PUSTAKA.............................................................................................................15

iii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Komunikasi adalah suatu proses interaksi antara sesama makhluk

tuhan baik dengan menggunakan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun

perilaku dan tindakan. Pengertian komunikasi ini paling tidak melibatkan dua

orang atau lebih dengan menggunakan cara-cara berkomunikasi yang biasa

dilakukan oleh seseorang seperti melalui lisan, tulisan maupun sinyal-sinyal

non verbal.

Komunikasi merupakan hal mendasar bagi kehidupan setiap manusia,

baik itu manusia sebagai individu maupun sebagai makhluk sosial. Begitupun

dalam kehidupan berorganisasi, tidak ada satupun organisasi yang dapat

terbentuk tanpa adanya komunikasi di antara para anggotanya. Komunikasi

yang tercipta di antara para anggota organisasi disebut dengan komunikasi

organisasi. Salah satu komunikasi yang kerap atau tidak mungkin tidak terjadi

dalam organisasi adalah komunikasi interpersonal.

Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya seseorang

memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk

saling berinteraksi. Di kehidupan ini manusia sering bertemu satu dengan yang

lainnya dalam suatu wadah baik formal maupun informal.

Jaringan atau saluran komunikasi formal dan informal dalam suatu organisasi

bersifat saling melengkapi dan mengisi di dalam lingkungan organisasi.

Komunikasi formal dan informal merupakan saluran komunikasi yang tidak

terpisahkan, karena adanya saling keterkaitan pada keduanya dan saling

iv
mempengaruhi satu dengan yang lainnya dalam organisasi tersebut, jika

saluran formal tidak terlaksana dengan baik maka bisa dioptimalkan melalui

saluran komunikasi informal.

Organisasi adalah sebuah sistem sosial yang kompleksitasnya jelas

terlihat melalui jenis, peringkat, bentuk dan jumlah interaksi yang berlaku.

Proses komunikasi dalam organisasi adalah salah satu faktor penentu dalam

mencapai organisasi yang efektif. Salah satu proses yang akan selalu terjadi

dalam organisasi apapun adalah proses komunikasi. Melalui organisasi terjadi

pertukaran informasi, gagasan dan pengalaman. Menginagat perannya yang

penting dalam menunjang kelancaran berorganisasi, maka perhatian yang

cukup perlu dicurahkan untuk mengelola komunikasi dalam organisasi yang

dalam konteks ini adalah komunikasi interpersonal antara atasan dan bawahan.

Proses komunikasi yang terjadi begitu dinamik dan dapat menimbulkan

berbagai masalah yang mempengaruhi pencapaian sebuah organisasi terutama

dengan timbulnya salah paham dan konflik.

Aktivitas komunikasi di perkantoran senantiasa disertai dengan tujuan yang

ingin dicapai bersama dalam kelompok dan masyarakat. Budaya komunikasi

dalam konteks komunikasi organisasi harus dilihat dari berbagai sisi. Sisi

pertama adalah komunikasi antara atasan kepada bawahan. Sisi kedua antara

pegawai yang satu dengan pegawai yang lain. Sisi ketiga adalah antara

pegawai kepada atasan. Masing-masing komunikasi tersebut mempunyai

polanya tersendiri. Terlebih lagi adanya tipe keterampilan berkomunikasai

pada saat penting dalam urusan perkantoran, seperti pada contohmya rapat

yang diadakan oleh atasan.

v
 BAB II

PERMASALAHAN

2.1 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang diuraikan di atas, maka secara

umum yang menjadi masalah dalam makalah ini, sebagai berikut:

1. Bagaimana Keterampilan Komunikasi dalam Rapat?

2. Teknik Komunikasi apa sajakah yang harus digunakan Ketika Rapat?

3. Analisis Contoh kasus pada Keterampilan Komunikasi pada Rapat?

2.2 Tujuan Makalah

1. Untuk mengetahui penjelasan lebih mengenai bagaimana Keterampilan

Komunikasi dalam Rapat.

