PT.

INDOSARANA LOKAPRATAMA

QUALITY ASSURANCE

No. Dokumen : ILP-QP-QA-04-08

Tanggal Terbit : 12 Desember 2018 Halaman Ke : 1/10

QUALITY PROCEDURE

PENGENDALIAN PRODUK

TIDAK SESUAI
NONCONFORMANCE PRODUK CONTROL

APPROVED CHECKED PREPARED

REVISION RECORD
NO DATE DESCRIPTION APPROVED
1 4 Juli 2005 Perubahan No. Form
2 22 Des 2009 Penambahan Form
3 15 Okt 2010 Upgrade ISO 9001:2008
4 06 Mrt 2013 Penambahan Form
5 27 Sept 13 Penambahan Flow chart
6 07-06-2016 Translate to english
7 23/03/17 Upgrade ISO 9001:2015
8 12/12/2018 Penambahan Flow chart
PT. INDOSARANA LOKAPRATAMA

QUALITY PROCEDURE NO. DOKUMEN/Doc No : ILP-QP-QA-04-08

PENGENDALIAN PRODUK TIDAK SESUAI TANGGAL TERBIT/Isued date : 12 Desember 2018
NONCONFORMANCE PRODUCT CONTROL HALAMAN/Page : 2/10

1 Tujuan/ Purpose

Untuk memastikan produk yang tidak sesuai dengan persyaratan teridentifikasi dan terkontrol untuk mencegah
penggunaan yang tidak sengaja atau pengiriman
Hal ini juga berlaku untuk ketidak sesuaian produk yang terdeteksi setelah pengiriman, selama atau setelah penyediaan
produk, juga berlaku untuk kadaluarsa atau hampir mencapai tanggal kadaluarsa raw material maupun barang jadi
For ensuring the product that do not conform requirement are define and control to prevent their unintended use or delivery
This shall also apply to nonconforming products detected after delivery, during or after the prevision product, including
expired and almost reach the expired date of raw material or finish goods

2 Ruang Lingkup/Scope

Prosedur ini mencakup pengendalian, penanggulangan dan pembuangan produk tidak sesuai, termasuk sama kadaluarsa
atau hampir mencapai masa kadaluarsa raw material atau bahan jadi
This procedure cover all of controling, prevention and disposal of nonconforming product, including the expired or almost
reach the expired date of raw material or finish goods

3 Referensi

ISO 9001:2015
8.7 Contol output produk tidak sesuai/ Control of nonconforming outputs

4 Definisi
Produk tidak sesuai : Adalah produk yang kualitasnya tidak sesuai dengan standard.
Nonconforming : The quality of product nonconform with standard
product

5 Performa Indikator

- Penyelesaian produk tidak sesuai tepat waktu

Complation of nonconforming product on time
- Semua produk yang tidak sesuai teridentifikasi
All nonconformance product is identified
PT. INDOSARANA LOKAPRATAMA

QUALITY PROCEDURE NO. DOKUMEN/Doc No : ILP-QP-QA-04-08

PENGENDALIAN PRODUK TIDAK SESUAI TANGGAL TERBIT/Issued date : 12 Desember 2018
NONCONFORMANCE PRODUCT CONTROL HALAMAN/Page : 3/10

6. Isi Prosedur
6.1 Prosedure Penanganan Produk Tidak Sesuai
No PIC Diagram Alir Deskripsi Doc Terkait
Melakukan identifikasi terhadap penyim- Lap tindakan
6.1.1 QC pangan yang tejadi, dan memberikan Perbaikan/ PTP
Dept Terkait IDENTIFIKASI/Identification label QC reject pada barang tersebut. SOP Problem handling
Identify to the abberation happened, and PTP Report
sticked the qc reject sticker on the goods SOP Problem handling

6.1.2 QC Melakukan pemisahan terhadap barang

Dept terkait yang tidak sesuai dengan specifikasi, agar
PEMISAHAN/Separation tidak tercampur dan terpakai, baik pada
saat produksi, penyimpanan di gudang dan
saat pengiriman
Saperate the out of spec product,
to avoid mixed and used, in production,
ware house or when delivering
6.1.3 Plan Mgr TDK Apakah akan dilakukan perbaikan
PERBAIKAN/? - Bila "ya" maka dilakukan kerja ulang
- Bila"tidak" langsung kelangkah 6.1.6
YA
Whether it will be repaired
If "yess" rework
If "no" got to 6.6 step
6.1.4 Produksi Melakukan kerja ulang sesuai dengan
KERJA spesifikasi dan intruksi dari QC
ULANG/Rework
Rework as specification and QC
instruction

