BAB XII

MANAJEMEN PERSEDIAAN
A. MANAJEMEN PERSEDIAAN JUST-IN-CASE

• Manajemen persediaan penting untuk membentuk keunggulan kompetitif

jangka panjang. Tingkat persediaan memengaruhi harga jual, kualitas,
perekayasaan produk, kapasitas menganggur, waktu lembur, kemampuan
merespons permintaan pelanggan, waktu tunggu, dan profitabilitas secara
keseluruhan.
• Umumnya, perusahaan yang mempunyai tingkat persediaan lebih tinggi
daripada para pesaingnya cenderung mempunyai posisi kompetitif yang
lebih buruk.
• Manajemen persediaan berhubungan kuat dengan kemampuan
perusahaan untuk menghasilkan kas sekarang dan masa mendatang.
Kebijakan manajemen persediaan telah menjadi suatu alat untuk bersaing.
 Biaya Persediaan
• Apabila permintaan terhadap persediaan yang diperoleh dari
pemasok dapat diketahui dengan pasti untuk suatu periode tertentu,
maka terdapat dua macam biaya yang berhubungan dengan
persediaan, yaitu biaya pemesanan (ordering costs), dan biaya
penyimpanan (carrying costs). Jika persediaan diproduksi secara
internal, maka terdapat dua biaya, yaitu biaya setup dan biaya
penyimpanan.
• Biaya setup (setup costs) adalah biaya untuk penyiapan peralatan dan
fasilitas agar dapat digunakan memproduksi suatu produk atau
komponen tertentu. Misalnya, upah karyawan produksi menganggur,
biaya fasilitas produksi menganggur, dan biaya pengujian.
• Biaya penyimpanan adalah biaya yang timbul karena
menyimpan persediaan. Misalnya, biaya asuransi
persediaan, biaya karena barang ketinggalan jaman, biaya
kesempatan karena modal tertanam dalam persediaan,
biaya penanganan bahan, dan biaya ruang penyimpanan.
• Jika permintaan tidak diketahui dengan pasti, jenis biaya
yang ketiga muncul yaitu biaya stockout. Biaya kehabisan
sediaan (stockout costs) adalah biaya yang terjadi karena
tidak tersedianya produk yang dipesan oleh pelanggan.
 Alasan Tradisional untuk Memiliki
Persediaan
• Biaya persediaan harus diminimalkan untuk tujuan pemerolehan
laba maksimal. Namun, minimalisasi biaya penyimpanan
menyebabkan peningkatan frekuensi pemesanan dan berproduksi
dalam jumlah yang kecil, sedangkan minimalisasi biaya pemesanan
menyebabkan pemesanan dalam jumlah besar dengan frekuensi
pemesanan yang lebih sedikit, atau minimalisasi biaya setup
mengakibatkan periode produksi yang lebih lama dengan frekuensi
order produksi yang lebih sedikit Jadi, minimalisasi biaya
penyimpanan mendorong jumlah unit persediaan nol atau kecil,
dan minimalisasi biaya pemesanan atau setup mendorong jumlah
unit persediaan yang lebih besar.
• Persediaan bahan baku atau suku cadang sering dipandang perlu
karena adanya ketidakpastian penawaran.
• Persediaan bahan baku atau suku cadang diperlukan untuk
memelihara kelancaran arus produksi apabila terjadi keterlambatan
atau kegagalan pengiriman yang dapat terjadi karena adanya
pemogokan, cuaca buruk, atau kebangkrutan Pemasok
• Proses produksi yang belum andal dapat menimbulkan permintaan
untuk berproduksi lebih banyak untuk keperluan persediaan
tambahan.
• Persediaan juga diperlukan untuk mengantisipasi kemungkinan
kegagalan mesin produksi sehingga perusahaan mampu memelihara
kontinuitas pengiriman produk kepada pelanggan.
• Perusahaan dapat menyiapkan jumlah unit persediaan di atas
normal untuk memperoleh manfaat berupa diskon karena
pembelian bahan yang lebih banyak atau untuk mengantisipasi
kemungkinan kenaikan harga bahan.
• Berikut ini adalah alasan-alasan mengapa perusahaan mengadakan
persediaan.
1. Untuk menyeimbangkan biaya pemesanan atau setup dengan biaya
penyimpanan.
2. Untuk memuaskan permintaan pelanggan, misalnya pengiriman yang
tepat waktu.
3. Untuk menghindari kemungkinan kegagalan produksi karena:
1. kegagalan mesin;
2. suku cadang atau bahan yang tidak memenuhi spesifikasi;
3. ketidaksediaan bahan atau suku cadang;
4. keterlambatan pengiriman bahan atau suku cadang oleh pemasok.
4. Sebagai cadangan terhadap proses produksi yang tidak andal.
5. Untuk memperoleh keuntungan berupa diskon karena membeli dalam
kuantitas yang lebih banyak.
6. Untuk mengantisipasi kemungkinan kenaikan harga bahan atau suku
cadang.
Economic Order Quantity: Model Persediaan
Tradisional
Dalam pengembangan kebijakan yang
berhubungan dengan persediaan, perusahaan
harus mampu menjawab dua pertanyaan
berikut ini.
1. Berapa banyak jumlah unit bahan atau suku
cadang yang harus dipesan atau diproduksi?
2. Kapan suatu pesanan atau aktivitas setup
dilakukan?
• Kuantitas Dipesan dan Total Biaya Pemesanan dan Penyimpanan. Apabila permintaan
diketahui dalam pemilihan kuantitas unit dipesan atau ukuran lot produksi, manajer harus
memerhatikan biaya penyimpanan dan biaya pemesanan atau pengesetan. pemesanan
atau pengesetan dan penyimpanan total dapat dihitung dengan rumus sebagai berikut.

