Masa Bhakti 2021/2022

08 April 2022
Administrasi
 berasal dari kata; Ad & Ministrare.
 yang dapat didefinisikan sebagai kegiatan
yang menunjang pelaksanaan
pemerintahan/organisasi.
 kegiatan-kegiatan administrasi yang
dimaksud, dilakukan untuk menunjang
kelancaran pelaksanaan tugas pokok
sebuah pemerintahan/organisasi.
 dalam hal ini organisasi yang dimaksud
adalah OSIS; Organisasi Siswa Intra
Sekolah.
 Administrasi pada sebuah organisasi
merupakan darah yang berfungsi untuk
mengirimkan sari-sari makanan ke seluruh
organ tubuh.
 Apabila pelaksanaan administrasi kurang
baik, maka dapat mengurangi hemoglobin
dalam darah yang sehingga menjadikan
organisasi tidak mampu melaksanakan
tugas-tugas pokoknya secara optimal.
Proses Dokumen Organisasi
 Pengertian Dokumen;
 semua catatan tertulis baik tercetak maupun tidak tercetak
 surat, akte, piagam, bahan rekaman untuk memberi keterangan
 warkat asli yang digunakan untuk mendukung suatu keterangan

 Segi fungsi dokumen;

 dokumen Dinamis; dokumen digunakan secara langsung dalam
proses penyelesaian pekerjaan,
 dokumen Statis; dokumen yg tidak secara langsung digunakan
dalam penyelesaian pekerjaan.

 Penyimpanan dokumen;
 penyimpanan dokumen merupakan hal paling URGEN,
 untuk setiap dokumen dicatat dan disimpan sesuai dengan
karakteristik dokumen itu sendiri
 untuk surat disimpan dengan menggunakan sistem kearsipan
yang berlaku, difile dalam folder, jangan disimpan di tempat yang
panas atau lembab
 Dasar Surat Menyurat
Peranan Surat;
 Sebagai Duta/Wakil sebuah Organisasi; surat
sebagai wakil organisasi menunjukkan mentalitas
jiwa dan kondisi intern dari organisasi yang
bersangkutan.

 Bukti Otentik; surat dapat dijadikan sebagai butki

tertulis “hitam di atas putih” apabila terjadi
perselisihan atau untuk pembuktian lebih lanjut.

 Pedoman untuk melakukan suatu tindakan.

 Alat pengingat atau berfikir; artinya bahwa surat

yang pernah dibuat dan diarsipkan dapat digunakan
sebagai bahan pertimbangan atau mengetahui hal-
hal yang pernah dilakukan.
Bagian-bagian Surat
 Kepala surat
 Nomor surat
 Tanggal surat
 Lampiran
 Perihal surat
 Alamat yang dituju
 Salam pembuka
 Isi surat
 Salam penutup
 Nama organisasi yang mengeluarkan surat
 Jabatan penandatangan surat
 Tanda tangan dan nama terang penanggungjawab surat
 Tembusan (apabila diperlukan)
Kepala Surat
 Nama instansi, organisasi, badan atau lembaga
 Alamat lengkap; jalan, nomor, telepon, kota, kode pos
 Logo organisasi

Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga Daerah Kabupaten Nganjuk

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 2 NGANJUK
ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH (OSIS)
Jalan Lawu 3, Telepon (0358) 321951, Nganjuk 64419
Nomor Surat
 Nomor surat mengikuti pembakuan yang sudah
ditetapkan
 Menyertakan inisial/keterangan organisasi untuk
menspesifikasikan surat

Contoh;

Nomor : 005/xxx/411.405.302/OSIS/2009
Tanggal Surat
 Menyebutkan tanggal pembuatan surat
 Penulisan nama bulan dengan huruf, lengkap dan
sesuai dengan ejaan yang disempurnakan
 Apabila sudah ada kepala surat, tidak perlu
menyebutkan kota.

Contoh;

10 Oktober 2009
Alamat Surat
 Diawali dengan kata Kepada
 Alamat yang dituju diawali dengan kata Yth.
 Penulisan alamat diusahakan lengkap dan jelas untuk
menghindari salah alamat

Contoh;

Kepada
Yth. Bpk. Dian Diawan, S.Pd.I
di
Tempat

Kepada
Yth. Pengurus OSIS SMA PLUS AL-FALAH
Jalan Cikuda-Nanggerang KM. 2
Jatinangor 45363
Isi Surat
 Sebelumnya ada salam pembuka “Dengan
hormat,”
 Disusun dengan menggunakan kata-kata
yang menarik perhatian, mengarahkan pada
maksud surat.
 Memperhatikan ejaan, tanda-tanda baca
dan aturan penulisan yang benar,
 Ditutup dengan salam “Hormat kami,”
Nama Organisasi yang mengeluarkan surat
Jabatan penandatangan surat

Contoh:

Pengurus OSIS MTs Al-Falah Cileles

Ketua Sekretaris,

KOKO ROBERT

Mengetahui
Kepala …………..,

Hj. LILIS. HR, S.Ag

Penata
NIP. 19680311 200604 2 002
Pengurusan Surat

 Proses surat masuk dengan buku

Agenda
 Penerimaan surat; diteliti ketepatan
alamat dan menandatangani ekspedisi
 Penyortiran untuk menentukan prioritas
penanganannya
 Pencatatan kedalam buku agenda
 Pengarahan surat dan penyampaian
surat
 Penyimpanan ke dalam folder masuk
 BUKU AGENDA SURAT MASUK

Nomor Tanggal Tanggal No

No Asal Surat Isi surat
Surat surat diterima agenda
 Proses surat keluar dengan buku
Agenda

 Pembuatan konsep surat

 Pengetikan surat
 Pentaklikan, pengecekan kebenaran
surat
 Pencatatan kedalam buku agenda
 Pelipatan surat
 Penyampulan surat
 Pengiriman surat dengan menggunakan
buku EKSPEDISI
 Penyimpanan arsip surat keluar.
 BUKU AGENDA SURAT KELUAR

Nomor Tanggal Lampiran

No Alamat Surat Isi surat Kode
Surat surat surat

BUKU EKSPEDISI SURAT KELUAR

Nomor
Tanggal Dikirim kepada Tanda tangan
Surat
Selamat Bertugas
 Semoga selalu mendapat rahmat
dan petunjuk-NYA
 Kullukum Roin
 Wa kullu roin mas’ulun an roiyatih
 Setiap kita adalah pemimpin
 Dan setiap pemimpin akan dimintai
pertanggungjawaban
kepemimpinannya
 Jadikan Pribadi OSIS menjadi
USWAH baik bagi yang lain
SUKSES BERSAMA ANDA…
Wassalaamu’alaikum
warohmatullahi ta’ala
wabarokatuh