ANALISIS PERAN ADMINISTRASI PERKANTORAN DALAM

MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS KERJA PT PERTAMINA

Dosen Pengampu: Abdul Aziz Khoiri S.Pd., M.Pd.

Oleh:

Kelompok 3

Az Zahra Amelia Vinindya Santanu 23080314201

Alifah Nur Laily 23080314227
Lintang Kusumastuti 23080314231
Fakhriyah Salsabilla Islami 23080314235

PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS

UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA

2023
 KATA PENGANTAR

Puji syukur senantiasa penyusun ucapkan ke hadirat Allah SWT yang telah melimpahkan
rahmat serta hidayah-Nya, sehingga penyusun dapat menyelesaikan tugas karya ilmiah yang
berjudul “Analisis Peran Administrasi Perkantoran dalam Meningkatkan Produktivitas Kerja PT
Pertamina”ini dengan tepat waktu.

Penyusun mengucapkan terimakasih kepada para anggota yang telah berkomitmen dan
semangat untuk menyelesaikan makalah ini. Terimakasih kepada beberapa pihak yang telah
membantu menyusun makalah ini. Terimakasih kepada dosen pengampu mata kuliah Bahasa
Indonesia yaitu Abdul Aziz Khoiri S.Pd., M.Pd.

yang telah memberi arahan kepada kami sehingga makalah ini dapat terselesaiakan.

Penyusun menyadari bahwa pembuatan makalah ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh
karena itu segala kritik dan saran yang bersifat membangun senantiasa penyusun harapkan untuk
meningkatkan kualitas pembuatan makalah di masa mendatang. Semoga karya ini dapat
membantu dan berguna untuk para pembaca.

Penyusun

i
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL
KATA PENGANTAR....................................................................................................................i
DAFTAR ISI..................................................................................................................................ii
BAB I PENDAHULUAN..............................................................................................................1
1.1 Latar Belakang.......................................................................................................................1
1.2 Rumusan Masalah.............................................................................................................3
1.3 Tujuan Penelitian..............................................................................................................3
1.4 Manfaat Penelitian............................................................................................................3
BAB II KAJIAN PUSTAKA.........................................................................................................5
2.1. Peranan Administrasi Perkantoran........................................................................................5
2.2 Pengertian Produktivitas Kerja..............................................................................................6
2.3 Pengertian Standar Operasional Prosedur..............................................................................7
2.4 Motivasi Kinerja Terhadap Karyawan...................................................................................7
BAB III METODE PENELITIAN.............................................................................................10
3.1 Jenis Penelitian.....................................................................................................................10
3.2 Metode Penelitian................................................................................................................10
3.3 Sumber Data.........................................................................................................................11
3.4 Teknik Analisis Data............................................................................................................11
1. Analisis data awal...........................................................................................................11
2. Studi Kepustakaan...........................................................................................................11
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN...........................................................12
4.1 Peran Administrasi Perkantoran Dalam Mengoptimalkan Proses Kerja.............................12
4.2 Strategi Administrasi Perkantoran Dalam Meningkatkan Produktivitas Kerja...................12
4.3 Dampak Peran Administrasi Perkantoran Dalam Meningkatkan Produktivitas Kerja........14
BAB V PENUTUP.......................................................................................................................17
A. KESIMPULAN...................................................................................................................17
B. SARAN...............................................................................................................................17
DAFTAR PUSTAKA...................................................................................................................18

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

PT. Pertamina adalah salah satu perusahaan besar yang dimiliki
oleh Indonesia yang juga merupakan bagian dari badan usaha milik
negara BUMN. Kinerja karyawan sangat memengaruhi keberhasilan
suatu perusahaan. Suatu perusahaan pasti akan selalu berusaha
meningkatkan kinerja pada setiap karyawannya, dengan tujuan apa yang
diharapkan ke depannya. Jika suatu perusahaan dapat dengan mudah
meningkatkan kinerja karyawannya, maka mudah juga meningkatkan
keuntungan suatu perusahaan. Bila seorang karyawan dapat bekerja
dengan suatu kinerja yang baik akan dengan mudah menyelesaikan
perkerjaanya, mengurangi jumlah kerusakan, memperkecil tingkat
absensi dan kemungkinan pemindahan karyawan sangat minim.
(Trisnowati & Budiwinarto, 2013). PT. Pertamina didirikan pada tahun
1957 dengan nama PT perusahaan minyak nasional PERMINA kemudian
diganti pada tahun 1968 menjadi perusahaan pertambangan minyak dan
gas bumi negara PERTAMINA.

Adminitrasi berperan penting dalam keberhasilan suatu bisnis.

Administrasi adalah fungsi administratif yang bertanggung jawab untuk
mengelola aspek operasional dan administrasi suatu organisasi.
Manajemen perkantoran membantu PT Pertamina mencapai tujuannya
dan mengelola sumber daya perusahaan dengan baik. Manajemen
perkantoran juga dapat digunakan untuk membuat rencana kerja dan
strategi untuk mencapai tujuan perusahaan, serta untuk memantau dan
mengevaluasi kinerja karyawan dan operasional perusahaan, sehingga
pengelolaan bisnis harus dilakukan dengan baik dan efektif agar
perusahaan dapat berkembang. dan mencapai tujuan yang diinginkan.
Peran manajemen dalam suatu perusahaan sangat penting karena mereka

1
memastikan bahwa operasional berjalan dengan lancar dan efisien serta
peraturan dan ketentuan dalam perusahaan dipatuhi. Dengan cara ini,
manajemen membantu menciptakan lingkungan yang memungkinkan
pertumbuhan dan kesuksesan jangka panjang bagi perusahaan.