• Keterangan:
• TC = Biaya pemesanan atau pengesetan dan biaya penyimpanan total
• P = Biaya memesan dan menerima pesanan atau biaya pengesetan suatu production run
• D = Jumlah yang diminta tahunan
• Q = Jumlah unit dipesan setiap kali suatu pesanan dipesan atau ukuran lot produksi
• C = Biaya penyimpanan suatu unit persediaan selama satu tahun
Sebagai ilustrasi berikut ini data yang relevan untuk penentuan biaya
persediaan pada suatu perusahaan reparasi barang-barang elektronik. Suku
cadang yang dibutuhkan dibeli dari luar perusahaan. Data yang diperoleh
disajikan berikut ini.
D = 20.000 unit
Q = 2.000 unit
P = Rp1.000 per pesanan
C = Rp40 per unit

Perhitungan:
1. Banyaknya pemesanan per tahun = D/Q = 20.000 unit/2.000 unit = 10
kali pemesanan.
2. Biaya pemesanan total = (D/Q) × P = 10 × Rp1.000 = Rp10.000.
3. Persediaan rata-rata = Q/2 = 2.000 unit/2 = 1.000 unit.
4. Biaya penyimpanan total = (Q/2) × C = 1.000 unit × Rp40 = Rp40.000.
5. Biaya persediaan total = Rp10.000 + Rp40.000 = Rp50.000.
• Pemilihan jumlah unit dipesan sebanyak 2.000 unit yang
menimbulkan biaya persediaan Rp90.000 belum tentu merupakan
pilihan yang terbaik, karena belum tentu merupakan jumlah unit
dipesan yang menimbulkan biaya persediaan yang terendah.
• Oleh karena tujuan manajemen persediaan adalah meminimalkan
biaya persediaan, maka model EOQ diperlukan. Model EOQ
merupakan suatu contoh push system. Dalam push system,
pemerolehan persediaan dipicu oleh antisipasi terhadap jumlah
yang diminta pelanggan pada masa mendatang, bukan reaksi
terhadap jumlah yang diminta pelanggan sekarang. Dengan
demikian, prediksi terhadap jumlah unit diminta (D) menjadi sangat
penting dalam analisis ini.
Apabila jumlah yang dipesan = Q = 1.000 unit maka:
1. banyaknya pemesanan per tahun = D/Q = 20.000 unit/1.000 unit = 20
kali pemesanan.
2. biaya pemesanan total = (D/Q) × P= 20 × Rp1.000 = Rp20.000.
3. persediaan rata-rata = Q/2 = 1.000 unit/2 = 500 unit.
4. biaya penyimpanan total = (Q/2) × C = 500 unit × Rp40 = Rp20.000.
5. biaya persediaan total = Rp20.000 + Rp20.000 = Rp40.000.
Jika jumlah unit dipesan sebanyak 1.000 unit, maka total biaya persediaan
adalah minimal yang ditandai dengan besaran biaya pemesanan
(Rp20.000), atau sama dengan biaya penyimpanan (Rp20.000).
 Reorder Poin
• Titik pemesanan kembali (reorder point) adalah tingkat
persediaan yang sebaiknya pemesanan kembali
dilakukan oleh perusahaan.
• Reorder point dipengaruhi oleh tingkat persediaan
minimal, EOQ, dan waktu tunggu (lead time). Waktu
tunggu adalah jangka waktu yang diperlukan untuk
menunggu datangnya EOQ sejak pemesanan dilakukan.
• Berikut ini penentuan reorder point jika perusahaan
menetapkan persediaan minimal.
Reorder point = Persediaan minimal + (Tingkat penggunaan
bahan rata-rata per hari × Waktu tungggu dalam hari).
• Persediaan minimal diperlukan untuk mengantisipasi
fluktuasi jumlah yang diminta oleh pelanggan. Persediaan
minimal dapat ditentukan dengan mengalikan kelebihan
tingkat penggunaan maksimum di atas tingkat penggunaan
rata-rata dengan waktu tunggu.

