3.

Proses Analisis Pekerjaan dan

Manajemen Bakat
• Topik Utama yang kita akan bahas meliputi:
• 1. proses manajemen bakat.
• 2. dasar-dasar analisis pekerjaan.
• 3. metode untuk mengumpulkan informasi analisis pekerjaan.
• 4. menulis deskripsi pekerjaan.
• 5. menulis spesifikasi pekerjaan.
• 6. menggunakan model dan profil dalam manajemen bakat.
 Tujuan Pembelajaran
• 1. mendefinisikan manajemen bakat dan menjelaskan mengapa
manajemen bakat penting.
• 2. membahas proses pekerjaan, termasuk mengapa analisis pekerjaan
penting.
• 3. menjelaskan bagaimana sedikitnya menggunakan tiga metode untuk
mengumpulkan informasi analisis pekerjaan, meliputi: wawancara,
kuisioner dan observasi.
• 4. menjelaskan bagaimana anda menulis sebuah deskripsi pekerjaan.
• 5. menjelaskan bagaimana menulis sebuah spesifikasi pekerjaan.
• 6. menjelaskan analisis pekerjaan berbasis kompetensi termasuk apa
artinya dan bagaimana melakukannya dalam praktek.
• Manajer harus menentukan apa yang diperlukan oleh suatu
pekerjaan sebelum memutuskan siapa yang harus direkrut dan dipilih
untuk pekerjaan tersebut.
• Cara menentukan apa yang dibutuhkan oleh suatu pekerjaan, dengan
menganalisis suatu pekerjaan dan menulis diskripsi pekerjaan.
 Cara tradisional untuk melihat aktivitas-
aktivitas manajemen sumber daya manusia
• 1. memutuskan posisi yang harus diisi melalui analisis pekerjaan,
perencanaan personel dan peramalan.
• 2. membangun kelompok pelamar kerja dengan merekrut kandidat
internal atau eksternal.
• 3. meminta kandidat mengisi formulir aplikasi dan menjalani
wawancara penyaringan awal.
• 4. menggunakan alat-alat seleksi misal tes, wawancara, pemeriksaan
latar belakang dan ujian fisik untuk mengidentifikasi kandidat yang
layak.
• 5. memutuskan kepada siapa penawaran diberikan.
• 6. melakukan orientasi, melatih, dan mengembangkan karyawan
untuk memberikan kompetensi yang dibutuhkan dalam melakukan
pekerjaan.
• 7. menilai karyawan untuk mengetahui kerja mereka.
• 8. memberikan imbalan dan mengompensasi karyawan untuk
mempertahankan motivasi.
• Aktivitas 1-8 dipandang sebagai bagian dari manajemen bakat,
karena prosesnya bersifat interaktif yang berlangsung terus menerus.
 Manajemen Bakat
• Manajemen bakat adalah proses yang berorientasi terhadap sasaran
yang merupakan integrasi dari proses perencaanaan, perekrutan,
pengembangan, pengelolaan, dan pemberian kompensasi terhadap
karyawan.
 Manajer yang Mempunyai Perspektif
Manajemen Bakat
• 1. memperlakukan aktivitas manajemen bakat seperti perekrutan dan
pelatihan sebagai hal berintegrasi dan berkaitan. Memiliki karyawan
yang ketrampilan tinggi sangat tergantung pada perekrutan,
pelatihan dan kompensasi dan pengujian pelamar.
• 2. memastikan bahwa semua keputusan manajemen bakat, misal
penyusunan staf, pelatihan dan pengupahan terarah pada sasaran.
• 3. secara konsisten menggunakan “profil/model” ketrampilan,
pengetahuan, staf, pelatihan dan perilaku (kompetensi) manusia yang
dibutuhkan yang sama untuk merumuskan rencana perekrutan dan
untuk mengambil keputusan seleksi, pelatihan, penilaian, dan
kompensasi untuknya.
• Misal mendesain aplikasi perangkat lunak yang kompleks adalah
ketrampilan teknisi perangkat lunak yang dibutuhkan, ajukan
pertanyaan wawancara untuk menilai kandidat pada ketrampilan ini;
latih karyawan tersebut untuk meningkatkan ketrampilan ini;
kemudian nilai dan beri kompensasi orang tersebut berdasarkan
kecakapannya.