Tenaga administrasi yang ada dalam suatu perusahaan harus dapat

berfungsi dengan baik dan lancar untuk menjamin kegiatan organisasi
berjalan dengan efektif, membantu kemajuan organisasi, dan memberikan
informasi yang dibutuhkan suatu perusahaan. Peran tenaga Administrasi
sangat penting bagi suatu perusahaan yaitu sebagai instrumen untuk
mencapai tujuan organisasi. Setiap Perusahaan membutuhkan
administrasi sebagai alat untuk mencapai tujuan perusahaan. Administrasi
perkantoran sangat penting untuk membantu perusahan dalam
menyelesaikan tugas-tugas yang diberikan kepada administrasi.
Produktivitas kerja menjadi tolak ukur yang digunakan suatu perusahaan
dalam menentukan efektivitas dalam perusahaan. PT Pertamina (Persero)
merupakan perusahaan yang bergerak di bidang minyak dan gas,
perusahaan ini memiliki kewajiban untuk mempertanggungjawab suatu
kualitas. Untuk menjaga eksistensi perusahaan, tengan administrasi harus
lebih profesional dalam setiap bidangnya dan menjadi acuan untuk
memiliki kualitas yang baik untuk bersaing dengan perusahaan lain.

Dalam lingkungan PT Pertamina, peran administrasi perkantoran

berpengaruh besar terhadap tingkat produktivitas kerja yang dapat
dicapai. Perkantoran administrasi meliputi rangkaian proses dan aktivitas
untuk mendukung operasional perusahaan, mulai dari mengelola
dokumen, mengorganisir jadwal, hingga mengelola komunikasi internal
dan eksternal. Sebagai perusahaan energi nasional yang beroperasi di
sektor minyak dan gas, PT Pertamina memiliki operasional yang rumit
dan memerlukan koordinasi yang baik serta pengelolaan informasi yang
efisien. Dalam analisis peran administrasi perkantoran ini, penyusun akan
membahas bagaimana administrasi perkantoran di PT Pertamina berperan

2
dalam meningkatkan produktivitas kerja karyawan. Dalam evaluasi, akan
dipertimbangkan faktor-faktor berikut: pengelolaan data dan informasi,
efisiensi proses operasional, serta kontribusi administrasi perkantoran
dalam mendukung pengambilan keputusan yang tepat waktu dan akurat.
Dalam hal ini, akan dilakukan analisis terhadap perbandingan data
produktivitas sebelum dan setelah perubahan administrasi perkantoran
yang dilakukan. Tujuan dari analisis ini adalah untuk memberikan
gambaran yang lebih jelas mengenai dampak yang ditimbulkan.

Peningkatan administrasi perkantoran di PT Pertamina berpotensi

memberikan manfaat yang sangat berarti. Salah satu keuntungan utama
yang dapat diperoleh adalah meningkatnya efisiensi operasional. Dalam
menghadirkan sistem administrasi perkantoran yang lebih terstruktur dan
efisien, manfaatnya adalah proses bisnis internal dapat berjalan lebih
lancar dan tugas-tugas administratif dapat diselesaikan dengan cepat. Hal
ini membawa pada penggunaan waktu dan sumber daya yang lebih
efisien, yang pada akhirnya akan meningkatkan produktivitas karyawan.
Di samping itu, peningkatan dalam administrasi perkantoran juga
memberikan kepada perusahaan kesempatan untuk mengurangi peluang
kesalahan dalam mengelola data dan informasi. Dalam industri yang
penuh risiko seperti minyak dan gas, hal ini memiliki efek positif pada
peningkatan akurasi pelaporan dan pengambilan keputusan. Dengan
sistem administrasi yang lebih kuat, PT Pertamina mampu meningkatkan
responsivitasnya terhadap perubahan pasar dan peraturan, juga
meningkatkan daya saingnya di pasar global. Admin perkantoran yang
kuat dan efisien sangat penting di PT Pertamina. Hal ini menjadi faktor
utama dalam meningkatkan produktivitas kerja dan mempertahankan
keunggulan perusahaan di sektor energi. Dengan melakukan analisis yang
teliti dan menerapkan perubahan yang tepat, perusahaan dapat terus
memanfaatkan keuntungan dari sistem administrasi yang superior.

3
1.2 Rumusan Masalah
1. Bagaimana peran administrasi perkantoran dalam mengoptimalkan proses kerja di PT
Pertamina?
2. Bagaimana strategi yang dapat dilakukan oleh administrasi perkantoran untuk
meningkatkan produktivitas kerja di PT Pertamina?
3. Apa dampak positif yang dapat diberikan oleh peran administrasi perkantoran dalam
meningkatkan produktivitas kerja di PT Pertamina?

1.3 Tujuan Penelitian

1. Mejelaskan peran penting Administrasi Perkantoran dalam mengoptimalkan proses kerja
di PT Pertamina
2. Mendeskripsikan strategi Administrasi Perkantoran untuk meningkatkan produktivitas
kerja di PT Pertamina
3. Menganalisis dampak positif peran Administrasi Perkantoran dalam meningkatkan
produktivitas kerja di PT Pertamina

1.4 Manfaat Penelitian

1. Manfaat Teoritis

Melalui Penelitian ini diharapkan peneliti dan mahasiswa program

studi Pendidikan Adminitrasi Perkantoran mampu memberikan dan
menambah wawasan terkait peran adminitrasi perkantoran dalam efektivitas
dalam dunia kerja. Penelitian ini akan membantu PT Pertamina menemukan
proses yang tidak efisien yang perlu diperbaiki dan dioptimalkan agar
produktivitas kerja meningkat, dan Penelitian ini diharapkan dapat membantu
PT Pertamina dalam meningkatkan koordinasi dan komunikasi antara
departemen dan karyawan. Dengan memperbaiki sistem komunikasi internal,
informasi dapat mengalir dengan lebih lancar, sehingga mengurangi
kesalahan dan kebingungan.

