Kemahiran Komunikasi

Definisi Komunikasi
“satu bentuk pemindahan maklumat atau
informasi daripada seseorang,
kumpulan dan organisasi(Penghantar)
kepada seseorang, kumpulan dan
organisasi(Penerima) yg lain melalui
media tertentu”
Tiga prinsip utama:
a) Sekurang-kurangnya dua orang perlu mengambil
bahagian
b) Berlaku walaupun tidak bercakap secara
bersemuka(air muka,mimik muka,tingkahlaku)
c) Sukar untuk menjangka dan mengawal penerima
menginterpretasi mesej yg diterima(perbezaan
budaya)
Proses Komunikasi
Istilah Proses Komunikasi
Peranan Penerima Maklumat
Rasa -sedar bahawa beliau ada
menerima mesej
Menginterpretasikan maklumat
Menilai maklumat
Tindakbalas penerima
 Halangan dan Rintangan
Komunikasi
Halangan
Juga dikenali sebagai kebisingan dalam proses
komunikasi ->rintangan yg terpaksa dilalui untuk
mendapatkan komunikasi yg berkesan atau sebarang
gangguan semasa berkomunikasi
Halangan komunikasi -terbahagi kepada dua:
- berbentuk luaran halangan di luar kawalan
penerima maklumat
-berbentuk dalaman kekurangan yg dihadapi oleh
penerima maklumat atau pendengar itu sendiri
 Jenis Halangan Komunikasi
Fizikal
-gangguan secara nyata dan langsung
Psikologikal
- cara berfikir yg berlainan dan tanggapan yg
berbeza antara penghantar dengan penerima
mesej
Sosiologikal
-disebabkan perbezaan umur, ras, jantina,
budaya, negara dll.
Semantik/Bahasa
- Halangan penggunaan bahasa
- disebabkan makna atau maksud; perkataan
teknikal dll
 Bentuk Komunikasi
 Komunikasi Menegak – melibatkan pertukaran maklumat antara dua atau
lebih peringkat dengan satu atau lebih peringkat lain dalam hierarki
organisasi
Tujuan:
-menggalakkan penglibatan, interaksi serta memotivasikan
-mendapat maklumat penting daripada pekerja untuk perancangan dan
membuat pembetulan
 Komunikasi Mendatar – satu proses komunikasi yg melibatkan pengaliran
idea dan maklumat secara bebas di kalangan staf yg mempunyai
persamaan taraf.
Objektif :
-meningkatkan kerjasama, saling percaya dan komunikasi yg berkesan
-menyelaraskan kerja, berkongsi maklumat
-menyelesaikan masalah atau konflik yg timbul dan mendapat sokongan
daripada rakan seorganisasi
 Komunikasi Melintang – bahagian yg berlainan dalam hierarki organisasi;
secara tidak rasmi atau tidak formal; mengurangkan birokrasi;
mendapatkan maklumat
 Komunikasi Sehala
 Dari Atas ke Bawah
Kegunaan:
-mendelegasikan visi, misi dan objektif organisasi
-memberi maklum balas dan menilai prestasi para
pekerja
-memaklumkan alasan dan falsafah
-menerangkan polisi, prosedur,arahan, peraturan
serta amalan
-memberi arahan
*boleh dilakukan dalam bentuk surat, mesyuarat, memo,
perbincangan secara bersemuka dan buletin
 Dari Bawah ke Atas – bentuk pengaliran maklumat
dari satu peringkat bawahan kepada satu atau lebih
peringkat yg lebih tinggi dalam sesebuah organisasi
Kegunaan:
-membuat laporan
-menyelesaikan masalah di peringkat bawah
-memberi idea dan cadangan utk meningkatkan
produktiviti; diri dihargai
-memberi peluang kpd pekerja bawahan utk
meluahkan perasaan
-utk menyampaikan sesuatu maklumat
-syt mendapat maklum balas terhadap arahan yg telah
diberikan; menguji
*boleh dilakukan melalui papan kenyataan, buletin,
media cetak rasmi, surat berita, laporan tahunan,
mesyuarat, artikel, iklan, orientasi pekerja baru,
lawatan
 Komunikasi Dua Hala
 Satu proses komunikasi yg melibatkan
maklum balas daripada penerima kepada
penghantar.
