Supervisor Skills
Supervisor Skills
0.1 PENGENALAN 2
1.1 DEFINITION OF SUPERVISOR 3
1.2 SKILL REQUIRED BY THE SUPERVISOR 4
1.3 EFFECTIVE SUPERVISOR 5-6
1.4 STYLE OF LEADERSHIP 7-17
1.5 STYLE OF SUPERVISION BASE ON WORKING 18-23
SITUATION
1.6 CASE STUDY:THE ROLE OF THE SUPERVISOR IN 24
HUMAN RELATION
1.7 RUJUKAN 25
1
FUNGSI DAN PERANAN PENYELIA (THE FUNCTION AND ROLE OF THE
SUPERVISOR)
Penyelia memainkan peranan penting dalam pengurusan syarikat. Kehadiran mereka dalam firma adalah
penting untuk memastikan aktiviti berjalan lancar bagi pihak atau tanpa kehadiran pengurus. Jika anda
ingin mengupah penyelia untuk syarikat anda, adalah penting untuk memilih seseorang yang
mempunyai kemahiran dan pengalaman yang diperlukan untuk berjaya dalam peranan itu, jadi pastikan
anda membiasakan diri dengan kualiti yang menjadikan penyelia yang berkesan, terutamanya dalam hal
peranan dan tanggungjawab harian mereka.
2
1.1 DEFINITION OF SUPERVISOR
APAKAH PENYELIA?
3
1.2 SKILL REQUIRED BY THE SUPERVISOR
PANDUAN MENGURUS PEKERJA
Seperti yang mungkin anda perhatikan sepanjang kerjaya anda, mengurus pekerja selalunya
memerlukan set kemahiran tertentu. Matlamat kepimpinan yang berjaya adalah untuk
memenuhi objektif syarikat di samping memenuhi keperluan pekerja mereka. Adalah penting
untuk menyelaraskan ahli individu syarikat dengan matlamat organisasi kolektif.
Ini selalunya memerlukan pengetahuan khusus tentang pengurusan pekerja yang berkesan,
komunikasi dan kecerdasan emosi. Orang yang berbeza mungkin memilih untuk memimpin
dengan cara yang berbeza, bergantung pada personaliti atau keperluan organisasi mereka. Jadi,
apakah gaya kepimpinan yang berbeza?
4
1.3 EFFECTIVE SUPERVISOR
Keperluan untuk menjadi penyelia yang berkesan
Tugas penyelia adalah peranan yang intensif, jadi apabila anda mencari calon, adalah penting
untuk memilih seseorang yang boleh mengendalikan tanggungjawab pekerjaan itu. Berikut
adalah beberapa jangkaan yang mungkin anda ada semasa mencari penyelia yang
berkelayakan:
Tugas dan tanggungjawab
Penyelia yang berjaya harus dapat melaksanakan pelbagai tugas dan tanggungjawab seharian,
seperti:
Mencapai objektif jabatan dengan menyelia kakitangan dan mengatur proses
kerja
o Melaksana dan menguatkuasakan sistem, prosedur dan dasar
o Memantau produktiviti pekerja dengan memberikan maklum balas dan latihan
yang berguna
o Menetapkan matlamat prestasi yang mematuhi rancangan dan visi organisasi
o Memastikan pematuhan terhadap dasar dan prosedur undang-undang dan
syarikat
o Menyampaikan maklumat daripada pihak pengurusan atasan kepada pekerja
dan sebaliknya
o Mengendalikan isu pelanggan yang mungkin meningkat dan memerlukan
penyelia untuk pengurusan
o Membantu dalam pengambilan dan pemberhentian pekerja
o Mengawal maklumat belanjawan, mengawasi varians dan menggunakan langkah
pembetulan
5
Kemahiran
Penyelia berkualiti tinggi perlu mempunyai kemahiran tertentu untuk
cemerlang dalam tugas mereka, termasuk yang berikut:
Kemahiran komunikasi yang sangat baik untuk mendengar yang berkesan dan
bahasa badan yang positif untuk memberi maklum balas kepada pekerja dan pelanggan
Kebolehan penyelesaian konflik yang baik untuk meningkatkan produktiviti
