PERBAIKAN MUTU MELALUI GUGUS KENDALI MUTU

Dosen Pengampu: Ibu Mangindara, S.KM., M.Kes

OLEH :
Kelompok 3

A. ALFA NURIYAH FAISAL 202103054

EMILIA ASMAWATI 202103059
KARMILA HANY 202103067
MUTIANUGRAH L 202103072
NUR AZIZAH RAHMAN 202103077
NURFADILLA 202103082
NURUL PADILLA DEWI 202103087
RESKY WAHUNI MA’RUF 202103092
NURUL RESKI AULIA 202103088

S1 ADMINISTRASI RUMAH SAKIT

INSTITUT ILMU KESEHATAN PELAMONIA
MAKASSAR
2023/2024
1. Pengertian Gugus Kendali Mutu
Gugus Kendali Mutu (Quality Control Circle) adalah “sekelompok kecil petugas, yang
secara sukarela melakukan kegiatan-kegiatan pengendalian mutu di dalam tempat
kerjanya sendiri”. Anggota kelompok ini berpartisipasi sepenuhnya secara terus menerus
dalam program kendali mutu, mengembangkan diri, belajar dan mengajar bersama, dengan
teknik-teknik kendali mutu. (Q.C.Circle Headquaters, JUSE)
Gugas Kendali Mutu merupakan mekanisme formal fungsional yang dilembagakan
yang bertujuan untuk mencari pemecahan permasalahan (problems solving) terhadap
persoalan-persoalan yang menonjol yang ada di tempat kerjanya, dengan memberikan
penekanan pada kreativitas dan partisipasi petugas. Anggota gugus mengkaji bersama
salah satu persoalan, mengungkapkan dan memecahkan bersama. Gagus tersebut juga
bertindak sebagai salah satu mekanisme pemantauan yang membantu organisasi dalam
menyesuaikan diri dengan lingkungan dan memperhatikan adanya peluang-peluang, tanpa
perlu menghentikan kegiatan- pan bila persoalan telah ditemukan dan dipecahkan

