LAPORAN TAHUNAN

INSTALASI REKAM MEDIS

RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KOTA BOGOR

2021
 KATA PENGANTAR

Instalasi Rekam Medis adalah instalasi yang mengelola rekam medis. Rekam medis
merupakan berkas yang berisi catatan dan dokumen antara lain identitas pasien, hasil pemeriksaan,
pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada
pasien.
Isi rekam medis merupakan dokumen resmi yang mencatat seluruh proses pelayanan medis
di rumah sakit dan sangat bermanfaat antara lain bagi aspek administrasi, medis, hukum, keuangan,
penelitian, pendidikan, dokumentasi, perencanaan serta pemangaatan sumber daya.
Untuk mencapai peningkatan mutu pelayanan, manajemen rumah sakit perlu menyusun
program kerja masing-masing unit kerja, termasuk Instalasi Rekam Medis. Dan setelah program
kerja dikerjakan dalam satu tahun, diperlukan monitoring dan evaluasi di akhir tahun .
Oleh karenanya pembuatan Laporan Tahunan ini dibuat bertujuan untuk melakukan
monitoring dan evaluasi program kerja Instalasi Rekam Medis baik dari aspek Sumber daya
manusia, Sarana Prasarana serta Anggaran Biaya.

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.........................................................................................................................i
DAFTAR ISI.......................................................................................................................................ii
BAB I ANALISIS SITUASI AWAL.................................................................................................3
a. Hambatan Tahun Lalu...............................................................................................................3
b. Kelembagaan.............................................................................................................................4
c. Sumber Daya (SDM, Sarpras, Dana).........................................................................................5
BAB II TUJUAN DAN SASARN KERJA........................................................................................9
a. Dasar Hukum.............................................................................................................................9
b. Tujuan, Sasaran dan Indikator...................................................................................................9
BAB III STRATEGI PELAKSANAAN.........................................................................................10
a. Strategi Pencapaian tujuan.......................................................................................................10
b. Hambatan dan Pelaksanaan Strategi........................................................................................10
c. Terobosan Yang Dilakukan.....................................................................................................10
BAB IV HASIL KERJA...................................................................................................................11
a. Pencapaian Tujuan dan Sasaran...............................................................................................11
b. Pencapaian Kinerja..................................................................................................................11

ii
 BAB I
ANALISIS SITUASI AWAL

a. Hambatan Tahun Lalu

Rencana kerja Instalasi Rekam Medis tahun 2021 adalah sebagai berikut :

3
No Program Kerja Realisasi Hambatan
1 Elektronik Rekam Rawat jalan sudah tahap Implementasi rawat jalan
Medis Fit & Gap per bulan Februari 2022
Rawat Inap belum
2 Perubahan Tupoksi Staf 1 Orang dari distribusi Belum semua SDM yang
Rekam Medis masuk ke filing serta ada di Instalasi rekam
rencana roling tupoksi medis berlatar belakang
petugas pelaporan di pendidikan D III Rekam
akhir tahun Medis
3 Evaluasi angka 1 kali setiap bulan nya Kepatuhan PPA dalam
ketidaklengkapan melakukan kegiatan pengisian berkas masih
pengisian catatan medis analisis ketidak rendah
lengkapan pencatatan
catatan medis (KLPCM)
4 Pendidikan dan 1. Seminar Persiapan Anggaran diklat yang
Pelatihan rekam medis Elekronik Rekam terbatas sehingga tidak
Medis semua seminar yang
2. Seminar Digitalisasi dibutuhkan bisa diikuti
Rekam Medis di
Masa Pandemi
3. Teknik
Pengembangan
Telemedicine di Era
Pandemi
5 Evaluasi Kinerja Rekam Rapat evaluasi internal -
Medis rekam medis setiap bulan
di minggu ke 4
6 Penyusunan Laporan 1. Laporan harian Laporan berdasarkan
Harian Rekam Medis Covid19 laporan dari tiap ruangan,
2. Laporan harian DHF tidak bisa berdasarkan data
real per pasien dari SIMRS
7 Penyusunan Laporan Laporan Pelayanan 1. Ketepatan waktu
Bulanan Rekam Medis Medis pengumpulan rekapan
laporan dari tiap
ruangan
2. Tidak konsistennya
data yang ditampilkan
di SIMRS
3. Data dasar kebutuhan
laporan tidak lengkap,
karena berkas rekam
medis tidak bisa
kembali ke unit rekam
medis 2 x 24 jam.
8 Penataan Tata Ruang Penambahan ruangan 1. Tambahan ruangan
Unit RM bekas kantin roti RO dan belum sesuai dengan
4
penambahan rak berkas pertambahan berkas
rekam medis rekam medis
b. Kelembagaan
Secara struktur organisasi Instalasi Rekam Medis RSUD Kota Bogor berada langsung
dibawah Bidang Pelayanan Medis. Adapun struktur organisasi instalasi rekam medis itu sendiri
adalah sebagai berikut :

c. Sumber Daya (SDM, Sarpras, Dana)