6.1.5 QC Setiap produk tidak sesuai yang dilakukan PTP

pengerjaan ulang harus selalu dicheck Work Sheet inspeksi
kembali oleh bagian QC. Brake Fluid
Pemeriksaa
n Mutu/ Bila "ya" langsung ke langkah 6.1.9 Work Sheet inspeksi
Tdk retest OK? Bila "tidak" kembali ke langkah 6.1.4 coolant
Result of rework from the nonconformance Work Sheet inspeksi
product must be retested by QC packaging
If "yes" go to step 6.1.9 SOP Pengetesan BF
YA If" No" back to step 6.1.4 SOP Pengetesan RC

6.1.6 QC Khusus untuk Bahan baku/packaging jika - PTP

di temukan ketidak sesuaian spesifikasi
dan keputusan dikembalikan maka
dibuatkan keterangan dengan menerbitkan
Kembali PTP yang ditujukan ke supplier terkait, bila
/Return? bila tidak dapat kembalikan, lanjut ke
langkah 6.1.8
Specifically for raw material or packaging
if found nonconformance specification and
must returned, then PTP must be issued to
the supplier related, if not, go to 6.1.8 step
(scrap)

C
B
A
PT. INDOSARANA LOKAPRATAMA

QUALITY PROCEDURE NO. DOKUMEN/Doc No : ILP-QP-QA-04-08

PENGENDALIAN PRODUK TIDAK SESUAI TANGGAL TERBIT/Issued Date : 12 Desember 2018
NONCONFORMANCE PRODUCT CONTROL HALAMAN/Page : 4/10

6. Isi Prosedur
6.1 Prosedure Penanganan Produk Tidak Sesuai

No PIC Diagram Alir Deskripsi Doc Terkait

B C A

6.1.7 QC Produk yang tidak sesuai dikembalikan

Dept Terkait INFORMASI KE DEPT ke supplier harus diinformasikan ke
TERKAIT/Inform to dept. terkait dengan menyertakan PTP PTP
related Dept
Nonconformance product return to supplier
and inform to related dept by issued the
PTP form

6.1.8 Bagian Terkait Produk yang ditetapkan scrap harus di

QC DIBUANG/SCRAP disimpan terpisah atau dibuang Data sracp
/ The scrapt product must be store saperate
or remove

6.1.9 Bagian Terkait Melakukan analisa data terhadap produk

QC ANALISA yang dinyatakan tidak sesuai, atau produk
DATA/ANALYS
DATE hasil kerja ulang dengan tujuan untuk
melakukan perbaikan secara terus-menerus
Analyze of the data against the product that
was incompatible, or rework product result
against with the aim to make continuous
improvement

6.1.10 Bagian terkait Melakukan pemeliharaan terhadap seluruh

PEMELIHARAAN aktivitas yang terkait.
REKAMAN/FILE THE
RECORD Do maintain against the whole activity
PT. INDOSARANA LOKAPRATAMA

QUALITY PROCEDURE NO. DOKUMEN/Doc No : ILP-QP-QA-04-08

PENGENDALIAN PRODUK TIDAK SESUAI TANGGAL TERBIT/Issued date : 12 Desember 2018
NONCONFORMANCE PRODUCT CONTROL HALAMAN/Page : 5/10

6. Isi Prosedur
6.2 Prosedure Penanganan Produk NG Produksi

No PIC Diagram Alir Deskripsi Doc Terkait

Melakukan identifikasi terhadap penyimpangan

6.2.1 QC yang terjadi yang menyebabkan produk menjadi
IDENTIFIKASI NG, dalam tahap ini maka produksi di stop
untuk sementara
STOP PRODUKSI Identification of nonconformance product, in this
case stop production

Melakukan analisa terhadap penyebab produk

NG
6.2.2 QC Apakah ada kesalahan sbb:
ANALISA MASALAH - Formula/Raw material
- Proses blending/mixing

Analize product NG, whether the problem

caused by:
- Recipe/Raw Material
- Blending/mixing Process

Bila ditemukan penyebabnya lanjut ke

point 6.2.4
Jika dalam waktu 1 hari kerja belum ditemukan
penyebab masalah, maka:
1. Produk di drumming/Storage dengan label
Quarantine
2. Produksi dilanjutkan sesuai dengan
Ditemukan perencanaan produksi dengan menggunakan
/found
cause? raw material Lot berbeda