2. Manfaat Praktis

Penelitian ini diharapkan dapat memberikan informasi, masukan dan

sumbangan pengetahuan bagi para pembaca dan diharapkan penelitian ini

4
bisa meningkatkan peran adminitrasi dan dapat meningkatkan layanan
pelanggannya dengan meningkatkan peran administrasi perkantoran. PT
Pertamina dapat menyediakan layanan yang lebih cepat, akurat, dan
memuaskan dengan peningkatan sistem dan proses.

BAB II

KAJIAN PUSTAKA

5
2.1. Peranan Administrasi Perkantoran
Peranan adalah kegiatan paran serta yang melakukan sesuatu di
dalam suatu usaha untuk kebaikan kelompok. Jadi, peranan yang
dimainkan oleh setiap kelompok sangat penting karena selain
berkontribusi dan bertanggung jawab, rasa ikut memiliki adalah yang
paling penting. Jika rasa ikut memiliki tinggi di setiap kelompok,
partisipasinya pasti akan tinggi. Peranan adalah suatu aspek aspek yang
terus berubah dari status (Soekanto, 2003:243). Menurut (Friedman.M,
2007:256) Peran adalah apa yang harus dilakukan seseorang dalam situasi
tertentu untuk memastikan mereka dapat memenuhi ekspektasi, baik
ekspektasi orang lain atau mereka sendiri tentang peran itu sendiri.

Administrasi kantor adalah suatu instrument bagi organisasi untuk

maju secara positif, karena semua yang dilakukan oleh perusahaan atau
suatu organisasi perlu dikaitkan dengan administrasi. (The Liang Gie,
1980) mengklaim bahwa administrasi merupakan setiap kumpulan
tindakan untuk mengatur tugas dasar yang dibuat oleh kumpulan orang
secara kolektif untuk memenuhi sasaran tertentu. Sementara itu William
H.Newman mendeskripsikan sebagai orang yang membimbing,
mengawasi, dan memimpin suatu kelompok orang untuk mencapai tujuan
bersama.

Peran Administrasi perkantoran sangat penting untuk kantor

karena berfungsi sebagai cara untuk mencapai tujuan organisasi. Semua
tindakan yang dilakukan perusahaan atau Administrasi harus
berhubungan dengan organisasi., jadi administrasi kantor adalah cara bagi
organisasi untuk berkembang. Mengawasi dan menerapkan manajemen
perkantoran termasuk mengumpulkan, mencatat, mengolah,
menggandakan, mengirim, dan menyimpan informasi dan data yang
diperlukan oleh kantor. (Soenarto, 2001).

6
2.2 Pengertian Produktivitas Kerja
Produktivitas memiliki kata dasar produksi, berdasarkan
pengertian kutipan menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia)
produksi merupakan proses mengeluarkan hasil, penghasilan, hasil,
pembuatan. Produksi merupakan proses untuk menciptakan hasil yang
dapat berupa barang atau jasa. Proses produksi adalah cara, metode dan
teknik untuk menciptakan atau menambah kegunaan suatu barang atau
jasa dengan menggunakan sumber-sumber (tenaga kerja, mesin, bahan-
bahan, dana) yang ada (Assauri (2011:75)

Produktivitas merujuk pada seberapa efisien dan edektif output

atau penghasilan seseorang dalam menggunakan input atau seumber daya
yang telah disediakan. Produktivitas merupakan hasil penngukuran suatu
kinerja dengan memperhitungkan sumber daya yang digunakan
(Schermerharn (2018)). Menurut Bukit et. Al. (2017) produktivitas kerja
adalah pemenuhan persyaratan kerja yang harus dipenuhi untuk
mendapatkan hasil yang maksimal, dalam pelaksanaanya manusia sebagai
pelaksana kegiatan pekerjaan adalah factor dari produktivitas kerja.
Menurut Hasibuan (2018) produktivitas merupakan perbandingan antara
output atau hasil dengan input atau sumber daya. Tingkat produktivitas
yang tinggi akan meningkatkan efisiensi (waktu-bahan-tenaga) dan sistem
kerja, teknik produksi dan adanya peningkatan keterampilan dari tenaga
kerjanya

Tingkat produktivitas kerja yang tinggi menunjukkan seberapa

banyak pekerjaan yang diselesaikan dalam waktu yang cukup singkat
dengan menggunakan sumber daya secara efisien. Menurut Hasibuan
(2012) ada beberapa cara yang dapat digunakan untuk mengukur
produktivitas kerja yaitu:

1. Kemampuan

7
 Produktivitas kerja yang bagus tentunya memiliki kemampuan untuk
melaksanakan pekerjaan atau tugas. Kemampuan seseorang bergantumg
pada keterampilan yang dimiliki dan akan berpengaruh pada
profesionalisme dalam melaksanakan pekerjaan.
2. Meningkatkan output atau hasil
Produktivitas yang meningkat akan ikut meningkatkan hasil. Hasil dapat
diraskan dengan baik oleh yang mengerjakan atau uang menikmati
pekerjaan tersebut.
3. Semangat kerja
Dengan menumbuhkan semangat kerja akan membuat produktivitas kerja
menjadi lebih baik
4. Pengembangan diri
Dengan melihat tantangan harapan yang akan dihadapi akan
mengembangkan kemampuan diri. Perusahaan bisa memberikan
pengembangan atau pelatihan untuk dapat meningkatkan produktivitas
kerja.
5. Mutu
Mutu atau kualitas karyawan yang memiliki kemampuan akan
menunjukkan produktivitas kerja
6. Efesiensi
Dengan membandingkan antara output atau hasil dan input atau sumber
daya yang digunakan.