Sumber Daya Manusia yang sekarang ada di unit Rekam Medis adalah sebagai beikut :

5
 Jenis
No Nama Karyawan Kelami Status Tgl Lahir Pendidikan
n
R. Iqbal Taufik N, Amd, D III Rekam
1 L PNS 29-01-1992
RMIK Medis
Desrihan Tri Cahayani, Karyawan D III Rekam
2 P 27-12-1993
Amd, RMIK Tetap Medis
Anang Aldiansyah, Amd Karyawan D III Rekam
3 L 16-03-1991
RMIK Tetap Medis
Taufik Nur Ramdan, D III Rekam
4 L PNS 20-07-1981
Amd.Perkes Medis
Karyawan D III
5 Heri Gustari, Amd L 22-08-1970
Tetap Manajemen
Karyawan D III
6 Arya Kumara, Amd L 23-04-1994
Tetap Manajemen
Dadan Ramdani, Karyawan D III Rekam
7 L 25-06-1991
Amd,RMIK Tetap Medis
Amirul Ichsan, Karyawan D III Rekam
8 L 20-07-1991
Amd,RMIK Tetap Medis
Karyawan
9 Elsi Mayasari P 22-03-1977 SMEA
Tetap
Karyawan
10 Anita Vinitria, Amd, P 15-06-1982 D III MPRS
Tetap
Karyawan
11 Arif Aryadi L 20-04-1980 SMA
Tetap
Karyawan
12 Agus Mulyana L 17-08-1995 SMA
Tetap
Karyawan
13 Aldi Fanriz L 01-04-1988 SMA
Tetap
Karyawan
14 Laras Dwi Lestari P 17-06-1998 SMA
Tetap
Karyawan D III Rekam
15 Setiawan , Amd. RMIK L 26-11-1995
Kontrak Medis
Karyawan D III Rekam
16 Nida Dahlia, Amd. Kes P 28/04/1995
Kontrak Medis
Andryansyah P, Amd. Karyawan D III Rekam
17 L 05/09/1995
RMIK Kontrak Medis
Karyawan
18 Manda Herawati P 04/05/2001 SMA
Kontrak
Ardhian Malikul Aziz, Karyawan D IV Rekam
19 L 06/11/1997
S.Tr. Kes Kontrak Medis
Ajeng Arini Yuliani, Karyawan D III Rekam
20 P 18/07/1997
Amd. RMIK Kontrak Medis
6
Pada awal tahun 2021 mengalami perubahan sebagai berikut :
No Nama Karyawan Keterangan
1 Drg. Sonia Redmana Menjadi Ka. Instalasi Rawat Jalan
2 Andryansyah P, Amd. RMIK Staf Baru
3 Nida Dahlia, Amd. Kes Staf Baru
4 Manda Herawati Perpindahan dari bagian Gizi
Dari bagian pelaporan covid 19 kembali
5 Taufik Nur Ramdan, Amd. Perkes
ke unit rekam medis
6 Faisal Fajri, SE Dipindahan ke bagian penata rekening

Lalu pada pertengahan tahun 2021 mengalami perubahan lagi sebagai berikut :
No Nama Karyawan Keterangan
1 Ajeng Arini Yuliani, Amd. RMIK Staf Baru
2 Ardhian Malikul Aziz, S.Tr. Kes Staf Baru

Adapun Sarana dan Prasarana yang terdapat di Unit Rekam Medis adalah sebagai berikut :
No Sarana dan Prasarana Banyaknya
1 Ruangan 2
2 Rak Berkas 75
3 Komputer 6
4 Tracer 2
5 Meja 6
6 Kursi 14
7 Tangga 2
8 AC 5

