 SESI 5-6 :

 ANALISIS SISTEM PELAYANAN RS

 DIAGNOSIS ORGANISASI
PENGERTIAN SISTEM

 Sistem adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling
mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan.
 Contoh : - Sistem Komputer terdiri dari : Software, Hardware, Brainware.
- Sistem Akuntansi
Lanjutan……

LUDWIG VON BARTALANFY.

 Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi
diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.

ANATOL RAPOROT.
 Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain.

L. ACKOF.
 Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari
bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya
Syarat-syarat sistem

 Syarat-syarat sistem :
1. Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan tujuan.
2. Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.
3. Adanya hubungan diantara elemen sistem.
4. Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih penting dari
pada elemen sistem.
5. Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen
Karakterstik sistem

 KARAKTERISTIK SISTEM
a. Organisasi
b. Interaksi
c. Interdependensi
d. Integrasi
e. Tujuan pokok
ANALITYC SISTEM

 Suatu metode yang mencoba untuk melihat hubungan seluruh masalah untuk
menyelidiki kesistematisan tujuan dari sistem yang tidak efektif dan evaluasi
pilihan dalam bentuk ketidak efektifan dan biaya.
PENGERTIAN

 Analisis Sistem adalah Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam
bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan
mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yg terjadi, dan kebutuhan-
kebutuhan yg diharapkan, shg dpt diusulkan perbaikan-perbaikannya.
 LANGKAH-LANGKAH ANALISIS
SISTEM
1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah
2. Understand, yaitu memahami kerja darisistem yg ada.
3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.
4. Report, yaitu membuat laporan analisis sistem
MENGIDENTIFIKASI MASALAH

 Masalah merupakan suatu pertanyaan yg ingin dipecahkan. Masalah inilah yg

menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Oleh karena itu langkah
pertama yg dilakukan oleh analisis sistem adalah mengidentifikasi masa- lah yg
terjadi.
 Identifikasi masalah meliputi:
- Identifikasi penyebab masalah
- Identifikasi titik keputusan- Identifikasi personil-personil kunci
IDENTIFIKASI PENYEBAB
MASALAH
 Analis sistem hrs mempunyai pengetahuan ttg aplikasi yg sedang
dianalisisnya.Dimulai dg mengkaji ulang terlebih dahulu subyek-subyek
permasalahan yg telah ditemukan oleh analis sistem di tahap perencanaan
sistem.Dari permasalahan yg ada, diidentifikasi penyebab terjadinya masalah
Contoh Kasus Masalah Penyebab

 Biaya persediaan meningkat

- Over stock
- Pembelian brg tdk ekonomis
 Pelanggan mengeluh
- Pelayanan yg krg baik
- Brg yg dikirim srg tdk sesuai
 Banyak piutang tdk tertagih
- Evaluasi pemberian kredit yg krg benar.
- Penagihan piutang yg tdk efektif
 Pengendalian manajemen
- Kurang tersedianylaporan ygkurang efektif berkualitas
Identifikasi Titik Keputusan

 Personil kunci dilihat baik yg langsung maupun tdk langsung menyebabkan

terjadinya masalah (problem)Dilakukan dg mengacu pd bagan alir dokumen serta
dokumen deskripsi jabatan.
Memahami Kerja Sistem Melalui
penelitian terinci (detailed survey)
 Menggunakan teknik pengumpulan data spt: wawancara, observasi, daftar pertanyaan, dan
pengambilan sampel.
 Meliputi langkah-langkah sebagai berikut :
1. Menentukan jenis penelitian
2. Merencanakah jadwal penelitian:
- Mengatur jadwal wawancara
- Mengatur jadwal observasi
- Mengatur jadwal pengambilan sampel
3. Membuat penugasan penelitian
4. Membuat agenda wawancara
5. Mengumpulkan hasil penelitian.
Analisis Hasil Penelitian

 Dapat diuraikan menjadi beberapa Analisis, Yakni :