• 4. secara aktif melakukan segmentasi dan mengelola karyawan.
• 5. secara aktif mengoordinasikan atau mengintegrasikan fungsi
manajemen bakat yang telah berjalan seperti perekrutan dan
pelatihan.
 Dasar-dasar Analisis Pekerjaan
• Manajemen bakat dimulai dengan memahami pekerjaan apa yang
perlu diisi dan ciri-ciri manusia dan kompetensi karyawan seperti apa
yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut secara efektif.
Disini manajemen melakukan desain pekerjaan yakni menetapkan
kegiatan-kegiatan kerja seseorang individu atau kelompok karyawan
secara organisasional.

• Analisis pekerjaan (job analysis) adalah prosedur yang anda gunakan

untuk menentukan tugas dari posisi dalam perusahaan dan
karakteristik orang yang harus dipekerjakan untuknya.
• Analisis pekerjaan menghasilkan informasi untuk menulis:
• 1. deskripsi pekerjaan (job descriptions) yakni daftar yang berisi apa
yang diminta oleh pekerjaan tersebut.
• 2. spesifikasi pekerjaan/spesifikasi orang (job specifications) yakni
jenis orang yang harus dipekerjakan untuk pekerjaan tersebut.
• 3. evaluasi pekerjaan/job evaluation yakni penetapan dari nilai suatu
pekerjaan terhadap suatu organisasi untuk menentukan
kompensasi/upah.
• Supervisor/penyelia/spesialis sumber daya manusia biasanya
mengumpulkan satu atau lebih informasi berikut ini melalui analisis
pekerjaan:
• 1. aktivitas kerja -> informasi mengenai aktivitas kerja aktual dari
pekerjaan tersebut, seperti membersihkan, menjual, mengajar atau
melukis. Daftar ini juga mencakup bagaimana, mengapa, dan kapan
pekerja melakukan setiap aktivitas tersebut.
• 2. perilaku manusia -> informasi mengenai perilaku manusia yang
dibutuhkan pekerjaan tersebut, seperti merasakan,
mengkomunikasikan, mengangkat berat, atau berjalan jarak jauh.
• 3. mesin, alat-alat, perlengkapan dan bantuan kerja -> informasi
mengenai alat-alat yang digunakan, material yang diproses,
pengetahuan yang ditangani atau ditetapkan seperti keuangan dan
hukum dan layanan yang diberikan seperti memberikan penyuluhan
atau mereprasi.
• 4. standar kerja -> informasi mengenai standar kerja pekerjaan
tersebut dalam tingkat kuantitas atau kualitas untuk setiap tugas.
• 5. konteks pekerjaan -> informas mengenai kondisi kerja fisik, jadwal
kerja, insentif, jumlah orang yang akan berinteraksi dan
berkomunikasi.
• 6. persyaratan personel -> informasi mengenai pengetahuan dan
ketrampilan misal pendidikan, pengalaman dan pelatihan serta
atribut personal yang dipersyaratkan misal kecerdasan, kepribadian
dan minat.
Kegunaan Informasi Analisis Pekerjaan
• Mengapa analisis pekerjaan penting? Jawabnya karena analisis
pekerjaan mendukung hampir semua aktivitas manajemen sumber
daya manusia.
• Kegunaan informasi analisis pekerjaan, sebagai berikut:
• 1. untuk perekrutan dan seleksi -> informasi mengenai tugas yang
diminta oleh pekerjaan dan karakteristik manusia yang dibutuhkan
untuk melakukan aktivitas ini guna membantu manajer memutuskan
tipe orang yang harus direkrut.
• 2. untuk pemenuhan pimpinan organisasi -> analisis pekerjaan
menjadi krusial dan berfungsi untuk memvalidasi semua praktek
utama sumber daya manusia. Misal pemberi kerja harus mengetahui
fungsi esensial dari setiap pekerjaan yang pada gilirannya
membutuhkan analisis pekerjaan.
• 3. untuk penilaian pekerjaan -> penilaian kinerja membandingkan
kinerja aktual setiap karyawan dengan standar tugas dan kinerja.
Manajer menggunakan analisis pekerjaan untuk mempelajari apa saja
tugas dan standar ini.