Produktivitas kerja dapat dibandingkan antara output dan input,

produktivitas yang tinggi menunjukkan hasil pemanfaatan sumber daya
dengan efisien. Produktivitas kerja merupakan hal yang sangat penting
untuk mencapai tujuan dan meningkatkan keuntungan. Perusahaan harus
memperhatikan dan mengambil Tindakan yang tepat untuk meningkatkan
produktivitas kerja2.3 2.3 Pengertian Standar Operasional Prosedur

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah metode pengumpulan

yang dilakukan oleh sebuah perusahaan guna memastikan pelayanan serta

8
produk dapat disampaikan dengan tepat waktu. SOP ialah sesuatu yang
berhubungan dengan suatu prosedur yang dikerjaka secara berurutan
untuk menyelesaikan suatu pekerjaan guna untuk memperoleh hasil
kinerja yang efektif dengan biaya seadanya. SOP juga merupakan
panduan yang digunakan untuk membenarkan sebuah aktivitas organisasi
ataupun perusahaan berjalan dengan baik. SOP pada umumnya berperan
menjadi sesuatu yang dapat mengatur juga mengontrol semua proses
yanga da pada perusahaan. SOP bisa juga sebagai sebuah cara efektif
guna mengkomunikasikan perubahan cara kinerja bisnis terhadap
karyawan. Persyaratan SOP bervariasi dari sebuah organisasi ke
organisasi lain. SOP juga bergantung pada faktor kegiatan yang
dilaksanakan oleh masing-masing organisasi, serta aturan yang ditetapkan
oleh perusahaan (Gabriele, 2018).

9
 SOP sering kali digunakan guna melihatkan sebuah kepatuhan
terhadap peraturan atau pelaksanaan oprasional. Juga mencatat dan
melacak akan tugas yang diselesaikan oleh organisasi kelompok maupun
individu. Biasanya ketika suatu perusahaan berkembang dan baru,
seorang CEO manajemen condong mengambil seluruh keputusan seperti
ini dapat menghambat kemampuan perusahaan untuk berkembang
menjadi lebih baik karena CEO manajemen tidak dapat mengambil
seluruh keputusan sekaligus. Batasan waktu atau pelaporan sesuai untuk
semua aspek bisnis.
Dalam suatu perusahaan diharapkan berpengaruh terhadap
kemajuan perusahaan, paling tidak dalam hal waktu penyelesaian
pekerjaan. Semakin cepat suatu pekerjaan diselesaikan maka semakin
banyak pula pekerjaan yang dapat diselesaikan per satuan waktu. Lalu
ada pula kualitas hasil pekerjaan, baik dari sebuah layanan ataupun suatu
produk yang dapat dihasilkan dari tahapan pembuatanya. Efektivitas dua
faktor di atas tak langsung akan membuat dampak pada biaya
pengelolaan yang lebih efektif, yang diharapkan setiap perusahaan
mengelola kegiatan usahanya. Implementasi SOP di setiap cara kinerja
perusahaan memegang penerapan Strategi penting. Hal ini tentunya dapat
membantu meningkatkan efisiensi dalam sebuah langkah kinerja di tiap
unit perusahaan. Selain itu, jikalau seluruh kinerja dalam sebuah
perusahaan ataupun organisasi setuju untuk mendisiplinkan dan juga
menerapkan SOP berdasarkan dengan kepentingan dan keperluan kinerja
masing-masing maka akan dijamin tercapainya efisiensi di seluruh
perusahaan. Inilah sebabnya mengapa penerapan SOP benar-benar
dianjurkan untuk memainkan peranan yang sangat penting bagi sebuah
bisnis atau organisasi apapun.
2.4 Motivasi Kinerja Terhadap Karyawan
Kinerja berasal dari kata job performance yang memiliki arti
prestasi kerja ialah prestasi sebenarya yang telah dicapai seseorang.

10
Kinerja karyawan adalah dimana seorang karyawan sudah mencapai
persyaratan-persyaratan pekerjaan (Simamora, 1995). Sedangkan menurut
(Hasibun 2005), kinerja adalah suatu hasil yang diperoleh dari pekerjaan
dimana seseorang telah melaksanakan tugas-tugas berdasarkan dengan
kualitas, pengalaman dan keyakinan serta optimal dalam waktu. Untuk
melakukan pengukuran kinerja, Beberapa ahli telah berpendapat tentang
strander kinerja yang digunakan. Menurut Miner sesuatu yang dapat
dijadikan tolak ukur dalam menilai kinerja yaitu, kualitas yang meliputi
kecerdasa, tingkat kesalahan, dan kerusakan ; kuantitas yang meliputi
sejumlah pekrja yang dapat dihasilkan; penggukuran waktu yang
meliputi, absensi, keterlambatan, jam kerja yang stabil; mampu bekerja
sama dengan orang lain saat bekerja.

Tindakan dan juga perilaku manusia dapat dimulai dengan adanya

suatu motivasi yang harus dimiliki oleh setiap orang. Dalam psikologi
motivasi memiliki arti sesuatu yang bersumber dari perilaku atau
perbuatan yang dimiliki setiap manusia. Besarnya suatu motivasi sendiri
belum dapat diukut hingga sekarang karena belum ada alat ukur yang
pasti, namun besarnya motivasi dapat dilihat dengan besarnya usaha yang
dilakukan. Motivasi sangat diperlukan oleh pegawai karena meruapakan
suatu kebutuhan dalam diri seorang pegawai, pegawai tersebut dapat
menyesuaikan terhadap lingkungan kerja dimana kondisi tubuh dapat
menggerakan pegawai untuk mampu mencapai sebuah tujuan dari
motifnya (Mangkunegara, 2009). Pada intinya manfaat motivasi yang
utama ialah dapat meningkatkan semangat kinerja, hingga kinerja dapat
bertambah. (Arep & Tanjung, 2004). Manfaat bekerja dengan orang yang
termotivasi dapat menyelesaikan pekerjaan dengan cepat dan secara
efektif serta efisien.

