ANALISIS RISIKO FMEA

Alamat :Jln.Ahmad Yani Utara No. 14 Malang

Email :klinikkendedes@gmail.com HP. 082131901490

1
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI .................................................................................................................. … 1

I. PENDAHULUAN ....................................................................................................... 2

II. LATAR BELAKANG ................................................................................................. 2

III. PROSES PELAKSANAAN FMEA REKAM MEDIK................................ .... 2

IV. FMEA RUANG PENDAFTARAN DAN REKAM MEDIS ............................ 4

1
 PT. KENDEDES HUSADA MALANG
KLINIK KENDEDES
Alamat :Jln.Ahmad Yani Utara No. 14 Malang
Email :klinikkendedes@gmail.com HP. 082131901490

I. PENDAHULUAN
Perkembangan bisnis pelayanan kesehatan di wilayah Kota Malang semakin pesat
dan dengan adanya klinik baru dapat memberikan dampak persaingan ketat fasilitas
kesehatan, baik milik pemerintah maupun klinik swasta. Sehingga semua berlomba-
lomba untuk menarik konsumen agar menggunakan jasa layanannya. Oleh karena itu
Klinik Kendedes sebagai penyedia layanan kesehatan harus memberikan pelayanan
yang lengkap, cepat, akurat, dan memuaskan kepada pengguna jasa layanan kesehatan
dengan memenuhi kriteria pemberi pelayanan kesehatan yang terbaik.
Seiring dengan persaingan ketat antar Fasilitas Kesehatan tersebut, Klinik Kendedes
harus lebih giat lagi meningkatkan kompetisi mutu layanan, salah satunya adalah
pelayanan resep Pendaftaran dan Rekam Medik
II. LATARBELAKANG
Berdasarkan data komplain yang masuk keluhan terbanyak adalah waktu tunggu
pelayanan di loket, dengan rata-rata waktu 20 menit. Pasien mengeluhkan bahwa
pelayanan yang baik tapi belum didukung dengan sistem pelayanan Pendaftaran yang
cepat. Hal ini disebabkan karena ketidaksesuaian antara jumlah tenaga pendaftaran
dengan jumlah pasien.
III. PROSES PELAKSANAAN FMEA REKAM MEDIK
Penentuan area prioritas dengan menggunakan 3H 1P (High Risk, High Volume, High
Cost dan Problem Prone) dengan skor 1-10
High Risk : semakin tinggi resikonya maka akan semakin tinggi nilainya
High Volume : semakin kunjungannya banyak maka akan semakin tinggi nilainya
High Cost : semakin mahal biayanya maka semakin tinggi nilainya
Problem Prone: semakin berpotensi menimbulkan masalah maka semakin tinggi
nilainya
Adapun ruang pelayanan yang dilibatkan dalam area prioritas antara lain:
a. Ruang Pendaftaran dan Rekam medis

2
 b. Ruang Pemeriksaan Umum
c. Ruang Pemeriksaan Gigi
d. Ruang Tindakan
Hasil perhitungan area prioritas Klinik Kendedes;

Proble
High High High Urutan
No Area Prioritas m RPN
Risk Cost Volume Prioritas
Prone
Ruang
1 Pendaftaran dan 8 3 7 6 1008 1
Rekam Medis
Ruang
2 Pemeriksaan 7 8 1 2 112 4
Umum
Ruang
3 Pemeriksaan 7 8 3 3 504 2
Gigi
Ruang
4 6 6 1 6 216 3
Tindakan

Penetapan area prioritas yang perlu diperbaiki dari 4 unit dengan nilai RPN terbesar
ditentukan melalui diagram pareto :

Kumulati Persentase
Area Prioritas RPN Keterangan
f Kumulatif
Ruang Pendaftaran dan
1008 1008 54.78 1
Rekam Medis
Ruang Pemeriksaan
504 1512 82.17 Cut Off 80%
GIgi
Ruang Tindakan 216 1728 93.91
Ruang Pemeriksaan
112 1840 100
Umum

Dari scoring di atas maka dipilih area prioritas yang akan ditingkatkan mutunya yaitu
Area Pendaftaran dan Rekam Medis.

Setelah menentukan area prioritas, kita membuat tim FMEA dari tempat area prioritas
itu sendiri, disini area prioritas Ruang Pendaftaran dan Rekam Medis dan Ruang
Pemeriksaan Gigi, berarti tim FMEA adalah dari Ruang Pemeriksaan Gigi dan Ruang
Pendaftaran dan Rekam Medis.