 Analisis Kelemahan Sistem
 Analisis Distribusi Pekerjaan
 Analisis Keandalan
 Analisis Dokumen
 Analisis Laporan
 Analisis Teknologi
Pelaporan Hasil Analisis

 Setelah proses analisis selesai, tugas berikutnya dari analis adl membuat laporan
hasil analisis.Laporan ini diserahkan kpd steering committee yg nantinya
diteruskan kpd manajemen.Manajemen bersama steering committee dan pemakai
sistem akan mempelajari temuan dan analisis yg dilakukan oleh analis yg
disajikan dlm laporan ini.
Tujuan Pelaporan : Tujuan dari
pelaporan ini adl:
 Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan.Meluruskan kesalah pengertian
temuan analis ttp tidak sesuai menurut manajemen.Meminta pendapat dan saran
dari mana- jemen.Meminta persetujuan manajemen utk melakukan tindakan
selanjutnya (dpt berupa meneruskan ke tahap desain sistem atau menghentikan
proyek bila dipandang tdk layak).
Dalam metode ini beberapa langkah
diberikan seperti di bawah ini :
a. menentukan identitas dari sistem.
- sistem apa yang diterapkan.
- batasannya.
- apa yang dilaksanakan sistem tersebut.
b. menentukan tujuan dari sistem.
- output yang dihasilkan dari isi sistem.
- fungsi dan tujuan yang diminta untuk mencoba menanggulangi lingkungan.
c. bagian-bagian apa saja yg terdapat dalam sistem dan apa tujuan dari masing-masing bagian tersebut.
- tujuan masing-masing bagian sistem harus jelas.
- cara apa yang digunakan subsistem untuk berhubungan dengan subsistem lain.
d. bagaimana bagian-bagian yang ada dalam sistem itu saling berhubungan menjadi satu
kesatuan
 Comprehensive Model for
Diagnosing Organizational Systems
Apa itu Organizational Diagnosis (OD)?

• Suatu proses untuk mengumpulkan data,

mendiagnosa dan merancang intervensi
guna :

• Meningkatkan sinergi antara strategi,

struktur organisasi, sistem, manusia dan
kultur; dengan tujuan

• Meningkatkan efektivitas dan kinerja

organisasi
What is Diagnosis?

• Diagnosis is the process of understanding how the

organization is currently functioning, and it provides
information necessary to design change interventions.

• It is also a collaborative process between organization

members and the OD (organization development)
consultant to collect pertinent information, analyze it, and
draw conclusions for action planning and intervention.
Comprehensive Model for Diagnosing Organization
A. ORGANIZATIONAL LEVEL
Inputs Design Components Outputs
Strategy
- General
Structure Culture Organization
Environment
Effectiveness
- Industry
Structure Human Technology
Resources

B. GROUP LEVEL
Inputs Design Components Outputs
Goal Clarity
Team
Task Group
- Organization Structure Effectiveness
Functioning
Design e.g., quality of
Group Group work life,
Composition Norms performance

C. INDIVIDUAL LEVEL
Inputs Design Components Outputs
Skill Variety Individual
- Organization Effectiveness
Design Task Identity Autonomy
e.g., job
- Group Design
- Personal satisfaction,
Characteristics Task Feedback personal
Significance about Results development
High Politics Organization:
Common Approach to Business Problems
YES NO
DOES THE THING WORK?

DON’T MESS
DID YOU MESS WITH IT?
WITH IT
NO
YES

NO DOES ANYONE YOU DUMB

KNOW? *#@>!!

HIDE IT YES YES

WILL YOU
CATCH HELL?
YOU POOR
$#@! ~*%$

TRASH IT

CAN YOU BLAME SOMEONE ELSE?