Berikut adalah Rencana Anggaran Belanja (RAB) Instalasi Rekam Medis tahun 2021 :
Rincian Kebutuhan
No Belanja
Jumlah Satuan Harga Satuan Jumlah
1 Map rekam medis 65.355 Buah
2 Kertas termal besar 435 Rol
3 Kertas HVS A4 16 Rim
4 Kertas HVS F4 16 Rim
5 Buku Folio 200 lembar 10 Buah
6 Buku A4 100 lembar 10 Buah
7 Steples 12 Buah
8 Isi steples 25 Box
9 Map bisnis 24 Buah
10 Map kertas 60 Buah
11 Kerta Bufalo 12 Rim
12 Bindex 12 Buah
13 Spidol permanen 190 Buah
7
14 Spidol non permanen 20 Buah
15 Pembolong kertas besar 6 Buah
16 Ballpoint 25 Box
17 Strofoam Besar untuk 2 Buah
mading
18 Penggaris Besi 30 cm 2 Buah
19 Pensil 12 Box
20 Stiker Tom Jerry 3x10 12 Pack
21 Stiky Note 6 Pack
22 Paku Mading 3 Pack
23 Catrid printer laser jet 25 Buah
24 Pembatas buku besi 150 Buah
25 Air Galon Aroi 210 Gallon
26 Tinta Printer Epson
 Hitam 6 Buah
 Kuning 4

 Biru 4

 merah 4

27 Belanja Cetakan
1. CPPT 105 Rim
2. Pengakian 40 Rim
3. Resume 40 Rim
4. Form Amprah 115 Lembar
5. Form Lembur 1.200 Lembar
6. Stiker nomor 0-9 12 Lembar
7. Pembatas map rekam
medis
a. Rawat jalan 65.355 Lembar
b. IGD 65.355 Lembar
c. Rawat inap 65.355 Lembar
d. Pemeriksaan
Penunjang 65.355 Lembar
28 Belanja Pembersih dan alat
kebersihan
1. Baygon semprot 12 Buah
2. Pewangi ruangan 80 Buah
3. Handsoap 60 Buah
4. Polybag sampah besar 25 Pack
29 Belanja perlengkapan bahan
listrik atau elektronik
Battery
 AA 32 Buah

8
  AAA 8 Buah
30 Perlengkapan Kantor
1. Komputer 3 Set
2. Printer berwarna 3 Set
3. Mesin copy dan scan 1 Buah
4. AC 2 PK 2 Buah
5. Troli ankut status 4 Buah
31 Roll O pack 5 Unit
32 Belanja peralatan bahan dan
pustaka :
1. Buku ICD thn 2016 1 Paket
2. Buku ICD 9 1 Buah
33 Pelatihan Dasar rekam 12 Bulan Rp. 12.000.000
Medis

BAB II
TUJUAN DAN SASARAN KERJA

9
a. Dasar Hukum
1. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 Tentang
Rekam Medis
2. SK Direktur Tentang Pelayanan Rekam Medis di RSUD Kota Bogor
3. SPO Instalasi Rekam Medis
b. Tujuan, Sasaran dan Indikator
Tujuan umum Instalasi Rekam Medis :
• Meningkatkan mutu pelayanan rekam medis
Tujuan khusus Instalasi Rekam Medis :
• Melaksanakan kegiatan Instalasi Rekam Medis pada tahun 2021
• Meningkatkan kualitas pengolahan pelaporan Rekam Medis
• Meningkatkan kualitas berkas rekam medis
• Peningkatan luas ruang penyimpanan rekam medis
• Meningkatkan kualitas sumber daya manusia Instalasi Rekam Medis
Sasaran dan Indikator Instalasi Rekam Medis :
Dari 10 Rencana Kerja yang direncanakan pada tahun 2021, terdapat 1 Rencana kerja yang
belum terealisasi, sehingga terlaksananya Program Kerja Instalasi Rekam Medis terealisasi
sebesar 85%.

BAB III
STRATEGI PELAKSANAAN

10
a. Strategi Pencapaian tujuan
Dalam melaksanakan tujuan khusus yang sudah di direncanakan dari awal tahun, terdapat
beberapa strategi yang telah dilakukan untuk mencapai tujuan yang dimaksud, antara lain :
1. Selalu diadakannya pertemuan unit sebagai media untuk monitoring dan evaluasi yang
dilakukan sedikitnya 1 kali dalam tiap bulannya.
2. Peningkatan komunikasi dengan lintas sektoral guna kordinasi mengenai format laporan
seperti apa yang memang dibutuhkan user sebagai media pusat statistik yang berguna
sebagai dasar pengambilan keputusan.
3. Pengadaan dan pengimplementasian format berkas rekam medis yang lebih mudah
digunakan dengan penambahan batas di tiap kriteria berkas rekam medis (rawat jalan,
rawat inap, IGD dan pemeriksaan penunjang)
4. Pelaksanaan retensi berkas rekam medis sebagai langkah awal untuk pensortiran berkas
rekam medis inaktif dan sebagai perluasan kekosongan rak rekam medis
5. Pengajuan seminar tentang segala aspek yang berhubungan dengan rekam medis bagi
seluruh staf rekam medis dengan latar belakang pendidikan D III Rekam medis.

