KONSEP SISTEM INFORMASI

MANAJEMEN MUTU TERPADU

OLEH:
FAROUK ILMID DAVIK 101714453011
SINTA DEWI LESTYONINGRUM 101714453021
DESIANA MEDYA ARNANI L. 101714453056
 MENGINGAT KEMBALI KONSEP
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
 Pengertian Sistem Informasi Manajemen
• SIM merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output)
dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan
untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen
• Tujuan SIM, yaitu:
1. Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok
jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
2. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian,
pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
3. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
Komponen Sistem Informasi
Peranan Utama Sistem Informasi
 MENGINGAT KEMBALI KONSEP
MANAJEMEN MUTU TERPADU/TQM
 Manajemen Mutu Terpadu (Total Quality
Management/ TQM)
• Manajemen Mutu Terpadu merupakan salah satu upaya untuk
memecahkan masalah yang berkenaan dengan kelompok atau
organisasi dan system secara keseluruhan
• pendekatan yang digunakan untuk dapat meningkatkan daya saing,
efektifitas dan fleksibilitas organisasi secara keseluruhan
• suatu upaya untuk meningkatkan kinerja secara terus menerus dari
individu di dalam organisai, kelompok, ataupun organisasi itu sendiri
 PRINSIP MENJALANKAN TQM
• Delight the customer/ kepuasan pelanggan : memberikan kepuasan
kepada pelanggan dengan jalan memenuhi kebutuhan dan dapat
melampaui ekspektasi dari pelanggan terhadap pelayanan tersebut.
• Management by fact manajemen sesuatu hal berlandaskan data
informasi yang tepat dan akurat.
• People/team based management/respect pada setiap orang : focus
dan bertujuan akhir pada meningkatnya kemampuan dan
keterampilan dari sumber daya manusia.
• Continuous improvement, berkelanjutan dan dasar utama dari
komitmen dalam pemberian pelayanan prima, tanpa cacat dan
selalu dapat memuaskan pelanggaran
 IMPLEMENTASI TQM
Perangkat manajemen mutu dalam TQM dibangun oleh :
1) Sistem mutu yang baik (good quality sistem),
2) Tersedianya tim mutu (quality circle, quality improvement team,
komite medis, tim QA, peer review)
3) Adanya piranti mutu yang baik ( alat analisis, koreksi dan
pengendalian mutu, PDCA).
 METODE DAN TEKNIK TQM
• Metode dan teknik TQM dapat menggunakan USE P-D-C-A
(Supriyanto, 2011).
• USE adalah singkatan dari to Understand, to State the problems, to
Evaluate the root of cause.
• PDCA (Plan, Do, Check, Act)
PDCA
 KONSEP SIM MUTU TERPADU
Sistem infomasi manajemen mutu terpadu pada dasarnya merupakan
sistem informasi yang memuat berbagai indikator mutu pelayanan dari
berbagai unit organisasi secara terpadu sesuai sistem manajemen mutu
yang ditetapkan suatu organisasi.
 FILOSOFI DASAR SIM MUTU TERPADU (1)
1. Kemudahan dan keakuratan dalam
pengelolaan data terkait mutu
• Data mutu perlu dikelola dengan baik mulai dari input data,
penyimpanan, proses analisis secara statistik hingga menghasilkan
output berupa informasi sebagai pertimbangan manajemen
melakukan peningkatan mutu secara terpadu dan terus menerus.
 FILOSOFI DASAR SIM MUTU TERPADU (2)
2. Peningkatan kualitas barang/jasa yang
diproduksi
• Sistem informasi akan benmanfaat secara nyata bukan hanya sebagai
alat penyimpan data, namun dari outputnya bisa menghasilkan
informasi untuk formulasi peningkatan mutu. Kadangkala sistem
informsi juga terlibat langsung dalam proses produksi barang/jasa
dan meningkatkan mutu melalui peningkatan kecepatan pelayanan.
Contoh : dalam pelayanan kesehatan, data rekam medis pasien yang
tersimpan secara elektronik akan memotong waktu tunggu pencarian
berkas rekam medik sehingga pasien cepat dilayani.
 FILOSOFI DASAR SIM MUTU TERPADU (3)
3. Evaluasi dan pemantauan mutu sehingga
bisa diketahui trend-nya
• Berbagai indikator mutu bisa disajikan melalui sistem informasi
manajemen mutu terpadu secara berkala. Hal ini akan memudahkan