• Persediaan minimal = (Tingkat penggunaan bahan maksimal

per hari – Tingkat penggunaan bahan rata-rata per hari) ×
Waktu tunggu dalam hari Penentuan reorder point jika
perusahaan tidak menetapkan persediaan minimal adalah
sebagai berikut.
Reorder point = Tingkat penggunaan bahan per hari × Waktu
tunggu dalam hari
REORDER POINT GRAFIK
• Contoh:
• Jika diketahui bahwa tingkat penggunaan maksimum bahan baku
adalah 125 kg per hari, sedangkan tingkat penggunaan bahan baku
rata-rata adalah 100 kg per hari. Waktu tunggu adalah 4 hari.
• Persediaan minimal = (125 kg – 100 kg) × 4 hari = 100 kg.
• Reorder point = 100 kg + (100 kg × 4 hari) = 500 kg.
• Berdasarkan hasil perhitungan di atas, pemesanan kembali
dilakukan ketika tingkat persediaan bahan baku sebanyak 450 kg.
Peraga 12.1 menyajikan reorder point (ROP) dengan EOQ sebesar
1.000 kg, ROP sebesar 500 kg, persediaan minimal sebesar 100 kg,
dan waktu tunggu 4 hari.
 EOQ dan Manajemen Persediaan
• Pendekatan tradisional untuk mengelola persediaan disebut just-in-
case system. Dalam beberapa situasi, just-in-case system sesuai
kebutuhan, misalnya rumah sakit membutuhkan obat-obatan dan
perlengkapan medis yang harus tersedia sepanjang waktu untuk
mengendalikan situasi-situasi darurat. Penggunaan EOQ dan
persediaan minimal akan sangat masuk akal dalam lingkungan
semacam itu.
• Penerimaan obat yang penting untuk menolong korban serangan
jantung secara just-in-time adalah tidak praktis. Umumnya, toko-
toko pengecer, perusahaan manufaktur maupun jasa yang
berukuran kecil tidak mempuyai buying power yang cukup untuk
meminta kepada pemasok menerapkan pembelian secara just-in-
time.
 MANAJEMEN PERSEDIAAN JUST-IN-TIME

