BAB 12

KORESPONDENSI BISNIS
 PENGERTIAN
Korespondensi bisnis’ adalah berbagai macam
aktivitas pertukaran informasi melalui media surat-
menyurat dalam menunjang aktivitas bisnis
Korespondensi bisnis mempunyai tiga bagian
penting yaitu; surat keluar, surat masuk, dan
penyimpanan surat (arsip)
 Surat keluar, menggunakan lembar kertas standar yang
berisi logo, nama, alamat, nomor telepon, fax dan e-mail
perusahaan. Surat keluar diberi nomor dan kode
tertentu.
 Surat masuk, ditampung dulu di bagian sekretariat,
kemudian dicatat, dan didistribusikan pada bagian yang
menangani surat tsb.
 File (pengarsipan), yaitu penyimpanan surat. Ini dapat
dilakukan oleh masing-masing bagian atau dipusatkan di
sekretariat.
 DEFINSI SURAT
1. Surat
Sutrina Dewi (2006:81.“Surat merupakan salah satu media
pada saluran komunikasi tertulis yang digunakan untuk
menyampaikan informasi kepada pihak lain,baik atas
nama pribadi atau kedinasan“.
Priyatna, S., dan Elvinaro A.(2009:79) surat merupakan
sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan
informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.
Informasi yang disampaikan dapat berupa;
 pemberitahuan,
 pernyataan,
 perintah,
 permintaan,atau
 laporan
 SURAT BISNIS
Adalah ; surat yang digunakan orang atau
Lembaga organisasi /institusi untuk
menyampaikan pesan-2 bisnis secara tertulis
kepada pihak lain dengan menggunakan media
tertentu.( lewat pos, fax, internet/hp )
Termasuk surat bisnis antara lain surat pesanan,
surat penawaran, surat pengiriman barang, surat
penagihan, surat pembayaran, dan surat aduan,
dls .
 FUNGSI SURAT
1.Alat komunikasi
 Sebagai alat menyampaikan, permintaan, ide , gagasan yang
berkaitan dengan masalah bisnis
2.Alat bukti tertulis
 Suatu bukti tertulis yg sah dan mempunyai kekuatan hukum .
3.Alat bukti historis
 Bahan kajian keadaan perusahaan di masa lalu.
4.Alat pengingat
 Surat yang diarsipkan dapat pula digunakan untuk mengetahui
hal-hal yang terlupakan.
5.Duta Organisasi
 Surat merupakan duta organisasi,yang mencerminkan mentalitas,
jiwa, dan kondisi intern organisasi ybs
6.Sebagai Pedoman
 Surat yang memuat ketentuan tentang kebijakan organisasi
misalnya surat keputusan, instruksi, surat edaran,dapat dipakai
sbg pedoman dalam melaksanakan suatu kegiatan
 Prinsip Penulisan Surat

1. Correctness (kebenaran)
Surat harus ditulis secara benar dan baik sehingga akan membawa pesan yang
sebenarnya dan tidak menimbulkan “miscommunication” . Untuk itu hindari
kesalahan dalam ejaan, tanda baca ,maupun kalimat.
2. Concisceness (keringkasan)
Surat harus menggunakan bahasa yang lugas yaitu gaya bahasa yang sederhana
dan tidak bertele-tele.
3. Completeness (kelengkapan)
Surat harus memuat informasi yang lengkap shg penerima dpt mengerti isi pesan
dan memberikan respon sesuai yang diharapkan pengirim
4. Clarity (kejelasan)
Menggunakan bahasa yang jelas, yaitu yang tidak menimbulkan penafsiran
makna yang berbeda.
5. Courtesy (kesopanan)
Surat harus sopan, dalam arti dapat menjaga perasaan orang lain dan
menghormati hak-haknya.
a. Surat bersampul
a. Surat Pribadi
b. Kartu Pos
b. Suat Dinas
c. Warkat Pos
c. Surat Bisnis
d. Telegram dan Teleks
d. Surat Sosial
e. Memorandum (memo)
f. Surat Tanda Bukti

a. Surat Sangat Rahasia

a. Surat Biasa b. Surat Rahasia
b. Suat Edaran c. Surat Terbatas (Confidential)
c. Pengumuman d. Surat Biasa
1. Kepala surat (kop surat)
2. Tanggal surat
3. Nomor,lampiran dan hal
4. Alamat dalam
5. Salam pembuka
6. Isi surat
7. Salam penutup
8. Nama Jabatan
9. Tembusan
10. inisial
1. Kepala Surat