2. Untuk mengetahui Teknik Komunikasi yang digunakaan pada saat Rapat.

3. Untuk mengetahui contoh kasus seperti apa yang kita alami pada saat

komunikasi dalam Rapat.

vi
 BAB III

PEMBAHASAN

2.1 Keterampilan Komunikasi dalam Rapat

A. Pengertian Keterampilan Komunikasi

Keterampilan komunikasi adalah pengetahuan seseorang yang

digunakan dalam teknik komunikasi verbal, nonverbal dan melalui media

komunikasi secara efektif untuk mempertahankan keaktifan dalam bertanya,

berinteraksi dan kolaborasi dengan orang lain berpendapat bahwa

keterampilan dalam berbicara, mendengar, mengatasi hambatan komunikasi

verbal, memahami komunikasi nonverbal dari komunikan dan mampu

memecahkan konflik secara konstruktif.

Komunikasi berasal dari bahasa latin Coomunicare yang berarti

berpartisipasi atau memberitahukan. Komunikasi merupakan proses

pengiriman atau pertukaran stimulus, signal, symbol, informasi baik dalam

bentuk verbal maupun non verbal dari pengirim ke pengirim pesan dengan

tujuan adanya perubahan dalam aspek kognitif, afektif maupun psikomotor.

Komunikasi terjadi dengan tujuan menolong seseorang yang dilakukan oleh

orang-orang profesional dengan melakukan pendekatan personal berdasarkan

perasaan dan emosi.

vii
 B. Bentuk komunikasi

Bentuk-bentuk komunikasi menurut Potter dan Perry (1993) Christina, dkk.

(2003) adalah:

1. Komunikasi verbal, mempunyai karakteristik jelas dan ringkas,

perbendaharaan kata, mempunyai arti denotatif dan konotatif, intonasi

mampu mempengaruhi isi pesan, kecepatan bicara mempunyai tempo dan

jeda yang tepat, serta disertai unsur humor.

a. Perbendaharaan kata

Penggunaan kata-kata yang digunakan mudah dimengerti oleh pasien.

Komunikasi tidak akan berhasil jika penerima pesan tidak mampu

menerjemahkan kata dan ucapan komunikator.

b. Jelas dan ringkas

Komunikasi berlangsung efektif, sederhana, pendek, dan langsung.

Makin sedikit kata-kata yang digunakan, makin kecil pula

kemungkinan terjadi kerancuan dalam komunikasi. Kejelasan dapat

dicapai dengan bicara secara lambat dan mengucapkannya dengan

jelas. Penggunaan contoh bisa membuat penjelasan lebih mudah

dipahami.

c. Kecepatan bicara

Keberhasilan komunikasi verbal dipengaruhi oleh kecepatan bicara dan

tempo bicara yang tepat. Selaan yang lama dan pengalihan yang cepat

pada pokok pembicaraan merupakan tanda sedang menyembunyikan

sesuatu.

viii
 d. Arti denotatif dan konotatif

Dokter harus mampu memilih kata-kata yang tidak banyak

disalahtafsirkan, terutama sangat penting ketika menjelaskan tujuan

terapi, terapi, dan kondisi pasien.

e. Intonasi

Nada suara mempunyai dampak besar terhadap arti pesan yang

disampaikan karena emosi seseorang dapat secara langsung

mempengaruhi nada suaranya.

f. Humor

Humor meningkatkan keberhasilan perawatan dalam memberikan

dukungan emosional terhadap pasien. Selaan humor dapat mengurai

ketegangan, namun dokter perlu berhatihati jangan menggunakan

humor untuk menutupi rasa takut dan tidak enak atau menutupi

ketidakmampuannya untuk berkomunikasi dengan pasien.

