PRAKTIK KERJA LAPANGAN II

“ Sistem dan Prosedur Manajemen Unit Rekam Medis Serta

Pengelolaan Statistik Puskesmas di Bagian Rekam Medis Puskesmas
Depok III “

Anggota :
Sephia Salwa (20134001)
A’athifah Dwi L (20134019)
Arima Muladi (20134025)
 TUJUAN KHUSUS

a. Mengetahui sistem dan alur penerimaan pasien rawat jalan, rawat darurat dan rawat
inap.
b. Mengetahui sistem penomoran dan sistem penamaan pada penerimaan pasien.
c. Mengetahui sistem dan alur penyimpanan dan pengembalian berkas rekam medis.
d. Mengetahui penggunaan SIMPUS.
e. Mengetahui sistem klasfikasi penyakit dan tindakan pada kasus yang beruhubungan
dengan pengindraan, syaraf dan gangguan jiwa dan perilaku, sistem genitourinary dan
reproduksi, cardiovascular, resporasi, digestive.
f. Mengetahui sistem penyusutan dan jadwal retensi berkas rekam medis.
g. Mengidentifikasi sistem pelaporan.
h. Mengetahui sistem pengumpulan pengolahan dan penyiapan berkas rekam medis.
i. Mengetahui alur pembuatan surat keterangan medis (asuransi, visum et repertum,
dsb).
j. Mengetahui alur dan proses penyelesaian klaim BPJS.
 Alur Penerimaan Pasien Rawat Jalan
Mulai

Pasien Datang

Screening Ya
Pasien Pasien mengambil nomor antrian ke
klinik Ispa
Sehat Sc

Tidak

Pasien menggambil nomor

Pendaftaran
antrian sesuai klinik yang
akan di tuju

BPJS Tidak Kasir

Aktif

Menunggu panggilan klinik

Ya
tujuan

Selesai
Alur Penerimaan Pasien Gawat Darurat
 SISTEM PENOMORAN DAN PENAMAAN

SISTEM PENOMORAN
• Sistem penomoran menggunakan sistem UNS ( Unit Numbering System).
• Setiap pasien yang mendaftar hanya mendapatkan satu nomor rekam medis dan akan
dipakai untuk selamanya
SISTEM PENAMAAN
• Penamaan berdasarkan identitas KTP ,Sedangkan yang belum mempunyai KTP
bisa disesuaikan dengan Kartu Keluarga (KK), Kartu anak, Kartu pelajar/ Kartu
Identitas lainnya
• Untuk penamaan di map rekam medis terdapat Nama KK, Alamat, dan Nomor
Rekam Medis. Untuk satu anggota keluarga yang sama, formulir dimasukkan ke
dalam berkas rekam medis sesuai kepala keluarga yang pernah berobat di
Puskesmas Depok III
SISTEM PENYIMPANAN & PENGEMBALIAN BERKAS
Sistem Penyimpanan Berkas
• Sistem Paperless
Penyimpanan sistem paperless, dimana penyimpanan data pasien telah terinput pada
simpus .
• Sistem Manual
Penyimpanan berkas menggunakan sistem Family Folder
Sistem Pengembalian Berkas
• Pengembalian berkas rekam medis Puskesmas Depok III untuk berkas manual
setelah pasien selesai pengobatan, berkas dikembalikan ke instalasi rekam medis di
ruang penyimpanan, kemudian akan disimpan kembali sesuai urutan penyimpanan
oleh petugas penyimpanan.
• Berkas rekam medis dengan sistem paperless, setelah pasien selesai melakukan
pengobatan maka segala catatan rekam medis diinputkan ke simpus Puskesmas
Depok III dan tersimpan di database tanpa perlu melakukan pengembalian berkas
ke instalasi rekam medis.
 PENGGUNAAN SIMPUS
Penggunaan simpus di Puskesmas Depok III untuk mengentry data pasien
mulai dari pendaftaran, registrasi, pemeriksaan (diagnosis) serta pengobatan
pasien. Puskesmas Depok III menggunakan SIMPUS JOJO untuk daerah
sleman.
Klasifikasi Penyakit & Kode Tindakan

Sistem klasifikasi penyakit di Puskesmas Depok III sudah dientry oleh

dokter yang memberikan pelayanan kepada pasien. Dokter memasukkan
diagnosa ke Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) karena sudah
menggunakan sistem komputerized (paperless).
 