manajemen untuk memantau kestabilan mutu barang/jasa
berdasarkan periode waktu.
 FILOSOFI DASAR SIM MUTU TERPADU (4)
4. Pencegahan kesalahan dalam produksi
barang/jasa
• Sistem informasi manajemen mutu bisa didesain untuk
memberikan peringatan-peringatan (reminder) tertentu, sehingga
kesalahan dalam produksi barang/jasa bisa dihindari. Sebagai contoh :
bisa memberikan peringatan jumlah stok aman bahan baku, bisa
memberikan data alergi obat yang dimiliki pasien sehingga dokter
berhati-hati dalam memberikan obat, dan sebagainya.
 FILOSOFI DASAR SIM MUTU TERPADU (5)
5. Self assesment terhadap mutu
barang/jasanya.
• Sistem informasi manajemen bisa didesain mengolah data indikator
mutu. Informasi yang dihasilkan dapat digunakan untuk mengukur
sejauh mana organisasi telah mencapai target yang diharapkan.
 PENGGUNAAN SIM MUTU TERPADU
• Penggunaan sistem informasi manajemen mutu terpadu pada dasarnya sama
dengan sistem informasi pada umumnya, namun data dan informasi yang dikelola
adalah terkait MUTU DAN INDIKATORNYA, yaitu untuk:
1. Menyediakan informasi yang diinginkan manajemen.
2. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian,
pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
3. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
 Variasi dan Bentuk Kerangka
• Variasi sistem informasi dalam organisasi antara lain :
1. Sistem Informasi pada Tingkat Operasional yakni sistem informasi yang
memonitor aktivitas mendasar dan transaksi dari organisasi. Misal pada suatu
RS : billing sistem pada berbagai unit pelayanan (rawat inap, rawat jalan,
penunjang), SIM SDM dan sebagainya.
2. Sistem Informasi pada Tingkat Pengetahuan yakni sistem informasi yang
mendukung pekerja pengetahuan dan data dalam suatu organisasi. Tujuannya
adalah membantu organisasi mengontrol aliran kertas kerja.
3. Sistem Informasi pada Tingkat Manjemen yakni sistem informasi yang
mendukung monitoring, pengawasan, pembuatan keputusan, dan aktivitas
administratif manajer.
4. Sistem Informasi pada Tingkat Strategis yakni sistem informasi yang
mendukung kegiatan perencanaan jangka panjang dari manajemen
puncak. Perhatian utama dari sistem ini adalah menyesuaikan
perubahan pada lingkungan eksternal
Contoh Aplikasi (1)
• Sistem Pelaporan Medical Error
• Sistem Electronic Medication Administration Record
(EMAR)
• Medication Error Reporting Systems (MERS’s)
• Sistem Informasi Manajemen Skrining Resep
Contoh Aplikasi (2)
• Electronic Health Records (EHR )
• Electronic Medical Record (EMR)
• Quality Measures Management Information System
(QMIS)
• Quality and Safety Review System (QSRS)
DIMENSI MUTU PELAYANAN KESEHATAN (WHO)
1. TECHNICAL COMPETENCE
2. ACCESS TO SERVICE
3. EFFECTIVENESS
4. INTERPERSONAL RELATIONS
5. EFFICIENCY
6. CONTINUITY OF CARE
7. SAFETY
DIMENSI MUTU PELAYANAN KESEHATAN (WHO)
8. AMENITY (Keramahan)
9. EFFICACY (Kegunaan)
10. APROPRIATNESS (Kesesuaian)
11. AVAILABILITY (Ketersediaan)
12. AFFORDABILITY (Kesanggupan)
13. RESPECT AND CARING
14. ACCOUNTABILITY
15. TIMELINES
Dimensi Mutu Kualitas Layanan
1) Tangible (berwujud) : meliputi penampilan fisik dari fasilitas, peralatan,
karyawan dan alat-alat komunikasi.
2) Realibility (keandalan): yakni kemampuan untuk melaksanakan jasa yang telah
di janjikan secara konsisten dan dapat diandalkan (akurat).
3) Responsiveness (cepat tanggap): yaitu kemampuan untuk membantu
pelanggan (konsumen) dan menyediakan jasa atau pelayanan yang tepat dan
cepat.
4) Assurance (kepastian): mencakup pengetahuan dan keramah tamahan para
karyawan dan kemampuan mereka untuk menimbulkan kepercayaan dan
keyakinan, kesopanan dan sifat dapat dipercaya yang memiliki para staf,bebas
dari bahaya, risiko atau keraguan.
5) Empaty (empati) : meliputi pemahaman pemberian perhatian secara individual
kepada pelanggan, kemudahan dalam melakukan komunikasi yang baik,dan
memahami kebutuhan pelanggan.
 Manajemen Mutu No. Ciri Tim Satuan Tugas Quality Circle Tim Mutu Terpadu