NO
YES

NO PROBLEM
Organizational-Level
Diagnosis
 Organizational-Level Diagnosis

Inputs Design Components Outputs

Strategy

General
Environment Structure Culture Organization
Effectiveness
Industry
Structure

Human Technology
Resources
Systems
General Environment

• General environment menggambarkan

General
Environment faktor-faktor eksternal yang dapat
mempengaruhi pencapaian tujuan
organisasi.
• Faktor eksternal ini mewujud dalam
bentuk ketidakpastian dalam bidang
sosial, teknologi, ekonomi, dan politik.
Five Forces of Industry Structure

Buyer
Power

Supplier Threats of
Power Substitutes
Industry
Structure
Rivalry
Threats among
of Entry Competitors
Strategi

• Sebuah strategi menggambarkan cara

Strategi
organisasi menggunakan
sumberdayanya memenangkan
kompetisi bisnis
• Strategi dapat dipetakan dalam bentuk
misi organisasi, sasaran bisnis, tujuan
strategis, ataupun kebijakan perusahaan
Struktur

• Sistem yang terstruktur menggambarkan

Struktur
bagaimana fungsi-fungsi dalam organisasi
didesain guna menyelesaikan tugas
organisasi
• Struktur menggambarkan mode organisasi
yang dipilih untuk (1) Membagi tugas
organisasi dalam sub unit, yang kemudian
memilahnya menjadi tugas perseorangan
dan grup dan (2) mengarahkan sub unit ini
untuk menyelesaikan pekerjaan secara
menyeluruh
Kultur

• Kultur organisasi menggambarkan

Kultur
asumsi dasar, nilai dan norma yang
dimiliki anggota organisasi
• Kultur mengarahkan karyawan kepada
tujuan perusahaan dan memberikan
arahan bagi jenis perilaku yang
diperlukan untuk sukses
Elements of Corporate Culture Formation

Organization Top Industry

System and Management Characteristics
Policy View

Profile of Organization
Employees Structure

Corporate Culture
Sistem Human Resources

Sistem • Sistem HR mencakup mekanisme untuk

Human menseleksi, mengembangkan,
Resources mengevaluasi kinerja, dan memberikan
penghargaan terhadap anggota
organisasi
• Sistem HR akan amat berpengaruh
terhadap pembentukan berbagai jenis
keahlian, personality, dan perilaku
anggota organisasi
 Human Resources Systems

Recruitment &
Selection

Training & Performance

Business Development Management Business
Strategy Result

HR
Systems

Reward Career
Management Management
Teknologi

• Teknologi dipergunakan sebagai jalan

Teknologi
organisasi untuk merubah input kedalam
produk dan layanan
• Teknologi dapat terwujud baik sebagai
elemen inti dari proses produksi ataupun
sebagai bagian dari sistem manajemen
informasi.
Organizational-Level Diagnosis

• What is the company’s general environment?

• What is the company’s industry structure?

• What is the company’s strategy?

• What is the company’s culture?
• What are the company’s structure, human
resources systems, and technology?
 Organizational-Level Diagnosis

Inputs Design Components

Strategy

General
Does the
Environment organization Structure Culture
strategic
Industry orientation fit
Structure
with the
inputs? Human Technology
Resources
Systems
Organizational-Level Diagnosis

Design Components

Strategy

Do the design
Structure Culture
components
fit with each
other?
Human Technology
Resources
Systems
Group-Level Diagnosis
 Group-Level Diagnosis

Inputs Design Components Outputs

Goal
Clarity

Organization Task Group Team

Structure Functioning
Design Effectiveness

Group Group
Composition Norms
Desain Organisasi

• Desain organisasi adalah input utama

Desain
Organisasi untuk desain grup
• Desain organisasi merupakan gabungan
dari elemen teknologi, struktur, sistem
HR, dan kultur organisasi
Group-Level Diagnosis
Apakah tujuan dan sasaran kerja
tim/group telah dipahami secara
jelas oleh semua anggota?
Goal Clarity

Task Structure Team Functioning

Bagaimana tugas dan Bagaimana kerjasama dan interaksi
tanggungjawab didesain dan antar anggota tim difungsikan
dialokasikan kepada para untuk mencapai tujuan tim/group?
anggota?