• Komunikasi dan transportasi maju telah berkontribusi secara

signifikan terhadap penciptaan kompetisi global. Kemajuan
teknologi telah berkontribusi terhadap semakin pendeknya siklus
kehidupan produk dan semakin bervariasinya produk di pasar.
• Perusahaan luar negeri mampu menghasilkan produk berkualitas
tinggi dan fitur-fitur spesifik dengan biaya rendah. Tekanan
kompetitif ini mendorong perusahaan untuk meninggalkan EOQ dan
mulai menggunakan pendekatan JIT.
• JIT mempunyai dua tujuan strategis, yaitu meningkatkan laba dan
memperbaiki posisi kompetitif perusahaan. Kedua tujuan ini dicapai
melalui pengendalian biaya, memperbaiki kinerja pengiriman, dan
memperbaiki kualitas.
• JIT menawarkan efisiensi biaya dan juga fleksibilitas dalam merespons
permintaan pelanggan terhadap kualitas produk yang lebih baik dan
variasi produk yang lebih banyak. Kualitas, fleksibilitas, dan efisiensi
biaya adalah prinsip-prinsip dasar untuk persaingan tingkat dunia.
• Penghilangan aktivitas tidak bernilai tambah selain merupakan tujuan
utama JIT, juga merupakan tujuan dasar perusahaan yang melakukan
perbaikan secara berkesinambungan. JIT tidak hanya sekadar
manajemen persediaan.
• Persediaan dipandang merepresentasi pemborosan karena di dalam
persediaan terikat kas, ruang, dan tenaga kerja. Persediaan juga
menyembunyikan ketidakefisienan produksi dan meningkatkan
kerumitan sistem informasi perusahaan.
• Jadi, walaupun JIT lebih berfokus pada manajemen persediaan, tetapi
pengendalian persediaan memberikan manfaat tambahan penting.
 Pull System
• JIT adalah pendekatan manufaktur yang memproduksi barang
berdasarkan permintaan yang sesungguhnya ada, bukannya
berproduksi dengan jadwal tetap berdasarkan pada proyeksi
permintaan.
• Dalam pull system, permintaan pelanggan menarik bahan
baku untuk masuk proses produksi.
• Prinsip yang sama digunakan dalam proses produksi. Setiap
aktivitas produksi hanya dilakukan jika diperlukan untuk
memenuhi permintaan aktivitas berikutnya.
• Salah satu akibat JIT adalah pengurangan persediaan pada
tingkat yang sangat rendah. Pencapaian tingkat persediaan
yang rendah penting untuk keberhasilan JIT.
• JIT menolak penggunaan persediaan sebagai solusi masalah-masalah
tersebut di atas.
• Pada kenyataannya, persediaan tidak hanya dipandang sebagai
pemborosan, tetapi juga dipandang berhubungan langsung dengan
kemampuan berkompetisi perusahaan.
• Persediaan tinggi merupakan sinyal keberadaan masalah kualitas
buruk, waktu tunggu yang lama, dan kinerja tenggat (due-date
performance) yang buruk.
• Manajemen persediaan JIT menawarkan solusi alternatif yang tidak
membutuhkan persediaan tinggi.
 Biaya Pemesanan dan Penyimpanan:
Pendekatan JIT

• JIT menggunakan pendekatan yang berbeda untuk meminimalkan

biaya pemesanan dan penyimpanan total. Pendekatan tradisional
memandang keberadaan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan
sebagai biaya yang seharusnya terjadi, dan kemudian berusaha
menemukan kuantitas pemesanan yang menyeimbangkan terbaik
kedua macam biaya tersebut.
• Di pihak lain, JIT tidak memandang biaya pemesanan sebagai suatu
yang diberikan (given), tetapi JIT berusaha untuk mengurangi biaya-
biaya tersebut menjadi nol.
• Kontrak Jangka Panjang, Pengisian Kembali Berkelanjutan, dan Electronic
Data Interchange. Biaya pemesanan dapat dikurangi dengan
mengembangkan hubungan yang dekat dengan pemasok.
• Para pengecer telah menemukan cara untuk mengurangi biaya pemesanan
dengan menggunakan teknik pengisian kembali berkelanjutan (continuous
replenishment).
• Dengan persetujuan pengisian kembali, produsen menerapkan fungsi
manajemen persediaan untuk pengecer.
• Proses pengisian kembali berkelanjutan dipermudah dengan EDI (electronic
data interchange). EDI memungkinkan pemasok mengakses database
pembeli secara online. EDI tidak menggunakan kertas, tidak menggunakan
faktur penjualan dan pesanan pembelian. Pemasok menggunakan jadwal
produksi yang ada dalam database untuk menentukan jadwal produksi dan
pengiriman kepada pembeli. Pada dasarnya, EDI merupakan perjanjian kerja
tertutup antara pemasok dengan pembeli.
• Pengurangan Jangka Waktu Pemesanan. Pengurangan
jangka waktu pemesanan meminta perusahaan untuk
mencari cara-cara yang lebih efisien dalam melakukan
pemesanan.
• Pengalaman menunjukkan bahwa pengurangan secara
dramatis jangka waktu pemesanan dapat dicapai.
• Dengan mengadopsi sistem JIT, jangka waktu pemesanan
dapat dikurangi. Keberhasilan pengurangan jangka
waktu pemesanan dapat berbeda di antara Perusahaan.
 Kinerja Tenggat (Due-Date): Solusi JIT