 Tujuan : -memberi peluang kepada
penghantar dan penerima bertukar-tukar
maklumat dgn lebih penuh perhatian
- lebih faham-memahami antara satu sama
lain demi memperjelas maksud
 Komunikasi Lisan
• Komunikasi Lisan – menggunakan percakapan utk
menyampaikan maklumat kepada penerima
Jenis Komunikasi Lisan
• Perbincangan – secara formal dan tidak formal. Contoh:
mesyuarat,proses penyediaan kertas projek dan
perjumpaan
• Ucapan – satu kaedah penyampaian maklumat secara lisan
menerusi pidato, ceramah atau pembacaan laporan bertulis
di hadapan sekumpulan pendengar
• Pembentangan – biasanya menggunakan alat bantuan
mengajar (slaid, filem, projektor, pita rakaman,
telekonferens, telesidang)
• Mesyuarat – satu pertemuan antara dua atau lebih orang
utk membuat perancangan atau pelan tindakan, berkongsi
idea dan maklumat, membuat keputusan dan mencari jalan
bg menyelesaikan masalah dalam jangka pendek atau
panjang
• Perbualan Telefon
Kebaikan dan Keburukan
Komunikasi Lisan
 Komunikasi Bukan Lisan
• Komunikasi yg tidak menggunakan percakapan.
Jenis komunikasi bukan lisan
 Komunikasi visual- komunikasi sehala yg
menggunakan audio, video, teks, grafik, dan
animasi sebagai alat bantuan utk menerangkan
sesuatu – visual realistik; visual analogik; visual
organisasi
 Komunikasi bertulis- melibatkan penggunaan
bahasa, tatabahasa, struktur ayat, dan gaya
penulisan – komunikasi sehala
 Bahasa badan – merujuk kepada gelagat kinetik
yg merangkumi pergerakan badan
Kebaikan dan Keburukan
Komunikasi Bukan Lisan
 Media Komunikasi
 Bersemuka – pendengar dan penyampai berada di satu
tempat yg sama pada masa yg sama
Kepentingan: a) untuk meredakan konflik
b)mengurangkan emosi
c)menyelesaikan perkara yg penting
d)menyempurnakan suatu perniagaan
 Telefon
 Internet - inter-network – rangkaian komputer yg
mampu berhubung menerusi beberapa rangkaian
Kepentingan: a)mendapat peluang perniagaan
b) mengurangkan kos komunikasi
c)memudahkan penyelarasan maklumat
d)mempercepat pengagihan maklumat
e)memudahkan pemasaran dan jualan
• Intranet – hanya terhad kepada satu-satu
organisasi shj
Kepentingan: a) menyampaikan maklumat
dalaman dan pandangan
b)satu kaedah kolaborasi
c)alat pengurusan
d)secara meluas dan terbaru
• Memorandum- alat komunikasi bertulis- sehala
• Surat –menyurat
• Laporan
• Buletin - suatu laporan bertulis yg ringkas yg
diterbitkan secara berkala
 Kemahiran Mendengar
“Satu proses penerimaan maklumat secara mental oleh
manusia untuk memahami, menterjemah dan berusaha
untuk bertindak balas terhadap mesej yg diterima itu
dengan cara sewajarnya”
 Unsur yg paling penting dalam berkomunikasi
 Mendengar Secara Berkesan
A. Mendengar secara Empati dan Objektif
 Berfikir secara empati
 Berperasaan empati
B. Mendengar secara Kritikal dan Non-
Judgemental
 Mendengar secara kritikal- cuba memahami,
menganalisis, memberi perhatian
 Mendengar secara non-judgemental-
mendengar dgn berfikiran terbuka
C. Mendengar secara Cetek dan Mendalam
Mendengar Secara Aktif
“ teknik komunikasi yg memerlukan pendengar
untuk memberi maklum balas tentang apa yg
mereka dengar dgn cara menyatakan semula
atau merumuskan apa yg mereka telah
mendengar dgn kata-katanya sendiri utk
mengesahkan apa yg telah didengari”
Tujuan : a) memastikan apa yg dimaksudkan
oleh penyampai
b) Mengelakkan wujudnya salah faham
c) Untuk meluahkan perasaan
Teknik Mendengar Secara Aktif
1. Mengulang maksud pembicara
2. Meluahkan kefahaman terhadap perasaan
3. Menanya soalan
 Garis Panduan Pendengaran
 Elakkan menganggu orang lain ketika
bercakap
 Jangan menyampuk ketika org lain
bercakap
 Berfikiran terbuka
 Bertanya apabila perlu
Kemahiran Berunding

“Satu proses yg melibatkan komunikasi

sama ada secara langsung atau tidak
langsung antara dua atau lebih pihak yang
mempunyai konflik kepentingan untuk
mencapai persetujuan bersama; proses
tawar-menawar”
 Prinsip Berunding
• Tumpuan kpd Minat dan Bukan Kedudukan
• Asingkan Manusia daripada Masalah
• Jana Pelbagai Pilihan
• Guna Kriteria yg Objektif dan Boleh Terima
 Elemen-elemen Perundingan
• Maklumat
• Masa