organisasi
Kemahiran kepimpinan yang kukuh untuk mewujudkan persekitaran kerja yang
menyokong dan memotivasikan
Kemahiran interpersonal yang baik untuk mengenal pasti dan mewujudkan budaya
pasukan yang bertujuan
Pengurusan masa dan keutamaan yang cemerlang untuk menguruskan beban kerja
yang sengit dan kekangan masa
Keupayaan untuk mengenali isu kepelbagaian dan menghargai kesannya di tempat
kerja
Keupayaan untuk menyelesaikan masalah dengan berkesan dengan memilih
penyelesaian yang sesuai
6
1.4 STYLE OF LEADERSHIP
GAYA MENGURUS PEKERJA
Walaupun terdapat beberapa peraturan dan petua asas yang kebanyakan pengurus harus cuba
patuhi, setiap pemimpin mempunyai gaya mereka sendiri dalam melakukan sesuatu. Setiap
gaya kepimpinan mempunyai aspek positif dan berpotensi negatif, dan sukar untuk
menentukan yang mana lebih baik.
Setiap organisasi mempunyai keperluan sendiri. Walaupun satu gaya mungkin sesuai dengan
syarikat tertentu dengan sangat baik, ia boleh memudaratkan yang lain. Gaya yang diandaikan
oleh pengurus mungkin juga disebabkan oleh jenis personaliti mereka.
Di bawah ialah 10 gaya kepimpinan yang paling biasa dalam menguruskan pekerja:
7
1. Jurulatih (COACH)
Sama seperti jurulatih sukan, pemimpin jenis jurulatih dapat mengenal pasti kekuatan,
kelemahan dan sumber motivasi terbesar setiap ahli pasukan. Pemimpin ini memberi tumpuan
kepada membantu pekerja menetapkan matlamat, mengembangkan kemahiran dan
membangunkan diri mereka dalam dunia profesional.
Individu yang menikmati bimbingan bekerja dengan baik di bawah gaya kepimpinan ini.
Sebaliknya, orang yang memotivasikan diri secara intrinsik cenderung menjadi kecewa apabila
sentiasa dilatih. Mereka mendapati ia tidak perlu dan membuang masa.
8
2. Yang berwawasan (The visionary)
Pemimpin yang berwawasan bercita-cita untuk memacu perubahan dengan memberi inspirasi
kepada ahli pasukan dan membantu menyebarkan idea baharu. Mereka sering menjadi
penceramah berbakat dan berkembang maju apabila menerajui syarikat melalui tempoh
transformasi.
Kepimpinan jenis ini berfungsi dengan baik dalam organisasi dinamik yang sentiasa melalui
perubahan industri. Walau bagaimanapun, ia tidak berjalan lancar untuk organisasi yang
mempunyai kadar yang lebih mantap dan jarang mengalami perubahan besar.
9
3. Hamba(The servant)
Pengurus pekerja jenis ini berusaha untuk membantu setiap ahli pasukan berasa puas secara
profesional dan peribadi di tempat kerja. Mereka menganggap kepuasan pekerja sebagai
keutamaan. Pemimpin hamba amat berguna dalam organisasi yang ingin membina semangat
pekerja.
10
4. Yang autokratik
Gaya autokratik mengurus pekerja memberi tumpuan kepada mendapatkan hasil dengan
memaksimumkan kecekapan dan produktiviti. Sama seperti pemimpin tentera, mereka percaya
pada penyeliaan yang hampir berterusan, garis panduan yang ketat dan membuat keputusan
sahaja.
Mereka jarang berunding dengan pekerja mereka apabila membuat keputusan dan percaya
bahawa mereka tahu yang terbaik. Walaupun jenis pengurus pekerja ini boleh mendorong
keputusan syarikat, mereka jarang disukai oleh orang bawahan mereka dan boleh dilihat
sebagai keras.