Group Composition Group Norms

Bagaimana komposisi para Apa nilai dan norma-norma yang
anggotanya -- baik dari segi dianut oleh para anggota tim dalam
ketrampilan, kepribadian dan segi proses bekerjanya?
demografisnya?
Goal Clarity

• Goal clarity meliputi seberapa bagus

Goal
pemahaman suatu grup terhadap
Clarity
tujuannya
• Secara umum, goal harus menantang,
memiliki metode pengukuran yang jelas,
serta didukung dengan sistem
monitoring dan umpan balik mengenai
pencapaian tujuan
• Tujuan harus secara jelas dipahami oleh
semua anggota
Task Structure

• Struktur Tugas berhubungan

Task
Structure dengan bagaimana kelompok kerja
dirancang

• Task structure juga menjelaskan

mengenai bagaimana tugas dan
tanggungjawab didesain dan
dialokasikan kepada para anggota?
Team Functioning

Team • Team functioing menjawab pertanyaan

Functioning mengenai bagaimana tugas dan
tanggungjawab didesain dan
dialokasikan kepada para anggota

• Bagaimana anggota saling berhubungan

merupakan hal penting dalam sebuah
tim sebab kualitas hubungan akan
sangat mempengaruhi kinerja
Komposisi Group

Komposisi • Komposisi Group berkaitan dengan

Group karakteristik anggota tim
• Variabel demografi seperti usia,
pendidikan, dan pengalaman kerja,
dapat mempengaruhi perilaku
seseorang dan hubungan satu sama lain
dalam group
Norma Group

Norma • Norma Group adalah keyakinan

Group anggota bagaimana seharusnya group
menjalankan tugasnya

• Norma diturunkan dari interaksi antar

anggota dan sebagai panduan bagi
perilaku anggota
Diagnosa Level Tim/Group

• Seberapa jelas tujuan group?

• Bagaimana struktur tugas group?

• Bagaimana komposisi group?

• Apakah norma unjuk kerja group?

• Bagaimana kerjasama dan interaksi antar anggota tim

difungsikan untuk mencapai tujuan tim/group?
Individual-Level
Diagnosis
 Individual-Level Diagnosis

Inputs Design Components Outputs

Organization Skill
Variety
Design

Group Design Task Task Individual

Identity Significance
Effectiveness
Personal
Characteristics
(skill, knowledge Autonomy Feedback
attitude)
Inputs - Diagnosa Level Individual

• Desain organisasi berhubungan dengan

Desain
Organisasi pola struktur organisasi (pada level unit
bisnis atau perusahaan).

• Desain grup dapat diartikan sebagai

Desain
Group departemen atau divisi atau sub bagian
• Seperti desain organisasi, desain group
juga memiliki dampak besar terhadap
pelaksanaan tugas individu
Diagnosa Level Individual

• Karakteristik personal dari setiap individu

Karakteristik
Personal termasuk umur, usia, pendidikan,
pengalaman, dan keahlian
• Karakteristik personal memiliki pengaruh
terhadap kinerja inidvidual
Individual Jobs Dimensions

Skill Variety

Task Identity Autonomy

Five Key
Dimensions

Task Significance Feedback About Results

Individual Jobs Dimensions
Skill Variety
Tingkat variasi pekerjaan (job) -- sejauh mana suatu pekerjaan
membutuhkan aktivitas yang bervariasi sehingga karyawan memiliki
kesempatan untuk mengaplikasikan skill dan pengetahuan yang variatif

Task Identity
Identitas pekerjaan -- sejauh mana suatu pekerjaan membutuhkan
penyelesaian serangkaian tugas, dari awal hingga akhir proses

Task Significance
Signifikansi pekerjaan -- sejauh mana pekerjaan tersebut memiliki dampak
yang substansial terhadap kinerja unit atau organisasinya
Individual Jobs Dimensions

Autonomy
Otonomi pekerjaan -- sejauh mana suatu pekerjaan menyediakan otonomi,
kebebasan dan independensi bagi karyawan untuk mengelola dan
menyelesaian pekerjaannya

Feedback
Umpan balik pekerjaan -- sejauh mana suatu pekerjaan menyediakan
kesempatan atau mekanisme bagi karyawan untuk memperoleh umpan
balik mengenai kualitas pekerjaannya
 Job Characteristics Model - Hackman/Oldham

Core Job Dimension Situasi Psikologis Dampak Pribadi &

Profesional

Skill Variety Mengalami pekerjaan

Task Identity yang bermakna
Task Significance
• Kepuasan kerja tinggi
• Motivasi kerja tinggi
Memiliki rasa
Autonomy • Kualitas kinerja tinggi
tanggungjawab atas
hasil pekerjaan

Mengetahui hasil akhir

Feedback pekerjaan dan
aktivitasnya
Individual-Level Diagnosis

• What is the design of the larger organization within

which the individual jobs are embedded?