• Kuasa - Kuasa sah,Kuasa anugerah, Kuasa paksaan, Kuasa
karismatik, Kuasa maklumat, Kuasa gabungan
• Etika – prinsip-prinsip akhlak atau moral yg dipegang oleh
seseorang individu atau sesuatu kumpulan atau masyarakat
• Budaya – nilai dan identiti yg tidak bertentangan dgn nilai
pihak perunding yg lain
Dimensi budaya
(a) Masculinity- feminity
(b) Power distance
(c) Individualism/ Collectism
• Pelaku/Personaliti
• Sosial
Tahap Perundingan
• Intrapersonal- perundingan yg berlaku dalam diri individu itu
sendiri
• Interpersonal – perundingan antara individu dgn individu yg lain
atau sekumpulan individu lain
• Intrajabatan – perundingan yg berlaku dalam lingkungan
sesebuah jabatan itu sendiri shj
• Interjabatan – rundingan antara jabatan dgn jabatan yg lain
• Nasional – perundingan dalam peringkat kebangsaan dalam
sesebuah negara
• Dua hala- perundingan antara dua pihak
• Serantau- pihak yg berdekatanyg tinggal dalam sesebuah komuniti
yg sama serta berkongsi adat kebudayaan yg hampir sama
• Pelbagai hala – perundingan dgn pelbagai tujuan
• Antarabangsa/Global – perundingan antara beberapa buah negara
 Strategi dan Taktik Perundingan
• Good guy bad guy (hurt and rescue by people)
• Nibbling(constant adding of small requirement)
• Trial balloon (suggests a final solution and sees
if they bite)
• Red herring (leave a false trail)
• Outrageous – tingkah laku keterlaluan
• Apparent withdrawal (pretend to have
withdrawn while still staying in the loop)
• Limited authority (claiming that person with
 Teknologi Maklumat
-Merangkumi teknologi perkomputeran dan
telekomunikasi yg digunakan dalam pelbagai
bidang.
-Teknologi maklumat dan komunikasi (ICT)
berkenaan dengan segala aspek dalam
pengurusan dan pemprosesan maklumat secara
tepat, mudah dan cepat
 Peranan ICT dalam Pengurusan
Perniagaan
• Penyediaan laporan
• Sistem kawalan kewangan
• Pengurusan inventori
• Membuat keputusan
• Membuat ramalan
• Penyediaan data
Kepentingan ICT dalam Pengurusan Perniagaan
• Operasi organisasi lebih efektif dan efisien
• Memudahkan komunikasi dalaman dan luaran
• Mempercepatkan urusniaga
• Menyimpan maklumat dan data perniagaan
• Meningkatkan kualiti dan produktiviti
 Cara Internet Boleh Meluaskan Peluang
Perniagaan
Maksud internet – jaringan komputer yg diliputi
beribu-ribu jaringan di seluruh dunia yg
menghubungkan berjuta-juta manusia di seluruh
dunia
• E-dagang – suatu proses dengan peniaga
menjual barang dan pembeli membeli barang
yg ditawarkan melalui internet
Kelebihan :
a) modal yg dilaburkan oleh peniaga kecil
b) kos operasi dan pentadbiran perniagaan
adalah murah
c) pasaran yg luas
d) tidak menanggung risiko hutang lapuk
e) menjimatkan kos, masa dan tenaga
pelanggan
f) pilihan yg luas
• e-Perolehan ( e-Procurement) - suatu proses
pembelian barangan bekalan perniagaan secara
automatik dengan menggunakan internet.
Kelebihan :
a) menjimatkan kos
b) meningkatkan produktivti
c) kawalan
d) membantu peniaga mengurus pembekal
dengan lebih signifikan
e) meningkatkan proses pengeluaran dgn lebih
cekap dan berkesan
f) keuntungan yg lebih tinggi
• e- Pemasaran – suatu proses mencipta minat
pengguna terhadap produk atau perkhidmatan
yg ditawarkan dgn menggunakan kemudahan
internet
- Jenis e-pemasaran – paparan iklan,
pemasaran media sosial, pemasaran e-mail
Kelebihan:
a) mudah dan berkesan
b) tidak melibatkan kos yg tinggi
c) boleh beroperasi 24/7
d) boleh menarik pelanggan dari seluruh dunia
e) dapat berkomunikasi secara terus
f) maklumat dapat dikemaskini
 KEGUNAAN INTRANET DLM ORGANISASI
Maksud intranet – jaringan korporat yg
menggunakan piawaian internet korporat
persendirian dan teknologi internet yg lain untuk
berkomunikasi antara orang perseorangan atau
sekumpulan individu dlm sesebuah organisasi
Kelebihan/ Kegunaan Intranet:
a) Mengurangkan kos
b) Menjimatkan masa
c) Menyebarluaskan maklumat
d) Komunikasi dalaman yg lebih baik
e) Perkongsian sumber
f) Perkhidmatan pelanggan yg lebih baik
g) Pengurangan dalam penggunaan kertas
h) Memudahkan urusan komunikasi
i) Menyokong fungsi korporat organisasi
j) Meningkat mutu kerja pekerja