• Manajemen mutu merupakan

perpaduan antara praktek 1. Keanggotaan Manajemen yang memiliki Sukarela Sukarela

manajemen mutu dan organisasi

mutu 2. Keterlibatan dalam Anggota dalam satu Bagian atau seksi yang sama Silang fungsi atau
• Organisai mutu adalah unit struktur RS fungsi/bagian/departemen silang bagian

organisasi yang bertanggung

jawab sebagai wadah orang yang
bertanggung jawab terhadap mutu
organisasi 3. Sifat Masalah Masalah tertentu Memilih masalah sendiri Masalah khusus

• terdapat 3 tim mutu, yakni tim

satuan tugas, quality circle dan tim 4. Kesinambungan Dapat dibubarkan setelah Penyelia adalah pemimpin, Tingkatan yang

mutu terpadu. Di mana ketiga tim masalah selesai dan tim merupakan tim berbeda-beda, dan

tersebut memiliki cirinya masing- jangka panjang tim bersifat jangka

masing panjang

5. Contoh Tim evaluasi, kinerja KIA Gugus Kendali Mutu, Tim QA Komite Medis,
IRNA
HUBUNGAN TQM DENGAN LOYALITAS
 KAIZEN
• Di Cina kaizen bernama gaishan di mana gai berarti perubahan /
perbaikan dan shan berarti baik / benefit.
• Jadi Kaizen dapat diartikan sebagai perubahan kepada arah lebih baik.
Kaizen disebut juga continous improvement yaitu perbaikan terus
menerus
 KAIZEN
• Secara garis besar ada delapan kunci utama pelaksanaan kaizen
dalam kegiatan industri yaitu :
• 1. Menghasilkan produk sesuai permintaan pelanggan
• 2. Memproduksi dalam jumlah kecil (small lot size)
• 3. Menghilangkan pemborosan
• 4. Memperbaiki aliran produksi (dengan 5 S)
• 5. Menyempurnakan kualitas produk
• 6. Orang-orang yang tanggap
• 7. Menghilangkan ketidakpastian
• 8. Penekanan pada pemeliharaan jangka panjang
 KONSEP PENTING PENERAPAN KAIZEN
FILOSOFI 5-S
• Seiri (pemilahan/ sort)
• menghasilkan tempat yang lebih efisien tempat dan menciptakan
tempat kerja yang nyaman sehingga dapat meningkatkan
efisiensi dan produktifitas kerja
• Seiton (penataan secara sistematis/ set in order)
• mengatur segala sesuai dengan baik sehingga ketika dilakukan
pencarian kembali dapat menjadi lebih efektif dan efisien serta
aman
• Seiso (membersihkan/ shine)
• membersihan barang yang telah ditata dengan rapih agar tidak
kotor, termasuk tempat kerja dan lingkungan serta mesin
 •7

•Five s of Kaizen
•SEIRI

•(Sorting Out)

•SHITSUKE •SEITON
•(Systematic
•(Self Discipline) •Arrangement)

•SEIKETS •SEISO
•(Standardization
•) •(spic and Span)
• Seiketsu (membakukan/ standardize)
• Keadaan yang telah dicapai dalam proses seiri-seiton-seiso
harus distandarisasi. Standar tersebut harus mudah
diimplementasikan, dipahami dan dapat diperiksa secara berkala
dan teratur
• Shitsuke (penyadaran diri/ sustain)
• anggota di organisasi harus sadar diri akan etika kerja yakni: 1)
disiplin terhadap standart; 2) saling menghormati; 3) malu
melakukan pelanggaran; 4) senang melakukan perbaikan
 KONSEP PENTING PENERAPAN KAIZEN
3M
Konsep 3M (Muda, Mura, dan Muri) dalam istilah Jepang.
• Muda diartikan sebagai mengurangi pemborosan misal pemborosan
waktu
• Mura diartikan sebagai mengurangi perbedaan/ketimpangan misal
keadilan penugasan
• Muri diartikan sebagai mengurangi ketegangan/beban yang terlalu
berat misal menghindari penugasan yang overload
 IMPLEMENTASI KAIZEN
Dalam Kaizen, manajemen puncak memegang peranan dan tanggung
jawab untuk melakukan beberapa hal berikut :
• Mengintroduksi Kaizen sebagai strategi perusahaan
• Memberikan dukungan dan pengarahan untuk Kaizen dengan
mengalokasikan sumber daya
• Menetapkan kebijakan Kaizen dan sasaran fungsional silang
• Merealisasikan sasaran Kaizen melalui penyebarluasan kebijakan dan
audit
• Membuat sistem, prosedur, dan struktur yang membantu Kaizen
 IMPLEMENTASI KAIZEN
Beberapa tools yang digunakan, antara lain:
• Cause & Effect – Fish Bone
• Lembar Isian (Check Sheet)
• SWOT
• 5 Why Analysis
• Poka Yoke (desain menghindari kesalahan)
• Gemba (tempat)
• Jidoka (desain otomatis mendeteksi kesalahan)