SISTEM PENYUSUTAN DAN RETENSI BERKAS REKAM
MEDIS

Sistem penyusutan berkas rekam medis adalah salah satu upaya yang
dilakukan oleh pihak puskesmas dengan tujuan mengurangi peumpukan
berkas rekam medis diruang penyimpanan. Sebelum menggunakan paperless,
retensi di Puskesmas Depok III dilakukan setiap 2 tahun sekali, terakhir
dilakukan di tahun 2019.
 ALUR PENERIMAAN BPJS
MULAI

PASIEN DATANG

YA

SCREENING PASIEN MENGAMBIL NOMOR

PASIEN SEHAT ANTRIAN KLINK ISPA

TIDAK
PASIEN MENGAMBIL NOMOR
ANTRIAN SESUAI DENGAN PENDAFTARAN
POLIKLINIK

TIDAK
BPJS AKTIF
KASIR

YA

MENUNGGU
PANGGILAN KLINIK

PEMERIKSAAN

SELESAI
 SISTEM PELAPORAN

Laporan Bulanan Laporan Mingguan Laporan Tahunan

• LB 1 ( Data Penyakit) • Laporan 10 besar • Data Kepegawaian

• LB 2 ( Data Obat) penyakit • Data dasar puskesmas
• LB 3 ( Data Gizi ) • Laporan kunjungan • Data perawatan
• LB 4 ( Data Kunjungan ) pasien ke Puskesmas
 SISTEM PENGUMPULAN, PENGOLAHAN, DAN PENYAJIAN
LAPORAN

Pengumpulan
Setiap unit penanggung program memberikan laporan
kepada penanggung jawab SP2TP. Data dari simpus dan
manual disetorkan ke DinKes Kab. Sleman untuk divalidasi. Penyajian
Penyajian laporan dari petugas
Pengolahan penganggung jawab SP2TP di Puskesmas

Depok III berupa tabel laporan.

Dimulai dengan laporan bulanan sesuai kasus, laporan
puskesmas induk serta laporan dari puskesmas keliling , data
kemudian diolah oleh petugas menggunakan Excel, Google
Drive dan Sistem ELB1.
ALUR PEMBUATAN SURAT KETERANGAN MEDIS
MULAI

PASIEN DATANG

PENDAFTARAN

KASIR

PEMERIKSAAN KLINIK UMUM

MEMBUAT SURAT KETERANGAN SEHAT

BAGIAN INFORMASI KETERANGAN SEHAT

PASIEN PULANG

SELESAI
 ALUR KLAIM BPJS
Alur dan proses klaim BPJS Pemeriksaan KIA ( Anc, Kb Suntik, Kb IUD / Spiral) dan GDP
MULAI

BERKAS RM DARI POLIKLINIK KIA & GDP

DIKUMPULKAN DI PENDAFTARAN & DI

URUTKAN

DI ENTRI DI SISTEM P-CARE

MEMBUAT KUITANSI SESUAI JUMLAH KLAM

MEMBUAT SURAT PERNYATAAN

TANGGUNG JAWAB MUTLAK KLAIM BPJS

SELESAI
 SARAN
1. Sebaiknya untuk berkas yang belum menggunakan system paperless untuk
diberi tracer dalam proses pengambilan berkas rekam medis agar lebih
mudah dalam pengembalian berkas ke ruang penyimpanan.
2. Sebaiknya untuk mengganti sampul berkas rekam medis manual yang sudah
rusak dengan sampul yang baru agar nama dan nomor rekam medis tidak ikut
rusak atau hilang oleh sampul yang telah sobek maupun pudar warna dan
tulisan.
TERIMA KASIH