2. Komunikasi non verbal, dapat disampaikan melalui beberapa cara seperti

sikap tubuh, cara berjalan, penampilan fisik, sentuhan, dan ekspresi wajah.

a. Sikap tubuh dan cara berjalan

Sikap tubuh dan cara berjalan mencerminkan konsep diri, alam

perasaan (mood) dan kesehatan. Dokter dapat menyimpulkan informasi

yang bermanfaat dengan mengamati sikap tubuh dan langkah pasien.

ix
 b. Penampilan fisik

Penampilan fisik merupakan hal pertama yng diperhatikan saat

komunikasi terapeutik. Kesan tersebut timbul selama 20 detik sampai 4

menit pertama. Kesan tersebut adalah berdasarkan penampilannya,

bentuk fisik, cara berpakaian, dan berhias menunjukan kepribadian,

status sosial, pekerjaan, agama, budaya, dan konsep diri.

c. Sentuhan

Sentuhan merupakan ekspresi dari rasa kasih sayang, dukungan

emosional dan perhatian. Sentuhan merupakan bagian penting dalam

hubungan dokter dengan pasien, namun sentuhan disini tetap harus

memperhatikan norma sosial dan tidak berlebihan.

d. Ekspresi wajah

Wajah merupakan bagian tubuh yang paling ekspresif. Ekspresi wajah

dapat berupa rasa terkejut, takut, marah, jijik, bahagia, dan sedih.

Ekspreksi wajah digunakan sebagai dasar dalam menentukan pendapat

terapeutik. Kontak mata juga penting dalam komunikasi terapeutik.

C. Pengertian Rapat

Rapat ialah tatap muka di antara anggota lingkungan organisasi untuk

membicarakan atau menyelenggarakan satu permasalahan yang

menyangkut kebutuhan bersama.

x
D. Tujuan Rapat

Untuk pecahkan permasalahan atau cari jalan keluar satu permasalahan,

Untuk sampaikan info, perintah, pernyataan sebagai alat pengaturan antar

internal atau antar ekstern supaya peserta rapat bisa turut berperan serta ke

beberapa masalah yang terjadi. Menyiapkan satu acara atau aktivitas

Memuat semua persoalan dari arus bawah (beberapa peserta rapat).

E. Jenis Rapat

Menurut jenisnya rapat dibagi menjadi 2 yaitu :

1. Rapat Resmi yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas

masalah yang sangat penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat

pemberitahuan terlebih dulu melalui surat undangan. Dalam rapat

resmi berlaku peraturan protokol yang membantu kelancaran rapat.

Apabila terdapat perbedaan pendapat diantara anggota, peraturannya

adalah pendapat mayoritas menjadi keputusan, akan tetapi hak-hak

minoritas dilindungi dengan pembatasan pembahasan pada pokok-

pokok, dan lebih penting adalah memberikan jaminan bahwa semua

peserta diperlakukan dengan sebaik-baiknya.

2. Rapat tidak resmi yaitu rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan

dengan stafnya serta diadakan di ruang kantor pimpinan atau ruang

rapat untuk membahas masalah yang mendesak atau terjadi tiba-tiba.

Pada rapat ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat atau

informasi untuk mengakrabkan pimpinan dengan stafnya. Dalam hal

ini sekretaris hanya membuat ringkasan-ringkasan sederhana hasil

rapat yang menjadi kesimpulan.

xi
Adapun Bagaimana berkomunikasi yang bagus di dalam rapat salah

satunya ialah seperti berikut :

1. Melakukan kontak mata

Melakukan kontak mata adalah wujud komunikasi nonverbal yang

tidak bisa dipisah saat kita berbicara secara tatap muka. Sebagai

pimpinan rapat, sebaiknya saat rapat berjalan membuat contact

mata dengan semua peserta rapat dan bicara dengan tiap peserta

rapat. Disamping itu, beberapa peserta rapat juga harus waspada

dengan bermacam bahasa badan dalam komunikasi yang lain

karena kekeliruan dalam komunikasi nonverbal bisa memunculkan

salah paham komunikasi nonverbal dalam komunikasi.