11
5. Laissez-faire
Gaya mengurus pekerja ini sering dirujuk sebagai gaya kepimpinan yang paling lepas tangan.
Dari segi konsep, ia adalah bertentangan langsung dengan kepimpinan autokratik. Pemimpin
Laissez-faire cenderung untuk mewakilkan banyak tanggungjawab sambil menyediakan sedikit
pengawasan.
Secara amnya, pengurus pekerja cenderung untuk menggunakan gaya ini apabila mereka
menguruskan pasukan individu yang sangat cekap dan berpengalaman. Daripada mengawasi
setiap aktiviti, mereka tetap berada di latar belakang untuk menghulurkan bantuan apabila
diperlukan. Sememangnya, individu yang bermotivasi diri mendapat manfaat daripada
mempunyai pengurus yang mengamalkan gaya kepimpinan ini.
12
6. Demokrat
Pemimpin yang demokratik akan sentiasa meminta input daripada ahli pasukan sebelum
membuat keputusan penting. Mereka secara semula jadi adalah komunikator terbuka yang
berusaha untuk mewujudkan banyak penglibatan pekerja dan memastikan suara pekerja
mereka didengari.
Orang sering menyukai pengurus pekerja yang demokratik. Walau bagaimanapun, aspek yang
berpotensi negatif ialah kemungkinan terhentinya produktiviti yang disebabkan oleh sentiasa
berunding dengan orang lain semasa membuat keputusan.
13
7. Perentak jantung
Gaya kepimpinan ini tertumpu hampir sepenuhnya kepada prestasi. Pekerja diberi matlamat
khusus dan dipertanggungjawabkan untuk keputusan mereka. Gaya kepimpinan ini kurang
memberi tumpuan kepada bimbingan dan lebih kepada menunjukkan contoh.
Idea mereka tentang pengurusan pekerja yang berkesan nampaknya bekerja keras dan
mencapai matlamat untuk memberi inspirasi kepada orang bawahan mereka untuk melakukan
perkara yang sama. Mereka jarang berminat dengan cara mengurus kepuasan pekerja dengan
memenuhi matlamat peribadi mereka.
Orang yang suka bekerja dalam persekitaran yang pantas dan dinamik berkembang maju di
bawah jenis kepimpinan ini. Orang lain yang lebih suka rentak yang lebih perlahan mungkin
menjadi terharu dan tersangkut di bawah tekanan.
14
8. Pemimpin transformasi
15
9. Pemimpin transaksi
Pemimpin transaksi adalah serupa dengan pemimpin pacesetter kerana mereka memberikan
matlamat khusus kepada pekerja dan menggunakan strategi ganjaran atau disiplin. Walau
bagaimanapun, tidak seperti pemimpin pacesetter, pemimpin transaksi menawarkan arahan
dan bimbingan menyeluruh untuk membantu ahli pasukan mencapai objektif.
Orang yang lebih suka arahan terus terang dan bimbingan berterusan berasa sangat selesa di
bawah jenis pemimpin ini. Sebaliknya, orang yang memotivasikan diri sendiri yang sudah tahu
apa yang perlu dilakukan mungkin mendapati pemimpin urus niaga sombong.
16
10. Birokrasi
Gaya birokrasi mengurus pekerja menggunakan idea hierarki, di mana setiap pekerja
mempunyai tanggungjawab mereka sendiri. Dalam sistem ini, kerjasama silang jarang berlaku,
dan individu biasa bekerja sendiri. Secara amnya, industri yang sangat dikawal selia mendapat
manfaat daripada gaya kepimpinan jenis ini.
17
1.5 STYLE OF SUPERVISION BASE ON WORKING SITUATION
Bagaimana untuk memotivasikan pekerja
Sebagai seorang pemimpin, terdapat beberapa teknik motivasi yang boleh anda gunakan untuk
mengeluarkan yang terbaik dalam diri pekerja anda. Walau bagaimanapun, setiap ahli pasukan
akan mempunyai motivasi yang berbeza. Ini bermakna anda perlu mengetahui apakah
motivator ini untuk setiap individu.
