MANAJEMEN LOGISTIK

BENCANA

OLEH:

AWIX ARDIAN
NICKY PUSPITA SARI
JULIANI M.
INTAN KURNIASARI
 Tata kelola Logistik
1.P
barang persediaan (buffer stock)
1.P 1.P
PRA

PELAKSANAAN

PASCA
OA en en
C eri cat
(Pl ma
ani ata
an
ng, n/
Brg
Org
2.P Pe
ani m
en
zin bu
yi
g,
Act mp ku
ua an an
tin an 2.P
g, Brg ela
Co 3.P po
ntr en
ra
olin gel
g uar
n
2.R an 3.P
enc Brg en
ana 4.P ga
Pe en wa
nga giri sa
daa ma
n n
n
Bar
Brg
ang
MANAJEMEN LOGISTIK PENANGGULANGAN BENCANA
(BIDANG BANTUAN SOSIAL):

1. Identifikasi dan Pengkajian Kebutuhan

2. Perencanaan
3. Pengadaan
4. Penggunaan
5. Penyaluran (Distribusi)
6. Pencatatan (Pembukuan dan Pelaporan)
7. Pengawasan
8. Penghapusan
 1. Identifikasi dan Pengkajian Kebutuhan
• Mengetahui apa yang dibutuhkan
• Mengetahui siapa yang membutuhkan, dimana dan kapan
• Cara penyampaian kebutuhan
Dibutuhkan ketelitian dan keterampilan serta kemampuan untuk
mengetahui kondisi korban bencana yang ditangani
No Korban Bencana Jumlah Kebutuhan

1 Perempuan/Laki-laki

2 Ibu Hamil
3 Anak
4 Balita
5 Lanjut Usia
6 Penyandang Cacat
7 Lain-lain
 2. PERENCANAAN
1. Perencanaan terkait dengan penanggulangan bencana.
Mengetahui jumlah bantuan(logitik, peralatan), jenisnya (sandang,
pangan, papan), cara penyampaian, penanggungjawab dan waktu
penyampaian.
2. Perencanaan kebutuhan
Koordinasi (informasi, data-data), laporan media, TRC dan Instansi
Terkait
3. Perencanaan barang
Pengadaan untuk 1 tahun (evaluasi berkala/triwulan dan saat terjadi
bencana), Kab/Kota mendata lokasi rawan bencana (untuk kepastian
jumlah kebutuhan barang), Kab/Kota berkoordinasi mendapatkan
data kependudukan, melakukan perhitungan kebutuhan barang
(buffer stock), Mempertimbangkan batas kadaluarsa (selektif untuk
antisipasi tempat penyimpanan)
 3. PENGADAAN
Pelaksanaan Pengadaan Barang sesuai Perpres Nomor 54 Tahun 2010
tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
1. Pengadaan Barang dari Pusat
• Beras (DO)
• Mie instan (DO) apabila bufferstock di Gudang Dinsos Provinsi
menipis, Kepala Logistik Provinsi dapat mengajukan ke Pusat dengan
melampirkan laporan pertanggungjawaban sisa stock barang yang
ada.
2. Pengadaan Barang dari Daerah
• Berkoordinasi dengan pihak daerah terkait dengan pengadaan barang
kebutuhan dasar yang bersifat lokal. (untuk memastikan pengadaan
barang di daerah berbeda dengan yang dialokasikan dari Pusat
 4. PENGUDANGAN

Gudang merupakan tempat penyimpanan barang-barang bantuan

sosial hasil pengadaan dan hibah masyarakat untuk disalurkan bagi
korban bencana.
1. Penerimaan
• Barang pengadaan dan perlatan yang dimasukkan ke Gudang
(Jumlahnya, Kondisi Barang, Yang menyerahkan dan Yang menerima)
2. Penyimpanan
• Gudang (Type/Kapasitasnya), fasilitasnya, sistem pengamanan dan
keamanan gudang
• Sistem pendistribusian (FIFO/First In First Out)
• Terjaminnya ketersediaan barang setiap waktu
 Contoh Daftar Pencatatan Gudang

Barang yg Jumlah Keadaan barang Siapa yg Siapa yg

diterima barang menyerahkan menerima

Mie Instan 25 dooz Baik s.d Mar 13 Kabid LJS Kades Satu (a.n.
Dinssos 25 KK)

Pakaian SD 5 lusin Baik / Lengkap Kadinsos Kepsek SD 007

(a.n. 60 org)