2. Aktif mendengarkan

Komunikasi yang terjadi di pertemuan ialah komunikasi dua arah.

Karenanya, penting untuk peserta rapat atau pimpinan rapat agar

bisa mengendalikan diri tidak untuk bicara bila belum dikasih

kesempatan untuk bicara. Salah satunya manfaat komunikasi dua

arah untuk menghindar terjadi kesalahapahaman di pertemuan.

3. Memerhatikan pembicara

Orang cenderung untuk lebih memerhatikan materi yang

dipresentasikan lewat slides dibanding dengan pemateri atau orang

yang memberi materi. Sebagai pembicara, sebaiknya membuat

materi yang cuman berisi beberapa point utama. Beberapa poin

penting itu selanjutnya diuraikan lebih lanjut oleh pembicara.

xii
4. Menghargai dan menghormati opini seseorang

Rapat ialah ajang transisi info, gagasan atau ide dari beberapa

peserta rapat sekalian sebagai fasilitas komunikasi, merangkum

rencana project, dan ambil keputusan penting yang berpengaruh

pada kelangsungan perusahaan atau organisasi. Karena itu, di

pertemuan sebaiknya antar peserta rapat sama-sama menghargai

dan menghormati opini seseorang.

5. Bersikap positif

Bersikap positif sepanjang rapat berjalan penting karena bisa

mendukung kesuksesan rapat tersebut.

6. Bicara dengan singkat, padat, dan terang

Saat rapat, sebaiknya memakai waktu sebaik-baiknya untuk bicara

dengan singkat, padat, dan terang dan memakai kalimat yang pas,

tidak klise, tidak memakai slogan, dan berbelit-belit. Bahasa yang

dipakai juga sebaiknya bahasa resmi ingat peranan bahasa dalam

komunikasi usaha yang khusus sebagai alat berkomunikasi.

7. Memakai data dan fakta

Saat menyediakan info atau menyampaikan opini di depan peserta

rapat, sebaiknya didukung dengan data dan bukti yang bisa

dipertanggungjawabkan.

8. Pemberian tugas

Saat rapat usai, sebaiknya rapat ditutup dengan pastikan kembali

hasil pertemuan dan beberapa tugas yang perlu ditangani oleh

peserta rapat dari hasil pertemuan yang sudah dilaksanakan.

xiii
2.2 Teknik Komunikasi dalam Rapat

1. Teknik Mendengar Efektif

Teknik pada rapat yang harus digunakan dengan sebaik-baiknya adalah

Teknik Mendengar yang Efektif. Rapat di tempat kerja dan laporan

pekerjaan berisi banyak informasi yang membutuhkan pemahaman dan

interpretasi. Peserta rapat tentunya membutuhkan keterampilan

mendengarkan yang dikembangkan dengan baik agar efektif.

Berikut ini beberapa teknik mendengarkan yang efektif saat meeting:

1. Fokus pada speaker

Rapat dan laporan selalu memiliki gangguan kecil yang dapat

mengurangi rentan perhatian. Misalnya, ponsel yang bergetar dapat

mengalihkan perhatian hingga melewatkan poin penting. Hindari

gangguan dengan tempatkan semua fokus pada pembicara.

Lakukan kontak mata dan hadapi pembicara secara langsung.

2. Melihat Bahasa Tubuh

Bahasa tubuh memainkan peran kunci dalam komunikasi.

Perhatikan postur dan isyarat tangan pembicara untuk menentukan

emosi dan penekanan. Suatu poin mungkin tampak tidak penting

sampai memperhatikan gerakan tegas pembicara.

3. Minta Klarifikasi dengan Mengucapkan Ulang

Berpartisipasilah selama pertemuan dengan mengajukan

pertanyaan-pertanyaan tajam. Ajukan pertanyaan dengan

mengulang poin utama. Pengulangan memberimu kesempatan lain

untuk membahas pokok bahasan sebelum pembicara menjelaskan.

xiv
 4. Fokus pada gambaran keseluruhan

Rapat dan laporan proyek berisi gagasan utama dan detail. Akan

tetapi, hal detail dapat mengalihkan perhatian dari keseluruhan

gambar. Usahakan membawa buku catatan dan pena selama rapat

dan tuliskan ide-ide utama yang muncul selama mendengarkan

pembicara.