3
IV. FMEA Ruang Pendaftaran dan Rekam Medis
a. Tim FMEA Rekam Medis
Ketua Tim FMEA Nizzah Febri T

1. Alfi Laili
Anggota
2. Laksmita Candra
3. Nazhilatul

Petugas pencatat
Amalia Fitri
(notulis)

b. Peran masing-masing ketua dan anggota

TIM FMEA PERAN
Ketua Memonitor pekerjaan Anggota FMEA
Paham proses FMEA
Hadir setiap pertemuan FMEA
Mempersiapkan kebutuhan-kebutuahan untuk
Anggota
melakukan FMEA
Memberikan input yang jujur kepada tim.
Mendengar kanaktif
Notulis Mencatat semua hasil kerja FMEA

c. Jadwal Kegiatan Tim

NO KEGIATAN WAKTU KETERANGAN
Menganalisa dan Dilaksnakan oleh
1 mengidentifikasi September Anggota TIM
permasalahan
Melakukan kontrol 3 bulan ( Oktober, Ketua Tim dan
2 prosedur November, Anggota
Desember)
3 Membuat laporan Desember Notulis

Rencana Tindak Lanjut Kepala Klinik

4 Desember
dan Ketua Tim

d. Alur Proses Pelayanan yang Sekarang

1. Petugas mengidentifikasi pasien
a. Pasien baru
1) Petugas memberikan senyum, sapa, salam
2) Pasien atau keluarga mengisi formulir identitas dan persetujuan
umum yang telah disediakan
3) Petugas mengidentifikasi data sosial pasien
4) Petugas memberikan informasi tentang hak dan kewajiban

4
 pasien serta jenis pelayanan yang dapat diberikan klinik
5) Petugas meminta foto copy identitas berupa KTP atau SIM
6) Petugas membuat rekam medis baru dan kartu berobat pasien
7) Petugas memberikan nomor rekam medis sesuai lanjutan
8) Petugas menanyakan keluhan pasien dan mempersilahkan
duduk di ruang tunggu
b. Pasien lama
1) Petugas memberikan senyum, sapa dan salam
2) Pasien menyerahkan kartu berobat ke petugas
3) Petugas menanyakan keluhan/ ruang layanan tujuan pasien
4) Apabila pasien tidak membawa kartu berobat petugas akan
menanyakan identitas pasien
5) Petugas mencarikan dokumen rekam medis di lemari filling
2. Petugas memberikan kartu berobat pasien an memberi pesan kepada
pasien agar selalu membawa kartu berobat
3. Petugas mengarahkan pasien menuju ke ruang layanan yang dituju
4. Petugas mengantarkan rekam medis ke ruang layanan yang dituju

e. Identifikasi Failure Modes

Failure Modes (yang
No Tahapan Kegiatan Pada Alur Proses
mungkin gagal)

Pasien Baru

Petugas memberikan senyum, sapa, salam

1 Petugas tidak ramah

Pasien tidak bisa

Pasien atau keluarga mengisi formulir
2 identitas dan persetujuan umum yang telah menulis
disediakan

3 Petugas mengidentifikasi data sosial pasien Salah identifikasi

Petugas memberikan informasi tentang hak Pasien tidak paham hak

4 dan kewajiban pasien serta jenis pelayanan dan kewajibannya
yang dapat diberikan klinik

Pasien tidak membawa

5 Petugas meminta foto copy identitas berupa
KTP atau SIM KTP

Petugas membuat rekam medis baru dan

6 kartu berobat pasien RM tidak lengkap

5
 Ada penomoran rekam
7 Petugas memberikan nomor rekam medis
sesuai lanjutan medis ganda

Petugas menanyakan keluhan pasien dan Penumpukan pasien di

8 mempersilahkan duduk di ruang tunggu ruang pendaftaran

Pasien Lama

Petugas memberikan senyum, sapa dan

1 salam Petugas tidak ramah

Pasien menyerahkan kartu berobat ke Pasien tidak membawa

2 petugas kartu berobat

Petugas menanyakan keluhan/ ruang Pasien salah masuk

3 layanan tujuan pasien ruangan

Apabila pasien tidak membawa kartu

Pasien tidak membawa
4 berobat petugas akan menanyakan identitas
pasien Kartu identitas

Petugas mencarikan dokumen rekam medis Petugas tidak

5 di lemari filling menemukan RM pasien

Pasien salah masuk

6 Pasien diarahkan menunggu di ruang
tunggu ruang pelayanan tujuan ruangan

f. Matriks FMEA
Failure
Akibat/efek
modes/ RPN Ranki
Proses/ Penyebab kegagalan
No apa yang O S D (OxS ng
langkah kegagalan terhadap
mungkin xD) RPN
pasien
gagal
Pasien Baru
1. Petugas Petugas Pasien merasa
memberikan Petugas tidak tidak dihargai
senyum, tidak memahami sehingga
7 6 7 294 1
sapa, salam ramah etika menyebabkan
pelayanan ketidakpuasan