• 4. untuk kepentingan kompensasi -> kompensasi seperti gaji dan
bonus biasanya bergantung pada tingkat ketrampilan dan pendidikan
yang dibutuhkan oleh pekerjaan, ancaman keselamatan, tingkat
tanggung jawab – semua faktor ini anda nilai melalui analisis
pekerjaan.
• 5. untuk kepentingan pelatihan -> deskripsi pekerjaan menyebutkan
tugas spesifik dan ketrampilan yang dipersyaratkan oleh pekerjaan
sehingga dapat menentukan jenis pelatihan yang dibutuhkan untuk
pekerjaan tersebut.
Langkah-langkah dalam Melakukan
Analisis Pekerjaan
• Terdapat enam langkah dalam melakukan analisis pekerjaan, sebagai
berikut:
• 1. memutuskan bagaimana anda akan menggunakan informasi
tersebut. -> beberapa teknik pengumpulan data, a.l. wawancara
karyawan berguna untuk menulis deskripsi pekerjaan., teknik lain
kuisioner berguna untuk analisis posisi yang akan kita deskripsikan,
memberikan peringkat numerik untuk setiap pekerjaan, peringkat ini
digunakan untuk membandingkan pekerjaan-pekerjaan untuk tujuan
kompensasi.
• 2. meninjau informasi latar belakang yang releven seperti bagan
organisasi dan bagan proses.

• Bagan organisasi (organization chart) adalah bagan yang

memperlihatkan divisi kerja seluruh organisasi serta posisi pekerjaan
didalam organisasi secara keseluruhan serta garis-garis saling
berhubungan menunjukan siapa melapor kepada siapa dan dengan
siapa pemegang pekerjaan tersebut berkomunikasi.
• Bagan proses (process chart) adalah bagan aliran kerja yang
memperlihatkan aliran masukan dan keluaran dari suatu pekerjaan
tertentu.
• Dari bagan organisasi dan bagan proses muncul pertanyaan apakah
cara pekerjaan berhubungan dengan pekerjaan lainnya beralasan?
Untuk menjawab pertanyaan ini manajer dapat melakukan analisis
aliran kerja.
• Analisis aliran kerja (workflow analysis) adalah studi terperinci
mengenai aliran kerja dari suatu pekerjaan ke pekerjaan lain dalam
suatu proses kerja.
• Rekayasa proses bisnis (business process reengineering) berarti
mendesain ulang proses bisnis, biasanya dengan mengkombinaskan
langkah-langkah sehingga tim-tim proses kecil multifungsi yang
menggunakan teknologi informasi melakukan pekerjaan yang
sebelumnya dilakukan oleh departemen yang berurutan.
• Tujuan rekayasa proses bisnis a.l. :
• 1. untuk mengidentifikasi suatu proses bisnis yang akan didesain
ulang.
• 2. mengukur kinerja proses yang ada.
• 3. mengidentifikasi untuk meningkatkan proses bisnis.
• 4. mendesain ulang dan menerapkan cara baru untuk melakukan
pekerjaan tersebut.
• Alasan dilakukan desain ulang pekerjaan yakni:
• 1. pekerjaan yang dilakukan “merendahkan martabat”.
• 2. pekerja melakukan pekerjaan dengan baik jika diawasi secara ketat
oleh manajer.
• 3. para pekerja tidak termotivasi.
• Desain ulang pekerjaan menggunakan metode seperti perluasan
pekerjaan, rotasi pekerjaan, dan pengayaan pekerjaan.
• Perluasan pekerjaan (job enlargement) berarti memberikan aktivitas
tambahan pada tingkat yang sama kepada pekerja. missal pekerja
yang sebelumnya hanya memasang baut tempat duduk sekarang
dapat memasang sandarannya juga.
• Rotasi pekerjaan (job rotation) berarti secara sistimatis
memindahkan pekerja dari satu pekerjaan ke pekerjaan lainnya.
• Pengayaan pekerjaan (job enrichment) yakni mendesain ulang
pekerjaan dengan cara yang dapat meningkatkan kesempatan bagi
pekerja untuk mengalami rasa tanggung jawab, pencapaian,
pertumbuhan dan pengakuan.
• Cara-cara manajer memperkaya pekerjaan, sebagai berikut:
• 1. membentuk kelompok kerja alamiah -> misal membuat sebuah tim
bertanggung jawab terhadap sekelompok kerja yang dapat
diidentifikasi.