If the root cause has found go to point 6.2.4

If the root cause has not find yet:
1. Product will be drumming/ storage and
quarantine labelling
A
2. Production of proceed in accordance
B planning production and use different Lot No.
PT. INDOSARANA LOKAPRATAMA

QUALITY PROCEDURE NO. DOKUMEN/Doc No : ILP-QP-QA-04-08

PENGENDALIAN PRODUK TIDAK SESUAI TANGGAL TERBIT/Issued date : 12 Desember 2018
NONCONFORMANCE PRODUCT CONTROL HALAMAN/Page : 6/10

6. Isi Prosedur
6.1 Prosedure Penanganan Produk NG Produksi/Product NG Handling

No PIC Diagram Alir Deskripsi

Produk yang sudah di drumming akan

SEIKEN JAPAN
6.2.3 Seiken Japan diambil sample untuk dikirim ke Seiken
Japan
Sample of Product NG will be send to
Seiken Japan for analizing

Apakah dilakukan perbaikan

- Bila "ya" segera dilakukan perbaikan
QC PERBAIKAN? - Bila "Tidak" maka QC akan menyatakan
6.2.4 Produksi produk di scrap
Tidak Whether carried out the repairs
- If "Yess" repairs will be done
Ya
- If " Not" the product will be scrafed by QC

Scraft

Hasil perbaikan di test kembali

tidak - Bila sudah sesuai standar, dilanjutkan ke
6.2.5 QC proses filling
HASIL TES - Bila hasil test tidak sesuai standar, maka
OK
kembali ke point 6.2.4
Retest for the repairs product
ya - If the result as standard, go to the next
process
'- If the result test fail, back to point

Melakukan proses pengisian ke packaging

6.2.6 Produksi FILLING sesuai perencanaan produksi
Filling to packaging as production palnning
PT. INDOSARANA LOKAPRATAMA

QUALITY PROCEDURE NO. DOKUMEN/Doc No : ILP-QP-QA-04-08

PENGENDALIAN PRODUK TIDAK SESUAI TANGGAL TERBIT/Issued date : 12 Desember 2018
NONCONFORMANCE PRODUCT CONTROL HALAMAN/Page : 7/10

6. Isi Prosedur
6.2 Prosedure Struktur klaim pelanggan /Structure Claim Of Customer
No PIC Diagram Alir Deskripsi
IDENTIFIKASI QC Melakukan identifikasi terhadap produk
6.2.1 QC yang di claim Stock material
Bila ditemukan ketidak sesuaian seperti yang Data inspeksi
dilaporkan customer maka QC akan melakukan Claim form
pengetesan ulang terhadap produk 5 Lot setelah
produk claim dan 5 Lot sebelum produk claim
QC conduct identification to the product claim
If there is the unconformance product as customer
claim, QC will test 5 Lot No Product before product
claim and 5 Lot No Product after claim

6.2.2 QC Bila dari ke 10 contoh ditemukan ketidak Work sheet

sesuaian seperti yang dilaporkan customer maka Test result
QC akan melakukan pengecekan ulang
Testing terhadap:
a. Raw Material
b. Proses produksi
If test result of those sample do not meet the
requirement, QC will conduct the test of
a. Raw Material
b. Production Process

Bila ditemukan masalah yang disebabkan oleh PTP Form

6.2.3 QC penanganan gudang atau proses produksi,
WH OK maka QC akan menginformasikan cara
PROD penanganannya sehingga masalah yang sama
tidak terulang lagi dan tidak terjadi masalah
lainnya.
If the problem because of handling material in
Prod/WH
ware house or production, QC will inform the
handling and the same problem will not be occur

Bila ditemukan ketidak sesuaian karena metode Form sample

6.2.4 QC
sample to dan material, maka sample akan dikirim ke
Seiken Japan SEIKEN JAPAN
SEIKEN
JAPAN If the problem because of the methode and material
than sample will be sent to SEIKEN JAPAN

Seiken Japan akan menginformasikan hasil

analisa terhadap product claim Claim Report
6.2.5 SEIKEN Indosarana melakukan perbaikan sesuai intruksi Report from seiken
QC Perbaikan/ dari Seiken Japan
PROD Improvement Seiken Japan will inform the result of test of
production claim
Indosarana wil conduct the improvement as
Seiken Japan instruction

Up Date report
6.2.6 QC Up Date report SOP Baru
Form perubahan
proses
PT. INDOSARANA LOKAPRATAMA