Pelatihan (training) sangat diperlukan oleh karyawan. Pelatihan

ialah suatu proses yang melibatkan keahlian, aturan, sikap, juga konsep
yang dapat menambah kinerja karyawan. ( Menurut Gomes pelatihan

11
 merupakan suatu usaha yang dapat memulihkan suatu kinerja pada
pekerjaan yang menjadi tanggung jawab. Perusahaan memiliki konsep
pelatihan sebagai upaya untuk mempermudah pembelajaran pada
karyawan yang ada kaitan dengan sebuah kompetensi perusahaan yakni
pengetahuan, kemampuan, serta tindakan yang penting guna keberhasilan
pada kinerja karyawan. Pelatihan sangatlah penting agar sebuah tujuan
perusahaan dapat tercapai.

Menurut (Mathis, 2006) terdapat 3 faktor penting yang dapat

mempengaruhi kinerja yang pertama minat, bakat, serta kepribadian,
kedua ialah usaha yang dapat dikeluarkan meliputi: motivasi, kinerja,
absensi, rancangan tugas, yang terakhir yakni pendukung dari organisasi,
Latihan dan pengembangan, teknologi dan alat, etika kerja, serta
manjemen dan rekan-rekan kerja.

Dari argumen-argumen diatas dapat diartikan motivasi dan juga

pelatihan kinerja sangatlah memengaruhi kinerja seorang karyawan. Oleh
karena itu adanya motivasi yang kuat juga pelatih secara keseluruhan
diharapkan kinerja dari seorang karyawan dapat selalu naik setiap saat.
Sehingga sebuah harapan serta tujuan perusahaan tercapai.

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 Jenis Penelitian

Penelitian kualitatif merupakan penelitian yang mendapatkan data
deskriptif atau hasil yang berupa kata tertulis yang bersumber dari data.
Proses pengumpulan data pada penelitian ini dengan studi dokumen atau
teks dimana peneliti mengkaji dan menganalisis bahan tertulis dengan

12
 bahan berupa catatan atau teks yang terpublikasikan dan menggunakan
catatan atau teks yang otentik untuk memperoleh kredibilitas yang tinggi.

Pada penelitian ini peneliti menggunakan metode penelitian

kualitatif dengan jenis penelitian studi kasus yaitu penelitian dengan
memahami pesan atau isi teks atau catatan yang digunakan sebagai
sumber penelitian. Menurut Yin (1987) studi kasus kualitatif jenis
eksploratoris dan deskriptif untuk menjawab pertanyaan “apa” dan
eksplanatoris untuk menjawab pertanyaan “bagaimana” dan “mengapa.”

Menurut mantra dalam buku Moleong (2007) menyebutkan bahwa

metode kualitatif merupakan prosedur penelitian yang menghasilkan data
deskriptif berupa kata-kata atau lisan yang berasal dari orang-orang dan
perilaku yang diamati. Sedangkan menurut McMillan dan Schumacher
(1997) mengungkapkan metode kualitatif sebagai tradisi tertentu dalam
ilmu pengetahuan sosial yang secara fundamental bergantung pada
pengamatan terhadap meanusia dalam kawasannya sendiri dan
berhubungan dengan orang-orang tersebut dalam bahasanya dan dalam
peristilahannya.

3.2 Metode Penelitian

Penelitian ini menggunakan metode kualitatif deskriptif. Metode ini diketahui bertujuan
untuk mengungkapkan fakta suatu peristiwa, objek, aktivitas, proses, dan individu secara apa
adanya pada saat ini atau dalam jangka waktu yang masih dapat diingat dalam ingatan responsive
(Prastowo, 2016).

3.3 Sumber Data

Sumber data yang digunakan pada data kualitatif adalah data yang
berupa kata-kata, bukan berupa angka. Data kualitatif didapatkan dengan
teknik pengumpulan data seperti wawancara, analisis dokumen dan
observasi. V. Wiratna Sujarweni (2018) mengatakan bahwa Sumber data
adalah subjek dari mana asal data penelitian itu didapatkan. Menurut

13
 Suharsimi Arikunto (2013:172) sumber data adalah subjek dari mana data
dapat diperoleh.

Pada penelitian ini mengumpulkan sumber data menggunakan

data sekunder. Data Sekunder adalah data yang diperoleh dari arsip dan
dokumen-dokumen yang terkait dengan tujuan dan masalah yang diteliti
maupun dari media. Literatur, jurnal ilmiah, dan makalah adalah contoh
media yang melengkapi data sekunder.

3.4 Teknik Analisis Data

1. Analisis data awal
Menganalis data pada pendahuluan atau data sekunder. Data tersebut
akan membantu untuk menentukan focus penelitian meskipun nanti penelitian
akan berkembang setelah penelitian melakukan penelitian

2. Studi Kepustakaan
Studi Kepustakaan adalah proses yang berlangsung dari awal proposal
penelitian hingga akhir penelitian. Metode ini menggunakan perolehan
konsep dan teori dari para penulis yang berkaitan dengan masalah sebagai
bahan pertimbangan. Untuk melakukan penelitian ini, literatur, jurnal,
dokumen, dan lainnya dikumpulkan dan dicatat.