2. Pasien atau Pasien Pasien buta Terjadi

keluarga tidak huruf, penumpukan
mengisi pasien di pendaftaran
bisa
formulir disabilitas 2 3 2 12 7
identitas dan menulis
persetujuan
umum yang

6
 telah
disediakan

3. Petugas Salah Pasien Tidak sesuai

mengidentifi identifik kurang sasaran
komunikati edukasi 2 2 2 8 8
kasi data asi
sosial pasien f kondisi pasien
4. Petugas Petugas Menyebabkan
memberikan tidak ketidak
informasi Pasien memberika puasan,pindah
tentang hak tidak n informasi faskes
dan hak dan
paham
kewajiban kewajiban
hak dan 5 6 5 150 3
pasien serta
jenis kewajib
pelayanan annya
yang dapat
diberikan
klinik
5. Petugas Pasien Tidak ada Terjadi
meminta sosialisasi penumpukan
tidak
foto copy dari klinik di ruang
memba 4 5 6 120 4
identitas ke pasien pendaftaran
berupa KTP wa KTP
atau SIM
6. Petugas karena Waktu tunggu
membuat Form pasien lupa berobat pasien
rekam medis RM membawa lebih lama
baru dan kartu
tidak 4 5 5 100 5
kartu berobat identitas
pasien lengkap pembandin
g

7. Ada Petugas Terjadi

Petugas penomo tidak perpanjangan
memberikan menuliskan waktu yang
ran
nomor di buku lama dalam
rekam 7 5 5 175 2
rekam medis register pelayanan
sesuai medis pasien pasien
lanjutan ganda

8. Petugas Penump Petugas Waktu tunggu

menanyakan ukan pelaksana lebih lama
keluhan kurang
pasien
pasien dan
di ruang 2 3 4 24 6
mempersilah
kan duduk di pendafta
ruang tunggu ran

Pasien Lama

7
1. Petugas Petugas Pasien merasa
memberikan Petugas tidak tidak dihargai
senyum, tidak memahami sehingga
7 6 7 294 1
sapa dan ramah etika menyebabkan
salam pelayanan ketidakpuasan

2. Pasien Pasien karena Waktu tunggu

menyerahka tidak pasien lupa berobat pasien
n kartu memba membawa lebih lama
kartu 7 5 5 175 2
berobat ke wa kartu
petugas berobat
berobat

3. Petugas Kurang Waktu tunggu

menanyakan Pasien komunikasi berobat pasien
keluhan/ salah lebih lama
ruang masuk 4 5 5 100 3
layanan ruangan
tujuan pasien

4. Apabila karena Waktu tunggu

pasien tidak Pasien pasien lupa berobat pasien
membawa tidak membawa lebih lama
kartu berobat memba kartu
petugas akan wa identitas 3 3 3 27 6
menanyakan Kartu pembandin
identitas identitas g
pasien

5. Petugas Petugas Petugas Waktu tunggu

mencarikan tidak tidak di pendaftran
dokumen menggunak lebih lama
menemu
rekam medis an treser 4 4 5 80 4
di lemari kan RM
filling pasien

6. Pasien Salah Ketidak

diarahkan Pasien menunggu puasan pasien
menunggu di salah di ruang
ruang tunggu masuk tujuan 3 3 4 36 5
ruang ruangan pelayanan
pelayanan
tujuan

g. Menentukan cut off point dengan diagram pareto

Failure modes: Efek kegagalan
No (urutkan dari RPN terhadap pasien Persentase
Failure RPN Kumulatif
kumulatif Keterangan
Modes
tertinggi ke
terendah)
Pasien Baru
Petugas tidak Pasien merasa tidak
1 294 294 33.2
ramah dihargai sehingga

8
 menyebabkan
ketidakpuasan
Ada penomoran Terjadi
rekam medis ganda perpanjangan
2 waktu yang lama 175 469 53.1
dalam pelayanan
pasien
Pasien tidak paham Menyebabkan
hak dan ketidak
3 150 619 70.1
kewajibannya puasan,pindah
faskes
Pasien tidak Terjadi Titik potong pada
4 membawa KTP penumpukan di 120 739 83.69 persentase
ruang pendaftaran kumulatif 80 %
Form RM tidak Waktu tunggu
5 lengkap berobat pasien 100 839 95
lebih lama
Penumpukan Waktu tunggu lebih
6 pasien di ruang lama 24 863 97.7
pendaftaran
Pasien tidak bisa Terjadi
menulis penumpukan di
7 12 875 99.0
pendaftaran