• What is the design of the group containing the

individual job?

• What are the personal characteristics of

jobholders?
Individual-Level Diagnosis

• How much skill variety is included in the jobs?

• How much task identity do the jobs contain?

• How much task significance is involved in the

jobs?

• How much autonomy is included in the jobs?

• How much feedback about results do the jobs

contain?
 Mendesain Tugas dan Posisi untuk
Mengembangkan Core Job Dimensions

Mengembangkan tugas secara vertikal

(jenis tugas diperdalam) Job Enrichment Core Job Dimension

Mengembangkan tugas secara horizontal Skill Variety

(jenis tugas diperluas) Job Enlargement Task Identity
Task Significance
Memberi kesempatan bagi tim untuk
merancang dan menyelesaikan tugas dari Mendesain "Natural Autonomy
awal hingga akhir Work Unit"

Memberi kesempatan bagi para

user/pengguna output kita untuk Menciptakan "User Feedback
memberikan opini tentang mutu output Relationship"

Merancang mekanisme dan infrastruktur

untuk memperluas saluran umpan balik Membuka Saluran
kinerja Umpan Balik
Designing Effective
Intervention
Intervensi

• Serangkaian tindakan terencana

untuk membantu meningkatkan
efektifitas organisasi

Intervensi
• Intervensi bertujuan untuk merubah
status quo; mereka dengan sengaja
mencoba merubah organisasi atau
sub unit menuju kondisi yang lebih
efektif
Intervensi yang Efektif

Dua Kriteria 1. Sejauh mana ia sesuai dengan

kebutuhan organisasi
Utama untuk
Mengenali 2. Sejauh mana ia mampu mentransfer
Intervensi kapasitas untuk berubah pada
yang Efektif segenap anggota organisasi
 Intervention Success Factors

Readiness Capability of
Key Factors for Change the Change
that can affect Agent
intervention
success Capability Cultural
to Change Context
Types of Intervention

Human Process
Intervention

Structural
Intervention
Types of
Intervention Human Resource
Management Intervention

Strategic
Intervention
 Contoh
Human Process Intervention

Intervensi yang berfokus pada

Process hubungan antar-personal dan dinamika
Consultation sosial yang terjadi dalam kelompok
kerja.

Team Building Intervensi ini membantu kelompok

kerja menjadi lebih efektif dalam
memenuhi tugasnya.
 Contoh
Structural Intervention

Proses perubahan ini menyangkut

Structural Design pembagian tugas dalam organisasi –
berwujud dalam bentuk reorganisasi atau
restrukturisasi

Intervensi ini bertujuan menurunkan biaya

Downsizing
dan birokrasi dengan cara memangkas
ukuran organisasi – baik dari sisi jumlah
posisi ataupun jumlah pekerja.

Intervensi ini mendesain ulang secara

Reengineering
radikal proses pekerjaan inti organisasi
untuk menciptakan unjuk kerja yang lebih
responsif.
Contoh HR Management
Intervention

Intervensi ini bertujuan untuk

Manajeman
mengintegrasikan kinerja karyawan dengan
Kinerja sasaran strategis perusahaan, serta
mekanisme reward atas prestasi kerja

Perencanaan dan Intervensi ini membantu orang-orang untuk

memilih jalur karir dan mencapai tujuan karir
Pengembangan
mereka.
Karir

Sistem Intervensi ini bertujuan untuk merubah sistem

penghargaan (reward) guna meningkatkan
Penghargaan
kepuasan dan kinerja karyawan.
 Contoh
Strategic Intervention

Merger and Intervensi ini merupakan proses yang

sistematis untuk mengintegrasikan dua
Aquisisi
atau lebih organisasi.