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

14
4.1 Peran Administrasi Perkantoran Dalam Mengoptimalkan Proses Kerja
Sesuai dengan laju dan pertumbuhan negara, terutama di era
globalisasi, pemerintahan dan pembangunan menjadi tantangan yang
sangat sulit bagi aparatur pemerintahan. Untuk melaksanakan tugas yang
dimaksud, para pegawai atau staf di Kantor PT Pertamina harus
memperoleh pengetahuan tentang bidang administrasi. PT Pertamina
(Persero) mengoptimalkan kinerja operasional dengan memperkuat
digitalisasi di seluruh lini bisnisnya, mulai dari hulu, pengolahan, hingga
pemasaran, guna mewujudkan bisnis yang lebih agresif dan efisien.

PT Pertamina mengoptimalkan proses kerja operasional dengan

memperkuat digitalisasi di seluruh lini bisnis, mulai dari hulu hingga
pengolahan dan pemasaran, untuk menciptakan bisnis yang lebih proaktif
dan efisien. Pertamina memahami pentingnya akselerasi digital oleh
karena itu Pertamina mengembangkan penggunaan teknologi digital
dalam skala besar di berbagai bidang bisnisnya

Sementara itu, di sektor pengolahan dan petrokimia, Pertamina

memanfaatkan peran digitalisasi dalam pengelolaan infrastruktur proyek,
pengelolaan minyak mentah, pengelolaan produk, dan pengelolaan
kilang. Di bidang pemasaran dan penjualan, Pertamina menerapkan
digitalisasi SPBU. Salah satunya adalah otomatisasi pemesanan dan
pemantauan pengiriman bahan bakar untuk lebih menjamin ketersediaan
persediaan bahan bakar di SPBU.

4.2 Strategi Administrasi Perkantoran Dalam Meningkatkan Produktivitas Kerja

Produktivitas adalah sebuah konsep yang menjelaskan bagaimana
hasil, yaitu jumlah barang dan jasa, berhubungan dengan sumber, (tenaga
kerja, modal, tanah, energi, dan sebagainya) yang digunakan untuk
menghasilkan hasil. Dengan demikian, dari pemahaman ini dapat
disimpulkan bahwa dalam meningkatkan produktivitas kerja peningkatan

15
 produktivitas kerja dapat dilihat melalui cara kerja yang digunakan dalam
melaksanakan kegiatan dan hasil kerja yang dihasilkan.

Komponen-komponen pokok yang terdapat pada Produktivitas Kerja meliputi, semangat

keja, cara kerja dan hasil kerja. Komponen utama produktivitas kerja adalah Semangat kerja
dapat didefinisikan sebagai sikap mental yang dimiliki oleh karyawan saat melakukan tugas-
tugasnya. Sikap mental ini ditunjukkan oleh semangat untuk melakukan tugas-tugas tersebut,
yang mendorong mereka untuk bekerja secara lebih baik dan lebih produktif. Salah satu cara
untuk menilai semangat kerja pegawai adalah dengan melihat seberapa baik mereka melakukan
tugas yang diberikan kepada mereka. Faktor-faktor yang mempengaruhi semangat kerja, yaitu
kesadaran akan tanggung jawab Pekerjaannya.

Cara kerja, juga dikenal sebagai metode kerja, adalah komponen

kedua dari produktivitas kerja. Kesediaan pegawai untuk melaksanakan
tugas pekerjaannya dapat diukur melalui cara mereka bekerja. Komponen
ketiga dari produktivitas kerja, adalah hasil dari pekerjaan yang dilakukan
oleh pegawai. Hasil kerja adalah hasil dari prestasi pegawai dalam
melaksanakan tugas mereka.

Kebahagiaan di tempat kerja sebagai hasil dari kinerja agen

perusahaan asuransi PT Pertamina. Selain itu, penelitian tersebut
menemukan bahwa kebehagiaan menunjukkan kontribusi yang signifikan
terhadap kinerja agen asuransi PT Pertamina sebesar 64,4%. Secara
deskriptif, tingkat kebahagiaan agen tergolong sedang hingga tinggi,
dengan sebagian besar agen mencapai tingkat kebahagiaan yang tinggi
sebesar 58%, dan sebagian besar agen asuransi PT Pertamina mencapai
tingkat kinerja yang tinggi sebesar 68% (Karundeng, 2016).

Peningkatan produktivitas pengetahuan para pegawai atau staf di

lingkungan kantor pada PT Pertamina dalam bidang administrasi,
meliputi:

4.2.1 Pemahaman staf di bidang administrasi

16
 Administrasi perkantoran salah satu bagian dari manajemen yang
diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif dan tentunya
memberikan kelancaran pada bidang lainya. Aspek manajamen
perkantoran terdapat beberapa fungsi yang melibatkan rangkaian aktifitas
seperti manajemen pengarahan, pelaksanaan dan penyelenggaraan,
pengendalian dan awasan serta rencana dan juga pengorganisasian.
Tujuan penting manajemen administrasi perkantoran antara lain seperti
memberikan keterangan lengkap, dimana dan juga kapan diperlukan
untuk pengorganisasian secara efisien, rekap catatan dan laporan

4.2.2 Administrasi kepegawaian

Merupakan administrasi yang menangani tentang masalah

kepegawaian dalam badan usaha seperti kelembagaan atau sekolah.
Dalam hal ini, pencapaian tujuan melalui perantara orang lain dengan
memanfaatkan sumber daya semaksimal mungkin.