Sebaik sahaja anda mempunyai pemahaman yang lebih baik tentang perkara yang mendorong
pasukan anda, gunakan gabungan taktik berikut yang betul untuk hasil yang terbaik:
1. Bersikap telus
2. Mengiktiraf pencapaian individu dan pasukan
3. Dapatkan maklum balas yang positif dan membina
4. Tawarkan jalan yang jelas untuk kemajuan
5. Tunjukkan rasa syukur
6. Menawarkan penjadualan yang fleksibel
7. Utamakan keseimbangan kerja-kehidupan
8. Wujudkan kepercayaan dan autonomi
9. Memberi peluang kepada pekerja untuk memimpin
10. Jadilah kuasa positif di tempat kerja
1. Bersikap telus
Ketelusan di tempat kerja boleh membantu pekerja berasa seperti bahagian penting dalam
organisasi. Sediakan pasukan anda dengan peta jalan yang menggambarkan visi syarikat untuk
pertumbuhan perniagaan sepanjang minggu, bulan dan tahun akan datang. Bersikap terbuka
tentang objektif organisasi boleh memotivasikan ahli kakitangan dengan membantu mereka
mengenali cara mereka sesuai dengan matlamat syarikat anda. Hasilnya, mereka akan dapat
melihat secara langsung kesan kerja keras mereka dan cara kerja keras mereka menyumbang
kepada pencapaian berskala besar organisasi.
2. Mengiktiraf pencapaian individu dan pasukan
Ramai pekerja boleh bermotivasi hanya dengan mengetahui usaha mereka memberi impak
yang nyata, tetapi sama pentingnya — atau lebih penting lagi — diiktiraf atas usaha mereka.
Berlatih mengiktiraf pencapaian kedua-dua individu dan pasukan.
Selain menunjukkan penghargaan untuk pasukan anda dengan mengenali mereka dalam
mesyuarat atau pada perayaan, anda juga boleh memberi ganjaran kepada mereka. Insentif
boleh terdiri daripada bonus tempat, kad hadiah, tempat letak kereta peribadi atau makan
tengah hari pasukan yang dibayar oleh anda atau syarikat.
18
3. Dapatkan maklum balas yang positif dan membina
Memberi suara kepada pekerja anda membolehkan mereka mengetahui pendapat dan
cadangan mereka penting. Lebih ramai ahli pasukan boleh berkongsi pemikiran jujur mereka
secara terbuka, lebih banyak mereka mungkin berasa seperti elemen penting dalam pasukan.
Sentiasa meminta pekerja untuk memberikan maklum balas yang positif dan membina.
Galakkan mereka untuk berkongsi perasaan mereka tentang proses pembangunan untuk projek
terakhir atau pendapat mereka tentang budaya syarikat. Apabila mereka bercakap, dengar
dengan teliti dan balas dengan teliti. Pastikan anda mengucapkan terima kasih kepada pekerja
kerana berkongsi pendapat mereka, walaupun maklum balasnya negative.
4. Menawarkan jalan yang jelas untuk kemajuan
Menyediakan laluan kerjaya yang jelas adalah satu lagi cara untuk memotivasikan pekerja. Jika
mereka tahu peluang yang ada jika mereka cemerlang dalam peranan semasa mereka, mereka
mungkin lebih cenderung untuk memberi tumpuan kepada bidang penambahbaikan dan
meneruskan amalan terbaik yang menjadikan mereka berjaya. Jadualkan masa dengan setiap
ahli pasukan anda untuk mengetahui tentang matlamat individu mereka dan cara mereka ingin
berkembang bersama syarikat. Kemudian, tentukan cara yang akan membantu mereka berjaya
dalam peranan semasa mereka dan membangunkan kemahiran yang betul untuk dapat maju ke
seterusnya.