• 2. menggabungkan tugas -> memberikan kepada seseorang merakit
sebuah produk dari awal sampai akhir, yang dulu dikerjakan oleh
orang berbeda secara terpisah.
• Membentuk hubungn klien -> membiarkan pekerja melakukan kontak
sesering mungkin dengan klien dari pekerjaan orang tersebut.
• 4. mengisi pekerjaan secara vertikal -> membuat pekerja
merencanakan, menjadwalkan, mengatasi kesulitan dan
mengendalikan pekerjaan.
• 5. membuka saluran timbal balik -> mencari cara yang lebih banyak
dan lebih baik bagi pekerja untuk mendapatkan umpan balik yang
cepat.
• Langkah 3. memilih posisi representative -> manajer pada titik
tertentu harus memilih posisi tertentu untuk difokuskan. Misal
perusahaan perakitan mempekerjakan 200 orang tk. Maka untuk
menganalis pekerjaan perakitan tidak mengambil sampel 10 orang
pekerja, melainkan harus menganalis jumlah pekerjanya 200 orang
itu.
• Langkah 4. menganalisis pekerjaan secara actual ->
• Langkah 5. memverivikasi informasi pekerjaan dengan pekerja yang
melakukan pekerjaan tersebut dan dengan penyelia langsungnya ->
langkah kelima membantu menginformasikan secara faktual benar
dan lengkap untuk membantu mendapatkan penerimaaan.
• Langkah 6. mengembangkan deskripsi pekerjaan dan spesifkasi
pekerjaan -> deskrispsi pekerjaan menyebutkan tugas, aktivitas dan
tanggung jawab dari pekerjaan tersebut. Spesifikasi pekerjaan
merangkum kualitas, ciri-ciri, ketrampilan dan latar belakang personal
yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan.
Metode untuk Mengumpulkan Informasi
Analisis Pekerjaan
• Hasil yang paling penting dari analisis pekerjaan adalah deskripsi
pekerjaan.
• Deskripsi pekerjaan adalah pernyataan tertulis mengenai apa yang
sebenarnya dilakukan pekerja, bagaimana ia melakukannya,
bagaimana kondisi kerja dari pekerjaan tersebut.
• Deskripsi pekerjaan meliputi:
• 1. identifikasi pekerjaan, 2. rangkuman pekerjaan, 3. tanggungjawab
dan tugas, 4. otoritas pemegang jabatan, 5. standar kerja, 6. kondisi
kerja, 7. spesifikasi pekerjaan.
• Identifikasi pekerjaan berisi informasi jabatan pekerjaan yang
sifatnya exempt atau nonexemt (dibebaskan atau tidak dibebaskan)
missal posisi-posisi tertentu terutama administrasi dan professional
dibebaskan dari ketentuan upah lembur. Selain itu identifikasi
pekerjaan berisi informasi tanggal yakni tanggal deskripsi pekeejaan
yang disetujui.
• Rangkuman pekerjaan harus merangkum inti dari pekerjaan dan
hanya meliputi aktivitas utama.
• Tanggungjawab dan tugas menghadirkan daftar tanggungjawab dan
tugas dari pekerjaan serta mendefinisikan batas otoritas pemegang
pekerjaan.
• Standar kerja dan kondisi kerja berisi informasi standar yang
diharapkan perusahaan dicapai oleh karyawan untuk setiap tugas dan
tanggungjawab utama dalam deskripsi pekerjaan.
• Spesifikasi pekerjaan menunjukan jenis orang seperti apakah yang
harus direkrut dan untuk kualitas apakah anda harus menguji orang
tersebut.
• Spesifikasi untuk personel terlatih versus tidak terlatih.
• -> spesifikasi karyawan terlatih: lama masa kerja sebelumnya, mutuh
pelatihan yang relevan, kinerja dipekerjaan sebelumnya.
• -> spesifikasi karyawan tidak terlatih: menetapkan kualitas missal ciri
fisik, kepribadian, minat, ketrampilan untuk dapat dilatih.
• Spesifikasi berdasarkan pada penilaian.