Papan 70 kubik Baik / meranti Petugas Gudang Ketua RT 3/5

(a.n. 7 KK)
 5. PENYALURAN
Barang-barang bantuan sosial berdasarkan permintaan yang telah
disetujui oleh pejabat berwenang dalam penanggulangan bencana
disalurkan dengan prinsip 3T (Tepat Sasaran, Tepat Jumlah dan Tepat
Waktu).
 6. PENCATATAN/PEMBUKUAN DAN PELAPORAN
Merupakan kegiatan administrasi, pencatatan dan pelaporan yang
disajikan secara lengkap (ringkas, dapat dibaca, akurat) serta profesional
dan proporional. Sistem pencatatan yang handal dengan tujuan sbb:
1) Sebagai bukti pertanggungjawaban atas hal-hal yang telah dilakukan
2) Menyajikan data yang digunakan untuk mengidentifikasi perubahan
yang diinginkan, melayani permintaan dan bahan informasi
3) Sebagai data untuk keperluan penelitian
4) Menyajikan data dan bahan dalam membuat kebijakan,
pengembangan dan monev
5) Sebagai alat pengendalian
 Peraturan Menteri Keuangan Nomor 171/PMK.05/2007
tentang
Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan Pemerintah Pusat
Pasal 18
(1) Setiap Kementerian Negara/Lembaga wajib menyelenggarakan SAI
untuk menghasilkan Laporan Keuangan
(2) SAI terdiri dari SAK, SIMAK-BMN dan SA-BPP

Pasal 39
(3) Setiap Unit Akuntansi Barang melakukan inventarisasi atas BMN
yang dikuasainya
(4) Inventarisasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan
sekurang-kurangnya sekali dalam lima tahun kecuali untuk
Persediaan dan Konstruksi Dalam Pengerjaan (KDP) dilaksanakan
setiap tahun
 Pelaporan Persediaan

1) Laporan harian
Untuk mengetahui kondisi stock berdasarkan data terakhir
bersumber dari kartu barang yang terbaru pada saat keluar masuk
didukung dengan dokumen penerimaan dan pengeluaran
selanjutnya diarsipkan sesuai tanggal penerimaan
2) Laporan Bulanan
Untuk mengetahui kondisi stock berdasarkan data terakhir
bersumber dari kartu barang setelah dibandingkan dengan stock
opname bulanan, yang berfungsi sebagai alat kontrol Dinsos
Provinsi saat merencanakan dan menyalurkan bantuan serta
kondisi barang saat ini.
 Pelaporan Persediaan

3) Laporan triwulan
Hasil akumulasi dari laporan bulanan dan kondisi stock opname
berdasarkan data dan kondisi barang per tiga bulan
4) Laporan Semester I, II dan Tahunan
Merupakan pertanggungjawaban pengguna BMN sesuai SAP untuk
mengetahui situasi/kondisi barang (transparan dan akuntabel)
berdasarkan pencatatan dari hasil stock opname selanjutnya
disajikan menjadi bahan Laporan Semester I dan II sesuai Standar
Akuntansi dan Keuangan Pemerintah.
4) Laporan Rekapitulasi
Untuk mengetahui frekuensi pendistribusian bantuan barang di
Provinsi/Kab/Kota dengan dasar BAST
 Pelaporan Persediaan

5) Laporan Stock Opname

Diterbitkan berdasarkan pemeriksaan stock opname bersama
Pimpiman/Atasan Langsung dan atau Pemeriksaan (Inspektorat
Daerah didampingi Inspektorat Jenderal Kemensos/BPKP
RI/Perwakilan)
6) Laporan Emergency
Merupakan laporan atas dasar kejadian berifat emergency, tiba-
tiba/tidak terduga (berdasarkan kejadian bencana)
7) Laporan Barang Rudak/Kadaluarsa
Untuk mengetahui kondisi bantuan/barang yang rusak atau kadaluarsa
di gudang secara keseluruhan, dilaporkan sesuai hasil penilaian
petugas gudang disertai rencana penghapusan didukung BA
Penghapusan sesuai peraturan yang berlaku.
 7. Pengawasan

1) Supervisi
Dilaksanakan dalam rangka memberi saran dan masukan untuk
memecahkan masalah yang dihadapi dalam mengelola logistik,
pemberian bantuan pengetahuan dan informasi guna pencapaian
tujuan yang telah ditetapkan
2) Monitoring
Merupakan upaya untuk mengetahui masalah yang dihadapi,
identifikasi adanya penyimpangan dengan menggunakan instrumen
yang dibuat guna mengetahui pencapaian target atas dasar hasil
wawancara, kuesioner atau laporan yang dibuat sebagai bahan
kebijakan manajemen maupun menjadi bahan evaluasi kinerja baik
di Pusat dan Daerah
 7. Pengawasan

3) Evaluasi
Merupakan kegiatan untuk menilai kinerja atas proses pelaksanaan
kegiatan yang telah dirumuskan dalam rencana berdasarkan
penilaian dan informasi yang diperoleh guna mendapat simpulan
atas keberhasilan dan hambatan dalam pelaksanaan kegiatan,
yaitu:
 Apakah pelaksanaan kegiatan sesuai prosedur dan ketentuan
berlaku
 Apakah tata kelola dilakukan sesuai dengan kebutuhan
 Apakah spesifikasi barang sesuai standar yang ditentukan
 8. Penghapusan