2.3 Analisis Contoh Kasus Keterampilan Komunikasi pada Rapat

A. Kasus

Pada suatu perusahaan A, diadakan rapat setiap minggunya.

Masing-masing karyawan memiliki pendapat & argumentasi yang

berbeda-beda. Perbedaan pendapat tersebut terkadang dapat memicu

adanya suatu perdebatan yang apabila dibiarkan dapat berujung pada

konflik. Dan tentunya hal ini dapat menghambat lahirnya suatu keputusan

bersama. Apa yang harus dilakukan pimpinan rapat dalam menyelesaikan

konflik tersebut?

B. Analisis

Yang harus dilakukan pemimpin rapat pada perusahaan A dengan:

a. Memanggil karyawan yang terlibat untuk diberikan arahan

Arahan tersebut merupakan penjelasan yang lebih detail dari

pengajuan pertanyaan tersebut.

b. Melakukan evaluasi terhadap berbagai kemajuan atau kemunduran

yang diperoleh.

Evaluasi dilakukan untuk menertibkan keadaan yang sedang ricuh

hanya karena perbedaan pendapat di setiap karyawannya.

xv
c. Membuat peraturan bersama dengan karyawan.

Peraturan tersebut salah satunya meliputi:

1. Bersikap Positif pada lawan bicara.

2. Saling menghargai adanya perbedaan pendapat.

3. Mencatat informasi yang disampaikan pada saat rapat agar

mengajukan pertanyaan bisa lebih teliti dan terstruktur.

4. Handphone di silent agar tidak menganggu jalannya pada saat

rapat.

5. Teknik Mendengarkan yang efektif agar tidak ada pernyataan

informasi yang diulang berkali-kali.

xvi
 BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

Melalui pembahasan Panjang pada bab tiga, kelompok penulis dapat

mengambil kesimpulan dari keseluruhan pembahasan makalah ini dengan

menyimpulkan bahwa Keterampilan Komunikasi pada Rapat adalah proses

interaksi komunikasi kelompok dalam suatu pertemuan yang dilakukan oleh

suatu perusahaan/organisasi untuk saling bertukar pesan/informasi dalam

mencapai tujuan bersama. Keterampilan komunikasi pada saat rapat harus

dengan keterampilan komunikasi yang baik agar pemimpin dan karyawan bisa

saling menghubungkan komunikasi dengan lancer.

B. Saran

Kelompok penulis mengharapkan makalah ini bisa menjadi sebuah acuan

pihak Universitas, agar bisa menggunnakanKetempilan Komunikasi Rapat

dalam proses belajar yang lebih baik dan sudah mengetahui apa saja yang

harus digunakan pada saat rapat berlangsunng. Melalui makalah ini juga

berharap agar bisa menjadi sebuah referensi untuk makalah selanjutnya baik

secara praktis dan teoritis.

xvii
 DAFTAR PUSTAKA

Rakhmat, Jalaluddin. Metode Penelitian Komunikasi Dilengkapi Contoh Analisis

Statistk. Bandung: Remaja Rosdakarya, 2004.

Psikologi Komunikasi. Bandung: Remaja Rosdakarya, 2001.

Sendjaja, S. Djuarsa. Teori Komunikasi. Jakarta: Universitas Terbuka, 2009.

Internet:

https://h3r1y4d1.wordpress.com/2011/03/26/komunikasi-dalam-pertemuan-dan-

rapat/. Diakses pada tanggal 12 Januari 2023

https://www.administrasipublik.com/2021/02/bagaimana-berkomunikasi-dalam-

rapat.html. Diakses pada tanggal 12 Januari 2023

xviii