 Penulisan surat resmi sebaiknya dilengkapi dengan

kepala surat (kop surat)
 Kepala surat merupakan wajah atau penampilan yang
pertama kali dilhat, sekaligus merupakan ciri khas
perusahaan
 Kepala surat berisi nama perusahaan, alamat lengkap,
nomor tilpon, nomor faksimili, alamat e-mail, kotak pos,
logo, bidang usaha atau kegiatan

 Kegunaannya
 Sebagai media pengenal identitas organisasi yang
menggambarkan wajah dan jati diri organisasi
 Sebagai sumber informasi tentang organisasi misal-
nya nama dan alamat, bidang usaha dsb.
 Sebagai alat promosi atau pencitraan organisasi
 2. Tanggal Surat
 Tanggal surat menyatakan kapan surat dibuat
 Penanggalan surat terdiri dari tanggal, bulan, dan tahun harus ditulis
lengkap, tidak boleh disingkat, dan nama bulan tidak boleh digantikan
dengan angka
 Untuk surat yang memakai kepala surat, dan tanggal ditempat-kan di
sebelah kanan atas tidak wajib diawali nama kota.
 Untuk surat yang memakai kepala surat, tetapi tanggal ditem-patkan di
bagian bawah kertas surat, perlu diawali nama kota.

 Fungsi Tanggal surat:

 Sumber informasi tentang kapan pembuatan suatu surat.
 Referensi dan petunjuk bagi petugas tata usaha dan
kearsipan
 Mempermudah penetapan waktu membalas surat
 Mempermudah pengingatan kembali serta pengagendaan-
nya bagi menerima surat.
3.a. Nomor Surat

 Nomor terdiri dari nomor urut, kode internal, dan tahun

pembuatan surat.
 Guna nomor surat:
 Membantu pengaturan surat, terutama dalam penyimpanan dan
penemuan kembali
 Mempermudah mengenali jenis dan kualifikasi surat tanpa perlu
membaca isinya.
 Mempermudah penunjukan surat menyurat
 Penempatan nomor surat
 Dalam surat berperihal ditempatkan di bagian kiri atas kertas surat
di bawah kepala surat
 Dalam surat berjudul ditempatkan di bawah judul surat di tengah
kertas bagian atas
 Lampiran
• Informasi tentang lampiran sangat diperlukan untuk surat-
surat yang disertai berkas lain selain lembar surat ybs.
• Fungsi notasi lampiran adalah sebagai petunjuk mengenai
dokumen yang menyertai suatu surat.

• Penyebutan informasi tentang lampiran dilakukan pada;

1. Di dalam notasi lampiran
• Lampiran ditempatkan di bagian kiri atas, di bawah
nomor surat
• Yang ditulis hanya jumlahnya.
2. Di dalam isi surat
• Menyebutkan satu persatu setiap dokumen yang
dilampirkan, bila jumlahny sedikit
• Menyebutkan secara umum bila lampirannya
banyak.
3c. Perihal
 Perihal, merupakan petunjuk mengenai pokok isi surat untuk
mempermudah penerima dalam membahas isi surat dan
memberikan balasan.