2. Tujuan dan Fungsi Gugus Kendali Mutu

Adanya Gugus Kendali Mutu disuatu organisasi kesehatan, terutama rumah sakit,
Puskesmas atau perusahaan kesehatan, akan banyak membantu direktur atau pimpinan
puncak dalam mengendalikan mutu pelayanan kesehatan secara keseluruhan, terutama
ditempat kerja pelayanan medis bersama metode-metode kendali control yang lain. Hal
tersebut diketahui dari maksud dan tujuan Gugus Kendali Mutu, yaitu :
a. Menyumbangkan perbaikan mutu efisiensi, efektivitas, produktivitas organisasi dan
penghematan pembiyaan serta pencegahan pemborosan
b. Meningkatkan kemampuan kepemimpinan dna manajemen para manajer, dan
pengawas (supervisor) dan mendorong perbaikan terus menerus dengan cara
pengembangan diri
c. Menciptakan suatu lingkungan kerja yang lebih sadar mutu, memberikan kepuasan
kerja, paham tentang persoalan-persoalan kerja yang terjadi dan berupaya
memperbaikinya. Sekaligus meningkatkan mutu produk dan pelayanan.
d. Berfungsi sebagai kekuatan inti pengendalian mutu di organisasi. Karena apabila
seluruh petugas pada lapis ini bekerja secara efektif dan bermutu akan meningkatkan
penampilan kerja organisasi secara keseluruhan.
3. Program Perencanaan GKM
Menurut Robson (1993) pada dasarnya Gugus Kendali Mutu memiliki suatu dasar-
dasar pokok program, yaitu:
a. Program Gugus Kendali Mutu merupakan filsafat pembangunan manusia. Program ini
hanya akan terlaksana apabila ada keinginan yang sungguh-sungguh dari pihak
manajemen untuk membantu karyawannya agar dapat tumbuh dan berkembang
melalui program ini.
b. Gugus Kendali Mutu merupakan program sukarela. Ini merupakan unsur yang
nampaknya sulit diterima oleh pihak manajemen atau setidak-tidaknya untuk
berurusan dengannya.
c. Partisipasi dari setiap orang. Gugus Kendali Mutu merupakan program yang
menghendaki adanya partisipasi antara anggota gugus tersebut.
d. Para anggota saling menolong untuk dapat berkembang. Setiap anggota tidak sama
kemampuannya dalam memahami dan menggunakan teknik Gugus Kendali Mutu,
oleh karena itu merupakan hal yang penting bahwa semua anggota saling menolong
agar setiap anggota dapat maju dan berkembang.
e. Latihan diberikan kepada para karyawan dan manajemen. Para karyawan dan
manajemen perlu mengetahui bagaimana teknik yang efektif untuk memecahkan
masalah mereka. oleh karena itu mereka perlu latihan-latihan khusus.
f. Kreativitas harus didorong. Suasana yang bebas dari ketakutan untuk mengeluarkan
ide haruslah diciptakan. Adanya hal tersebut maka diharapkan secara otomatis
kreativitas akan bisa nampak.
g. Proyek hendaknya berhubungan dengan pekerjaan para anggota. Proyek yang
ditangani oleh gugus ini harus ada hubungannya dengan bidang pekerjaan mereka,
bukan bidang pekerjaan orang lain atau yang tidak memiliki hubungan dengan bidang
pekerjaan mereka.
h. Pihak manajemen harus memberikan dukungan. Gugus Kendali Mutu tidak akan
mempunyai dorongan yang diperlukan pada permulaannya untuk berkembang dan
menjadi dewasa, kecuali kalau salah seorang dari manajemen bersedia memberikan
sedikit waktu, saran dan terlibat dalam Gugus Kendali Mutu.
i. Perkembangan kesadaran akan peningkatan kualitas. Semua hal diatas tidak akan
berguna kecuali jika langkah-langkah tersebut menimbulkan kesadaran di pihak para
anggota agar selalu berpikir mengenai prosedur untuk meningkatkan kualitas dan
mengurangi kesalahan.
 j. Penurunan mentalitas "kami" dan "mereka". Program gugus yang dilaksanakan secara
benar, akan membantu menurunkan mentalitas "kami" dan "mereka", sehingga
diharapkan dapat menghasilkan produk kualitas yang paling baik.

4. Prinsip Dasar Gugus Kendali Mutu

Prinsip-prinsip yang seharusnya di pedomani dalam pelaksanaan Gugus Kendali Mutu
yang menjadi ciri khas Gugus Kendali Mutu adalah sebagai berikut:
a. Gugus Kendali Mutu merupakan kegiatan kelompok, bukan individu. Diikuti secara
sukarela, bukan karena paksaan.
b. Kegiatan Gugus Kendali Mutu dilaksanakan pada saat sedang bekerja. Bukan
kegiatan yang dilaksanakan di luar kerja.
c. Masalah yang dibahas adalah persoalan yang berkaitan dengan pekerjaan yang
nyata. Dimulai dengan persoalan-persoalan kecil, yang menonjol atau mendesak dan
selanjutnya setelah terlatih mencoba menyelesaikan persoalan yang lebih sulit,
sehingga petugas kesehatan senang dengan kegiatan-kegiatan menyelesaikan
persoalan-persoalan yang ada dan suda berpengalaman.
d. Terkendali, artinya jangan sampai menyelesaikan atau membahas persoalan yang
sama dan terulang terjadi.
e. Perbaikan kerja. Dengan adanya kemampuan menyelesaikan persoalan, selanjutnya
mampu memperbaiki cara kerja dan hasil kerja.
f. Kegiatan Gugus Kendali Mutu banyak melibatkan petugas pelaksana, bukan hanya
pengawas atau supervisor maupun kepala.
g. Partisipasi aktif semua pihak, bukan hanya untuk orang-orang tertentu yang vokal,
pintar, ahli-ahli, namun semua petugas kesehatan yang terlbat secara sukarela, tenaga
medis, paramedis, non medis, dan yang berkaitan.
h. Diskusi bebas, terbuka dan terus terang bagi semua anggota. Dalam menyelesaikan
persoalan bersama, berkedudukan sama dan adil.
i. Diperlukan teknik-teknik memecahkan persoalan, teknologi dan metode statistik yang
diperlukan dalam pekerjaan untuk perbaikan-perbaikan.
j. Berpikir, inovatif, berkreatif dan menggunakan kebijakan dalam melaksanakan
pekerjaan bukan rutinitas.
 k. Para manajer puncak, menengah, dan supervisor serta petugas pelaksana, saling
menghargai, berpartisipasi, memberi dukungan, bimbingan dan pelatihan, saling
membantu, membangun kepribadian dan kepercayaan.
l. Kerja sama antar Gugus Kendali Mutu, di dalam organisasi dan di luar organisasi
pertukaran pengalaman dan saling membantu, dan mengembangkan persaingan yang
bersahabat dan bermanfaat.