Fungsi kepegawaian dibagi menjadi 2 :

1. Fungsi teknis, dalam fungsi teknis melibatkan fungsi manajerial (yakni tentang mental
yang di dalamnya mencakup pengarahan,perencanaan, dan pengorganisasian) dan fungsi
operatif ( teknis).
2. Fungsi umum administrasi pegawai, meliputi:
1) Perencanaan pegawai dapat diartikan penentu dalam proses kebutuhan pegawai
dalam masa yang akan datang.
2) Pengorganisasian kepegawaian merupakan suatu langkah untuk menetapkan
penggolongan dalam menetapkan dan mengatur beberapa kegiatan serta
keberlangsungan suatu tujuan.
3) Terdapat banyak teori pengarahan pegawai dan apa yang memotivasi para
pegawau. Oleh sebab itu, sangat sulit untuk mencapai sebuah kepuasan para
pegawai.
4) Pengendalian para pegawai merupakan tingkat pengukuran dan juga penilaian
tentang efektifitas kerja dalam memberikan suatu usaha dalam mencapai tujuan.

17
4.3 Dampak Peran Administrasi Perkantoran Dalam Meningkatkan Produktivitas Kerja
Pegawai atau staf administrasi ialah sarana yang digunakan agar
organisasi menjadi lebih baik. Karena seluruh aspek yang berhubungan
dengan perusahaan pastinya terhubung dengan staf administrasi. Pegawai
administrasi memiliki fungsi yang sangat penting bagi suatu perusahaan
dimana tujuan organisasi tentunya ditentukan oleh manajemen yang baik.
Pegawai administrasi yang baik sangat berperan penting dalam
menentukan bagimaa arah dan metrik untuk mengevaluasi tingkat upaya
yang dilakukan dalam keberhasilan. Oleh karena itu, dengan tidak adanya
dukungan administrasi yang baik, operasional sebuah organisasi akan
terganggu.

Pegawai administrasi memiliki fungsi yang penting dalam kantor

maupun organisasi lain, karena penugasan mereka sangatlah
mempengaruhi akan keberhasilan tujuan kantor. Pegawai administrasi
dalam suatu organisasi layaknya mampu menjalankan peranya, mampu
mnjamin efektivitas kegiatan organisasi, berkontribusi terhadap
perkembangan yang baik indahnya organisasi dan mampu memberikan
informasi yang diperlukan kepada kantor.

Daya produksi dan keahlian tentunya menjadi suatu hal penting

bagi administrasi dalam sebuah perusahaan. Oleh karena itu, tenaga
administrasi diharapkan mampu menjadi tenaga kerja yang baik dan
handal, memiliki semangat kerja, keahlian, dan daya tingkat kualitas yang
tinggi. Sehingga secara tidak langsung dalam sebuah perusahaan yang
memiliki kualitas dalam dunia pesaing berarti memiliki pegawai
administrasi yang kompeten dan juga profesional. Maka dari itu mereka
dapat menciptakan suatu ide dan inovasi yang cemerlang untuk membuat
sebuah perusahaan menjadi berkembang. Daya produksi menjadi tolak
ukur yang dapat dipakai perusahaan dalam memilih efektivitas suatu
organisasi. Kemajuan produktivitas ialah ham yang utama dalam dunia

18
 persaingan. Problem produktivitas sangat berdampak pada kualitas dan
kuantitas sebuah perusahaan yang ingin mencapai tujuan bersama

Dalam konteks yang lebih luas, peran administrasi perkantoran

dapat dianggap sebagai tulang punggung seluruh aktivitas organisasi.
Tidak terbatas pada tugas administratif semata, peran ini mencakup
seluruh jaringan operasional, menciptakan landasan yang kokoh bagi
pertumbuhan dan kesuksesan organisasi. Dengan menerapkan sistem tata
kelola yang efektif, organisasi dapat mencapai efisiensi operasional yang
optimal, meminimalkan risiko kesalahan, dan meningkatkan kecepatan
dalam merespons perubahan pasar.

Peran administrasi perkantoran tidak hanya pada aspek

administratif saja tetapi juga berdampak langsung terhadap kinerja dan
produktivitas organisasi secara keseluruhan. Dengan sistem manajemen
yang efektif, organisasi dapat mencapai efisiensi yang lebih besar dan
meningkatkan daya saing di pasar. Dampak Administrasi Perkantoran
yang dapat meningkatkan produktivitas kerja pada PT pertamina,
meliputi:

4.1.1 Pengembangan Sumber Daya Manusia

Pengembangan sumber daya manusia berfokus pada organisasi dan

konsistensi pekerja untuk menghasilkan karyawan yang produktif, kinerja,
dedikasi, ketrampilan, dan kompetensi yang tinggi. Pertamina telah
mengembangkan program dan sistem manajemen karir yang didasarkan pada
kinerja dan kemampuan, yang dikenal sebagai merit system. Tujuan dari
sistem ini adalah untuk meningkatkan transparansi dan efektivitas proses
pengembangan karir karyawan Pertamina.

4.3.2 Peran administrasi perkantoran mempunyai dampak yang sangat besar

terhadap pelayanan pelanggan.

19
 Sebagai penyelenggara berbagai tugas administratif, administrator
kantor memastikan efisiensi operasional dan kelancaran proses bisnis, yang
pada akhirnya dapat meningkatkan kualitas layanan pelanggan. Keakuratan
data, respon cepat terhadap permintaan pelanggan dan koordinasi internal
yang baik merupakan aspek yang dikelola oleh administrasi perkantoran
untuk menjamin kepuasan pelanggan.

4.3.3 Pengelolan Keuangan

Dalam penyeleggaraan PT Pertamina, keuangan dan pembiayaan

merupakan potensi yang sangat menentukan dan merupakan bagian yang tak
terpisahkan dalam kajian administrasi dan manajemen usaha. Komponen
pembiayaan dan keuangan pada tingat satuan usaha merupakan komponen
produksi yang menentukan proses terlaksananya kegiatan-kegiatan proses
pengelolaan untuk mencapai suatu tujuan. Dengan kata lain, setiap kegiatan
yang dilakukan PT Pertamina memerlukan biaya, baik disadari maupun tidak.