QUALITY PROCEDURE NO. DOKUMEN/Doc No : ILP-QP-QA-04-08

PENGENDALIAN PRODUK TIDAK SESUAI TANGGAL TERBIT/Issued date : 12 Desember 2018
NONCONFORMANCE PRODUCT CONTROL HALAMAN/Page : 8/10

6.3 Prosedure Material expired

No PIC Flow Chart Deskripsi Doc Terkait
QC Dan gudang melakukan identifikasi Stock gudang
6.3.1 QC terhadap material/additive yang dinyatakan Data penerimaan
WH Identifikasi/ 1 bulan kemudian akan expired Raw material
Identification QC and Ware house identified of material/
additive will expired in one mont ahead

6.3.2
WH Material/additive tersebut dipisahkan
Quarantine
QC dan diberi sticker quarantine
Those Material/additive are separated
and stick the quarantine sticker

6.3.3
QC Melakukan pengetesan terhadap material/
additive secara visual dan mengirim
Testing sample ke SEIKEN JAPAN
OK?
Checking of the Those material/additive
by visual and send the sample to
SEIKEN JAPAN

Bila hasil pengetesan menyatakan

6.3.4 QC material itu sudah tidak dapat pakai
No
SEIKEN JAPAN maka material/additive tersebut di scrap Hasil Tes
Bila hasil pengetesan menyatakan Test Result
SCRAPT material/additive tersebut masih dapat BIS
dipakai maka SEIKEN Japan akan
Yes menyataka untuk waktu pemakaian
(produk dengan material ini diberi kode)
If the result that material/additive can not
be used anymore, and material/additive
Dipakai/Can be used
will be scrapted
If the result of material/additive can be
used, SEIKEN JAPAN will inform the time
for using that material/additive
(the product using these material using
code)
Setelah pemakaian sesuai waktu yang
6.3.7 QC waktu ditentukan, masih ditemukan Stock gudang
MANAJEMEN material/additive dengan Lot No yang Stock Card
HRD sama maka material/additive tersebut
Scrapt
WH di scrapt (dijadikan limbah)
(K3L dokumen ILP-QP-HRD-05-00)
If after using but the material/additive with
the same Lot No still found, these
material/additive will be scrapt
(EHS document ILP-QP-HRD-05-00)
PT. INDOSARANA LOKAPRATAMA

QUALITY PROCEDURE NO. DOKUMEN/Doc No : ILP-QP-QA-04-08

PENGENDALIAN PRODUK TIDAK SESUAI TANGGAL TERBIT/Issued date : 12 Desember 2018
NONCONFORMANCE PRODUCT CONTROL HALAMAN/Page : 9/10

6. Isi Prosedur
6.1 Prosedure Penanganan Produk Tidak Sesuai (tidak menyangkut produk)
No PIC Diagram Alir Deskripsi
Melakukan Identifikasi terhadap penyim Lap tibdakan
6.1.1 QC IDENTIFIKASI/ pangan yang terjadi, baik pada produksi Perbaikan/PTP
Identification
Dept Terkait maupun ware house SOP Problem handling
Identify to the abberation happened, and PTP Report
sticked the qc reject sticker on the goods SOP Problem handling

Melakukan analisa terhadap masalah yang Lap tindakan

6.1.2 QC terjadi, baik itu mesin, cara filling, perbaikan/PTP
ANALISA/Analize
Dept Terkait penanganan proses diproduksi maupun
saat penyimpanan atau pengiriman barang
dari gudang
Conduct analize to the problem of machine,
filling standar, production process or
handling of storage or delivery of material
from ware house
Apakah akan dilakukan perbaikan
6.1.3 Dept Terkait TDK - Bila "ya" maka perbaikan

Perbaikan? - Bila "tidak" langsung ke langkah 6.1.6

Whether it will be repaired
if "yes" rework
YA if "no" go to 6.6 step
Merencanakan dan melaksanakan Lap tindakan
6.1.4 Dept Terkait tindakan perbaikan terhadap hasil analisa Perbaikan/PTP
PERBAIKAN
Planning and conduct corrective action
to the problem as analize result
Memonitor dan mengevaluasi tindakan PTP
6.1.5 QC perbaikan apakah sudah efektif, bila belum Work sheet Inspeksi
Efektif/
Effective? efektif, maka kembali lakukan analisa Brake Fluid
TDK masalah 6.1.2 Work sheet Inspeksi
Bila sudah efektif lanjut ke proses berikutnya Coolant
Monitor and evaluate corrective action if Work sheet inspeksi
it is effective, if it has not effective re analize packaging
YA the problem 6.1.2 SOP Pengetesan BF
If it is effective go to next step SOP Pengetesan RC
Perbaikan SOP atau penerbitan SOP baru - PTP
Perbaikan
6.1.6 QC SOP/Pembuatan terhadap perbaikan masalah tersebut
SOP baru
Revision of SOP or issued new SOP for
this problem
PT. INDOSARANA LOKAPRATAMA