• Kinerja tenggat (due-date performance) adalah suatu ukuran kemampuan

perusahaan untuk merespons kebutuhan pelanggan.
• JIT menyelesaikan masalah kinerja tenggat tidak dengan membentuk
persediaan, tetapi dengan pengurangan waktu tunggu secara dramatis.
• Waktu tunggu yang lebih pendek akan meningkatkan kemampuan
perusahaan untuk memenuhi tanggal-tanggal pengiriman, dan merespons
dengan cepat permintaan pasar sehingga kemampuan kompetitif
perusahaan meningkat.
• JIT memotong waktu tunggu dengan mengurangi waktu pemesanan,
memperbaiki kualitas, dan menggunakan pemanufakturan sistem sel.
 Penghindaran Shutdown dan Reliabilitas
Proses: Pendekatan JIT

• Kebanyakan shutdown (penutupan bisnis) terjadi karena tiga alasan, yaitu:

kegagalan mesin, bahan atau suku cadang yang buruk, dan ketidaktersediaan
bahan atau suku cadang.
• Pengadaan persediaan merupakan solusi tradisional untuk ketiga masalah
tersebut. Pendukung pendekatan JIT berpendapat bahwa persediaan tidak
menyelesaikan masalah tersebut, tetapi menutupi atau menyembunyikannya.
• JIT menyelesaikan ketiga masalah tersebut dengan menekankan pada
pemeliharaan preventif, pengendalian kualitas, dan membangun hubungan
baik dengan pemasok.
• Pemeliharaan Preventif Total. Kegagalan mesin nol
adalah tujuan pemeliharaan preventif total.
• Dengan memberikan perhatian yang lebih banyak pada
aktivitas pemeliharaan, kerusakan mesin dapat dihindari.
• Tujuan ini lebih mudah dicapai dalam lingkungan JIT
karena tenaga kerja dilatih untuk mampu melakukan
beberapa pekerjaan.
• Umumnya, karyawan pada suatu sel manufaktur juga
dilatih untuk mampu memelihara mesin yang
dioperasikannya.
• Pengendalian Kualitas Total. Masalah suku cadang atau
bahan baku yang cacat dapat diselesaikan dengan
pencapaian zero-defect.
• Oleh karena produksi berdasar JIT tidak menggunakan
persediaan untuk menggantikan suku cadang atau bahan
yang cacat, penekanan pada kualitas untuk produksi bahan
secara internal maupun pembelian bahan secara eksternal
akan meningkat secara signifikan.
• Pengurangan suku cadang atau bahan yang cacat juga
mengurangi justifikasi pengadaan persediaan yang
diperlukan karena proses produksi yang tidak andal.
• Sistem Kanban. Sistem kanban adalah suatu sistem yang menjamin
bahwa suku cadang atau bahan tersedia ketika dibutuhkan.
• Sistem kanban adalah suatu sistem informasi yang mengendalikan
produksi melalui penggunaan kartu atau marker. Sistem kanban
berfungsi untuk menjamin bahwa produk atau suku cadang
diproduksi dalam kuantitas yang diperlukan pada waktu yang tepat.
• Hal ini adalah inti sistem manajemen persediaan JIT. Sistem
kanban menggunakan tiga macam kartu, yaitu: kartu kanban
penarikan (withdrawal), kartu kanban produksi, dan kartu kanban
pemasok.
• Kartu kanban penarikan menspesifikasi kuantitas yang oleh proses
berikutnya seharusnya ditarik dari proses sebelumnya.
• Kartu kanban produksi menspesifikasi kuantitas yang seharusnya
diproduksi oleh proses sebelumnya
 Diskon dan Peningkatan Harga: Pembelian
JIT versus
Penyelenggaraan Persediaan
• JIT mencapai tujuan yang sama tanpa dengan menyimpan persediaan.
• Solusi JIT adalah bernegosiasi untuk kontrak jangka panjang dengan
beberapa pemasok pilihan yang berlokasi dekat dengan fasilitas produksi
perusahaan dan membangun keterlibatan pemasok secara intensif.
• Pemasok tidak dipilih berdasarkan harga saja. Kinerja berupa kualitas