5. Sasaran-sasaran Yang Dapat Dicapai Gugus Kendali Mutu

Ide dasar yang telah dikemukakan tersebut dapat dirinci menjadi sasaran- sasaran
yang lebih operasional :
1. Membangun tempat kerja yang kuat
Tempat kerja bagi petugas kesehatan adalah tempat pengabdiannya sehari-hari
dimana mereka mencurahkan segala ilmu dan keterampilan untuk menghasilkan
pelayanan yang memuaskan baik bagi dirinya, pasien maupun orang lain. Tempat
kerja yang kuat, ini berarti suatu tempat kerja yang dapat mewujudkan tiga ide pokok
yang dimaksud.
“Kekuatan” Gugus Kendali Mutu. Kriterianya adalah “Kepemimpinan Gugus” sejauh
mana dapat mengormati teman kerja, kerja sama dan kemampuan para petugas
pelayanan kesehatan, semangat, dan disiplin pengkondisian untuk senantiasa
mengadakan perbaikan terus menerus, sadar mutu, pembiayaan yang efisien
kenyamanan dan keamanan tempat kerja.
2. Membangun kondisi yang terkendali
Tempat kerja yang terkendali perlu dibangun, yaitu tempat kerja yang mematuhi
standar-standar yang telah ditetapkan, mengambil langkah-langka koreksi terhadap
penyimpangan dan pencegahan terhadap adanya penyimpangan dengan meniadakan
persoalan-persoalan, dan bila perlu menyesuaikan standar-standar yang diperlukan.
3. Meningkatkan semangat kerja petugas
Semangat kerja ini berkaitan dengan lingkungan dan hubungan antar manusia, dan
perasaan memiliki serta tanggung jawab terhadap suksesnya pelayanan kesehatan.
4. Hubungan manusiawi (human relations)
Hubungan manusiawi di tempat kerja, membuat petugas pelayanan kesehatan akan
merasa bahagia dan puas ditempat kerjanya. Keadaan ini tidak dapat dipaksakan
seketika, namun secara spontan diupayakan hubungan yang harmonis (tidak
dipaksakan) antara atasan, bawahan dan teman sejawat.
5. Perbaikan atau peningkatan mutu di (level) tempat kerja
Perlu diingat, bahwa para petugas pelayanan kesehatan pada umumnya adalah
berpendidikan tinggi atau menengah dan cukup berpengalaman sehingga pemberian
kesempatan pada mereka untuk berinovasi dan berkreasi dalam upaya perbaikan
pelayanan kesehatan adalah bermanfaat, meskipun kepatuhan terhadap standar yang
telah ditetapkan harus dijaga. Karena pada dasarnya merekalah yang tahu persis apa
yang seharusnya dikerjakan ditempat kerjanya, apa persoalannya, apa yang perlu
diperbaiki dan upaya solusinya.
6. Kegiatan sukarela
Kesukarelaan berpartisipasi dalam kegiatan-kegiatan gugus, seharusnya benar-benar
timbul dari diri masing-masing anggota gugus tanpa pengarahan, permintaan, anjuran
atau paksaan dari orang lain baik pimpinan atau teman sejawat yang sadar akan
kesukarelaan itu. Pimpinan dan staf yang lain benar-benar, menghargai dan
menghormati arti kesukarelaan ini dan mendukungnya untuk kelancaran kegiatan
gugus.
7. Berpikir benar dan menggunakan kerjasama serta komunikasi
Kelebihan manusia adalah kemampuan berpikir. Suatu tempat kerja seharusnya
menjadi tempat di mana seseorang dapat menggunakan pikiran dan kebijakannya.