QUALITY PROCEDURE NO. DOKUMEN/Doc No : ILP-QP-QA-04-07

PENGENDALIAN PRODUK TIDAK SESUAI TANGGAL TERBIT/Issued Date : 23 Maret 2017
NONCONFORMANCE PRODUCT CONTROL HALAMAN/Page : 10/10

7. Dokumen Pendukung
7.1 SOP Equilibrium refluks Boiling Point ILP-SOP-QA-03-01-xx
7.2 SOP Pengukuran pH dengan alat pH meter Horiba ILP-SOP-QA-03-03-xx
7.3 SOP Viscositas / Viscosity ILP-SOP-QA-03-08-xx
7.4 SOP Reserved Alkalinity ILP-SOP-QA-03-15-xx
7.5 SOP Foaming Tendencies ILP-SOP-QA-03-16-xx
7.6 SOP Water Content dengan alat Hiranuma QC-2000 ILP-SOP-QA-03-17-xx
7.7 SOP Pengujian Specific Gravity dengan alat DM 310M ILP-SOP-QA-03-18-xx
(Examination of Density)
7.8 Sop Penanganan Problem Handling ILP-SOP-QA-04-01-xx
7.9 Sop Incoming Inspection (Packaging) ILP-SOP-QA-04-02-xx
7.10 Sop Incoming Inspection (Bahan Baku) ILP-SOP-QA-04-03-xx
7.11 SOP Pemeriksaan Packaging ILP-SOP-QA-04-04-xx

8. Lampiran
8.1 Permintaan Tindakan Perbaikan ILP-FORM-QA-02-02-xx
8.2 Work Sheet Packaging: ILP-FORM-QA-04-01-xx
8.3 Out Going Work Sheet ILP-FORM-QA-04-02-xx
8.4 Laporan Produk tidak sesuai ILP-FORM-QA-04-03-xx
8.5 QC report ILP-FORM-QA-04-04-xx
8.6 Standard Kualitas Packaging I ILP-FORM-QA-04-05-xx
8.7 Standard Kualitas Packaging II ILP-FORM-QA-04-06-xx
8.8 Work sheet Incoming Rubber Seal ILP-FORM-QA-04-07-xx
8.9 Out Going Work sheet Rubber Seal ILP-FORM-QA-04-08-xx
8.10 Work sheet incoming seal Piston ILP-FORM-QA-04-09-xx
8.11 Outgoing work sheet seal Piston ILP-FORM-QA-04-10-xx
8.12 Laporan Analisa Claim ILP-FORM-QA-04-11-xx
8.13 Work sheet Brake Fluid ILP-FORM-QA-03-02-xx
8.14 Work sheet Coolant ILP-FORM-QA-03-03-xx
8.15 Work sheet Raw Material Brake Fluid ILP-FORM-QA-03-15-xx
8.16 Work sheet finish good ILP-FORM-QA-03-16-xx
8.17 Work sheet Raw Material Additive ILP-FORM-QA-03-19-xx
 Tanggal Hasil Status
No Nomor PAR Departemen Keterangan
Diterima Perbaikan Verifikasi Verifiksasi Tdk Selesai/PAR Baru/Tuntas
 POTENSI MASALAH Diterbitkan tanggal
POTENSI MASALAH
Dilaporkan / disampaikan oleh :……………………….
Nama Jabatan & Perusahaan :………………………. Diterbitkan oleh
Hari, Tanggal & Jam :……………………….
Didaftarkan oleh :………………………. Ttd & Nama jelas

Nama Jabatan & Perusahaan :……………………….

Hari, Tanggal & Jam :……………………….
Pendaftar

AKAR POTENSI PERMASALAHAN

NO TINDAKAN PENCEGAHAN TARGET P.I.C PARAF HASIL VERIFIKASI AUDITOR PARAF
URAIAN

Status Tindak Lanjut : Catatan manajemen : Lembar Distribusi PENGESAHAN

Dept/Div Paraf Tanggal Dept/Div Paraf Tanggal

FADM PRD/WHS QMR DIREKTUR

Dilanjutkan ( PAR baru )
Tidak Selesai / Tutup
CSPE QA
Selesai ( Tuntas ) -------------------------------- --------------------------------

ACCP Dies