 Penulisan kata “hal” / “Perihal” dapat dilakukan

dengan;
1. Sebelum penulisan alamat yang dituju
2. Setelah penulisan alamat yang dituju
3. Setelh penulisan salam pembuka
4. Alamat Tujuan Surat
 Alamat surat yang dituju ada dua macam yaitu;
 Alamat luar yaitu alamat yang ditulis pada sampul surat
 Alamat dalam yaitu alamat yang ditulis di kertas surat
 Kata “Kepada” tidak wajib ditulis asalkan alamat tujuan
ditempatkan pada posisi yang tepat
 Ungkapan Yth. tidak dipakai jika ditujukan kepada
perusahaan, atau PO Box.
 Atau sapaan (Ibu, Bapak, Sdr. Tidak digunakan bila nama
orang yang dituju bergelar akademik.

5. Salam Pembuka
 Salam pembuka digunakan untuk membuat suasana
tidak kaku sebagai penghormatan kepada komunikan
 Beberapa salam pembuka yang lazim antara lain;
 Dengan hormat, salam hormat, salam bahagia, Sdr.
Budi yang terhormat, Assalamualaikum wr.wb.
6. Isi Surat

 Isi surat bagian terpenting dari semua bagian

surat. Isi sebuah surat terdiri dari tiga alenia yaitu;
 Alenia pembuka, berisi sebagai pengantar bagi
pembaca untuk segera mengetahui masalah pokok surat
 Alenia transisi atau isi berisi pesan-pesan yang
sesungguhnya ingin disampaikan oleh pengirim surat.
 Alenia penutup menandai uraian masalah pokok sdh
selesai. Juga dapat berisi harapan atau imbauan dan
ucapan terima kasih.
7. Salam Penutup
 Salam penutup gunanya untuk menunjukan rasa
hormat atau sikap akrab pengirim thd penerima surat.
Salam penutup yang lazim digunakan;
 Hormat kami,
 Salam hormat,
 Salam takzim
 Wassalam

8. Tanda tangan, nama jelas, dan jabatan

 Tanda tangan untuk mengetahui siapa yang bertanggung
jawab atas surat tersebut.
 Nama jelas untuk mengetahui siapa yang menda tangani
surat tersebut.
 Jabatan menunjukan pihak yang mengirim surat dan berhak
atas surat tersebut.
9. Tembusan
 Tembusan diperlukan apabila surat harus diketahui pihak lain selain
penerima utama.
 Penyampaian surat tembusan melalui notasi tindasan atau tembusan.
 Tembusan yang obyeknya hanya satu , ditulis sebaris dengan notasinya.
Contoh;
Tembusan : Manajer Pemasaran
 Tembusan yang obyekinya dua atau lebih ditulis berderet ke bawah dan diberi
nomor urut.
 Juga dikenal tindasan buta (blind carbon copy atau BCC). Tindasan
tersembunyi ini hanya dicantumkan pada surat yang ditujukan pada pihak
yang dituju.

8. Inisial
 Inisial digunakan untuk mengidentifikasi siapa pengetik
dan pengonsep surat.
 Inisial terdiri dari singkatan nama pengonsep (huruf
kapital) dan pengetik surat (huruf kecil).
 Contoh: pengonsep Jusuf Kadri dan pengetiknya Sosilo
Budi Yahman, maka inisialnya adalah JK/sby
Djoko Purwanto, Komunikasi Bisnis, Edisi Keempat ,
Penerbit Erlangga, 2011, hal. 176-234
No Contoh Format Lipatan & surat Di hal.
1 Bentuk Lurus Penuh 197
2 Bentuk Lurus 199
3 Bentuk Setengah Lurus 201
4 Bentuk Bertekuk 205
5 Bentuk Paragraf Menggantung 207
6 Bentuk Surat Amerika 209
7 Bentuk Surat Inggris 211
8 Surat Pemesanan 218
9 Surat Konfirmasi 219
10 Surat Pengaduan 221
11 Surat Permintaan Informasi 222
12 Surat Ucapan Selamat 224
13 Surat Pemberitahuan Pindah Alamat 225
14 Surat Penagihan 226
15 Surat Peringatan 227
16 Surat Perintah Kerja 228
17 Surat Pengumuman 229
18 Surat Undangan 230
19 Surat Kuasa 231
20 Surat Perjanjian Jual Beli 232
Sampai Ketemu di uts dan uas