1) Barang dan peralatan yang dialihkan kepemilikannya atau tidak

dapat digunakan/dimanfaatkan/hilang/musnah dapat dihapuskan
2) Penghapusan dilakukan dengan permohonan dari pejabat yang
berwenang melalui proses/mekanisme ketentuan peraturan
berlaku didukung dengan BA Penghapusan
3) Barang/bantuan yang sudah expired segera dimusnahkan,
disaksikan oleh Kepala Dinas atau pejabat yang terkait, kepolisian
dan Instansi terkait lainnya didukung BA Penghapusan
4) Barang/bantuan yang sudah mendekati batas expired 2 bln
sebelum batas akhir segera disalurkan kepada eks korban bencana
alam didukung dengan BAST
 Koordinasi dan kerjasama

Pengelolaan logistik diperlukan adanya Koordinasi dan Kerjasama antara

beberapa pihak terkait guna tercapainya tujuan yang antara lain
kesamaan persepsi, tindakan dan komitmen Kemensos RI dengan Dinas
Sosial Provinsi/Kab/Kota.
Bentuknya berupa Dokumen Kesepakatan Kerjasama meliputi:
1. Para Pihak yang bekerjasama, perikatan kerjasama yang dilakukan
antara Sesditjen Linjamsos sebagai Pihak Pertama dengan Kepala
Dinas Sosial Provinsi sebagai Pihak Kedua
2. Tujuan Kerjasama, untuk tertib pengelolaan Barang/Persediaan untuk
tujuan strategis berjaga-jaga dalam penanggulangan bencana yang
berasal dari Ditjen Linjamsos untuk diserahkan kepada Dinas Sosial
Provinsi dan akan diteruskan ke Dinas Sosial Kab/Kota sebagai barang
persediaan
 Lanjutan Koordinasi dan kerjasama

Bentuknya berupa Dokumen Kesepakatan Kerjasama meliputi:

3. Ruang Lingkup, meliputi penerimaan, penyimpanan, penyaluran,
pencatatan dan pelaporan persediaan
4. Hak dan Kewajiaban Pihak Pertama
a. Menerima laporan bulanan dan semesteran atas pengelolaan
barang/persediaan dari Dinas Sosial Provinsi termasuk dari Dinas
Sosial Kab/Kota
b. Mengalokasikan pengadaan dan pengiriman barang/ persediaan ke
Dinas Sosial Provinsi hingga diterima Dinas Sosial Kab/Kota
c. Melaksanakan pembinaan, monev secara berkala atas
barang/persediaan untuk tujuan strategis/berjaga-jada dalam
penanggulangan bencana
 Koordinasi dan kerjasama

5. Hak dan Kewajiban Pihak Kedua

a. memperoleh Barang/Persediaan untuk tujuan strategis berjaga-
jaga yang berasal dari hasil pengadaan Ditjen Linjamsos (Dit.PSKBA
dan Dit.PSKBS)
b. Mentediakan tempat penyimpinan/gudang untuk Barang/
Persediaan yang diterima dari hasil pengadaan Ditjen Linjamsos
(Dit.PSKBA dan Dit.PSKBS)
c. Menyediakan SDM/petugas untuk mengelola barang/ persediaan
mulai dari menerima, menyimpan, menyalurkan, mencatat dan
melaporkan.
d. Melaksanakan penyaluran barang/persediaan dalam rangka
penanggulangan bencana, secara langsung kepada masyarakat
yang memerlukan atas sepengetahuan Dinas Sosial Kab/Kota
 Lanjutan Koordinasi dan kerjasama

e. Melaksanakan pencatatan penerimaan dan penyaluran

barang/persediaan dalam rangka penanggulangan bencana, ke dalam
buku persediaan, kartu barang di gudang untuk setiap jenis barang
berdasarkan sumber (Dit.PSKBA dan Dit.PSKBS)
f. Memantau pengelolaan barang/persediaan yang terdapat pada
Dinas Sosial Kab/Kota yang disalurkan dari Dinas Sosial Provinsi
g. Menyusun laporan barang/persediaan setiap bulan kepada Setditjen
Linjamsos, selambatnya tanggal 10 di bulan berikutnya, laporan
mencakup barang/persediaan Dinas Sosial Kab/Kota
h. Melakukan pemeriksaan fisik barang/persediaan di gudang Dinas
Sosial Provinsi dan didukung dengan BAP Fisik setiap semester dan
mengumpulkan BAP Fisik yang dilakukan Dinas Sosial Kab/Kota untuk
disampaikan ke Setditjen Linjamsos bersama laporan bulan Juni dan
Desember
 Lanjutan Koordinasi dan kerjasama

6. Pembiayaan, akibabat yang timbul atas adanya kerjasama ini harus

disepakati pembebanannya oleh Pihak Pertama dan Pihak Kedua
7. Jangka Waktu Kerjasama
Penetapan jangka waktu kerjasama dan kesepakatan para pihak dan
butir-butir perubahan perlu dibut
Terima Kasih