PROSEDUR CHECK IN

TATA RANGKAIAN PROSES CHECK IN DARI CONCIERGE KE RECEPTION

SAMPAI DENGAN TIBA DI KAMAR HOTEL
A. WELCOMING
Bellboy-Doorman
• Menyambut, menyapa, dan menawarkan bantuan
 Selamat pagi/siang/malam......
 Selamat datang di .......hotel
 Bolehkah saya mengurus barang bawaan Anda, Pak?
 Bolehkah saya menandai barang bawaan Anda, Pak?
barang Anda adalah satu tas golf, koper dan satu laptop. Apakah benar, Pak?
 Silakan melakukan registrasi ke resepsionis, di sebelah sana, Pak!
Bellboy
 Pada waktu marking luggage, kita menyematkan luggage tag pada masing-masing barang
tamu
 Nomor kamar tidak perlu diisi dulu menunggu proses check in selesai, tapi nama tamu
boleh langsung dicantumkan
 Barang dihitung, diperiksa dan dimasukkan ke dalam trolley dengan cara dan susunan
yang benar
 Barang dibawa mendekat agar tamu masih tetap dapat memantau barang-barangnya
sambil check- in
B. WELCOMING DI RECEPTION
Resepsionis
• Konfirmasi ulang reservasi
R : Selamat pagi pak, ada yang bisa dibantu?
T : Selamat pagi, saya mau check in mba
R : Apakah Anda sudah melakukan reservasi sebelumnya?
T : Sudah, saya pesan di aplikasi Traveloka atas nama Alex
R : Baik Pak, akan kami cek terlebih dahulu di system kami mohon menunggu
sebentar. Baik pemesanannya sudah masuk ke system kami yaitu satu kamar
 deluxe double untuk 2 malam dengan view menghadap ke kolam renang, Check-
in hari ini 12 November, Check-out di tanggal 14 November, pembayaran di
hotel. Apakah benar, Pak?
T : Ya betul
• Melakukan Registrasi
R : Baik pak, boleh dibantu untuk melakukan registrasi terlebih dahulu, dan
bolehkah saya memiliki kartu identitas Bapak?
T : oke, ini
R : Bolehkah saya meminta tanda tangannya di sini Pak?
T : Tanda tangan
• Melakukan Pembayaran
R : Terimakasih, Untuk pembayarannya mau melalui apa, Pak?
1. CASH
R : Bolehkah saya memiliki deposit untuk jaminan?
T : Boleh
R : Deposit Anda akan menjadi Rp 100.000 dan untuk kamarnya Rp 1.500.000. Jadi
totalnya Rp 1.600.000 Pak.
T : (memberikan uang kepada resepsionis)
R : Baiklah, Pak. Rp...... (Buat cash receipt dan minta tanda tangan tamu)
KEBIJAKAN DEPOSIT
 Di hitung didepan tamu (cara menghitung uang cash)
 Buatkan cash receipt dan mintakan tanda tangan tamu
 Slip aslinya buat tamu, copynya buat hotel
 Posting di post deposit

2. Debit
T : Debit ini mba (sambil memberikan kartu debitnya)
R : Baik, di Rp 1.600.000 ya pak, untuk kamar Rp 1.500.000 dan Rp 100.000 untuk
deposit nanti akan dikembalikan saat check-out.
T : Baik
R : Boleh dibantu memasukkan pin nya pak?
 T : oke
R : Ini untuk kartu dan bukti pembayarannya Pak, saya buatkan kunci kamarnya
terlebih dahulu
T : Oke
• Menyajikan kunci ruangan
R : Bapak Alex nomor kamar anda 821, ini kartu tamu, dan voucher sarapan Anda.
Anda bisa sarapan pagi di coffee shop mulai pukul 06.00-10.00. Ini adalah kartu
welcome drink. Anda dapat mengganti kartu ini di Samudera Bar dan Anda akan
mendapatkan segelas jus atau minuman ringan.
(Guest card dan semua voucher diserahkan kepada tamu, sementara room key
diserahkan ke bellboy untuk mengantarkan ke kamarnya)
T : Baik
 Panggil bellboy
R : Bapak. Bellboy akan mengantarkan ke kamar 821. Terima kasih telah menginap
di hotel kami, semoga Anda menikmati masa tinggal Anda disini. Selamat
Beristirahat!
(Pendaftaran masuk ke sistem: check in telah dilakukan oleh sistem. Informasi ini akan
didistribusikan ke semua departemen terkait di hotel)
C. BELLBOY mengantar ke kamar tamu
 Menjelaskan fasilitas hotel di sepanjang jalan dari lobi ke kamar
 Tn. (........)
B : Apakah kamu siap untuk pergi ke kamarmu sekarang?
: Lewat sini, tolong!
: Bagaimana dengan penerbangan Anda, Tuan?
: Bolehkah saya memberi tahu Anda bahwa malam ini kami mengadakan makan
malam barbekyu di bawah bintang di restoran teras kolam renang. Acara ini
dibuka untuk umum mulai dari jam 7 malam sampai jam 11 malam.
B : Bapak ini kamar anda. Bolehkah saya memeriksa kamar Anda? (Bellboy
mengetuk pintu 3x sebelum membuka ruangan dengan mengatakan) "Bellboy,
Service!” Baiklah, Pak kamar Anda sudah siap, silakan masuk!

 Di kamar tamu
 B : Di mana saya boleh meletakkan barang bawaan Anda, Pak?
: Bolehkah saya menjelaskan fasilitas kamar Anda?
: Kamar Anda dilengkapi oleh: .............................................
 Penutup percakapan
B : Apakah Anda membutuhkan hal lain yang bisa saya bantu, Pak?
B : Ini kunci kamar Anda. Bolehkah saya meminta tanda tangan Anda di sini, Tuan?
(Kartu tugas bellboy)
B : Terima kasih! Semoga harimu menyenangkan, Sir .............
(Bellboy turun ke stasiun dan mengisi lembar kontrol bellboy dan buku harian
bellboy. Standby untuk tamu berikutnya ...............)