5. Tunjukkan rasa syukur
Maklum balas yang membina adalah penting dalam membina pasukan yang kuat, tetapi
kadangkala ahli pasukan hanya perlu melihat bahawa anda berterima kasih kepada mereka dan
apa yang mereka lakukan. Sekali-sekala, tolak pekerja anda ke tepi dan terima kasih atas usaha
mereka, sama ada mengenai menyiapkan projek terkini lebih awal daripada jadual atau tinggal
lewat untuk memenuhi tarikh akhir. Tindakan seperti ini boleh membantu mereka berasa
dihargai, diberi kuasa dan bermotivasi untuk terus bekerja keras.
19
7. Utamakan keseimbangan kerja-kehidupan
Selain menawarkan penjadualan yang fleksibel, anda boleh mengutamakan keseimbangan
kerja-kehidupan yang sihat untuk membantu pekerja anda mempunyai tenaga untuk bekerja
keras. Galakkan pasukan anda untuk menjadi produktif dan mencapai matlamat semasa di
tempat kerja, tetapi juga menempatkan mereka yang akan mendapat manfaat daripada
percutian atau hari cuti untuk memulihkan kekuatan mental atau emosi mereka. Anda juga
boleh menunjukkan kepada pasukan anda bahawa anda mengambil berat tentang kehidupan
mereka di luar kerja dengan menjadualkan aktiviti kesihatan mingguan seperti meditasi
berpandu atau urutan percuma.
20
Apakah motivasi dalaman vs. luaran?
Apabila menentukan cara terbaik untuk memotivasikan pekerja, pertimbangkan kedua-dua
faktor dalaman dan luaran. Motivator dalaman, seperti semangat bersaing atau keinginan
untuk memperbaiki diri, datang dari dalam diri seseorang. Motivator luaran, seperti tarikh
akhir untuk menyiapkan projek dan pujian daripada penyelia, datang dari luar seseorang.
Walaupun anda tidak boleh memberi seseorang motivasi dalaman, anda boleh mewujudkan
keadaan untuk memupuknya dengan mengekalkan semangat di tempat kerja dan menyokong
keseimbangan kehidupan kerja. Lagipun, pekerja mungkin mengalami kesukaran menggunakan
pemacu dalaman mereka jika mereka keletihan, tertekan atau tidak berpuas hati.
21
Pendidikan, latihan dan pengalaman
Pendidikan, latihan dan pengalaman adalah keperluan penting yang menjamin penyelia yang
berpengetahuan dan terlatih. Berikut ialah keperluan khusus yang perlu anda cari dalam calon
yang berkualiti:
22
Persekitaran kerja
Tanggungjawab utama penyelia adalah memastikan prestasi pasukan yang terbaik. Jenis
akauntabiliti ini adalah di luar sebarang tekanan yang mungkin mereka hadapi sebagai ahli
pasukan. Peranan ini juga melibatkan kuasa dan sokongan pengurusan untuk mengendalikan
pekerja bagi pihak pengurusan, jadi adalah penting untuk mencari seseorang yang mempunyai
kemahiran komunikasi dan kepimpinan yang cemerlang yang mampu mengendalikan
tanggungjawab ini.
Pandangan pekerjaan
Menurut Biro Buruh dan Statistik A.S., projek yang memerlukan penyelia atau pengurus
pentadbiran dijangka berkembang sebanyak 7% menjelang 2028. Tugas kerja seperti menyelia
kemudahan dan menyelaraskan perkhidmatan sokongan untuk organisasi akan kekal penting
dalam banyak industri.
23
1.6 CASE STUDY:THE ROLE OF THE SUPERVISOR IN HUMAN RELATION
24
RUJUKAN
1. https://www.indeed.com/employers/c/info/what-is-a-supervisor#1
2. https://accountlearning.com/supervisor-management-scientific-human-relation-
functional-roles-of-supervisor/#1_Supervisor_as_a_Human_Relation
3. https://www.indeed.com/hire/c/info/how-to-motivate-your-employees?cc=US&hl=en
25