Komponen keuangan dan pembiayaan ini perlu dikelola sebaik-

baiknya agar dana yang ada dapat dimanfaatkan secara optimal untuk
menunjang tercapainya tujuan. Hal ini penting, terutama dalam rangka
implementasi Manajemen, yang memberikan kewenangan untuk mencari dan
memanfaatkan berbagai sumber dana sesuai dengan keperluan kegiatan PT
Pertamina. Disebabkan pada umumnya dunia usaha selalu dihadapkan pada
masalah keterbatasan dana. Apalagi dalam berbagai kondisi pereokonomian
dunia yang sedag dilanda krisis.

BAB V

PENUTUP

20
A. KESIMPULAN
Peran administrasi perkantoran dalam mengoptimalkan proses kerja
pada staf atau karyawan di PT Pertamina dengan cara organisasi mengawasi
dan menerapkan manajemen perkantoran termasuk mengumpulkan mencatat
mengolah menggandakan mengirim dan menyimpan informasi dan data yang
diperlukan oleh kantor. dalam meningkatkan produktivitas kerja administrasi
perkantoran dapat meningkatkan produktivitas dengan cara memberikan tugas
sesuai dengan kemampuan sumber daya manusia, membangun komunikasi
dua arah secara efektif, mengadakan training atau pelatihan kerja untuk
karyawan, menciptakan suasana kerja yang nyaman. melakukan evaluasi dan
menerapkan sistem punishment dan reward kepada karyawan.

Administrasi Perkantoran dapat memberikan dampak positif untuk

meningkatkan produktivitas kerja di PT Pertamina yaitu dapat mencapai
efisiensi operasional yang optimal menimbulkan risiko kesalahan dan
meningkatkan kecepatan dalam respon perubahan pasar dengan sistem
manajemen yang efektif PT Pertamina dapat mencapai efisiensi yang lebih
besar dan meningkatkan daya saing di pasar.

B. SARAN
Adapun saran dalam meningkatkan produktivitas kinerja karyawan pada
PT pertamina adalah dengan memperluas program pelatihan dan pengembangan
karyawan akan membantu meningkatkan kinerja karyawan PT Pertamina. Untuk
memastikan bahwa karyawan memiliki pengetahuan terbaru, fokus pada
pengembangan keterampilan yang relevan dengan perubahan industri dan
teknologi. Implementasikan sistem manajemen waktu yang membantu karyawan
mengelola, memprioritaskan pekerjaan, dan merencanakan tugas harian mereka.
Untuk menjadi lebih efektif, perbaiki dan perbarui sistem pengelolaan dokumen
untuk memudahkan akses yang cepat dan mudah. Implementasikan teknologi
digital untuk mengurangi ketergantungan pada dokumen fisik, meningkatkan
efisiensi, dan mengurangi risiko kehilangan data.

21
 DAFTAR PUSTAKA

Abbas, M. I. (2022). Pengaruh Motivasi Kerja, Dissiplin Kerja. dan Lingkungan

KerjaTerhadap Produktivitas Kerja Karyawan (Studi Kasus Pada Divisi
Quality Assurance PT. Dankos Farma) . Skripsi, 7-26.
Budihardjo, I. (2014). Panduan Praktis Menyusun SOP . Jakarta : Raih Asa Sukses
(Penebar Swadaya Grup).
Gabriele. (2018). Analisis Standar Operasional (SOP) di Departemen Marketing dan
HRD di PT Cahaya Indo Persada. Agora, 1-10.
Pertiwi. (2020). Pengaruh Kontribusi Model Organisasi Sistem Terbuka Terhadap
Prestasi Kerja Relawan Gidhza Care Center (GCC) Rumah Sakit. Makalah
Penelitian, 1-19.
Pramana, D. (2020). Pengaruh Tata Ruang Kantor Terhadap Produktivitas Kerja
Pegawai Pada Kantor Dinas Kesehatan Daerah Kabupaten Tapanuli Selatan .
Adminitrasi dan Perkantoran Modern , 1-10.
Primajaya, D. (2012). Pengaruh Motivasi Kerja dan Pelatihan Kerja Terhadap Kinerja
Karyawan Pada PT Pertamnina (PERSERO) UPMS IV Semarang . Ilmu
Adminitrasi Bisnis , 1-14.
Rahardjo, M. Si, P. (2010, Juni 1). Jenis dan Metode Penelitian Kualitatif. Retrieved
from Jenis dan Metode Penelitian Kualitatif:
https://uin-malang.ac.id/r/100601/jenis-dan-metode-penelitian-kualitatif.html
Sinambela, A. B., & Harjoyo. (172-188). Peran Tenaga Adminitrasi Dalam
Meningkatkan Produktivitas Kerja di PT Securindo Packatama Indonesia-
Jakarta. Proceeding Seminar Nasional, 2021.
Siyoto, S., & Sodik, M. A. (2015). Dasar Metodologi Penelitian. Yogyakarta:
Literasi Media Publishing.
Soraya, R., Rusmana, A., & Komariah, N. (2022). Digitalisasi arsip vital di PT
Pertamina (Persero). of Library and Information Science, 237-252.
Subadi, M.Si, D. (2006). Metode Penelitian Kualitatif. Solo: Muhammadiyah
University.
Trisnowati , J., & Budiwinarto, K. (2013). Kajian Pengaruh Harga dan Pendapatan
Terhadap Proporsi Pengeluaran Makanan Rumah Tangga (Pendekatan Model
Linier Permintaan Lengkap). Prosiding Nasional Seminar Statiska, 123-134.
Wahyuningsih, S. (2018). Pengaruh Lingkungan Kerja Terhadap Produktivitas Kerja.
Warta, 1-10.

22
23