suku cadang atau bahan, dan kemampuan mengirim sesuai dengan
kebutuhan dan komitmen pada pembelian JIT merupakan pertimbangan
utama.
• Manfaat lain kontrak jangka panjang adalah penetapan harga dan
kualitas suku cadang atau bahan yang dapat diterima.
 Keterbatasan JIT
• JIT bukanlah pendekatan yang dapat dengan mudah diterapkan dengan
hasil yang cepat diperoleh. Implementasi JIT lebih merupakan suatu
proses evolusi, bukannya suatu proses revolusi.
• Oleh karena itu, dibutuhkan kesabaran. JIT sering disebut sebagai suatu
program penyederhanaan, walaupun JIT tidak sederhana dan tidak
mudah dilaksanakan. Untuk memperoleh manfaat pembelian secara JIT,
perusahaan perlu meredefinisi hubungan dengan pemasok.
• Pemaksaan konsesi dan mendiktekan termin pembelian dapat
menyebabkan pemasok melakukan pembalasan dengan mengenakan
harga jual yang tinggi dalam jangka panjang, atau tidak bersedia
menjual kepada perusahaan. Pemaksaan dan mendiktekan terhadap
pemasok dapat menghilangkan manfaat pendekatan JIT.
•Jika permintaan meningkat melebihi persediaan yang dimiliki
pengecer, pengecer mungkin tidak mampu untuk melakukan
penyesuaian pesanan pembelian dari pemasoknya secara cepat
untuk menghindari hilangnya penjualan dan kemarahan pelanggan.
•Jadi, hilangnya penjualan merupakan biaya yang nyata penerapan
sistem JIT.
•Jika permintaan meningkat melebihi persediaan yang dimiliki
pengecer, pengecer mungkin tidak mampu untuk melakukan
penyesuaian pesanan pembelian dari pemasoknya secara cepat
untuk menghindari hilangnya penjualan dan kemarahan pelanggan.
• Jadi, hilangnya penjualan merupakan biaya yang nyata penerapan
sistem JIT.
 C. TEORI CONSTRAINT
• Teori kendala (theory of constraint) mengakui bahwa
setiap organisasi dibatasi oleh batasan-batasan.
• Teori constraint mengembangkan suatu pendekatan untuk
mengelola batasan-batasan untuk mendukung
pencapaian tujuan perbaikan secara berkelanjutan.
• Teori constraint menyatakan bahwa jika kinerja diperbaiki,
suatu perusahaan harus mengidentifikasi batasan-
batasan, mengeksploitasi batasan-batasan dalam jangka
pendek maupun jangka panjang, dan menemukan cara-
cara untuk mengatasi batasan-batasan yang dihadapi.
 Konsep Dasar Teori Constraint
Teori constraint berfokus pada tiga ukuran kinerja pengorganisasian, yaitu:
throughput, persediaan, dan biaya operasi.
1. Throughput adalah laba yang dihasilkan melalui penjualan. Secara
operasional, throughput adalah perbedaan antara penjualan dengan biaya
variabel level unit (unit-level variable costs), seperti bahan baku dan tenaga
listrik. Tenaga kerja langsung dipandang sebagai biaya level unit tetap (fixed
unit-level expenses) dan biasanya tidak dimasukkan dalam definisi
throughput. Berdasarkan pemahaman ini throughput berhubungan dengan
margin kontribusi.
2. Persediaan adalah semua uang yang dibelanjakan organisasi untuk
mengubah bahan baku menjadi throughput.
3. Biaya operasional didefinisi sebagai semua uang yang dibelanjakan
organisasi untuk mengubah persediaan menjadi throughput.
• Teori constraint menyatakan bahwa manajemen persediaan
mempunyai peranan yang lebih besar daripada yang
diasumsikan dalam sudut pandang tradisional.
• Teori constraint mengakui bahwa penurunan persediaan
akan menurunkan biaya penyimpanan, yang kemudian
menurunkan biaya operasi, dan meningkatkan laba bersih.