b. Hambatan dan Pelaksanaan Strategi

Dalam pelaksanaan strategi yang dilakukan guna mencapai tujuan yang diharapkan sudah
berjalan dengan sebagaimana mestinya. Hanya ada beberapa hambatan yang terjadi,
diantaranya:
1. Beragamnya kebutuhan format laporan yang diminta serta terdapat beberapa masalah
teknis dalam hal penarikan data pada SIMRS sehingga menyulitkan dalam mendapatkan
data pasti sesuai pelayanan yang sebenarnya.
2. Terbatasnya anggaran dari bagian gudang rumah tangga untuk percetakan, sehingga
berimbas pada terbatasnya pesediaan stok kebutuhan pembatas map rekam medis yang
kita butuhkan.
3. Terhambatnya proses legalisasi pada saat pelaksanaan pemusnahan berkas rekam medis
yang dikarenkan diharuskannya terdapat surat keputusan dari walikota Bogor mengenai
pelaksanaan pemusnahan berkas rekam medis serta harus dengan sepengetahuan dinas
kearsipan daerah kota bogor dan inspektorat.
4. Terbatasnya anggaran yang ada di bagian kepegawaian tentang pengembangan kualitas
sumber daya manusia yang ada di unit rekam medis.

c. Terobosan Yang Dilakukan

Terdapat beberapa terobosan yang dilakukan guna mengakomodir segala kendala yang ada
dalam pelaksanaan tujuan program kerja rekam medis tahun 2021 ini, yaitu :
1. Kesepakatan bersama user yang membutuhkan laporan terkait data mana yang akan
diambil sebagai dasar pembuatan laporan yang diminta.
2. Pembenahan alur permintaan data medis agar sepengetahuan bagian pelayanan medis.
3. Mengikuti seminar dengan biaya mandiri.
BAB IV
HASIL KERJA

11
a. Pencapaian Tujuan dan Sasaran
1. Terciptanya solusi dari tiap kendala yang ada serta terciptanya komunikasi yang baik antara
staf dengan penanggung jawab ruangan dikarenakan selalu adanya monitoring dan evaluasi
disetiap bulan nya.
2. Adanya peningkatan kualitas laporan yang dibuat oleh unit rekam medis dikarenakan
segala laporan yang dibuat berdasarkan kebutuhan user.
3. Adanya peningkatan kualitas berkas rekam medis yang lebih rapih dan lebih mudah
digunakan oleh seluruh pengguna berkas rekam medis tersebut.
4. Selalu adanya space kosong yang dibutuhkan untuk penambahan berkas rekam medis.
5. Terbentuknya kualitas sumber daya manusia yang lebih kompetitif dan up to date mengenai
seluruh perubahan dan perkembangan keilmuan tentang rekam medis.

b. Pencapaian Kinerja
No Program Kerja
1 Elektronik Rekam
Medis
2 Perubahan Tupoksi Staf
Rekam Medis
3 Evaluasi angka
ketidaklengkapan
pengisian catatan medis
4 Pendidikan dan
Pelatihan rekam medis
5 Evaluasi Kinerja Rekam
Medis
6 Penyusunan Laporan
Harian Rekam Medis
7 Penyusunan Laporan
Bulanan Rekam Medis
8 Penataan Tata Ruang
Unit RM
Realisasi Pencapaian
Realisasi Sudah masuk tahap Fit & Gap
untuk Rawat Jalan
Realisasi 1 Orang staf distribusi masuk
ke filing, dan rencana akhir
tahun rotasi staf pelaporan
Realisasi KLPCM sudah terlaksana
setiap bulan nya
Realisasi 1. Seminar Persiapan
Elekronik Rekam Medis
2. Seminar Digitalisasi
Rekam Medis di Masa
Pandemi
3. Teknik Pengembangan
Telemedicine di Era
Pandemi
Realisasi Terlaksana sedikitnya 1 x
setiap bulan nya
Realisasi 1. Laporan harian Covid 19
2. Laporan harian DHF
Realisasi Peningkatan secara continu
terkait laporan bulanan
pelayanan medis
Realisasi Penambahan ruangan bekas
kantin roti RO dan
penambahan rak berkas rekam
medis

12
9 Retensi Rekam Medis Realisasi Kunjungan tahun 2016 sudah
terpisahkan dengan rak rekam
medis aktif
10 Pemusnahan Rekam Belum Realisasi Proses baru sampai pengajuan
Medis tahun 2016 tim pemusnahan di RSUD
Kota Bogor

13