Salah identifikasi Tidak sesuai

8 sasaran edukasi 8 883 100
kondisi pasien
PASIEN LAMA
Petugas tidak Pasien merasa tidak
ramah dihargai sehingga
1. 294 294 41.2
menyebabkan
ketidakpuasan
Pasien tidak Waktu tunggu
2. membawa kartu berobat pasien 175 469 65.8
berobat lebih lama
Pasien salah masuk Waktu tunggu Titik potong pada
3. ruangan berobat pasien lebih 100 569 79.9 persentase
lama kumulatif 80 %
Petugas tidak Waktu tunggu di
4. menemukan RM pendaftran lebih 80 649 91.1
pasien lama
Pasien salah masuk Ketidak puasan
5. 36 685 96.2
ruangan pasien
Pasien tidak Ketidak puasan
6. membawa Kartu pasien 27 712 100
identitas

h. Menentukan solusi dan indikator keberhasilan, berdasarkan prioritas

pemecahan masalah
No Proses/ Failure Penyeb Akibat/ RP Indikator Waktu
langkah modes/apa ab efek O S D N Solusi untuk evalua
yang kegagal kegagal (Ox validasi/ke si

9
 mungkin an an Sx berhasilan
gagal terhada D)
p
pasien
PASIEN BARU
1. Petugas Petugas Petugas Pasien 7 6 7 294 1. Mengada 100 %Tidak Setiap
memberika tidak tidak merasa kan ditemukan bulan
n senyum, memaha tidak pelatihan complain
ramah pasien
sapa, salam mi etika dihargai tentang
seputar
pelayan sehingg etika keramahan
an a dalam petugas
menyeb bekerja
abkan 2. Memberi
ketidakp kan
uasan sanksi
kepada
petugas
yang
tidak
ramah

2. Petugas Ada Petugas Terjadi 7 5 5 175 Disiplin 100% tidak Setiap

memberika penomoran tidak perpanja menulis di ditemukan bulan
n nomor menulis ngan buku register nomor RM
rekam pasien saat ganda
rekam kan di waktu
medis pasien sudah
medis buku yang
ganda selesai
sesuai register lama
lanjutan pasien dalam
pelayan
an
pasien
3. Petugas Pasien Petugas Menyeb 5 6 5 150 1. Dalam 100 % Setiap
memberika tidak tidak abkan general petugas Bulan
n informasi member ketidak consent menmberika
paham hak n informasi
tentang hak ikan puasan, tertulis hak
dan tentang hak
dan informa pindah dan
kewajiban dan
kewajiban si hak faskes kewajiban kewajiban
pasien serta nya dan dan ada pasien
jenis kewajib kolom TTD
pelayanan an pasien yang
yang dapat sdh
diberikan memahami.
klinik 2. Ada benner
hak dan
keawjiban
pasien di
ruang
pendaftaran

PASIEN LAMA

10
1 Petugas Petugas Petugas Pasien 7 6 7 294 1.Mengadak 100% tidak Setiap
memberika tidak tidak merasa an pelatihan ada Bulan
n senyum, ramah memaha tidak tentang etika complain
sapa dan mi etika dihargai pelayanan pasien
salam pelayan sehingg 2.memberik karena
an a an sangsi bagian
menyeb bagi petugas pendaftaran
abkan yang tidak tidak ramah
ketidakp ramah
uasan
2 Pasien Pasien karena Waktu 7 5 5 175 1.Memasang 100 % Setiap
menyerahk tidak pasien tunggu Poster wajib pasien yang Bulan
an kartu membawa lupa berobat membawa berobat
berobat ke memba pasien kartu mengerti
kartu
petugas wa lebih berobat jika kewajibann
berobat kartu lama ingin ya
berobat dilayani membawa
dengan kartu
cepat berobat
2.membuat
daftar
pemeriksaan
pasien
harian
3 Petugas Kurang Waktu 4 5 5 100 Melakukan 100% Setiap
menanyaka Pasien komuni tunggu komunikasi pasien yang bulan
n keluhan/ kasi berobat efektif berobat
salah
ruang pasien kepada tidak salah
layanan masuk lebih pasien masuk
tujuan ruangan lama ruangan
pasien pasien

i. Monitoring, validasi (bisa dihitung ulang RPN setelah implementasi),

evaluasi, dan pelaporan.

Malang, 05 Mei 2023

Mengetahui
Kepala Klinik Kendedes,

dr. Silvia Shinta Devi, MMRS

11
12