• Sebagian besar spesifikasi pekerjaan mencerminkan dugaan ilmiah
dari orang-orang missal supervisor/penyelia dan manajer sumber
daya manusia. Prosedur dasarnya di sini adalah untuk menanyakan
“apakah yang dibutuhkan dalam hal pendidikan, inteligensi, pelatihan
untuk melaksanakan pekerjaan itu dengan baik? Bagaimana
membuat dugaan ilmiah? Caranya ulaslah tugas pekerjaan itu,
kemudian menyimpulkan ciri-ciri personel dan ketrampilan yang
dibutuhkan, atau memilih ciri-ciri personal dan ketrampilan dari
kompetensi yang disebutkan dalam deskripsi pekerjaan.
• Spesifikasi pekerjaan berdasarkan analisis statistik.
• Tujuan spesifikasi pekerjaan berdasarkan statistik adalah 1. untuk
menentukan secara statistik hubungan antara jumlah predikator (ciri-
ciri manusia missal tinggi badan, inteligensi atau ketangkasan jari)
dengan sejumlah indicator atau kriteria dari efektivitas pekerjaan
misal kinerja yang dinilai oleh penyelia/supervisor.
• Matriks Persyaratan Pekerjaan.
• Matriks persayaran kerja, meliputi
• 1.tugas utama dari pekerjaan,
• 2. tujuan dari setiap tugas, serta
• 3. pengetahuan dan ketrampilan yang harus dimiliki sesorang untuk
melakukan tugas.
• Persyaratan tugas adalah artikel tertulis (task statement)
memperlihatkan apa yang dilakukan pekerja pada suatu tugas
pekerjaan tertentu, bagaimana pekerja melakukannya, pengetahuan,
ketrampilan, dan bakat yang diperlukan untuk melakukannya dan
tujuan dari tugas tersebut.
• Langkah pertama untuk menciptakan matriks persyaratan pekerjaan
adalah menulis sebuah pernyataan tugas, misal 12 tugas. Setiap
pernyataan tugas memperlihatkan: apa yang dikerjakan, bagaimana
mengerjakan, pengetahuan, ketrampilan dan bakat apa yang
diperlukan untuk mengerjakan.
• Langkah kedua analisis pekerjaan mengambil 12 pernyataan tugas
yang dihasilkan, kemudian dikelompokan menjadi empat tugas
pekerjaan utama.
• Langkah ketiga analisis pekerjan menyusun semua informasi ini dalam
sebuah matriks persyaratan pekerjaan.
• Langkah-langkah diatas, memperlihatkan matriks persyaratan
pekerjaan (job requirements matrix) memberikan gambaran yang
lebih lengkap mengenai apa, bagaimana dan mengapa seorang
pekerja melakukan pekerjaan dengan pengetahuan, ketrampilan, dan
kemampuan yang ia miliki.
• Daftar pengetahuan, ketrampilan, kemampuan, dan karakteristik
lainnya yang dibutuhkan oleh setiap tugas, berguna bagi keputusan
seleksi, pelatihan dan penilaian.
Menggunakan Model dan Profil dalam
Manajemen Bakat
• Pemberi kerja/vendor menggunakan model dan profil dalam
manajemen bakat khususnya dengan menciptakan profil untuk tiap-
tiap pekerjaan mereka. Tujuan dari penciptaan profil adalah untuk
menciptakan deskripsi terperinci mengenai apa yang dibutuhkan
untuk mendapatkan kinerja yang baik dalam pekerjaan. Dalam hal
kompetensi atribut personel, pengetahuan dan pengalaman
dibutuhkan.
• Analisis pekerjaan berbasis kompetensi berarti mendeskripsikan
pekerjaan dalam hal kompetensi keprilakuan yang dapat diamati dan
diukur yang harus ditampilkan oleh karyawan untuk melakukan
pekerjaan tersebut dengan baik.
Kompetensi Dasar / Profil Pekerjaan
Manajer SDM
• 1. kompetensi personal meliputi :
• berperilaku secara etis,
• memberikan penilaian yang baik, berdasarkan bukti,
• menetapkan dan mencapai sasaran,
• mengelola tugas secara efektif,
• berkembang secara personal.
• 2. kompetensi interpersonal meliputi:
• berkomunikasi secara efektif,
• menjalankan kepemimpinan,
• bernegosiasi secara efektif,
• memotivasi orang lain,
• bekerja secara produktif dengan orang lain.
• 3. kompetensi sumber daya manusia/bisnis/manajemen meliputi:
• menerapkan system SDM yang efektif,
• menganalisis laporan keuangan,
• strategi ketrampilan,
• mengelola vendor/pemberi kerja.