Perubahan Intervensi ini membantu organisasi

Kultural mengembangkan kultur yang tepat
untuk strategi dan lingkungan mereka

Pembelajaran Intervensi ini bertujuan meningkatkan

Organisasional kemampuan organisasi untuk
memperoleh dan menyebarkan
pengetahuan baru.
Institutionalizing Interventions

Effective
Intervention
Institutionalization
Process

Enhance
Organization
Performance
Faktor yang mempengaruhi Proses
Institusionalisasi

Karakteristik Organisasi:
• Congruence
• Stability
• Unionization
Proses
Institusionalisasi
Karakteristik Intervensi: Perubahan
• Kekhususan tujuan
• Programmability
• Level dari Target
Perubahan
• Dukungan Internal
• Sponsorship
Karakteristik Organisasi:

Menunjukkan sejauh mana sebuah proses

Kecocokan
intervensi bersifat fit dengan strategi dan
(congruence)
struktur organisasi; lingkungan yang ada; dan
perubahan yang berlangsung. Semakin fit
semakin baik.

Stabilitas Menunjukkan sejauh mana lebel atau derajat

Lingkungan dan perubahan dalam lingkungan organisasi dan
Teknologi teknologi. Semakin tinggi derajat perubahan,
semakin kompleks proses pelaksanaan
intervensi.
Karakteristik Organisasi:

Pelaksanaan intervensi mungkin lebih sulit

Unionization dalam organisasi yang memiliki serikat
pekerja yang kuat, terutama jika perubahan
itu mempengaruhi masalah kontrak, seperti
gaji, desain pekerjaan, dan fleksibilitas
karyawan.
Karakteristik Intervensi:

Menunjukkan sedetil apa tujuan intervensi

Spesifikasi
telah didefenisikan – apakah sudah cukup
Tujuan
detil atau masih terlalu luas.

Hal ini melibatkan tingkatan dimana

Programmability
perubahan dapat diprogram atau tingkatan
dimana karakteristik intervensi yang berbeda
dapat dipetakan dengan jelas guna
memungkinkan adanya sosialisasi,
komitmen, dan alokasi penghargaan.
Karakteristik Intervensi:

Menunjukkan target perubahan; apakah

Level Target
merupakan organisasi secara total atau
Perubahan
hanya departemen atau kelompok kerja yang
kecil.

Merujuk pada sejauh mana terdapat

Dukungan
dukungan internal bagi proses perubahan.
Internal
Karakteristik Intervensi:

Merujuk pada keberadaan sponsor; apakah

Sponsorship
terdapat dukungan dari top manajemen untuk
memulai dan mengalokasikan sumber daya
yang diperlukan untuk mendukung proses
intervensi.
References/Recommended Further Readings

Thomas Cummings and Christopher Worley, Organization Development

and Change, South Western College Publishing.
You can obtain this excellent book at this link:
http://www.amazon.com/Organization-Development-InfoTrac-College-Printed/dp/0324421389/ref=sr_1_1?ie=
UTF8&s=books&qid=1219798794&sr=1-1

Stephen Robbins, Organizational Behavior, Prentice Hall

You can obtain this excellent book at this link:
http://www.amazon.com/Organizational-Behavior-12th-Book-CD-ROM/dp/0131890956/ref=pd_bbs_sr_1?ie=
UTF8&s=books&qid=1219800224&sr=1-1

Marvin Ross Weisbor, Organizational Diagnosis : A Workbook of Theory

and Practice, Perseus Books Group
You can obtain this excellent book at this link:
http://www.amazon.com/Organizational-Diagnosis-Workbook-Theory-Practice/dp/0201083574/ref=sr_1_1?ie
=UTF8&s=books&qid=1219800382&sr=1-1
If you find this presentation useful, please consider telling others
about our site (www.exploreHR.org)

End of Material