Agar petugas mau berpikir, perlu dikondisikan, antara lain :
a. Diberi kesempatan dan motivasi untuk berpikir dan diberi kesempatan untuk
menggunakan kebijakannya.
b. Diajarkan teknologi yang diperlukan dalam pelaksanaan tugasnya.
c. Didorong untuk membantu menyelesaikan persoalan ditempat kerjanya.
d. Didorong untuk dapat mengeluarkan kemampuannya yang terpendam dan
dapat menikmati hasil pikirannya sendiri.
e. Membiasakan mampu bekerjasama serta berkomunikasi dengan baik dengan
teman sejawat dalam menyelesaikan persoalan atau pekerjaan.
8. Memperluas wawasan berpikir
Agar diperoleh tambahan ilmu, keterampilan dan wawasan berpikir, kegiatan gugus
perlu dikomunikasikan, diinformasikan dan diedukasi (KIE) kepada Gugus Kendali
Mutu di organisasi-organisasi pelayanan kesehatan yang lain. Jadi, tidak terbatas
kegiatan-kegiatan di dalam tempat kerja sendiri.
Peluang-peluang tersebut dapat diperoleh pada konferensi-konferensi, pertemuan-
pertemuan teknis, atau konsultasi-konsultasi Gugus Kendali Mutu bersama organisasi
 Gugus Kendali Mutu Nasional, regional, atau local. Hal tersebut sangat bermanfaat
bagi upaya perbaikan mutu pelayanan kesehatan.
9. Penghasilan yang lebih baik dan kepuasan kerja
Meskipun bukan satu-satunya pendorong semangat kerja, adanya peghasilan
tambahan yang lebih baik adalah tetap penting. Dengan adanya Gugus kendali Mutu,
yang senantiasa meningkatkan mutu pelayanan kesehatan diharapkan akan
memberikan kepuasan kepada konsumen yang akhirnya akan menjadi pelanggan yang
baik dan menambah pemasukan pada organisasi. Dan seharusnya kembali pada
kesejahteraan petugas kesehatan.
10. Menjaga mutu (quality assurance) dan meningkatkan produktivitas
Kegiatan menjaga mutu merupakan kunci pengendalian mutu. Para manajer, dalam
proses produksi atau pelayanan harus senantiasa menjaga mutunya, supaya memenuhi
kepuasan kebutuhan pelanggan. Banyak terjadi cacad (kekurangan) produksi
dikarenakan pada waktu proses pelayanan kurang memenuhi standar. Kegiatan
menjaga mutu pada level tempat kerja adalah memberikan kontribusi besar pada
upaya perbaikan mutu secara keseluruhan,
11. Para petugas medis akan lebih mencurahkan waktu dan pikiran untuk pekerjaan yang
tepat
Adanya kegiatan semua petugas pelayanan kesehatan dalam Gugus kendali Mutu
dalam memecahkan persoalan dan upaya peningkatannya, secara bersama, tugas
tenaga medis yang lain dapat lebih meluangkan waktunya untuk menangani pelayanan
medis yang lebih spesialistik dan lebih tepat.
Sumber :

Buku : manajemen mutu pelayanan kesehatan

Penulis : djoko wijono
Tahun : 2000
Diterbitkan oleh airlangga university press
Jl.Mulyorejo, Surabaya, East Java 60115
Telp (031) 5992246
Web : uap.unair.ac.id

Buku : Gugus Kendali Mutu Dalam Kaitannya Dengan Kinerja Pegawai

Penulis : Aditya Nanda Priyatama
Tahun : 2021

Diterbitkan CV.Penerbit Qiara Media

Pasuruan, jawa timur
Web : qiaramedia.worldpress.com